В данном материале мы рассмотрим для чего нужна и как заполняется форма МБ-4 (Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов). Поговорим о том, куда ее подавать и какие нужны реквизиты для правильного заполнения. Обсудим типичные ошибки и ответим на самые распространенные вопросы. А также дадим рекомендации по заполнению формы.

Многие организации, в особенности те, которые ведут производственную деятельность, приобретают в собственность имущество, не имеющее высокой стоимости и долгого срока эксплуатации. Такая категория ценностей входит в группу малоценных и быстроизнашиваемых объектов. Несмотря на небольшие затраты, связанные с приобретением, у предприятий возникает необходимость организовать складской учет и обеспечить контроль над выдачей малоценного имущества сотрудникам.

Система документооборота для объектов, не обладающих высокой стоимостью, предполагает разработанные на уровне законодательства учетные формы, применяемые на территории России.

Важно! Компании имеют возможность применять документы, утвержденные самостоятельно, если в них присутствуют все обязательные реквизиты.

Форма МБ-4 (Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов): что собой представляет?

Акт выбытия МБП представляет собой образец документа, утвержденный постановлением Госкомстата № 71а от 30.10.1997г. Форма бланка унифицирована и имеет код в соответствии с классификатором ОКУД 0320002. Данный документ успешно применяется российскими организациями для фиксации в учете движения малоценных предметов.

Составляют этот документ в тех случаях, когда малоценное имущество, переданное в пользование работнику организации, утеряно, изношено или повреждено.

Пошаговая инструкция по заполнению МБ-4

Унифицированная форма документа представляет собой бланк, который имеет лицевую и оборотную сторону.

Титульная сторона акта включает в себя следующие составные элементы:

1. Шапка акта выбытия;
2. Таблица, раскрывающая сведения о составляемом документе и счетах учета МБП;
3. Таблица, предназначенная для отражения данным об объекте малоценного имущества;
4. Таблица, используемая с целью раскрытия сведений о сотрудниках компании, в чьем пользовании находился предмет.

Шапка предназначена для раскрытия сведений об организации и должна отражать следующую информацию:

• Наименование компании и ее структурного подразделения;
• Код в соответствии с классификатором ОКПО.

Таблица для отражения данных о документе и учете малоценных предметов в компании:

• Дата составления акта;
• Код вида осуществляемой операции;
• Подразделение;
• Вид деятельности;
• Корсчета (счет, аналитика);
• Учетная единица выпуска объекта.

Таблица, предназначенная для отражения сведений о МБП:

• Подробная информация о малоценном объекте (вид, сорт, размер) и номенклатурный номер;
• Единица измерения объекта МБП с указанием кода из классификатора ОКЕИ;
• Количество;
• Цена за единицу;
• Сумма без учета НДС и сумма амортизации;
• Причина выбытия из организации (код причины и наименование).

По графам «сумма» должны быть подбиты итоги. Ниже данной таблицы располагаются строки, используемые ответственным за составление документа работником для отражения подробным образом причины выбытия объекта МБП из компании.

Важно! Титульную сторону бланка должен подписать исполнитель работ.

Оборотная сторона бланка акта выбытия используется для демонстрации данных о работнике (работниках), которые имели в пользовании конкретный объект малоценного имущества. При этом таблица должна предоставить заинтересованным пользователям следующую информацию:

• Фамилия и инициалы работников;
• Табельный номер сотрудника;
• Дата фактической передачи ценностей;
• Подпись ответственного за выдачу объектов лица;
• Данные о расчете величины удержания с виновных работников (процент начисленной амортизации, стоимость за минусом начисленной амортизации, код вида удержания, процент и фактическая сумма удержания, сумма ежемесячного взноса);
• Подпись виновного работника.

Важно! Заполненный бланк документа должен быть подписан руководителем подразделения организации, кладовщиком и сотрудником бухгалтерской службы.

Госкомстатом рекомендовано составлять документ не менее чем в двух экземплярах: одна копия предназначена для подразделения, в котором непосредственно произошла поломка или утеря малоценного предмета, а другая – для бухгалтерской службы.

Особенно важен правомерно составленный документ для работников бухгалтерской службы, так как служит основанием для удержания из заработной платы стоимости поврежденных или утерянных малоценных объектов.

Важно! Для того чтобы организовать списание объектов МБП в учете первичную форму МБ-4 составляют в паре с документом МБ-8 «Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов».

Типичные нарушения при заполнении МБ-4

Составление акта выбытия по форме МБ-4 материально-ответственным лицом может быть произведено с нарушениями. Рассмотрим в таблице наиболее типичные ошибки, допускаемые при заполнении этого документа.

В каких программах можно составить акт выбытия

Рейтинг самых задаваемых вопросов

Вопрос № 1 Может ли организация не заполнять акт выбытия, а вместо него применять самостоятельно разработанный образец бланка?

Да, при условии, что новом документе будут присутствовать все обязательные реквизиты. Также разработанную форму необходимо утвердить приказом руководителя компании, а также закрепить как приложение к учетной политике.

Вопрос № 2 Кто должен поставить подпись на титульной странице унифицированного бланка МБ-4?

Подписать титульную сторону документа следует работнику, который ранее получил малоценный объект со склада (или иного места хранения) и несет за него ответственность.

Вопрос № 3 Кто является ответственным за формирование документа лицом?

По общим правилам составлять акт выбытия должно материально-ответственное лицо, в ведения которого находится обеспечение сохранности МБП.

В каждой компании приобретается и используется много предметов, которые относятся к малоценным и быстроизнашивающимся (МБП). Как можно понять из названия, основными критериями для отнесения к данной категории предметов является небольшой срок службы и невысокая цена предмета. К малоценным и быстроизнашивающимся предметам, например, можно отнести хозяйственный инвентарь. Несмотря на то, что аббревиатура МБП сейчас не используется и не упоминается в Плане счетов , однако данная категория не исчезла из оборота компаний и должна учитываться.

Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а были утверждены унифицированные формы первички по учету труда и его оплаты, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, в том числе форма МБ-8 – акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Данный акт применяется для оформления ликвидации «отслуживших» и непригодных для дальнейшего использования малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов

Решение о ликвидации тех или иных предметов принимает и фиксирует в акте комиссия, которая создается по распоряжению руководителя компании. Акт является двусторонним. Сразу под наименованием формы идут строки для указания наименования компании и структурного подразделения, кода по ОКПО. Ниже идет небольшая таблица, которая содержит следующую информацию:

• Дата заполнения бланка;
• Код вида операции;
• Структурное подразделение;
• Вид деятельности;
• Корреспондирующий счет (счет, субчет);
• Код аналитического учета.

Затем акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов содержит информацию о том, что комиссия, которая была назначена приказом руководителя (указывается дата приказа), осмотрела предметы, которые подлежат списанию, и признала их непригодными для дальнейшего использования.

Основная часть акта состоит из объемной таблицы, включающей 14 колонок. В таблице указывается следующая информация:

• Наименование предмета, подлежащего списанию;
• Номенклатурный номер, присвоенный предмету;
• Инвентарный номер, присвоенный предмету;
• Код единицы измерения;
• Название единицы измерения;
• Количество указанных предметов;
• Дата, когда предметы поступили;
• Цена данных предметов;
• Сумма без учета налога на добавленную стоимость;
• Сумма амортизации;
• Срок службы предметов, подлежащих списанию;
• Наименование причины списания;
• Код причины списания;
• Номер паспорта.

Бланк является двусторонним – оборотная сторона содержит продолжение таблицы. Затем под таблицей указывается прописью общее количество предметов по акту, а также номера и даты актов выбытия.

Далее форма МБ-8 содержит информацию о том, что предметы, непригодные для дальнейшего использования, в присутствии комиссии должны быть превращены в лом, который подлежит оприходованию. Далее содержится таблица, которая включает в себя следующие колонки:

• Код вида операции;
• Вид деятельности;
• Структурное подразделение;
• Название лома;
• Номенклатурный номер лома/утиля;
• Название единицы измерения;
• Код единицы измерения;
• Количество лома;
• Цена;
• Сумма;
• Номер записи в картотеке склада.

Лом, который не подлежит оприходованию, должен быть уничтожен. Акт подписывает председатель и члены комиссии, составляется документ комиссией в одном экземпляре. После того, как списанные предметы сдаются в кладовую для утиля, акт с распиской кладовщика сдается в отдел бухгалтерии. На разные виды малоценных и быстроизнашивающихся предметов акты на списание составляются отдельно.

Формирование акта на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов происходит в случае, когда относимое к таким предметам имущество по каким-либо причинам приходит в негодность. Как правило, для этого используют унифицированную форму МБ-8.

ФАЙЛЫ

Что относится к малоценным и быстроизнашивающимся предметам

Во всех организациях, так или иначе, есть недорогое и не особо ценное имущество, которое используется в текущей работе. Оно не отражается как и его стоимость достаточно мала. К нему можно отнести:

• компьютерную и оргтехнику;
• расходные материалы;
• предметы мебели;
• спецодежду;
• посуду;
• чистящие и моющие средства и т.п.

В эту же группу включаются некоторые инструменты, техника, инвентарь, запасные части, в общем, все то, что используется для решения различных задач в производстве, но быстро изнашивается и требует постоянной замены.

Для того, чтобы определить, что тот или иной предмет действительно является малоценным и быстро изнашиваемым, необходимо удостовериться в том, что срок его годности не превышает одного года, а стоимость не выше 40 тыс. рублей.

Значение акта о списании

Все имущество, которое есть в организации, должно быть зафиксировано в специальной документации. Факт его наличия имеет прямое влияние на налогообложение (правда, при использовании только определенных схем, например, общей налоговой системы).

При этом для того, чтобы избавиться от зарегистрированного на предприятие имущества, необходимо составить специальный акт – такой документ позволяет списать ненужные, устаревшие, изношенные материалы, оборудование и т.п. законным способом.

В отношении каждого вида товарно-материальных ценностей существуют свои формы документов, есть специальный бланк и для списания малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

Создание комиссии

Списание любого имущества предприятия производится, как правило, специально созданной комиссией. В ее состав могут входить как работники компании, так и сторонние эксперты.

Назначение членов комиссии происходит путем составления соответствующего приказа, который также утверждает необходимость списания малоценных предметов и который выпускается от имени директора организации.

Члены комиссии выполняют следующие действия:

• изучают техническую документацию (если она есть),
• удостоверяют факт того, что имущество пришло в негодность, устарело или износилось,
• ищут причины этого,
• фиксируют, что ремонт и дальнейшее использование данных товарно-материальных ценностей невозможны.

Особенности составления акта, образец

На сегодняшний день обязательной к применению, унифицированной формы акта на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов нет, так что сотрудники предприятий имеют полное право писать акт в произвольном виде или, если в организации имеется разработанный и утвержденный образец документа – по его шаблону. Кроме того, очень часто представители компаний предпочитают использовать ранее применяемую в общем порядке форму МБ-8. Связано это с тем, что она понятна и удобна по структуре, содержит все необходимые сведения, не нужно ломать голову над составом документа.

Заполнение шапки формы МБ-8

В «шапке» бланка отводится несколько строк для утверждения его директором – без его автографа акт не приобретет законной силы. Затем указывается:

• номер, присвоенный акту;
• наименование организации и структурного подразделения, в котором происходит списание, ее код по ОКПО.

Заполнение лицевой страницы формы МБ-8

Под «шапкой» документа идет первая таблица, куда вносятся:

• дата составления акта;
• код вида операции (в соответствии с классификатором);
• структурное подразделение, списывающее товарно-материальные ценности;
• вид деятельности компании (по ОКВЭД);
• данные о субсчете и коде аналитического учета.

Ниже вносится дата формирования комиссии, номер приказа и фиксируется факт списания.

Во вторую таблицу включаются подробные сведения о списываемом имуществе:

• его названии,
• количестве,
• стоимости,
• дате поступления,
• сроке эксплуатации,
• причине списания и прочих характеристиках.

Заполнение оборотной страницы формы МБ-8

На оборотной стороне акта сначала идет продолжение предыдущей таблицы, внизу которой подводится итог по списываемым предметам. Под ней указывается общее количество предметов, номера и даты их выбытия. Последняя таблица акта включает информацию об утилизации.

На что обратить внимание при оформлении

Оформление акта полностью отдано на откуп составителю. Форму МБ-8 допускается заполнять в рукописном виде или на компьютере, при этом, распечатывая её, можно использовать фирменный бланк организации или обыкновенный лист бумаги.

Единственное условие, которое требуется соблюсти: акт в обязательном порядке должны подписать все ответственные лица, входящие в состав комиссии (автографы работников, задействованных в списании малоценных и быстроизнашивающихся предметов должны быть «живыми»).

А вот удостоверять бланк при помощи печати или штампа необходимо только в том случае, если норма по использованию штемпельных изделий закреплена во внутренних нормативно-правовых бумагах организации.

Акт составляется в одном экземпляре , но при надобности можно сделать его дополнительные копии.

Что делать после составления акта

После составления акта списанные малоценные и быстроизнашивающиеся предметы отправляются в утиль (в кладовку или на склад), а сам акт передается в бухгалтерию компании для окончательного завершения процедуры списания.

Условия и период хранения документа

После того, как процесс списание имущества завершится, акт необходимо держать наряду с другими подобными документами в архиве предприятия на случай возможной налоговой проверки. Длительность хранения определяется внутренними нормативными бумагами предприятия или законодательством РФ. После того, как акт утратит свою актуальность, его можно утилизировать.