Некоторые электронные документы, так же как и обычные бумажные нуждаются в подписи. Но вот если привычные для всех документ, напечатанный на листе бумаги вы можете подписать с помощью шариковой ручки, то как же быть в случае с электронными документами?

Электронная подпись и ее преимущества

Как всем известно, неподписанные документы не имеют никакой юридической силы. И для того чтоб решить эту проблему во время электронной переписки или обмена документами с помощью интернета придумали ЭЦП (электронно-цифровую подпись). В случае, если ЭЦП была выполнена правильно, то с легальностью документа не возникнет никаких проблем и вопросов.

Быстрое распространение использования ЭП абсолютно закономерно, подделать ее практически нереально, и не нужно проворить ряд экспертиз для того, чтоб доказать ее подлинность.
ЭЦП имеет большое количество преимуществ перед обычным вариантом, которые в значительной мере облегчает жизнь. К ним относится:

• С помощью ЭЦП на документе очень легко контролировать его целостность и состояние. Если после отправки с главного (вашего) компьютера документ был дополнен или изменен, то подлинность автоматически становится не действительной, что моментально отобразится на вашем ПК.
• Компания получает гарантию защиты документов от подделок.
• Владелец не может от нее отказаться, поскольку для того чтоб она появилась на документе нужно ввести специальный ключ, который будет известен исключительно владельцу ЭЦП. Таким образом отказаться от подписи или оспорить ее будет довольно сложно.
• С помощью ЭП достаточно просто доказать оригинальное авторство документа.

Все эти положительные стороны делают электронную подпись удобным инструментом и своеобразным гарантом при общении с крупными партнерами и иностранными инвесторами. Что же касается законодательной базы, которая и будет контролировать правильное ее функционирование на территории РФ, то в правовой системе даст ответы на все эти вопросы.

Как подписать документ электронной подписью – порядок работы

Перед тем как поставить под документом своюЭЦП, нужно пройти еще несколько важных этапов: сформировать содержание документа, которое должно отвечать правилам оформления документации и действующему законодательству, а так же прибавить дополнительную строчку, где собственно и будет располагаться ваша ЭЦП.

Так же оформление и расположение подписи зависит от того, какой программой вы пользуетесь для составления документации. По статистике, большинство должностных лиц используют для работы Microsoft Office 7. Для того чтоб добавить ЭП в таких файлах нужно выполнить следующие действия:

• Поставить курсор в то место, где она будет располагаться.
• Во вкладке «Вставить» перейти на «Текст», там найти «Строчка подписи», где найти «Строка подписи MSOffice».
• Настройте ее в диалоговом окне, которое всплывет. Для этого укажите сведения о человеке, который ставит свою подпись в конце документа.
• Если документ должен быть подписан рядом людей, то следуя описанной выше инструкции повторяем нужное количество раз.

Но если вам нужно не весь документ, а только одну строку, то выполнять такие сложные манипуляции. Достаточно выделить нужную строчку, открыть диалоговое окно «Подпись», и сделать одно из перечисленных действий:

• Выбрать отсканированный вариант подписи, которую вы ставите на бумажных документах. Этот вариант вполне законный, и часто используется в юридических конторах. Главное условие – ваш росчерк руки должен быть четко виден.
• Ввести свое полное имя возле значка Х – и вы увидите электронный вариант собственной подписи. Останется ее только вставить.
• Если при оформлении используется планшет, то можно расписаться от руки с помощью специального приспособления, напоминающего обычную шариковую ручку.

Стандартная процедура подписи файлов и писем

Как правило, если ЭЦП была установлена правильно, то проблем с подписанием документов возникнуть не должно. Однако еще перед началом следует понимать, что каждая отдельная процедура имеет разную последовательность действий. Давайте разберемся в этом подробнее.

Документы формата doc, docx

Практически во всех обновленных версиях Word уже включена функция ЭЦП. Для того чтоб ее использовать достаточно перейти во вкладку «Подписи» и выбрать « Электронная подпись». Следуя такому же алгоритму вы можете вставить подпись, щелкнув правой кнопкой мышки, и выбрав пункт «Подпись» — « Подпись ЭЦП».

Но есть ряд людей, которые по привычке продолжают использовать версию Ворда 2003 года, в котором еще не было упоминания о понятии ЭП. В таком случае алгоритм действий следующий: нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на иконке документа, где из выпадающего меню нужно выбрать пункт « Свойства», далее переходим на «Безопасность», и далее «Электронная подпись». В окне, которое появится, нужно выбрать «Добавить». После этого в выпадающем диалоговом окне нужно выбрать необходимый сертификат, и нажать кнопку ОК (в некоторых вариантах «Подписать» или «Поставить подпись»).

Форма HTML

На таких формах ставить электронную подпись нужно только в том случае, если вы находитесь на сайте услуг, которые предоставляет государство, к примеру, на сайте Пенсионного Фонда.

Для того чтоб поставить подпись нужно зайти на сайт с помощью браузера Internet Explorer, в форме которого найти функцию «Подписать и отправить» (возможен вариант « Подписать прикрепленные файлы»). После этого необходимо выбрать следует сертификат в диалоговом окне и кликнуть на функции «Подписать».

База данных

В базе данных потребуется подпись только в тех случаях, когда вы работаете с выплатой зарплат или налогами. Обычно, программа, с помощью которой происходит использование базы данных уже имеет в себе активную кнопку «Подписать документ» или подобную.

Все что вам нужно сделать — найти ее на панели быстрого доступа и кликнуть, далее выбрать сертификат, который вы собираетесь заверить электронной подписью и заверить его с помощью ЭЦП.
Это же правило относится к файлам, которые прикреплены. Вам нужно либо нажать саму иконку подписи, либо нажатием правой кнопкой мышки выбрать нужную кнопку из появившегося меню.

Документы xml

Документы этого формата часто используются при работе с базами данных, к примеру, при начислении зарплаты сотрудникам организации или статистических отчетах. Свою электронную подпись в таких бумагах вы можете поставить как с помощью специальной кнопки, которая встроена в программу по умолчанию, или с помощью дополнительного программного обеспечения, которое взаимодействует непосредственно на выгруженный файл.

Для подписи файлового документа, который уже был выгружен нужно установить дополнительное программное обеспечение, к примеру, это может быть КриптоПро АРМ или же XMLdsig.

PDF-формат

Чтоб подписать документ, который находится в данном формате, можно использовать КриптоПро PDF – специально разработанный плагин, который просто идеально подходит для Adobe Reader 7.0 и выше. Данная программа бесплатная, и находится в свободном доступе в интернете, но вы можете использовать и другие программы чтоб поставить свою ЭЦП.

Типы электронных подписей

Согласно законодательству РФ есть всего 2 вида электронной подписи: простая и усиленная. При этом усиленная электронная подпись с вою очередь разделяется на неквалифицированную и квалифицированную. Давайте разберемся них подробнее:

• Простая электронная подпись включает в себя пароли,цифровые коды, специальные слова, которые подтверждают, что документ подписан нужным лицом, которому и принадлежит подпись. К тому же документы, которые должны быть заверенными печатью, не могут быт заверенными лишь электронной подписью.
• Усиленная неквалифицированная ЭП генерируется с помощью определенных компьютерных программ. Такой вид подписи дает полную информацию о ее собственнике, ее крайне тяжело подделать. При соглашении сторон и в соответствии с законодательством РФ такая подпись приравнивается к рукописной.
• Усиленная квалифицированная ЭП отличается от предыдущего варианта тем, что выдается она исключительно аккредитованным удостоверяющим центром. К подписи прилагается сертификат ключа проверки ЭП.

Насколько надежен этот метод?

На самом деле, не смотря на всю свою функциональность, у электронной подписи есть и большое количество недостатков. Удобна она скорее для внутреннего использования внутри компаний или доверенных лиц.

К недостаткам так же относится большое количество недоработок и трудностей при прописывании электронной подписью: не все программы распознают такую услугу, и далеко не все умеют нею пользоваться.

Вконтакте

Мало кто знает из пользователей о том, что продукты Microsoft Office могут работать с ЭЦП (Электронно-цифровавшая подпись). Данная возможность позволяет подписывать документы Word или Excel в электронном виде и отправлять их по почте. Такой подписанный документ равносилен бумажному варианту с подписью и печатью.

Это значительно упрощает обмен между заинтересованными лицами и организациями. Так как нет необходимости возить бумажные варианты или отправлять их по почте.

Но при использование ЭЦП для подписанию электронных документов очень часто возникают различные проблемы. Они могут появляться из-за проблем с самим офисом. Кстати у меня есть целый раздел посвященный , в нем много статей в которых я описывала различные проблемы и их решения возникающие при работе с Microsoft Office, рекомендую почитать будет очень полезно. Сегодня поговорим о двух наверно самых распространенных из них.

Для работы лучше всегда использовать лицензионное программное обеспечение это касается Microsoft Office и КриптоПро. Если офис стоит достаточно дорого есть методы решения проблемы с . То цена КриптоПро приемлема.

Причин, по которым могут возникать данные ошибки много. В моем случае первая ошибка возникла после первоначальной настройки. Это установка КриптоПро, установки сертификата ЭЦП. И первой попытки подписания документа. Вторая ошибка появилась после перевыпуска сертификата по новому госту 2012. Решение для этих проблем было одно.

Для повышения знаний по работы с электронными ключами рекомендую почитать вот . Из неё вы узнаете как скопировать сертификат из закрытый ключ из реестра на носитель. И здесь я рассказал как решить проблемы с долгим открытием хранилища сертификатов.

Первая ошибка, которая может появиться при попытке подписания документа «Алгоритм шифрования не установлен на этом компьютере».

И вторая «Не удается добавить подпись в документ, если для подписи используется смарт-карта, необходимо убедиться что устройство для чтения смарт-карт установлено правильно».

Две самые распространенные ошибки при работе с ЭЦП в Microsoft Office

И так что же делать если возникли проблемы. Первым делам нужно установить продукт КриптоПро Office Signature. Эта программа позволяет создавать и проверять электронную подпись документов Microsoft Office.

Заходим на сайт скачиваем программу устанавливаем. Если возникнуть трудности с установкой там есть подробная инструкция.

После установки перезапускаем Microsoft Office. Заходим в пункт меню «Файл», в примере я использую Microsoft Office 2016. В данных продуктах есть встроенный механизм работы с ЭЦП. После установки КриптоПро Office Signature должен появиться дополнительный пункт именно от КриптоПро. Если раньше нужно было зайти в пункт «Защита документа» и выбрать там «Добавить цифровую подпись». То сейчас выбираем «Добавить электронную подпись (КриптоПро)» и пробуем подписать.

После проделанных действий документ должен быть успешно подписан. В большинстве случаев программа КриптоПро Office Signature помогала избавиться от этих ошибок. Если у вас все равно не получается подписать документ и возникают различные ошибки пишите в комментариях буду рад помочь.

Работая в Microsoft Word с файлами, которые необходимо подтверждать, утверждать, подписывать, Вы знаете, что их нужно распечатывать, и нести на проверку определенному человеку. Или Вы даете на проверку электронную версию, а потом слышите, что все хорошо, и нужно распечатывать его и приносить снова. Но подобных действий можно и избежать.

В данной статье мы с Вами разберемся, как можно подписать документ, созданный в Ворде, электронной цифровой подписью или ЭЦП. Рассмотрим ее различные варианты: создадим ее на видимой строке, или же просто добавим к файлу.

Как сделать линию для вставки электронной подписи в Ворде

Сначала рассмотрим, как вставить нужную строку в Ворд.

Открывайте необходимый документ. Затем установите курсор в том месте, куда нужно вставить область.

Можете написать какой-нибудь текст, например, «Утвердили:» , а с новой строки вставить пустые строки.

Дальше перейдите на вкладку «Вставка» , в группе «Текст» нажмите на стрелочку возле кнопки «Строка подписи» и выберите из списка «Строка подписи Microsoft Office» .

В следующем окне соглашаемся с тем, что там написано, и жмем «ОК» .

Откроется окно «Настройка» . В нем заполните все предложенные поля. Введите данные того, кто будет подписывать: его ФИО, должность, адрес электронной почты. Инструкцию можете изменить, а можно и оставить предложенный текст. Поставьте галочку в поле «Показывать дату…» и нажмите «ОК» .

В результате мы получим вот такую строку. Здесь должен будет расписаться тот человек, чьи данные указаны под ней. Можно распечатать документ и понести его на проверку, а можно, чтобы данный человек расписался прямо в Word, добавив электронную подпись в указанное поле.

Если Вам не обязательно добавлять подобную линию, тогда можете сами сделать линию в Ворде нужного вида и нужной длины. Воспользуйтесь для этого инструкцией, перейдя по ссылке.

Как подписать файл, с помощью ЭЦП

Если в Ваш документ добавлена строка, про которую я писала выше, тогда давайте разберемся, как что-нибудь в нее вставить.

Для начала прочтите текст и убедитесь, что в нем все верно. Затем нажмите в области правой кнопкой мышки и выберите из контекстного меню «Подписать» .

В следующем окне жмите «ОК» .

Цифровая электронная подпись в Ворде может быть разного вида. В предложенном окне в поле напротив крестика можно просто написать свою фамилию и инициалы. А можно добавить в данное поле изображение со своим рукописным вариантом или личной печатью.

Разберем второй вариант. Для этого Вам необходимо расписаться на листе и отсканировать роспись, или можно сфотографировать ее на камеру. Главное, чтобы в результате получилось изображение, сохраненное на компьютере, с Вашей росписью или печатью.

Когда изображение с росписью сделаете, нажимайте в данном окне «Выбрать рисунок» .

Найдите рисунок с росписью на компьютере, выделите его и нажмите «Выбрать» .

Необходимое изображение появится в окне. Также будет добавлено имя учетной записи, с которой был подписан документ. Нажмите «Подписать» .

Подтвердите создание подписи.

После того, как файл будет подписан, вверху появится информационная строка, что данный документ «Помечен как окончательный» , и возможность его редактирования будет ограничена. Также в строке состояния появится соответствующий значок.

Кликнув по нему, справа откроется область «Подписи» . Здесь можно посмотреть, кто еще должен расписаться – они будут показаны в блоке . Если в тексте уже есть подписи, то они отобразятся в блоке «Действительные» .

Нажав на стрелочку возле подписи, из выпадающего меню можно выбрать один из пунктов: состав, настройку или удаление.

Если Вы открыли подписанный документ и хотите в нем что-то изменить, тогда после нажатия на кнопку «Все равно редактировать» появится окно с предупреждением, что после этого, все подписи будут удалены.

Если Вы согласились на удаление, тогда откроется вот такое окно.

После того, как подписи были удалены, они пропали из текста и в соответствующих полях, а в области справа теперь они находятся в блоке .

Чтобы заново расписаться, можете справа из выпадающего списка возле нужного человека нажать «Подписать» . Затем выполните все описанные выше действия.

Как подписать весь документ

Сделать это можно и немного другим способом. При этом в текст не будет добавлена строка с данными того человека, который расписался. Выбранный файл просто будет помечен определенным образом и возможность его редактирования пропадет.

Для вставки такой невидимой ЭЦП, перейдите на вкладку «Файл» , затем «Сведения» . Дальше кликните «Защитить документ» и выберите из списка «Добавить цифровую подпись» .

Нажмите «ОК» в появившемся окне.

В окне подтверждения жмите «ОК» .

Теперь файл будет подписан, и на вкладке «Файл» – «Сведения» можно будет посмотреть, кем именно.

Кроме того, вверху отобразится информационная строка, что он помечен как окончательный, и редактировать его нельзя, иначе все подписи будут удалены. В области справа в блоке «Действительные» можно посмотреть, кто утвердил, при этом в самом тексте, никакой соответствующей строки не будет.

• корпоративный и отраслевой ЭДО;
• подача обращений в арбитражный суд;
• удаленная подача отчетности в госорганы, например, в Федеральную налоговую службу РФ или Пенсионный фонд;
• отправка информации в госсистемы: , ЕАИС, ЕСИА и др.;
• участие в онлайн-торгах.

ЭП упрощает и ускоряет процесс обмена данными, повышает уровень защиты информации, снижает издержки на бумагу, услуги курьеров и почтовую доставку. Чтобы использовать в разных видах документооборота, обратитесь в и приобретите сертификат ЭП, который будет подтверждать ваше авторство на заверенных онлайн-формах. Электронно-цифровой идентификатор можно создавать в таблицах, текстовых и графических файлах.

• Как подписать вордовский документ электронной подписью в КриптоПро CSP

  Перед тем как подписать ЭЦП документ Ворд (Word), рекомендуется произвести соответствующие настройки ПК:

  1. Поставить на ПК или 5.0. СКЗИ принимает непосредственное участие в генерации ЭЦП - получает доступ к закрытому ключу и преобразовывает информацию при помощи алгоритмов криптошифрования. Дистрибутив для скачивания размещен в открытом доступе на сайте ООО «КРИПТО-ПРО» . По истечении пробного периода (90 дней) пользователю необходимо приобрести годовую или бессрочную лицензию на каждый ПК, где используется ЦП.
  2. Инсталлировать драйверы для ключевых носителей, пользуясь подсказками Установщика. Драйверы доступны для бесплатной загрузки на сайте компании.
  3. Сохранить на ПК личный и корневой сертификаты, полученные в УЦ. Они добавляются через CryptoPro в папку «Корень консоли»: корневой - в «Доверенные», а личный СКПЭП - в папку «Личное».
  4. Настроить браузер для работы с КЭП на интернет-ресурсах: установить бесплатный плагин КриптоПро ЭЦП Browser plug-in и скачать расширение (чтобы веб-обозреватель не препятствовал сайту получать доступ к данным). Также рекомендуется добавить онлайн-сервисы, которые принимают от вас документацию, в каталог надежных узлов.

  Теперь подробно рассмотрим все способы, как подписать документ Ворд посредством ЭЦП.

  1. Задай вопрос нашему специалисту в конце статьи.
  2. Получи подробную консультацию и полное описание нюансов!
  3. Или найди уже готовый ответ в комментариях наших читателей.

  Как подписать вордовский документ электронной подписью

  На рынке криптографических утилит представлен большой выбор продуктов для заверки текстовой информации в формате.docx в разных версиях MS Office. Веб-компоненты MS Office 365 не поддерживают функциональность электронного атрибута, для остальных релизов, начиная с v.2003, можно подобрать оптимальный продукт для реализации функций ЭП.

  Подпись бывает прикрепленной - присоединяется к пакету данных, или открепленной - в отдельной форме. Все способы, как подписать документ World электронной цифровой подписью:

  1. В самом приложении (через специальный плагин или без него).
  2. В КриптоАРМ или в другом вспомогательном ПО.
  3. В веб-сервисах, например, Крипто.Контур.

  Чтобы у адресата не было проблем с просмотром файла, рекомендуется создавать его в той же версии Word. Как правило, госорганы, принимающие отчетность в онлайн-режиме, указывают версию текстового процессора в требованиях. Независимо от используемых средств для заверки, на ПК обязательно должен стоять криптопровайдер.

  Как поставить электронную подпись на документ Word без программ

  В сборках Word 2003 и 2007 предусмотрена возможность генерации ЭП в самом приложении без использования отдельных программ и плагинов. Проблема этих версий состоит в том, что они уже устарели и почти нигде не применяются. Если у адресата стоит более поздний релиз ПО, подпись не отобразится, поэтому заранее согласуйте версию создания файла. Для проверки КЭП адресату также необходимо инсталлировать на ПК СКЗИ актуальной сборки (4.0 или 5.0). Порядок подписи документа ЭЦП в Ворде 2003 включает следующие шаги:

  1. В контекстном меню выберите опцию «Параметры».
  2. Перейдите на страницу «Безопасность» и щелкните по клавише «ЦП» - откроется список сертификатов, загруженных в реестр.
  3. Найдите в списке нужный СКПЭП и нажмите «ОК».
  4. Введите пароль от контейнера выбранного сертификата и подтвердите операцию клавишей «ОК».

  Для версии пакета приложений 2007 порядок действий аналогичен, только вначале на боковой панели необходимо выбрать команду «Подготовить» и пункт «Добавить ЦП». В нижней части страницы отобразится значок, подтверждающий наличие идентификатора.

  Если в файл вносятся правки, ЦП пропадает, и потребуется повторная заверка по описанному выше алгоритму. Для v. 2010-2019 такой вариант не подойдет. Придется задействовать специальный плагин, о котором поговорим ниже.

  • Как подписать документ Ворд электронной подписью в КриптоПро Office Signature

    Плагин позволяет подписывать пакеты данных напрямую из приложения Ворд без установки отдельного софта. Этот модуль актуален для любых версий текстового процессора, кроме 2003. В v. 2007 можно работать как с плагином, так и без него (алгоритм описан ранее), в v. 2010-2019 - только с плагином.

    Office Signature не является самостоятельным , а применяется только в качестве дополняющего компонента, расширяющего возможности MS Office. Утилиту можно бесплатно скачать на сайте cryptopro.ru . В течение первых 90 дней действует демо-период, по окончании которого необходимо купить лицензию и ввести лицензионный номер в настройках: меню «Пуск» → «КРИПТО-ПРО» → «CryptoPro Office Signature» → «Все задачи» → «Серийный номер».

    Ниже рассмотрим, как посредством плагина подписать электронной подписью документ на примере Word 2010.

    Подберем подходящий вид ЭЦП для вашего бизнеса за 5 минут!

    Оставьте заявку и получите консультацию.

    Как подписать электронной цифровой подписью документ Word 2010

    1. Скачайте программу и зайдите в ОС под правами администратора.
    2. Установите ПО, следуя подсказкам Мастера установки. При первичной инсталляции по умолчанию активируется 14-дневный демо-период сборки «Стандарт Плюс» или «Терминал». По окончании ознакомительного периода автоматически включается режим «Старт», и система предлагает купить лицензию .

    При каждом запуске всплывает окно с предложением установить лицензию. Подтвердите согласие на установку клавишей «Перейти» и введите серийный номер. ПО позволяет заверять и зашифровывать одновременно несколько документов с любым расширением.

    Как подписать ЭЦП документ Word в КриптоАрм:

    
    

    На следующей стадии всплывет окно с уведомлением о том, что все данные для формирования ЭЦП собраны. Сохраните информацию в профиль, чтобы в дальнейшем при визировании файлов ЭП загружалась автоматически, и завершите операцию кнопкой «Готово».

    Если все сделано правильно, система сообщит пользователю, что форма успешно завизирована и сохранена в выбранном месте. Открепленная ЦП генерируется в отдельном документе с расширением.sig. Если переименовывать цифровую форму и файл после заверки, КЭП станет неактуальной и файл придется визировать заново.

    Подпись документа ЭЦП в Ворде через Крипто Контур

    Crypto.Kontur - один из самых востребованных веб-сервисов для заверки цифровых файлов. Приложение от «СКБ Контур» позволяет визировать цифровые формы с расширением.pdf, .doc, .xml, но по размерам есть ограничения - до 100 Мб. Еще один минус онлайн-сервиса - возможность формировать только отсоединенные КЭЦП. Преимуществ у Крипто Контур значительно больше:

    • реализация всех функций КЭП: создание, зашифровка, проверка подлинности и дешифрование;
    • полная совместимость с ;
    • в веб-сервисе можно работать бесплатно сразу после авторизации на сайте ;
    • обмен данными без установки на ПК вспомогательных программ и плагинов;
    • проверка достоверности сертификатов от любых УЦ.

    Получатель письма сможет открыть пакет данных и подтвердить подлинность идентификатора в Крипто Контур или любом другом приложении. Для создания ЭЦП авторизуйтесь в онлайн-сервисе и пройдите несколько простых шагов:

    1. В ЛК войдите в раздел «Создание ЭП».
    2. Выберите цифровую форму, которую требуется заверить, и СКПЭП.
    3. Щелкните по клавише «Подписать».

    Онлайн-сервис сохраняет отдельный файл КЭП в папку с завизированным документом с таким же названием и форматом.sig. Архив с информацией хранится на сервере системы. Владелец СКПЭП может отправить адресату пакет данных в виде ссылки, полученной с сервера в личном аккаунте.

    Оцените, насколько полезна была информация в статье?