Акт приема товара образец. Акт приемки-передачи товара: образец

Акт приема-передачи товара – один из тех документов, которые многие считают не обязательным к заполнению. Мол, достаточно и товарной накладной. Однако в некоторых случаях этот акт просто необходим.

В частности, он удостоверяет соблюдение правил приемки товаров, служит надлежащим подтверждением поставки товара, и т.д. Поэтому наличие данного документа обязательно!

Что это за документ

Этот акт в общем виде является перечнем товаров, которые передаются покупателю и им принимаются. Как правило, в документе заявляют:

полный перечень товаров, которые передаются заказчику;
указание об их качестве и количестве;
указание о наличии расхождений;
стоимостные показатели – цена единицы, общая стоимость поставки, и т.д.

Однако цель этого документа – подтверждение факта приемки-передачи товаров надлежащего качества и соблюдения всей процедуры передачи товаров и их приема. Последнее особенно важно тем, что является доказательством отсутствия нарушений в процессе приема товаров. Иными словами:

товары были осмотрены и принимались в присутствии представителя поставщика;
было удостоверено отсутствие расхождений по качеству принятых товаров;
претензий к поставщику, к покупателю-посреднику или к экспедитору, доставившему товар, не имеется;
поставка товаров была осуществлена без нарушений.

Если же приемосдаточный акт будет считаться формальностью, то его подписание «не глядя» способно стать доказательством надлежаще выполненной приемки товаров и принятие их в той комплектности и того качества, какие указаны в акте, даже если такая приемка и не производилась. Об этом свидетельствует судебная практика.

А значит, предъявить впоследствии претензии по обнаруженному браку, недопоставке и прочим проблемам к поставщику или к транспортной компании будет невозможно, даже через суд!

В каких случаях он необходим, а когда можно обойтись и без него

Как правило, акт приема-передачи составляется при поставке товаров:

По договору транспортной экспедиции

В этом случае акт о приемке и передаче товаров составляет поставщик, подписывает изначально поставщик и экспедитор. Документ подтверждает факт принятия экспедитором товаров определенного качества и количества и их перемещения к покупателю – заказчику экспедиторских услуг, а также факт отсутствия у покупателя претензий по качеству и количеству товаров и исполнения экспедитором всех обязательств по договору.

По договору комиссии

Это когда одна из сторон (комиссионер) действует в интересах другой стороны (комитента), выполняя ее поручения за вознаграждение. В этом случае комиссионер, первоначально покупая от своего имени товар, предназначенный для комитента, но за счет комитента, принимает его по товарной накладной.

Но при окончательной передаче активов уже комитенту потребуется акт приема–передачи товаров, который составляется либо комиссионером, как посредником, и подтверждает выполнение в надлежащем виде поручения комитента, либо комитентом — при непосредственной приемке товаров.

О необходимости составления приемо-сдаточного документа по сделке говорит и Гражданский Кодекс РФ (статья 1000). В частности, он указывает об обязательстве комитента принять и осмотреть имущество, приобретенное комиссионером для него. И в случае обнаружения каких-либо претензий к этому имуществу комитент должен известить комиссионера. Оповещение производится в письменной форме, например, в виде акта!

По договору складского хранения

В соответствии с Гражданским кодексом РФ (ст. 907) хранитель обязуется хранить вещи, переданные ему их собственником, и возвратить их в сохранности. При этом хранитель обязан произвести осмотр принимаемых им товаров – их внешний вид и количество. А при возвращении товара его собственнику именно собственник должен произвести осмотр для удостоверения того, что ему возвращают именно его материальные ценности и в том состоянии и количестве, в каком они были переданы на хранение. В этом случае также должен быть составлен акт приема-передачи.

А если товар принимается по обычному договору поставки? Без посредников со стороны покупателя или поставщика? И в присутствии непосредственного представителя поставщика? В этом случае можно обойтись и товарной накладной (формы ТОРГ-12), но если нет никаких расхождений по качеству и комплектности товара.

Но акт приемки не помешает и в этом случае: в данном документе отражается информация об условиях, в которых производилась приемка и передача купленных активов, и об участниках процедуры приемки. А ведь ТОРГ-12 лишь подтверждает отпуск товара со склада поставщика и его поступление на склад покупателя.

Составление акта приема-передачи товара

Варианты форм

У предприятия есть два варианта составления Акта.

Использование унифицированной формы

Например, ТОРГ-1 (в торговых операциях), которая утверждена Госкомстатом РФ в Постановлении №132 от 25.12.98г. Или МХ-1 (при хранении товаров) – форма утверждена Постановлением Госкомстата России №66 от 09.08.99г., и т.д.

Использование самостоятельно разработанной формы

Это право дается Федеральным законом №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Но тогда необходимо, чтобы в акте содержались следующие реквизиты, которые закон считает обязательными:

название документа (т.е. АКТ) и дата его составления. Дата должна соответствовать дате поступления товаров на предприятие;
название лица, которое данный документ составило. Т.е. название предприятия или Ф.И.О. предпринимателя. Причем, составителем акта может быть, как поставщик или посредник, так и сам покупатель;
содержание операции, на которую составляется документ. Т.е. «приемка-передача товаров по договору №… от ….». Как правило, эту фразу пишут сразу после названия документа – слова «Акт». Это не возбраняется;
натуральное и (или) денежное измерение этой операции, а также единицы измерения (при их наличии). Т.е. дается перечень по наименованию, количеству, стоимости каждой единицы принимаемых и передаваемых товаров. Денежное измерение обязательно указывается в российских рублях;
должность, Ф.И.О. и подписи тех, кто ответственен за реализацию операции и ее документальное оформление, или только за документальное оформление.

Кто подписывает

Обычно акт подписывают:

представитель поставщика и транспортной компании , или иного лица, через которого произошло поступление товара к покупателю. Подписание акта ими производится на основании доверенности. В случае складского хранения подписывает акт представитель фирмы-хранителя;
представитель покупателя . Если покупатель сам оформляет акт, то с его стороны может быть назначена целая комиссия с председателем. Это назначение осуществляется приказом по предприятию. И в состав комиссии могут входить не только складские работники, но и руководитель предприятия и иные лица.

Подписание Акта всеми участниками процесса осуществляется только после полного приема товаров, или в процессе поэтапной их передачи. Например, от поставщика к перевозчику, от перевозчика к покупателю.

Оформление акта может быть инициировано любой из сторон сделки – все зависит от условий и (или) характера договора. Но обязательно не менее чем в 2 экземплярах – исходя из количества сторон сделки. Например, при доставке товара через транспортную компанию изначально акт подписывают представитель поставщика и экспедитор, и только потом – покупатель. Значит, актов составляется 3 экз.

Дополнительные реквизиты

Что касается дополнительных реквизитов, то их наличие не ограничивается в документе. Поэтому в самостоятельно разработанной форме следует еще отразить:

место приемки и передачи товаров;
условия сдачи и приемки;
методы приемки (например, осмотр, поштучный пересчет и т.д.);
наличие или отсутствие расхождений.

Наличие этих дополнительных реквизитов характеризует особенность всего процесса приема-передачи материальных активов.

Нюансы при оформлении акта в разных случаях

В случае принятия товаров на хранение при составлении акта обязательно указываются:

сроки, на которые принимается данный актив для хранения;
оценка – цена за единицу и общая стоимость;
условия хранения.

При поступлении товаров по договору поставки в акте могут быть отражены:

дата и время прибытия товаров;
время и дата прерывания и возобновления процедуры приемки. Если в этом была необходимость;
указание на фактический объем поступления товара и на наличие отклонений по количеству (в сторону увеличения или уменьшения). Это отклонение определяется на основании сопроводительных документов от поставщика;
указание на способ, используемый для определения недостающих товаров.

При поступлении товаров через экспедитора оформляется специальная форма – Акт приемки груза, — заявленная в Письме ФНС РФ №ШС-22-3/660@. В этом акте обязательным является описание условий транспортировки и состояния упаковки товаров при их принятии от поставщика:

в каком виде приняты коробки (запечатаны, или нет);
нарушена или нет целостность упаковки;
характер повреждений тары, и т.д.

Этот акт оформляется всегда 3-мя сторонами: продавцом, перевозчиком и покупателем.

Выводы

Приемо-сдаточный акт на товары необходим. Он подтверждает не только отсутствие претензий по количеству и к состоянию прибывших материальных ценностей, но и факт соблюдения правил приемки товаров. И это позволяет впоследствии предъявлять поставщику, хранителю или перевозчику претензии в случае, если товар пришел бракованный или испорченный.

При передаче материальных ценностей по договору аренды, купли-продажи, поступивших в компанию безвозмездно, важно зафиксировать факт передачи ценностей от одной стороны к другой. Акт передачи материальных ценностей является важным документом и выполняет несколько функций:

Является подтверждением передачи ценностей от одной стороны к другой;
Подписывая акт, принимающая сторона принимает на себя ответственность за передаваемый товар;
Содержит полный подробный перечень передаваемых ценностей.

Акт приема-передачи товара: обязательные реквизиты

Компании имеют право разработать собственные формы документов, которые они будут применять в деятельности. Однако законодательство содержит ряд требований, которые необходимо будет учесть при составлении документов. В частности, все используемые формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

Обязательные реквизиты, которые должен содержать акт приемки-передачи товара:

Название документа: «Акт приема-передачи ТМЦ»;
Дата заполнения документа;
Название компании, которая составила документ;
В документе должно быть отражена суть факта хозяйственной жизни – в случае, если это акт приема-передачи материальных ценностей (образец ниже), то информация о передаче товаров от одной стороны к другой;
Величина измерителя факта хозяйственной жизни в натуральном или денежном выражении (с указанием единиц, в которых она измеряется);
Должности лиц, которые подписали данный образец акта приемки-передачи товара и несут ответственность за оформление данного события или сделки;
Подписи ответственных лиц и расшифровка подписей (фамилии, инициалы) или иные реквизиты, которые помогут их идентифицировать.

Перечисленные выше реквизиты являются универсальными и обязательными для всех первичных документов. Кроме перечисленных реквизитов, образец акта приема-передачи ТМЦ должен содержать полный подробный перечень товаров, передача которых оформляется данным актом: перечисление наименований, количество товаров по каждой позиции, стоимость.

Документ составляется в 2 экземплярах – по одному экземпляру для передающей и принимающей ценности стороны. Перечень должностных лиц, которые имеют право подписи первичных учетных документов, определяет руководитель компании. Такие полномочия могут быть определены приказом руководителя, должностной инструкцией или иным внутренним документом организации.

В какой валюте необходимо составлять первичные документы?

Стоит обратить внимание, что одним из обязательных реквизитов, которые содержит акт приема - передачи товара, является величина денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения. Четкого указания о том, что первичные документы необходимо составлять только в рублях, в законодательстве не содержится. Однако при этом стоит учитывать, что объекты бухгалтерского учета (активы, доходы, расходы и прочее) нужно отражать в рублях. Бухгалтерская отчетность также оформляется в российских рублях. Таким образом, учитывая эти 2 факта, первичные документы, которые подтверждают факты хозяйственной жизни, нужно составлять в рублях.

Если вы работаете с иностранными контрагентами и использование иностранной валюты обусловлено необходимостью, можно поступить следующим образом: предусмотреть несколько граф для разных единиц измерения или составить дополнительный документ, который будет разъяснять содержание документа, составленного в валюте.

Все факты хозяйственной деятельности должны быть оформлены первичными учетными документами. При передаче товарно-материальных ценностей (ТМЦ) таким первичным документом является акт приема-передачи товара, подтверждающий факт передачи ТМЦ от одного лица к другому (п. 1 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ ).

Бланк акта приема-передачи товара 2019

Форма акта приема-передачи товара не содержится в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденном Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132 .

Акт приема-передачи ТМЦ разрабатывается организацией (ИП) самостоятельно с указанием всех обязательных реквизитов, определенных в . Разработанный акт приема-передачи ТМЦ (бланк) необходимо закрепить в учетной политике компании для целей бухгалтерского учета (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 ).

Обязательные реквизиты, которые нужно будет указать в акте (п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ):

наименование документа;
дата составления документа;
наименование организации, составившей документ;
содержание факта хозяйственной деятельности;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;
подписи лиц, названных в предыдущем пункте, с указанием их фамилий и инициалов либо других реквизитов, необходимых для их идентификации.

Акт приема-передачи товара (образец простой) скачать можно

Акт приема товара по количеству и качеству

При приеме товара по количеству, качеству, комплектации согласно условиям договора, а также при поступлении товаров без сопроводительных документов составляется акт приема товара по фактическому наличию и качеству. В этом случае можно воспользоваться унифицированной формой акта о приемке товара (Форма № ТОРГ-1 ), но предварительно доработав ее с учетом требований согласно п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ .

Унифицированная форма № ТОРГ-1 содержится в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132.

Акт приема товара (образец) по унифицированной форме № ТОРГ-1 скачать можно по ссылке .

Бывают ситуации, когда при поступлении товара, его количество и (или) качество не совпадает с указанным количеством и качеством в сопроводительных документах (например, в товарной накладной). В таком случае необходимо составить акт о данном расхождении.

При этом можно воспользоваться унифицированной формой акта об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (Форма № ТОРГ-2), но также предварительно доработав ее с учетом требований согласно п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ .

Акт приема-передачи товара на хранение (образец)

При передаче товарно-материальных ценностей на ответственное хранение одним лицом другому лицу составляется также акт приема-сдачи товара.

Акт приема-передачи материалов

При передаче материалов внутри компании между отделами, а также между материально-ответственными работниками составляется акт по факту передачи таких ТМЦ.

Унифицированная форма ТОРГ-1 акта о приемке товаров - это один из первичных документов, который применяется для учета поступления материальных ценностей. Форма ТОРГ-1 была введена с января 1999 года. Она подтверждает отгрузку товаров поставщиком и их передачу покупателю согласно контракту.

Акт о приемке товаров: собственный или унифицированный бланк

До 2013 года предприятия пользовались унифицированными формами первичных документов из альбомов Госкомстата РФ. С введением в действие с января 2013 года ФЗ «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ) были внесены существенные изменения в правила составления первичных учетных документов.

Организации получили право самостоятельно разрабатывать некоторые формы первичных документов и утверждать их в своей учетной политике. Бланки из альбомов унифицированных форм больше не являются обязательными для использования в учете.

Это не значит, что предприятия больше не могут применять унифицированные формы, разработанные органами статистики. Формирование альбома собственных бланков первичной документации в соответствии с законодательством является правом, но не обязанностью организации.

Собственные документы должны иметь обязательные реквизиты, которые прописаны в ст. 9 действующего Закона № 402-ФЗ, к примеру:

название документа и его дата;
название организации;
номенклатура товаров, работ и услуг (факт хозяйственной операции) и их измерение;
Ф. И. О., должности и подписи лиц, которые ответственны за совершение сделки.

В настоящее время допускается использование акта о приемке товаров по форме ТОРГ-1, которая была утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Скачать для акта о приемке товара образец формы ТОРГ-1 можно на нашем сайте.

Как заполнить бланк акта о приемке товаров по форме ТОРГ-1

Акт о приемке товаров ТОРГ-1 заполняется по факту приема материальных ценностей. При передаче товара проверяется его количество, полная комплектность, вес и качество. При возникновении разногласий по количеству и качеству стороны должны составить акт по форме ТОРГ-2 или ТОРГ-3 (для импортных товаров). Акт по форме ТОРГ-1 заполняется комиссией, которая назначается приказом руководителя предприятия, в день передачи ТМЦ. Акт о приемке товаров по форме ТОРГ-1 можно условно разделить на 4 основные части: шапка, табличные части на 2 страницах и итоговая (заключение комиссии).

Шапка оформляется стандартным для многих документов способом. В ней отражаются:

Наименование компании и ее структурного подразделения (если есть).
Документ — основание для составления акта, его номер и дата, например распоряжение или приказ.
Место, в котором был принят товар, например склад.
Сопроводительные документы (товарная накладная, счет-фактура).
Грузоотправитель. Если он является производителем и поставщиком, то в этих строках ставится пометка: «Он же» или «Тот же».
Данные страховой организации.
Номер и дата заключения контракта, счета-фактуры на поставку ТМЦ.
Способ доставки, например автомобильным транспортом. При доставке ж/д транспортом указывается номер и дата железнодорожной накладной.
При доставке продуктов питания с ветеринарным свидетельством (например, мясных и рыбных продуктов) указывается его номер и дата выдачи.
Время прибытия товара и завершения его приемки.

На 2-й странице перечисляется номенклатура поставляемых ТМЦ, их количество, цена и стоимость (по данным поставщика). В табличной части 3-й страницы принимающая сторона проставляет стоимость и фактическое наличие товара по массе и количеству мест. При количественных отклонениях от данных поставщика заполняется колонка «Отклонение». На 4-й странице комиссия фиксирует свое заключение о соответствии товара документам поставщика и выносится решение руководителя об оприходовании его на склад.

На нашем сайте вы можете скачать заполненный образец формы ТОРГ-1.

Акты разногласий при приемке товара форм ТОРГ-2 и ТОРГ-3 - образцы бланков

В деловой практике встречаются обстоятельства, при которых у сторон сделки возникают разногласия по объему товара или по его качественным показателям. Например, в сопроводительных документах указано одно количество, а по факту оказалось совсем другое. В таких случаях оформляется акт разногласий при приемке товара.

В этот документ вносятся данные согласно реальному положению дел, а под ним должны стоять подписи членов создаваемой комиссии и представителя поставщика. Составлять его надо и по каждому поставщику, с которым возникли разногласия, и по каждой спорной партии товара. После оформления акт должен быть передан в бухгалтерию со всеми сопутствующими документами.

Примечательно, что для таких документов предусмотрена особые бланки, причем разные для товаров российского происхождения применяется одна форма - ТОРГ-2, составляемая в 4-х экземплярах, а для импотртных товаров - ТОРГ-3, составляемая в 5-и экземплярах.

Для акта разногласий при приемке товара образец бланка ТОРГ-2 можно скачать на нашем сайте.

Помимо этого бланка на нашем сайте доступна для скачивания и форма ТОРГ-3.

Где можно найти и скачать образец акта на доставку товара

В некоторых особо сложных случаях, когда одной накладной от поставщика (ТОРГ-12) мало или поставляемые товары представляют особую ценность, составляется акт на доставку товара. В этом документе стороны подтверждают не только факт состоявшейся поставки, но и удостоверяют своими подписями надлежащее качество поставленных товаров.

Значимость акта подтверждается тем, что под ним ставят подписи первые лица или руководящие работники, специально уполномоченные для этой процедуры.

Для акта на доставку товара образец скачать можно на нашем сайте.

Вы также можете ознакомиться с правилами заполнения формы ТОРГ-12 в нашей статье

В большинстве случаев передача товаров сопровождается всего одним документом – товарной накладной, но иногда условия договора между сторонами требуют составления дополнительной бумаги: акта по приему-передаче товара.

ФАЙЛЫ

Акт служит удостоверением факта перемещения материальных ценностей, фиксирует их стоимость, а также такие параметры, как качество и количество.

В ситуациях, когда получатель предъявляет к поставщику претензии по объему, составу, или физическому состоянию (брак, дефекты, неисправности и т.п.) товара, данный документ входит в доказательную базу. Очень часто данная бумага является для судьи (в том случае, если разногласия привели к суду) решающим аргументом для принятия соответствующего решения.

Стоит отметить, что отдельные виды продукции передаются только при условии оформления акта по приему-передаче товара (например, высокотехнологичное оборудование, техника и т.д.). Связано это с тем, что при передаче таких товаров проводится их обязательная проверка, осмотр, и т.п. процедуры.

Еще один случай, когда составление акта по приему-передаче товара неминуемо – его отправка на ответственное хранение. Здесь акт создается для того, чтобы зафиксировать внешний вид, состояние, технические характеристики передаваемых материальных ценностей, а также обозначить условия их хранения и назначить сотрудника, ответственного за сохранность.

Правила составления акта по приёму-передаче товаров

Прежде чем переходить к оформлению акта, следует убедиться в том, что представители обеих сторон, участвующих в процессе, уполномочены на его проведение. В данном случае подтверждением могут служить приказы, доверенности или нотариально заверенные поручения, выданные руководством предприятий сотрудникам на совершение таких действий от лица организации.

Данный акт может быть написан в произвольной форме, но при условии соблюдения стандартов делопроизводства по оформлению подобного рода документов.

Он в обязательном порядке должен содержать сведения о сторонах, задействованных в процессе передачи (название и реквизиты компаний, должности и ФИО ответственных лиц), список передаваемых материальных ценностей с указанием количества, ассортимента, стоимости, информацию о наличии повреждений, дефектов, неисправностей, а также претензии, если таковые возникнут.

При необходимости по соглашению сторон в акт можно внести дополнительные данные, такие как условия и сроки оплаты поставки, составление вторичных актов, оформляемых в виде приложений и т.д.

Для составления акта подходит стандартный лист формата А4, оформленный в двух экземплярах (по одному для каждой заинтересованной стороны). Каждая копия в обязательном порядке должна быть удостоверена оригиналами подписей руководителей компаний или уполномоченных на визирование документов лиц.

Акт можно заверить печатями, но не обязательно (начиная с 2016 года, применение печатей и штампов не является требованием закона к юридическим лицам, но в случае возникновения спорных ситуаций, требующих решения в суде, печать лишней не будет).

Инструкция по написанию Акта приема-передачи товара

Заполнение документа условно разделим на три этапа.

Информация о сторонах

В первую часть акта вносится информация о том, к какому именно документу он является приложением (номер приложения, дата, номер договора). Затем вписывается полное наименование предприятия, передающего товар, с указанием должностного лица-представителя (здесь обычно пишется либо Директор, Генеральный директор или иной уполномоченный сотрудник) и документ, на основании которого он работает («Устав», Положение», «Доверенность» и т.д.).

Условия приёма-передачи и список товара

Вторая часть включает в себя основные пункты по передаче товара.

Сначала фиксируется сам факт передачи, а также тот документ, на основании которого он состоялся (его наименование, например, «Договор», номер и дата его составления).
Затем в акт нужно включить таблицу, в которую вписать подробный перечень передаваемых товаров, с указанием наименования, количества, цены и общей стоимости.
Ниже таблицы следует еще раз указать общую стоимость передаваемого товара (цифрами и прописью).
Далее необходимо внести пункт о состоянии передаваемой продукции. Если оно в отличном состоянии, то это нужно обязательно отметить, если же в нем имеются какие-то дефекты и неисправности, то это следует также зафиксировать (желательно в отдельном документе).
После надо удостоверить то, что принимающая сторона никаких претензий к качеству и количеству передаваемых товаров не имеет.
В следующем пункте нужно отметить количество экземпляров акта, а также отметить из равнозначность перед законом.

Подписи сторон

В завершение акт по приёму-передаче товара должен быть заверен подписями руководителей организаций или же уполномоченных лиц. При необходимости документ можно заверить печатями.

После подписания акта ответственность за сохранность товара автоматически перекладывается на принимающую сторону. Все претензии к поставщику могут быть высказаны только в судебном порядке.