Оформляем личную карточку. Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив
Личная карточка может открываться на каждого сотрудника, с кем у компании заключено трудовое соглашение. Это делается при приеме на работу, после чего данные в нее записываются до самого момента увольнения. В документе фиксируются все сведения о работнике, включая поощрения, наказание, прохождение обучения и другое. Образец заполнения личной карточки работника формы Т-2 позволит делать это правильно.
В законе определено, какие именно документы новый работник должен предоставить организации при оформлении. В определенных случаях у него также могут быть запрошены и иные сведения. Чтобы систематизировать всю предоставленную информацию, на него может быть открыта личная карточка Т-2. Этот бланк не относится к числу обязательных для заполнения.
Этот документ должен открываться как на штатного работника, так и приходящего по совместительству.
Первое заполнение бланка можно произвести при помощи компьютера. После этого остальные сведения вносятся от руки шариковой ручкой. Пустые поля прочеркивать нельзя.
Данные в карточку записываются ответственным работником, обычно кадровиком, на основании подтверждающих документов. Их копии должны быть подшиты в личное дело сотрудника.
В определенных ситуациях работник должен подтверждать правильность информации, которая вносится в карточку. Производит он это путем проставления подписи в определенных местах.
Внимание: компаниям дано право перерабатывать стандартный бланк документа. Для того, чтобы учитывать особенности бизнеса, можно также составить собственную форму личной карточки.
Обязательный ли это документ
В обычной ситуации карточка форма Т-2 не входит в состав документов, которые должны в обязательном порядке составляться на предприятии. Однако это не касается лиц, которые являются военнообязанными.
Действующий закон по воинскому учету устанавливает, что личные карточки форма Т-2 должны открываться на каждого работника с таким статусом.
Насколько правильно в нее вносятся сведения периодически могут проверять сотрудники военкомата. Также отдельным приказом по предприятию должен быть назначен ответственный за воинский учет, который вносит данные сведения в документы и заверяет это своей подписью.
Важно: если данные правила соблюдаться не будут, то на компанию могут налагаться денежные штрафы.
На основании каких документов заполняется личная карточка
При внесении сведений в личную карточку необходимо опираться на копии документов, которые предоставляет сам работник, а также на бланки, составленные уже в самой организации в процессе работы. Рекомендуется со всех документов снимать копии и прикреплять их к личной карточке для подтверждения сведений.
Обычно источниками данных являются следующие документы:
- Документ для подтверждения личности сотрудника;
- Бланк ИНН;
- Карточка СНИЛС;
- Военный билет (если он есть);
- Аттестат, диплом либо иной документ об образовании;
- Трудовая книжка, справка с основного места деятельности;
- Свидетельство о браке (при наличии);
- Свидетельства о рождении детей (при наличии);
- Трудовое соглашение;
- Копии распоряжений о приеме, переводе, поощрениях, наказаниях и т. д.
Внимание: большая часть данных документов используется при внесении в карточку первичных данных после приема на работу. Сведения, которые списываются в карточку из приказов на прием, перевод, увольнение должны в обязательном порядке заверяться подписью самого сотрудника.
Личная карточка работника форма Т-2 бланк скачать бесплатно
Файлы для скачивания:
Личная карточка работника форма Т-2 образец заполнения 2018
Рассмотрим образец заполнения формы Т-2, чтобы знать, как правильно указывать данные. Сначала необходимо указать сведения в шапке бланка. Здесь записывается наименование компании и ее код, присвоенный Росстатом.
Далее нужно указать день, в который открывается карточка, код работника согласно табелю. Следующим шагом проставляются ИНН и СНИЛС сотрудника на основании предъявленных им документов.
Далее, необходимо указать букву, с какой начинается фамилия работника. Также рядом заносится характер деятельности сотрудника, и ее вид. К примеру, основная это деятельность либо по совместительству. Завершается заполнение шапки проставлением пола работника.
Общие сведения
Первым делом в данном разделе записываются реквизиты подписанного с сотрудником трудового соглашения.
В строки 1-3
вносятся Ф.И.О. работника, а также сведения о его дате и месте рождения. Справа от граф находится таблица - в ней необходимо записывать коды по справочнику, соответствующие проставленным значениям. При внесении сведений о месте рождения населенные пункты (село, аул и т. д.) нужно указывать целиком, без сокращения.
В строку 4 вписывается гражданство.
В строке 5 проставляется иностранный язык, который знает сотрудник, а также как именно он им владеет. К примеру, здесь можно указать «Читаю и пишу со словарем», «Свободно владею» и т. д.
В строке 6 указывается образование, которое получил работник. Здесь проставляются вид образования, сведения об учебном заведении, данные о документе, полученном после его окончания (аттестат, диплом и т. д.).
В строке 7
записывается профессия, на которую принят сотрудник.
В строке 8
проставляется размер имеющегося трудового стажа у сотрудника на определенную дату. Как правило, в качестве нее выбирается день приема на работу. Эти сведения заносятся на основании трудовой книжки.
В строки 9 и 10
записывается информация о нахождении работника в браке, а также об имеющихся у него ближайших родственниках. Эти сведения записываются целиком, т. е. Ф.И.О. указывается без сокращения.
В строке 11
указываются данные о документе, которым подтверждается личность сотрудника.
Строка 12 предназначена для проставления адресов работника - по прописке и фактического. Если они совпадают, то второй адрес разрешается не заполнять. Также в этой позиции записывается номер телефона.
Сведения о воинском учете
Данный раздел заполняется только для работников-мужчин. Сведения в него записываются на основе военного билета либо приписного удостоверения.
В строке 1
указывается категория запаса. Ее нужно оставлять пустой, если работник относится к офицерскому составу.
В строку 2 заносится воинское звание. В случае, когда у работника на руках приписное удостоверение и он еще не призывался на службу, необходимо записать «Подлежит призыву».
В сроке 3 отмечается тип солдат, в которому относится сотрудник - солдаты, медицинский и т. д.
В строку 4 заносится код специальности, полученной за период воинской службы.
В строке 5 при помощи букв от А до Г указывается степень пригодности к несению военной службы.
В строке 6 записывается наименование военкомата, в котором сотрудник находится на учете.
В строке 7 должно указываться текущее состояние на учете. Эти сведения записываются только простым карандашом.
Данные в строке 8 записываются в случае снятия с воинского учета.
Внимание: все внесенные сюда сведения проверяет и подтверждает своей подписью кадровик. Далее, с ними должен ознакомиться работник и также поставить свою подпись для подтверждения.
Прием на работу и переводы на другую работу
При открытии карточки в этот раздел необходимо внести сведения о приеме сотрудника. Далее, здесь указываются данные о его движении по предприятию, повышениях и т. д.
В таблице вносится дата изменения его статуса, сведения о новом структурном подразделении, его новые должность и оклад. Также в этом разделе указываются сведения о приказе, которым было установлено данное перемещение.
Последняя графа таблицы предназначена для личной подписи сотрудника - он ставит ее после ознакомления с внесенными сведениями.
Аттестация
В организации периодически может осуществляться аттестации сотрудников. Если она проводилась, информация о ней должна также присутствовать в личной карточке работника. Здесь отражаются сведения о дате ее проведения, далее указывается вынесенное комиссией решение о годности работника, а также номер и дата документа, оформляющего решение аттестационной комиссии.
Внимание: последняя графа может быть пустой, если в ней не отражаются реквизиты приказа, на основании которого в организации проводилась аттестация.
Повышение квалификации
Сотрудники компании должны периодически проходить повышение квалификации на курсах, с тем чтобы соответствовать существующим профстандартам и занимаемым должностям. Данная информация также должна фиксироваться в личной карточке работника компании.
В таблице следует указывать начальную и конечную дату повышения квалификации, далее вписывается наименование произведенной переквалификации, а также номер и дату документа, выданного работнику после повышения квалификации.
В последней графе нужно зафиксировать сведения о распоряжении руководства, на основании которого сотрудник был направлен на повышение квалификации.
Профессиональная переподготовка
Современные условия осуществления деятельности требуют, чтобы работники компании периодически проходили обучение, переподготовку и т. д. Данные сведения нужно указывать в этом разделе.
Отражаются период переподготовки, наименование специальности, по которой осуществлялось обучение, а также реквизиты соответствующего документа, выдаваемого работнику по завершению обучения. В последнем столбике таблице нужно отразить основания, по которым работник был направлен на переподготовку.
Поощрения и награды
В процессе трудовой деятельности работник может поощряться и представлять к определенным наградам. Такие сведения следует отражать в данном разделе личной карточки. Информацию нужно вносить о премировании работника, представлении к награждению ценными подарками, грамотами и т.д.
В первом столбце таблицы необходимо отражать наименование осуществляемого поощрения, а рядом записывается основание для награждения работника. Это могут быть реквизиты приказа о поощрении.
Отпуск
Карточка работника должна отражать информацию о всех предоставленных периодах различных отпусков. Сюда нужно вписывать периоды основного, дополнительного отпуска, отпуска за свой счет, учебного и т. д. Информация представляется в виде таблицы.
Сначала следует указывать наименование отпуска, после того фиксируются дата начала и окончания периода, за который предоставляется отдых, Для основного отпуска здесь нужно отражать календарный год или его промежуток.
После этого указывается продолжительность периода отдыха в днях с обязательной фиксацией даты начала и окончания отпуска. В последнем столбике нужно вписать реквизиты распоряжения руководства компании, на основании которого предоставляется отпуск.
Внимание: так как эта часть занимает незначительное место, а сотрудник может трудится в организации длительный период, то рекомендуется к этому разделу оформлять приложение «Дополнение к личной карточке». У него повторяется шапка, как у раздела «Отпуск», а далее в соответствующие графы вносится информация согласно рассмотренному выше правилу.
Социальные льготы
В данном разделе следует указывать основания, по которым работнику предприятия может устанавливаться сокращенная длительность рабочего времени. К примеру, инвалиды 3 группы имеют социальную гарантию в виде сокращенного рабочего дня.
Сведения отражаются в табличной форме.
Первоначально нужно указать наименование льготы, после этого отражаются реквизиты документа, подтверждающего право сотрудника на данную льготу, а рядом нужно вписать ссылки на нормативные документе, в соответствии с которыми предоставляется данная льгота. Это может быть статья закона, постановления и т.д.
Дополнительные сведения
Эта часть личной карточки предназначена для внесения в нее сведений в свободной форме, которые не были отражены в других разделах формы Т-2.
Часто здесь кадровые специалисты указывают наличие у сотрудников прав на управление транспортными средствами с фиксацией реквизитов водительского удостоверения.
Также можно в этой части лицевой карточки указывать сведения о наличии инвалидности о работающего в компании человека.
Основания прекращения трудового договора
Эта часть личной карточки является завершающим разделом. В него данные следует вносить только тогда, когда происходит расторжение трудового соглашения с работником.
Сведения вносятся инспектором кадрового отдела. Здесь он отражает информацию о причине прекращения действия трудового контракта в формулировке, предусмотренной нормами трудового законодательства. Также в этом разделе указываются номер и дата распоряжения об увольнении, а также дату прекращения действия трудовых отношений.
После заполнения этой информации кадровый специалист еще раз проверяет записанные сведения и ставит свою подпись в подтверждении данной информации.
Важно: с этими данными нужно ознакомить работника компании, с которым расторгается контракт. Он должен проверить достоверность отражения информации, и после этого также поставить свою визу. После этого карточка Т2 закрывается.
Срок хранения документа
Личная карточка работника находится все время работы сотрудника компании в кадровой службе, в месте, куда доступ ограничен. После прекращения действия с сотрудником трудового соглашения, рекомендуется ее хранить в отделе кадров еще определенное время, а только после этого передавать данные документы в архив предприятия.
Сложившаяся практика показывает, что личные карточки на уволенных сотрудников хранятся кадровой службе от одного года до трех лет. Связано это с тем, что бывший работник в этот период может часто обращаться с запросами о предоставлении различных справок и иных сведений о работе.
Внимание: после передачи личной карточки в архив компании, ее нужно там хранить еще 75 лет после увольнения работника.
Как правильно заполнить личную карточку работника Т-2:
- Собрать необходимые бумаги.
- Переписать сведения из них в карточку.
- Положить заполненный документ в специальную папку.
Что это за форма и когда она нужна
Прежде чем разбирать образец заполнения формы Т-2, отметим, что ее бланк утвержден постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Документ ведут на каждого отдельного сотрудника. Это удобно, поскольку позволяет работодателю иметь полное досье на сотрудника. Дело в том, что в карточку записываются сведения:
- о дате и месте рождения;
- гражданстве;
- образовании, в том числе дополнительном, и профессиональной подготовке;
- знании иностранных языков;
- стаже работы;
- составе семьи;
- адресе регистрации и проживания;
- отношении к военной службе;
- результатах аттестаций;
- награждениях;
- отпусках;
- льготах;
- иные сведения.
Все эти данные аккумулируются работодателем для выполнения обязанностей, предусмотренных законом. Например, информация о составе семьи позволит включить детей работника в список получателей новогодних подарков или путевок в летние лагеря. Сведения о наличии дополнительного образования или знании иностранных языков дадут возможность предложить сотруднику другую должность или отправить его в заграничную командировку. Данные о награждениях и стаже рассматриваются как основание для направления документов коллеги на награждение на более высоком уровне. Отсюда вывод: личная карточка сотрудника — очень удобный и полезный источник информации для работодателей.
Кто обязан вести карточки
Некоторые работодатели считают, что если приведенные в постановлении Госкомстата России первичные формы учета не являются обязательными, то заводить их в организации не стоит. Но не все так просто. Трудовой кодекс, действительно, напрямую не обязывает руководителей вести и заполнять эти бланки. Но в пункте 12 постановления правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» говорится, что работодатель обязан знакомить сотрудника со всеми изменениями, вносимыми в трудовую книжку. Работник обязан подтвердить свое согласие подписью в личной карточке, в которую дублируются все вносимые в трудовую книжку записи.
Кроме того, надо знать, что форма Т-2 является одним из документов воинского учета, по пункту 27 постановления правительства РФ от 27.11.2006 № 719. Таким образом, ведение этого документа является обязательным для всех организаций и предпринимателей.
Общие правила заполнения
Небольшая ремарка перед тем, как обсуждать, как заполнить карточку Т-2, и образец заполнения каждого пункта этого документа. Существует унифицированная форма бланка, которую рекомендуется использовать. Работодатель имеет возможность его менять, а точнее, дополнять той информацией, которой, по его мнению, не хватает. Вместе с тем важно понимать, что утвержденный на государственном уровне бланк разрабатывался с учетом обеспечения защиты персональных данных гражданина. И работодателю, если он хочет внести дополнения в форму Т-2, следует учитывать особенности законодательства в этой области. Представленный в этой статье пример заполнения личной карточки работника Т-2 дается на базе унифицированного бланка.
Следующий момент, который необходимо знать, — личную карточку ведет лицо, уполномоченное на ведение кадрового учета в организации. Документ оформляется в бумажном варианте. Если удобно дублировать сведения из него в электронном формате, следует воспользоваться компьютером. Но пока цифровые подписи в России в рамках трудовых взаимоотношений не распространены, и работники подписываются собственноручно. Карточки Т-2 ведут на бумаге и вписывают в них все данные вручную. В связи с этим отметим, что требований к цвету используемых чернил нет.
Что касается ошибок и исправлений, от них, к сожалению, не уйти. Если при заполнении допустили неточность, неверную запись необходимо зачеркнуть одной линией (запись должна оставаться читаемой), рядом написать корректную формулировку, затем дописать «Исправленному верить» и расписаться.
Как заполнить по пунктам
Допустим, в ООО «Светлый путь» в феврале 2020 года устраивается экономист Иванов Иван Иванович. При приеме на работу от нового сотрудника потребуются следующие документы (на их основании записываются данные в форму):
- удостоверение личности;
- трудовая книжка (при наличии);
- СНИЛС;
- документы воинского учета;
- документы о полученном образовании и квалификации;
- иные бумаги, если они требуются для допуска к выполнению трудовой функции.
Также кадровику необходим приказ о приеме на работу.
Когда все бумаги собраны, приступайте к оформлению бланка. Полностью заполненный документ доступен для скачивания в конце статьи, а пока разберем, как заполнить карточку Т-2: образец заполнения каждого пункта наглядно покажет правила занесения сведений.
Начинаем заполнять бланк с шапки. Здесь следует указывать:
- полное и сокращенное наименование организации-работодателя;
- дату составления карточки;
- табельный номер, ИНН (при наличии) и СНИЛС нового сотрудника, его пол (сокращенно — «М» или «Ж»);
- характер работы — постоянный или временный;
- вид работы — основная или по совместительству. В этой ячейке слова надо писать полностью, сокращение недопустимо;
- поле «Алфавит» заполняется той буквой, с которой начинается фамилия работника (в нашем примере это «И»).
Раздел I носит название «Общие сведения». Здесь указываются:
- номер трудового договора и дата его заключения;
- Ф.И.О. сотрудника, дата и место его рождения, гражданство;
- степень владения иностранным языком (одним или несколькими);
- информация об образовании и профессии.
Уже со второй строчки у кадровиков возникают сложности, потому что они не понимают, какие коды необходимо вписывать и откуда их брать. Код ОКАТО — номер населенного пункта (его района) в Общероссийском классификаторе объектов административно-территориального деления. В него часто вносят изменения, поэтому при заполнении желательно узнать точные сведения из проверенных источников.
Что касается аббревиатуры ОКИН, то она расшифровывается как Общероссийский классификатор информации о населении. Из этого списка кодов, которые поделены на 293 категории, и берут сведения для заполнения. Для удобства читателей приведем пример заполнения карточки Т-2: сводную таблицу кодов, которые понадобятся при оформлении строк 4, 5 и 6.
Что писать в строке |
Какой код по ОКИН указывать |
Строка «Гражданство» |
|
Гражданин РФ |
|
Гражданин РФ и иностранного государства (Республики Беларусь) (в скобках указать ту страну, подданным которой является работник) |
|
Иностранный гражданин Республики Беларусь (указать ту страну, подданным которой является работник) |
|
Лицо без гражданства |
|
Иностранные языки |
|
Английский |
|
Испанский |
|
Итальянский |
|
Китайский |
|
Немецкий |
|
Французский |
|
Японский |
|
Другие языки (если их нет в классификаторе) |
|
Степень знания языка |
|
Свободно владею |
|
Читаю и могу объясняться |
|
Читаю и перевожу со словарем |
|
Образование |
|
Начальное (общее) |
|
Основное общее |
|
Среднее общее |
|
Среднее профессиональное |
|
Высшее — бакалавриат |
|
Высшее — специалитет, магистратура |
|
Высшее — подготовка кадров высшей квалификации |
|
Профессиональное обучение |
|
Дополнительное профессиональное |
Сведения об образовании надо дополнить подробностями из диплома: кто и когда его выдал, по какой специальности. Обязательно заполняется хотя бы одна строка. Если в дальнейшем работник принесет дипломы о дополнительном образовании, эту информацию добавляют.
При заполнении табличной части понадобится еще код из ОКСО — классификатора специальностей по образованию. В этой части разрешается писать слова сокращенно, но таким образом, чтобы запись оставалась понятной. Например, «им.» вместо «имени».
В следующей строке — седьмой — необходимо указать профессию. Для этого придется воспользоваться ОКПДТР — классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. Профессия экономиста в нем имеет код 27728.
В поле «Стаж работы» заполняют все строки (по возможности). Если ее нет, то заполняется только первая строка — про общий стаж на момент заключения трудового договора из трудовой книжки.
Напомним, что общий стаж — это период деятельности, который дает право на пенсию по старости. Непрерывный учитывает только период, который используют при назначении пособий, а стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, — это работа в определенных государственных организациях на определенных государственных должностях (детальный список представлен в разделе II положения, утвержденного приказом Минздравсоцразвития от 27.12.2007 № 808).
Данные в девятой строке — «Состояние в браке» — указывают с учетом кодов из ОКИН. Заполняемый нами образец заполнения карточки Т-2 оформлен на женатого мужчину. По этой причине мы поставили код 2. Все возможные коды указаны в таблице.
Следующая строка — сведения о составе семьи — заполняется со слов самого работника. В ней указывают любых родственников по желанию работодателя. Но если сотрудник женат, обычно вписывают супругов и детей. Если холост — родителей.
Строки 11 и 12 надо заполнять по паспортным данным. Адрес регистрации выписывают из удостоверения личности, а если он не совпадает с фактическим, то разрешается указать и другой, но тоже со слов сотрудника. При заполнении этих данных сложностей возникнуть не должно.
Очень много вопросов возникает у кадровиков, когда они заполняют раздел II формы Т-2. Мы подготовили пример заполнения сведений о воинском учете в личной карточке, который поможет вам разобраться во всех тонкостях. Во-первых, надо понимать, что документ заполняют по-разному для призывников и пребывающих в запасе. У призывников есть удостоверения о призыве, а у граждан, пребывающих в запасе, — военные билеты. На основании этих бумаг и записываются данные. Рассмотрим по отдельности каждый из этих случаев.
Если гражданин предъявляет удостоверение, то в отношении него раздел II заполняется следующим образом:
- первый, третий, четвертый и седьмой пункты заполнять не надо;
- в пункте 2 пишем, что лицо подлежит призыву;
- в пункт 5 переписываем информацию из приписного свидетельства. Там указан один из символов:
- А (годен к военной службе);
- Б (годен к военной службе с незначительными ограничениями);
- В (ограниченно годный к военной службе);
- Г (временно не годный к военной службе);
- Д (не годный к военной службе);
- пункт 6 заполняют из приписного;
- в пункте 7 содержится запись, если лицо забронировано или имеется мобилизационное предписание (штамп о выдаче, изъятии);
- последний пункт — 8 — заполняют, если из военкомата пришлют справку о снятии с учета.
Все сведения, указанные в этом разделе, заверяются двумя лицами: самим работником и кадровиком. Обязательно ставится дата ознакомления сотрудника с документом.
Если сотрудник пребывает в запасе и у него есть военный билет, то все данные выписываются из него. Кадровик делает следующее:
- не заполняет пункт 1;
- звание указывают в соответствии с данными пункта 5 военного билета;
- в пункте 3 указывают состав (профиль), упоминание о котором есть в военном билете, — командный или солдаты. Сокращать слова в этой строке нельзя;
- пункт 4 («Полное кодовое обозначение ВУС») содержит и буквы, и цифры. Эту информацию следует без ошибок переписать из военного билета;
- заполнение пунктов 5-8 ничем не отличается от правил, описанных для призывников.
Раздел III (прием на работу и переводы) обычно сложностей не вызывает, поскольку в нем дублируют детали из соответствующих приказов. Единственное, о чем надо помнить: переводы на временную работу не фиксируются. Также не вносят записи при изменении оклада.
Разделы IV-VII остаются незаполненными, если работник не проходил аттестацию и переподготовку, не имеет наград или почетных званий. Но если работник был направлен на переподготовку и повышение квалификации и принес документ об образовании, в форму Т-2 нужно внести новые сведения — пример заполнения вида повышения квалификации в карточке Т-2 покажет, как это сделать.
А вот следующий раздел, где содержится информация об отпусках, заполняется регулярно. Этот раздел выглядит так:
Отметим, что в таблицу необходимо вписывать все виды отпусков, которые предоставляют человеку:
- дополнительный оплачиваемый;
- ежегодный оплачиваемый;
- за собственный счет;
- по беременности и родам;
- по уходу за ребенком;
- учебный.
Если в этом разделе закончится место, чтобы вписать все периоды отдыха, необходимо доклеить лист и вписать новые сведения уже в него.
Разделы «Социальные льготы» и «Дополнительные сведения» кадровику следует заполнять по необходимости.
Последний раздел «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» заполняется только после официального оформления увольнения человека. В него вписывают информацию из соответствующего приказа о расторжении трудового договора. Образец заполнения личной карточки при увольнении содержит ссылку на статью К РФ, по которой увольняют сотрудника. Эту страницу обязательно подписывают кадровик и сам работник.
Как и сколько хранить формы Т-2
Особых правил по хранению личных карточек работников в законодательстве не установлено. Но оговорено, что их следует хранить в местах, недоступных для третьих лиц. Для них заводятся специальные номенклатурные папки, и хранить карточки с личными делами и(или) приказами о приеме на работу нельзя.
Еще одно правило: хранят формы Т-2 действующего и уволенного персонала по отдельности. После увольнения человека работодатель обязан хранить его карточку еще 75 лет.
Одним из документов, которые должны вести службы кадрового учета, попросту отдел кадров – личная карточка сотрудника, в которую заносят все его данные, заполненные на основании первичных документов и приказов. Необходима для всестороннего и более полного учета сотрудников на предприятии. Потребуется для ведения персонифицированного учета. К тому же это весьма удобно, когда в одном документе отображена вся необходимая информация о работнике.
Личная карточка заполняется после того, как был составлен о , а так же после внесения записи в трудовую книжку.
Для того что бы заполнить карточку вам потребуются следующий перечень документов сотрудника:
- Паспорт, Снилс (зеленая карточка), ИНН, военный билет, если сотрудник является военнообязанным.
- Документы об образовании – дипломы, свидетельства.
- Приказ о приеме на работу и подписанный .
- Иные документы, необходимые для заполнения.
Рассмотрим нюансы заполнения разделов, а пример заполненного документа скачаете внизу статьи.
Раздел 1 личной карточки – «Общие сведения»
В этом разделе необходимо будет заполнить в самом верху наименование организации и , далее заполняются общие сведения о сотруднике. Особых сложностей не будет, но необходимо будет заполнить коды классификаторов – ОКПДТР (профессии, должности и тарифные разряды), ОКСО (специальности согласно образованию), ОКИН (инфо о населении). Данные по всем классификаторам можно будет
Пункт 5. Для заполнения «Знаний иностранных языков» можно использовать следующие уровни:
- «Читаю и перевожу со словарем».
- Далее, «Читаю и могу объясниться».
- И более продвинутый вариант – «владею свободно».
В пункте 8 , необходимо указать стаж, согласно записям в трудовой сотрудника. Далее указываются данные паспорта, прописка, номер телефона и прописка.
Раздел 2 «Сведения о воинском учете»
Сведения о том, является ли сотрудник военнообязанным отображена в разделе военного билета
Пункт 2 . Звание прописывается в военном билете.
Пункт 3 . На третьей странице военника вы найдете информацию о составе, записывается без сокращений
Пункт 4 . ВУС. Необходимо заполнить полностью кодовое обозначение (как в военном билете) учетной специальности, так же на 3-й странице военного билета
Пункт 5. Годность к военной службе. Данный пункт заполняется согласно записям мед. освидетельствований:
- А – Годен.
- Б – Годен с ограничениями.
- В – ограниченно годен.
- Г – временно не годен.
Читайте также:
Объяснительная записка об опоздании на работу
Данные вносятся из приписного свидетельства сотрудника – из раздела 1 «общие сведения» на первой странице после слова «признан» – обозначается буквой соответствующей категории – от а до г.
Пункт 7 раздела – «Состоит на воинском учете»:
- Строка «а» будет заполняться в случае, если есть мобилизационное предписание или же проставлен штамп о выдаче и его изъятии (пункт 16, военного билета на страницах 14-21).
- Строка «б» будет заполняться в том случае, если сотрудник имеет бронирование за организацией в случае мобилизации и в том числе на военное время (необходимо занести серию и номер документа удостоверения о предоставлении отсрочки, так же номер перечня профессий и должностей и дату оформления отсрочки, выданную военным комиссариатом).
Внимание! Все записи в пункте 7 заполняются простым карандашом.
Если сотрудник еще не служил и подлежит призыву, тогда пункты №1,3,4,7 не заполняются, а в пункте 2 необходимо сделать отметку «подлежит призыву».
В случае достижения работником предельного возраста или он признан не годным по состоянию здоровья, необходимо внести данные в пункт 8, ставится отметка – «снят с воинского учета по состоянию здоровья» или же второй вариант – «снят с воинского учета по возрасту»
Раздел 3. Личной карточки «Прием на работу, переводы на другую работу»
Сведения необходимо вносить согласно первичным документам – приказе(распоряжении) о приеме, переводе и должны доведены до сведения сотрудника, после чего он ставит дату ознакомления и расписывается в соответствующей графе
Разделы 4-9 также заполняются на основании документов, ничего сложного в них нет.
Раздел 10. Личной карточки «Дополнительные сведения»
В этом разделе можно отразить дополнительные сведения, которые вам могут потребоваться в ходе работы, здесь вы можете записать есть ли у него водительское удостоверения, может быть какое то хобби или увлечения, наличие инвалидности и прочую необходимую на ваш взгляд информацию.
Раздел 11 Прекращение трудовой деятельности
Заполняется в случае увольнения сотрудника из организации, с проставлением причины и даты приказов.
На основании каких документов заполняется карточка Т-2
Формы документов для скачивания
Актуальность формы на сегодняшний день:
Форма по ОКУД: 0301002
Порой только наличие личной карты может подтвердить рабочий стаж у определенного работодателя.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Этот документ составляется для всего штата без исключения. Как на 2020 год оформляются карточки работников при использовании формы Т-2?
В общепринятом документообороте личной карточкой именуется специальный документ, заполняемый на всех без исключения работников по месту трудоустройства.
Касается это и временных и сезонных рабочих. Создается документ после подписания трудового соглашения. Как верно оформить личную карту для работника, применяя форму Т-2, в 2020 году?
Важные моменты
Цель использования организацией личных карточек персонала заключается в обеспечении полноценного учета.
По закону любой работодатель обязан подумать о создании данного документа относительно всякого сотрудника.
Для формирования документа используется унифицированная форма, именуемая Т-2. Принята она .
Начальная структура ее остается неизменной с 2004 года. На основании личных карточек создается картотека .
Карточки сохраняются в картотеке в алфавитном порядке. За счет этого при необходимости можно быстро найти сведения о том или ином сотруднике.
При большом штате документальная база может структурироваться по подразделениям. Особого регламента касательно оформления картотеки на базе личных карточек сотрудников не существует.
Законодательно предусмотрено единственное требование – такая карточка должна иметься у любого официально .
Что нужно знать
В действующем законодательстве не установлены строгие сроки для создания личной карточки сотрудника. Самым целесообразным считается оформление Т-2 на момент принятия человека на работу.
Хотя небольшой временной разрыв серьезным нарушением не считается. Главное это дублирование в карточке отметки, сделанной в при трудоустройстве.
Обычно заполняется личная карта работника после издания надлежащего на .
Для оформления карты требуется наличие определенных документов, какие становятся основанием для отображения сведений и подтверждением их достоверности.
В частности необходимы:
- приказ о зачислении в штат;
- паспорт либо другой подтверждающий личностные данные документ;
- трудовая книжка;
- страховое свидетельство о государственном пенсионном страховании;
- документы по воинскому учету;
- документы, касающиеся образования, получения профессии, квалификации, обладания особыми познаниями;
- информация, заявленная о себе лично сотрудником.
Важно! Специфика некоторых видов деятельности может требовать предоставления дополнительных документов.
Если без каких-либо сведений информация карточки окажется недостаточно полной, то работодатель обязан запросить нужные данные.
С какой целью формируется
Зачастую личная карта ошибочно сравнивается с анкетой либо личным листком, хранимыми кадровой службой. Но заполняет эти бумаги непосредственно сам работник и то, когда это принято в организации.
Что касается личной карты, то заполняет ее кадровый работник, руководствуясь приказом по принятии на должность. При этом наличие документа обязательно.
В соответствии с Постановлением Федеральной службы госстатистики №1 от 5.01.2004 личные карты работников предписано вести всем организациям.
Но надо отметить, что индивидуальных предпринимателей это требование не касается. Как уже упомянуто для создания карточки употребляется форма Т-2.
Таковая печатается на особых бланках формата 2А4 с кодом по ОКУД 0301002. Карточка создается в единственном экземпляре.
Основополагающая цель создания личных карт это обобщение всей необходимой информации в одном документе.
За счет этого исключается необходимость изучения большого объема документации в поисках нужных данных.
Также не надо каждый раз в случае надобности требовать от работника надобные документы. Все необходимые данные содержатся в карточке.
Когда нужно уточнить какую-то информацию касательно конкретного сотрудника в общей картотеке легко найти личную кату и посмотреть нужные записи.
По своему содержанию личная карточка сотрудника делится на разделы следующего вида:
- общие сведения;
- данные о воинском учете;
- информация о трудоустройстве и карьерных изменениях;
- данные об аттестации;
- сведения о квалификации и ее повышении;
- информация о профессиональной подготовке;
- данные о поощрениях, наградах и т.д.;
- сведения об ;
- положенные по закону льготы;
- дополнительные сведения;
- данные о причине увольнения.
Правовая база
По предприятиям коммерческого типа с 1.01.2013 разрешается разрабатывать собственные шаблоны первичной документации, заменяя ими унифицированные образцы.
Причем в соответствии с Письмом Минфина РФ №3-10/2012 непреложными к использованию признаются типовые формы первичной документации, учрежденные полномочными органами согласно иным федеральным нормативам.
В письме не упоминается форма Т-2. Это обуславливает вопрос, может ли самостоятельно создаваться форма карточки.
В ситуация разъясняется утвердительно. Но более целесообразным признается употребление унифицированного документа.
Тем более что отдельные нормативы указывают, что форма Т-2 личная карточка работника обязательна к применению:
Следственно, предпочтительнее всего принять за основу стандартную форму. При необходимости ее можно несколько доработать, прибавить недостающие строки или исключить лишние.
Порядок заполнения бланка формы Т-2 личной карточки работника
Типовая карта включает в себя четыре странички. Вся информационная часть поделена на одиннадцать блоков.
Оформлением карточки занимается сотрудник кадровой службы, а при отсутствии такового – глава организации.
У Т-2 наличествует несколько существенных нюансов:
- две первых страницы оформляются на пору приема нового сотрудника на работу. Третья и четвертая
- страница оформляются в процессе деятельности;
- создается карта на основании документов, предоставленных работников;
- при создании разрешается использовать компьютер;
- сам работник не имеет права заполнять карточку.
К сведению! Индивидуальные предприниматели не обязаны создавать личные карточки наемного персонала.
Но и они обычно создают карты по своему пожеланию, что значительно облегчает управленческую деятельность.
Как составляется документ
После того как кадровик заполнит форму, работник должен подтвердить верность изложенной информации. После ознакомления с формой он проставляет подпись на второй страничке по окончании второго раздела.
Основные правила оформления карточки таковы:
Название организации пишется без сокращений | Допускается сокращенная форма только, если таковая прописана в учредительной документации |
Номер сотрудника по табелю составляет максимум шесть цифр | Номерное обозначение не меняется до увольнения, независимо от внутренних перемещений |
Номер страхового свидетельства и ИНН | Соответственен подлинникам |
В столбике «Алфавит» | Прописывается начальная буква из фамилии сотрудника |
Пишется характер рабочей деятельности | «временная», «постоянная» |
Целиком прописывается вид труда | По , основной |
Буквенным символом означается половая принадлежность | «М», «Ж» |
Полностью прописывается | Фамилия, имя, отчество |
По данным паспорта в текстовой части полностью пишется дата рождения | К примеру «1 января 1980 г.». Кодовое значение прописывается в числовом формате – «1.01.1980». Указывая место рождения, надо учесть, что размер записи не должен превосходить ста знаков |
Код места проживания | Устанавливается по утвержденному ОКАТО |
В полном виде прописывается наличие конкретного гражданства | Кодируется гражданство по ОКИН. Российское гражданство – «1», двойное – «2», иностранное – «3», без гражданства – «4» |
Без сокращения прописывается язык (языки) | Каким владеет сотрудник. Кодом отмечается уровень владения. Свободно – «3», средний разговорный – «2», со словарем – «1» |
Запись и кодирование образования | Осуществляется в соответствии с ОКИН и ОКСО |
Прописывается квалификация по диплому таким образом | окончание ВУЗа – прописывается степень «бакалавра», «магистра», «специалиста»; окончание среднего учебного заведения — «техник», «товаровед», «бухгалтер», «менеджер» и др.; при степени «бакалавра» или «магистра» — прописывается направленность знаний; при звании «специалиста» — обозначается конкретная специальность |
Профессия пишется целиком | На основании приказа о принятии на работу согласно ОКПДТР |
Стаж работы исчисляется | На основании трудовой книжки и иных удостоверяющих стаж документов |
Семейное положение записывается и кодируется | В соответствии с ОКИН, от «1» до «5» |
Состав семьи включает в себя | Только членов семьи с указанной степенью родства |
Согласно паспорту обозначаются паспортные данные | Прописывается и адрес регистрации, и реальный адрес проживания. Отображается контактный номер телефона работника и номера близких родственников |
Раздел «О воинском учете» оформляется исходя из военного билета и удостоверения лица, подлежащего призыву.
В процессе последующей деятельности сотрудника оформляются такие разделы:
- «Прием на работу и переводы на другую работу»;
- «Аттестация»;
- «Повышение квалификации»;
- «Поощрения и награды»;
- «Отпуск»;
- «Социальные льготы»;
- «Дополнительные сведения»;
- «Основания увольнения».
Кем подписывается
После того как бланк Т-2 заполнен и работник поставил свою подпись с указанием даты, документ подписывает кадровый работник.
При заполнении всех разделов информация указывается со ссылками на соответствующие документы, приказы, распоряжения, федеральные законы и локальные нормативы.
Видео: личное дело работника
Когда личная карточка закрывается кадровик и сам работник ставят свои подписи. Это подтверждает верность всех внесенных данных.
Если в карточку вносятся изменения, то они также заверяются подписями ответственного лица и работника. Полная замена карточки нежелательна, поскольку восстановить информацию будет весьма сложно.
Образец заполнения
Нередко при оформлении карты Т-2 представители кадрового отдела допускают погрешности. Каких-то особенных последствий таковые не представляют, да и работнику не наносят вреда.
Но при большом количестве оплошностей кадровая служба может штрафоваться по причине некачественной работы.
Личная карточка работника - это документ, который заводит кадровая служба на каждого сотрудника при его трудоустройстве. Она необходима для ведения учета труда персонала в организации. Личная карточка включается в состав личного дела и заполняется сотрудником отдела кадров на основании , паспорта гражданина РФ, трудовой книжки, документа об образовании, страхового свидетельства государственного пенсионного страховании, документов воинского учета и других документов, предусмотренных законодательством страны, а также сведений, сообщенных работником.
Заполнение личной карточки
Бланк личной карточки сотрудника имеет типовую форму Т-2, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1. Данный документ состоит из 11 разделов и содержит следующую информацию:
- наименование организации, код ОКПО;
- дата составления, табельный номер сотрудника, его ИНН, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, первая буква фамилии сотрудника, характер и вид работы, пол;
- номер и дату трудового договора;
- общие сведения о сотруднике (ФИО, дата и место рождения, гражданство, уровень знания иностранных языков, сведения об образовании, профессии, стаже работы, семейном положении, составе семьи, данные паспорта, адрес проживания, контактный телефон);
- сведения о воинском учете;
- информация о трудовой деятельности (заполняется на основании записей в трудовой книжке);
- результаты (дата аттестации, дата и номер протокола, решение и рекомендации аттестационной комиссии);
- данные о повышении квалификации (при обучении в учреждении повышения квалификации);
- сведения о профессиональной переподготовке (заполняется при освоении новой профессии);
- данные о наградах, поощрениях (благодарность, премия, грамота);
- информация обо всех предоставляемых отпусках;
- право работника на социальные льготы (если таковое имеется);
- дополнительные сведения (к примеру, группа инвалидности, наличие водительского удостоверения и пр.);
- основание расторжения трудового договора (заполняется в случае увольнения, проставляется дата увольнения, номер и дата соответствующего );
- подписи ответственного сотрудника отдела кадров и работника, на которого заводится личная карточка т-2.
В случае изменения данных сотрудник кадровой службы может вписывать изменения в карточку путем зачеркивания неактуальной информации и внесения новой записи с указанием «исправлено» и датой исправления. Личная карточка работника заполняется от руки либо на компьютере в одном экземпляре и хранится в сейфе в отдельной картотеке.