График отпусков относится к обязательным документам, которые должны присутствовать на каждом предприятии, исключением являются микропредприятия с небольшой численностью персонала. График позволяет грамотно распределить периоды каждого работника в течение календарного года.

Сложность заключается в том, чтобы найти золотую середину между желанием работников и потребностью предприятия. Каждый работник хочет отдыхать летом, но не могут все одновременно уйти в отпуск, рабочий процесс не должен прерываться, останавливаться или нарушаться. Задачей лица, ответственного за составления графика отпусков, является грамотное распределение отпускных периодов с целью удовлетворения желаний и потребностей обеих сторон.

График составляется с использованием типовой формы Т-7, скачать бланк графика отпусков и его заполненный образец на 2016 год предлагаем скачать в формате word по ссылке внизу статьи. График следует составить в декабре на следующий год, после чего утвердить документ должен руководитель, а каждый работник должен быть ознакомлен с ним под роспись.

Последнее является обязательным, каждый сотрудник имеет право знать, когда ему предстоит отдыхать в будущем года и заранее спланировать свой отпуск.

Ответственным за заполнение формы Т-7 назначается кадровый специалист, именно ему предстоит провести опрос среди работников, учесть их пожелания при составлении графика на будущий год.

Образец заполнения графика отпусков Т-7

В бланк Т-7 следует внести следующие данные:

• название предприятия, его ОКПО;
• номер бланка;
• дата составления;
• год, на которой график заполняется;
• перечень всех работников предприятия с распределением их по структурным подразделениям;
• для каждого работника пишется дата ухода в ежегодный оплачиваемый отпуск, а также его продолжительность.

Графа «фактическая дата» заполняется непосредственно в момент оформления отпуска посредством

Графы «перенос отпуска» заполняются в случае, если по желанию работника или работодателя принято совместное решение о переносе даты отпуска. Следует указать документ основание (заявление работника, приказ руководителя), а также дату, на которую отпускной период будет перенесен.

График должен быть утвержден руководителем, о чем делается соответствующая отметка на бланке Т-7 вверху справа. При наличии профсоюза требуется также его мнение.

В качестве примера предлагаем скачать бланк графика Т-7 и его заполненный образец ниже.

Особо предусмотрительные работники кадровых служб стараются придерживаться мудрого принципа «готовь сани летом, а телегу - зимой». Поэтому они уже начинают задумываться о составлении графиков отпусков на следующий год и ищут, где можно скачать образец заполнения графика отпусков в 2017 году. В статье рассказано о том, как выглядит форма графика отпусков на 2017 год и где ее можно скачать.

Из статьи вы узнаете:

График отпусков на 2017 год

Наличие графика отпусков, согласно ст. 123 Трудового кодекса РФ, является обязательным на любом предприятии, независимо от формы его собственности. Это требование касается и индивидуальных частных предпринимателей.

Оформление этого документа не займет много времени, но позволит гарантировать отсутствие замечаний при проверке Государственной Инспекции по труду и, кроме того, разногласий, которые могут возникнуть у работников, желающих взять отпуск одновременно.

Скачайте документы по теме:

Кроме того, регулирование периодов предоставления отпусков работникам позволяет минимизировать фактор сезонности и исключить его влияние на производственный процесс. Это особенно актуально для предприятий с большим штатом работников.

Для заполнения сведений об отпусках, которые будут предоставлены сотрудникам, используется отдельная форма. Работодатель может разработать ее самостоятельно или же воспользоваться типовой формой №Т-9. Унифицированная форма графика отпусков на 2017 год утверждена Госкомстатом России и ее использование не является обязательным.

Однако большинство предприятий решило не «изобретать велосипед» и пользуются именно ею, поскольку она предусматривает внесение всех необходимых сведений. График отпусков форма т-7, образец заполнения представлен ниже.

Скачать в.doc

Скачать в.doc

Утверждение графика отпусков в 2017 году также можно произвести приказом. В этом случае гриф утверждения кроме слова « Утверждено » должен содержать ссылку на номер и дату приказа об утверждении.

• Автоматическое заполнение типовых форм документов
• Печать документов с изображением подписи и печати
• Фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
• Отправление документов по email прямо из системы

Класс365 - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Графиком отпусков именуется закрепленная нормативным документом очередность предоставления сотрудникам организации или учреждения оплачиваемого отпуска.

Для итогового оформления графика применяется унифицированная форма №Т-7 (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). В ней указывается структурное подразделение, занимаемая сотрудником должность, его инициалы и количество отпускных дней.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Класс365
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить форму Т-7

График отпусков необходим для фиксации сведений о времени и порядке распределения ежегодных оплачиваемых отпусков, предоставляемых всем сотрудникам организации, на календарный год по месяцам. Как правило, его составлением занимаются уполномоченные должностные лица по структурным подразделениям организации, затем график визируется руководителями структурных подразделений и кадровой службы, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается подписью руководителя организации.

Сотрудники организации должны ознакомиться с графиком не позднее, чем за две недели до начала предоставляемого им оплачиваемого отпуска. В случае, если кому-либо необходимо перенести время отпуска, согласно со статьей 124 Трудового Кодекса РФ, в график отпусков вносятся изменения и издается приказ на основании документов, подтверждающих необходимость этого переноса.

Основными графами, которые должен в первую очередь заполнить сотрудник кадровой службы при оформлении формы Т-7, являются графы с первой по шестую. Графы с седьмой по девятую заполняются в течение года по факту ухода сотрудников в отпуск. В десятой графе указываются необходимые примечания, например, о продлении отпуска, переноса по семейным обстоятельствам или о не предоставлении.

При заполнении шапки, которой обладает форма Т-7, необходимо учитывать, что под номером документа подразумевается порядковый номер выхода локального нормативного акта (как правило, первый), в графе дата составления указывается дата подготовки 1-го проекта графика отпусков, а в графе «На год» указывается предстоящий календарный год. Графа «Мнение выборного профсоюзного органа...» заполняется в случае согласия выборного профсоюзного органа с проектом графика отпусков при его наличии в организации. В грифе утверждения указывается дата не позднее 2-х недель до начала предстоящего календарного года (с 1-го января).

График отпусков является обязательным документом, при отсутствии которого предприятие может быть оштрафовано за нарушение трудового законодательства. Он подлежит хранению в течение 1-го календарного года и после уничтожается.

Начните работу с Класс365 прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Класс365

Готовый пример графика отпусков-2017, оформленный по всем правилам, поможет грамотно решить вопросы, связанные с очередностью предоставления сотрудникам организации ежегодного оплачиваемого времени отдыха. Рассмотрим все нюансы процедуры и проанализируем распространенные ошибки, допускаемые кадровиками при составлении документа.

Из этой статьи вы узнаете:

• что представляет собой график отпусков и обязательно ли его составлять;
• кто должен заниматься подготовкой и согласованием проекта документа;
• как правильно заполнить форму Т-7 или ее аналог, разработанный работодателем;
• какие ошибки и нарушения часто допускаются при составлении графика отпусков;
• как выглядит пример заполнения графика отпусков-2017.

График отпусков - обязательный кадровый документ, по значимости приравниваемый к локальным нормативным актам, в котором работодатель отражает очередность предоставления персоналу оплачиваемых отпусков .

Новый график составляется ежегодно. Подготовить его необходимо не менее чем за две недели до начала календарного года, на который распространяется действие документа.

Иными словами, не позднее 17 декабря 2017 года график на следующий год должен быть утвержден. От обязанности составлять его освобождены лишь работодатели – физические лица, не имеющие статуса индивидуальных предпринимателей.

Важно: если на предприятии функционирует профсоюзная организация, график придется согласовать с ней в порядке, предусмотренном ст.372 ТК РФ.

Данная процедура займет некоторое время. Поэтому лучше не откладывать процедуру согласования в долгий ящик, чтобы не нарушать установленные законодателем сроки утверждения документа.

Заполнение графика отпусков

Как правило, подготовка проекта документа начинается заблаговременно - в октябре-ноябре, чтобы успеть согласовать даты начала отпусков со всеми сотрудниками организации.

Сразу следует оговориться, что работодатель вовсе не обязан учитывать мнение всех работников при составлении графика отпусков (ст.123 ТК РФ ). Но если есть возможность, пожелания персонала лучше учесть - лояльный подход позволяет избегать ненужных конфликтов.

Практически на любом предприятии есть сотрудники, чье мнение учитывается в обязательном порядке. Согласно действующему трудовому законодательству, право на уход в отпуск в любое удобное для них время имеют:

• несовершеннолетние сотрудники (ст.267 ТК РФ );
• мужья и жены военнослужащих (ст.11 Федерального закона № 76-ФЗ );
• сотрудники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев (ст.122 ТК РФ );
• сотрудницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст.260 ТК РФ ), и некоторые другие категории работников, согласием которых придется заручиться при составлении примера ежегодного графика отпусков .

Кто составляет документ

В крупных организациях существует практика сбора данных, необходимых для составления графика, руководителями структурных подразделений. Начальники отделов (цехов, бюро, лабораторий) или их заместители составляют графики для своих подразделений, а затем передают сведения кадровой службе, которая сводит их в единый документ.

Руководитель может назначать должностных лиц, ответственных за разработку проекта, отдельным приказом. И это правильно: чем конкретнее сформулирована задача, тем больше вероятность ее успешного решения. Наличие официального распоряжения способствует эффективному распределению обязанностей между сотрудниками и закрепляет точные сроки выполнения работ.

Унифицированная форма графика отпусков

Несмотря на право разработки собственных форм первичной учетной документации, которым с 2013 года наделены работодатели, многие организации продолжают использовать унифицированный бланк Т-7 при составлении графика отпусков. В этом нет ничего удивительного. Предлагаемый Госкомстатом шаблон удобен, универсален и снабжен всеми необходимыми реквизитами.

Типовая форма не всегда соответствует специфике деятельности предприятия. Поэтому на ее основе может разрабатываться новая, снабженная дополнительными полями и реквизитами форма (ст.9 федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011г .).

Скачайте документы по теме:

Как заполнить график отпусков

Заполнение графика отпусков начинается с оформления «шапки». В соответствующих строках прописываются стандартные реквизиты:

• полное наименование организации-работодателя;
• номер и дата составления документа;
• год, на который составляется график.

Здесь же, в верхней части бланка, предусмотрены места для подписи должностного лица, утвердившего документ, и сведений о согласовании графика с выборным профсоюзным органом. Сведения о составителе указываются в нижней части бланка. Затем заполняется таблица, состоящая из 10 граф. Последовательно вписываются данные о:

• 1 - наименовании структурного подразделения;
• 2, 3, 4 - должности (специальности, профессии), ФИО и табельном номере сотрудника;
• 5 - количестве календарных дней положенного ему отпуска;
• 6, 7 - запланированной и фактической дате начала отдыха.

Графы 8 и 9 заполняются, если по каким-то причинам отпуск переносится. Это может быть как производственная необходимость (например, внезапная проверка ИФНС, требующая присутствия ключевых специалистов компании на рабочем месте), так и личная инициатива сотрудника.

В графе 8 отражаются реквизиты документа, на основании которого оформляется перенос (приказ руководителя организации, заявление работника и т.д.). В графе 9 указывается дата, на которую переносится начало отпуска . Последняя, десятая графа предназначена для примечаний и комментариев.

Разобраться с нюансами заполнения формы Т-7 поможет готовый образец, представленный в нашей базе кадровых документов.

С заполненным, согласованным и утвержденным графиком - документом, обязательным для исполнения и рядовыми сотрудниками, и руководителями организации - стоит ознакомить под роспись весь персонал. Данная норма не закреплена федеральным законодательством.

Работодатели, которые вместо ознакомления с общим документом предпочитают отдельно, в письменной форме уведомлять каждого работника о предстоящем отдыхе, ничего не нарушают. Главное - отправить уведомление вовремя (не позднее чем за две недели до начала отпуска).

В то же время с практической точки зрения ознакомление сотрудников с общим графиком автоматически избавляет кадровую службу от необходимости составлять и рассылать многочисленные уведомления, ознакомительные листы и ведомости.

Достаточно лишь предусмотреть в бланке Т-7 две дополнительные графы. Одна - для подписи работника, ознакомившегося с документом, вторая - чтобы проставить точную дату ознакомления. Именно так рекомендует поступить Роструд в информационном письме № 1693-6-1 от 30.07.2014г.

Ошибки, часто допускаемые при составлении графика отпусков

Даже опытный специалист может допустить погрешность при заполнении кадровых документов. К числу наиболее распространенных ошибок, связанных с составлением и утверждением графика отпусков , относятся:

• отсутствие в документе данных о сотрудницах, находящихся в отпуске по беременности и родами или по уходу за ребенком;
• игнорирование мнения работников, имеющих право на отпуск в удобное время;
• отсутствие в графике данных о внешних или внутренних совместителях;
• изменение дат ежегодного отдыха сотрудников без указания оснований переноса или переносы, не отраженные в графике;
• ошибки при расчете продолжительности отпускного периода или его делении на части;
• внесение в документ данных о других видах отпуска (неоплачиваемого, учебного, декретного и т.д.).

«Декретницы» и совместители

О «декретницах» в процессе разработки отпускного графика часто забывают. Отсутствие на рабочем месте сотрудницы, взявшей отпуск по беременности и родам, отнюдь не означает, что в следующем календарном году она не собирается использовать свое законное право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

Следовательно, нужно сначала поинтересоваться планами «декретницы» на наступающий год. Если она собирается возвращаться к работе и использовать ежегодный оплачиваемый отпуск, включаем в график соответствующие данные.

В графике отпусков надо отразить и время отдыха совместителей. В документе должны фигурировать все совместители - и внешние (работающие на двух и более работодателей), и внутренние (работающие в рамках одной организации).

Помните, что совместителям на дополнительном месте занятости необходимо предоставлять отпуск одновременно с отпуском на основной работе (ст.286 ТК РФ) .

Чтобы синхронизировать даты, попросите сотрудника – внешнего совместителя предоставить справку или выписку с основного места работы. Если получить информацию не удается, указываем примерные даты, а в графе 10 («Примечания») пишем комментарий, поясняющий ситуацию.

Перенос и разделение отпуска на части

Предварительный план и его реализация - разные вещи. Поэтому даже грамотно, своевременно и точно составленный график отпусков порой приходится перекраивать. Сотрудник может попросить о продлении отпускного периода в связи с болезнью или о переносе отпуска на более удобное время, работодатель может раньше времени вызвать на работу специалиста, которого некем заменить.

Работодатель не имеет права оставлять сотрудников без полноценного отдыха в течение двух и более лет подряд. Поэтому каждый раз при оформлении переноса отпуска на более поздний период нужно убедиться, что установленный законом лимит не превышен.

Важно! Делить отпускной период на части можно только с согласия работника.

К сожалению, многие работодатели практикуют принудительное деление, закрепляя соответствующую норму правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными актами. Такой подход ухудшает положение работника по сравнению с трудовым законодательством, поэтому изначально неправомерен.

На законных основаниях отражать в графике разделенный на части отпуск можно только после согласования с сотрудником.

В процессе работы над проектом графика обязательно учитывайте право на удлиненный оплачиваемый отпуск, предоставляемое педагогам, государственным служащим, работающим инвалидам и некоторым другим категориям работников.

Если организация предоставляет сотруднику дополнительное оплачиваемое время отдыха (например, в связи с работой во вредных или опасных условиях, в регионах Крайнего Севера, в режиме ненормированного рабочего дня и т.д.), эти дни также необходимо отразить в графике.