Трудовая книжка образец заполнения увольнение на работу. Как заполняется трудовая книжка — требования к ведению документа
Трудовая книжка является обязательным документом каждого работающего человека - этого требует закон. Но также законодательством требуется и правильное заполнение данного документа. Как необходимо заполнять трудовую книжку в соответствии с современными стандартами - узнаем далее.
Заполнение главной страницы
Главная страница трудовой книжки содержит в себе основную информацию, которая разделена на специально отведенные для этого строчки. Рассмотрим построчно, как правильно заполнить эту страницу:
- ФИО . Необходимо, чтобы информация здесь была указана в полном соответствии с паспортными данными. В противном случае будет очень трудно доказать, что документ принадлежит именно этому человеку, а не какому-либо другому. Делать какие-то изменения недопустимо!
- Дата рождения . Для заполнения этой строки применяются только арабские цифры! Месяц и дата всегда состоят из двух символов. Например, если это 6 марта, то в трудовой книжке мы напишем 06.03. Год всегда пишут, используя 4 символа, без сокращений.
- Образование . Здесь важно указывать полную информацию, не используя сокращений. Место обучения и уровень образования (высшее, среднее, полное или нет) указываются максимально подробно.
- Дата заполнения . Согласно современному законодательству, запись в трудовой книжке должна быть вписана не позднее 5 дней после устройства на работу. Дата заполнения вписывается в соответствии с аналогичными же правилами, что и дата рождения.
- Подписи . Здесь должно быть 2 подписи, первая из которых принадлежит владельцу трудовой, а вторая - заполнителю, то есть ответственному лицу.
Действительной трудовую книжку делает печать организации. Её, как правило, ставит директор предприятия либо начальник отдела.
Внесение основных записей
При внесении основных записей о месте работы человека необходимо руководствоваться все тем же правилом: ни в коем случае не применять сокращений! Основные листы представляют собой таблицу с графами, в которых представлена определенная информация о месте работы и её особенностях. Рассмотрим последовательно, каковы особенности заполнения в данном случае:
- Номер записи . В первой графе прописывается порядковый номер вносимой записи. В данном случае 0 не используется. То есть, если нам необходимо внести первую запись, то она такой и будет - «1».
- Дата заполнения . Указывается в порядке число-месяц-год. Вписывается в соответствии с правилами внесения дат без каких-либо сокращений.
- Непосредственные сведения . Здесь пишут, приняли сотрудника на работу, переводят на другое место или должность или увольняют . Информация должна быть прописана подробно. Рядом с ней ставится подпись сотрудника - это значит, что он осведомлен о дальнейших действиях и претензий не имеет.
- Основание для действий , описанных в 3 графе. Например, это может быть приказ об увольнении, распоряжение о принятии на работу и т.д. Обязательно указывается, от какого числа описанный документ. Например, Протокол от 23. 04.2001.
Важные правила заполнения трудовой книжки
- Документ должен заполняться ручкой, которая может иметь черные, синие либо фиолетовые чернила. Она может быть гелевой, шариковой либо перьевой.
- Все записи вносятся на русском языке либо дублируются на ином языке, который установлен в субъекте на государственном уровне.
- Каждая запись обладает своим порядковым номером. Нельзя заполнять строку, не присвоив ей номера в первой графе.
Исправления в трудовой книжке не допустимы. В случае допущения ошибки, как правило, делается пометка «Была допущена ошибка в …».
Видео: Как делать записи о работе в трудовой книжке?
В следующем видео рассказывается, как правильно сделать запись о работе. Для этого надо иметь на руках трудовую книжку, синюю ручку, приказы о приеме на работу, переводе или увольнении, печать:
Ответственность за ведение трудовой книжки
Первое, что необходимо знать сотруднику - это ответственность за ведение и содержание трудовой книжки. Согласно закону, отвечает за это работодатель, который обязан вносить своевременно необходимые сведения в трудовую книжку, хранить её, выдавать необходимые вкладыши и т.д. В действительности работодатель занимается этими делами не напрямую, а через ответственных лиц, которых он обязан самостоятельно назначить приказами внутреннего действия.
Важно отметить, что ответственность за ведение трудовой книжки ложиться также на ИП, если он держит работников. Кем же является индивидуальный предприниматель в трудовой книжке, предлагается узнать из видео:
О трудовой книжке говорится в следующих законодательных документах:
Когда на предприятии отсутствует кадровая служба или специальные ответственные за трудовые книжки лица, то ответственность за это понесет работодатель. На сегодняшний день закон предусматривает за это административную ответственность в виде штрафа или временного приостановления деятельности.
Вести трудовую книжку несложно, если соблюдать все правила. Важно отметить, что в ситуации потери трудовой книжки в течение 15 дней после сообщения об этом работодатель обязан выдать сотруднику дубликат.
В законодательстве Российской Федерации существует несколько правовых актов, содержащих инструкции по заполнению трудовых книжек (далее – ТК), их ведению и хранению. Правила ведения включают в себя, прежде всего, требования к оформлению записей в данном документе. Рассмотрим эти требования.
В настоящий момент в обороте делопроизводства имеются ТК трех видов. Это книжки 2004, 1973 и 1938 годов выпуска. Независимо от года выпуска, правовой статус этих документов не изменился, поэтому менять их на книжки нового образца не нужно.
Российское законодательство посредством правовых актов, предъявляет определенные требования к ведению, заполнению и граждан.
Правила внесения записей:
- Согласно правилам заполнения, вся информация записывается аккуратным почерком шариковой или гелевой ручкой, содержащей светостойкие и водостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета. Это защищает написанную информацию от повреждения. Необходимость данной меры обусловлена тем, что срок использования трудовой книжки достаточно большой (до 75 лет), а информация, отраженная в ней, представляет ценность.
- Также, согласно Инструкции по правильному заполнению и ведению, в данном документе неприемлемо сокращения слов. Такие слова как «приказ», «распоряжение», «пункт» и т.д. вносятся полностью, независимо от желания и возможностей специалиста. Этим требованием специалисты отдела кадров, иногда, пренебрегают, нарушая тем самым правила заполнения трудовых книжек.
- Одним из условий по правильному заполнению и, является необходимость пронумеровать каждую запись. Специалист, заполняющий трудовую книжку, должен в определенной, предназначенной для этого графе, указать порядковый номер каждой записи.
Инструкция по ведению записей в трудовой книжке
Несмотря на многонациональность нашей родины, инструкция по ведению трудовых книжек обязывает заполнять документ на русском языке.
Республики, входящие в состав Российской Федерации, имеют права дублировать записи на своем языке, если он признан для данной территории официальным.
Как правильно заполнить трудовую книжку, или состав записей:
- Запись сведений о работнике. В документе отражаются следующие персональные данные владельца: ФИО, дата его рождения, информация о его образовании, профессии, специальности.
- Запись сведений о стаже. Это наиболее объемная информация документа, содержит данные об обязанностях сотрудника, переводе на другую работу или должность, увольнение, присвоение нового разряда, повышении квалификации. Помимо этого, отражается информация о времени учебы, о прохождении службы в рядах российской армии, об отбывании наказания. Данные сведения размещаются в соответственной графе, как показано на образце в конце статьи.
Как заполнить раздел записей сведений о награждениях работника? Для отражения этой информации выделен специальный раздел: «Сведения о награждении ». Вся история рабочей доблести нашла свое отражение на страницах данного документа: государственные награды, присвоение почетных званий, почетные грамоты, награждение нагрудными знаками, дипломами, другие виды поощрении.
- Сведения, вносимые в документ должны быть максимально полными и включать в себя: порядковый номер, дату внесения записи, ссылку на документ – основания
- Информация, внесенная в документ, должна отражать истинное положение дел.
- Персональные данные работника (ФИО), согласно Инструкции по правильному заполнению, вносится в именительном падеже. Не допускается сокращения данной информации, замены ее инициалами.
- Даты пишутся полностью, арабскими цифрами, при этом, используется двухзначное обозначение дней и месяцев (09, а не 9) и четырехзначное обозначение года (2003 г., а не 03 г.).
- На ставится разборчивая подпись ответственного лица, и заверяется печатью.
- При выдаче дубликата, сверху титульного листа ставятся соответственные записи. Они могут быть написаны от руки, либо проштампованы.
Правила ведения трудовых книжек
- Внесение записей в ТК работника обязательно только для тех сотрудников, для которых данное предприятие – основное место работы.
- Руководитель предприятия обязан трудоустроить сотрудника и, соответственно внести запись в ТК, если его стаж более пяти дней.
- При оформлении отношений с работодателем посредством договора, вносить записи в ТК работника нет необходимости.
Примите к сведению:
- Правильное заполнение предусматривает, что этот документ заводится сотруднику работодателем на предприятии, являющемся для него первом месте работы. Заполняется документ в присутствии его будущего владельца не позднее семи дней с момента устройства на работу. Независимо от лица, оформлявшего данный документ, ответственность за правильное заполнение и ведение, несет руководитель предприятия.
- Бланки предыдущих годов выпуска имеют такую же юридическую силу, как и нового, и не подлежат обмену. Однако, заполнять их необходимо в соответствии с новыми требованиями.
- В период рабочей деятельности формуляр хранится у работодателя как документ строгой отчетности. Руководитель предприятия несет полную ответственность за хранение и ведение документа.
- В случае прекращения с работником отношений, вносится запись об увольнении, и документ выдается на руки в этот же день. Если произошла задержка выдачи по вине работодателя, тогда изменяется дата увольнения.
Трудовая книжка – это юридический документ, отражающий весь трудовой путь владельца. Она в некотором роде является лицом работника, поэтому правила оформления трудовой книжки следует строго соблюдать.
Образец заполнения трудовой книжки
Т.Н. Шубникова, эксперт АГ «РАДА»
Новые бланки трудовой книжки и вкладыша в нее приведены в постановлении правительства от 16 апреля 2003 г. № 225. При их заполнении нужно руководствоваться инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69 (далее – постановление № 69).
Как завести новую трудовую книжку
Новую трудовую книжку нужно оформлять при приеме на работу граждан, у которых ее пока нет. А вот старые книжки менять на новые не нужно.Заводить трудовые книжки работникам могут только фирмы. Предприниматели на это права не имеют.Трудовую книжку оформляют на каждого работника, который проработал в организации больше пяти дней.На работника, который впервые устроился на работу, трудовую книжку заводят в его присутствии. Сделать это нужно в течение недели с момента принятия его на работу. В этом случае с работника удерживается плата. Она равна стоимости приобретения бланка трудовой книжки.Как заполнить трудовую книжку
Трудовая книжка состоит из трех частей:– титульный лист;– сведения о работе;– сведения о награждении.Титульный лист
На титульном листе нужно указать следующие сведения о работнике:– фамилию, имя, отчество;– дату рождения (число, месяц, год);– образование, профессию, специальность.Эти записи делаются на основании паспорта или другого документа, удостоверяющего личность (например, военного билета), а также документов об образовании или бумаг, которые подтверждаютналичие специальных знаний (например, аттестата).В нижней части титульного листа ставится дата заполнения трудовой книжки. Правильность внесенных сведений заверяют своими подписями сам работник и лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек. После этого нужно поставить печать фирмы.Сведения о работе
Данный раздел состоит из нескольких граф: – графа 1 «Номер записи»;– графа 2 «Дата (число, месяц, год)»;– графа 3 «Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении»;– графа 4 «Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись».При оформлении приема на работу в графе 3 в виде заголовка нужно написать полное наименование фирмы. Кроме того, в эту графу можно внести ее сокращенное название.Строчкой ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи. В графе 2 указывается дата приема сотрудника на работу.Запись о должности, специальности, профессии с указанием квалификации вносится в графу 3. В этой же графе нужно будет указывать сведения о переводе на другую постоянную работу или увольнении работника. Все эти записи вносятся в трудовую книжку на основании приказа руководителя. Дату и номер этого приказа нужно поставить в графе 4.Все записи в трудовой книжке нужно делать без сокращений.Если человек увольняется, то запись об этом нужно сделать непосредственно в день увольнения. В остальных случаях отразить сведения в трудовой книжке надо в течение недели с момента составления приказа. Обратите внимание, что сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку только по желанию работника.Пример В ЗАО «Меридиан» 15 января 2004 года принята на должность бухгалтера Ю.В. Шевелева (приказ от 15 января 2004 г. № 5/К). С 1 июля 2004 г. ее перевели на должность главного бухгалтера (приказ от 1 июля 2004 г. № 25/К).Работник кадровой службы фирмы заполнил раздел «Сведения о работе» так:Сведения о работе
| № записи | Дата | ||||
| число | Месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Закрытое акционерное общество «Меридиан» | |||||
| 3 | 15 | 01 | 2004 | Принята на работу на должность бухгалтера | Приказ № 5/К от 15.01.2004 г. |
| 4 | 01 | 07 | 2004 | Переведена на должность главного бухгалтера | Приказ № 25/К от 01.07.2004 г. |
III . ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ
| Дата | Структурное подразделение | Профессия(должность), разряд, класс(категория) квалификации | Оклад (тарифнаяставка), надбавка,руб. | Основание | Подписьвладельцатрудовойкнижки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 15.01.2004 | Бухгалтерия | Бухгалтер | 5000 | Приказ № 5/К от 15.01.2004 | Шевелева |
| 01.07.2004 | Бухгалтерия | Главный бухгалтер | 10 000 | Приказ № 25/К от 01.07.2004 | Шевелева |
Сведения о работе
| №записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| 5 | 12 | 11 | 2003 | Уволен по причине прогула | Приказ № 24 |
| (подпункт «а» пункта 6 | от 12.11.2003 г. | ||||
| статьи 81 Трудового кодекса РФ) | |||||
| Генеральный директор ООО | |||||
| «Стрела»: Яковлев (Яковлев) | |||||
| Ознакомлен: Ветров (Ветров) | |||||
Сведения о награждении
В этом разделе делаются записи о вручении работнику государственных наград, почетных грамот, о присвоении званий, а также о различных поощрениях, предусмотренных коллективными договорами.Если фирма регулярно выплачивает своим сотрудникам премии, которые предусмотрены системой оплаты труда (положением о заработной плате, трудовым договором), отражать это в трудовой книжке не надо. Записи о взыскании не вносятся в трудовую книжку. Если, конечно, оно не является основанием для увольнения работника.Внесение изменений и исправлений
Сведения об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения работника вносятся в трудовую книжку на основании паспорта, свидетельства о рождении, браке, расторжении брака и т. д. В этом случае необходимо сделать ссылку на номер и дату этих документов. Прежние сведения надо зачеркнуть одной чертой, а рядом записать новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Каждая ссылка заверяется подписью руководителя или специально уполномоченного им лица. После этого нужно поставить печать фирмы.При обнаружении неправильной записи в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» ее нужно исправить. Зачеркивать ее нельзя. Нужно написать, что она недействительна. После этого необходимо сделать правильную запись.Исправление вносит та фирма, которая допустила ошибку. В случае реорганизации фирмы правильную запись сделают на том предприятии, на котором сотрудник работает в настоящее время. Пример Водитель Р.Г. Александров принят на работу в ЗАО «Березка» 1 мая 2003 года. В этот день руководитель подписал приказ № 52 о его назначении на работу.Заполняя книжку, специалист отдела кадров ошибочно указал в ней неправильную дату – 11 мая 2003 года. В тот же день он обнаружил эту ошибку и исправил ее.Для этого в трудовой книжке Р.Г. Александрова сделаны такие записи:Сведения о работе
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Закрытое акционерное общество «Березка» | |||||
| 8 | 01 | 05 | 2003 | Приказ № 52 от 11.05.2003 г. | |
| 9 | 01 | 05 | 2003 | Запись за № 8 недействительна | |
| 10 | 01 | 05 | 2003 | Принят на работу на должность водителя | Приказ № 52 от 01.05.2003 г. |
Когда выдается дубликат или вкладыш
Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:– трудовая книжка потеряна;– в ней есть запись об увольнении, которое признано незаконным;– книжка пришла в негодность.В случае потери трудовой книжки работник должен немедленно заявить об этом в ту фирму, которая вносила в нее последнюю запись. Эта фирма выдаст дубликат. Для этого в новую трудовую книжку вносятся только те сведения, которые можно подтвердить документально. Записи по каждому прежнему месту работы не делаются. Нужно указывать только общее число лет, месяцев и дней трудового стажа, а также сведения о последнем месте работы. Фирма обязана выдать работнику новую трудовую книжку не позднее 15 дней с момента подачи им заявления.При наличии в трудовой книжке записи об увольнении, которая признана незаконной, по заявлению работника фирма выдает ему дубликат. В нем повторяются все записи, кроме той, которая признана незаконной. Также поступают и в том случае, если трудовая книжка пришла в негодность. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то необходимо завести вкладыш. В самой трудовой книжке ставится штамп «Вкладыш выдан» и указываются его серия и номер.Обратим внимание, что без трудовой книжки вкладыш недействителен.Хранение трудовых книжек
Руководитель своим приказом назначает ответственного за хранение трудовых книжек. Чаще всего это работник отдела кадров или бухгалтер. В их обязанности входит ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В этой книге регистрируются все принятые от сотрудников трудовые книжки. Забирая свою трудовую книжку, работник расписывается в книге учета и личной карточке.Бухгалтерия ведет приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Чтобы получить эти бланки, ответственный за их ведение подает в бухгалтерию заявку. В конце месяца он должен отчитаться за полученные бланки.Форма бланка учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также форма бланка приходно-расходной книги утверждены постановлением № 69.Основным документом при трудоустройстве является трудовая книжка. Если человек впервые устраивается на работу, то за предоставление соответствующего документа отвечает работодатель. В иных случаях обозначенное удостоверения предоставляет сам работник. Если соискателю необходимо всего лишь принести документ, то кадровые сотрудники должны знать все актуальные правила по оформлению страниц.
Кроме стандартных моментов, таких как занесение записи о найме или об увольнении, в этом вопросе есть много нюансов – исправления, оформление вкладышей, регистрация, хранение и прочее. Разобраться с особенностями внесения обозначенных записей в рабочем документе трудящегося вам поможет настоящая публикация.
Инструкция по заполнению трудовых книжек 2017
Инструкция зависит от того, о каком конкретно факте будет делаться запись. Для примера можно взять случай, когда человека принимают на новое место труда. Информацию о трудоустройстве требуется вносить, начиная со второй или третьей страницы. В 3-й графе следует прописать полное название компании и рядом – сокращенное. Эти сведения вносятся в формате заголовка, ниже которого следует указать:
- 1-я графа – порядковый номер;
- 2-я – дата приема в штат компании;
- 3-я – конкретная запись о принятии с упоминанием названия предприятия или филиала компании, должности и другой подобной информации;
- 4-я – уточнение данных о приказе, являющимся основанием трудоустройства, с его реквизитами – датой и номером.
Порядок и правила заполнения трудовой книжки
Если гражданин отработал хотя бы в течение пяти дней в компании, то на его имя уже необходимо оформлять надлежащую запись в рабочее удостоверение трудящегося. Чтобы осуществить данную операцию без ошибок требуется ознакомиться с некоторыми правилами:
- Для новых сведений используется сквозная нумерация;
- Вносить информацию следует на русском языке;
- Для иностранных компаний, функционирующих в РФ, может допускаться дублирование данных на родном языке для учредителей предприятия;
- Сокращения не разрешены, а цифры нужно использовать арабские;
- После каждой информации необходимо заверять ее при помощи печати. При использовании ручки можно применять следующие цвета чернил: черный; фиолетовый; синий.
Особые правила существуют применительно к оформлению дат. Допустимый формат – ДД.ММ.ГГГГ. Изучать порядок ведения рабочего удостоверения подчиненного рекомендуется начиная с титульного листа. Там отмечаются личные данные, дата рождения, образование, профессия работника, после чего ставится печать.
Заполнение трудовой книжки при приеме на работу – образец
Важным моментом официального трудоустройства считается внесение записи о данном факте в рабочую книжку подчиненного. От того как будет оформлен соответствующий документ зависит начисление будущей пенсии сотрудника. Поэтому при найме на службу требуется придерживаться следующей процедуры внесения сведений в акт:
- В средней части кадровиком записывается название компании и факт приема нового сотрудника;
- Слева указывается – дата трудоустройства;
- Справа – реквизиты приказа.
Если рабочее удостоверение оформляется впервые, тогда следует знать особенности заполнения титульного листа трудовой книжки. Согласно с существующими правилами титульный лист должна оформлять та компания, которая считается для работника первым местом службы. Особенность титульного листа заключается в том, что кроме ФИО и даты рождения, обозначается уровень образования и специальность. Управляющий компанией и кадровик, заполняющий трудовую книжку, в завершении обязаны поставить свои подписи.
Заполнение трудовой книжки при увольнении по собственному желанию 2017 — образец
При увольнении подчиненного надлежит отразить данный факт в соответствующем рабочем удостоверении трудящегося. В подобном случае указывается, кто являлся инициатором прекращения сотрудничества (в данном случае – собственное желание подчиненного). При внесении данных в акт допускаются две формулировки – уволен и трудовой договор расторгнут.
Образец заполнения трудовой книжки при переводе в другую организацию
Сведения, которые касаются перевода вносятся сразу за информацией о приеме, если в период нахождения в штате организации человек не получал никаких наград и вознаграждений. Основанием перевода выступает приказ, ввиду этого в правой части необходимо сослаться на соответствующее распоряжение. Необходимо указать всю информацию, которая касается приказа, а именно: дата издания, порядковый номер.
Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу у ИП
Общие правила для индивидуальных предпринимателей никак не отличаются от норм заполнения, который установлен иных компаний. Напротив информации о приеме в рабочем удостоверении должна присутствовать ссылка на рабочую договоренность и сведения о ней. Также при заполнении можно сослаться на приказ, который будет считаться подтверждением найма на службу нового подчиненного. После включения соответствующей информации предприниматель ставит подпись и печать.
Ошибки при заполнении трудовой книжки и их исправление
» Правила заполнения трудовой книжки
Правила заполнения трудовой книжки
Всякой организации непременно нужно иметь трудовые книжки каждого, кто в ней работает на постоянной основе и дольше пяти дней. Кадровики отмечают здесь всю важную информацию о профессиональной деятельности его владельца — таково требование Трудового кодекса и образец и правила заполнения трудовой книжки, мы разберем в сегодняшней статье.
Делать отметки на страницах книжки разрешается ручкой синего (как вариант – фиолетового) или чёрного цвета, использование разного рода сокращений считается ошибкой.
Данные на титульном листе:
- Имя. Оно должно быть написано в полной форме, как и в паспорте, без использования сокращённых форм и инициалов. Данные можно отыскать в паспорте, правах на вождение автомобиля, военном билете и подобных документах.
- Дата рождения. Для её записи применяются арабские цифры. При указании числа и месяца используются двухпорядковые числа, а год записывается четырёхпорядковым.
- Образование. В этой строке пишется уровень имеющегося образования, которое может быть средним профессиональным, высшим или другим. Сюда можно внести информацию и о не оконченном на текущий момент образовании. Данные, необходимые для верного заполнения этого пункта, следует брать из документов, что предоставил работник.
- Специальность. Здесь вписывается основная рабочая специальность владельца книжки, полученная им в учебном заведении. Эти сведения уточняются также по предоставленным документам об образовании.
- Дата заполнения. Как правило, тут фиксируется важная дата – день оформления первой записи в книжке. Характерная особенность указания даты в этой строчке – месяц можно написать прописью, и это не будет считаться ошибкой.
- Подпись владельца книжки. Тут всё понятно, расписывается сам трудоустраивающийся.
- Подпись сотрудника, который занимается всеми вопросами, связанными с оформлением подобных документов. Тут возможны варианты. В идеале ведать подобными вещами должен отдел кадров, соответственно, подписи в книжках делает его начальник. Однако не у каждой фирмы есть своя кадровая служба, поэтому часто такая ответственность бывает возложена на бухгалтера, а то и на руководителя.
- Печать. Она заверяет собой всё, что было указано ранее. Это может быть официальная печать фирмы или её кадровой службы, если таковая имеется.
Внесение данных об основной работе
- Название фирмы. Оно записывается в третьей графе таблицы сначала полностью, без аббревиатур типа ООО, ЗАО и пр., а потом дополнительно в скобках подписывается и сокращённая форма названия.
- Номер записи. В нужную графу таблицы вписывается порядковый номер абсолютно любой записи о работе, т.е., к примеру, при первом трудоустройстве это будет номер «1», при переводе – «2», и так далее. Примечательно, что эта цифра размещается на строке, следующей после названия фирмы, а само название образует своего рода «шапку» над всеми последующими отметками.
- Дата. Дата официального оформления на работу заносится в специально предназначенные для этого столбцы таблицы арабскими цифрами. Что касается строки, то информация располагается на той же строчке, что и порядковый номер этой записи.
- Запись об оформлении на работу. Она пишется в третьем столбце и начинается с той же строки, на которой записана дата устройства на работу. Указываются название того подразделения фирмы, куда принят сотрудник, и его должность.
- Указание документа, ставшего основанием для трудоустройства владельца книжки. Обычно им бывает приказ о приёме нового сотрудника на работу. Эта информация вносится в последнюю графу на той же строчке, что и предыдущая запись.
Внесение сведений о трудовой деятельности по совместительству
Порой бывает, что работник выполняет определённые обязанности, совмещая их со своей основной работой. Сведения о такой трудовой инициативе записываются только по желанию самого работника. Если желание у него имеется и он попросил сделать отметку в книжке, то порядок внесения данных будет аналогичным описанному ранее, только название организации второй раз писать не нужно.
Перевод в иное подразделение или смена должности
Бывает такое, что сотрудник переводится для дальнейшей работы в другой отдел или меняет должность. Естественно, такие перемены в его карьерном пути необходимо зафиксировать в трудовой.
- Номер записи. Новая веха в трудовой помечается, конечно же, новым по счёту номером.
- Дата. Арабскими цифрами пишется дата официального перевода.
- Запись о переводе или о занятии новой должности. В третью графу пишутся название подразделения, куда переведён владелец трудовой, и его новая должность.
- Основание перевода. В последний столбец таблицы записываются данные приказа о переводе.
Внесение информации об увольнении
Увольнение сотрудника – повод для очередной записи в трудовую, причём сделать её надо вовремя, так как в заключительный рабочий день её требуется вернуть владельцу. Промедление в таком деле может грозить штрафом и выплатой компенсации сотруднику, прекратившему работать в данной организации.
- Порядковый номер. Увольнение – это очередная запись, и она должна иметь свой номер в предназначенной для этого графе.
- Дата. Тут указывается дата заключительного рабочего дня – именно она считается датой окончательного увольнения. Естественно, цифры должны быть арабскими.
- Причины. В третьей графе, где записываются должность и место работы, нужно внести отметку о причине увольнения, не забывая сослаться на нужную статью ТК. К примеру, если увольнению предшествовало непосредственное желание сотрудника, надо сослаться на статью 77, п.3.
- Основание. В последней графе вписываются данные того документа (как правило, приказа об освобождении от должности), на основании которого произошло увольнение.
- Печать. После оформления всех записей нужно скрепить их печатью, а также подписью руководителя фирмы или другого уполномоченного на это лица. Уволившийся сотрудник тоже ставит подпись, и увольнение можно считать состоявшимся.
