Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.

Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

Отдел кадров
Генеральному директору
ООО «Омега»
Н.В. Грощенко

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1

О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.

В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.

Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский

Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей

Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.

Пример докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

ФАЙЛЫ

Отдел метрологии
Генеральному директору
ООО «Росмашинстрой»
Радковскому К.Л.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2

О невыполнении должностных обязанностей

Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.

В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.

Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

ФАЙЛЫ

Административно-хозяйственный отдел
Генеральному директору
ООО «Просперити»
Гиацинтовой А.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

О некорректном поведении сотрудника

Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.

Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.

Каждому работающему человеку, особенно служащему госучреждений, иногда приходится писать докладную записку. Ее часто воспринимают как донос, поэтому при составлении важно вооружиться конкретикой.

Как компетентно оформить документ, по каким признакам систематизируют докладные записки, и в каких случаях они уместны?

Форма и классификация

Докладная записка – документ, адресующийся руководству, содержащий суть проблемы, заключения и предложения. Ее пишут с намерением дать толчок вышестоящему начальству к решению той или иной проблемной ситуации, возникшей у сотрудника.

В зависимости от получателя, они есть внутренние и внешние.

Внутренняя — адресована главе ведомства или начальнику отделения, пишется на обыкновенном листе.

Документ, выходящий за пределы организации, направленный в высшую инстанцию (администрацию, Министерство) считается внешним, его оформляют на специальном бланке.

Классификация докладных по адресату
Внутренние		Внешние
Указать название структурного отделения, адресата, название документа, текст и заголовок к нему, дату и подпись.		Добавить наименование организации, место составления, индекс, подпись руководителя, имя и контакты исполнителя.
Классификация по содержанию
Информационные	Инициативные		Отчетные
Систематически составляются в организации или на предприятии, извещают о способах и деталях выполнения заданий.	Их цель – побуждение получателя (обычно руководство) принять соответствующую резолюцию. Текст, кроме фактов, содержит инициативу (рекомендации и предложения).		Отчет о выполненной работе или ее этапе, информация о реализации указаний и распоряжений.

Как оформлять и правильно писать докладную записку

Составляют документ по следующему шаблону:

• вверху (левый угол) указывают отдел, откуда поступает записка;
• вверху (правый угол) должна быть указана должность, фамилия, инициалы адресата;
• ниже посередине название документа;
• под ним ставят дату и номер;
• обязательно заголовок, начинающийся словами «О…», «Об…» или «Касательно…»;
• текст (тело) документа, состоящий из введения, анализа и заключения. В первой части – изложение событий, побудивших к написанию записки. Во второй — разбор ситуации. Третья содержит заключения и рекомендации автора документа;
• должность, подпись, фамилия, инициалы автора в одной строке.

Образец докладной на сотрудника

Чаще всего документ на имя руководителя пишет начальник подразделения, однако бывают случаи, когда между рядовыми сотрудниками возникает внештатная ситуация, требующая вмешательства вышестоящего начальства, — обида на рабочем месте, некорректное поведение.

Вот пример такого документа.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
№ 41-07/215 02.03.2016 г.

Об оскорблении на работе

Довожу до Вашего сведения, что 02.03.2016 г. водитель Добродомов Петр Алексеевич, исполняя должностные обязанности, унизил меня и нецензурно бранился в мой адрес.

Прошу применить к Добродомову П.А. дисциплинарное взыскание.

Как пишется данный документ о прогуле: образец оформления

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
№ 43-13/228 11.05.2016

Об отсутствии на рабочем месте

Довожу к Вашему сведению, что вчера, 10.05.2016 г., специалист по закупкам Иванющенко Роман Михайлович не явился на рабочее место. Отсутствие длилось весь день.

Причины неприбытия не подтверждены ни документально, ни по телефону, ни электронной почтой.

Предлагаю привлечь Иванющенко Р.М. к дисциплинарной ответственности за прогул.

Как оформить документ данного типа о премировании

Отдел снабжения

Исполнительному директоруООО «Альфа»Сорокиной Галине Игоревне

Докладная записка - это информационно-справочный документ, который содержит изложение какого-то вопроса, а также определенные выводы и предложения.

Цель написания докладной записки - информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения.

В некоторых случаях докладная может носить просто информационный характер, т.е. информировать о выполнении распоряжения, завершении или ходе выполнения работ, задач.

Данный документ может составляться как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства.

Докладная записка может быть внутренней либо внешней. Внутренняя составляется на имя руководителя структурного подразделения либо организации (в порядке прямого подчинения), внешняя - на имя руководителя вышестоящей инстанции.

Как написать докладную записку

По своей сути и форме докладная записка напоминает . Отличие между ними в том, что докладные записки направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему, а служебные - от сотрудника либо руководителя одного структурного подразделения работнику равнозначного должностного статуса другого подразделения.

Бланк докладной записки содержит следующие реквизиты:

• наименование структурного подразделения (для внешней докладной записки - наименование организации);
• наименование документа;
• дата и регистрационный номер документа;
• место (город) составления (для внешней докладной записки);
• адресат - кому она предназначена: наименование должностного лица, его фамилия, инициалы;
• заголовок к тексту документа - начинается со слов «О …», «Касательно …»;
• текст записки - обычно он состоит из двух частей: в первой описывается сложившаяся ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы, делаются конкретные выводы;
• подпись - должность составителя, личная подпись, расшифровка подписи: фамилия и инициалы.

Образцы и примеры докладной записки

Образец докладной записки о премировании

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

2013-04-10-ЦН от 04.10.2013 г.

О премировании

Прошу поощрить менеджера по продажам Краснова Александра Олеговича денежной премией в размере 8000 рублей за расширение клиентской базы с 30 до 50 торговых точек и увеличение общего объема продаж продукции в 2 раза по итогам 3-го квартала 2013 г.

Оформление докладной записки внутри организации можно осуществлять на обычном листе бумаги формата А4, внешней, направляемой в вышестоящие инстанции - на фирменном бланке организации.

На любом предприятии отыщется сотрудник, не уважающий своих сослуживцев, подчиненных и иногда даже начальство. В отличие от дисциплинарных проступков и ненадлежащего исполнения своих обязанностей иногда бывает трудно наказать сотрудника за некорректное поведение, поскольку нормы о некорректном поведении практически не встречаются в ТК РФ (за исключением педагогических работников).

Поскольку понятие некорректного поведения, а также наказание за него не прописываются в основных законодательных актах, для того, чтобы иметь возможность квалифицировать некорректное поведение сотрудника, а также применить наказание за это, необходимо внести вышеуказанные понятия в локально-нормативные документы данной организации.

Например, в коллективный договор или в правила внутреннего трудового распорядка.

К некорректному (хамскому) поведению можно отнести следующие действия:

• оскорбительные высказывания в адрес сослуживцев или клиентов организации;
• использование ненормативной лексики в отношении людей или просто в разговорной речи;
• навязчивое и грубое поведение;
• неприличные жесты в адрес сослуживцев и клиентов организации и т.д.

Это только некоторые из основных признаков некорректного поведения сотрудника.

Данный список можно продолжать практически бесконечно, все зависит от корпоративной политики организации и сферы ее деятельности.

Какие обязанности должны быть у технического директора в компании? смотрите по ссылке.

Кроме вышеуказанных действий, сюда можно отнести множество других, вплоть до ношения откровенной одежды, если в компании присутствует строгий дресс-код.

Внесение пункта о некорректном поведении в один из локально-нормативных документов организации, а также ознакомление с ними работника необходимо для того, чтобы руководитель организации имел право наказать сотрудника, совершившего данный проступок.

Образец акта о непредоставлении объяснения для применения взыскания.

Кто составляет докладную записку о некорректном поведении?

Составить докладную записку о некорректном поведении сотрудника имеет право любой присутствовавший при этом сотрудник либо тот, в адрес кого данное поведение было направлено.

Расчёт алиментов от зарплаты – не самая простая процедура. Чтобы правильно рассчитать алименты на ребёнка посмотрите .

Помимо докладной записки может также составляться акт в присутствии комиссии о том, что данный сотрудник вел себя некорректно по отношению к работникам или деловым партнерам организации.

Зачастую некорректное поведение, в частности нецензурные высказывания в адрес кого-либо, сопутствует алкогольному опьянению. Так вот в этом случае за один, казалось бы, проступок можно наказать работника дважды.

За появление работника в нетрезвом состоянии и за некорректное поведение. Но только при условии, что нормы некорректного поведения и их запрет внесены в локально-нормативные документы организации.

В этом случае докладная записка или акт составляются комиссией, которая фиксирует факт нахождения работника в нетрезвом состоянии.

Образец докладной записки о хамском поведении сотрудника

Порядок составления документов о том, что работник позволил себе хамское поведение ничем не отличается от составления все прочих служебных записок и актов, с которых начинается служебное расследование.

Однозначного мнения по этому поводу нет в том, что касается служебного расследования. А вот если дело будет передано в суд, то тогда нужно указать и, более того, желательно иметь свидетелей.

Служебное расследование проводится в общем порядке с соблюдением требований законодательства.

Поскольку нормы поведения часто прописывают в правилах внутреннего трудового распорядка, то нарушение их можно отнести к дисциплинарным проступкам .

Ответственность работника

К работнику, позволившему себе некорректное (хамское) поведение, как правило, применяется дисциплинарное наказание. Обычно это, в зависимости от тяжести, – выговор или замечание.

Что такое доходные вложения в материальном балансе и в каких случаях они учитываются? Ответ на этот вопрос есть .

Уволить сразу за некорректное поведение нельзя, поскольку оно не относится к однократным тяжким.

Но если сотрудник уже умеет ранее наложенное дисциплинарное взыскание, сроком менее года, то увольнение вполне возможно применить, даже если предыдущее взыскание было наложена совсем за другой проступок.

Помимо наказания, согласно Трудовому Кодексу, в данном случае можно применить и нормы гражданского Кодекса , в части оскорбления личности и достоинства, клеветы.

В суд могут обратиться как пострадавшие сторонние граждане, которые подверглись оскорблению¸ так и непосредственно сотрудники данной организации.

Существуют прецеденты, когда в суд подавали иск не на конкретного работника, а на организацию в целом, в случае если лицо, позволившее себе некорректное (хамское поведение), занимало высокую должность.

Как документально оформить приём товара? Правила составления и смотрите по ссылке.

Также единственным выходом для сотрудников является обращение в суд в том случае, когда грубое и некорректное поведение позволил себе руководитель организации.

В любом случае, в настоящее время все больше компаний стали обращать внимание именно на эту часть общения сотрудников, как на важную составляющую делового имиджа предприятия.

Работая с предприятиями негосударственной безопасности, можно заметить, что тщательно оформленная учетно-контрольная документация (в соответствии с инструкциями МВД) сочетается с отсутствием иной служебной переписки. Основным доводом является стандартное: «Не хочется бюрократию разводить».
Однако служебная переписка является не столько лишним потоком бумаги, сколько страховкой (причем абсолютно бесплатной) как в целом, так и отдельных сотрудников в частности. Соответствующие примеры будут приведены при рассмотрении конкретных вариантов документации.

Оформление документации

Все документы служебной переписки оформляются на листах бумаги форматом А4 (допускается развернутый двойной тетрадный лист). С левой стороны листа необходим отступ 3 см для возможности подшивки в дела. При невозможности окончания документа на одной странице лучше продолжить писать на новом листе, а не на обороте. Если документ не конфиденциального плана, то листы скрепляются скрепкой или степлером. Номера ставят, начиная со второй страницы, стандартно — по центру в верхней части листа.
В верхнем правом углу документа оформляется «шапка». В «шапке» указываются получатель и отправитель. Необходимо следить, чтобы должность и место работы получателя писались в разных строках. Перед должностью и фамилией отправителя допускается предлог «от». Ниже, по центру, пишется название документа.

Начальнику СБ
Завода СПКБиМ
г-ну Цукерману А. И.
от старшего смены охраны
Гастарабермишвили Р. Д.
РАПОРТ
Далее, с красной строки, пишется основной текст. После основного текста ставится дата (слева) и подпись (справа, без расшифровки). Далее могут указываться приложения. Дата ставится или двойными регистрами через точки («22.03.02.»), или с письменным указанием месяца («22 марта 2002 г.»).
При рукописной подготовке документа подпись ставится только после основного текста. При машинописной — после основного текста и внизу каждой страницы.
... Докладываю на Ваше решение.
22.03.02. «Гастарабермишвили»

Документы служебной переписки

По движению документы делят на входящие (приходящие в данное структурное подразделение со стороны), исходящие (документы, распространяемые данным структурным подразделением) и внутренние (документы, необходимые для работы только данного структурного подразделения и не выходящие за его пределы).
По типам документации выделяют: приказы, инструкции, рапорты, докладные записки, служебные записки, объяснительные, информационные записки и письма, аналитические записки и письма и ряд менее значимых документов.

Приказы.

Приказы издаются начальником СБ по фактам: структурной перестройки, кадровой работы (прием, увольнение, командировка, благодарность и пр.), информационного уведомления сотрудником и т. д. В приказе обязательно указывается его номер и дата выхода. Напоминаем об этом не случайно, поскольку даже Министерством обороны был издан приказ о посылке офицеров МО и ГТТТ в Чечню от 12.08.96. На официальном бланке приказа год обозначен не был.

Инструкции.

Инструкции являются основными документами по правилам и порядку производства работ сотрудниками. Инструкции подписываются автором (обычно руководителем соответствующего структурного подразделения) и обязательно (!) заверяются начальником СБ. Инструкции, ограничивающие права персонала предприятия (не СБ), обязательно заверяются директором предприятия. Только в таком виде они становятся обязательными для всех сотрудников, поскольку начальник СБ имеет власть только над подчиненной ему СБ. Такими документами могут быть «Инструкция по контрольно-пропускному режиму», «Инструкция по внутреннему режиму» и др. Следует обратить особое внимание на то, чтобы в инструкциях четко определялись санкции за неисполнение работ и был отработан механизм выявления нарушений. В противном случае инструкция теряет смысл.

Рапорты.

Рапорты на имя начальника СБ пишутся сотрудниками по факту нештатных ситуаций. Важная особенность: рапорты следует писать не только по факту чрезвычайных ситуаций с применением оружия или спецсредств (как Часто и делается), но даже и по, казалось бы, малозначительным. Так, в один банк зашел человек в состоянии алкогольного опьянения, который пытался пройти в кассу и «получить свои кровные деньги». Еще из холла был выведен охранником- на улицу (видеонаблюдения не велось) с применением болевых приемов рукопашного боя. Охранник посчитал происшествие малозначительным и не стал оформлять соответствующих документов. Человек через два дня обратился в районный отдел милиции с заявлением об избиении его сотрудником СБ банка. К заявлению прилагалась справка от врача по факту обнаружения следов от побоев. По данному заявлению было возбуждено уголовное дело, которое прекращено только после оформления задним числом рапорта сотрудника по данному происшествию.

Докладные записки.

Докладные записки пишутся на имя руководителя СБ в порядке рекомендательного доклада о необходимости совершенствования системы охраны и безопасности объекта, по факту обнаружения случаев нарушения установленных инструкций (кляуза) и иным фактам служебных отношений. Здесь мы имеем дело с письменной формой доклада. Такие докладные записки обычно заканчиваются фразой: «Докладываю на Ваше решение». (При обращении к единичному лицу слова «Вы», «Вас», «Ваше» и пр. всегда пишутся с прописной буквы). Приведем пример правильно подготовленной докладной записки. Охранник одного из территории завода написал руководителю СБ обстоятельную докладную записку о необходимости технического совершенствования поста, так как в настоящем виде тот не мог служить целям соответствующей инструкции. Документ был подшит в дело, никаких действий по его факту не последовало. Через некоторое время на объекте было совершено крупное хищение через участок данного поста. При наложении взыскания и материальной ответственности на сотрудника в качестве оправдательного документа он предъявил копию докладной записки. Вина и взыскание были сняты, материальная ответственность отменена.

Служебные записки.

Служебные записки пишутся на имя руководителя параллельного структурного подразделения по вариантам улучшения взаимодействия при совместной работе.

Объяснительные записки.

Объяснительные записки пишутся на имя руководителя СБ по факту объяснения работником нарушений ведомственных и должностных инструкций со своей стороны.
Аналитические записки и отчеты, информационные записки и письма являются исходящими документами Информационного подразделения и будут рассмотрены ниже.

Необходимо отметить, что данная схема является основой для организации любого предприятия. Сначала определяются цели предприятия. На основе целей определяется структура. Только после этого можно приступать к ее формированию.