В экономической литературе встречается утверждение, что в бизнесе, якобы, существуют некие «более важные» и некие «менее важные» составные части. Сторонники такого подхода аргументируют это тем, что основные процессы (которые, допустим, генерируют кэш флоу или производят продукт), это то, на чем реально стоит предприятие, а поддерживающие процессы, такие как, допустим, документооборот в компании – это те составные части, от которых можно с наименьшими потерями отказаться. С одной стороны можно было бы представить, что такие специалисты правы, и их точка зрения действительно обоснована, но только в том случае, если мы говорим о компании с горизонтом перспектив развития на один год. Потому что, как только мы начнем говорить о компании, которая реально нацелена на развитие на рынке – на увеличение своего оборота, рост активов, распространение своей филиальной сети, становится понятно, что поддерживающие процессы, в числе которых, безусловно, на первый план выступает именно процесс документооборота компании, играют не меньшую роль в успехе бизнеса.

О том, почему автоматизация документооборота сегодня – это ключ к порядку завтра, и какие задачи решают системы электронного документооборота на предприятиях, которые ориентированы на эффективность, разберемся в сегодняшней статье.

Что такое СЭД

Чтобы разобраться, что собой представляют системы электронного документооборота, нужно сначала ответить на вопрос: «Зачем, собственно, они нужны бизнесу?». Многие по-прежнему считают, что бумажный документооборот и менеджеры, бегающие со счетами по коридорам, бухгалтеры, у которых на рабочих столах небоскребы из договоров и счетов – это нормально и такова сущность любого бизнеса. Эта статья ориентирована на тех, кто понимает, что современные условия экономического взаимодействия и уровень технического прогресса создают такую ситуацию, при которой эффективность бизнеса во многом зависит от скорости управления имеющейся у бизнеса информации и порядка организации рационального перемещения этой информации.

Системы электронного документооборота решают одну из ключевых проблем бизнеса в административной части – они упрощают взаимодействие между сотрудниками.

Когда вся корпоративная информация надежно сохранена, распределены уровни доступа разных сотрудников к разным разделам корпоративной информационной системы, обеспечено простое и понятное управление документацией, а также все заинтересованные лица получают в свое распоряжение инструменты электронного документооборота и стандарты его использования – существенно повышается продуктивность любой совместной деятельности сотрудников.

Так называемые EDMS (Electronic Document Management System) – это индивидуально настроенные взаимосвязанные программные комплексы, которые позволяют управлять различными видами документов и информацией.

В любой компании, которая активно ведет бизнес, количество официальной документации растет постоянно и сдерживать ее рост невозможно, в частности и по законодательным причинам. В этом случае требуется создание определенных схем автоматизации документооборота, которые позволят стандартизировать управленческие процессы, регламентируют деятельность сотрудников в этой части работы, освободят персонал от ручного труда и фактически позволят повысить эффективность всей системы в целом. Объектами, на которые ориентированы такие системы, являются не только привычные документы в бумажном или даже электронном виде, но в целом все бизнес-процессы компании, которые каким-либо образом отражаются в системе информационного обмена. Именно поэтому автоматизацией документооборота в целом, и автоматизацией непосредственно систем электронного документооборота в частности, в последнее время заинтересовались ведущие компании, увидев огромные перспективы за счет повышения общей эффективности благодаря внедрению таких изменений. Фактически автоматизированные СЭД-ы становятся универсальной системой управления бизнес информацией в широком смысле, которая дает возможность бизнесу в рамках одной системы получить все необходимые инструменты для работы c момента возникновения информации, до еt окончательной ликвидации.

Эффективность СЭД

Если говорить о фактической эффективности, которой можно достигнуть благодаря автоматизации электронного документооборота на предприятии, то следует перечислить следующие моменты:

• Полное исключение или максимальное сокращение рутинных операций и ручной работы с информацией. Автоматизированные системы существенно упрощают такие процессы, как первичный ввод или обработка данных, сканирование и контроль данных или документов, процессы импорта или экспорта информации из одних источников в другие.
• Создание в компании единого пространства электронной документации, в котором существует внутренняя иерархия допуска сотрудников к различной информации. Это исключает необходимость создания распределенных хранилищ информации в целях обеспечения ее сохранности или разделения уровней допуска, поскольку одна взаимосвязанная система позволяет решить эту задачу. Например, в распределенных структурах это становится крайне удобным инструментом для высшего менеджмента, которому может понадобиться доступ к какой-то информации низших уровней.
• АСЭД позволяет реализовать удобную поисковую систему, которая полностью взаимосвязана со всеми управленческими процессами, протекающими в компании. Таким образом, интегрированная в бизнес система автоматизации документов становится внутренней системой поиска информации, которая может понадобиться для решения бизнес задач или просто осуществления своих прямых функций.
• Уменьшение количества бумажных носителей информации до минимума или их полное исключение из работы сотрудников. Плюсов в этом решении множество – начиная со снижения фактических расходов по статье «административные», до уменьшения риска того, что конфиденциальная информация покинет компанию на бумажном носителе.
• Автоматизированная система документооборота позволяет увеличить скорость взаимодействия между сотрудниками и подразделениями, а также повысить степень их обоюдной ответственности за действия, совершенные или наоборот не совершенные в рамках кооперации. Это очень важный аспект эффективности СЭД, поскольку, как показывает практика, продуктивность работы подразделений возрастает в разы именно на фоне того, что стороны сотрудничества ограничены рамками системы и ведут совместную работу исключительно по делу. При этом стоит иметь в виду, что в электронной системе «все оставляют следы», поэтому невозможно будет сделать потом вид, что кто-то чего-то не расслышал, или этого не было вовсе.
• Автоматизированные системы документооборота благоприятно влияют на взаимосвязи между менеджментом и подчиненными благодаря тому, что распоряжения становятся четко ориентированными, более понятными и гарантированно донесенными до лиц, которым предназначалась информация. Также можно отметить, что в рамках автоматизированных электронных систем возрастает скорость формирования промежуточных указаний, корректировок, решений и правок, а также контроля исполнения распоряжений всех уровней.
• СЭД-ы позволяют внедрить в компании систему не только внутреннего обмена информацией, но и разработать маршруты и способы импорта и экспорта информации с внешними системами. Таким образом, образуется естественный фильтр, который регулирует то, в каком виде информация покидает компанию (а иногда это крайне важно с точки зрения стандарта), а также в каком виде входящая информация дойдет до сотрудников компании внутри системы. Все это позволяет добиться в компании информационной идентичности, которая крайне важна для продуктивной работы предприятия в целом.

Автоматизация СЭД в глобальном смысле является наилучшей основой для формирования стандартов и алгоритмов, по которым в компании протекают на различных уровнях все бизнес процессы. Таким образом, система электронного документооборота прекращает быть просто частью делопроизводства или обмена документами, но становится важной составляющей бизнес системы, которая отвечает, насколько эффективно информация используется сотрудниками компании.

Инструментальные возможности автоматизированных систем документооборота

Благодаря активному развитию программирования в последние десять-пятнадцать лет, сегодня системы ориентированные на автоматизацию информационного взаимодействия позволяют включить именно такой набор инструментов, который необходим конкретной компании. Разные сферы бизнеса и просто индивидуальные особенности его ведения накладывают и на такие системы определенный перечень требований, применимых конкретно здесь и сейчас.

Одним компаниям достаточно более-менее «классического» набора функций – создание документов, обработка информации, поиск и обзор данных, а также внутреннее взаимодействие (передача, уведомления сторон, постановка и контроль выполнения заданий). Другим необходимы существенно более сложные системы и другой набор инструментов, который позволит выстроить сложные иерархии, сформировать удаленные команды, удаленные доступы, интеграцию с данными баз SQL, Oracle, дать доступы к серверам без специальных приложений и, например, к подключению облачных систем. Самым продвинутым пользователям автоматизированных систем электронного документооборота могут быть доступны такие сложные и специфические инструменты, как автоматическое оптическое распознавание информации, штрих-кодирование и сканирование, система цифровых подписей, полнотекстовый и атрибутивный поиск и т.д.

Преимущества автоматизированных систем документооборота

Сегодня использование автоматизированных систем документооборота, в частности, систем , становится не просто конкурентным преимуществом компаний, ориентированных на эффективность, но и объективной необходимостью для всех участников экономического взаимодействия, которые в принципе заинтересованы в продуктивном функционировании своего бизнеса. Мир сильно преобразился в последнем десятилетии, и это отразилось на всех сферах бизнеса и компаниях, заставив их меняться вместе с наступлением эры цифровой экономики. По сравнению с традиционными системами, которые раньше позволяли выстроить процесс управления информацией на предприятии, системы автоматизированного документооборота открыли бизнесу новые горизонты в области повышения собственной эффективности, которые выразились в следующих преимуществах автоматизированных систем документооборота:

1. Такие системы сильно увеличивают продуктивность работы компании за счет увеличения производительности, которая обеспечивается не только удобством процессного взаимодействия подразделений, но и наличием в системах АСЭД возможностей для неограниченной работы с необходимой информацией, от доступа и до кардинальных преобразований информации в кратчайшие сроки.
2. Информация в электронном виде поддерживается в более актуальном состоянии, поскольку процесс внесения и согласования правок может идти без отрыва от основной деятельности в «фоновом» режиме.
3. Электронные системы являются более отказоустойчивыми и безопасными по сравнению с другими. Они позволяют сильно снизить влияние человеческой невнимательности (так называемого «человеческого фактора») и гарантированно обеспечить сохранность информации. Понятно, что при желании и наличии технических возможностей можно сломать любую систему, но, даже учитывая возможность взлома, электронная система предполагает больше инструментов по защите, шифрованию или резервному копированию данных.
4. АСЭД создает предпосылки к существенному сокращению операционных издержек как по прямым статьям расходов, так и в области расходов на персонал, благодаря уменьшению у компании необходимости в исполнителях.
5. Такая система открывает новые возможности по кооперации между подразделениями, как по прямым вопросам (в области обмена информации), так и в виде возможностей для совместной или поэтапной (друг за другом, частями) работы над различными проектами бизнеса. Прекрасный инструмент для удаленных брейнстормов, рабочих групп, коллективных правок и согласования.

В целом автоматизированные системы документооборота дают компании не только перечисленные выше преимущества, но и ряд других, которые сложно измерить или посчитать в условных единицах, но которые не менее важны. Речь идет о росте технической грамотности персонала и однозначном повышении у персонала дисциплинированности и ответственности за свои действия и свою работу. Работая в единой электронной системе, персонал постоянно взаимодействует друг с другом, решая возникающие на низших уровнях проблемы, и тем самым укрепляя корпоративный дух.

Автоматизация системы документооборота сегодня является не просто внутренним средством по оптимизации бизнес процессов, а естественной потребностью компаний повышать продуктивность своей работы в условиях глобальных экономических кризисов. Существенное сокращение возможностей для привлечения фондирования и роста бизнеса за счет инвестиционных вливаний приводит компании из традиционных отраслей к пониманию того, что внутри самих компаний скрыты возможности улучшения показателей бизнеса. Если двадцать лет назад было важно только «много продавать», то сегодня важно «эффективно продавать», а это совершенно невозможно без современной автоматизированной системы работы с информацией.

В заключении хочется отметить, что любая автоматизация в компании сопряжена с внушительными инвестициями, при этом (если мы имеем в виду саму программу) не является значительной их частью. Их основа - это разработка методологии построения системы, но в перспективе они с лихвой окупаются за счет возрастающей эффективности и скорости бизнеса компании. Как уже было сказано, сегодня выигрывает не только самый умный, но и самый быстрый участник рынка, поэтому система автоматизации документооборота – это одна из возможностей для благоприятного развития компании в будущем.

Непрерывный рост объемов информации, развитие науки и технологий является не только непосредственной причиной для внедрения автоматизированных систем по работе с информацией и документами, а и служит основой для их создания и развития. Необходимость автоматизации работы с документами и внедрения систем электронного документооборота обусловлена потребностью в эффективном управлении предприятием. Результатом автоматизации документационных систем является своевременное выполнение четко структурированных информационных задач, стоящих перед управляющим, что позволит упростить и правильно организовать работу отдельных подразделений, ускорить производственный процесс, а также оптимизировать работу организации в целом.

Даже небольшие предприятия ежедневно имеют дело с различными договорами, счетами, письмами, инструкциями [ 1 ] . Так как процесс управления любой компанией базируется на информации об управляемых объектах, которая чаще всего представлена в документах и, в свою очередь, является основой принятия любого решения, организация документооборота является одной из главных и важнейших задач документационного обеспечения управления.

Объект данного исследования – организация документооборота на предприятии.

Предмет – автоматизация документационных систем как путь достижения эффективности управления.

Целью исследования является анализ особенностей и проблем внедрения автоматизированных систем управления информацией на современном предприятии.

Данная тема затронута в работах и ученых-документоведов Лариной М. В., Рысковой О. И., Янковой В. Ф., Бобылевой М. П. В настоящее время большая часть исследований и публикаций по вопросам автоматизации и внедрения систем электронного документооборота носит в основном прикладной характер и отражает лишь узкие аспекты данной темы, чего недостаточно для комплексного изучения и применения на практике.

Документооборот - деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив .

Электронный документооборот (ЭДО) – механизм работы с электронными документами, включающий в себя полный цикл жизни электронного документа: создание, модификация, хранение и отправка. Электронный документооборот на предприятии внедряют с целью полного отказа от бумажного документооборота для экономии ресурсов и времени .

Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Для начала выявим основные проблемы, с которыми сталкиваются компании, в которых работа с документами ведется традиционным способом:

• потеря документов, что может привести к различным последствиям, одно из таких последствий – утечка информации;
• скопление значительного объема документов, что усложняет работу как отдельных подразделений, так и организации в целом;
• Большие временные затраты при работе с бумажными документами;
• человеческий фактор: допущение сотрудниками ошибок при работе с данными, что может привести к необратимым и серьезным последствиям.

Автоматизация систем работы с документами позволит решить эти проблемы, а также:

Обеспечит четкую структуризацию задач и делегирование полномочий между подразделениями, что приведет к слаженной работе организации как единого механизма;

Упростит работу с документами, повысит ее эффективность за счет использования современных информационных технологий;

Значительно ускорит процесс работы с документами, что приведет к повышению производительности труда сотрудников;

Обеспечит надежную сохранность документов и защиту от несанкционированного доступа;

Полный контроль над процессом управления и централизация архивов с документами;

Сокращение финансовых затрат, минимизация налоговых рисков и штрафов .

В общем, суть автоматизации документооборота состоит во внедрении современных информационных технологий с целью обеспечения удобства, надежности и эффективности работы с документами.

Но, несмотря на то, что внедрение систем электронного документооборота имеет ряд преимуществ, предприниматели и поставщики часто сталкиваются с проблемами, связанными с внедрением СЭД .

Условно эти проблемы можно разделить на 3 группы:

¾ организационные;

¾ технологические;

¾ административные.

Организационные проблемы идут в основном от руководства и заказчика.

¾ Руководители часто не имеют четкого представления о возможностях и функциях СЭД, следовательно, могут возникнуть трудности при создании проекта по внедрению .

¾ Недооценка подготовительной части. На этом этапе выявляются проблемные зоны, подготавливается персонал, который будет работать с формированной системой, сбор необходимого информационного материала и т.д.

¾ Несогласованность действий. Это может проявляться не только во время планирования проекта между заказчиком и поставщиком, когда встречаются разные интересы, но и внутри организации заказчика.

Внедрение СЭД влечет за собой увеличение пользователей ПК. Переход к электронному документообороту приводит к значительному увеличению нагрузки на серверы. Итак, переходим к технологическим проблемам, которые чаще всего возникают уже во время эксплуатации системы:

¾ Информационная инфраструктура организации может быть неготовой к предстоящим нагрузкам.

¾ Функциональность системы не соответствует ожиданиям – отсутствие необходимого набора операций, которые необходимы заказчику.

¾ Отсутствие единых правил, регламентирующих документооборот внутри организации.

Перейдем к последней группе проблем – административные :

¾ Низкая вовлеченность в проект некоторых сотрудников.

¾ Сопротивление внедрению новой системы документооборота.

¾ Недостаточная квалификация сотрудников предприятия.

Рассмотрев проблемы внедрения системы СЭД, важно понимать, что внедрение требует огромных усилий со стороны заказчика (руководителя предприятия), поставщика электронной системы и сотрудников предприятия.

Руководитель должен четко знать возможности своего предприятия и сотрудников, уметь поставить задачи и цели, которых он хочет добиться автоматизацией документооборота, а так же доходчиво объяснить это все поставщику, чтобы избежать недопонимания.

Поставщик СЭД, в свою, очередь должен тщательно проанализировать особенности бизнес-процессов данного предприятия, состояния оборудования и технологий и, на основе полученных выводов предложить возможные варианты для достижения наибольшей эффективности.

Организация работы и обучения сотрудников при работе с системами электронного документооборота, пожалуй, ключевой и немаловажный этап внедрения автоматизированных систем управления. Так как предприятие – это сложный механизм, основанный на взаимодействии сотрудников подразделений под руководством и контролем начальника, конечный результат зависит абсолютно от каждого элемента этого механизма. Поэтому не стоит жалеть времени, сил и материальных ресурсов на обучение и переквалификацию.

К решению проблем перехода на электронный документооборот можно подойти с разных сторон. Однако, прежде всего, переход должен быть запланированным и поэтапным, с учетом особенностей каждого элемента структуры предприятия.

Налаженная организация документооборота, как результат тщательной подготовки к внедрению СЭД, неизбежно принесет предприятию новые возможности функционирования, а также его поднимет деятельность на качественно новый уровень.

Похожая информация.

Автоматизация документооборота представляет собой такую меру, к которой прибегают практически все современные предприятия. Даже небольшие компании работают с массой различных документов, включая письма, бюджеты, счета-фактуры, договоры и всевозможные требования. Именно по этой причине практически каждая современная организация старается использовать такую меру, как автоматизация документооборота, за счет которой обеспечивается полнота и сохранность данных, удобство поиска и хранения различной информации, а также предельная оптимизация времени, необходимого для ее согласования.

Зачем это нужно?

Практически в любой компании сотрудники тратят массу времени на то, чтобы найти нужную информацию, и статистика красноречиво говорит о том, что на это уходит приблизительно половина рабочего времени. Также бывает и так, что приходится воссоздавать заново вместо повторного применения какие-то документы, которые существуют «где-то». Вполне стандартной является ситуация, при которой исходный текст какого-нибудь договора находится у юриста в компьютере, а бухгалтерские проводки по бумагам, сопровождающим исполнение контрактов, выполняются в бухгалтерской системе, счета и акты содержатся в финансовом отделе в бумажном виде, а переписка касательно проведения договорных работ находится в почтовых электронных ящиках работников. Подобная «разбросанность» информации крайне вредит безопасности, целостности и непротиворечивости, именно в таких ситуациях становится актуальной автоматизация документооборота.

За счет внедрения специализированных информационных систем решается преимущественное большинство проблем. К примеру, некоторые системы бюджетирования предоставляют возможность создания системы взаимосвязанных бюджетов с последующим формированием и хранением разных версий таких документов, а также указанием их статусов. Таким образом частично решается проблема бюджетного документооборота за счет использования таких систем.

Однако не стоит забывать о том, что современные бюджетные базы, а также бухгалтерские и ERP-системы в преимущественном большинстве случаев работают со структурированной информацией, то есть теми данными, которые можно создать и хранить в форме таблицы. По словам большинства экспертов, в общем объеме данных любого современного бизнеса приводится всего 20 %, в то время как остальная часть включает в себя электронную переписку, тексты документов, всевозможные протоколы переговоров и встреч, изображения и т.д. Достаточно часто, не проводя изучение неструктурированной информации, просто нет возможности сделать нормальную оценку контектста, в котором уже присутствует структурированная. Хранение, сбор и последующая обработка таких данных обеспечивается именно использованием такой меры, как автоматизация документооборота, или системами управления информационным содержанием компании.

Что это такое?

Документы из всех систем, логически связанных с данной информацией, принято называть контекстом. Он может включать в себя содержимое бумажной или электронной переписки, факсы, платежные документы, протоколы проводимых мероприятий, видео- или аудиозаписи и еще массу другой информации. Контекст к документу можно добавить вручную или полностью автоматизировать этот процесс в зависимости от предпочтений и нужд руководства.

К примеру, современная система автоматизации документооборота в процессе формирования и последующего изменения бюджетов позволяет использовать ряд другой контекстной информации:

• всевозможные маркетинговые исследования рынка, включая не только собственные, но и те, которые были получены из внешних источников;
• различные договоры с контрагентами (покупателями или же поставщиками);
• специальная нормативно-справочная документация;
• дополнительная документация, которая отражает в себе какие-либо ограничения или предположения (в качестве примера можно привести темп инфляции, валютные курсы и прочие данные);
• проводившихся для обсуждения каких-либо версий составляемого бюджета, а также включающие в себя всевозможные рабочие комментарии и замечания участников процесса (зачастую такая документация пересылается между всеми сотрудниками при помощи электронной почты и хранится отдельно от файлов с бюджетной информацией).

Пользователь, который ведет работу с бюджетом, в любой момент при необходимости может просматривать какие-то вышеперечисленные документы, так как современные технологии автоматизации документооборота позволяют ему это сделать без каких-либо продолжительных поисков.

Какие системы используются у нас?

Одними из наиболее распространенных программных решений, которые можно встретить в российских компаниях, можно назвать комбинацию утилит Microsoft Outlook вместе с Microsoft Exchange Server. Первое приложение в принципе установлено практически на каждом компьютере, в то время как Exchange Server довольно часто принято использовать в качестве полноценного сервера электронной почты. Несмотря на то что в компаниях, где уже относительно давно было проведено внедрение электронного документооборота, такие программы используются только как платформа для работы с электронной почтой, после некоторых централизованных настроек даже это программное обеспечение может использоваться в качестве довольно функционального средства автоматизации документооборота практически для любых организаций.

На данный момент российский рынок наполнен десятками различных систем, с помощью которых обеспечивается автоматизация управления документооборотом, и подобное обеспечение предлагают не только западные, но и отечественные разработчики. Даже компания Microsoft, помимо указанных выше программ, предлагает еще такие утилиты, как Content Management Server или же SharePoint Portal Server.

Наиболее мощной среди всех существующих систем принято считать Documentum, но в основном только крупные компании используют такой процесс автоматизации. Документооборот некоторых компаний автоматизирован за счет программного пакета Lotus Notes, но многие называют его своеобразным «конструктором для программистов», так как создать на его базе полноценную систему достаточно сложно.

В чем отличия между российскими и западными системами?

Если говорить об основных различиях между отечественными и зарубежными утилитами, то они заключаются в доступных возможностях масштабирования. К примеру, если системы от западных разработчиков могут функционировать практически в любых операционных системах, то отечественные в основном разрабатываются только для какой-то одной из них, и естественно, что зачастую это Windows. Западные системы настраиваются на применение любых СУБД. Такие ограничений российских систем могут сильно затруднить возможность построения кросс-платформенных интегрированных решений.

Касательно функциональности основное отличие заключается в том, что на Западе автоматизация документопроизводства и документооборота осуществляется несколькими программами, которые могут выпускаться под единым брендом, но при этом предназначаться для разных целей. К примеру, Documentum предлагает несколько отдельных продуктов, которые применяются для полной автоматизации, а также интеграции с ERP-системами, поддержки проектно-конструкторского документооборота и т.д. Преимущественное большинство ПО, разработанного в России, направлено на решение какой-то определенной задачи.

Также стоит отметить, что принципиальная разница заключается и в подходе обеих сторон к тому, что представляет собой система автоматизации документооборота. Западные системы направлены на то, чтобы обеспечивать полную автоматизацию и последующую поддержку различных сквозных бизнес-процессов, происходящих внутри организации, в то время как преимущественное большинство отечественных программ автоматизируют только определенные функции.

Стоимость западных систем приблизительно колеблется в диапазоне от $400 до $1000 за каждое рабочее место, не учитывая затраты на внедрение, программы и оборудование, которые требуются для того, чтобы обеспечить нормальный электронный документооборот. Само внедрение зачастую обходится приблизительно в половину обычной стоимости лицензий, так как чаще всего программы для автоматизации документооборота реализуются с различными акциями, но в некоторых ситуациях цена оказывается на порядок больше. Одним из наиболее сложных всегда является проект автоматизации финансовой документации, так как для таких проектов цена внедрения приблизительно в 2-3 раза выше по сравнению со стоимостью лицензий.

Отечественные программы продаются по цене $200-600 за каждое рабочее место, а вдобавок к этому учитывается стоимость дополнительных программ и различного оборудования. В конечном итоге расчет сравнительной стоимости осуществляется практически так же, как и в западных системах.

Особенности

В преимущественном большинстве случаев в качестве приоритетного направления автоматизации являются процессы, относящиеся к согласованию документов, к примеру, процесс первоначального составления и дальнейшей реализации бюджетов. Однако во многих командах теперь используется автоматизация делопроизводства и документооборота, то есть с процедур регистрации исходящей и входящей документации.

Введение в работу электронной системы не имеет принципиальных отличий от внедрения каких-либо других автоматизированных систем, поэтому стоит остановиться только на отличительных особенностях данного проекта.

Создание корпоративных хранилищ

Введение системы автоматизации документооборота в любом случае предусматривает создание некого корпоративного хранилища, в котором будет храниться вся документация. Логическая структура такого хранилища, разработка и дальнейшая реализация политики безопасности, а также иерархия хранения документов требует максимальной тщательности и обязательно должно проводиться уже на раннем этапе реализации проекта.

При этом нужно учитывать, что функция хранения может разворачиваться еще в начале проектирования, поэтому уже на начальном этапе можно осуществлять перемещение всех документов из нынешних мест хранения в единое корпоративное хранилище. За счет этого пользователи могут ознакомиться с какими-либо основными функциями системы, а параллельно освоиться и с ее применением. Ускорить адаптацию сотрудников к внедряемым системам можно за счет применения сервисных функций наподобие оповещения о внесении изменений в документации, о появлении новых документов и т.д.

Таким образом, автоматизация документооборота требуется любому современному предприятию, которое стремится к развитию и улучшению своей работы.

В процессе автоматизации документооборота можно условно выделить четыре стадии: бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный и безбумажный документооборот.

Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Ещё полтора десятка лет назад данный вид документооборота был доминирующим. Для регистрации бумажных документов использовались большие журналы или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определённого срока журналы и листы сдавались в архив.

Когда появились компьютеры, они заменили журналы и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК.

Бумажный документооборот с использованием автономных ПК означает, что ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, на данном этапе и возникает понятие электронного документа, т.е. такого документа, который хранится исключительно в компьютере, или, как говорят, «на машинных носителях». Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде.

Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры, объединённые в локальную сеть, служат для подготовки, передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Типичная схема такого документооборота показана на рисунке 8.7.

Рис. 8.7. Смешанный документооборот

Подготовка проекта документа ведётся в электронном виде (п. 1), затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передаёт руководителю на утверждение (п. 2). Руководитель вносит правку и отдаёт документ исполнителю на доработку (п. 3). После того как документ утверждён, он рассылается по локальной сети всем исполнителям (п. 4).

Безбумажный документооборот означает, что все операции с документами производятся в электронном виде.

8.7.1. Юридическая сила электронного документа

Юридическая сила электронного документа обеспечивается на базе использования электронно-цифровой подписи ЭЦП – механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа на самом деле является именно тем, за кого себя выдаёт, и что документ не был изменён в процессе доставки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи или обычной печати в случае юридического лица. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься таким образом от подделки.

Большинство предприятий признают достоинства электронного (безбумажного) документооборота, который имеет следующие преимущества:

Простота внесения изменений в документ;

Возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;

Возможность использовать заранее заготовленные формы;

Более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;

Экономия бумаги;

Более высокая компактность архивов;

Более простой контроль информационных потоков;

Большая скорость поиска и извлечения информации;

Возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).

В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчётности.

Несмотря на то что эффективность электронного документооборота повсеместно признана, полный переход на безбумажные технологии требует решения ряда юридических вопросов, а также вложения средств. Так что на сегодня в России можно встретить все виды документооборота.

Ещё остались предприятия и учреждения, которые по-прежнему работают в условиях бумажного делопроизводства, большинство используют в организации документооборота компьютеры и локальные сети и лишь незначительный процент использует полностью автоматизированные системы управления электронными документами. В чём причина сложившейся ситуации?

В идеале следствием развития электронного документооборота должны стать полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные документы всё ещё необходимы для соблюдения требований многих норм – налогового законодательства, законодательства о бухгалтерском учёте и т.п. Одно из основных назначений документа – это способность удостоверять определённые факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного факта, т.е. представлял юридическую силу. Бумага как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и записывать новую информацию, однако этот её недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки документа. Недаром русская поговорка гласит: что написано пером, того не вырубишь топором.

Иными словами, когда мы получаем документ, на котором стоит подпись на каждой странице и нет следов нарушения поверхности бумаги (т.е. видно, что текст не стирался и не записывался заново), мы можем быть уверены, что этот документ отправлен от лица, поставившего подпись, и что он не изменялся в процессе доставки.

В принципе современные средства шифрования позволяют обеспечить те же средства удостоверения подлинности документа, что и подпись на бумаге.

Принятый в апреле 2011 г. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» даёт организациям возможность создавать системы обмена исключительно электронными документами, при котором электронный документ может выступать в качестве оригинала, не нуждающегося в дублировании твёрдой копией. Однако на сегодня законность ЭЦП абсолютна только для внутреннего документооборота, где она активно используется, поскольку внутренний документооборот регламентируется генеральным директором.

Таким образом, основной причиной наличия смешанного документооборота является то обстоятельство, что вопрос применения ЭЦП до сих пор не решён на государственном уровне.

Однако обмен документами в электронном виде может использоваться не во всех, а только в некоторых направлениях деятельности организации.

8.7.2. Электронный обмен неюридическими документами

В тех случаях, когда не требуется подпись, документооборот может быть полностью безбумажным. Типичный пример – газетно-журнальные издательства, многие из которых на всех этапах готовят статьи в электронном виде и отправляют материал в типографию также полностью в электронном виде (рис. 8.8).

Рис. 8.8. Безбумажный обмен неюридическими документами

Всё начинается с написания автором статьи (п. 1). Часто автор является внештатным сотрудником и связывается с сотрудниками издательства по электронной почте. Автор готовит статью (в подавляющем большинстве случаев в программе Word) и отсылает её редактору, который часто тоже работает в своём домашнем офисе, хотя и является штатным сотрудником издательства.

Редактор (п. 2), используя возможности Word по внесению правок (Track Changes), делает пометки в статье, вставляет в текст комментарии и отсылает на доработку автору. На этапе 1-2 редактор и автор согласовывают текст статьи, обмениваясь электронной почтой. После того как текст готов, редактор помещает в заголовке статьи необходимые данные, позволяющие идентифицировать эту статью:

Название журнала;

Номер журнала;

Название статьи;

Редактор;

Аннотация;

Ключевые слова.

Далее редактор отсылает выправленный текст и иллюстрации по электронной почте ответственному секретарю (п. 3). Ответственный секретарь размещает файл с текстом статьи на файловом сервере в локальной сети, так чтобы к нему могли иметь доступ различные сотрудники, которые будут обрабатывать далее документ, и готовит новый документ, в который заносит все реквизиты по данной статье и сведения об авторах.

Главный редактор (п. 4) просматривает статью и в случае утверждения передает её в дальнейшую работу на этап литредактирования (п. 5).

После литредактирования статья поступает на вёрстку (п. 6).

Художники и верстальщики переводят текст и картинки в программу вёрстки. В качестве программы вёрстки может использоваться QuarkXPress, MS Publisher или PageMaker. Затем макет отправляется на сервер типографии (п. 7). Типография может находиться за рубежом, например, многие московские издательства печатают свои материалы в Финляндии.

Одновременно статья отправляется редактору web-сайта (п. 8), который готовит версию для представления в Интернет. Здесь может использоваться программа Home Site или Macromedia Dreamweaver. Следует отметить, что web-сервер, на который отсылаются статьи, часто находится вне издательства, у некоторого провайдера хостинга (п. 9).

В том случае, если на этапе вёрстки автору не высылался окончательный вариант статьи, он может зайти на сайт и получить оттуда финальную версию. Некоторые издательства, правда, публикуют статьи свежего номера в web только после того, как будет распродан тираж.

8.7.3. Дублирующий обмен юридическими документами

В силу ограниченного внедрения механизма ЭЦП электронные документы преимущественно являются двойниками бумажных оригиналов. Чаще всего они применяются лишь для ускорения отдельных этапов традиционного делопроизводства: создания, размножения и перемещения документов.

При обмене юридическими документами достаточно распространена практика дублирующего обмена документами, когда вслед за пересылкой электронных копий курьеры передают бумажные документы.

Типична ситуация, когда две организации (часто расположенные в разных городах) обмениваются электронными письмами в процессе подготовки и согласования договора. В ряде случаев, после того как договор согласован на уровне электронной почты, стороны начинают работать над реализацией совместного проекта, а параллельно подписанный одной из сторон договор отправляется почтой или с курьером.

Внедрение безбумажного документооборота позволяет оперативно обмениваться информацией с партнёрами и клиентами, однако возросшая оперативность передачи информации требует внедрения специальных служб электронной безопасности, контролирующих утечку информации.

В передаче электронных документов могут участвовать посредники (информационные провайдеры – провайдеры услуг по передаче данных в Интернет).

Участие провайдера в системе электронного документооборота требует решения вопроса о его правах и обязанностях, ответственности за их невыполнение и т.п. Важно правильно определить необходимый уровень надёжности системы электронного документооборота. Использование определённых средств криптографии требует в настоящее время получения специальных разрешений. Таким образом, полное вытеснение бумажных документов из делопроизводства произойдёт, скорее всего, не скоро. Для этого надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы электронного документа, а также обеспечить безопасность электронных коммуникаций.

8.7.4. Документооборот на базе электронной почты

На предприятиях с небольшим штатом сотрудников нет необходимости внедрять сложную автоматизированную систему управления электронными документами.

В качестве среды распространения документов в этом случае, как правило, используется программа Microsoft Outlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа применяется для пересылки образов документов, получаемых путём сканирования первичных бумажных оригиналов.

Как видно из рисунка 8.9, электронная почта обеспечивает контакт каждого с каждым.

Рис. 8.9. Пример организации документооборота

по принципу «каждый с каждым»

Обычно при таком подходе единые автоматизированные справочники для всего предприятия отсутствуют и каждое подразделение формирует собственные системы классификаторов и нормативов. При этом обычно используются одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников.

Регистрация документов при такой схеме производится вручную, сведения о документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными системами. Каждый документ направляется по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Когда предприятие растёт, подобная организация документооборота оказывается неэффективной. Становится трудно отследить маршрут конкретного документа и проконтролировать исполнение того или иного приказа. Осложняется контроль версий документа, процесса согласования и поиска документов. В этом случае требуется переход на специализированные автоматизированные системы документооборота.

8.7.5. Системы автоматизированного документооборота

В небольшой фирме возможна организация работы на базе обмена электронной почтой и хранения документов на файловом сервере, где каждый имеет свою ячейку. В небольших фирмах обычно реализована схема управления, при которой файловая система достаточно удобна для хранения документов. Например, в папке «Бухгалтерия» есть папка «финансовый отдел», в ней папка «финансовое планирование», ещё глубже – «минимизация налогообложения». Подобная иерархия интуитивно понятна для пользователей – каждый знает свою ячейку, знает, куда класть те или иные документы. Однако всё это перестаёт работать, когда масштаб предприятия растёт. В крупном предприятии появляется множество рабочих групп. При этом отдельные сотрудники могут работать в нескольких проектах. Представьте, что один проект – это автоматизация ФСБ, а другой – автоматизация торгового центра. Понятно, что требования к контролю доступа к информации должны быть разные. Здесь уже требуется специальное ПО, обеспечивающее хранилище электронных документов, которое позволяет классифицировать весь набор документов по нескольким параметрам: по иерархии, по степени секретности и т.д. Это позволяет более грамотно санкционировать доступ и быстрее находить необходимые документы.

Второй аспект – это маршрутизация документов на предприятии. Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (далее – САДД) позволяет оптимизировать весь процесс управления, который становится более простым и логичным, улучшается качество принимаемых решений, эффективнее ведётся контроль исполнения управленческих решений, снижаются издержки, связанные с содержанием аппарата управления.

Документы пересылаются с помощью автоматизированной системы документооборота, которая содержит единые для всей организации базы классификаторов и нормативов. Маршрутизация документов определяется в зависимости от вида документа, т.е. имеются стандартные пути движения для отдельных категорий документов. Это позволяет непосредственно после регистрации направлять документы должностным лицам организации в соответствии с их должностными обязанностями и с технологическими процедурами обработки документов разного вида.

Большинство разработчиков САДД не занимаются созданием собственных текстовых редакторов, а используют редактор из Microsoft Office. На рабочем месте разработчика документа в интерфейс Word добавляется функциональная кнопка, которая позволяет передать созданный документ в систему делопроизводства, обеспечивающую его прохождение в системе документооборота. При необходимости просмотреть документ на машине пользователя запускается Word.

Можно сказать, что автоматизированная система делопроизводства и является конвейером, обеспечивающим оптимальное продвижение элементов в системе, а программы Microsoft Office являются станками вокруг этого конвейера, с помощью которых можно подготовить документ (деталь) и поместить её на конвейер. Система делопроизводства осуществляет гарантированную доставку от одного станка к другому, контролирует, что обработано на этом станке, и отправляет далее по назначению.

Многие из существующих САДД позволяют перейти внедрившим их организациям на безбумажный документооборот. Однако даже при наличии САДД лишь некоторые организации используют на практике электронную форму внутреннего согласования организационно-распоряди-тельных документов с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Автоматизация документооборота (делопроизводства) и автоматизация бизнес-процессов всё чаще и чаще встают на повестку дня в различных российских предприятиях. Бесспорно, каждому современному предприятию необходимо надежный и качественный механизм передачи корпоративных документов и задач сотрудникам предприятия.

Система автоматизации документооборота на базе платформы 1С позволяет вести эффективное управление корпоративным документооборотом. Система документооборота станет эффективным электронным инструментом для всех офисных сотрудников, от секретарей до управляющих директоров.

Система документооборота позволит повысить скорость принятия решений и общую эффективность предприятия. Всё это будет являться серьезным конкурентным преимуществом.

Автоматизация и электронный документооборот – это движение различных документов от авторов до исполнителей, такое движение позволяет быстро и точно донести информацию заинтересованным лицам. Чем больше компания, тем больше документов (приказов, договоров, распоряжений и прочее) приходит на рассмотрение и тем сложнее организовать работу групп сотрудников, да и всего предприятия в целом с новой информацией.

Система автоматизации документооборота СЭД «Корпоративный документооборот» позволяет решать следующие задачи:

• Автоматизировать документооборот, в том числе контроль и рассмотрения документов
• Повысить контроль за исполнением поручений и подготовкой сотрудниками документов
• Организовать управление корпоративными бизнес-процессами предприятия
• Вести электронный архив документов

Интерфейс программы достаточно простой, но в тоже время функциональный. Взаимодействие с пользователем системы документооборота простое и понятное всем сотрудника предприятия. Все нужные инструменты для эффективной автоматизации документооборота присутствуют в продукте СЭД «Корпоративный документооборот».

Если использовать типовой функционал продукта, то процесс автоматизации может быть кратким, на ознакомление с функциями программы у сотрудников обычно занимает 1 – 2 дня. Что бы начать эффективную работу этого обычно достаточно.

Особенно хороший эффект внедрения достигается на предприятиях, где уже применяются системы на базе платформы «1С:Предприятие». Так как интерфейс системы документооборота очень похож на уже знакомые интерфейсы других системы на базе 1С. Пользователи работают с привычными элементами – справочниками, документами, отчетам и обработками. При основании системы им не приходится изучать принципиально новые интерфейсы, они используют уже имеющийся у них опыт работы с программами 1С.

В случае если предприятию требуется какая-либо индивидуальная настройка или разработка нового функционала, то наши специалисты всегда готовы выполнить все необходимые работы. Кроме того, мы стараемся выполнять такие работы так, что бы следующие обновления типовой системы были максимально упрощены.

Для получения качественного результата в работе с системой необходимо обеспечить простоту поддержки системы. Сотрудникам, поддерживающим систему, СЭД «Корпоративный документооборот» предоставляет простые и понятные интерфейсы. Система позволяет быстро выполнить её настройку и спроектировать бизнес-процессы. Администрирование СЭД «Корпоративный документооборот» ни чем не отличается от администрирования других продуктов на базе.

Проектировщикам бизнес-процессов предоставляются простые и понятные элементы системы. Проектирование бизнес-процессов для автоматизации документооборота осуществляется с помощью уже знакомых по другим программам на базе платформы 1С элементов – различных справочников и документов системы. Система имеет средства позволяющие быстро спроектировать бизнес-процессы для контроля различных задач исполнителей, выдачи поручений и организации маршрутов прохождения документов. В системе документооборота существуют простые способы настройки автоматической архивации документов.

Эффективность автоматизации документооборота и бизнес-процессов заключается в том, что для разработки видов (карточек) документов, а также маршрутов бизнес-процессов не требуется каких-либо специальных знаний или умений, не требуется знать языки программирования, достаточно универсальных знаний по работе с компьютером на уровне продвинутого пользователя.

Система документооборота СЭД «Корпоративный документооборот» разработана как универсальная система автоматизации и проектированя бизнес-процессов с простыми и функциональными инструментами.

В программе СЭД «Корпоративный документооборот» поддерживается работа с электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Технология электронно-цифровых подписей на сегодня это очень важная и значимая технология. Во многих современных компаниях использование ЭЦП при работе с документами является обязательным и документооборот без цифровых подписей не используется в принципе.

Электронная цифровая подпись позволяет со 100% точностью удостоверить авторство подписи сотрудника на документе, а также гарантировать, что документ не был изменен с момента его подписания.
Таким образом, с помощью системы электронного документооборота «Корпоративный документооборот» вы не только можете повысить эффективность работы предприятия с документами, но и повысить доверие и достоверность передаваемой информации, а значит снизить ошибки и затраты на дополнительную проверку и исправление документов.

Сценарии использования системы документооборота

Ниже мы приводим 2 небольших сценария работы автоматизированного документооборота в компаниях.

Сценарий 1: Сотруднику необходимо как можно быстрее согласовать какой-либо документ предприятия. Можно пойти старым путем – разослать его копии по электронной почте всем адресатам или пойти к секретарю и попросить распечатать его с листом согласования. В реальности это займет уйму времени, но самое главное, ни кто не сможет гарантироват,ь что документ будет прочитан, он может попасть в спам, быть случайно удаленным или просто затеряться среди кучи других документов, кроме того адресат может отсутствовать на месте в нужный момент.

С помощью системы электронного документооборота, например СЭД «Корпоративный документооборот» на предприятии создается общее информационное пространство, этом потоки информации не могут быть случайно прерваны или остановлены. Если документ отправлен на ознакомление через автоматизированную систему документооборота, то можно быть уверенным что он проделает именно такой путь, какой был заложен при его проектировании. В случае, если нужный сотрудник отсутствует (находится на больничном, в командировке и т.д.), то, в зависимости от настроек системы, документ попадет к его заместителю или другому линейному сотруднику. Бизнес-процессы предприятия в случае их автоматизации не подвергаются случайностям, а работают четко и надежно.

Сценарий 2: Новый сотрудник не знает, как начать процесс подготовки к встрече с клиентом. В обычном случае он будет просить его коллег помочь и рассказать ему все подробности, отвлекая их от выполнения их задач, а в некоторых случаях давая повод отложить свои задачи под предлогом помощи новичку. Такая организация работы может привести к тому, что невыполненные задачи будут накапливаться как снежный ком, вовлекая в себя всё новых и новых сотрудников.

В случае использования автоматизированной системы документооборота и бизнес-процессов сотруднику достаточно инициировать новый бизнес-процесс, предварительно спроектированный и утвержденный на предприятии. Например, он запускает процесс подготовки к совещанию. СЭД «Корпоративный документооборот» в таком случае начинает выдавать нужные задания нужным сотрудникам, при этом бизнес-процесс может формировать задачи и для самого инициатора его запуска.

В таком случае сотрудник ни когда не забудет выполнить какую-либо важную задачу, например, процесс напомнит ему в нужный момент о необходимости забронировать комнату для переговоров. Такая организация работы ведет к повышению эффективности работы не только одного сотрудника, но и всего предприятия в целом. Что, конечно, положительно сказывается на росте прибыли и приводит к быстрой окупаемости инвестиций в автоматизированную систему документооборота.

В некоторых случаях одна дополнительная успешная сделка, которую качественно и в срок выполнили ваши сотрудники благодаря системе документооборота, многократно окупит все вложения автоматизацию документооборота вашего предприятия.