АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТВЕРИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СЛУЖЕБНОГО АВТОМОБИЛЬНОГО ТРАНСПОРТА МКУ "АВТОБАЗА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТВЕРИ" ПРИ ОБСЛУЖИВАНИИ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ

от 15.08.2014 N 947)

В целях совершенствования порядка предоставления транспортных услуг органам местного самоуправления, руководствуясь Трудовым кодексом Российской Федерации , Уставом города Твери , Уставом МКУ "Автобаза администрации города Твери", а также распоряжением Главы администрации города Твери от 17.08.2009 N 414 постановляю:

1. Утвердить Положение "О порядке использования служебного автотранспорта МКУ "Автобаза администрации города Твери" при обслуживании органов местного самоуправления" согласно приложению к настоящему Постановлению.

2. Управлению информации администрации города Твери (Н.А. Касаева) опубликовать настоящее Постановление в средствах массовой информации.

3. Настоящее Постановление вступает в силу со дня его опубликования.

4. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на первого заместителя Главы администрации города Твери С.В. Чубенко.

Глава администрации города Твери
В.М.ПАВЛОВ

Приложение. ПОЛОЖЕНИЕ о порядке использования служебного автомобильного транспорта МКУ "Автобаза администрации города Твери" при обслуживании органов местного самоуправления

Приложение
к Постановлению администрации
города Твери
от 21 февраля 2014 года N 222

(в редакции Постановления администрации города Твери от 15.08.2014 N 947)

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о порядке использования служебного автомобильного транспорта МКУ "Автобаза администрации города Твери" (далее - Положение) разработано в целях совершенствования планирования, организации использования и учета работы служебных автомобилей, а также контроля рационального расходования бюджетных средств, выделяемых на содержание автомобильного парка.

1.2. Служебный автомобильный транспорт администрации города Твери и Тверской городской Думы (далее - служебный автомобильный транспорт; служебные автомобили) передается в безвозмездное пользование муниципальному казенному учреждению "Автобаза администрации города Твери" (далее - Автобаза) и предназначен для обеспечения служебной деятельности структурных подразделений и должностных лиц органов местного самоуправления.

1.3. Закрепление служебных автомобилей за должностными лицами и структурными подразделениями, а также лимиты на ежедневный пробег автотранспорта утверждаются распоряжениями администрации города Твери и Главы города Твери.

(в ред. Постановления администрации города Твери от 15.08.2014 N 947)

1.4. Регистрационные и страховые мероприятия, техническую подготовку и эксплуатацию автомобилей, профессиональную подготовку водителей и создание для них безопасных условий труда, прохождение водительским составом медицинских осмотров, инструктажей, обеспечение водителей необходимыми документами и материалами, а также контроль работы автомобилей осуществляет Автобаза.

1.5. Использование служебных автомобилей в выходные и праздничные дни допускается с письменного разрешения первого заместителя Главы администрации города Твери и Главы города Твери соответственно.

1.6. Работа служебных автомобилей Автобазы организуется в пределах города Твери и Калининского района. Выезд за пределы пригородного Калининского района, а также в другие регионы Российской Федерации допускается в исключительных случаях и с письменного разрешения первого заместителя Главы администрации города Твери и Главы города Твери соответственно.

1.7. При отсутствии необходимости в использовании закрепленного автомобиля должностное лицо органа местного самоуправления, за которым закреплен служебный автомобиль, информирует об этом Автобазу.

1.8. Не допускается использование закрепленного служебного автомобиля для поездок, не связанных с решением служебных задач.

II. Порядок выделения автотранспорта

2.1. Ежедневное выделение структурным подразделениям и должностным лицам закрепленных служебных автомобилей для поездок в течение рабочего дня в пределах города Твери и Калининского района производится без предоставления заявок.

При необходимости использования закрепленного автомобиля для поездок в другие районы Тверской области, регионы страны, выходные и праздничные дни, должностные лица органов местного самоуправления подают руководству администрации города Твери и Тверской городской Думы соответственно обоснованные служебные записки.

2.2. Руководители структурных подразделений и должностные лица органов местного самоуправления, которым не предусмотрено закрепление автомобилей, подают служебные записки на выделение автотранспорта руководству администрации города Твери и Тверской городской Думы соответственно.

2.3. Служебные записки на выделение автотранспорта должны содержать информацию о дате, времени и месте подачи автомобиля, а также о предполагаемом времени возвращения автомобиля на территорию Автобазы.

2.4. Все служебные записки на выделение автотранспорта с разрешительной визой руководства администрации города Твери и Тверской городской Думы передаются отделом материально-технического обеспечения и обслуживания административных зданий администрации города Твери (далее - отдел МТО), финансово-хозяйственным управлением делами аппарата Тверской городской Думы (далее - ФХУ) и структурными подразделениями, обладающими правами юридических лиц, по факсимильной связи или по электронной почте в диспетчерскую службу Автобазы.

2.5. Сроки направления служебных записок на выделение служебного автотранспорта в диспетчерскую службу Автобазы:

Для поездок в пределах Тверской области - не позднее 12 часов дня, предшествующего дню выезда автомобиля на линию;

При служебных поездках за пределы Тверской области сроком на один день - за 2 суток;

При направлении должностных лиц в командировки, превышающие один день, - за 4 рабочих дня.

В течение указанных сроков Автобаза проводит работы по диагностике и обеспечению технической готовности автомобиля, оформлению путевых, командировочных и платежных документов, получению и выдаче водителю денежного аванса на оплату расходов, связанных с предстоящим выездом.

В случае возникновения непредвиденных обстоятельств, требующих срочных выездов, вопросы о выделении автотранспорта согласовываются с руководителями администрации города Твери и Тверской городской Думы и решаются в отдельном порядке.

2.6. Подлинники согласованных служебных записок хранятся в отделе МТО и ФХУ; переданные на Автобазу их копии или сводные заявки регистрируются в журнале учета заявок на выделение служебного автотранспорта и хранятся у диспетчера Автобазы.

2.7. Автотранспорт для проведения технического обслуживания, текущего ремонта, технического осмотра, регистрационных и иных мероприятий направляется службой главного механика Автобазы в соответствующие организации по согласованию с должностными лицами и руководителями структурных подразделений органов местного самоуправления, за которыми закреплен данный автомобиль.

2.8. Руководители и должностные лица структурных подразделений органов местного самоуправления, в распоряжение которых выделяются автомобили, несут персональную ответственность за их использование. Они обязаны ежедневно контролировать отметки водителя на оборотной стороне путевого листа о фактическом времени начала и окончания поездки автомобиля, маршруте и пройденном расстоянии за время его использования, скрепив это подписью с ее расшифровкой.

III. Планирование и учет использования автомобилей

3.1. Планирование использования автомобилей осуществляется Автобазой в целях полного удовлетворения потребностей в автотранспорте для обеспечения служебной и хозяйственной деятельности структурных подразделений, обладающих правами юридических лиц.

3.2. При необходимости в выделении дополнительного служебного автомобильного транспорта должностные лица органа местного самоуправления, нуждающиеся в транспорте, после согласования запроса о наличии свободного автотранспорта с директором Автобазы подают служебные записки на его выделение руководству администрации города Твери и Тверской городской Думы соответственно.

3.3. Учет использования служебного автотранспорта и работы водителя ведется в путевом листе установленной формы, который выписывается диспетчером Автобазы ежедневно на основании действующего закрепления автотранспорта, поступивших служебных записок, разовых или сводных заявок на выделение автомобилей. Путевой лист является распоряжением водителю на выполнение задания и служит основанием для списания в расход и определения экономии или перерасхода топлива.

3.4. Выдача путевых листов перед выездом на линию осуществляется диспетчером при сдаче водителем путевого листа за предыдущий рабочий день, оформленного в соответствии с требованиями нормативных документов Минтранса России и п. 2.8. настоящего Положения. Получение и сдача путевого листа регистрируются в журнале учета движения путевых листов установленной формы.

3.5. Запрещается выдавать новый путевой лист, если не сдан оформленный путевой лист за предыдущий рабочий день, а в случаях его утраты - до выяснения причин.

3.6. Полностью оформленные путевые листы после проверки правильности их оформления диспетчер ежемесячно сдает в бухгалтерию Автобазы.

3.7. Путевые листы хранятся в течение 3-х лет, после чего уничтожаются в установленном порядке.

IV. Организация контроля за использованием автомобилей

4.1. Для анализа использования автотранспорта, расхода горючего и смазочных материалов Автобаза использует компьютерные программы. Диспетчер ежедневно заносит в программу данные с путевого листа о работе автомобиля, а также ежемесячно составляет и докладывает директору Автобазы сводный отчет о работе автотранспорта и расхода горючего.

4.2. Ежедневный контроль использования автомобилей осуществляют представители обслуживаемых органов местного самоуправления, юридических лиц и служба главного механика Автобазы. В службе главного механика ежедневно ведутся журнал учета выхода автомобилей на линию и возвращения в парк и журнал приема-выдачи ключей и документов на служебные автомобили.

Для совершенствования контроля и снижения эксплуатационных расходов могут применяться системы спутникового позиционирования и мониторинга работы автотранспорта.

4.3. Отдел МТО, ФХУ и Автобаза проводят анализ работы служебных автомобилей и разрабатывают предложения руководству администрации города Твери и Тверской городской Думы по улучшению эксплуатации автотранспорта.

4.4. Ежедневно механик Автобазы наряду с контролем технического состояния при выходе из парка машин проверяет показания счетчика одометра, его исправность и опломбирование. Показания счетчика одометра заносятся в путевой лист. Механик несет ответственность за выпуск машин из парка с неисправными или неопломбированными одометрами. Каждый случай выхода из строя одометра, нарушения пломбы или выпуска на линию автомобиля с неисправным или неопломбированным одометром расследуется, и виновные лица привлекаются к дисциплинарной ответственности.

4.5. По каждому случаю незаконного использования автомобиля водителем Автобазой также проводится служебное расследование для установления причин и размера причиненного ущерба.

Директор МКУ "Автобаза
администрации города Твери"
А.О.КРАСИЛЬНИКОВ

Служебная записка - это внутренний документ учреждения, цель которого - донести до руководства и других сотрудников важную информацию и побудить к принятию определенных решений. Это способствует усовершенствованию процесса управления ресурсами организации, эффективности ее работы.

В каких случаях составляется и кем

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:

1. Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.

Требования к документу

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

Важные особенности и формулировки

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

Пошаговое составление

Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

1. Сотрудник создает служебку.
2. Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
3. Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
4. Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
5. Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора сост авляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2020 года в 14-00. Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

И.И. Иванову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

1. Аллюрова А.А., 10-А класс.
2. Галопов Г.Г., 9-Б класс.
3. Рысьев Р.Р., 10-Б класс.

Преподаватель верховой езды

П.П. Петров

Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

И.И. Иванову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.

При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.

Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.

Преподаватель верховой езды

П.П. Петров

Как и сколько хранить

Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2020 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016.

Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др. Срок хранения их в архиве — 5 лет.

Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!

Стабильная и беспрерывная производственная деятельность зависит, в том числе, от системы внутренних коммуникаций. Сотрудники, у которых имеется потребность в письменном обращении к коллеге из другого подразделения или вышестоящему лицу по рабочему поводу, могут направиться в кадровое подразделение фирмы, где имеется образец такого инструмента деловой переписки, как служебная записка . Ввиду этого персоналу компании нужно ознакомиться с правилами ее оформления и регистрации, прописанными в локальных нормативах.

Предназначение служебной записки во внутренних коммуникациях предприятия

Служебная записка представляет собой особый вид документа, который предназначается для документирования деловой информации и обмена ею между субъектами. Следовательно, главной функцией рассматриваемой бумаги является передача требуемой информации между представителями коллектива.

Маршрут движения служебных записок может быть горизонтальным и вертикальным. Горизонтальный способ характерен для бумаг, целью которых является освещение или донесение сведений коллеге составителя. В свою очередь, вертикальное движение документов подразумевает направление информации управленцу.

Практика демонстрирует, что нанимателю практически всегда предоставляются жалобы, прошения или замечания по аспектам производственной деятельности.

Законодательство не фиксирует обязательства компаний использовать и регистрировать подобные бумаги. Впрочем, большинство бизнес-субъектов, тем не менее, применяют их ввиду удобства и облегчения документирования всех деловых обращений.

Невозможно опровергнуть факт наличия обращения по тому или иному вопросу к конкретному должностному лицу, если грамотно оформить и зарегистрировать документ.

Регистрация записок проходит в специализированном журнале кадровым служащим или делопроизводителем (секретарем). Такой сотрудник по запросу составителя записки также может пометить бумагу, как срочную, что ускорит процесс ее предоставления адресату.

Вся регламентация оформления и предоставления записок фиксируется в локальных нормативах . Именно поэтому при составлении такого документа лицу следует опираться на местные акты, либо на общие правила формирования официальной документации (если в локальных постановлениях не содержатся нюансы данной процедуры).

Последствия составления служебной записки на получение в пользование или приобретение автомобиля

Сотрудники предприятия, при наличии соответствующей потребности, могут составлять служебные записки с прошением предоставить в пользование служебный автомобиль , либо с запросом на приобретение машины с целью упрощения дальнейшего исполнения обязанностей.

По факту рассмотрения управленцем записки подчиненного о служебном автомобиле, может происходить следующее :

Правила составления служебной записки на служебный автомобиль

Рассматриваемая служебная записка может составляться как от руки, так и в электронном варианте. Главным требованием остается наличие подписи составителя (проставленной от руки или электронной).

Что касается требований к оформлению бумаги, справедливо говорить о следующих:

В основном тексте документа также уместно прописать причины, обуславливающие подобную потребность работника. В случае наличия документальных доказательств, их также уместно приложить к записке, указав перечень таких бумаг в основном тексте. Например, к подобным доказательствам могут относиться проездные билеты в большом количестве, которые превышают по сумме уровень затрат, которые компания затрачивала бы на содержание автомобиля.

Если к записке прикладывается подобное доказательство, то лучше, чтобы это были не просто билеты, а расчеты, доказывающие долгосрочную выгоду от приобретения авто.

Образец служебной записки на приобретение автомобиля

На практике образец служебной записки ввиду необходимости покупки автомобиля выглядит следующим образом :

Руководителю ООО «Лотос»

Парабанову Виталию Анатольевичу

от служащего отдела снабжения

Красилова Павла Сергеевича

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 13

о приобретении автомобиля

Прошу Вас приобрести легковой автомобиль для нужд отдела снабжения ООО «Лотос». Ввиду того, что наши основные поставщики, с которыми мы должны регулярно проводить собрания и встречи, располагаются в области, я вынужден стабильно три раза в неделю тратить на дорогу более полутора часов в одну сторону за одну поездку, что существенно сокращает время на профессиональную деятельность. При этом траты, осуществляемые мной на приобретение билетов на автобусы и электрички, составляют более 8500 руб. (выписку из бухгалтерии прилагаю).

Считаю приобретение автомобиля уместным решением в долгосрочной перспективе расширения производства.

С уважением,

Красилов П.С. Красилов П.С

14.02.2019г.

Таким образом, служебная записка с прошением о приобретении автомобиля является действенным инструментом по донесению до управленца информации о наличии трудностей при исполнении должностных обязанностей конкретным сотрудником. Субъекту необходимо заранее ознакомиться с правилами составления записок и указать все требуемые реквизиты.