Характер работы в карточке т 2. Личная карточка работника

Личная карточка работника - первичный кадровый документ. Она состоит из 11 разделов: одни заполняются при приеме на работу, другие — в процессе работы и при увольнении сотрудника.

Форма личной карточки и основные вопросы

Согласно части 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» коммерческие организации с 1 января 2013 года вправе самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов.

При этом обязательными к применению согласно письмуМинфина России от № ПЗ-10/2012 остаются формы первичных учетных документов, органами в соответствии с другими федеральными законами (например, формы кассовых документов). Личная карточка работника (форма № Т-2) в упомянутом письме не названа.

Возникает вопрос: можно ли разработать личную карточку самостоятельно? Специалисты Роструда России в письме от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1 считают, что да.

Совершенно видоизменять этот документ нет необходимости. Тем более что в некоторых нормативных документах содержится требование об использовании именно унифицированной формы № Т-2, например:

В пункте 12 Правил ведения и хранения изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. В нем говорится, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, вносимая в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики;

Пункте 23 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом Вооруженных сил РФ от 11.04.2008. Согласно данной норме организации ведут воинский учет призывников и военнообязанных запаса по личным карточкам работников (форма № Т-2) в разделе II «Сведения о воинском учете».

Полагаем, что целесообразнее всего взять за основу унифицированную форму, немного доработать ее, устранив недостатки: убрать лишние строки и добавить недостающие.

С какого момента нужно вести личную карточку работника

Указаниями по заполнению личной карточки конкретного срока, с которого нужно ее завести, не предусмотрено. Как правило, ее заводят после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. В ней дублируют записи о приеме на работу, внесенные в трудовую книжку работника.

Какие документы и сведения необходимы для заполнения

Личная карточка заполняется на основании:

Приказа (распоряжения) о приеме на работу по форме № Т-1 или форме, самостоятельно разработанной работодателем;

Паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

Трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;

Свидетельства государственного пенсионного страхования;

Документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

Документа о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);

Сведений, сообщенных о себе работником.

В отдельных случаях может предусматриваться необходимость предьявления дополнительных документов.

Сколько нужно хранить личные карточки работников

Согласно пункту 658 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 личная карточка работника должна храниться 75 лет.

Можно ли вести личную карточку в электронном виде

Указания по заполнению личной карточки не содержат рекомендаций, в каком виде нужно вести этот документ — электронном или бумажном. Поэтому возможны оба варианта. Но учитывая, что с некоторыми записями работник должен быть ознакомлен под роспись, а работник, за ведение личной карточки, должен заверять все вносимые исправления под роспись, использование формы № Т-2 на неизбежно.

Что делать, если работник отказывается заверить своей подписью сведения

Указания по заполнению личной карточки, а равно иные нормативные правовые акты не предусматривают правовых последствий отказа работника в проставлении личной подписи в разделах III «Прием на работу и переводы на другую работу» и XI «Основания прекращения трудового договора (увольнения)» личной карточки. Следовательно, правила, как оформлять такой отказ, нормативно не установлены.

В этой ситуации возможны следующие варианты действий:

Нужно внести в личную карточку отметку о том, что работник отказывается от проставления подписи;

Составить акт (форма акта не установлена, следовательно, он может быть составлен в свободной форме) об отказе работника от проставления подписи;

Одновременно внести в личную карточку указанную запись и составить акт об отказе работника от проставления подписи.

Как вносить исправления в личную карточку

Если у работника изменились какие-то данные (например, фамилия в связи с вступлением в брак), новые сведения в его личную карточку вносит работник кадровой службы и заверяет их своей подписью с указанием даты внесения изменений. Неправильный текст или суммы он зачеркивает одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Над зачеркнутым надписывает исправленный текст или суммы (п. 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.83 № 105).

Пример. У сотрудницы изменилась фамилия: была Макарова, стала Фролова. Как внести исправления в личную карточку работницы?

При изменении работником фамилии прежняя фамилия в пункте 1 раздела «Общие сведения» зачеркивается одной чертой, а справа или сверху указывается новая фамилия.

Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая. Данную запись работник, ответственный за ведение формы № Т-2, заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений. Документ, на основании которого внесены сведения, во избежание претензий проверяющих органов (трудовой инспекции) лучше указать в разделе «Дополнительные сведения».

Формулировка может быть следующей: «Фамилия Макарова изменена на фамилию Фролова на основании свидетельства о заключении брака серии VII-АИ № 456789, выданного Чкаловским отделом ЗАГС г. от 17.05.2013». Новую запись ответственный за ведение кадрового делопроизводства также заверяет своей подписью с указанием даты её внесения.

В связи с изменением фамилии соответствующие исправления также вносятся в пункт 11 раздела «Общие сведения», в котором указаны данные паспорта работника.

Как быть, если строк для внесения записей недостаточно

В этом случае разрешается включить в форму № Т-2 дополнительные строки. Согласно постановлению Госкомстата России от 24.03.99 № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

Пример. Работник владеет тремя языками, а в форме № Т-2 для внесения информации об этом предусмотрено только две строки. Как внести сведения о владении третьим языком?

В такой ситуации компания вправе добавить в пункт 5 «Знание иностранного языка» дополнительную строку к имеющимся в форме № Т-2 двум строкам.

Особенности заполнения личной карточки работника

В стандартных ситуациях заполнение личной карточки работника не вызывает. Рассмотрим некоторые случаи, которые Указаниями по заполнению личной карточки не регулируются.

Cведения об образовании

Сведения об образовании нужно вносить в пункт 6 «Образование» раздела «Общие сведения». При этом необходимо указать код по ОКСО, соответствующий специальности работника, выбрав его из Общероссийского классификатора специальностей по образованию ОК 009-2003 (документ утвержден постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст).

Но в некоторых случаях этот код не заполняется.

Пример. При приеме на работу сотрудник предъявил диплом о по специальности, которой нет в Общероссийском классификаторе специальностей по образованию ОК 009-2003, утвержденном постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст. Какой код по ОКСО нужно указывать в личной карточке работника?

Такая ситуация возможна, когда подготовка специалистов по данной специальности была прекращена до утверждения указанного классификатора. В этом случае графу для указания кода по ОКСО можно оставить незаполненной.

Как рассчитать стаж работы

Чтобы заполнить пункт 8 «Стаж работы (по состоянию на «__» ________20__ г.)» раздела «Общие сведения», понадобится рассчитать стаж работы сотрудника по состоянию на дату заполнения его личной карточки.

Согласно Указаниям по заполнению личной карточки стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет и на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

Для подсчета стажа может быть использован порядок, установленный в пункте 61 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п. В соответствии с этим порядком продолжительность общего трудового стажа определяется путем суммирования отдельно дат конца и дат начала указанных периодов. Разница этих сумм составляет продолжительность общего трудового стажа. Поскольку днем увольнения считается последний день работы, необходимо к общему трудовому стажу по каждому случаю увольнения, добавить еще один день. Если сотрудник устроился на работу впервые, вместо стажа работы в пункте 8 личной карточки проставляются нули.

Один день по случаю увольнения добавляется только к периодам, относящимся к трудовой деятельности застрахованного лица, к иным периодам это правило не применяется.

Пример. У работника ООО «Липень» в трудовой книжке имеются следующие записи по состоянию на 23.07.2013:

— с 12.04.1999 по 31.07.2001 — работа в ЗАО «Березень»;

— с 01.08.2001 по 27.12.2004 — работа у ИП Зарев А.П.;

— с 11.01.2005 по 31.08.2009 — работа в ООО «Цветень»;

— с 01.09.2009 по 14.11.2011 — работа в ЗАО «Кресень»;

— с 21.11.2011 по настоящее время — работа в ООО «Липень».

Рассчитаем общий трудовой стаж работника по состоянию на 23.07.2013.

Сначала суммируем даты конца периодов работы сотрудника. Полученная величина равна 126.45.10038 (23.07.2013 + 14.11.2011 + 31.08.2009 + 27.12.2004 + 31.07.2001).

Затем суммируем даты начала периодов работы сотрудника. Полученная величина равна 46.33.10025 (21.11.2011 + 01.09.2009 + 11.01.2005 + 01.08.2001 + 12.04.1999).

А теперь найдем разницу полученных сумм.

Она равна 80.12.13 (126.45.10038 - 46.33.10025), или 14 лет 2 месяца 20 дней.

Прибавим 4 дня. Получится, что по состоянию на 23.07.2013 общий трудовой стаж работника равен 14 годам 2 месяцам 24 дням.

Сведения о составе семьи

Пункт 10 «Состав семьи» раздела «Общие сведения» заполняется на основании паспорта сотрудника и иных документов, а также сведений, которые он сообщил.

В графы для указания состава семьи могут быть вписаны родственники, находящиеся на иждивении работника или проживающие вместе с ним.

При этом работодателю не нужно получать согласие близких родственников работника на обработку персональных данных в объеме, предусмотренном унифицированной формой № Т-2 «Личная карточка работника».

Такие разъяснения по вопросам, касающимся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве, опубликованы на сайте http://www.rsoc.ru.

Сведения о работе по совместительству

В личной карточке работника не предусмотрено специального раздела для сведений о работе по совместительству. На практике такие сведения вносят в один из разделов:

В раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу»;

Раздел X «Дополнительные сведения».

Повышение квалификации у предыдущих работодателей

В Указаниях по заполнению личной карточки этот вопрос не рассмотрен. На практике в раздел V «Повышение квалификации» обычно вносят сведения о повышении квалификации только во время работы сотрудника в данной организации.

Поощрения сотрудника

Указания по заполнению личной карточки не содержат рекомендаций, какие награды, поощрения и почетные звания заслуживают внесения в раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания» личной карточки работника. Логично предположить, что вносить нужно те же, что внесены в трудовую книжку работника, а именно:

Сведения о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

Почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;

Других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

При этом записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, ни в трудовую книжку, ни в личную карточку не вносятся (п. 24 и 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Сведения об отпусках

В разделе VIII «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых сотруднику в период работы в организации, в том числе и отпусков без сохранения заработной платы.

Отпуск за свой счет. При заполнении сведений об отпуске без сохранения заработной платы не всегда возможно указать период, за который предоставляется такой отпуск (при рождении ребенка, регистрации брака и других случаях, перечисленных в абзаце 6 части 2 статьи 128 ТК РФ). В такой ситуации некоторые специалисты в графах 2 и 3 раздела VIII проставляют прочерки. Но это неправильно.

Поскольку из периода для предоставления отпуска исключаются отпуска свыше 14 календарных дней в году без сохранения содержания, то просто необходимо указывать, за какой рабочий год эти отпуска предоставлялись.

Оплачиваемый отпуск для санаторно-курортного лечения. В разделе VIII «Отпуск» также указываются сведения об отпуске, который работодатель предоставляет работнику для лечения в соответствии с подпунктом 10 пункта 2 статьи 17 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ. Напомним, что данной нормой предусмотрено предоставление оплачиваемого отпуска для санаторно-курортного лечения (сверх ежегодного оплачиваемого отпуска, установленного законодательством РФ) на весь период лечения и проезда к месту лечения и обратно.

Если все строки заполнены. Для учета всех видов отпусков работника в разделе VIII предусмотрено всего 12 строк.

Если все они заполнены и для новых записей в данном разделе нет места, заводить новую личную карточку не нужно. Достаточно вложить в нее дополнительный лист со строками и графами, аналогичными строкам и графам раздела VIII «Отпуска».

На вкладыше указать его номер, когда он заведен и кем: «Вкладной лист в личную карточку работника № 1. Заведен бухгалтером Саяпиной О.П.», напротив записи поставить подпись и дату.

* Табель учета рабочего времени ф.Т-12
Личная карточка - форма № Т-2 заполняется на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу на работников всех категорий.
Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Заполнение личной карточки производит работник кадровой службы . Работник, на которого заполнялась личная карточка, подтверждает подлинность изложенных в карточке сведений подписью в конце раздела II, на второй странице личной карточки.
Для заполнения личной карточки Т-2 необходимы следующие документы работника:

1) паспорт (или иной документ удостоверения личности);
2) трудовая книжка;
3) военный билет;
4) документ об окончании учебного заведения:
5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
7) приказ о приеме на работу.

Остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.
Правила заполнения формы № Т-2

1) Наименование организации указывается полностью. Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно закреплено в учредительных документах.
При этом будьте внимательны в правильности написания названия организации.
Например, три различных варианта в написании ООО «ПАРУС», «Парус», «ПаРус».
2) Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.
3) Идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.
4) В столбце «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника.
5) Характер работы указывается: «постоянно», «временно».
6) Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью
7) Пол обозначается буквой «М» или «Ж».
8) Фамилия, имя, отчество записываются полностью.
9) Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например: «10 ноября 1975 г.». Код указывается в числовом формате: «10.11.1975».

При указании места рождения нужно учитывать следующее:
длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов; районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями:
город - гор., деревня - дер., край - кр., округ - окр., область - обл., поселок - пос, район - рн., станция - ст.;
слова - аул, кишлак, село, станица пишутся полностью.
10) Код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления 0К 019-95, утвержденному постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 413 (ОКАТО ).
11) Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении 0К 018-95, утвержденному постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН ).
Гражданство РФ обозначается кодом 1, двойное гражданство указывается кодом 2, иностранное гражданство обозначается кодом 3, отсутствие гражданства обозначается кодом 4.
12) Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений.
Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом:
- читаю и перевожу со словарем - код 1;
- читаю и могу объясняться - код 2;
- владею свободно - код 3.
При кодировке графы «Знание иностранного языка» указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй - степень его знания.
13) Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию, утвержденному постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 296 (ОКСО ).
Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:
- начальное (общее) образование - код 02;
- основное среднее образование - код 03;
- среднее (полное) общее образование - код 07;
- начальное профессиональное образование - код 10;
- среднее профессиональное образование - код 11;
- неполное высшее образование - код 15;
- высшее образование - код 18;
- послевузовское образование - код 19.
Иногда на практике возникают проблемы с тем, как сформировать запись об образовании работника, если оно не окончено.
Как правильно записывать сведения о неоконченном образовании .

Запись об образовании работника, если оно не окончено

Вид образования по классификации

Окончивший пять-шесть классов средней школы
- Окончивший седьмой, восьмой или девятый класс средней школы
- Обучающийся в высшем учебном заведении, но не окончивший его

Окончил несколько курсов высшего учебного заведения, но вынужден был прервать его, или обучается на третьем курсе
- Окончивший три курса высшего учебного заведения
- Обучающийся в среднем специальном учебном заведении (техникуме, колледже), но не окончивший его

Окончивший среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицей, гимназию
- Окончивший профессионально-техническое училище или приравненное к нему учебное заведение

Начальное образование

Неполное среднее образование

Основное общее или среднее профессиональное образование (в зависимости от того, какое образование имелось на момент поступления в высшее учебное заведение)

Записывается, сколько курсов окончено или на каком курсе обучается

Неполное высшее образование
- Среднее (полное) общее или неполное среднее профессиональное образование (в зависимости оттого, какое имелось образование на момент поступления в среднее специальное учебное заведение)
- Среднее (полное) общее образование

Начальное профессиональное образование

При внесении записи о наименовании учебного заведения разрешаются сокращения слов, не искажающие смысл наименования.
В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», следует писать «им.»; если за этим идет слово «профессора», «академика» или другое, то следует писать «им. профессора», «им. академика» и т. д.
Ордена в названиях учебных заведений не указываются.
Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома или иного документа об образовании.
Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. Если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения.
14) Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:
- для окончивших высшее учебное заведение - «бакалавр», «магистр», «специалист». Для квалификации «бакалавр» и «магистр» указывается направление, а для квалификации «специалист» - специальность;
- для окончивших среднее учебное заведение - «техник», «товаровед», «бухгалтер», «менеджер» и др
15) Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу.
Она кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР ). Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации.
16) Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, а также право на другие льготы, установленные в организации, и пр.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) в иных подтверждающих соответствующий стаж документах.
17) Состояние в браке записывается и кодируется согласно ОКИН .
Сведения о состоянии в браке:
- никогда не состоял (а) в браке - код 1;
- состоит в зарегистрированном браке - код 2;
- состоит в незарегистрированном браке - код 3;
- вдовец (вдова) - код 4;
- разведен(а) - код 5.
18) В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются: отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.
19) Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом.
Адрес места жительства записывается по правилам записи места рождения.
Необходимо заполнять обе графы - и адрес места жительства по паспорту, и фактический адрес местожительства, а также номер телефона работника или ближайших родственников.

Заполнение раздела о воинском учете

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете» личной карточки Т-2, являются:
- военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета), удостоверение военнослужащего запаса для на граждан, пребывающих в запасе;
- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
После заполнения разделов «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете» работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату для подтверждения согласия с внесенными сведениями.
Сотрудник кадровой службы ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных документов.

Внесение сведений о приеме на работу, об аттестации, о повышении квалификации, поощрениях, отпуске, социальных льготах и др

При внесении сведений о приеме на работу и переводах на другую работу необходимо заполнять все графы таблицы. Сведения должны вноситься без сокращений.
В разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» сведения о приеме на работу и переводах на другую работу заносятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма Т-5). Работодатель при заполнении этого раздела должен знакомить работника с внесенными записями под роспись.
При заполнении раздела IV «Аттестация» личной карточки заполняются все столбцы и графы. В них указываются:
- дата прохождения аттестации;
- решение комиссии, например: «перевести на должность», «отправить на повышение квалификации» и т. д.;
- ссылка на конкретный документ (как правило, это протокол результатов аттестации) с указанием его номера и даты.
Графа «Основание» может быть незаполненной. Как вариант, в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию и/или приказ об утверждении результатов аттестации.
Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых работником.
В разделе V «Повышение квалификации» указываются:
- даты начала и окончания обучения;
- вид повышения квалификации;
- наименование учебного заведения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве), курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах);
- вид документа (свидетельство, удостоверение);
- графа «Основание» может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации.
Аналогичным образом в раздел VI вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием, специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка.
При заполнении раздела VII «Поощрения и награды» необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды.
В разделе VIII «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.
При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска. Дата окончания отпуска вносится после возвращения работника из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе «Дата окончания» будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.
В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы. Он учитывается при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, поскольку согласно ст. 121 ТК РФ в него не включается время предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года.
В разделе IX «Социальные льготы» следует указывать перечень льгот и их оснований, предоставляемых работнику федеральными законами, подзаконными актами и локальными нормативными актами организации (трудовым договором, коллективным договором, отраслевыми соглашениями).
В разделе «Дополнительные сведения» для полноты учета в необходимых случаях указываются:
- сведения об обучении на очно - заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (следует также проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания);
- сведения о работающем инвалиде с указанием справки МСЭК, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности;
- заключение экспертной комиссии об условиях и характере труда.
После увольнения сотрудника из организации вносятся записи в раздел XI основания увольнения», где указывается расшифровка основания увольнения работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в ТК РФ, дата увольнения, номер приказа об увольнении.
При закрытии личной карточки Т-2 сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.

ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ КАРТОЧКИ Т-2 страницы 1, 2, 3, 4
для увеличения изображения кликнуть по картинке

Порядок внесения изменений сведений о работнике

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью специалиста отдела кадров, а если изменения вносятся в разделы «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете», то и подписью самого работника.
Изменения вносятся по той же схеме, что и в трудовую книжку.
При изменении фамилии старая зачеркивается и вместо нее записывается новая в соответствии с представленными в отдел кадров документами.
Далее все последующие изменения данных о работнике (перемена места жительства и др.) отражаются в личной карточке работником отдела кадров.
Полная замена личной карточки нежелательна по той причине, что в дальнейшем будет сложно восстановить всю информацию о данном сотруднике.
Что касается изменения паспортных данных и состояния в браке, то может применяться та же схема - с зачеркиванием.

Правила кодирования

При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:
1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.
2. При отсутствии записей или при отрицательных ответах («не имею», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой.
3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами; например: «14 февраля 2006 г.».
4. Даты кодируются арабскими цифрами в следующем порядке: число-месяц-год; например: «03.10.1998».
В организациях и на предприятиях, не планирующих введение АСУ кадровой деятельностью, допускается не проводить кодирование реквизитов.

Является одной из унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Форма утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 . Несмотря на то, что с 01.01.2013 применение данной формы не является обязательным (Информация Минфина № ПЗ-10/2012 ), она продолжает широко использоваться. И это не случайно, ведь в личной карточке содержится вся необходимая для работодателя информация о своих работниках.

Те сведения, которых в личной карточке нет, могут быть туда добавлены, ведь работодатель может изменить форму и содержание бланка Т-2. Для учета иных данных о работнике работодатель может также наряду с унифицированной формой заводить и иные карточки. Например, личную карточку водителя, форму и образец заполнения которой мы рассматривали в отдельном .

Важно при этом помнить, что при сборе и хранении личных данных работников нужно обеспечивать защиту их персональных данных.

Личная карточка (форма Т-2) состоит из 11 разделов:

Номер раздела	Наименование раздела	Какие сведения отражаются
I	Общие сведения	Ф.И.О. работника, дата и место рождения, знание иностранных языков, образование, стаж работы, состояние в браке, состав семьи, данные о паспорте и месте жительства работника и др.
II	Сведения о воинском учете	Категория запаса, воинское звание, категория годности к военной службе и др.
III	Прием на работу и переводы на другую работу	Даты и основания приема и перевода работника на другую работу, должность, оклад и др.
IV	Аттестация	Даты аттестации, решения комиссий и др.
V	Повышение квалификации	Даты начала и окончания обучения, виды повышения квалификации, наименования образовательных учреждений и др.
VI	Профессиональная переподготовка	Даты начала и окончания переподготовки, специальность и др.
VII	Награды (поощрения), почетные звания	Наименования наград или поощрений, наименование, номер и дата документа, являющегося основанием для награды (поощрения)
VIII	Отпуск	Виды отпусков, периоды работы, за которые отпуск предоставляется, его продолжительность, даты начала и окончания, основания для отпуска
IX	Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством	Наименование льгот, их основание, номер и дата документа, дающего право на льготу
X	Дополнительные сведения	К примеру, о времени отстранения от работы, периодах простоя и др.
XI	Основание прекращения трудового договора (увольнения)	Указывается основание увольнения, дата увольнения и реквизиты соответствующего приказа

Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу..

Для заполнения личной карточки Т-2 работнику кадровой службы необходимы следующие документы сотрудника:

1. Паспорт (или иной документ удостоверения личности)

2. Трудовая книжка

3. Военный билет

4. Документ об образовании

5. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования

6. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе

7. Приказ о приеме на работу

8. Трудовой договор

9. Документы, подтверждающие возраст детей

10. Документы, подтверждающие состояние в браке

11. и другие.

При этом обязательными для предоставления являются документы, прописанные в ст. 65 Трудового кодекса: паспорт и иной документ, удостоверяющий личность, военный билет (приписное удостоверение), страховое свидетельство государственного пенсионного страхования и трудовая книжка. Документ об образовании – при условии, если наличие специального образования является установленным законодательным требованием или требованием работодателя (закрепленного, как правило, в должностной инструкции).

Остальные документы не являются обязательными. Необходимо учитывать, что согласно Федеральному закону от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (принят ГД ФС РФ 08.07.2006), данные которые относятся к персональным могут быть получены только от самого работника. Под персональными данными в данном федеральном законе указаны:

«Статья 3. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе

В целях настоящего Федерального закона используются следующие основные понятия:

1) персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация»;

1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.

2. При отсутствии записей или отрицательных ответах («не имею», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой.

3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами.

4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год (например 23.04.1998).

При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты из Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утвержденной Постановлением Госкомстата РФ и классификаторами:

1. Наименование организации указывается полностью. Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. Справа указывается ОКПО организации.

2. Табельный номер работника не должен быть длиннее 6 цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.

3. Идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и самим страховым свидетельством государственного пенсионного страхования (при его наличии и предоставлении работником).

4. В графе «алфавит » указывается первая буква фамилии работника. В больших организациях с большой численностью возможно указание первых трех букв для удобства хранения карточек Т-2. Карточки Т-2 хранятся по алфавиту.

5. Характер работы указывается «постоянно», «временно» и др.

6. Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.

7. Пол обозначается буквами «М» и «Ж».

8. Фамилия, имя, отчество записываются полностью и разборчиво. Фамилию желательно смещать к левому краю, чтобы в будущем при ее изменении можно было внести соответствующие исправления (зачеркнуть старую одной тонкой чертой и записать новую) в соответствии с представленными в отдел кадров документами.

9. Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например «9 января 1975 г.». При этом код указывается следующим образом: 09.01.1975

10. При указании места рождения нужно учитывать следующее:

· Длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;

· Районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями: город – гор., деревня – дер., край – кр., округ – окр., область – обл., поселок – пос., район – рн., станция – ст.

· Аул, кишлак, село, станция пишутся полностью;

· Код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления (ОКАТО), например, при рождении в г. Москва в графе «Код» указывается: 45

11. Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование по Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) могут быть следующими:

· гражданин Российской Федерации – 1

· гражданин Российской Федерации и иностранного государства – 2 (в случае двойного гражданства указывается, гражданство какого именно государства)

· иностранный гражданин (указывается какого государства) -3

· лицо без гражданства – 4.

12. Языки, которыми владеет работник , указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом (код по ОКИН):

· владею свободно -3

· читаю и могу объясняться-2

· читаю и перевожу со словарем -1.

При кодировке графы «Знание иностранного языка» указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй степень его знания, например: английский - читаю и перевожу со словарем записывается в графе «Код» как: 014 1.

13. Образование записывается и кодируется согласно Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО).

Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:

· начальное (общее) образование – 02

· основное общее образование – 03

· среднее (полное) общее образование – 07

· начальное профессиональное образование – 10

· среднее профессиональное образование – 11

· неполное высшее образование – 15

· высшее профессиональное образование – 18

· послевузовское образование – 19.

Разъяснительные примеры:

Пример	Относится к:
Работники, обучающиеся в высших учебных заведениях, но не окончившие их	Лицо, имеющее основное (общее) или среднее профессиональное образование в зависимости от того, какое образование они имели на момент поступления в высшее учебное заведение
Работник, окончил несколько курсов высшего учебного заведения, но вынужден был прервать его или обучается на третьем курсе	Записывается сколько курсов окончено или на каком курсе обучается
Окончившие три курса высшего учебного заведения	Лица с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием
Работники, обучающиеся в средних специальных учебных заведениях (техникумах, колледжах), но не окончившие их	Лица, имеющие среднее (полное) общее или неполное среднее профессиональное образование в зависимости от того, какое они имели образование на момент поступления в среднее специальное учебное заведение
Работник, окончивший среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицея, гимназии	Лица, имеющие среднее (полное) общее образование
Работники, окончившие профессионально-технические училища или приравненные к ним учебные заведения	Начальное профессиональное образование

13.1.Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», можно писать «им.», если за этим идут слова «профессора», «академика» и т.д., то можно писать «им.профессора», «им.академика» и т.д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются.

13.2. Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома об образовании (других документов подтверждающих получение образования данного уровня).

13.3. Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. Если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения.

13.4. Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:

Для высших учебных заведений: «бакалавр», «магистр», «специалист». Для квалификации «бакалавр» и «магистр» указывается направление, а для квалификации «специалиста» - специальность.

Для средних учебных заведений: «техник», «товаровед» и др.

13.5.Профессия (основная и дополнительная) кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядок (ОКПДТР). Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации.

Закон предусматривает два случая, когда необходима личная карточка:

знакомиться с записями в трудовой книжке;
вести учет военнообязанных.

С 19.10.2019 вступило в силу Постановление Правительства № 1302 от 09.10.2019. Оно отменило использование формы № Т-2 для воинского учета. Минобороны только разрабатывает новый бланк. Пока его нет, рекомендуется заполнять форму Т-2, это предусмотрено Методическими рекомендациями Генштаба ВС РФ по ведению воинского учета в организациях от 11.07.2017.

Если сотрудник переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносят изменения, их обязательно отражают в личной карточке, а работник ставит подпись.

Как и сколько хранить

Личную карточку хранят организации на протяжении всего времени работы сотрудника.

После увольнения ее требуется хранить еще 75 лет, только по истечении этого срока организация вправе ее уничтожить.

Инструкция по заполнению личной карточки работника

Бланк формы утвержден Постановлением №1 Госкомстата РФ от 05.05.2004. Форма Т-2 представляет собой объемный документ, поэтому разберем, как заполнить личную карточку работника Т-2.

Дату, которую прописывают в виде ДД.ММ.ГГГГ (например, 15.07.2017).
Табельный номер (порядковый номер, который служащему присвоили в компании).
ИНН (можно не приводить).
СНИЛС, который является необходимым при поступлении на работу (ч.1 ст.65 ТК РФ). Если гражданин трудоустраивается впервые, работодатель обязан выдать ему этот документ.
Алфавит, поле для ввода первой буквы фамилии сотрудника.
Характер работы записывают на основе приказа директора: временный или постоянный.
Пол вписывают буквами М/Ж либо слово целиком.

Вид работы, который приводят в личной карточке по форме Т-2, — исключительно основной. Если служащий устраивается на предприятие по совместительству, личную карточку для него не заводят, поскольку она есть на основном месте работы.

Шаг 1. Заполняем Раздел I

Этот раздел заполняют сведениями из паспорта сотрудника. Их вписывают разборчивым почерком, сокращения недопустимы. Есть нюансы, которые следует учитывать:

Дату рождения вписывают полностью (например, 17 мая 1985 года), но записать ее в формате 17.05.1985 не возбраняется.
Запись о месте рождения (до 100 знаков). Использование географических сокращений допускается (гор., обл. и т.д.), но такие термины, как аул, кишлак, станица и село требуется вписывать целиком.
При наличии двойного гражданства указывают наименование государства, гражданином которого является служащий.
Наименование образовательного учреждения, которое закончил служащий, вписывается таким образом, чтобы было понятно, какое учебное заведение он закончил.
Стаж рассчитывают на основании п. 61 Постановления Правления ПФ РФ от 01.06.2016 N 473п.
ФИО членов семьи вписывают полностью, без сокращений.
Если прописка и адрес фактического проживания совпадают, дублировать адрес не требуется. Во вторую графу в этом случае пишут что фактический адрес совпадает с регистрацией. Разрешается продублировать адрес, главный принцип при заполнении формы — простота и понятность.

Наиболее трудный пункт части I — кодировки. Ошибки здесь не допускаются:

ОКАТО — код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ;
ОКИН — код гражданства сотрудника (гражданство РФ - 1, двойное - 2, иностранец - 3, нет гражданства - 4);
ОКСО — код профессии или специальности, приобретенной сотрудником в процессе образования;
ОКПДТР — дополнительная форма кода специальности.

Вот пример заполнения личной карточки работника Т-2.

Шаг 2. Заполняем Раздел II

Эту часть личной карточки заполняют на базе документов военного учета. Сложности при заполнении возникнуть не должны, но присутствует ряд важных особенностей:

Пункт 1 не следует заполнять, если принимаемый на должность является офицером запаса.
Пункт 3 заполняют без сокращений.
Пункт 7 заполняют при помощи карандаша, потому что эти сведения часто меняются и их исправляют.
Раздел 2 проверяет и подписывает инспектор по кадрам.

Кроме подписи приводят ее расшифровку и наименование должности лица, которое проверяло.

Раздел 2 подписывает и сам работник. Вот так выглядит образец заполнения личной карточки Т-2 ГС МС с пояснениями.

Шаг 3. Заполняем Раздел III

Ошибки в этой части личной карточки недопустимы, поскольку от этих сведений зависит, как будут считать стаж работника. Исходные данные для заполнения содержатся в трудовой книжке и приказе директора предприятия. Все данные служащий заверяет своей подписью.

Шаг 4. Заполняем Разделы IV-VII

Раздел 4 — аттестация, основной пункт — «Решение комиссии». В этой графе следует привести официальную формулировку, такую как «соответствует занимаемой должности». При несоответствии пишут «не соответствует». Если требуется переаттестация, это указывают в решении специальной комиссии.

Даты прохождения аттестации и оформления протокола записывают в формате ДД.ММ.ГГГГ. Информацию для заполнения этого раздела черпают из бумаги, которая выдана работнику при аттестации.

Разделы 5-6 — повышение квалификации, профессиональная переподготовка. Их заполняют по документам гражданина, который устраивается на работу, или по информации из отдела кадров. Даты указывают как ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех граф обязательно, кроме ситуаций, когда вписывать нечего (например, если переподготовки не было).

Раздел 7 — награды. В этот раздел вписывают любые виды поощрений, которые работник получил в ходе трудовой деятельности на основании ст.191 ТК РФ и локальных актов. Кроме записей о наградах и почетных званиях, следует привести их перечень. Разрешено писать с сокращениями, если это не исказит смысл.