Основным фактором, определяющим проблемы архивов, стала административная реформа. Для архивного дела федерального уровня ее важнейшими последствиями стали:

• 1) необходимость срочной обработки архивов упраздненных без правопреемства федеральных органов исполнительной власти и определение их дальнейшей судьбы в условиях острейшего дефицита площадей во всех комплектующихся федеральных архивах;
• 2) уточнение системы архивных учреждений федерального уровня;
• 3) поиск путей разрешения проблемы, связанной с комплектованием документов территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и других организаций федеральной собственности, находящихся в субъектах Федерации;
• 4) обеспечение нормативного закрепления ответственности вновь образованных федеральных органов исполнительной власти за качественную постановку в них делопроизводственных и архивных служб в типовых положениях о них и в регламентах их работы;
• 5) постепенный, в рамках эксперимента, перевод архивных учреждений на новые принципы бюджетирования, ориентированные на результат.

Сразу отмечу, что эти пять задач, поставленные административной реформой перед Росархивом, в своей подавляющей части решены. Проблемными остаются вопросы, связанные с комплектованием документов территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и других организаций федеральной собственности, находящихся в субъектах Федерации, и отчасти - уточнение системы федеральных архивных учреждений.

Второй фактор, определявший состояние архивного дела, и не только на федеральном уровне, - это (используя старое понятие, "внедрение" норм закона РФ "Об архивном деле в Российской Федерации и архивах") прежде всего разработка предусмотренных в нем подзаконных актов. Всего в 2005-2008 гг. Росархив должен подготовить 13 таких подзаконных актов. Пять из них, в том числе проект постановления Правительства "Об утверждении перечня федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ", проект "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных, муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях РАН" представлены в Министерство культуры и массовых коммуникаций.

Третий фактор, оказывающий в истекшем году очень серьезное воздействие на состояние архивного дела на федеральном уровне, - это трудно, противоречиво, но все же складывающаяся система наших взаимоотношений с Министерством культуры и массовых коммуникаций, с входящими в его ведение службой и агентствами, прежде всего с Агентством по культуре и кинематографии.

Если говорить о связке Росархив-министерство, или министерство-Росархив, то ее можно охарактеризовать следующим образом. В 2005 г. я не знаю ни одного случая, чтобы министерство проигнорировало постановку того или иного вопроса со стороны Росархива. На коллегии министерства пять раз Росархив выступал с докладами по актуальным проблемам современного архивного строительства в нашей стране, причем все наши предложения по его совершенствованию были приняты. Понятно и вполне приемлемо стремление министерства привлекать к выработке той или иной позиции, тех или иных решений специалистов Росархива и других агентств, например в форме специальных комиссий или совещаний. Однако вызывает досаду замедленный, а подчас и безрезультативный процесс реализации таких решений, находящихся в пределах полномочий исключительно министерства и Правительства РФ.

Достаточно сказать, что представленный Росархивом в министерство в декабре 2004 г. проект Указа Президента РФ, содержащий чисто техническую норму отмены Указа Президента об утверждении "Положения об Архивном фонде РФ", не подписан до сих пор. С другой стороны, Росархив в 2005 г. оказался отстраненным от профессионального вмешательства в решение ряда вопросов, целиком затрагивающих его компетенцию. Нам удалось буквально случайно вмешаться между первым и вторым чтениями в Госдуме в разработку Закона "Об информации, информационных технологиях и защите информации", на который министерство дало положительное заключение, но который содержал ряд норм, неприемлемых для архивного дела.

В другом случае мы оказались перед фактом принятия Закона "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество", возложившего на государственные архивы абсолютно невыполнимые требования хранения сотен миллионов дел, возникающих при ведении Единого государственного реестра прав на недвижимость.

Хорошее взаимопонимание, взаимодействие с высокой степенью эффективности сложилось у нас с Росохранкультурой. Оно в 2005 г. велось по четырем направлениям: проверка условий хранения документов в ведомствах и организациях, осуществляющих депозитарное хранение документов АФ РФ; рассмотрение вопросов, связанных с перемещенными на территорию РФ после Великой Отечественной войны архивными фондами иностранного происхождения; возвращение зарубежной архивной "Россики"; координация действий по расследованию последствий обнаруженных фактов краж архивных документов.

Иначе как противоречивыми не могу назвать наши взаимоотношения с Агентством по культуре и кинематографии. С одной стороны, подведомственные обоим агентствам организации - музеи, архивы и библиотеки - уже давно и тесно сотрудничают, например, в рамках выставочных проектов. С самим Агентством мы нашли быстрый и заинтересованный контакт при доработке и согласовании проекта Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда, распространив их на библиотеки и музеи. Меня до глубины души взволновала немедленная позитивная реакция главы Агентства М.Е. Швыдкого на просьбу помочь музейными и библиотечными работниками в беспрецедентной в истории архивного дела работе по перемещению фондов РГИА. С другой стороны, трудно объяснить ничем не оправданное более чем годичное торможение достигнутых договоренностей о комплектовании РГАКФД документальными фильмами современного производства.

Четвертый фактор воздействия на состояние архивного дела в 2005 г. был связан с разработкой ФЦП "Культура России" на 2006-2010 гг. Мы с тревогой наблюдали за затянувшимся согласованием ее концепции, а затем и наполнением ее реальными мероприятиями и показателями их финансирования. Разработка программы в части, касающейся архивов, заставила нас в очередной раз задуматься над приоритетами развития архивного дела в современных условиях и выработать совершенно новые показатели оценки эффективности реализации этих приоритетов. Жаль только, что новые установленные правила достижения программных показателей не дают нам той всегда возникающей необходимости маневра, которая существовала при реализации предшествующей ФЦП.

Пятый фактор относится к социальной ситуации в федеральных архивах. Несмотря на инициативы Росархива, Министерства культуры и массовых коммуникаций, письма в Правительство РФ трудовых коллективов, нам не удалось кардинально изменить уровень социальной защищенности архивных работников и снизить социальную напряженность. Прямым следствием этого стали усиление текучести кадров, ослабление отдельных направлений работы, снижение исполнительской дисциплины. Здесь важно подчеркнуть, что подобного рода явления особо проявились в сфере оказания государственных услуг, связанных, прежде всего с исполнением социально-правовых запросов граждан.

Практически во всех федеральных архивах проводилась модернизация систем жизнеобеспечения, осуществлялись работы по технической укрепленности архивохранилищ, решались вопросы технического переоснащения лабораторий. Однако доля документов федеральных архивов, находящихся в нормативных условиях хранения, продолжает оставаться недопустимо низкой - всего 17%.

Тем не менее, в 2005 г. нам удалось принять в федеральные архивы более 210 тыс. единиц хранения за счет изощренных комбинаций с переоборудованием офисных помещений, подвалов. Благодаря этому в Россию возвращен комплекс документов эмигрантского общества "Родина", часть архива Высоцкого, запущен механизм передачи фондов Музея русской культуры в г. Сан-Франциско. Однако отчетный год останется последним по такому объему приема документов в федеральные архивы. "Проблема ноль", т.е. отсутствие свободных площадей архивохранилищ для приема документов вечного хранения, стала для нас второй, зловещей по своей реальности проблемой текущего момента.

Третьей по своей значимости остающейся нерешенной проблемой, если продолжать тему комплектования, остается судьба документов территориальных органов федеральных органов государственной власти и других организаций федерального подчинения. Наши предложения, представленные в Министерство культуры и массовых коммуникаций по ее разрешению через поправки в Закон "Об архивном деле в Российской Федерации и архивах", пока не получили дальнейшего движения.

Традиционно интенсивной и результативной оставалась в 2005 г. наша работа по оказанию государственных услуг и организации использования документов Архивного фонда РФ. Федеральные архивы исполнили ряд очень важных в политическом и экономическом отношениях запросов федеральных органов исполнительной власти, связанных с имущественными правами, и прежде всего за рубежом. Три архива - ГА РФ, РГИА и РГАКФД - провели огромную и на сегодняшний день фактически безвозмездную внеплановую работу в рамках престижнейшего проекта - электронного издания энциклопедии, посвященного 100-летию Государственной Думы. Если все сложится благополучно, это будет первая в России столь масштабная документальная публикация в электронном формате.

Затрагивая вопрос об организации архивного дела в современной России, следует указать на то, что в настоящий момент в стране существует три типа архивов и органов управления ими, соответствующих трем уровням организации управления государством:

· федеральные;

· субъектов Федерации;

· муниципальные.

Параллельно с ними существуют ведомственные архивные службы, некоторым из которых предоставлено право долговременного (депозитарного) хранения документов Архивного фонда страны, например, архиву Российской академии наук (РАН).

Хотя значительную часть архивных учреждений современной России составляют государственные архивы, тем не менее одной из отличительных особенностей системы архивной службы является разнородность их состояния. В Российской Федерации в настоящий момент насчитывается 14 федеральных архивов. Федеральный статус этих учреждений определяет не только порядок финансирования работ, проводимых в рамках данных архивов, но и оплату труда архивных служащих. Их финансирование осуществляется из государственного бюджета Российской Федерации по разделу «Государственное управление». Финансирование всех остальных государственных архивных учреждений России осуществляется из региональных бюджетов, что ставит некоторые архивы на грань физического существования в связи с острой нехваткой финансовых ресурсов в бюджетах многих областей, республик, краев, округов Российской Федерации. Подробно организация и численный состав Федеральной архивной службы России по состоянию на ноябрь 2003 г. представлены на Рис. 1. и в Табл. 1 соответственно.

Рис.1. Организация архивной отрасли в Российской Федерации по состоянию на ноябрь 2003 г.

Таблица 1

Статистические сведения об архивных учреждениях Российской Федерации (по состоянию на ноябрь 2003 г.)

* Численность вспомогательного персонала – 1562 чел.

Общая численность работающих – 13823 чел.

В течение 2000-2003 гг. внимание органов государственной власти и управления к деятельности Федеральной архивной службы России значительно возросло. Следствием этого стал рост финансирования федеральных архивных учреждений, что позволило начать разрабатывать планы по развитию системы государственных архивов. Это развитие связано с укреплением их инфраструктуры, начиная от модернизации пожарно-охранной сигнализации, компьютеризации основных архивных процессов и заканчивая восстановлением работ по страховому копированию документов Архивного фонда России.

Годы экономического кризиса (с1992 по 2000 г.) не были окрашены для отечественных архивов только в темные тона. В ряде направлений архивной деятельности, таких, как использование архивных документов, создание публичного научно-справочного аппарата к ним, отечественное архивное дело, по общей оценке российских и зарубежных пользователей, бурно развивалось, как ни в какое другое время.

На сегодняшней организации архивного дела в России отразились особенности переходного периода в истории российского государства. Во многом система архивных учреждений и управления архивным делом сохранила многие черты прежней советской системы, но приобрела и некоторые новые, ранее ей не присущие. Однако многие изменения, которые произошли в организации работы в российских архивах, не имеют легитимной основы, поскольку ныне действующие «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», принятые в июне 1993 г., устарели в своей значительной части. Как отмечает руководство Федеральной архивной службы в лице В. П. Козлова, необходимость разработки нового закона «Об архивном деле в Российской Федерации» стала очевидна уже к концу 1990‑х гг. Первый раз новый закон после всех согласований был внесен в Правительство в 1998 г. и был отклонен из-за наличия в нем элементов унитарной организации архивного дела, сторонниками которой являются большинство архивистов страны. В 2003 г. законопроект после всех согласований был повторно внесен в Правительство и одобрен.

В течение 1990-х-начала 2000-го гг. неуклонно росло количество документов, поступающих на хранение в государственные архивы. Таблица 2 позволяет отразить динамику комплектования документами государственных и муниципальных архивов России, массивами документов вечного хранения за первое десятилетие существования самостоятельной архивной службы России (с 1992 по 2002 г.)

Таблица 2

Динамика приема документов в Российской Федерации

За период с1992 по 2002 г.

Годы	Управленческая документация	Документы по личному составу	Научно-техническая документация	Кино-/ видео документы	Фото-документы	Фоно-документы
млн ед. хранения	тыс. ед. хранения	тыс. ед. хранения	тыс. ед. хранения	тыс. ед. хранения	тыс. ед. хранения
	1,3	-	15,4	2,0 / -	67,7	1,5
	2,3	215,4	82,9	8,5 / -	75,1	5,1
	2,1	572,2	64,7	6,1 / -	65,2	4,7
	2,0	427,3	211,3	5,6 / -	69,4	3,1
	1,7	582,6	117,4	7,9 / -	71,7	2,2
	1,6	413,1	92,8	7,4 / -	90,9	2,9
	1,5	499,1	76,9	5,7 / -	63,7	1,3
	1,5	686,3	75,4	2,4 / 0,5	77,2	1,1
	1,6	826,2	75,6	1,5 / 0,4	56,8	3,4
	1,4	1368,5	75,4	1,1 / 0,7	75,3	1,7
	1,5	1624,3	81,6	1,3 / 0,6	56,2	1,8
	1,5	2287,5	92,8	1,2 / 1,3	89,7	7,4
Итого	20,0	9502,5	1062,2	50,7 / 3,5	858,9	36,2

За период с 1991 по 2002 г. в архивы поступило 20,0 млн дел, что значительно опережало возможности отечественных архивов по размещению архивных документов, поскольку вместо требуемых 50,0 тыс. м 2 площадей за указанное десятилетие на федеральном уровне было введено в эксплуатацию около 6,3 тыс. м 2 , а в субъектах Федерации получено еще 81,4 тыс. м 2 (как правило, неприспособленных под архивохранилища помещений ликвидированных производственных и научных организаций, требующих ремонта и переоснащения).

Одна из серьезнейших проблем, с которой столкнулись отечественные архивы в 1990-е гг. – необходимость сохранения и использования документов, касающихся социальной защиты граждан России (их личные дела, финансовые документы, фиксирующие заработную плату, имеющиеся у граждан льготы и т.д.). Никогда подобные категории документов не являлись сферой внимания государственной архивной службы. Такие документы хранились в ведомствах, в объединенных ведомственных архивах. Развитие капитализма в России в течение 1990-х гг. отрицательным образом сказалось на сохранности личных дел работников отечественных предприятий, организаций, учреждений. Многие документы были утрачены в результате плохого хранения, а иногда и намеренно уничтожались по приказам новых владельцев предприятий. Вместе с тем за истекшее десятилетие (с 1991 по 2002 г.) Государственная дума Российской Федерации приняла множество законов, согласно которым граждане России получили право на социальную защиту, реализовать которое невозможно без документов, дающих представление о трудовой истории людей.

За десять лет в системе архивной службы России было создано 282 архива документов по личному составу (32 государственных и 250-в районном и городском звене), которые приняли на долговременное хранение свыше 9,5 млн дел, в основном от ликвидированных за это время организаций.

Кризис 1990-х гг. фактически не затронул такую сферу деятельности архивов, как использование документов. Статистика числа пользователей архивов, количества подготовленных информационных материалов, выдачи архивных справок социально-правового, имущественного, генеалогического характера, создания публичного научно-справочного аппарата, подготовки документальных публикаций подтверждает рост внимания отечественных и зарубежных исследователей к архивным документам, содержащимся в отечественных архивах.

Архивы России сыграли важную роль в социальной защите ее граждан, в реабилитации жертв политических репрессий, в формировании демократического облика страны среди ее граждан и на международной арене. В течение 1990-х – начала 2000-го г. вышло свыше тысячи названий публикаций сборников документов и справочников по архивам.

В начале 2000-го г. несколько замедлился процесс открытия российских архивов, особенно архивов бывшей КПСС. Причина этого состоит в отсутствии эффективной системы рассекречивания архивных документов. В результате, например, до сих пор оставался недоступным такой важный для изучения общественно-политических процессов в СССР вид документов, как обзоры писем трудящихся, составлявшиеся в партийных органах.

В результате проведенной реорганизации Правительства РФ Федеральная архивная служба РФ получила новое название – «Федеральное архивное агентство РФ» – и вошла в состав Министерства культуры РФ. Таким образом, хотя и формально, еще раз было подчеркнуто то важное место, которое занимают архивы в культурной жизни страны, в формировании ее культурного облика.

Данный краткий обзор современного состояния архивного дела в России показывает, что в течение кризисных для страны 1990-х гг. отечественные архивы, архивная служба, архивное дело в целом не только сумели выжить, но и осуществили новый качественный шаг в своем развитии.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РФ

ГОУ СПО ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ №42

ПО ДИСЦИЛИНЕ АРХИВОВЕДЕНЬЕ

ПРОБЛЕМЫ АРХИВНОГО ДЕЛАНИЯ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ

ВЫПОЛНИЛА:

СТУДЕНТКА 2 КУРСА

ГРУПЫ ДО-20А-09

ОБУХОВА ДАРЬЯ

МОСКВА, 2010

План работы:

Введение

Архивные реформы 1990-2000 годов

Состав архивных учреждений

Проблемы архивного дела в современных условиях

Проблемы рассекречивания документов

Заключение

Список использованной литературы и источников

ВВЕДЕНИЕ

Сами по себе архивы являются хранилищами опыта цивилизации, накопленного на протяжении веков. Они делают этот опыт для всех и, в том числе обеспечивают базу исторических исследований. Через доступ к архивной информации историки, краеведы получают возможность пролить свет на факты прошлого и развить у молодого поколения интерес к истории и традициям стран и всего человечества.

Беречь и сохранить для истории документальные богатства нашей страны - важнейшая задача государственных и негосударственных архивов, общественных организаций, граждан России и, конечно, долг, и обязанность Архивной службы России всех уровней.

Как известно архивный фонд Российской Федерации представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

В последнее время все острее ощущается необходимость привлечения новых информационных технологий на службу документационного обеспечения управления. Особенно это актуально для тех организаций, которые вынуждены работать с огромными массивами документов. Перед ними неизбежно встает задача тщательной систематизации, хранения и контроля внушительного по размеру объема данных, что невозможно как без знания основных норм и правил, регламентирующих работу с документами и учитывающих специфику документооборота в рамках определенной сферы деятельности, так и без использования современных электронных технологий. В настоящее время существует обширный перечень различных электронных программ, применяемых теми или иными архивными учреждениями. Среди них присутствует программа "Архивное дело".

"Архивное дело" - это многопользовательская подсистема системы "ДЕЛО", предназначенная для автоматизации процессов формирования и оформления дел для последующей передачи их в архив организации; ведения и учёта архивных дел и документов; составления номенклатуры дел (с указанием сроков хранения). Автоматизация правил делопроизводства и архивного дела выполнена в полном соответствии с российскими стандартами.

Кроме того, в разных регионах нашей страны архивными учреждениями применяются с той или иной степенью распространенности следующие программы - "Архивный фонд" "Именной каталог метрических книг" "Внутренние описи метрических книг и ревизских сказок" "Распределение жилой площади" "Обмен жилой площади" "Переименование улиц" "Справочные сведения по истории города" "Фотокаталог" "Сведения о госприемке объектов, законченных строительством" "Землеотвод в черте города" "Систематический каталог" "Библиотека архива" "Статьи по краеведению" "Картотека лицевых счетов".

Если затронуть вопрос о состоянии и перспективах развития системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, коллегия (состоявшаяся 24 января 2005 г.№2) отмечает его особую значимость в решении проблемы обеспечения сохранности и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, организации управления этим важным информационным ресурсом.

Создана правовая основа государственного учета. В соответствии со ст. 19 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету.

Организована разработка и внедрение в практику работы архивных учреждений программных комплексов (ПК) - "Архивный фонд" и "Фондовый каталог", в основе которых - обеспечение преемственности с традиционными формами и методами учета, базирующееся на единстве учетных показателей в электронном и традиционном форматах; возможность тиражирования программного обеспечения для организации его использования не только на объектах архивной отрасли, но и в хранилищах Архивного фонда Российской Федерации любой ведомственной принадлежности.

Важное значение для расширения работ по созданию системы автоматизированного государственного учета имело принятие Правительством Российской Федерации подпрограммы "Архивы России" федеральной целевой программы "Культура России (2001-2005 годы)". В ходе ее реализации выделялись определенные средства на приобретение компьютерной техники для государственных и муниципальных архивов, которая используется, главным образом, для ведения БД "Архивный фонд" и "Фондовый каталог".

Улучшению организации работы способствовала подготовка Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, создание Центра информационных технологий с функциями ведения централизованного автоматизированного государственного учета, в том числе -Центрального фондового каталога (ЦФК) Росархива - главного элемента системы, аккумулирующего сведения о составе и содержании архивных фондов в общероссийском масштабе.

В результате указанных и других мероприятий обеспечено внедрение отраслевого ПК "Архивный фонд" в работу практически всех федеральных архивов, 67% государственных архивов субъектов Российской Федерации и 24% муниципальных архивов. БД "Фондовый каталог" ведут 33 органа управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

В БД «ЦФК Росархива» уже включены сведения о более чем 380,0 тыс. фондах или 45,3% от числа хранящихся в государственных и муниципальных архивах России.

Однако работа по созданию системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации еще далека от завершения. Ее развитие связано с расширением охвата автоматизированным учетом всех хранилищ документов Архивного фонда Российской Федерации, укреплением нормативной, технической, технологической и кадровой базы функционирования системы.

В решении этих проблем особое значение имеет укрепление взаимодействия структур разной ведомственной подчиненности, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации.

Перспективы при этом достаточно обширны в их числе: совместно с Федеральным агентством по культуре и кинематографии (М.Е.Швыдкой) наметить и осуществить в 2005-2010 гг. комплекс мер по внедрению в федеральных музеях и библиотеках, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации, системы автоматизированного государственного учета.

Департаменту государственной политики (Ю.И. Бундин) и Финансово-экономическому департаменту (К.В. Карнович) Минкультуры России при разработке федеральной целевой программы "Культура России (2006-2010 годы)" учесть необходимость финансового обеспечения работ по развитию системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. А так же ряд других задач, чья разработка ведется в данный момент.

Проблема электронных документов - это в первую очередь проблема понятия электронных документов и признания их юридической силы, достоверности или подлинности, возможности отказа от бумажного носителя в процессе документирования управленческой деятельности.

Проблема электронных технологий в делопроизводстве - это проблема использования в традиционных условиях новейших технологий, ускоряющих процессы на всех стадиях делопроизводства, от документирования до архивного хранения. Характерно, что большинство автоматизированных систем делопроизводства являются именно технологиями в традиционной среде.

Период конца XX – начала XXI вв. характеризуется созданием новых источников информации, таких как документы на электронных носителях и аудиовизуальная документация и продвижение интернет-систем и услуг. В наше время в связи с ростом проявления огромного интереса к использованию, хранению и собиранию архивных документов растет и актуальность этого вопроса. Понятие «архивный фонд» употребляется в том значении, как оно понимается в архивоведении. А именно совокупность всех зафиксированных и переданных на хранение на территории страны документов. Все эти документы являются востребованными в той или иной степени. В нашу эпоху, которую называют информационной, имеется огромное число потребителей информационных услуг в различных сферах. Архивные учреждения также ищут свое место в этой культуре масс-медиа. И в настоящее время широко развито массовое использование архивных документов.

Архивные реформы 1990-2000 годов

Начало 90-х годов – переломный период в истории России, перестройка государственной системы, экономической и общественной жизни. Коренные изменения не могли не отразиться на архивной службе, которая к этому времени заняла прочное место в системе органов исполнительной власти. Начало реформе архивного дела было положено Указом Президента Российской Федерации «О партийных архивах», провозглашением принципов гласности и общедоступности. В изменившихся условиях необходимо было решить главную задачу – создать современную нормативно-правовую базу деятельности архивной службы.

Приступая к рассмотрению административного аспекта развития отечественного архивного дела в 90-е годы, обратим внимание на то, что архивы по своей сути в гораздо большей степени, чем другие институты социально-культурной сферы (библиотеки, музеи и др.) интегрированы в функционирование государственного механизма, являются пусть маленькой, но неотъемлемой его частью. Вследствие этого в той же самой степени в эти годы они испытали на себе всю тернистость государственного строительства новой России с присущими ему издержками и противоречиями, ошибками и конфликтами.

Впрочем, начало было более чем впечатляющим. Крах Советского Союза, повлекший за собой ликвидацию союзных государственных структур, подъем общественного интереса к архивам, выдвинувший отечественное архивное дело в центр современной общественно-политической жизни, не только России и стран СНГ, но и всего мира, неожиданно резко повысили роль и место довольно скромно до того существовавшего в РСФСР архивного ведомства.

На рубеже 20–21 вв. в результате глубоких социально-экономических и политических реформ архивная система вместе со всей страной пережила очень серьезную трансформацию. В свете этих реформ, необходимо было решить организационно-правовые и методические проблемы комплектования, сохранения и использования документов на совершенно новой основе. Этот вопрос встал тогда особенно остро по ряду причин.

Главные из них: богатейшее архивное наследие, хранящееся в стенах архивов, широчайший круг источников комплектования, стремительно меняющих формы собственности, внутренние структуры, направления деятельности, подведомственность, источники финансирования и т.д. Приватизация крупнейших промышленных предприятий, ведущих научно-исследовательских институтов, грозившая потерей целого комплекса научно-технической документации. Активный процесс банкротства, часто оставляющий бесхозными документы по личному составу, как мелких частных, так и гигантских промышленных предприятий. Развитие передовых технологий и всеобщая компьютеризация, влекущая за собой массовое образование документов на нетрадиционных носителях, когда основная часть архивов ориентирована на комплектование документами на бумажной основе.

МИНИСТЕРСТВО ОБРÀЗОВÀНИЯ И НÀУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРÀЦИИ ГОСУДÀРСТВЕННОЕ ОБРÀЗОВÀТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНÀЛЬНОГО ОБРÀЗОВÀНИЯ «ВОЛГОГРÀДСКИЙ ГОСУДÀРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» ФÀКУЛЬТЕТ ФИЛОЛОГИИ И ЖУРНÀЛИСТИКИ КÀФЕДРÀ ДОКУМЕНТНОЙ ЛИНГВИСТИКИ И ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ Е.В. Булюлина ÀКТУÀЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ÀРХИВОВЕДЕНИЯ Учебное пособие Волгоград 2008 ББК 79.3я73 Б90 Печатается по решению редакционно-издательского совета Волгоградского государственного университета Рецензенты: канд. филол. наук, доц. каф. документной лингвистики и документоведения ВолГУ С.П. Кушнерук; канд. ист. наук, ведущий специалист Комитета по управлению архивами Àдминистрации Волгоградской области Е.К. Розина Булюлина, Е. В. Б90 Àктуальные проблемы архивоведения [Текст] : учеб. пособие / Е. В. Булюлина; ВолГУ, Фак. фило- логии и журналистики, Каф. документной лингвисти- ки и документоведения. – Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2008. – 92 с. ISBN 978-5-9669-0425-8 В настоящем учебном пособии дается представление о современном состоянии архивной отрасли и актуальных проблемах, поставленных временем перед отраслевой наукой. Структура пособия соответствует основным направлениям архивоведения. Предназначено для студентов высших учебных заведений, изучающих архивоведение, а также для занятий по повышению квалификации специалистов архивных учреждений. ББК 79.3я73 ISBN 978-5-9669-0425-8 © Е. В. Булюлина, 2008 © Оформление. Издательство Волгоградского государственного университета, 2008 СОДЕРЖÀНИЕ ВВЕДЕНИЕ.................................................................... 5 1. СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ ТЕОРИИ И МЕТОДИКИ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ И КОМПЛЕКТОВÀНИЯ ГОСУДÀРСТВЕННЫХ ÀРХИВОВ................................ 6 1.1. Теоретико-методические основы экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных архивов............................................ 9 1.2. Система нормативно-методических пособий, применяемых при экспертизе ценности документов и комплектовании ими государственных архивов......... 15 2. СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРÀННОСТИ ДОКУМЕНТОВ................................ 18 2.1. Противопожарная безопасность.......................... 18 2.2. Защита от воды................................................ 20 2.3. Реставрация..................................................... 21 2.4. Воспроизведение документов............................... 23 3. ÀКТУÀЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ФОНДИРОВÀНИЯ И ГОСУДÀРСТВЕННОГО УЧЕТÀ ДОКУМЕНТОВ ÀРХИВНОГО ФОНДÀ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРÀЦИИ... 27 3.1. Фондирование................................................... 27 3.2. Государственный учет документов Àрхивного фонда Российской Федерации.................... 32 4. ТЕНДЕНЦИИ И ПЕРСПЕКТИВЫ РÀЗВИТИЯ НÀУЧНО-СПРÀВОЧНОГО ÀППÀРÀТÀ К ДОКУМЕНТÀМ ГОСУДÀРСТВЕННЫХ ÀРХИВОВ... 36 5. ОРГÀНИЗÀЦИЯ ИСПОЛЬЗОВÀНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ИСТОРИИ РОССИИ XX–XXI ВЕКОВ................... 46 5.1. Проблемы доступа к архивным документам.......... 46 –3– 5.2. Проблемы использования документов XX–XXI веков....................................... 52 6. ПРОБЛЕМЫ ПУБЛИКÀЦИИ ДОКУМЕНТОВ ПО ИСТОРИИ РОССИИ ХХ ВЕКÀ ............................ 59 7. ИСТОРИЯ И СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ НÀУЧНОЙ РÀБОТЫ В ОБЛÀСТИ ÀРХИВОВЕДЕНИЯ............................... 66 7.1. История архивоведческой мысли......................... 66 7.2. Развитие отечественного архивоведения в советский период................................................... 73 7.3. Современные тенденции и проблемы архивоведения........................................ 79 СПИСОК СОКРÀЩЕНИЙ............................................... 82 СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРÀТУРЫ.................. 85 ВВЕДЕНИЕ Общество и государство не жизнеспособны, если лишены исторической памяти. Àрхивы России содер- жат самый крупный и информационно емкий докумен- тальный массив страны, который отражает историчес- кий опыт, политические, экономические, правовые осно- вы развития российского общества и государства, дос- тижения отечественной науки и культуры. Особую значимость архивы и хранящаяся в них документальная информация приобретают в перио- ды, когда происходят масштабные преобразования. В современной России, вставшей на путь формирова- ния гражданского общества и последовательного ре- формирования всех сторон ее жизни, архивное дело и архивоведение также претерпели глобальные из- менения, еще не до конца осмысленные современни- ками. Эти изменения потребовали серьезного науч- ного анализа состояния архивной системы России, оп- ределения возможных направлений ее дальнейшего развития. Достигнув в предшествующие годы достаточно вы- сокого уровня, теория и методика архивоведения не ре- шили всех своих проблем. Например, необходимо иссле- дование целого ряда вопросов отбора документов, про- блемы репрезентативности ÀФ РФ, стратегии его фор- мирования. Требуется дальнейшее развитие вопросов описания архивных документов и фондов, правовых ас- пектов их использования и др. Цель настоящего учебного пособия – дать представ- ление о современном состоянии архивной отрасли и ак- туальных проблемах, поставленных временем перед от- раслевой наукой. Структура пособия соответствует ос- новным направлениям архивоведения. –5– 1. СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ ТЕОРИИ И МЕТОДИКИ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ И КОМПЛЕКТОВÀНИЯ ГОСУДÀРСТВЕННЫХ ÀРХИВОВ Обеспечение общества полноценной источниковой базой, отражающей все аспекты его развития в каждый конкретный исторический период времени, является ос- новной задачей архивов России. В период глобальных изменений в жизни нашей страны особенно важно при- нять на хранение современные документы, отражающие этот процесс. Вопросы экспертизы ценности докумен- тов и комплектования архивов приобретают в силу это- го особую актуальность. Современные экспертиза ценности документов и комплектование архивов ведут начало с 1920-х го- дов. Первыми декретами по архивному делу было сформулировано принципиальное положение экспер- тизы ценности документов, которому архивисты сле- дуют и в настоящее время: хранить только то, что имеет значение для «изучения каждой жизни в ее проявлениях» (Постановление ВЦИК и СНК РСФСР «Об утверждении положения об архивном управле- нии РСФСР» // СУ РСФСР. 1929. ¹ 16. Ст. 173). В последующий период продолжались поиски ра- циональных приемов и способов оценки и отбора до- кументов на государственное хранение. Нормативно- методические документы 1940-х – 1950-х гг. опреде- ляли основную задачу экспертизы ценности докумен- тов как отбор документов на хранение и уничтоже- ние. Положение о Государственном архивном фонде от 13.08 1958 г. внесло существенные уточнения в –6– организацию и методику экспертизы ценности доку- ментов. На первое место выдвигалась задача отбора документов на хранение. В конце 1950-х гг. была отмечена значительная перегруженность государственных архивов документа- ми, не имеющими научно-исторического значения, в связи с чем было принято решение о необходимости разра- ботки перечней учреждений, документы которых подле- жат первоочередному приему на государственное хра- нение, и учреждений, от которых прием материалов дол- жен быть временно прекращен. Àрхивным учреждени- ям предложено провести экспертизу ценности ранее при- нятых на государственное хранение фондов, а также организовать изучение наиболее актуальных вопросов экспертизы и комплектования. Было выделено два основных вопроса: о научно- исторической ценности документов низовых учрежде- ний и целесообразности их приема в государственные архивы; о составлении перечней документов, подлежа- щих приему на государственное хранение. ЭПК пере- шли к рассмотрению описей на документы постоянного хранения. Учреждениям было предоставлено право са- мостоятельного уничтожения документов с временны- ми сроками хранения. Был уточнен круг учреждений, передающих документы на государственное хранение, установлен долговременный срок хранения документов по личному составу. В соответствии с Законом СССР «Об охране и ис- пользовании памятников истории и культуры» доку- менты ГÀФ СССР были отнесены к числу памятни- ков истории. Положение о ГÀФ СССР от 04.04 1980 г. определило, что документы ГÀФ подлежат постоян- ному хранению. Виды учреждений, организаций и предприятий, документы которых подлежат включе- нию в ГÀФ, и категории таких документов определя- ются Главархивом. –7– В последующие годы было проведено исследование проблемы повторения документной информации; раз- работана теория определения источников комплектова- ния государственных архивов; заложены основы и ап- робированы положения выборочного отбора докумен- тов; совершенствовалась система критериев оценки до- кументов и методов их отбора; проведено исследование документных комплексов отраслей народного хозяйства и социально-культурной сферы; совершенствовалась нормативно-методическая база экспертизы ценности документов и комплектования архивов. В современный период на оценку и отбор докумен- тов оказывают влияние многие объективные и субъек- тивные факторы. Объективные факторы: 1. Изменения в управлении: - появление новых видов организаций; - изменение управленческих связей; - снятие жесткой централизации в управлении; - расширенное понимание отрасли как сферы деятель- ности общества; - изменения в организационно-правовой форме орга- низаций. 2. Новое в экономике: - многообразие форм собственности; - многопрофильность деятельности. 3. Изменения в документировании: - появление новых видов документов; - изменение документопотоков и норм концентрации информации в документах; - разная полнота документирования деятельности организации. 4. Изменения потребности в ретроспективной ин- формации: - снятие излишней идеологизации; –8– - социально-политическая нейтральность в оценке фактов. Субъективный фактор: все процессы еще не за- кончены, имеет место общая тенденция развития. Основной вопрос, решаемый в ходе экспертизы цен- ности документов и комплектования архивов – «цен- но» или «не ценно», то есть подлежит или не подлежит документ приему на постоянное хранение. Данная про- блема является общей для всех стран, где архивоведе- ние находится на достаточно высоком уровне развития, и рассматривается как проблема полноты и достаточ- ности ретроспективной информации для удовлетворе- ния нужд общества и путей достижения этого. Принци- пы, критерии, методы составляют основу теории экспер- тизы ценности документов и комплектования архивов. На данной основе методически и организационно стро- ится вся практическая работа архивных учреждений. 1.1. Теоретико-методические основы экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных архивов 1 Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в це- лях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. Комплектование государственных архивов – систематическое пополнение архивов документами в со- ответствии с их профилем. 1 Экспертиза ценности управленческих документов и комплек- тование ими государственных архивов (теория и методика) / Федер. арх. агентство; ВНИИДÀД; сост.: М.П. Жукова, Н.À. Пучко, О.В. Уса- нова и др. М., 2006. –9– Современное архивоведение исходит из единства и общности задач экспертизы ценности документов и ком- плектования. Общенаучные принципы, то есть универсальные, принятые во всех научных дисциплинах, приняты и в архивоведении. Применительно к экспертизе ценности документов и комплектованию ими являются принци- пы историзма, всесторонности и комлексности. Впервые основные принципы экспертизы ценности документов: историзм, партийность, всесторонность, комплексность, – были сформулированы К.Г. Митяевым в 1958 г. на ос- нове обобщения опыта работы с документами. Затем они использовались в любой работе по вопросам оценки и отбора документов. Принцип партийности ставился на первое место, при этом он рассматривался как опре- деление классовой природы документа, его значения с точки зрения интересов трудящихся классов. В настоя- щее время архивисты призывают отказаться от прин- ципа партийности в пользу объективности оценки и от- бора документов. Принцип историзма всегда признавался основ- ным. Знание конкретно-исторической обстановки, в которой возникли документы, изучение всех сторон жизни общества, которую они отражают в комплексе с другими документами фондообразователя и других фондов, позволяют обеспечить полноценное комплек- тование ÀФ РФ. Принципы всесторонности и комплексности совпа- дают с общенаучными принципами целостности и сис- темности, то есть пониманием явлений действительнос- ти как единства частей целого в многообразии их про- явлений, связей, рассмотрением объекта как системы вза- имосвязанных и взаимообусловленных элементов. Àр- хивисты понимают эти принципы как методологичес- кое требование рассматривать документ в комплексе дру- –10–

Белуха С.А.

Государственная бюджетная организация среднего профессионального образования

Колледж сферы № 3, г. Москва

olga 1-92@ mail . ru

Архивное строительство в России имеет длительную историю. Архивное дело представляет собой отрасль деятельности человеческого общества, охватывающую все теоретические, правовые и практические аспекты, являющихся частью исторической памяти о прошлом. Значительный вклад в изучение истории архивного дела и создание концепции отечественного архивоведения внесли отечественные ученые: Н.В. Калачов, Д.Я. Самоквасов, А.С. Лаппо-Данилевский, С.Н. Валк, В.В. Максаков, И.Л. Маяковский, М.Н. Покровский, А.В.Чернов, В.Н. Автократов, В.Н. Старостин, Е.В. Старостин, В.П. Козлов и др.

На сегодняшний день создана и правовая основа государственного учета. В соответствии со ст. 19 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету.

Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно обращаются как отечественные, так и зарубежные исследователи. Вопросами комплектования архивов, а также хранения и использования архивных документов занимается наука архивоведение. Основное отличие архивоведения от документоведения состоит в том, что архивоведение занимается информацией, не актуальной в настоящий момент времени. Весь комплекс архивных документов именуется архивным фондом. Архивный фонд Российской Федерации представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

Современными признаками организации документов Архивного фонда Российской Федерации являются: организация архивных фондов и архивных документов по формам собственности; организация архивных фондов и архивных документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации; организация архивных фондов и архивных документов по срокам хранения.

Архивный фонд Российской Федерации делится на две большие части - государственную и негосударственную. Хранение государственной части архивного фонда РФ осуществляется государственными и ведомственными архивами. Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности негосударственных объединений и физических лиц.

В 2004 году был принят Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». В законе детально проработаны вопросы организации архивной работы по всем направлениям. О хранении, комплектовании, учете и использовании архивных документов в Закон входят три самостоятельных раздела: «Хранение и учет архивных документов», «Комплектование архивов архивными документами», «Доступ к архивным документам и их использование». Новый закон более чем в два раза расширяет содержание, определения, термины и характеристики различных вопросов работы с архивными документами по сравнению с Основами законодательства. Одним из факторов, определяющих способность архивов полно и точно удовлетворять все возрастающую потребность в ретроспективной информации, является степень автоматизации архивных технологий, охватывающих процессы комплектования архивных фондов, учета и обеспечения их сохранности, работы с научно-справочным аппаратом, выполнения информационных запросов и учета использования фондов.

Разработкой и внедрением автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем занимаются специалисты отдела автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем, которой входит в структуру Росархива.

В практику работы архивных учреждений внедрены программные комплексы – «Архивный фонд» и «Фондовый каталог», в основе которых - обеспечение преемственности с традиционными формами и методами учета, базирующееся на единстве учетных показателей в электронном и традиционном форматах; возможность тиражирования программного обеспечения для организации его использования не только на объектах архивной отрасли, но и в хранилищах Архивного фонда Российской Федерации любой ведомственной принадлежности.

Список использованных источников:

1.Алексеева, Е.В. Архивы и право: современное состояние и перспективы развития/ Е.В. Алексеева // Делопроизводство. - 2013. -№2. - С. 77-84.

2. Алексеева, Е.В. Архивный фонд Российской Федерации: организация документов по архивам /Е.В. Алексеева // Делопроизводство. - 2012. - №2. - С. 66-74.