Приняты новые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Об этом знаковом событии мы попросили рассказать одного из разработчиков Правил - заместителя директора ВНИИ документоведения и архивного дела, кандидата исторических наук, доцента Валентину Федоровну Янковую.

- К огда были утверждены новые правила, когда они начинают действовать? Какова судьба Типовых правил, действовавших прежде для федеральных органов власти?

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее - Правила) утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477. Правила вступили в силу с даты их утверждения.

Действительно, до принятия Правил мы работали по другому нормативному документу - Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Но статус этого документа был совершенно иной: типовая инструкция была утверждена Министерством культуры и массовых коммуникаций (в настоящее время это Министерство культуры) Российской Федерации . Новый документ - Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти - утвержден Правительством Российской Федерации. Нужно отметить, что это первый случай в истории нашей страны, включая советский период, когда документ, регулирующий вопросы делопроизводства, принят Правительством. Это свидетельствует прежде всего о том, что с переходом на электронный документооборот, в условиях внедрения межведомственного электронного документооборота и электронного правительства, роль и значение делопроизводства только возрастают.

Возвращаясь к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, хочу сказать, что этот документ с принятием Правил утратил свою силу. Об этом говорится в тексте самого постановления. Напомню: Типовая инструкция (в редакции 2005 г.) разрабатывалась в связи с принятием Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти , в пункте 11.1 которого говорилось:

«Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти организуется в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти…, утверждаемой Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Федеральные органы исполнительной власти издают свои инструкции по делопроизводству, согласованные с Федеральным архивным агентством».

Постановление Правительства Российской Федерации, утвердившее новые Правила, внесло и изменения в данный пункт типового регламента, теперь он действует в следующей редакции:

«11.1. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477. На основе указанных Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству».

Следовательно, основным нормативным документом, на основе которого федеральные органы исполнительной власти разрабатывают инструкции по делопроизводству, теперь являются Правила, а не Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

- Для кого обязательны новые Правила? Каковы последствия их несоблюдения?

Из названия Правил следует, что они адресованы федеральным органам исполнительной власти. К федеральным органам исполнительной власти у нас, в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 12.05.2008 № 724, относятся:

• федеральные министерства, федеральные службы и федеральные агентства, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации, а также федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам;
• Федеральные министерства, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации, а также федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам;
• Федеральные службы и федеральные агентства, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации.

Но этим не ограничивается круг потребителей данных Правил. Дело в том, что сама разработка Правил была предпринята в связи с принятием Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» , в ст. 11 (п. 2) которого говорилось следующее.

Именно в нем впервые появилось положение о том, что Правительство Российской Федерации определяет порядок документирования деятельности федеральных органов исполнительной власти и далее упоминались «Правила делопроизводства и документооборота», которые в иных государственных органах и органах местного самоуправления должны соответствовать тем правилам, которые установлены для федеральных органов исполнительной власти (см. пункт 2 статьи 11).

Поэтому отвечая непосредственно на ваш вопрос, подчеркиваю, что в соответствии с Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» пользователями Правил являются органы государственной власти (не только федеральные, но и органы власти субъектов Российской Федерации) и органы местного самоуправления.

Если говорить о том, какие могут быть последствия в случае несоблюдения Правил, то нужно обратить внимание на пункт 3 этого нормативного документа: «федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела», то есть с Федеральным архивным агентством (Росархивом). Следовательно, если инструкция по делопроизводству федерального органа исполнительной власти не будет соответствовать Правилам, Росархив ее не согласует.

- Как остальные организации могут использовать Правила в своей работе? Например, при взаимодействии в федеральными органами власти, и не только.

В свое время Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, хотя и была предназначена только федеральным органам, использовалась очень широко, причем не только органами власти, но и государственными и негосударственными организациями, по крайней мере, в той части, которая не несла в себе специфики, присущей государственным структурам. Думаю, что и Правила тоже будут использоваться широко, хотя, конечно, не так, как Типовая инструкция по делопроизводству.

Нужно понимать, что статус Правил достаточно высок, документ утвержден Правительством Российской Федерации. В такого рода документах обычно устанавливаются общие принципы, правила, нормы. Частности и детали в таких документах не прописываются. Кому-то может показаться, что многие положения Правил сродни утверждению «Волга впадает в Каспийское море», но дело в том, что эти «простые истины» никогда, ни в одном нормативном документе, тем более такого уровня, не были закреплены. Часто они составляют так называемые «делопроизводственные обычаи». Нас часто спрашивают по поводу того или иного делопроизводственного правила: «А где это написано?», и довольно часто бывает, что сослаться фактически не на что. Думаю, что теперь, по крайней мере какая-то часть таких положений, получила нормативное закрепление. Кроме того, нужно обратить особое внимание на 6-й раздел Правил «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти» и приложение к документу, которым определен перечень обязательных сведений о документе, необходимых для включения документа в систему электронного документооборота, учета и поиска документов. Определение состава этих обязательных сведений о документах важно для реализации межведомственного электронного документооборота.

- Что нового появилось в этом документе?

На мой взгляд, самым важным и ценным является раздел, устанавливающий некоторые базовые принципы работы с электронными документами . Его необходимость назрела - в настоящее время как на федеральном уровне, так и на уровне субъектов Российской Федерации и муниципальных образований ведется большая работа по созданию электронного правительства и реализации межведомственного электронного документооборота.

Напомню, что в этой сфере деятельности на федеральном уровне имеется только Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи», принятый в 2002 г., законодательство в области электронного документооборота, особенно в части организации работы с электронными документами, фактически отсутствует. В связи с этим федеральные органы исполнительной власти вынуждены разрабатывать собственные правила работы с электронными документами, но они реализуются только в рамках ведомственного электронного документооборота. Для реализации межведомственного документооборота нужны общие, единые правила. В этом плане в Правилах сформулированы единые требования к работе с электронными документами, необходимые с точки зрения делопроизводства. К наиболее важным положениям относятся следующие:

• электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти (п. 37 Правил);
• для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется (п. 38, 39);
• в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах, приведенные в приложении к Правилам. Кроме обязательных сведений, определенных Правилами, в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах (п. 25);
• при передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям федерального органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные (п. 42);
• прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства федерального органа исполнительной власти (п. 40);
• исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе (п. 44-46).

Не менее важен раздел V «Документальный фонд федерального органа исполнительной власти» . В нем есть положение о том, что федеральный орган исполнительной власти разрабатывает и утверждает по согласованию с Росархивом перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения. В настоящее время лишь несколько федеральных органов исполнительной власти разработали ведомственные (отраслевые) перечни документов со сроками хранения. Отсутствие ведомственного перечня создает большие трудности при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения документов, поскольку имеющиеся типовые перечни документов со сроками хранения не содержат документации, отражающей специфику деятельности федерального органа исполнительной власти и подведомственных ему органов и организаций.

- Когда началась работа над новыми правилами?

Разработка Правил была предусмотрена Планом подготовки проектов актов, необходимых для реализации Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2007 г. № 149-ФЗ, утвержденным распоряжением Правительства Российской Федерации от 27.07.2007 г. № 1002-р. Ответственным исполнителем было определено Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации (ныне - Министерство культуры), соисполнителями - Минэкономразвития России, ФСБ России и другие ведомства. Минкультуры России поручило разработку проекта документа Федеральному архивному агентству (Росархиву), который привлек к этой работе ВНИИ документоведения и архивного дела.

Работа над Правилами фактически началась в 2008 году. В первом полугодии был подготовлен проект Правил, после чего началось обсуждение документа с соисполнителями и его согласование. Процесс был долгим, поскольку необходимо было учесть мнения различных ведомств. В процессе согласования документ трижды дорабатывался. Нужно сказать, что каких-то принципиальных возражений в процессе согласования практически не было высказано. Согласованный проект Правил в Правительство Российской Федерации был представлен Министерством культуры уже в 2009 г. Хотя в процессе обсуждения проекта Правил в Правительстве Российской Федерации в текст были внесены весьма серьезные изменения, сам процесс обсуждения шел в очень конструктивном духе и не занял много времени.

- Почему так долго? Какие проблемы в процессе разработки пришлось преодолевать?

Прежде всего нужно было понять назначение этого документа. В тексте Правил сказано, что они устанавливают «единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». С учетом того, что любой нормативный документ устанавливает нормы длительного действия, рассчитанные на широкий круг организаций или лиц, нужно было вычленить то, что может составить этот «единый порядок делопроизводства», то, что может действовать длительное время, и то, что может быть применимо всеми федеральными органами исполнительной власти.

Конечно, нужно отметить и особый стиль изложения нормативного документа. Хотя у института был опыт подготовки проекта закона о документационном обеспечении управления и других нормативных документов, той же Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, тем не менее было не просто описать порядок делопроизводства, не уйдя в технологию работы с документами, что является предметом инструкции.

- Какие проблемы были при утверждении Правил и как они разрешались? Какие фрагменты пришлось удалить? Планируется ли их перенести в методические указания по применению новых правил?

Как я уже говорила, в процессе доработки проекта документа в Правительстве Российской Федерации он претерпел некоторые изменения и прежде всего был значительно сокращен.

В «нашей» версии этого документа был более полный раздел «Документирование деятельности федерального органа исполнительной власти» , в частности, к этому разделу было два приложения: образцы бланков федерального органа исполнительной власти и правила оформления реквизитов документов, которые на последнем этапе обсуждения были сняты. Кроме того, были изменены названия некоторых реквизитов, на мой взгляд, необоснованно, например, реквизит «Заголовок к тексту» в Правилах называется «Наименование документа». Есть и другие положения, с которыми я не согласна.

Больше всего я сожалею о том, что нам не удалось отстоять раздел «Служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти» . С нашей точки зрения, он был очень важен для повышения статуса этих подразделений в федеральных органах исполнительной власти. По имеющимся у нас данным, службы делопроизводства в большинстве федеральных органов исполнительной власти - не самостоятельные подразделения. Но это еще полбеды, главное то, что они входят в состав самых разных департаментов (управлений) - от контрольно-аналитического или департамента государственной службы и кадров до юридического и административно-хозяйственного. Мы пытались навести в этом плане хоть какой-то порядок, по крайней мере, у нас было сформулировано положение о том, что служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти является самостоятельным структурным подразделением, подчиняющимся непосредственно руководителю федерального органа исполнительной власти или заместителю руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Было еще одно, на наш взгляд, важное положение о том, что структура и штатная численность службы делопроизводства утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти на основе нормативных документов по труду . Этот раздел, к сожалению, был снят. Но наша потеря была компенсирована тем, что в текст самого постановления был включен пункт 3, которым были внесены изменения в п. 2.38 и 2.39 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 г. № 452. В старой редакции этого документа п. 2.29 был сформулирован следующим образом:

«2.39. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях федеральных органов исполнительной власти возлагается на руководителей этих подразделений.

Непосредственная работа по документационному обеспечению в структурных подразделениях осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство».

В новой редакции он выглядит следующим образом:

«2.39. Организация и ведение делопроизводства в федеральном органе исполнительной власти осуществляются структурным подразделением федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти».

Конечно, часть материала, не вошедшего в утвержденные Правила, можно и нужно будет включить в Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , предусмотренные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477, но многие положения в методические рекомендации нельзя будет включить просто по той причине, что они носят нормативный характер и могут быть только в нормативном правовом акте, а рекомендации, как вы понимаете, документ иного статуса - рекомендательный.

- Когда можно ожидать эти методические указания?

Сроки разработки данного документа определены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477, где в п. 4 сказано следующее: «Федеральному архивному агентству до 1 января 2010 г. утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Подготовка рекомендаций также поручена нашему институту - ВНИИ документоведения и архивного дела, который являлся разработчиком и Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Работа эта уже ведется.

- Благодарим Вас за то, что приоткрыли завесу внутренней кухни разработки и утверждения нормативной базы по делопроизводству. Надеемся, что разговор о новых Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти станет первой ласточкой, и в дальнейшем, когда завершится работа над Методическими рекомендациями по применению Правил, Вы сможете дать новые ориентиры нашим читателям.

Сноски

Свернуть Показать

О «Правилах ведения делопроизводства в федеральных органах

исполнительной власти»

(статья, подготовленная для сборника методических документов, подготовленного Рязанским областным институтом развития образования в

Из приведённой сравнительной таблицы видно, что ряд реквизитов, установленных ГОСТ Р 6.30-2003, в Правилах отсутствует, поскольку не используется при работе с документами в федеральных органах исполнительной власти. Это такие реквизиты, как: «Герб субъекта Российской Федерации», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», «Код формы документа», «Код организации», «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица», «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП)». Чтобы понять причину исключения данных реквизитов из Правил, достаточно вспомнить, что в своё время послужило причиной для включения кодов (ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП) в состав реквизитов: необходимость организациям в определённых ситуациях проверять законность деятельности организации-корреспондента. Если у организации возникают какие-либо сомнения относительно того, существует ли организация-корреспондент, зарегистрирована ли она официально, организация имеет право обратиться в налоговый орган с запросом. Вряд ли возникнет необходимость подобной проверки в отношении федеральных органов исполнительной власти.

Причиной отсутствия в Правилах реквизита «Отметка о поступлении документа в организацию» является то, что он носит чисто служебный характер и не используется при составлении документов.

Большая часть реквизитов, представленных в ГОСТ Р 6.30-2003 и Правилах, имеют одинаковые названия или названия, различающиеся незначительно. Но есть и такие реквизиты, которые требуют разъяснения. Прежде всего, это реквизит «Указания по исполнению документа», который заменил реквизит «Резолюция». Причина изменения названия реквизита заключается в том, что в федеральных органах исполнительной власти указания по исполнению документа оформляются не только в виде резолюции, но и в виде поручений.

Привычный всем реквизит «Заголовок к тексту» получил в Правилах название «Наименование документа». Это объясняется тем, что в федеральных органах исполнительной власти значительная часть издаваемых документов представляет собой нормативные акты (правила, положения, порядки, инструкции, регламенты и т. д.), а эти документы имеют название, состоящее из вида документа и краткого содержания документа, тесно слившихся в одном названии. Например: «Правила ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», «Положение о защите персональных данных государственных служащих и работников министерств». Иными словами, наименование документа – это название, включающее в себя обозначение вида документа и его краткое содержание.

Правилами введены такие новые реквизиты, как «Должность лица, подписавшего документ», «Отметка о конфиденциальности». Реквизит «Должность лица, подписавшего документ» - это реквизит так называемых должностных бланков документов. Этот реквизит давно используется на практике. И хотя ГОСТ Р 6.30-2003 установил должностные бланки как особый вид бланков, соответствующего реквизита, отличающего этот вид бланков от других, в стандарт включено не было. Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается под наименованием федерального органа исполнительной власти в бланках писем должностных лиц.

Реквизит «Отметка о конфиденциальности» - это также реквизит, широко применяемый на практике. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В предыдущих редакциях стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 (Р 6, Р 6.30-1997) этот реквизит присутствовал, но под названием «Гриф ограничения доступа к документам». По сути, отметка о конфиденциальности – это и есть гриф ограничения доступа к документу.

Раздел IV Правил «Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти» содержит положения, устанавливающие основные этапы и сроки прохождения и рассмотрения документов. Особое значение в этом разделе имеют положения, определяющие роль службы делопроизводства в организации документооборота. В Правилах подчёркивается, что документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, в службе делопроизводства проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям в структурные подразделения. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документов, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы служба делопроизводства возвращает исполнителю. Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти также осуществляется через службу делопроизводства. Разработчики Правил, насколько это возможно, постарались обозначить организующую роль службы делопроизводства.

Раздел V Правил - «Документальный фонд федерального орган исполнительной власти» - содержит положения, определяющие порядок хранения образовавшихся в деятельности федерального органа исполнительной власти документов. К числу базовых положений этого раздела относятся следующие положения о том, что федеральный орган исполнительной власти:

· Формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов.

· Разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.

Таким образом, Правила обязывают федеральные органы исполнительной власти в целях формирования полноценного документального фонда разрабатывать ведомственные перечни документов со сроками хранения. Утверждение этих перечней, так же как и утверждение инструкций по делопроизводству федерального органа, осуществляется только после согласования с Росархивом.

Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется на основе номенклатуры дел. Номенклатура дел, как это предусмотрено нормативными документами в сфере архивного дела, составляется службой делопроизводства и утверждается руководителем после её согласования с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) федерального органа исполнительной власти, органа государственной власти в регионах. В данном разделе Правил предусмотрены процедуры выдачи дел во временное пользование сотрудникам федерального органа исполнительной власти, государственным органам и организациям, а также порядок изъятия документов из дел, который возможен только в исключительных случаях. При этом в дело помещается копия изъятого документа, заверенная в установленном порядке, и акт о причинах выдачи подлинника. Данный раздел Правил устанавливает сроки хранения документов дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в структурных подразделениях до их передачи в ведомственный архив: не менее одного года и не более трёх лет со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Дела передаются в ведомственный архив на основании описей дел, основой для составления которых является номенклатура дел.

Особое значение имеют положения Правил, определяющие особенности работы с электронными документами (раздел VI, п. 25 раздела IV). Правила содержат ряд принципиальных положений о работе с электронными документами, они следующие:

· Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

· В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти в целях учёта и поиска документов используются обязательные сведения о документах.

· Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи.

· При систематизации электронных документов в дела, определении сроков их хранения, уничтожении и др. действуют правила, установленные для аналогичных документов на бумажной основе.

Пунктом 4 постановления Правительства РФ, утвердившим Правила ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, Федеральному архивному агентству (Росархиву) давалось задание разработать и утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Приказом Росархива такие рекомендации были утверждены. Рекомендации предназначены для применения службами делопроизводства при разработке им инструкций по делопроизводству, призваны служить единой методической основой ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Что такое делопроизводство и документооборот (2019)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

• входящий (поступающий в организацию);
• исходящий (направленный из организации);
• внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Этапы работы

Работа с документами в организации делится на этапы.

Для входящих:

• прием и первичная обработка;
• предварительное рассмотрение делопроизводителем;
• регистрация;
• рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
• контроль исполнения.

Для исходящих:

• разработка, оформление;
• регистрация;
• отправка.

Для внутренних:

• разработка, оформление;
• регистрация;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.

Для всех:

• учет и анализ объемов документооборота;
• хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2019) можно скачать ниже.

ГОСТы по делопроизводству 2019

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации . Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

В нем определены понятия, используемые в статье:

1. Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
2. Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
3. Реквизит документа — элемент оформления документа.

ГОСТ Р 7.0.8-2013

Делопроизводство-2019: новые требования к оформлению бумаг

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с .

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

• номера страниц;
• предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
• абзацный отступ;
• величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
• выравнивание текста;
• максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
• правила выделения полужирным текстом;
• оформление титульного листа.

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

• гриф ограничения доступа;
• отметка об электронной подписи;
• наименование структурного подразделения — автора документа;
• наименование должности лица — автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

Делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477. На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ

Судебная практика и законодательство - Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 26.04.2016) "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"

2.46. Делопроизводство в Росархиве осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641), инструкцией по делопроизводству и Регламентом.

Ни для кого из моих коллег не секрет, что делопроизводство у нас практически никак не регулируется на федеральном уровне. Я говорю о коммерческих организациях: огромному количеству негосударственных компаний можно только рекомендовать следовать тому или иному «нормативному» документу. Об одном из них мы сегодня и поговорим. По нему обязаны вести делопроизводство все государственные органы: это Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Скачать их можно здесь же.

Статус Правил

Несмотря на то, что по своему названию правил относятся только к федеральным органам исполнительной власти, федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» говорит о том, что «правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти» (ст. 11). Таким образом, правила для ФОИВ обязательны для всех государственных органов и органов местного самоуправления.

Обязать следовать им коммерческие организации нельзя, можно только рекомендовать. К счастью, большинство компаний все-таки следует этим рекомендациям.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: актуальные изменения

В мае 2016 года Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти были изменены:

Обновился раздел «Термины и определения», в частности ушло странное словосочетание «электронный образ документа» и появилась вполне понятная и не вызывающая вопросов «электронная копия документа»;

Появились два новых реквизита (в их нет): Отметка об электронной подписи и Ссылка на документ;

При учете документов появилась возможность разделить день приема (подписания, утверждения) документа и день его регистрации официально прописать это в своей инструкции по делопроизводству;

Полностью переработан раздел «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти»;

У Правил появилось приложение: Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в СЭД ФОИВ.