Контроль исполнения поручений в ms excel. Контроль исполнения поручений
СОДЕРЖЕНИЕ
Введение 4
1 Организация контроля за исполнением поручений 6
2 Цели и этапы контроля за исполнением поручений 7
3 Виды контроля за исполнением поручений 9
4 Способы контроля за исполнением
поручений 10
4.1 Ручной способ контроля за исполнением поручений 11
4.2 Автоматизированный способ контроля
за исполнением поручений 13
5 Задачи службы контроля 17
6 Основные этапы контроля
за исполнением поручений 19
6.1 Первый этап: постановка поручения на контроль 19
6.2 Второй этап: проверка своевременности доведения
поручения до конкретных исполнителей. 22
6.3 Третий этап: предварительная проверка и
регулирование хода исполнения поручения 24
6.4 Четвертый этап: снятие поручения с контроля 28
6.5 Пятый этап: учет и обобщение результатов
контроля исполнения поручений 29
Заключение 30
Список сокращений 32
Список литературы 33
Приложения 34
Введение
Одной из важнейших функций управления является контроль за
исполнением документов и принятых решений. Массив контрольных сведений
входит в состав информационно-поисковой системы организации. Целью
контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения
поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все
зарегистрированные документы.
Работа по контролю за исполнением документов заключается в
обязательном учете определенных категорий документов в соответствии с
разработанным перечнем и по указанию руководства, систематическом
наблюдении за их фактическим исполнением, принятии мер, способствующих
своевременному исполнению, воздействии на непосредственных исполнителей с
целью повышения исполнительской дисциплины, периодическом анализ
результативности контроля для последующего исправления выявленных
недостатков.
Критерием исполнения документа в каждом отдельном случае служит
резолюция руководителя. При этом руководитель определяет те вопросы задания,
по которым исполнители обязаны периодически ему докладывать.
Контроль за исполнением документа возлагается на контрольную службу
документационного обеспечения управления или же секретаря. В структурных
подразделениях контроль за исполнением документов осуществляет
непосредственно руководитель подразделения или его секретарь.
Эта тема актуальна , так как контроль за ходом исполнения документа
улучшает работу предприятия, то есть повышает личную ответственность
работников за порученное дело, а также для последующего исправления
выявленных недочетов.
Цель моей темы показать принципы и требования к организации контроля
и исполнения документа, раскрыть необходимость осуществления контроля.
Задачи:
1. Определить цель контроля
2. Изучить принципы и требования организации контроля
3. Рассмотреть основные виды контроля за исполнением документов
4. Отразить в работе основные сроки исполнения документов
1 Организация контроля за исполнением поручений
Контроль исполнения – совокупность действий, обеспечивающих
своевременное исполнение документов
В каждой организации руководители дают поручения своим сотрудникам.
При этом для маленьких фирм характерно, что большинство поручений дается в
устной форме. Предполагается, что руководитель отлично помнит о небольшом
количестве заданий, выданных им, и может самостоятельно контролировать их
исполнение.
В крупных и средних организациях практически все поручения оформляются
в письменной форме: в виде резолюций на документах или в виде содержания
распорядительных документов. В таких организациях количество поручений, как
правило, достаточно велико. Поэтому ни один руководитель не в состоянии
запомнить все выданные им поручения и самостоятельно проконтролировать их
исполнение. А некоторые «Неответственные» сотрудники, зная об этом, могут
сознательно игнорировать поручения или забывать про некоторые из них,
сдвигать сроки выполнения. А это в свою очередь приводит к падению
исполнительской дисциплины и снижению эффективности деятельности
организации. На некоторых предприятиях доходит до того, что исполнители сами
решают, какие им поручения нужно исполнять, а какие можно проигнорировать.
Чтобы организовать контроль, сначала необходимо определить все
процедуры, связанные с ним, права и обязанности сотрудников, а потом закрепить
их во внутреннем нормативном документе. От того, насколько детально и полно
будет описана и регламентирована система контроля, зависит эффективность
дальнейшей работы.
2 Цели и этапы контроля за исполнением поручений
Контроль за исполнением поручений представляет собой совокупность
действий, целью которых является содействие своевременному и качественному
исполнению поручений, обеспечение получения аналитической информации,
необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и конкретных
сотрудников.
Данный термин возник недавно, а именно – в 2005 году, с появлением
Типовых регламентов федеральных органов власти. До этого времени
использовался другой термин – «контроль исполнения документов», который
содержится в тексте ГОСТа Р 51141-98. Однако новый термин больше
соответствует современным реалиям, так как поручения могут содержаться не
только в тексте документов, но и в резолюциях руководителей, вынесенных на
входящие или внутренние информационно-справочные документы. Кроме того, в
некоторых организациях поручения считаются особым видом документов.
Исходя из определения термина «контроль за исполнением поручений»,
можно выделить два вида контроля:
- контроль по существу выполнения поручений , предусматривающий оценку
правильности, полноты выполнения поручений и осуществляемый самим
руководителем организации или структурного подразделения.
- контроль над сроками исполнения поручений , включающий совокупность
действий по обеспечению своевременного исполнения поручений. Данный вид
контроля осуществляют сотрудники службы документационного обеспечения
управления.
Служба документационного обеспечения управления:
Отслеживает и фиксирует ход фактического исполнения выданных
поручений;
Обобщает собранные данные и в формализованном виде доводит до
руководства;
Предлагает способы ускорения документопотоков и повышения
исполнительской дисциплины.
Основные этапы контроля за исполнением поручений:
1. Постановка поручения на контроль.
2. Проверка своевременности доведения поручения до конкретных
исполнителей.
3. Предварительная проверка и регулирование хода исполнения поручения.
4. Снятие поручения с контроля.
5. Учет и обобщение результатов контроля исполнения поручений.
3 Виды контроля за исполнением поручений
Служба ДОУ должна осуществлять контроль в течение всего хода
исполнения поручения и о результатах докладывать руководству.
Существует несколько видов контроля:
Предупредительный, осуществляется за день, неделю до определенного
срока исполнения;
Последующий, может проводиться еженедельно, ежемесячно,
ежеквартально;
Контроль по существу, оценка на сколько правильно и полно решен
Контроль за сроками, по указанию руководителя на контроль может быть
взят любой документ.
4 Способы контроля за исполнением поручений
В настоящее время существует несколько способов контроля за
исполнением поручений. Их можно разделить на две категории:
- ручной способ , который осуществляется с использованием сроковой
(контрольно-справочной) картотеки;
- автоматизированный способ , который может использоваться с
применением программных продуктов.
4.1 Ручной способ контроля за исполнением поручений
При ручном способе контроля используется картотечный ящик и
специальные листы плотной бумаги или картона, на которых по установленной в
организации форме записывают информацию о поручениях. Данные листы
называют регистрационно-контрольными карточками.
Форма РКК нормативно не закреплена, поэтому она может быть
непосредственно определена в самой организации. Обычно данные карточки
делают формата А5 (148 × 210 мм.) или А6 (105 × 148 мм.) (Приложение 1).
В РКК при постановке поручения на контроль заносится информации о
самом поручении и о документе, на основании которого данное поручение было
создано. В процессе осуществления контроля в карточке могут фиксироваться
сведения о результатах предварительной проверки исполнения поручения.
Информация о снятии поручения с контроля также отражается в РКК.
Заполненные РКК расставляются по определенному правилу в картотечном
ящике, который содержит 32 или 33 подвижных картонных или пластмассовых
разделителя.
Разделители с 1 по 31 используются для хранения РКК поручений, которые
должны быть исполнены в текущем месяце. То есть РКК расставляют в
соответствии со сроками исполнения, при этом каждую карточку кладут за
разделитель с обозначением числа, на которое поручение должно быть
исполнено.
За 32-й разделитель ставят карточки на поручения, которые должны быть
исполнены в следующем месяце или месяцах. В последних числах месяца РКК
следующего месяца вынимают из-за 32 разделителя и расставляют их между 1 и
31 разделителями в соответствии со сроками исполнения. При необходимости
можно использовать и 33-й разделитель, размещая за ним РКК на поручения,
которые должны быть исполнены в следующем году.
Перед первым разделителем помещают карточки с просроченными сроком
исполнения. Они хранятся там до тех пор, пока не будет указан новый,
продленный срок исполнения.
Используя РКК и картотечный ящик, которые в совокупности представляют
сроковую картотеку, можно легко узнать, какие поручения должны быть
исполнены в определенный день. При осуществлении контроля сотрудник,
ответственный за его проведение, вынимает из картотеки РКК на поручения
текущего дня (текущий контроль) и карточки на поручения, срок исполнения
которых истекает через несколько дней (предупредительный контроль), и
проверяет ход исполнения. Для этого он может использовать как опрос по
телефону, так и личный опрос.
После снятия поручения с контроля РКК вынимается из сроковой картотеки
и при необходимости помещается в справочную картотеку.
Данный способ осуществления контроля за исполнением поручений
достаточно прост. Однако сегодня его нельзя назвать ни эффективным, ни
удобным. Используя сроковую картотеку, нельзя в автоматизированном режиме
подготовить отче, быстро найти нужное поручение по любому из реквизитов (за
исключением срока исполнения), приходится тратить время на общение с
исполнителями в процессе проведения предварительного контроля.
4.2 Автоматизированный способ контроля за исполнением поручений
Автоматизированный способ контроля можно реализовать с помощью
различного программного обеспечения, как специализированного, так и нет.
К неспециализированному программному обеспечению, в первую очередь,
можно отнести приложения Microsoft Office, например табличный процессор MS
Excel или систему управления базами данным MS Access. Это самый простой и
дешевый способ автоматизации.
В табличной форме создается журнал, в колонках которого фиксируется та
же информация, что и в бумажном РКК (Приложение 2). В таком журнале на
каждое поручение заполняется одна строка таблицы. Если один документ
содержит несколько поручений, то все они заводятся отдельными строками,
просто некоторая информация в них будет дублироваться
При этом возможна систематизации информации (фильтрации по ряду
критериев) будут ограничены стандартными возможностями используемой
программы.
Но более эффективно и удобно осуществлять контроль за исполнением
поручений с помощью специализированного программного обеспечения.
Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
обладают широким спектром функциональных возможностей.
Существуют два наиболее распространенных варианта:
Вариант первый. В настоящее время системы автоматизации в достаточно
большом количестве организаций установлены только на рабочих местах
сотрудников службы ДОУ и ответственных за делопроизводство в структурных
подразделениях. То есть сотрудники организации, являющиеся
непосредственными исполнителями поручений, не имеют возможности работать
в системе.
В данном случае система автоматизации сопровождает традиционно
принятый в организации бумажный документооборот, при этом упорядочивается
технология делопроизводства и облегчается рутинные операции по обработке
документов. При таком подходе могут автоматизироваться определенные
функции делопроизводства:
Регистрация документов;
Составление отчетов, а также
Контроль за исполнением поручений.
При автоматизации контроля за исполнением поручений сотрудник,
осуществляющий контроль, вводит информацию о поручении непосредственно в
систему, а точнее – в электронную РКК, которая формируется в системе во время
регистрации документа и содержит данные о документе и при необходимости –
его электронную копию. Регистрировать документ может как отдельный
сотрудник (при большом объеме документов и поручений), так и тот же человека,
который вводит в систему информацию о поручении (при маленьком объеме
документов и поручений). Обычно ввод информации в систему автоматизации
занимает меньше времени, чем заполнение бумажной РКК и установка ее в
сроковую картотеку.
Система автоматизации позволяют на один документ, при необходимости,
создать несколько поручений. Некоторые из систем также позволяют ограничить
доступ пользователей к разным поручениям, созданным на основе одного
документа.
Большинство система автоматизации, в отличие от сроковой картотеки, дает
возможность быстро найти нужные поручения по любым реквизитам или любой
совокупности реквизитов, например: автору поручения, сроку исполнения,
исполнителю и т.д. Поэтому можно быстро получить перечень поручений,
имеющих определенный срок исполнения, для осуществляя текущего контроля
или проведения предварительной проверки хода исполнения. При этом в любой
момент можно распечатать для представления исполнителям и руководству
систематизированную информацию.
Системы автоматизации делопроизводства позволяют не только вводить
поручении, в удобном виде хранить информацию о них, быстро искать
необходимые поручения и формировать отчеты. В них также можно добавлять и
хранить информацию о ходе исполнения, полученную в результате проведения
предварительной проверки. Пользователи, имеющие соответствующие права,
могут отметить поручение как снятое с контроля и внести итоговую информацию
об исполнении.
Второй вариант. Системы автоматизации нацелены не на то, чтобы
автоматизировать отдельные функции делопроизводства, а на то, чтобы
максимально автоматизировать все этапы работы с документами и сократить
объем и обмен документами и их копиями на бумажном носителе. При таком
подходе рабочие места системы автоматизации устанавливаются не только
сотрудникам службы ДОУ и ответственным за делопроизводство в структурных
подразделениях, но и всем сотрудникам, вовлеченным в работу с документами, в
том числе и руководителям.
Это дает существенные преимущества:
Не нужно снимать копии с документов и предавать их исполнителю. РКК
вместе с электронными копиями документов после регистрации и ввода
поручения автоматически пересылаются исполнителям в соответствии с
реквизитами вынесенного поручения.
Пересылка поручения осуществляется мгновенно, при этом специальные
оповещатели или уведомления позволяют исполнителю оперативно узнавать о
поступлении новых поручений. В итого исполнитель моет быстрее приступить к
Исполнитель может сам отчитываться об исполнении. При этом контролер
только просматривает, как отчитался исполнитель, и связывается с ним только в
случае отсутствия отчета об исполнении. В результате экономится достаточно
много времени, которое раньше тратилось на лично или телефонное общение.
Сотрудник, осуществляющий контроль, может быстро найти любые
поручения или получить их выборку по определенному набору реквизитов. Также
большинство систем автоматизации позволяет контролеру направить
напоминания исполнителям.
Доступ к одной РКК могут иметь сразу несколько пользователей, при этом
у них могут быть разные права на работу с данной РКК. Например:
Регистратор может регистрировать документы, создавая в системе РКК.
Руководитель будет иметь право просмотра РКК, ввода и снятия с
контроля поручения.
Исполнители – просмотреть РКК и внести отчет об исполнении
поручения.
Контролер – право просмотра РКК, внесения информации о ходе
исполнения поручения и снятии его с контроля.
Ряд пользователей системы будет иметь доступ только на просмотр РКК, а
другой части пользователей системы данная карточка может быть
недоступна даже для простого просмотра.
При такой логике работы каждый пользователь будет вносит в систему
только свою «порцию» информации, а информация об одном документе и всей
работе с ним накапливается в одной РКК. Поэтому службе ДОУ не потребуется
запрашивать информацию о документе у разных сотрудников и затем вводить ее
повторно в одну регистрационную форму.
Каждый исполнитель может мгновенно просмотреть весь перечень
поручений. Находящихся у него на исполнении, что позволяет быстро оценить
объем работ и эффективнее распределить свои усилия.
Руководители, работающие в система автоматизации, могут в любой
момент самостоятельно проверить, как исполняют поручения сотрудники
организации и насколько они загружены.
5 Задачи службы контроля
Объем документов и количество поручений в разных организациях
варьируется. Поэтому количество сотрудников, выполняющих функцию контроля,
зависит, в первую очередь, от объема работы, то есть объема контролируемых
поручений и выбранного способа осуществления контроля.
Если объем контролируемых поручений поручений велик, то в составе
службы ДОУ может быть создана группа контроля. При незначительном объеме
поручений контроль осуществляет определенный сотрудник, или даже какой-либо
из сотрудников совмещает функции контроля с другими функциям, например,
регистрации документов.
Служба ДОУ в основном контролирует поручения высшего руководства
организации, а также поручения вышестоящих организаций.
На практике поручения создают не только руководитель организации и его
заместитель, но и руководители структурных подразделений. При этом
большинство поручений в организациях движется сверху вниз, то есть
руководитель организации пишет поручение своему заместителю или начальнику
самостоятельного подразделения, например, департамента, руководитель
руководитель управления – руководителю отдела, а уже руководитель отдела –
конкретному исполнителю или исполнителям. Эта цепочка может быть и короче:
все зависит от размера организации и ее структуры. Кроме того, руководитель
структурных подразделений могут не только «перепоручать» исполнение
поручений вышестоящего руководства, но также сами создавать поручения,
например, на основе адресованных им докладных записок. Но возникает вопрос:
нужно ли контролировать поручения руководителей подразделений. Правильным
будет возложить данную функцию на ответственных за делопроизводство в
структурных подразделениях или секретарей руководителей подразделений. И
причин этому несколько:
Во-первых, нерационально организовать возвращение документов по
несколько раз в одно и то же место обработки. Если служба ДОУ контролировала
бы поручения не только высшего руководства, но также поручения руководителей
подразделений, то один и тот же документ приходилось бы несколько раз
возвращать в службу ДОУ для занесения в контрольную форму информации о
поручении. Но этот вариант нерационален.
Во-вторых, контроль за исполнением поручений руководителя одного
подразделения, как правило, не занимает огромного количества времени, поэтому
функцию контроля можно добавить к должностным обязанностям ответственного
за делопроизводство в структурном подразделении или секретаря руководителя.
При этом руководитель намного быстрее будет получать информацию о
состоянии исполнения его поручений.
Поэтому наиболее рационально контроль за поручениями высшего
руководства, в том числе руководителей вышестоящей организации, возложить на
службу ДОУ, а контроль за поручениями руководителей подразделений – на
сотрудников этих подразделений, ответственных за ведение делопроизводства.
Вывод :
При организации контроля необходимо проанализировать:
1. Контроль за исполнением чьих поручений осуществлять.
2. Объем работы по контролю за исполнением данных поручений.
3. Определить, какие сотрудники будут осуществлять контроль за
исполнением поручений, и исполнение чьих поручений они будут
исполнением поручений. Если будет выбран ручной способ контроля, то
необходимо проработать и утвердить форму РКК. Если контроль предполагается
осуществлять с помощью система автоматизации, то необходимо выбрать
наиболее подходящую для ваших задач систему и обязательно указать в
нормативном документе, что контроль осуществляется с использованием данной
6 Основные этапы контроля за исполнением поручений
6.1 Первый этап: постановка поручения на контроль
В идеальном варианте должно контролироваться исполнение всех
поручений, но из-за неравнозначной ценности документов, на основании которых
создаются поручения, и немалой трудоемкости данной работы (при большом
объеме документооборота) в практике делопроизводства возникало разделение
поручений:
На поручения, подлежащие обязательному контролю за исполнением,
И на поручения, контроль за исполнением которых необязателен.
Если производит такое разделение поручений, то в организации должен
существовать перечень поручений, исполнение которых подлежит обязательному
контролю. Данный перечень может входить в состав внутреннего нормативного
документа или утверждаться в виде отдельного документа.
Всегда ставятся на контроль в службе ДОУ поручения:
Вышестоящей организации,
Руководства организации,
Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными .
Срок исполнения – срок, установленный нормативно-правовым актом,
организационно-распорядительными документами или резолюцией
Типовой срок – срок исполнения, установленный нормативно-правовым
Индивидуальный срок – срок исполнения документа, установленный
организационно-распорядительными документами организации, руководителем в
резолюции.
Типовые сроки исполнения поручений устанавливаются законодательными
или иными нормативными правовыми актами. Например Федеральный закон от
02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской
Федерации» содержит типовые сроки рассмотрения письменных обращений
граждан, поступивших в государственный орган, орган местного самоуправления
или должностному лицу. Некоторые типовые сроки содержатся в Типовом
регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной
власти, утвержденном постановлении Правительства Российской Федерации от
28.07.2005 № 452. На основании этих актов в организации разрабатывается
перечень типовых сроков исполнения поручений и документов, который может
являться частью внутреннего нормативного документа или отдельным
документом. Типовые сроки исчисляются в календарных днях. (Приложение 3).
Индивидуальные сроки исполнения указываются в поручении (резолюции)
руководителя или в тексте распорядительного документа.
При постановке документа на контроль информация о поручении и
документе, на основании которого поручение создано, заносится в
регистрационно-контрольную форму. Если выбран ручной способ контроля, то
используется бумажная РКК, если электронный – то информация заностися в
электронную карточку или электронную таблицу (например, Мs Excel). Данные
должны вноситься в регистрационно-контрольную форму в тот же день, когда
было создано поручение.
Кроме того, в верхнем правом углу документа, на основании которого
создано поручение, делается отметка о контроле в виде буквы «К» или слова
(штампа) «Контроль» (Приложение 4).
Вывод.
Для реализации первого этапа необходимо определить и затем
1. Перечень поручений, которые подлежат контролю. Если существует
несколько участников работы с поручениями (например, служба ДОУ и
ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях), то
необходимо определить:
Какие поручения ставятся на контроль в службе ДОУ;
Какие поручения руководителей структурных подразделений ставятся на
контроль;
Как осуществляется работа с поручениями руководителей структурных
подразделений, созданных на основе поручений вышестоящих руководителей.
2. Типовые сроки исполнения поручений.
3. Срок, в течение которого информация о поручении заносится в
регистрационно-контрольную форму.
4. Правила заполнения регистрационно-контрольной формы: какие
сведения должны вноситься в РКФ при постановке поручения на контроль и кто
обязан осуществлять данные действия.
6.2 Второй этап: проверка своевременности доведения поручения до конкретных исполнителей
Регистрационно-контрольные формы и сами документы, на основании
которых созданы поручения (или их копии), должны передаваться
исполнителями, как правило, в течение суток. А срочные и оперативные –
незамедлительно. При этом порядок передачи во многом будет зависеть от
выбранного способа контроля.
Если выбран ручной способ контроля или используется система
автоматизации без ее установки у непосредственных исполнителей, то придется
передавать:
Копию бумажной РКК, а также
Оригинал или копию документа на бумажном носителе.
Оригинал передается ответственному исполнителю, а копии –
соисполнителям. При этом желательно, чтобы исполнитель, получивший
документ или его копию, в бумажной РКК, которая остается у контролера,
поставил свою подпись, подтверждающую получение документа и информацию
о поручении.
Если в организации используется система автоматизации и электронного
документооборота, установленная у всех сотрудников, вовлеченных в работу с
документами, то передача электронных РКК (с информацией о поручении и
электронной копией документа) осуществляется с помощью самой системы. При
этом поручение сразу после его ввода в систему автоматически пересылается
исполнителю.
В этом случае исполнитель должен своевременно просматривать
уведомления о поступлении новых документов и входить в систему электронного
документооборота не реже одного раза в день. Данная обязанность исполнителей
должна быть закреплена во внутренних нормативных документах организации.
Если это сделано, то ответственность за несвоевременное ознакомление с
поручением полностью ложится на исполнителей.
Желательно, чтобы система автоматизации колировала работу пользователей, то
есть записывала все их действия в системе. Это позволит в любой момент узнать,
каким пользователем и когда поручение было введено в систему, а также
просмотрел ли поручение исполнитель и когда он это сделал.
Вывод.
Для организации второго этапа необходимо определить и затем
регламентировать следующие процессы:
1. Период времени, в течение которого поручение должны передаваться
исполнителю.
2. Форму передачи исполнителю информации о поручении и документа, на
основании которого создано поручение.
3. Сотрудников, ответственных за передачу поручений исполнителю.
4. Каким образом будет подтверждаться факт получения исполнителем
поручения.
5. Если поручения передаются с помощью системы автоматизации, то
необходимо закрепить обязанность исполнителей проверять поступление
поручений в системе определенное количество раз на протяжении рабочего дня.
6.3 Третий этап: предварительная проверка и регулирование хода исполнения поручения
Если контроль организован, то на протяжении всего срока исполнения
поручения сотрудники, осуществляющие контроль, проводят регулярные
проверки хорда исполнения. Их результаты заносятся в регистрационно-
контрольные формы.
Форма проведения предварительной проверки во многом зависит от
способа осуществления контроля.
Если использован ручной контроль, то предварительная проверка чаще
всего осуществляется следующим способом. Из сроковой картотеки контролер
вынимает РКК поручений, срок которых заканчивается через определенный
период (например, через 5 дней), и связывается (обычно по телефону) с
исполнителями, узнает у них информацию о ходе работ, а затем вносит ее в РКК
и возвращает карточку в сроковую картотеку.
В данном случае в организации должны быть закреплены сроки проведения
предварительных проверок. Обычно их устанавливают следующим образом:
Поручения последующих лет – не реже одного раза в год;
Поручения последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в
Поручения текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения
Если контроль за исполнением поручений автоматизирован, а система
установлена только у контролеров, то предварительный контроль осуществляется
следующим образом. Контролер с помощью системы в автоматизированном
режиме формирует напоминание, содержащее информацию о поручениях
конкретного исполнителя, и передает его исполнителю в бумажном или в
электронном виде, отсылая его по электронной почте. Формат данного
напоминания должен быть регламентирован во внутреннем нормативном
документе. Кроме того,
должно быть определено, поручения с каким сроком и периодом исполнения
должны указываться в напоминании.
Например, напоминание может:
Формироваться еженедельно, по понедельникам, и
Включать поручения, которые должны быть исполнены на текущей и
следующие неделе. (Приложение 5).
Если в организации используется система автоматизации, в которой
работают и сами исполнители, то предварительная проверка обычно
осуществляется следующим образом.
Исполнители в система автоматизации всегда могут самостоятельно
получить перечень поручений, которые они должны исполнить. Причем они
могут отсортировать и отфильтровать перечень контрольных поручений по
любому реквизиту. В данном случае потребности в напоминании нет. Самое
главное – закрепить во внутреннем документе обязанность исполнителей
ежедневно просматривать в системе перечень поручений, которые находятся у
них на исполнении.
Также необходимо обязать исполнителей вносить актуальную информацию
(отчет) о проведенной работе по исполнению поручения в систему. Например,
если исполнитель начал работать над поручением, то он должен отметить это в
системе. Выполнил 50% - обязан внести в систему эту информацию с подробным
указанием, что уже сделано и т.д.
Контролер всю информацию о ходе исполнения поручений получает
непосредственно из системы, не проводя опрос исполнителей. Поэтому
контролеру остается формировать в системе отчет об исполнении поручений,
просматривать данные, внесенные исполнителями, и осуществлять опрос только
тех из них, кто не начал исполнять поручения или вовремя не внес
соответствующую информацию в систему. То есть получается. То при данном
способе предварительная проверка хода исполнения поручений занимает
минимум времени у контролеров.
Большинство систем автоматизации позволяет формировать напоминания.
Но чаще всего они доступны исполнителям только в системе.
Любая управленческая структура выполняет функции контроля. Контроль способствует усилению исполнительской дисциплины, повышению ответственности при выполнении решений и заданий руководства. Контрольные действия в организации должны осуществляться открыто и планомерно.
Одной из составляющих функций контроля и важным элементом документационного обеспечения управления является контроль исполнения документов, решений и заданий (поручений).
Контроль исполнения документов и поручений - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов, созданных в организации, поступающих из вышестоящих организаций, от других организаций и граждан.
Контроль исполнения документов ведется с целью содействия своевременного и качественного исполнения решений и задач руководства организации или структурного подразделения. Различают два направления контрольной деятельности:
- контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросах;
- контроль сроков исполнения документов.
Возможны две формы организации контроля – централизованная и децентрализованная. Выбор организационной формы ведения контрольных операций зависит от размера организации, структуры службы ДОУ, объема документооборота и выбранной формы работы с документами (централизованной, децентрализованной или смешанной).
В организации с небольшим объемом документооборота в составе службы ДОУ работает один специалист по контролю. В соответствии с «Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих» эта должность называется инспектор по контролю.
В отдельных структурных подразделениях контроль сроков исполнения документов и поручений могут вести секретари или лица, ответственные за делопроизводство, что должно быть закреплено в Инструкции по делопроизводству и Должностных инструкциях этих работников.
В небольших организациях, в структуре которых нет службы ДОУ, ведение контроля исполнения документов входит в обязанности работника, ответственного за регистрацию и учет документов или работника, отвечающего за документационное обеспечение организации (например, секретарь руководителя).
Локальные нормативные акты, регламентирующие формы и порядок проведения контроля, устанавливают правомерность контроля, формируют у сотрудников привычку к проверкам как к необходимой процедуре.
Контроль исполнения документов включает:
- сбор в специальных или регистрационных формах (карточках) данных о контролируемых документах;
- постановку документа на контроль;
- оперативное доведение до исполнителя документа (его отдельного пункта или задания);
- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
- внесение информации о ходе исполнения в контрольные формы;
- снятие исполненного документа с контроля (внесение записи в РКФ);
- учет и обобщение результата контроля;
- информирование руководства организации о ходе исполнения документов и исполнительской дисциплине.
Сроки исполнения документов
Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными .
Типовые сроки исполнения определенных категорий документов установлены законодательными или нормативно-правовыми актами Российской Федерации. Каждая служба делопроизводства должна иметь такой перечень документов с типовыми сроками исполнения. Рекомендуем включить такой перечень в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству, тем самым он будет доведен до всех управленческих работников организации.
Приведем перечень типовых сроков исполнения документов:
- поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации – в срок, указанный в поручении или в месячный срок со дня его подписания;
- поручения Президента Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
- поручения Президента Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
- поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
- поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
- письма Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями – в течение 15 дней, с согласованием – 30 дней;
- запрос депутата Федерального Собрания – не позднее, чем в 15-дневный срок со дня получения;
- предложения и заявления депутатов Федерального Собрания – в срок до одного месяца; не требующие изучения и проверки – в максимально короткие сроки;
- письма-поручения и письма – запросы вышестоящих организаций- к указанному сроку или в течение 10 дней;
- обращения граждан – 30 дней со дня регистрации; при необходимости дополнительного изучения допускается продлевать на срок не более 30 дней;
- протоколы разногласий: составление и направление – в 10-дневный срок, рассмотрение – в 20-дневный срок;
- телеграммы, требующие срочного решения, – до 3 дней, остальные – в течение 10 дней;
- письма предприятий, организаций, учреждений – 10 дней;
- поручения платежные: выписки и сдача в учреждения банка – не позднее следующего дня после получения товара;
- жалоба на неправильные действия или распоряжения финансовых органов: рассмотрение не позднее 10-дневного срока со дня поступления.
Индивидуальные сроки исполнения
- Могут содержаться в тексте документа (приказа, распоряжения, решения и др.). Поступающие из вышестоящих организаций или органов власти, как правило, содержат сроки выполнения указанных в них действий.
- Устанавливаются руководителем при вынесении резолюции. Бывают случаи, когда невозможно сразу установить точный срок исполнения документа, тогда устанавливается условный срок, который затем корректируется в ходе исполнения документа.
Если документ имеет длительный срок исполнения, тогда контролируют исполнение промежуточных этапов. Срок исполнения каждого этапа фиксируется в РКФ.
Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях: поступивших (входящих) из других организаций – с момента поступления; для отправленных (исходящих) и внутренних – с даты их подписания или утверждения. Исполнение контролируется с момента поставки документа на контроль.
В ходе исполнения документов по объективным причинам сроки могут изменяться.
ВАЖНО! Изменение индивидуального срока исполнения документов могут производиться только тем руководителем, который его установил. После согласования с руководством нового срока исполнитель обязан сообщить о переносе (изменении) срока исполнения в службу ДОУ. Решение о переносе срока исполнения документа принимается за два-три дня до истечения первоначально установленной даты. Исправление срока задним числом не допускается.
Согласование подготавливаемого документа с заинтересованными организациями и лицами должно проводиться в пределах установленного срока исполнения документа.
Ведение контроля исполнения документов и поручений
На контроль ставятся все документы, требующие исполнения, т.е. принятия дополнительного решения, выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа.
Если в организации для регистрации документов используется журнальная форма регистрации, то для контроля заводятся специальные контрольные карточки или еще один (контрольный) журнал. Журнальную форму эффективно применять в организациях, где отдельно выведена работа с конфиденциальной информацией и в организациях с небольшим объемом документооборота.
Примерная форма контрольного журнала
Образец типовой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК)
Оборотная сторона
* Верхняя строка используется при контроле исполнения документа, дата исполнения документа обводится кружком.
** Поле «Ход исполнения дела» заполняется при выполнении контрольных операций.
Образец формы регистрационно-контрольной карточки (РКК)
с расширенным составом реквизитов
**>Лицевая сторона
**>
Оборотная сторона
**>
В контрольной картотеке РКК систематизируются по:
- срокам исполнения документов;
- исполнителям;
- группам (видам) документов (приказы и распоряжения, протоколы, договоры и др.).
Контрольная картотека имеет два раздела «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».
Доведение контролируемого документа до исполнителя осуществляется под роспись в РКК, которая потом находится в контрольной картотеке. Для доведения документа до исполнителя может использоваться информационно-телекоммуникационная сеть, документ направляется исполнителю в электронный адрес с уведомлением отправителя о получении документа. Получение службой ДОУ уведомления означает, что документ, поставленный на контроль, принят к исполнению.
Служба ДОУ (служба контроля) организации проводит предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов. Для этого исполнителю, при наличии нескольких исполнителей – ответственному исполнителю, рассылается напоминание о приближении срока исполнения документа.
Все напоминания исполнителям фиксируются в РКК.
Ведение текущего контроля предполагает ежедневный просмотр карточек инспектором по контролю или другим ответственным лицом. Выявляются документы, которые должны быть исполнены на следующий день или через 2-3 дня. Обязательно проверяется ход их исполнения и выявляется, не срывается ли выполнение задания. Из вышесказанного понятно, что текущий и предупредительный контроль – это постоянная проверка и регулирование хода выполнения документов.
Проверка хода исполнения документов обычно проводится со следующей периодичностью:
- задание последующих лет – один раз в квартал или не реже одного раза в год;
- задание последующих месяцев текущего года – один раз в месяц;
- задание текущего месяца – каждые 10 дней.
В случае невозможности исполнить документ в срок исполнитель за 3 дня до истечения срока обязан обратиться с мотивированной письменной просьбой о продлении срока к руководителю. Решение о продлении срока исполнения принимает только руководитель, вынесший резолюцию.
ВАЖНО! Исполнитель обязан проинформировать службу ДОУ (службу контроля) об изменении срока исполнения документа. Сведения об изменении срока исполнения документа вносятся в РКК.
Приостановить или отменить исполнение документа может только организация- автор документа, а по внутренним документам - руководитель или орган управления, принимавший решение.
Снятие исполненного документа с контроля осуществляет руководитель организации или по его поручению служба ДОУ.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического исполнения задачи, поручений, запросов и/или документированного подтверждения их исполнения по существу. Результаты сообщаются заинтересованным организациям и лицам.
При снятии документа с контроля в РКК вносятся следующие данные:
- краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении;
- отметка «в дело», вносится номер дела, в котором будет храниться документ в соответствии с номенклатурой дел; дата и подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.
Учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов осуществляется службой ДОУ в виде аналитических отчетов (справок, сводок) в установленные сроки или по запросам. Установленные сроки, как правило, один раз в месяц – в начале наступившего месяца за предыдущий месяц и 1 раз в год – в начале наступившего года за предыдущий год.
**>Сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в организации представляются руководителю организации и руководителям структурных подразделений.
для руководителя организации
СПРАВКА
об исполнении документов по состоянию на ___________
| Наименование подразделения | Документы на контроле | Из них: | |||||
| всего | поступило в предыдущем месяце | исполнены в срок | исполняемые в срок | с продленным сроком исполнения | не исполненные в срок | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Примерная форма справки о состоянии исполнительской дисциплины
руководителям структурных подразделений
СПРАВКА
об исполнении документов в ____________________ по состоянию на ___________
(наименование подразделения)
Таким образом, анализ данных контроля исполнения документов необходим не только руководителю для усиления исполнительской дисциплины, но и для усовершенствования всей структуры управления. Службе ДОУ это анализ необходим для совершенствования организации и технологии работы с документами. Для быстрого и эффективного решения задач управленческих и производственных задач в настоящее время все чаще используют автоматизированные системы регистрации и контроля документов, в основе которых лежат технологии баз данных.
В процессе регистрации в поле «Срок исполнения» проставляется дата исполнения документа и автоматически происходит постановка его на контроль. В регистрационную базу данных вносятся сведения о ходе исполнения, передаче документа в другое подразделение или изменение срока исполнения.
По завершению исполнения документа в электронную регистрационную карточку вносятся данные о дате и характере исполнения и сведения о номере дела, в котором документ остается на хранение. Современные программы позволяют вывести на экран списки документов с контрольными сроками на любом этапе их исполнения и сформировать справки (сводки, сведения) исполнителям и руководителю о сроках исполнения документов.
фото: www.nastol.com.ua
**>Любой руководитель рано или поздно сталкивается с необходимостью контроля исполнения поручений. И не важно, сколько сотрудников необходимо контролировать – одного-двуоих, или несколько десятков, а то и сотен. В любом случае наилучшим решением будет ведение электронной базы данных поручений. Программа «Контроль исполнения поручений» как раз и является таким решением и подойдёт в первую очередь для представителей малого бизнеса. Программа поможет вести таблицу поручений с указанием поручителя, исполнителей, сроков исполнения и других данных и менять статусы поручений в зависимости от их исполнения.
Для ознакомления с возможностями программы «Контроль исполнения поручений» (далее КИП) удобнее всего воспользоваться готовым примером. Открыть демо-файл можно через меню Файл – Открыть в папке C:SimplecsKIP Rus 2.1Пример.kip .
На рисунке видно, что все созданные поручения сведены в таблицу. Здесь есть наименование поручения, дата выдачи, ф.и.о. выдавшего поручение и ответственного исполнителя, соисполнителей, сроки выполнения по плану и по факту, а также статус выполнения поручения. Отметим сразу, что данный набор наименований столбцов таблицы легко настраивается под конкретную специфику работы бизнеса.
Для удобства задания с разными статусами помечаются разными цветами. Так, просроченные поручения отмечены розовым фоном, выполненные не в срок жёлтым, выполненные зелёным. Остальные поручения, находящиеся в процессе выполнения, никак не отмечаются и отображаются на белом фоне.
Для изменения поручения достаточно кликнуть на ячейке в таблице и ввести текст или выбрать дату. Кнопкой [+ Добавить] в таблице добавляется пустая строка, в которой мы вписываем данные нового поручения. Кнопка [- Удалить] , соответственно, предназначена для удаления поручений. Также в панели инструментов предусмотрена кнопка [Изменить статус] , позволяющая для выбранного поручения выставить статус «Срок не истёк» . Каждому вновь добавленному поручению автоматически устанавливается данный статус.
В добавленной строке вписываем текст поручения, выбираем даты выдачи и срока выполнения.
Для заполнения остальных ячеек таблицы потребуется предварительная подготовка, а именно заполнение так называемых справочников (хотя редактировать их можно и во время добавления поручения). По сути это отдельные списки, которые можно использовать для быстрого выбора. Например, для указания ф.и.о. руководителя, выдавшего поручение, необходимо выбрать его из списка нажатием кнопки [...] в правой стороне ячейки. В открывшемся окне отображается список сотрудников (справочник), разделённый на две части: слева видим всех сотрудников, а справа выбранных из данного списка. Чтобы указать руководителя или исполнителя, выбираем его в списке слева и жмём кнопку [Добавить в поле выбора ->] . Если же список пустой или необходимо пополнить его новыми данными, жмём правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбираем + Добавить запись и вводим ф.и.о. Через это же меню можно удалять записи из справочника, редактировать их, а также сортировать, загружать из файла или сохранять в файл. Последняя функция, кстати, весьма удобна, если уже имеется список, подготовленный заранее и сохранённый в файле формата txt .
После заполнения всех полей в таблице мы получаем сформированное поручение. Разработчики программы «Контроль исполнения поручений» предусмотрели возможность быстрой фильтрации поручений по статусу. Для этого в выпадающем списке Активная таблица
выбираем один из доступных статусов:
- выданные поручения, иначе говоря, в таблице отображаются все записи;
- просроченные поручения, видны только записи, в которых дата в столбце «Срок исполнения» меньше текущей даты;
- выполненные поручения (все, в срок, не в срок), отображаются записи с выполненными вовремя и не в срок поручениями.
Есть ещё один режим, включаемый кнопкой [Группировка] , когда все записи в таблице сокращаются только до названия поручения. Чтобы развернуть строку, жмём кнопку [+] . Данный режим будет удобен при большом количестве записей.
Напоследок рассмотрим немаловажную возможность КИП, а именно настройку столбцов таблицы (меню Инструменты – настройка таблицы поручений ). Здесь в списке предоставлены уже имеющиеся в таблице столбцы. Для каждой графы можно задать название, тип данных, подключённый справочник и примечание. Здесь же с помощью соответствующих кнопок можно изменить порядок столбцов в таблице.
Для добавления новых столбцов достаточно ввести наименование в строках с названием Столбец 9 , Столбец 10 и т.д. Ничто не мешает нам полностью создать свой шаблон с нуля, в этом случае достаточно будет создать новый проект или удалить все столбцы в имеющемся примере.
Добавляя столбец, мы вводим наименование, а также указываем тип данных. Разработчики предоставили в наше распоряжение несколько типов данных, в том числе текстовой, дату, логический, процент, числовой, статус, путь к файлу или папке, справочник. Например, нам необходимо ставить «галочку», когда поручение требует отчёта исполнителя. Для этого выбираем тип «логический».
В результате в таблице поручений появится новый столбец с ячейками, где можно поставить флажок, если требуется сдача отчёта.
К сожалению, разработчики не стали делить программу на клиент-серверные приложения, чтобы руководитель организации мог устанавливать поручения, а сотрудники только видеть свои задания. Вместо этого в КИП можно установить пароль администратора (Инструменты – Настройка таблицы поручений – вкладка Дополнительные настройки – Защитить настройки паролем ). И тогда при открытии программы мы автоматически входим как пользователь, а чтобы получить доступ к настройкам таблицы поручений и изменения других настроек, потребуется ввести пароль администратора. Здесь же, кстати, можно настроить права пользователя, то есть указать те действия, которые ему доступны в программе. В программе «Контроль исполнения поручений» пользователю можно разрешить/запретить печать отчётов, редактирование справочников, автосохранение файла поручений, изменение данных в таблице поручений, изменение статусов поручений.
Характеристики:
Язык интерфейса:
русский
ОС:
Windows 2000, XP, 2003 Server, Vista, 7, 8
Размер файла:
10,1 Мб
Лицензия:
бесплатная для малого бизнеса и физлиц, есть платная версия 3000 руб. для больших предприятий
Ссылка:
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.
Различают:
контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.
Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.
В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: "Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов". При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:
отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства;
обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.
Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.
Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:
постановку документов на контроль;
проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
снятие документов с контроля;
учет и обобщение хода и результатов исполнения документов.
Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.
Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19 ). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.
Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно. 5
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю (исполнителям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя .
В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения , результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.
Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.
Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28 ).
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться , то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.
На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
Дополнительная информация:
документооборот;
формы контроля за исполнением документов;
сроки исполнения документов;
регистрация документов;
прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
информационно-справочная работа по документам организации;
обработка исполненных и отправляемых документов.
Алексей Афанасьев, директор по качеству компании «ИнтерТраст»
На многих предприятиях России, в особенности на тех, которые пережили в последние годы быстрый рост, наблюдается одна и та же проблема: неспособность должностных лиц организации обеспечить качественный и надлежащий контроль за исполнением своих поручений. Обычно от такой проблемы страдают компании новые, тогда как те организации, которые имеют еще советское прошлое, а также администрации муниципальных, региональных и федеральных органов власти достаточно эффективно используют опыт директивного управления, особенно популярного в нашей стране до перестройки. Эта статья ставит своей главной целью именно перенос опыта в области контроля исполнения поручений руководящих работников на современные компании.
Практически любой вид управленческой деятельности организации связан с исполнением поручений ее руководства, поэтому контроль за исполнением поручений наладить важно. Поручения могут:
● проставляться в виде резолюций на внутренних и входящих документах (например, на докладных записках и письмах);
● быть сформулированы в распорядительных документах коллегиальных органов (в протоколах) и единоличных органов управления (в приказах и распоряжениях).
В отношении обращений граждан отметим следующее. Формально процедура работы с ними идентична обработке входящей корреспонденции, однако сроки регламентируются действующим законодательством на федеральном уровне, что должны учитывать и руководитель, устанавливающий сроки исполнения, и исполнитель, призванный эти сроки соблюдать.
Многие документы в процессе своего жизненного цикла могут быть поставлены на контроль. Мы можем видеть и оттиск штампика с буквой «К», и слово «Контроль», надписанное красной ручкой или сделанное в виде оттиска (см. Пример 1). Задача таких пометок одна – обратить внимание на необходимость постановки на контроль поручений, данных в тексте документа либо в резолюции на нем (в нашем примере на входящем письме проставлена резолюция с поручением Игнатовой Ю.С., что и когда нужно сделать). До завершения исполнения такие документы хранятся в отдельной папке. При завершении исполнения на документе делается пометка об этом (в Примере 1 в нижнем правом углу 07.10.2009 сделана запись о заключении договора и помещении документа в дело № 08-24).
Постановка задачи исполнителям
Кто же формулирует поручение? Этим занимаются руководители всех уровней. Просто обычно на контроль ставят выполнение поручений первого лица или всего высшего руководства организации, и занимается этим служба ДОУ. А поручениями руководителей более низкого ранга – руководителей подразделений, как правило, занимаются сотрудники этих же подразделений, ответственные за делопроизводство в них.
Казалось бы, в тексте резолюции либо распорядительном документе уже и так должны быть четко и однозначно сформулированы:
● само поручение,
● срок исполнения,
● конкретный исполнитель.
В случае же если хотя бы одно из этих условий не выполняется (что случается), необходим отдельный работник, который может четко переформулировать требования руководителей, а при необходимости и разбить их на более мелкие, но с четко определенными исполнителями.
При формулировании поручений желательно придерживаться следующих простых правил: формулировки должны быть краткими, емкими, максимально исключающими двойственность толкований, иметь четко определенный и измеримый результат. Все это позволит не расходовать время на дополнительные уточнения поручения. С другой стороны, это дает исполнителю цель, а автору поручения – уверенность, что результат от действий исполнителя будет ожидаемым.
Приведем примеры расплывчатых формулировок и соответствующих им правильных текстовых конструкций:
При налаживании в организации контроля за исполнением поручений в довольно скором времени документы начинают меняться: вместо общих требований появляются краткие и полные поручения с определенным исполнителем, сроком и ожидаемым результатом. Это значительно повышает эффективность управления компанией, что практически сразу отмечают и ее руководство, и собственники.
Срок исполнения поручения
Сроки исполнения поручений в организации устанавливаются обычно самим руководителем-автором, создавшим поручение. В отдельных случаях срок исполнения поручений может быть установлен локальным актом организации либо внешним нормативным регулирующим документом.
Процитируем здесь Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти:
Фрагмент документа
|
Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 с изменениями от 21.02.2008 Поручение подлежит исполнению в установленный в нем срок. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения. Поручение, содержащее указание «срочно», подлежит исполнению в 3-дневный срок. Указание «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения. Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в срок до 1 месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день. |
В целях совершенствования системы управления организацией имеет смысл для поручений, которые ставятся на контроль, унифицировать сроки исполнения – привести их к единой установленной в организации основе. Первоначально такое решение требуется задокументировать в локальном акте, к примеру, в Инструкции по делопроизводству. Изменение срока исполнения должно быть возможно тоже только в случаях, задокументированных в локальных актах организации. И уж конечно, вводимая система исчисления сроков должна соответствовать здравому смыслу. Ведь сложно найти более демотивирующий для исполнителя фактор, чем неисполнимое поручение.
Приведем примеры нескольких формулировок поручений и объясним, какая дата для каждой из них будет считаться последней датой своевременного выполнения поручения. Это очень важно, т.к. в данном вопросе часто бывает путаница.
Довольно распространена ситуация, при которой один руководитель поручает выполнение задания другому руководителю более низкого уровня, а тот по своему усмотрению спускает поручение еще одним «этажом ниже». Таким образом, поручение проходит через руки нескольких руководителей прежде, чем доберется до окончательного исполнителя. Правда, спускаясь по этой лестнице, поручение может «ветвиться» на несколько «подзадач», выполняемых разными людьми в разные сроки. Эта система называется созданием «вложенного поручения».
При формулировании «вложенных» поручений важно заложить временной запас. По отношению к «родительскому» поручению он должен составлять как минимум от 1 до 3 рабочих дней. Желательно избегать слишком большой «вложенности» поручений, исключив из цепочки тех руководителей, которые только «передают эстафету дальше». В случае наличия исполнителя, несущего ответственность за исполнение всего поручения в целом, он называется «ответственный исполнитель».
В качестве примера, когда срок исполнения поручения регламентирован внешним нормативным документом, приведем Федеральный закон № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации». Согласно этому документу максимальный срок рассмотрения письменного обращения гражданина РФ равен 30 дням, и считаться он начинает с момента регистрации такого документа (на эту процедуру Закон отводит 3 дня с момента поступления обращения).
Если гражданину, к примеру, требуется содействие органа местного самоуправления в реализации своих прав, то временной срок, который для этого требуется, зачастую в значительной степени превышает 1 месяц. В такой ситуации заявителю в месячный срок направляется письменный ответ, не решающий его вопрос по существу, но четко описывающий процедуру дальнейшего содействия органа. В самом же органе власти поручение, сформированное на основе рассмотрения такой жалобы, должно быть поставлено на рабочий контроль с регулярным предоставлением отчета о развитии ситуации руководителю – автору поручения.
Часто бывает так, что граждане адресуют свои обращения неправильно. И тогда адресат не рассматривает их, а переадресовывает тому органу или должностному лицу, к компетенции которого относится данный вопрос. На это Законом отводится 7 дней со дня регистрации обращения. При этом гражданин уведомляется о такой переадресации. И, между прочим, Закон однозначно запрещает пересылать жалобы на рассмотрение в тот орган или тому должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.
Процедура контроля за исполнением поручений
Теперь, имея основные сведения по подготовке поручений, необходимо детально рассмотреть саму процедуру контроля исполнения поручений.
Отметим, что на конкретном предприятии работа по контролю исполнения поручений может вестись :
● вручную при помощи картотеки регистрационно-контрольных карточек (РКК);
● в системе электронного документооборота, где состав фиксируемой в «электронных карточках» информации остается прежним, но многие операции по уведомлению исполнителей и формированию отчетности по исполнительской дисциплине производятся автоматически;
● еще есть промежуточный вариант, когда для облегчения работы используются возможности MS Excel – поручения, поставленные на контроль, описываются в табличной форме, в которой потом можно фильтровать информацию по исполнителям, срокам и др. См. .
На этапе «Постановка на контроль» работник канцелярии осуществляет регистрацию поручения. Если оно содержится на документе, то на нем ставится оттиск штампа «К» либо «Контроль» или то же самое пишется яркой ручкой, возможно и просто перемещение документа в папку контролируемых поручений.
Исполнитель, получая поручение, должен ознакомиться с ним и до истечения указанного на поручении контрольного срока выполнить поставленные в нем задачи. Если исполнителю требуется передать работу для выполнения другим подчиненным ему работникам, то он создает поручения более низкого уровня, как и было рассмотрено нами ранее.
В случае если исполнитель осознает, что поставленный срок не соответствует возможности выполнить указанные задания вовремя, он ходатайствует перед руководителем, выдавшим поручение, о переносе даты исполнения. В другом случае, если исполнитель осознает, что исполнение поручения находится вне его компетенции и зоны ответственности, он может ходатайствовать о полной либо частичной отмене поручения.
Если руководитель принимает решение о переносе сроков либо отмене поручения, то он информирует об этом человека, ответственного за сроковый контроль. В любом случае ходатайства от исполнителя о переносе сроков либо отмене поручения должны быть поданы руководителю до даты истечения контрольного срока поручения.
«Контролем исполнения поручений по существу » обычно занимается работник, достаточно компетентный для того, чтобы оценить релевантность достигнутого результата исполнения поставленной в поручении задаче. Такой контроль может быть начат компетентным работником по получении отчета об исполнении и может быть завершен либо снятием с контроля, либо возвратом на доработку.
Процедуру «Снятия с контроля» поручения выполняет работник, проконтролировавший исполнение поручения по существу, а также в случае удовлетворения руководителем ходатайства о снятии поручения полностью.
В рамках этапа «Контроль исполнения по сроку » выделенный сотрудник контролирует сроки исполнения одновременно всех активных, то есть находящихся на исполнении поручений (если такая работа в организации ведется вручную либо при помощи MS Excel, то этим обычно занимается секретарь автора поручения либо работники службы ДОУ). В настоящее время большую часть данной работы могут выполнять системы электронного документооборота, информируя исполнителей о сроках завершения исполнения поручений. Информирование представляет собой срезовое предупреждение по всем не снятым с контроля поручениям (см. Пример 4).
Нагрузка на отдельного исполнителя постоянно возрастает и, как следствие, исполнительская дисциплина работников начинает падать из-за элементарной забывчивости. Периодическое информирование работников, к примеру, еженедельное, позволяет четко представить объем подлежащих выполнению поручений и сориентироваться в сроках предоставления отчетности.
Информационный лист может быть как кратким (см. ), так и более полным, с составом информации, которая представлена в таблице из . Кстати, если в такой таблице MS Excel отфильтровать поручения по конкретному исполнителю с пустой отметкой об исполнении, то, распечатав результат, мы как раз и получим еще один вариант информационного листа для исполнителя.
Если такие листы формирует СЭД, то удобно включить в табличную форму колонку с количеством дней, оставшихся до конца срока исполнения. Ранжирование поручений по дате окончания срока исполнения тоже очень удобно – это позволяет исполнителю быстрее ориентироваться и более эффективно управлять собственным рабочим временем.
Отчетность по исполнительской дисциплине
Некоторые организации практикуют промежуточную отчетность исполнителей . В случае необходимости проведения регулярного контроля хода исполнения особо важных поручений их авторы добавляют в текст поручения информацию о необходимости периодической, к примеру, еженедельной отчетности, которую необходимо предоставлять на протяжении всего срока исполнения. Промежуточный отчет об исполнении готовится обычно в произвольной письменной форме либо в форме докладной записки. Подготовкой таких отчетов могут заниматься:
● сам исполнитель
● подчиненный ему секретарь,
● сотрудник, ответственный за исполнительскую дисциплину в компании.
Чтобы отслеживать уровень исполнительской дисциплины в организации периодически либо по требованию руководства, готовится несколько видов отчетов, которые могут касаться исполнительской дисциплины:
● отдельного должностного лица-исполнителя;
● конкретного подразделения
● организации в целом;
● поручений, выданных определенным руководителем и др.
Для руководства в форме статистической сводки обобщаются сведения о поставленных, исполненных, а также переходящих на другой отчетный период поручениях. Чтобы обеспечить возможность более эффективного управления исполнительской дисциплиной, используются разные модели отчетов. Варианты форм отчетности представлены в и во мнении Е. Каменевой.
Поскольку такие отчеты готовятся и по организации в целом, и по ее подразделениям в частности, в раздел исполнителей выносятся лишь те должностные лица, которым руководитель дает поручения непосредственно. К примеру, для генерального директора это будут его заместители и руководители направлений деятельности, тогда как для руководителя департамента это будут начальники отделов и, возможно, секторов.
Даже если в организации отсутствует полноценная автоматизация документооборота посредством СЭД, такой документ достаточно удобно составлять и вести в системе электронных таблиц Microsoft Excel либо OpenOffice.org Calc. В этих системах имеется во многом сходный интерфейс и функционал, они могут оказать помощь в автоматизации учета и построении отчетности в небольшой и средней компании. Главное – четко знать, что именно нужно получить на выходе.
Мнение
Мы рассмотрели вопросы постановки и снятия поручений с контроля, а также методологию выполнения поручений и отчетности по контролю за их исполнением. Предложенные в статье модели директивного управления помогут сделать управление организацией более четким и прозрачным.