Выбор программ для автоматизации архивной службы предприятия

Основные задачи архивной службы предприятия - это обеспечение хранения документации и оперативное предоставление необходимой информации о текущей деятельности предприятия и, как следствие, обслуживание огромных информационных ресурсов.

Традиционные "ручные" способы обработки архивов весьма трудоемки. Эта работа представляет собой рутинные, повторяющиеся системные процессы и требует перевода в автоматизированные режимы. При современном уровне развития информационных технологий возможно и даже необходимо решение данных задач.

Чтобы оперативно осуществлять учет и розыск документов, создаются системы автоматизированного научно-справочного аппарата (АНСА). Автоматизированный научно-справочный аппарат (АНСА) архива представляет собой совокупность описаний электронных документов, помещенных в базы данных (БД), автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска. АНСА реализуется в рамках интегрированной информационной системы архива и/или в виде автономных БД. Информационное наполнение АНСА составляют описания документов на уровне фонда, единицы хранения и учета документов, содержащихся в информационной системе, а также файлы ключевых слов, рубрикаторы.

Разновидностью АНСА являются полнотекстовые БД, содержащие тексты документов, их цифровые копии. АНСА реализует все функции традиционной системы научно-справочного аппарата архива (НСА) и представляет по сравнению с традиционным НСА более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов, представления его результатов.

Информационной основой для создания АНСА являются те же элементы описания различных уровней, что и для традиционной НСА.

Для заполнения БД АНСА используются:

первичная документная информация;

основные и вспомогательные учетные документы;

информация, имеющаяся в архивных справочниках различных типов и видов.

Выходными формами АНСА являются перечни фондов, единиц хранения, единиц учета, документов, отвечающие условиям сделанного запроса. На основе информации, содержащейся в БД АНСА архива, могут формироваться тексты справочников вместе с их внутренним справочным аппаратом. При отсутствии в архиве автоматизированной системы регистрации документов создается база данных описаний на уровне документа (электронный каталог).

Выбор программ для автоматизации архивной службы предприятия небогат в отличие от систем автоматизации документооборота. Это вполне закономерная ситуация, поскольку потребность в автоматизации архивного дела еще не до конца осознана многими предприятиями и конкуренция среди автоматизированных архивных систем невысока. Из известных на рынке разработчиков программного обеспечения системы для архивных служб поставляют:

Всероссийский Научно-Исследовательский институт Документоведения и Архивного Дела "ВНИИДАД";

корпорация "Электронный архив",

компания "ЛАНИТ",

компания "Электронные Офисные Системы" (ЭОС).

Программное обеспечение, разрабатываемое "ВНИИДАД", появилось на рынке в 1999 г. Задача была поставлена институту в рамках правительственной программы "Электронная Россия". Естественно, что данное программное обеспечение ориентировано на государственные, муниципальные архивы-учреждения государственной архивной службы. На мой взгляд, эта система не является массовой и для архива негосударственной организации мало приемлема.

Корпорация "Электронный архив" известна своими решениями по созданию электронных архивов документов и переводу "бумажных архивов" в электронный вид. Эти решения предназначены для крупных государственных архивов, библиотек, музеев с уже существующими большими массивами справочников, картотек, каталогов, описей, ведущихся многие годы, и имеют в основе систему "SAPERION". Данное программное обеспечение - настраиваемое, что позволяет подготовить шаблоны, формы, учетные карточки и фильтры поиска в зависимости от специфики и потребностей заказчика. Это является положительным качеством при автоматизации работы в крупных архивах, музеях, библиотеках. Однако для архивов организаций отсутствие типовых шаблонов описания и формальных фильтров поиска является существенным недостатком. Данная система может быть приемлема, если организация выбирает первый вариант автоматизации, полностью переходя на электронный документооборот и к созданию "электронных архивов".

Продукт "LanDocsApxив", созданный компанией ЛАНИТ, представляет собой специализированное решение для автоматизации работы в архивах организаций. Он включает три компоненты: базовый модуль автоматизации деятельности архива, программу пакетного (массового) сканирования и распознавания документов, специализированное приложение для массовой регистрации сканированных документов.

"LanDocs:Apxив" тесно связан с их разработкой: делопроизводственной системой "LanDocs:Дeлoпpoизвoдcтвo". Обе системы объединены общим интерфейсом таким образом, что "Архив" выглядит как приложение к системе, а не как самостоятельная задача. Но все же информация об архивных документах формируется в отдельной базе. В программе созданы шаблоны форм заполнения архивных карточек, фильтров поиска и выходных (печатных) форм.

"LanDocs:Apxив" позволяет решать задачу ведения баз данных "бумажного архива" как архивного справочника, а также создания электронного архива документов, что позволяет реализовать третий вариант автоматизации (автоматизация НСА + "электронный архив").

Более подробно мне бы хотелось рассказать о системе автоматизации архивного дела "АРХИВНОЕ ДЕЛО" компании "Электронные Офисные Системы".

"АРХИВНОЕ ДЕЛО" - система автоматизации учета архивных документов ведомственных архивов организаций. Производится компанией "Электронные офисные системы" с 2006 года по настоящее время. Система полностью соответствует требованиям действующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда, а также правилам и приемам, используемым в практике делопроизводства и архивного дела отечественных предприятий. Обеспечивает Web-доступ, поточное сканирование, работу с архивными документами, поддерживает деятельность служб ДОУ и архива организации.

Архивное Дело. Версия 4.2"

документационный архив программный автоматизация

Система "АРХИВНОЕ ДЕЛО" полностью соответствует требованиям, предъявляемым государством как к ведомственным архивам, так и к организационному документообороту. Система обеспечивает возможность выгрузки сводных описей, справочников, сведений о делах и документах, а также электронных образов хранимой документации в популярные форматы, в т.ч. формат, поддерживаемый государственной системой учета и обработки архивного фонда ПК "АРХИВНЫЙ ФОНД 4.0". В 2006 году заняла первое место в конкурсе ИТ-решений "Продукт года - 2006" на выставке Softool-2006.

Система "АРХИВНОЕ ДЕЛО" предназначена для учёта и хранения дел и документов, вышедших из оперативного делопроизводства.

Система "АРХИВНОЕ ДЕЛО" способна выполнять как ежедневные, так и периодические функции в архивах.

Ежедневные функции:

Поиск по всем реквизитам дел и документов;

Сохранение поисковых запросов с целью быстрого поиска дел и документов в дальнейшем;

Выдача дел и документов во временное пользование;

Групповая выдача и возврат дел;

Функция поиска по штрих-коду помогает быстро найти в системе дело на выдачу или вернуть дело;

Функция печати листа использования дела и карты заместителя избавляет от необходимости создавать документы вручную;

Автоматический контроль срока возврата дела: система сообщает о делах с истекшим или истекающим сроком возврата;

Автоматическое ведение книги выдачи дел во временное пользование.

Периодические функции:

Ввод документов в систему - функция позволяет создавать архивные регистрационные карточки дел и документов посредством приема документов из систем автоматизации делопроизводства, или с помощью технологии поточного сканирования документов;

Составление номенклатуры дел - функция позволяет формировать отчетные формы (например: номенклатура дел подразделения, номенклатура дел организации) за счет возможности копирования разделов предыдущих лет;

Формирование и оформление дел - функция предполагает автоматизированную разбивку дел на тома по количеству страниц, формирование обложки, внутренней описи дела и прочих форм, необходимых для оформления дел, хранение дел;

Топографирование (размещение дел в архивохранилище) - функция осуществляет хранение структуры архивохранилищ и автоматический учет свободного места в них;

Передача дел на постоянное хранение в государственные архивы -функция позволяет вести и осуществлять печать свободных описей, обеспечивает автоматизированную передачу дел и документов на постоянное государственное хранение благодаря интеграции с системой автоматизации государственных архивов ПК "Архивный фонд 4.0";

Создание электронного архива организации (подсистема "Читальный зал") - функция обеспечивает удаленный доступ пользователей к делам и документам посредством сети Интернет/Интранет и поиск дел и документов по любым реквизитам и их сочетанию.

Система функционирует в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников служб ДОУ и архивной службы.

Система реализована на базе современных технологических решений и пригодна как для небольших организаций с десятками сотрудников, так и для компаний с тысячами рабочих мест.

Дополнительные опции системы позволяют осуществлять массовый перевод бумажных дел и документов в электронный вид, а также гибко организовать широкий доступ пользователей к ресурсам электронного архива.

В новую версию 4.2 включен набор дополнительных функций. Так, например, введен режим работы "Прием дел в архив по Сдаточной описи", реализующий составление описи в структурных подразделениях, передачу описи в архив, пересчет номеров по описи, поиск по номеру и печать описи. Дополнительная функция "Контроль сроков хранения" предоставляет возможность оперативного контроля за делами с истекающим сроком хранения, а также делами с истекшим сроком хранения. В соответствии с запросами пользователей, увеличены размерность реквизита "Заголовок дела", расширены возможности сортировки дел в списках, модифицированы возможности формирования отчета "Итоговая запись", выполнен ряд других доработок. В комплект поставки вместе с системой "АРХИВНОЕ ДЕЛО" 4.2 входит также новый Перечень типовых управленческих документов от 2010 года. "АРХИВНОЕ ДЕЛО" обеспечивает автоматизацию следующих функциональных обязанностей работников служб ДОУ:

Ведение номенклатуры дел;

Поиск дел и документов, находящихся на формировании и подготовленных к сдаче в архив.

Система обеспечивает автоматизацию следующих функциональных обязанностей работников архивных служб:

Ведение номенклатуры дел;

Формирование и оформление дел;

Прием дел на архивное хранение;

Систематизация дел и документов в архиве, топографирование архивного хранилища;

Поиск дел и документов, подготовленных к сдаче в архив, а также находящихся на архивном хранении;

Выдача дел во временное пользование, контроль движения дел;

Проведение экспертизы ценности (контроль сроков хранения и выделение дел к уничтожению);

Ведение сводных описей дел;

Формирование отчетов, утвержденных Росархивом.

Ведение номенклатуры дел.

Для обеспечения формирования и ведения номенклатуры дел реализованы следующие возможности:

формирование архивной регистрационной карточки (АРК) заголовка дела;

отображение списка номенклатурных заголовков;

копирование / удаление / сортировка АРК заголовков дел;

подготовка проекта номенклатуры;

утверждение номенклатуры;

печать номенклатуры;

Формирование и оформление дел.

Функция заключается в формировании и оформлении дел для приема на архивное хранение. Регистрация дел в системе может осуществляться несколькими способами:

Создание архивное регистрационной карточки (АРК) дел и документов вручную;

Создание АРК дел и документов автоматически посредством выгрузки дел из системы "ДЕЛО";

Создание АРК дел и документов автоматически посредством выгрузки из других систем документооборота и делопроизводства и загрузки в систему "АРХИВНОЕ ДЕЛО". Оформление включает в себя подготовку:

Обложки дела;

Внутренней описи дела;

Листа-заверителя.

Также реализовано формирование сдаточной описи на дела постоянного, временного сроков хранения и дела по личному составу.

Формирование и печать сдаточной описи дел.

Для реализации данной функции система "АРХИВНОЕ ДЕЛО. Версия 4.2" обеспечивает:

·Формирование сдаточных описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет/до 10 лет включительно) срока хранения и дела по личному составу;

Пересчёт номеров дел по описи;

Импорт сдаточной описи из внешнего файла;

Печать сдаточных описей.

Управление архивом.

Доступ к режиму "Управление архивом" могут иметь только пользователи, обладающие полномочиями архивного работника. В данном режиме работники архивных служб могут выполнять практически все свои основные функции:

Ведение номенклатурных заголовков дел;

Ведение единиц хранения;

Ведение документов и файлов;

Выполнение массовых операций замены реквизитов в единицах хранения;

Принятие на архивный учёт и хранение подготовленных единиц хранения.

Под выполнением массовых операций замены реквизитов в единицах хранения имеется в виду пересчет архивных шифров, крайних дат дела, нумерация по сводной описи, перенумерация страниц документов в делах.

Также выполняется реализация следующих функций:

• ·Топографирование архивного документального фонда;
• ·Формирование сводных описей;
• ·Учёт выданных единиц хранения;
• ·Учёт выделенных к уничтожению единиц хранения;
• ·Контроль сроков хранения дела;
• ·Импорт единиц хранения и документов;
• ·Формирование отчётных форм.

Топографирование включает в себя:

• 1. указание архивное регистрационной карточки (АРК) дела (тома, части), места его хранения - номер хранилища, номер стеллажа, номер полки и т.п.;
• 2. просмотр списка дел, закрепленных за каким-либо местом архивного хранилища;
• 3. расчет вместимости архивного хранилища.

"Управление архивом". Раздел "Топографический указатель"

Сводная опись предназначена для учета дел и передачи их на государственное хранение. Система обеспечивает формирование и печать сводной описи дел постоянного хранения, дел временного хранения (до 10 лет включительно/свыше 10 лет) и дел по личному составу. В системе реализована настройка разделов сводной описи. В рамках интеграции с системой "Архивный фонд" предусмотрена возможность экспорта в эту систему разделов сводной описи из системы "Архивное дело". Для обеспечения контроля движения дел и документов в системе имеются функции:

• 1. контроль движения дел и документов;
• 2. формирование и ведение карты-заместителя дел и документов;
• 3. формирование и ведение листа использования дела.

"Управление архивом". Раздел "Сводная опись"

В системе осуществляется контроль сроков хранения дел, реализована возможность учета и печати актов об уничтожении дел.

"Управление архивом". Раздел "Учёт актов об уничтожении дел"

Поиск дел и документов. Для обеспечения поиска дел и документов по установленным критериям отбора, а также для проведения экспертизы ценности реализованы следующие функции:

поиск номенклатурных заголовков дел, дел (томов, частей) и документов по значениям их реквизитов;

формирование поисковых запросов для многократного использования;

поиск и отображение списка дел, документов и номенклатурных заголовков дел по сформированным поисковым запросам.

переход из текущей единицы хранения в списке к списку документов;

переход из текущего документа в списке к единице хранения;

сортировка найденных записей в результирующей таблице;

удаление найденных записей;

ведение статистики количества найденных записей;

ведение групповых операций (отбор в акт об уничтожении, в сводную опись, в книгу выдачи, включение в рубрику);

печать результата поиска.

Работами с общими и личными папками

Для пользователей системы предусмотрена возможность работы с общими и личными папками:

просмотр и редактирование содержимого папок;

управление содержимым папок (удаление, добавление записей о делах и документах в папках);

управление структурой папок (редактирование реквизитов папок, удаление, добавление, перемещение вложенных папок из одной вершины в другую).

Опция "Читальный зал" автоматизирует некоторые функциональные обязанности работников служб ДОУ:

Обеспечивает доступ пользователей к информации, хранящейся в Электронном архиве: архивным регистрационным карточкам документов (включая реквизиты документов, полученных из системы "ДЕЛО" и других используемых систем), архивным регистрационным карточкам дел, электронным образам документов;

Позволяет создавать и вести общие и личные папки пользователей. Обеспечивает поиск дел и документов по их атрибутам и содержанию (тексту документа) в соответствии с правами доступа пользователя. При этом можно ограничить область поиска конкретными общими или личными папками, а также конкретными фондами и рубриками этих фондов.

Основным средством организации документов в "Читальном зале" являются каталоги. Они создаются в процессе установки "Читального зала", их состав фиксирован и не подлежит изменению. Часть каталогов "Читального зала" автоматически обновляется при соответствующих изменениях в справочниках системы "АРХИВНОЕ ДЕЛО".

Конечно же, применение автоматизированных систем значительно облегчит работу архивных служб, повысит производительность труда. Однако следует отметить, что полный отказ от бумажных документов будет еще не скоро, что подтверждает и мировая практика. Хотя в России уже принят закон об ЭЦП (электронно-цифровой подписи), но, например, не известны прецеденты принятия электронных документов к рассмотрению судами - пока "бумага" все же более надежна. Но, безусловно, без автоматизации работы с "бумажными архивами" и создания специального программного обеспечения к "электронным архивам" в настоящее время уже не обойтись.

Перевод ручной технологии работы с архивами на автоматизированную позволит не только существенно снизить издержки без создания дополнительных рабочих мест в службе ДОУ или архиве, но и сделать работу этих подразделений более эффективной, ускорить процесс получения информации, необходимой в принятии управленческого решения.

В целях правильной организации использования доку­ментальных материалов в архиве создается комплекс посо­бий - научно-справочный аппарат (НСА). Комплекс учетных документов, архивных справочников, методических пособий и справочной литературы обеспечивает учет документов архива, их научную организацию, раскрытие их состава и со­держания для облегчения их использования, а также возмож­ность быстрого отыскания требуемых материалов в хранили­ще. Система НСА предусматривает обеспечение отыскания документов и документной информации в пределах фонда, архива, Государственного Архивного фонда в целом. Создание архивных справочных пособий в основном осуществляется в связи с научно-технической обработкой документальных ма­териалов. Как указано выше, к научно-справочному аппарату относятся путеводители, описи, каталоги, указатели фондов, тематические обзоры, научно-справочные пособия. Основ­ным архивным справочником является опись, так как на нее опираются все остальные справочники и учетные документы: во всех справочниках даются или шифры единиц хранения, присвоенные им согласно описи, или номера самих описей.

Начинать работу со справочными пособиями к архивным материалам необходимо с общего ознакомления с их системой вданном архиве и поданному фонду для определения наиболее целесообразного и экономичного плана работы. Если имеется несколько видов справочных пособий, то работу следует начи­нать с наиболее совершенных, так как они позволят быстрее обнаружить материалы по теме исследования. При наличии в архиве тематического каталога правильнее обратиться к нему в первую очередь. По своим особенностям тематическим каталог наиболее удобен при выявлении материалов по срав­нительно узкой теме, связанной с деятельностью нескольких фондообразователей. По широкой теме, особенно связанной с материалами одного фонда, целесообразнее вести поиски материалов, пользуясь описями. Выявление материалов по описям требует, чтобы исследователь был ориентирован в теме, обладал известным минимумом фактов, которые могли бы облегчить работу с описями и сделать выявление исчерпывающим. Наи-болeeобщими научно-справочными пособиями являются п утеводитель и список фондов. Выяснив название и номер не-обходимого ему фонда, исследователь получает возможность по реестру описей (или по листу фонда) выбрать нужную опись и приступить к ее просмотру. Пользование описью может быть облегчено вспомогательными указателями к ней, а также кса-мим материалам, включенным вопись (например, к нарядам). Таков основной ряд справочных пособий, в котором каждый предыдущий справочник сообщает все необходимые сведения для пользования последующим, обеспечивая в конечном итоге вхождение необходимых архивных документов. Каталоги и тематические обзоры - другой, параллельный, ряд справочных пособий, позволяющий вести разыскания до­кументов, минуя ряд «путеводитель - опись». Практически же исследователю приходится пользоваться всей системой спра­вочных пособий. Полезно сочетать работу над справочными пособиями с просмотром самих выявленных материалов. Это может дать или прямые указания на наличие еще не обнару-женныхдокументов, или целый ряд дополнительных сведений, которые окажутся полезными при дальнейшем просмотре опи­сей. В целях более полного выявления архивных материалов следует практиковать «перекрестное» использование разных видов справочных пособий.

Каждый тип справочника имеет присущий именно ему способ подачи информации. Так, в описи мы встречаемся с чет­кими и сжатыми заголовками на единицы хранения (дела), с прибавлением в необходимых случаях аннотаций отдельных, особо важных документов. В каталогах объектом описания является не дело, а конкретный вопрос, сведения о котором содержатся в отдельном документе или его части, группе до­кументов, отдельном деле, группе дел. На каталожную карточку записывается обобщенный заголовок группы документов, по­строенный так же, как и заголовок дела в описи. Несмотря на сходство формы заголовка в описи и на каталожной карточке, объем информации описательных статей различен, так как различен объект описания. В обзорах сущность вопроса или события излагается в повествовательной форме, затем перечис­ляются виды документов с указанием хронологических рамок и характера содержащейся в них информации. Далее перечис­ляются архивные шифры всех документов по этому вопросу. Затем так же освещается следующий вопрос. Эта часть обзора называется характеристикой документов. К обзору обязательно составляется вспомогательный справочный аппарат.

Значительная часть архивов учреждений, организаций, предприятий (особенно небольших) располагает ограниченным составом научно-справочного аппарата. Во многих из них един­ственным архивным справочником являются описи. Но если составление обзоров под силу только крупному ведомственно­му архиву, то карточные каталоги на основе регистрационных карточек должны быть и в небольших архивах, так как они облегчают поиск документной информации. Правилами пред­усматривается передача в архив учреждения вместе с делами и регистрационных карточек. Работникам делопроизводства следует твердо усвоить, что и регистрационным карточкам на исполнение запросов, и контрольным карточкам на приказы и другие распорядительные документы, в которых выписаны вопросы, предстоит еще долго служить справочным целям. Поэтому все картотеки надо передавать в архив учреждения в должном порядке. Разделение массива карточек на две части (карточки на документы постоянного хранения и карточки на документы временного хранения) возложено на делопроиз­водственный персонал. В учреждениях, куда поступает значи­тельное количество предложений, заявлений и жалоб граждан обычно заводят отдельную карточку.

Важно отметить, что каждый тип справочника и каждый учетный документ имеют свое назначение. При этом они не дублируют, а дополняют друг друга.

Размер: px

Начинать показ со страницы:

Транскрипт

1 Тема: Особенности формирования научно-справочного аппарата к архивным документам Вопросы: 1. Порядок описания архивных документов 2. Система научно-справочного аппарата к архивным документам Цель: усвоить особенности составления научно-справочного аппарата к архивным документам Задачи: Определить порядок описания архивных документов Усвоить правила оформления документов научно-справочного аппарата Выявить и запомнить виды архивных справочников и особенности их составления Уяснить основные правила составления и применения научносправочного аппарата 1. Порядок описания архивных документов Совершенствование системы научно-справочного аппарата (НСА) архивов, направленное на обеспечение общества достоверной ретроспективной документной информацией, является одной из главных задач архивоведческой работы. Эффективность функционирования НСА к документам любого архива напрямую зависит от результатов описания этих документов. При этом описание документов понимается двояко: процесс создания вторичной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной информации, содержащейся в документах, и извлечения необходимых сведений из учетных и других документов архива с целью создания информации о документах для дальнейшего поиска и многоаспектного использования;

2 собственно вторичная документная информация о составе и содержании документов, справочные данные, а также сведения об их физикотехническом состоянии, условиях доступа и т.п. Описание документов архива проводится на трех основных уровнях в соответствии с организацией его документов: фонд, единица хранения, единица учета, документ. При этом единицей описания и объектом описания является фонд, единица хранения, единица учета, документ. При необходимости могут вводиться дополнительные объекты описания: группа фондов, опись, комплект, группа документов, часть документа. Основными принципами многоуровневого описания являются: соответствие информации уровню единицы описания; взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания; неповторяемость (недублированность) информации в описаниях разного уровня. Описание имеет свою структуру и состоит из отдельных элементов, которые помещаются в соответствующие разделы (базы данных) интегрированной информационной системы архива. Полученная таким образом совокупность данных используется в том числе в качестве автоматизированного научно-справочного аппарата, для формирования ряда учетных документов, при создании путеводителей и других типов архивных справочников, перечней. Элементы описания составляют следующие группы: информация по идентификации, информация по истории образования и хранения, информация о составе и содержании, информация об условиях доступа и использования, дополнительная информация. Информация по идентификации единицы описания включает следующие элементы: - наименование (название фонда, структурной части фондообразователя, заголовок единицы хранения, единицы учета, документа);

3 - справочные данные, состоящие из поисковых данных (архивного шифра), объема единицы описания, крайних дат (даты создания) документов в единице описания; - вид носителя информации. Информация по истории образования и хранения единицы описания содержит следующие элементы: - сведения о фондообразователе (история фондообразователя); - сведения по истории хранения документов до приема в архив и в архиве (история фонда). Информация о составе и содержании единицы описания (аннотация) включает на уровне фонда сведения о составе и содержании документов фонда, на уровне единицы хранения, единицы учета и документа сведения о содержании, которые нельзя определить по заголовку. Информация об условиях доступа и использования единицы описания состоит из следующих элементов: - условия доступа (конфиденциальность, секретность, порядок пользования); - авторские права, условия репродуцирования и использования; - язык документов; - физические характеристики, влияющие на возможность использования; - наличие фонда пользования; - НСА к единице описания, порядок доступа и пользования им; - подлинность/копийность, степень сохранности, способ воспроизведения, внешние и другие особенности. В дополнительную информацию входят следующие элементы: - местонахождение оригиналов; - наличие и местонахождение копий документов, тематически и/или по происхождению связанных с данной единицей описания; - библиография.

4 Описание на уровне фонда включает следующие элементы: название фонда, справочные данные, информацию по истории образования и хранения фонда, аннотацию, библиографию, информацию об условиях доступа и использования. Справочные данные состоят из: поисковых данных (номера фонда); объема фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам документации; крайних дат документов по каждому виду документации; указания на наличие внутриархивного научно-справочного аппарата. Информация по истории образования и хранения фонда (историческая справка к фонду) состоит из истории фондообразователя и истории фонда. История фондообразователя включает характеристику исторических условий возникновения организации, название организациипредшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций следующие сведения: даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника; задачи и функции организации и их изменения; масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций; место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни; изменения в названии и подчиненности организации; структура организации и ее изменения.

5 История фондообразователя для фонда личного происхождения состоит из кратких биографических данных (фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, данные о служебной и общественной деятельности). Для семейного, родового фонда аналогичные сведения даются по степени родства о каждом из лиц последовательно. На фонд, состоящий из документов нескольких лиц, связанных творческой деятельностью, аналогичные сведения даются о каждом из них в алфавитном порядке фамилий. Для объединенного архивного фонда может составляться общая история фондообразователей. История фонда включает следующие сведения: дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты; изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды); степень сохранности документов; особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда; сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения; сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения); состав научно-справочного аппарата к фонду. Историческая справка дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций фондообразователя и т.д. Для архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, в том числе о времени, условиях, причинах создания, принципах построения,

6 а также местонахождении коллекции до поступления в архив, указывается ее составитель. Аннотация включает в себя краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре фонда и по видам документов, содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ. Библиография включает список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе. Описание на уровне единицы хранения, единицы учета включает: o название фонда; o название структурной части фондообразователя; o заголовок; o справочные данные; o вид носителя информации; o информацию об условиях доступа и использования. Заголовок может дополняться аннотацией отдельных документов или группы документов. Заголовок единицы хранения управленческой документации и документов личного происхождения включает: наименование вида единицы хранения или вида (разновидности) документов; организация, должность и/или фамилию и инициалы лица, которому адресованы или от которого получены документы (адресат, корреспондент); вопрос или предмет, событие, факт, имя, к которому относится содержание документов единицы хранения; название местности, с которой связаны содержание документов дела, автор, адресат или корреспондент документов;

7 даты событий. Допускаются такие элементы заголовка как «Автор не установлен», «без даты», «не ранее... г.». Заголовок киновидеодокумента включает авторское название фильма, спецвыпуска, киножурнала, или название события, отраженного в кино- или телесюжете, и дату производства или дату съемки. Заголовок фонодокумента включает название отраженного в фонодокументе события, место и дату события, название, жанр фонодокумента. При отсутствии названия фонодокумента указывается основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и др. Заголовок фонодокумента, содержащего запись произведения литературы и искусства, включает название художественного произведения и его жанр, первую строку текста, которая заключается в кавычки, если фонодокументом является не имеющее авторского названия и не опубликованное ранее в печати произведение; инициалы и фамилии авторов и/или исполнителей, обработки, переложения, текста, перевода произведения, язык документа. Заголовок фотодокумента включает аннотацию изображения или название фотоальбома, диафильма, фамилию автора, место и дату съемки. Заголовок машиночитаемого (электронного) документа включает вид представления информации (база данных, текстовый файл, оцифрованное изображение и др.) и ее краткое содержание, автора или составителя информации, дату документа. Заголовок единицы хранения может быть дополнен аннотацией отдельных документов или группы документов, наличие которых нельзя определить по заголовку. Аннотируются уникальные и особо ценные документы, документы организаций предшественников, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие значение для исполнения социально-правовых, генеалогических и других запросов.

8 Аннотация к заголовку единицы хранения управленческой документации и документов личного происхождения раскрывает содержание отдельных документов, группы документов единицы хранения. При аннотировании киновидеодокументов дается краткое содержание отдельных киновидеодокументов, отражающих наиболее значимые события или их отдельные моменты. Аннотация фотодокумента включает краткие сведения о предмете, событии, факте, лице(ах), изображенном(ых) на документе. Перечисление изображенных на фотодокументе лиц проводится в последовательности их размещения слева направо, сверху вниз. При необходимости выделения одного лица из всей группы или при наличии сведений только о нескольких лицах их расположение на документе указывается: «второй слева» или «в центре группы». В аннотации фонодокумента излагается краткое содержание отдельного документа и указываются: тип голоса исполнителя вокального произведения; название музыкального инструмента, если произведение исполняется одним солистом; название музыкального коллектива, если произведение исполняется несколькими музыкантами; инициалы, фамилия и звание художественного руководителя, дирижера и др. Справочные данные включают: поисковые данные (номер фонда, номер описи, номер единицы хранения, единицы учета по описи); крайние даты документов (дата создания документа); для аудиовизуальных документов записи (перезаписи); объем единицы описания: для документов на бумажной основе количество листов; для киновидеофонодокументов (в зависимости от вида) количество единиц хранения в единице учета, метраж, хронометраж, время звучания (в минутах и секундах);

9 для фотодокументов количество негативов, составляющих единицу хранения; для фотоальбомов количество фотоотпечатков. Вид носителя информации: для управленческой документации и документов личного происхождения бумага, калька, пергамен, ткань и т.д.; для фонодокументов граммофонной записи вид граммофонного оригинала, название металла, из которого изготовлен или которым покрыт оригинал (медь, никель и т.д.); для фонодокументов магнитной записи тип магнитной ленты; для видеодокументов тип видеопленки; для фото- и кинодокументов формат пленки, цветопередача, вид основы; для машиночитаемых (электронных) документов дискета, диск, лента и т.п. Описание на уровне документа включает: заголовок документа: наименование вида документа; автор; адресат/ корреспондент; вопрос или предмет, событие, факт, имя, к которому относится содержание документа; название местности, с которой связаны содержание, автор или корреспондент документа; даты изложенных в нем событий; справочные данные (в том числе поисковые данные номер фонда, номер описи, номер единицы хранения, единицы учета по описи, номера листов; дата создания документа); вид носителя информации; информацию об условиях доступа и использования. Заголовок может быть дополнен аннотацией, раскрывающей содержание документа, не отраженное в заголовке. 2. Система научно-справочного аппарата к архивным документам

10 Научно-справочный аппарат (НСА) структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования. Обязательными элементами СНСА являются описи, путеводитель по фондам архива, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников. Дополнительными элементам СНСА являются указатели, обзоры документов. В системе НСА реализуется преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве организаций, НСА архивов организаций, муниципальных архивов и СНСА государственных архивов. Преемственность НСА архивов организаций, муниципальных и СНСА государственных архивов основывается на единстве требований и принципов их построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и в архивах организаций описей дел, документов с необходимым справочным аппаратом к ним. Утвержденные ЭПК архивных учреждений описи (годовые разделы описей) архив хранит как контрольные экземпляры до передачи документов на постоянное хранение. После поступления документов на постоянное хранение описи становятся частью СНСА архива. Различные виды делопроизводственных картотек и каталогов архива организации могут быть приняты в архив для использования в составе системы НСА в качестве самостоятельных элементов или вливаться в соответствующие разделы каталогов.

11 При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, который заключается в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, определенной методики составления и усовершенствования описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, установлении очередности работ с фондами в зависимости от их информационной значимости, характера их документов, состава и состояния имеющегося научно-справочного аппарата к ним, практических потребностей. Документы фондов организаций, содержащих многостороннюю, межотраслевую информацию, и фондов личного происхождения, содержащих преимущественно особо ценные и уникальные документы, подлежат первоочередному описанию; описи должны быть снабжены указателями различных видов; на уровне фонда составляются индивидуальные характеристики. К наиболее информативным фондам создаются обзоры, указатели к делам и документам. Для фондов организаций, содержащих информацию по одной отрасли или по одному направлению деятельности, и фондов личного происхождения, в составе которых имеются особо ценные документы, описи могут быть снабжены только одним указателем; на уровне фонда могут составляться как индивидуальные, так и групповые характеристики. К документам фондов организаций, содержащих информацию по одной теме или имеющую характер дополнения к вышеуказанным фондам, описи могут иметь только титульный лист. На уровне фонда составляются групповые характеристики или сведения о них помещаются в список неаннотируемых фондов. При создании и совершенствовании НСА отдельные части фонда, имеющие самостоятельные описи, в зависимости от информационной значимости документов, могут иметь различный научно-справочный аппарат. Для объединенных фондов также применяется дифференцированный подход

12 к созданию НСА в зависимости от информативности частей, входящих в его состав. Для определения путей совершенствования СНСА архива ведется анализ и учет состояния всех имеющихся элементов СНСА как в традиционном виде (журнал по учету состояния НСА, картотека), так и в автоматизированном виде. При учете состояния СНСА указываются: номер фонда, номер описи, имеющиеся виды НСА. Архивные справочники Архивные справочники делятся на типы, определяемые их целевым назначением: опись, путеводитель, каталог, указатель, обзор. В свою очередь каждый из этих типов имеет виды и разновидности. Архивные справочники и базы данных о составе и содержании документов могут быть межархивными, межфондовыми, внутрифондовыми. Опись дел, документов (Приложение 11) архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. В архиве описи составляются на неописанные документы. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листазаверителя (Приложение 12) и справочного аппарата к описи. Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета. Путеводитель архивный справочник, содержащий сведения о документах и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. В зависимости от наличия информации о фондах одного или нескольких архивов путеводители подразделяются на архивные (внутриархивные) и межархивные. Архивные (внутриархивные) путеводители подразделяются на: путеводитель по фондам; тематический путеводитель по фондам; краткий справочник по фондам, путеводитель по архиву, путеводитель по кинофотофонодокументам архива. Межархивные путеводители

13 подразделяются на: путеводитель по фондам архивов; тематический путеводитель по фондам архивов; краткий справочник по фондам архивов. При подготовке путеводителей применяется дифференцированный подход, заключающийся в отборе фондов, дел и документов, информация о которых будет включена в справочник, отборе сведений, применении различной методики представления информации о фонде, группе фондов (индивидуальная, групповая характеристики или включение информации о фонде в список неаннотируемых фондов), выявлении оптимального состава и степени полноты справочного аппарата. При подготовке межархивных справочников помимо этого осуществляется и выбор архивов, сведения о которых будут включены в данный путеводитель. Путеводитель состоит из описательных статей (характеристик фондов и документов), составляющих его основную часть, и справочного аппарата. Содержание характеристик зависит от объекта описания. Схема построения путеводителя определяется его целевым назначением (видом) с учетом состава фондов (профиля) архива и закрепляет структуру справочника в целом и место каждой описательной статьи в нем. В путеводителях и кратких справочниках по фондам (кроме тематических) может применяться схема, по которой информация о фондах архива (архивов) делится на три раздела: о фондах досоветского периода, во втором советского периода, в третьем постсоветского периода. Подразделы схемы строятся в исторической и логической последовательности. Путеводитель по фондам архива (архивов) вид путеводителя, содержащий систематизированный перечень характеристик архивных фондов, состоящих из названия фонда, номера фонда, объема фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам документации, крайних дат документов по каждому виду документации, исторической справки, аннотации, библиографии по фонду. Перечень характеристик может быть

14 дополнен списком неаннотируемых фондов, состоящим из названий фондов и справочных данных о них. Объектом описания в путеводителе по фондам архива (архивов) выступает фонд. Характеристика фонда может быть дополнена информацией об объемах дел по личному составу, об условиях доступа и использования. Тематический путеводитель по фондам архива (архивов) состоит из систематизированного перечня характеристик фондов или частей фондов, содержащих документы по определенной теме (темам). Характеристика документов фонда (фондов), части фонда (фондов) тематического путеводителя по фондам архива (архивов) состоит из названия фонда, номера фонда, крайних дат документов фонда, номера описи (описей), содержащих документы по теме, указания на наличие внутриархивного научно-справочного аппарата к фонду (фондам), аннотации документов и библиография по теме, Характеристика может быть дополнена сведениями по истории фондообразователя, а также об условиях доступа и использования. Краткий справочник по фондам архива (архивов) вид путеводителя по фондам архива (архивов), содержащий систематизированный перечень характеристик архивных фондов. В краткий справочник могут входить сведения: обо всех хранящихся фондах или об определенной группе фондов (новых поступлениях, рассекреченных и переданных на открытое хранение и др.). Краткие справочники подразделяются на аннотированные и неаннотированные. Характеристика фонда в аннотированном кратком справочнике по фондам архива (архивов) состоит из: названия фонда со всеми переименованиями фондообразователя, справочных данных и краткой аннотации.

15 Характеристика фонда в неаннотированном кратком справочнике состоит из названия фонда и справочных данных. Характеристика фонда может быть дополнена сведениями об объеме дел по личному составу, а также об условиях доступа и использования; библиографией. Путеводитель по архиву предназначен для общего ознакомления с историей конкретного архива, составом и содержанием его документов и является научно-популярным изданием очеркового типа. Объектом описания путеводителя по архиву является архив в целом. Основная часть путеводителя по архиву состоит из характеристик состава и содержания фондов (соответствует организации фондов в архиве) и сведений о научносправочном аппарате к документам архива. Сведения по истории архива помещаются в предисловие. Путеводитель по архивам вид путеводителя, содержащий систематизированный перечень характеристик архивов. Он может включать информацию об архивах, музеях, библиотеках и других хранилищах, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, архивных фондов отдельных субъектов Российской Федерации или ее регионов. Объектом описания в путеводителе по архивам выступает архив или другое хранилище документов Архивного фонда Российской Федерации. Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит из: названия архива (полного и сокращенного), адреса архива (полные адресные данные), справочных данных по видам документации, исторической справки и аннотации. Характеристика может дополняться информацией об условиях доступа и использования документов, библиографией по архиву. Путеводитель должен иметь справочный аппарат, в который входят: титульный лист, содержание, предисловие, список сокращений, приложения, указатели. К путеводителю может составляться общая библиография.

16 Для многотомных изданий составляется справочный аппарат как для всего издания в целом, так и для отдельных томов. Каталог межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. При определении состава каталогов конкретного архива учитывается: его уровень и профиль, структура, состав и содержание, степень разработанности фондов, интенсивность и задачи использования документов, наличие и качественный уровень других типов архивных справочников, кадровые и материально-технические возможности архива. В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталог по истории учреждений, административно-территориального деления и др.), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный). Каталоги могут быть как внутриархивными, так и межархивными. Объектом описания в каталоге может выступать документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета, опись, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу). В архиве основу системы каталогов составляют систематический и именной каталоги. Документная информация в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается в логической последовательности. К систематическому каталогу или его подразделам могут быть составлены предметный, географический и именной указатели (при отсутствии соответствующих каталогов).

17 В тематическом каталоге документная информация по теме группируется по подтемам, рубрикам и подрубрикам в логической последовательности. Самостоятельный тематический каталог создается в том случае, если группировка информации в нем отличается от группировки разделов систематического каталога. В каталоге по истории учреждений документная информация классифицируется по отраслям, затем по подведомственности, а далее по типам учреждений (банки, заводы, общества, товарищества, управления) в алфавитном порядке, внутри по алфавиту их наименований. В каталоге по истории административно-территориального деления документная информация классифицируется по алфавиту видов административно-территориальных единиц, а внутри по алфавиту наименований. В предметных каталогах документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и фамилий лиц. Далее систематизация проводится в логической или хронологической последовательности. В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация осуществляется в хронологической или логической последовательности. В географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических объектов (названий стран, республик, краев, областей, экономических районов, населенных пунктов, морей, рек и др.). Основой классификации может быть также административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или логической последовательности. Одним из источников пополнения системы каталогов могут быть тематические и предметно-тематические картотеки, картотеки по личному

18 составу на документы наиболее информативных и часто используемых фондов. Самостоятельно существующие картотеки связываются с системой каталогов путем отсылок. Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов называется каталогизацией документов. В архиве она может проводится как самостоятельный вид работы (тематическая разработка) и в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация). При каталогизации применяется дифференцированный подход, который заключается: в определении очередности выбора архивных фондов, их структурных частей; отборе дел, документов и сведений из них; применении соответствующих приемов описания документной информации. В состав описательной статьи каталога входят: название архива, индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, номер фонда, название фонда, номера описи, единицы хранения, единицы учета, листов, язык документа, способ воспроизведения; для карточного каталога также фамилия составителя и дата составления описательной статьи. Для установления связи между разделами каталога или разделов каталога с другими архивными справочниками применяется система отсылок, которая включает: полную отсылку (от понятия без индекса к понятию с индексом) и частичную отсылку (дополняющую) для связи двух или нескольких родственных понятий. В отсылочных карточках графы «рубрика» и «подрубрика» заполняются в обычном порядке, а в графе «содержание» указывается: «см. также...», даются индексы названий соответствующих подразделов каталога или других архивных справочников, к которым дается отсылка. Ведение каталога комплекс работ, обеспечивающих его функционирование, в который входят: научно-методическое обеспечение работы; индексирование карточек; систематизация их по индексам и

19 рубрикам; составление отсылочного аппарата к каталогу; усовершенствование каталога; ведение учетных форм работ по каталогизации и использованию каталогов. Научно-методическое обеспечение включает разработку методических пособий по каталогизации отдельных фондов (или их группы), рабочих схем классификации каталогов, которые периодически уточняются и дополняются. Индексирование выбор или составление того или иного индекса (индексов) по схеме классификации и отнесение его к соответствующей информации каталожной карточки. В предметном каталоге карточки не индексируются, а располагаются по алфавиту. Усовершенствование каталога включает в себя усовершенствование схемы классификации; проверку содержания и оформления каталога; проверку описаний (редактирование, объединение описаний с однородной информацией по одному фонду или описи, уточнение их систематизации). Указатель архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных. Основными видами указателей являются: предметный (его разновидности тематический, именной, географический), хронологический. По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели. Указатели могут быть межархивными, межфондовыми, внутрифондовыми, по форме электронными, листовыми или карточными, по структуре рубрик глухими (предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными (предметные понятия сопровождаются пояснениями), по группировке понятий внутри указателей алфавитными, систематическими, хронологическими.

20 Указатели могут составляться к заголовкам единиц хранения (без их просмотра) или к документам (с просмотром единиц хранения). Указатели к единицам хранения одного фонда или нескольких описей одного фонда составляются в том случае, если фонд имеет сложную структуру, большое количество описей и часто используется. Указатели к единицам хранения нескольких фондов или описей нескольких фондов одного архива составляют в том случае, если это фонды однородных по своим функциям и последовательно сменявших друг друга организаций, организаций одной отрасли. Такие же указатели могут быть межархивными. Указатели к документам могут составляться на документы одной описи, нескольких описей фонда, целого фонда, нескольких фондов одного архива или нескольких архивов. Описательная статья любого вида указателя состоит из предметного понятия (рубрики) и поисковых данных. В зависимости от назначения указателя рубрика может быть: простой (не имеет подрубрик); сложной (имеет одну подрубрику или определение понятия). Поисковые данные указателя к единицам хранения одной описи включают: порядковые номера единиц хранения, указателя к единицам хранения нескольких фондов одного архива эти данные дополняются номерами описей, фондов. Поисковые данные указателя к единицам хранения фондов нескольких архивов дополняются названиями архивов. Поисковые данные указателя к документам одного фонда включают номера описей, единиц хранения, листов единиц хранения; указателя к документам нескольких фондов дополняются номерами фондов; указателя к документам нескольких архивов и названиями архивов. Тематический указатель включает понятия, которые представляют собой исторические факты и явления. Наименования рубрик и подрубрик в нем приводятся в именительном падеже.

21 Предметный указатель включает понятия, расположенные в алфавитном порядке. Общий предметный указатель включает разнородные понятия и по структуре рубрик может быть только глухим. Специальный предметный указатель включает однородные понятия (виды документов, фамилии авторов, названия учреждений и/или их структурных частей, названия отраслей и т.п.) и может быть глухим или аннотированным. Именной указатель включает фамилии, имена, отчества (разночтения, псевдонимы, прозвища, клички), биографические справки. Двойные фамилии вносятся в именной указатель по первому слову (без инверсии). Иностранные фамилии передаются в русской транскрипции, а частицы фон, ва, ле, де и др. приводятся после фамилии и инициалов. Именной указатель строится по алфавиту фамилий. Географический указатель включает наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и др. географических понятий. Современные названия географических понятий указываются сначала, а в скобках даются их старые названия, кроме того, старые названия вносятся в алфавитном порядке со ссылкой на новое название. Географические названия, представляющие собой сложные понятия, даются без инверсии, по первому слову. Обобщающие понятия или административно-территориальные наименования вносятся в указатель без пояснения. Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих даты исторических событий, явлений и фактов, или даты документов, расположенных в хронологическом порядке. В указателе применяется система общих («см.») и частных («см. также») отсылок, с помощью которых устанавливается связь между тождественными понятиями.

22 Указатели к архивным справочникам могут быть тех же видов и иметь ту же структуру, но в поисковых данных ссылки даются на страницы или разделы (для каталогов) справочника. Обзор архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов, дополненные их источниковедческим анализом. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор. Тематический обзор может быть архивным (внутриархивным) и межархивным. Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива (архивов) является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива (архивов) по определенной теме. Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда. Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или группы фондов одного или нескольких архивов по определенной теме. При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе фонда и/или темы, принципа группировки информации в основной части обзора, применении различной методики представления информации о документах (индивидуальные или групповые аннотации), различной методики описания отдельных видов документов, выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного аппарата к обзору. Обзор состоит из совокупности аннотаций отдельных групп единиц хранения, единиц учета, документов и справочного аппарата.

23 В аннотации излагается содержание группы единиц хранения, единиц учета, документов с источниковедческим анализом документов, указываются основные разновидности документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда поисковые данные состоят из номеров описей, единиц хранения, единиц учета, листов единицы хранения; в межархивном и межфондовом тематических обзорах поисковые данные дополняются сокращенными названиями архивов, номерами фондов. В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. К тематическому обзору должны быть составлены список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме. В предисловии к обзору излагаются сведения по истории фондообразователя (фондообразователей) и истории фонда (фондов), структуре обзора, составе справочного аппарата; предисловие к тематическому обзору по документам одного архива может быть дополнено сведениями о наличии документов по данной теме в других архивах. В основу построения обзора могут быть положены структурный, отраслевой (функциональный), предметно-тематический, географический, хронологический и другие признаки. Структурная схема применяется в обзоре фонда организации с отчетливо выраженной, устойчивой структурой, когда структурные части отражают функции фондообразователя, а содержание документов не дублируется в нескольких структурных подразделениях. Название структурных частей при такой схеме выступают в качестве разделов обзора. Отраслевая (функциональная) схема в обзоре фонда применяется, когда фондообразователь не имеет четко выраженной функциональной структуры или когда его структура часто менялась. В тематическом обзоре отраслевая (функциональная) схема применяется для тем, отражающих конкретную деятельность определенной системы

24 организаций, направления развития тех или иных сторон государственного управления, экономики, науки, культуры и т.д. Построение обзора по предметно-тематической схеме предусматривает расположение сведений о документах по тематическим группам. Хронологическая схема применяется в случаях, когда необходимо охарактеризовать отдельные периоды в деятельности организаций, или отразить последовательность происходивших исторических событий. При построении межархивного тематического обзора информация в отдельных случаях может быть систематизирована по местам хранения документов, т.е. по алфавиту архивов. Для обзора фонда личного происхождения используется схема систематизации документов фонда. Автоматизированный научно-справочный аппарат Автоматизированный НСА (АНСА) архива представляет собой совокупность описаний документов, помещенных в базы данных, автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска. Автоматизированный НСА реализуется в рамках интегрированной информационной системы архива и/или в виде автономных баз данных. Информационное наполнение АНСА составляют описания документов на уровне фонда, единицы хранения, единицы учета, документа, содержащиеся в информационной системе, а также файлы ключевых слов, рубрикаторы. Разновидностью АНСА являются полнотекстовые БД, содержащие тексты документов, их цифровые копии. АНСА реализует все функции традиционной системы научносправочного аппарата архива и предоставляет по сравнению с традиционным НСА более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов, представления его результатов (в том числе в режиме удаленного доступа). Информационной основой для создания АНСА являются те же элементы описания различных уровней, что и для традиционной СНСА. Для

25 заполнения БД НСА используются: первичная документная информация, основные и вспомогательные учетные документы, информация, имеющаяся в архивных справочниках различных типов и видов. Обязательным элементом описания для всех трех основных уровней в БД АНСА являются ключевые слова термины, характеризующие в обобщенном и сжатом виде содержание объекта описания (фонда, единицы хранения, единицы учета, документа). Ключевые слова вводятся в БД в процессе описания конкретного объекта или после его завершения. Ключевое слово может состоять из одного слова или короткого словосочетания и помещается в специальный файл ключевых слов. Обязательными видами ключевых слов являются: «тематика» термины, обозначающие в краткой форме факты, события, явления, виды деятельности и т.д., отраженные в документах объекта описания; «персоналии» термины, идентифицирующие лица, с которыми связаны единицы описания данного уровня. Терминами могут быть фамилии с именем и отчеством, фамилии с именем, фамилии без инициалов, с одним или двумя инициалами, псевдонимы, прозвища и т.д.; «география» термины, являющиеся географическими или топонимическими наименованиями (названия стран, республик, краев, областей, губерний, уездов, волостей, населенных пунктов, морей, рек и т.д.). В случае необходимости могут создаваться другие виды ключевых слов. Выходными формами автоматизированного НСА являются перечни фондов, единиц хранения, единиц учета, документов, отвечающие условиям сделанного запроса. На основе информации, содержащейся в АНСА архива, могут формироваться тексты справочников вместе с их внутренним справочным аппаратом (путеводители, краткие справочники, описи). При автоматизированном формировании текста справочника файлы ключевых слов используются для автоматизированного составления указателей к справочнику.

26 Для каждого уровня описаний в БД АНСА создаются рубрикаторы (систематические, тематические) для поиска данных, автоматизированного формирования текстов справочников. Для уровня фонда рубрикатором, предназначенным для формирования текста путеводителя по фондам архива, является схема систематизации фондов в путеводителе. Для каждого уровня описания возможно использование нескольких рубрикаторов, что позволяет вести одновременную подготовку различного вида справочников, формировать перечни фондов (документов) по различной тематике, сохранять результаты рубрицирования. Для каждого уровня описания в базах данных НСА архива в обязательном порядке предусматривается набор процедур многоаспектного поиска информации по ключевым словам; по текстам аннотации, исторической справки; по текстам полных и сокращенных названий объекта описания, полных и сокращенных переименований фонда и/или фондообразователя; по хронологической принадлежности объекта описания (по крайним датам документов, входящих в единицу описания); по любому сочетанию перечисленных реквизитов. Представление результатов поиска должно производиться в следующих формах: база данных, редуцированная в соответствии с условиями запроса; текстовый файл или распечатка описаний, удовлетворяющих запросу. Справочный аппарат к базам данных по документам архива реализуется в виде базы данных (метабазы), содержащей описание имеющихся в архиве баз данных. В метабазе содержатся сведения по каждой автономной базе данных название БД, перечень ее реквизитов, уровень (уровни) единицы (единиц) описания, текущий объем в записях и/или в мегабайтах, указание на СУБД или язык программирования, использованных для создания базы данных.

27 Литература: 1. Федеральный закон от 22 октября ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации Малышева С.Ю. Основы архивоведения: Учебное пособие. Казань, Алексеева Е.В. Архивоведение: учебник для нач. проф. Образования. М., С

Тема: Использование архивных документов и составление к ним научно-справочного аппарата Вопросы: 1. Порядок описания архивных документов 2. Система научно-справочного аппарата к архивным документам 3.

Тема 6. Организация документов Архивного фонда Российской Федерации 6.1. Состав и организация документов в пределах Архивного фонда Российской Федерации 6.2. Организация документов в архиве 6.3. Организация

Государственное учреждение Государственный архив Тульской области АРХИВНО-ТЕХНИЧЕСКАЯ И НАУЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ Начальник отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства В.В. Зеленова

ГОСТ 7.23 6 ИЗДАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫЕ. СТРУКТУРА И ОФОРМЛЕНИЕ 3 ОПРЕДЕЛЕНИЯ Термины, применяемые в стандарте, по ГОСТ 7.0-84 и ГОСТ 7.60-90. 4 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 4.1 Информационные издания по степени аналитико-синтетической

«Развитие каталогизации документов личного происхождения в ЦГАЛИ СПб (методическая база, опыт, перспективы)» Т.Н. Зверева, зав. отделом научного описания личных фондов, информационно-поисковых систем и

Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Саратовский государственный социально-экономический

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Алтайский государственный институт культуры» Факультет информационных ресурсов и дизайна Кафедра музеологии и документоведения

Составление и оформление описей дел Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу,

ПРАВИТЕЛЬСТВО ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 12 мая 2014 г. 241-п г. Тюмень О перечне и стоимости работ и услуг, выполняемых (оказываемых) на платной основе государственными архивами Тюменской области

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФГБОУ ВПО «ВОЛОГОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» ИСТОРИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ УТВЕРЖДАЮ 15 сентября 2011 ПРОГРАММА УЧЕБНОЙ (АРХИВНОЙ) ПРАКТИКИ

Администрация Александровского муниципального района Пермского края АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ УТВЕРЖДАЮ Глава муниципального районаглава администрации Александровского муниципального района А. Б. Шицын НОМЕНКЛАТУРА

ПРАВИТЕЛЬСТВО ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 2017 г. г. Тюмень О перечне и стоимости работ и услуг, выполняемых (оказываемых) на платной основе государственными архивами Тюменской области В соответствии

АДМИНИСТРАЦИЯ КОТЕЛЬНИКОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 25.05.2017 г. 305 Об утверждении Порядка и схемы учета архивных документов в муниципальном архиве администрации

В ГБДОУ создаются и обрабатываются многочисленные виды управленческих документов (финансовых, расчетно-денежных, первичных учетных, отчетностатистических, организационно-распорядительных), отражающих жизнеспособность

Государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования Свердловской области НИЖНЕТАГИЛЬСКИЙ СТРОИТЕЛЬНЫЙ ТЕХНИКУМ Выполнила: ФИО Специальность: Название Анализ системы

Стр 1 из 12 КОПИЯ Утверждено решением Правления АО «Медицинский университет Астана» 53 «13» декабря 2013 г. ПОЛОЖЕНИЕ ИНТЕГРИРОВАННАЯ СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА ПОЛОЖЕНИЕ О СИСТЕМЕ КАТАЛОГОВ И КАРТОТЕК г.астана

ОБЛАСТНОЕ КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ» ПАМЯТКА в помощь пользователю, впервые приступившему к работе с документами в читальном зале ОКУ «Госархив Курской области» Исполнители:

Индексы Вид работ и операций КЛАССИФИКАЦИОННЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ РАБОТ, ВЫПОЛНЯЕМЫХ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВАХ Направление деятельности государственных архивов Этапы видов работ и операций Под общей редакцией кандидата

ОСОБЕННОСТИ ФОРМИРОВАНИЯ БИБЛИОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ ТРУДОВ СОТРУДНИКОВ ИНСТИТУТА ОРГАНИЧЕСКОГО СИНТЕЗА им. И. Я. ПОСТОВСКОГО УрО РАН ЗА 1991 2010 гг. Засыпкина Л.А. (ЦНБ УрО РАН) Одной из задач, осуществляемых

«Опыт каталогизации документов в «Центральном государственном историческом архиве Санкт-Петербурга» А.В. Тихоцкая, заведующая отделом информационно-поисковых систем ЦГИА СПб В настоящее время в архиве

Введено в действие: Выполнил: директор Научной библиотеки Т.П. Ткаченко Стр.1 из 6 Процессный подход ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ЭЛЕКТРОННОМ КАТАЛОГЕ Экземпляр Проверил: первый проректор Л.А. Омельянович Утвердил: ректор

Служба по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа ПАМЯТКА по отбору на постоянное хранение личных дел пользователей, работавших в Государственном архиве Ямало-Ненецкого автономного округа Салехард

ИНСТРУКЦИЯ по систематизации документов и заполнению 686 поля «Индексы других классификаций» в АБИС «OPAC-Global» СОДЕРЖАНИЕ 1 НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ... 2 2 НОРМАТИВНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ... 2 3 ОПРЕДЕЛЕНИЯ

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ ГОСТ 7.23-96 СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ ИЗДАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СТРУКТУРА И ОФОРМЛЕНИЕ МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОВЕТ ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ, МЕТРОЛОГИИ

Подготовка путеводителей по фондам бывших партийных архивов и государственных архивов, хранящих документы coветского периода Методические рекомендации 1. Организация работы Для подготовки справочника определяется

От 04 апреля 2017 г. 105- Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Саха (Якутия) В соответствии со статьей 11 Федерального закона от 27 июля 2006

Справочный аппарат библиотеки: каталоги и картотеки библиотечно библиографический урок Что такое каталог, для чего он нужен и как с его помощью вы можете найти всю интересующую вас информацию о книге,

Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ Список изменяющих документов (в ред. Постановлений

Государственный архив Российской Федерации Электронные информационно- поисковые ресурсы архива В ГА РФ хранится более 6 миллионов дел дел высших органов государственной власти и органов государственного

УТВЕРЖДЕНО решением экспертно-проверочной комиссии при министерстве культуры Краснодарского края от 29 сентября 2017 года 9/3 МЕТОДИЧЕСКОЕ ПИСЬМО «Усовершенствование и переработка описей дел, документов»

ГОСТ Р 51141-98. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ Государственный стандарт Российской Федерации Делопроизводство и архивное дело Термины и определения Предисловие ГОСТ Р 51141-98

Межгосударственный стандарт ГОСТ 7.9-95 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Реферат и аннотация. Общие требования" (введен в действие постановлением Комитета РФ по стандартизации,

Муниципальное казенное учреждение «Калининская межпоселенческая библиотека» Отдел комплектования и обработки литературы «Система каталогов и картотек в библиотеке» Методическая консультация ст. Калининская

ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРИ КАБИНЕТЕ МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН (ТАТГЛАВАРХИВ) Отдел по взаимодействию с государственными и муниципальными архивами СОСТАВЛЕНИЕ ИСТОРИЧЕСКОЙ СПРАВКИ К АРХИВНОМУ

Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. 477 ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ I. Общие положения 1. Настоящие Правила устанавливают

УТВЕРЖДАЮ Директор государственного казенного архивного учреждения «1 ошдарстщ&щли архив Ставро- Л.В. Маркова "ода ГОСУДАРСТВЕННОЕ КАЗЕННОЕ АРХИВІТ УтаЖ ДЕНИЕ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ»

ПОСТАНОВЛЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ АМУРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ 07.07.2017 717 г. Амурск «Об утверждении Положения об архиве администрации Амурского муниципального района Хабаровского края»

Инструкция по работе с ПК «НСА» 1. Запуск 1.1. Откройте программу НСА, для этого в папке с программой НСА (по умолчанию: C:\Program Files\iTex\NSA) найдите и запустите файл NSA.exe (Рисунок 1) Рисунок

На главную страницу Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 Основные правила работы архивов организаций Введение 1. Общие положения 1.1. Понятие архива организации 1.2. Виды архивов 1.3. Основные

М Е Ж Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н Ы Й С Т А Н Д А Р Т СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ ИЗДАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СТРУКТУРА И ОФОРМЛЕНИЕ ГОСТ 7.23-96 Издание официальное МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ЭЛЕКТРОННОМ КАТАЛОГЕ БИБЛИОТЕКИ СПБГЭТУ 1.Общие положения 1.1.Настоящее Положение определяет порядок организации, ведения, редактирования и администрирования электронного каталога СПбГЭТУ

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. 477 Правила делопроизводства в федеральных органах

ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГОРОДА МОСКВЫ Главная страница ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ ДОКУМЕНТОВ НА ЭЛЕКТРОННЫХ НОСИТЕЛЯХ МОСКВЫ (ЦАДЭНМ) МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАБОТЕ ЦАДЭНМ С ДОКУМЕНТАМИ НА ЭЛЕКТРОННЫХ

ГОСТ Р 51141-98 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ГОССТАНДАРТ РОССИИ Москва Предисловие 1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским

Утвержден Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28 Дата введения 01.01.99 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ГОСТ

ГОСТ Р 51141-98 Группа Т00 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО Термины и определения Records management and organization of archives. Terms and definitions ОКС

РАСПОРЯЖЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ 04.02.2014 17-РГ г. Екатеринбург Об утверждении Правил делопроизводства и документооборота в Администрации Губернатора Свердловской области, Правительстве

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ РАБОЧАЯ ПАМЯТКА по организации передачи тематических негативных фотопленок на государственное хранение, их учет, описание и использование Составитель: В.Д. Тихоша,

Министерство образования и науки Российской Федерации Пл 14-2015 Тематический план комплектования фонда научной библиотеки УТВЕРЖДЕНО Ректор А.Д.Плутенко 25.12.2014 Пл 14-2015 Благовещенск, 2015 Составил

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления

Б3.ДВ.14.2. Архивоведение Фонд оценочных средств для проведения промежуточной аттестации обучающихся Общие сведения 1. Кафедра истории 2. Направление подготовки 44.03.05 Педагогическое образование (профили

87 ПРИЛОЖЕНИЯ (образцы форм) 88 Приложение 1 к пп. 2.11.5, 2.11.7.2. АКТ (дата) УТВЕРЖДАЮ Директор о неисправимых повреждениях Подпись Расшифровка документов подписи Фонд Название фонда В фонде обнаружены

Участвовать в проведении экспертизы ценности документов и отборе документов постоянного и временного хранения для передачи в архив; - подготавливать документы к последующему хранению и использованию;

СОВЕТ МИНИСТРОВ ЛУГАНСКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 14 декабря 2016 года 693 г. Луганск Об утверждении порядка государственного учета документов Архивного фонда Луганской Народной Республики

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) Records management and organization

1 Составление и оформление описей дел по личному составу организации Документы по личному составу, образующиеся в процессе деятельности организаций, являются документальным подтверждением трудового стажа

УТВЕРЖДЕН приказом ГУРХ «НАРХ» от 9.0.20 -п (с последующими изменениями) Прейскурант работ и услуг, выполняемых (оказываемых) на платной основе Государственным казенным учреждением Республики Хакасия «Национальный

Государственный комитет Республики Татарстан по архивному делу Методические рекомендации по усовершенствованию и переработке описей дел Составитель: Ч.М. Гиниятуллина ведущий консультант сектора обеспечения

Комитет по делам архивов Оренбургской области Государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Оренбургской области» (ГБУ «ГАОО») СОСТАВЛЕНИЕ АРХИВНЫХ ОПИСЕЙ Обзор архивоведческой литературы,

Информационно-поисковая система КГКУ «Государственный архив Алтайского края» в информационном обеспечении пользователей Информационно-поисковая система КГКУ «Государственный архив Алтайского края» (далее

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ Бюджетное профессиональное образовательное учреждение Удмуртской Республики «Ижевский индустриальный техникум имени Евгения Фёдоровича Драгунова»

Муниципальное казенное учреждение «Калининская межпоселенческая библиотека» Отдел комплектования и обработки литературы «Библиотечные фонды и каталоги» Выпуск 3 Библиотечные каталоги и картотеки Методическая

1. Общие положения. 1.1. Электронный каталог (ЭК) библиотеки представляет собой машиночитаемый библиотечный каталог, работающий в реальном режиме времени, и является составной частью справочно-поискового

Аннотация рабочей программы дисциплины Б1.Б14 Архивоведение Направление подготовки 46.03.02 Документоведение и архивоведение, [Документоведение и документационное обеспечение управления] 1. Цели и задачи

Научно-справочный аппарат архивов

Лекция 6.

Ни один архив не может успешно существовать без
справочно-поисковых средств к его документам.
Без них архив – склад, на котором невозможно чтолибо учесть, найти, эффективно хранить и
использовать.
Сами архивные документы – это результат
объективного исторического процесса
документирования жизнедеятельности человека.
Архивные комплексы – это тоже объективный
результат функционирования фондообразователя и
деятельности государства по их организации и
распределению между архивами.
Средства поиска – это результат целенаправленной
деятельности архивистов по их созданию.

1. Научно-справочный аппарат архива: назначение, функции, принципы создания

Объем Архивного фонда Российской Федерации
составляет более 500 млн. единиц хранения на
различных носителях (= более 8,5 тыс. км архивных
полок).
Эти документы, хранящиеся в архивах, музеях,
библиотеках и др. хранилищах, а также архивные
документы современных организаций востребованы
в обществе, но они не могут быть использованы без
определенных справочно-поисковых средств.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения как синонимы дает
термины «справочно-поисковые средства архива»,
«научно-справочный аппарат архива», «НСА архива».

архивным документам (научносправочный аппарат архива / НСА архива)
– это совокупность описаний архивных
документов.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения

Справочно-поисковые средства к
архивным документам –это комплекс
взаимосвязанных и взаимодополняемых
архивных справочников о составе и
содержании архивных документов,
создаваемых на единой методической
основе для поиска архивных документов и
архивной информации в целях
эффективного использования.
Правила … М., 2007

Миссия архива как социального института – хранилище
национальной памяти.
Социальное назначение НСА архивов: обеспечение общества
достоверной ретроспективной документной информацией.
НСА архивов – это инструмент реализации социальной
миссии архивов.
Существование системы НСА архива – это условие
реализации принципа публичности и доступности архивов.

Функции НСА архивов

Внутренние функции
Внешние функции
способствует лучшему
учету документов
раскрывает состав и
содержание документов
способствует сохранности
документов
способствует поиску и
подбору документов для
использования
способствует
комплектованию архивов и
ЭЦД

Принципы построения НСА:

взаимосвязь и взаимодополняемость информации
различных справочников, описывающих первичную
ретроспективную документную информацию на
разных уровнях;
неповторяемость и недублированность информации
различных видов справочников;
преемственность НСА ведомственных,
государственных, муниципальных архивов;
единство методики создания НСА и обеспечение
унификации методики составления каждого вида
справочника.

Развитие НСА архивов

Эмпирическая практика создания в отдельных
архивах различных описей, каталогов, памятных
книжек, обозрений.
Унификация правил описания («Основные правила
работы государственных архивов», 1962). Начало
внедрения системного подхода.
Интеграция архивоведения и информатики
возникновение информационного подхода в
архивоведении система НСА рассматривается как
иерархия классов справочников, разделенных по
уровням и объектам описания электронный НСА.

Выводы:

НСА архивов – это инструмент реализации
социальной миссии архивов.
НСА помогает учету, сохранности,
комплектованию и ЭЦД архива (внутренние
функции), а также раскрывает состав и
содержание документов и способствует их поиску
и подбору для использования (внешние функции).

2. Описание архивных документов

Эффективность функционирования НСА архива
напрямую зависит от результатов описания
содержащихся в архиве документов.
Описание – это процесс преобразования первичной
документной информации (архивных документов)
во вторичную документную информацию
(архивные справочники).
Описание – это результат процесса создания
вторичной документной информации об архивных
документах.

Описание является средством коммуникации между объектом описания и внешней средой

Описание
Объект
(документ,
дело,
фонд)
(сжатие
информаци
и)
Элемент
системы
НСА
Внешняя
среда

Описание как средство коммуникации между
объектом описания и внешней средой является:
базой создания информации о документе (или его
части), деле (группе дел), фонде (группе фондов),
архиве (группе архивов), Архивном фонде России в
целом;
базой подготовки разных типов и видов справочных
средств;
базой составления учетных документов архива.

Поскольку объекты архивного описания
разнообразны (документ, фонд, дело), описание
должно быть многоуровневым.

Группы элементов описания современных справочных средств

Идентификационные
элементы
минимальная совокупность
элементов описания,
позволяющая
идентифицировать
единицу описания (т.е.
установить полное
соответствие между
первичной документной
информацией и вторичной
документной информацией)
Интеллектуальные
элементы
набор элементов описания,
раскрывающий историю
формирования и хранения
единицы описания, ее
состав и содержание

Описания на любом уровне (фонда, дела,
документа) приобретают смысл лишь тогда, когда
они могут быть идентифицированы, т.е. когда
будет подтверждена их принадлежность к
конкретному архивному фонду.
Минимальный состав элементов описания:
поисковые (адресные) данные единицы описания,
наименование (название) единицы описания,
хронологические рамки единицы описания,
объем единицы описания.

Минимально необходимая совокупность элементов
описания, позволяющая установить полное
соответствие между единицей описания и ее
архивным описанием входит в
число обязательных элементов описания для любого
архивного справочника.
Набор обязательных элементов в описании строго
упорядочен.
Состав обязательных элементов описания
определяется целевым назначением справочного
средства, для которого оно составляется.

Современная регламентация описания архивной
документной информации основана на унификации
элементов описания и разработке
стандартизированного, строго упорядоченного
описания.
Стандартизация описания обусловлена внедрением в
практику работы архивных учреждений
компьютерных технологий, необходимостью
формирования единого информационного
пространства.

Для каждого типа справочника набор
обязательных элементов описания должен быть
стандартным, как строго организованная
совокупность элементов описания, легко
поддающаяся формализации.
Набор дополнительных элементов описания также
должен быть упорядочен, хотя интеллектуальные
элементы описания, включающие чаще всего
смысловые, а не формальные сведения, труднее
поддаются формализации.

Набор обязательных и дополнительных элементов
описания и их последовательность в пределах каждого
типа и вида архивных справочников (описей,
путеводителей, каталогов, указателей, обзоров)
определены в:
◦ Правилах организации хранения, комплектования, учета и
использования документов АФ РФ других архивных документов в гос. и
муницип. архивах, музеях и библиотеках,
организациях РАН (2007);
◦ Правила организации хранения, комплектования, учета и
использования документов архивного фонда РФ и других архивных
документов в органах гос. власти, органах местного самоуправления и
организациях (2015);
◦ метод. пособии «Создание современных
архивных справочников на основе
дифференцированного подхода»
(ВНИИДАД, 2002) и др. метод. издания.

В метод. пособии «Создание современных архивных справочников…» определен набор реквизитов для:

описи;
каталогов (систематическому; тематическим;
предметным);
путеводителей (по архиву, по архивным фондам,
тематическому путеводителю по фондам, краткому
справочнику по фондам);
обзорам;
указателей (указателю к архивным справочникам,
хронологическому и предметному указателям).

Уровень объекта
описания:
Фонд
(объединенный
архивный фонд,
фонд личного
происхождения,
архивная
коллекция)
Дело (единица
хранения)
Документ
Состав элементов описания:

номер фонда);
название фонда;
крайние даты документов фонда;
объем фонда (количество ед. хр.).
архивный шифр (сокращенное наименование архива,
номер фонда, номер описи, номер дела);
заголовок дела;
крайние даты документов дела;
объем дела (количество листов в деле).
архивный шифр (сокращенное наименование архива,
номер фонда, номер описи, номер дела, номера листов);
заголовок документа;
дату документа;
объем документа (количество листов в документе).

Состав реквизитов описания по типам и видам архивных справочников Тип справочника: ОПИСЬ

ПРИМЕР:
Обязательные реквизиты
Дополнительные реквизиты
Порядковый номер записи (номер
дела)
Способ воспроизведения
Делопроизводственный номер
Степень, полноты документов в деле
Заголовок дела
Внешние особенности документов
Указание на подлинность /
копийность
Крайние даты документов
Количество листов в деле
Аннотация документов

В практике российских архивистов выработаны
методические правила, позволяющие емко и
информативно описывать архивные документы.
Например, для составления заголовков единицы хранения:
◦ Используемая в заголовке терминология должна отражать
особенности эпохи создания единицы хранения (термины,
отражающие особое почитание членов императорской семьи и
высших чиновников, опускаются, но сохраняются бытовавшие
названия учреждений и должностей). Пример: вместо старого
заголовка «О введение в присутствие Государственного совета его
императорского величества государя наследника цесаревича и
великого князя Александра Николаевича» надо писать: «О введении в
присутствие Государственного совета наследника престола
великого князя Александра Николаевича».
◦ Запрещается заменять современными определениями термины,
обозначающие конкретные исторические реалии. Пример: нельзя
заменить «отрешение от должности» на «увольнение» (т.к.
исторически отрешение и увольнение было разными мерами
наказания).

◦ Архаичные словоупотребления, не несущие информации о
юридическом статусе и особенностях делопроизводства, могут
быть заменены на современные. Пример: вместо «Дело о
дозволении» надо писать: «Дело о разрешении».
◦ При редактировании заголовков, которые содержат оценочные с
позиций времени создания документов элементы, нужно найти
объективную и политически нейтральную формулировку. Пример:
вместо «государственный преступник» – «обвиненный в
государственном преступлении» (но не «революционер»), вместо
«беспорядки» – «волнения» (но не «революционные выступления»).
◦ Рекомендуется избегать вводных предложений (вместо них –
деепричастные обороты), союзов (кроме союза «и»).
◦ Сокращения должны быть унифицированы.

был разработан в 1960-е годы.

документов – это основной, универсальный метод

Суть подхода: описание фонда и состав НСА к нему,
степень его полноты и подробности определяется
(дифференцируется) в зависимости от научной
ценности и информативности фонда. По этому же
принципу определяется и очередность создания
НСА).

Дифференцированный подход к описанию архивных документов

Дифференцированный подход действует
последовательно и постоянно на всех этапах
переработки первичной архивной информации:
◦ проведения экспертизы ценности документов и
комплектования фонда, формирования дел и их описания,
составления описей;
◦ отражения данного фонда в учетных документах архива
после его приема на государственное хранение;
◦ отражения информации о составе и содержании
документов фонда в различных СПС с необходимой
степенью детализации описания для каждого справочника.

Международный стандарт архивного описания

Первый международный стандарт архивного описания
был принят в 1994 г. на Конгрессе
Международного совета архивов.
В н.в. действует Международный
стандарт 2000 г.
Он носит рекомендательный
характер. По нормам описания
близок к действующим в РФ
правилам.

Вывод:

Описания архивных объектов включают
идентификационные и интеллектуальные элементы.
Набор обязательных и дополнительных элементов
описания и их последовательность в пределах
каждого типа и вида архивных справочников
определены в нормативно-методических изданиях.
Дифференцированный подход к описанию архивных
документов– это основной, универсальный метод
преобразования первичной документной информации.

3. Система научно-справочного аппарата к документам АФ РФ

Система НСА к документам АФ РФ

Все вместе архивные справочники, базы данных (БД) и другие средства
информации (содержание которых связано с профилем архива), составляют
систему НСА к документам
Система НСА к документам –
комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых
архивных справочников, БД о составе и содержании
документов
ГОСТ Р 7.0.8-2013

Термины и определения

Принципы построения системы справочно-поисковых средств (СПС):

взаимосвязь и взаимодополняемость
информации различных справочников,
описывающих первичную ретроспективную
документную информацию на разных уровнях;
неповторяемость и недублированность
информации различных видов справочников;
преемственность СПС организаций с СПС
государственных и муниципальных архивов.

Требования к СПС:

удовлетворять потребности общества в
ретроспективной информации по мере возникновения
и поступления запросов в архивы;
ориентироваться в основном на тематический поиск
информации;
универсальный характер (т.е. СПС должна охватывать
всю совокупность документов АФ РФ независимо от
способа закрепления информации);

Требования к СПС:

единая методика составления всех типов и видов
справочников;
взаимосвязь, взаимодополняемость справочников;
развиваться с учетом дальнейших перспектив
применения новейших достижений науки и техники,
т.е. автоматизированного ввода и поиска информации.

Типология СПС архива

представляет собой сложную
теоретическую проблему.
Сложность определена:
◦ необходимостью раскрывать в СПС как первичную, так и
вторичную архивную информацию;
◦ разнородностью объектов, отражающихся с СПС (фонд,
дело, документ);
◦ большим разнообразием поисковых запросов пользователей;
◦ разным уровнем исполнения поисковых запросов (на уровне
АФ РФ – межархивный уровень, на уровне одного архива –
внутриархивный / межфондовый уровень; на уровне фонда –
внутрифондовый уровень).

межархивный уровень
внутриархивный /
межфондовый уровень
внутрифондовый
уровень

ВНИИДАД, 2002

Уровни НСА архивов

Уровни
Структурные
справочники
Тематические
справочники
Центральный фондовый
каталог
Краткий справочник по
фондам архивов
Путеводитель по фондам
архивов
Внутриархивный Каталог фондов
Указатель описей фондов
/ межфондовый
архива
Краткий справочник по
фондам архива
Путеводитель по фондам
архива
Тематический краткий справочник
по архивам
Тематический путеводитель по
фондам архивов
Межархивные каталоги
Внутрифондовый Описи фонда
Тематические указатели к фонду
Тематические указатели к описи
Межархивный
Внутриархивные каталоги
Тематические межфондовые
указатели

Терминологический аспект проблемы

Тип – это:
вид, род, разновидность чего-либо;
высшая категория в систематике животных и растений;

Вид – это:
понятие, обозначающее ряд предметов, явлений с
одинаковыми признаками;
классификационное понятие в научной систематике.
подчиненное понятие, входящее в состав другого, высшего
понятия (рода / типа).
ТИП
ВИД

Типы и виды справочных средств в госархиве

Типы и виды СПС архива

Типы СПС
Виды СПС
Описи
Каталоги
систематический каталог, предметный каталог,
тематический каталог
Путеводители
путеводитель по архиву, путеводитель по фондам,
тематический путеводитель
Указатели
указатель к архивным справочникам,
хронологический указатель, предметный
указатель
Обзоры
обзор фонда, тематический обзор

Все архивные справочники, описывающие
документную информацию, делятся на обязательные
и дополнительные. Обязательные справочники
существуют во всех государственных и

Обязательные справочники:
Архивные описи
Архивные каталоги
Путеводители

Дополнительные справочники создаются с учетом
специфики документов архива, а также складываются
исторически (поступившие на постоянное хранение
делопроизводственные картотеки и перечни
документов, например, выявленных для публикации).
К дополнительным справочникам относятся
указатели, обзоры.

Выводы:

Существование развернутой системы архивных
СПС является необходимым условием реализации
принципа публичности и доступности архивов.
Основными принципами построения СПС архивов
являются: взаимосвязь и взаимодополняемость
различных справочников, неповторяемость и
недублированность информации различных видов
справочников, преемственность СПС различных
архивов.

Выводы:

Справочные средства архива различаются по:
уровню исполнения поисковых запросов (межархивный,
внутриархивный / межфондовый; внутрифондовый уровень);
типам и видам.
Обязательные СПС (описи, каталоги, путеводители)
должны веститсь во всех государственных и
муниципальных архивах и архивах организаций.

4. Архивные справочники: характеристика, особенности, место в СПС архивов

Архивный справочник – это справочник о
составе, содержании и местонахождении архивных
документов.
ГОСТ Р 7.0.8-2013
Делопроизводство и архивное дело
Термины и определения
Информация в архивных справочниках всегда
вторична (составляется на основе описания
архивных документов, содержащих первичную
информацию).

В справочник вносится переработанная
составителем документная информация о составе,
содержании, поисковых данных документов.
В зависимости от типа справочника описание
проводится по части документа, всему документу,
группе документов, делу, группе дел, фонду, группе
фондов одного или нескольких архивов.

Архивные описи

Опись дел, документов – это справочный и
учетный документ, содержащий
систематизированный перечень единиц хранения /
единиц учета архивного фонда, предназначенный
для раскрытия их содержания и учета.
ГОСТ Р 7.0.8-2013
Делопроизводство и архивное дело
Термины и определения
Описи существуют почти во всех архивах во всем
мире.

В России первая опись
известна с XVI в., когда
слова «архив» в русском
языке еще не было.
До настоящего времени
не утратили своего
значения описи,
составленные подьячими
в московских приказах
XVII в.

Функции описи:

информационная – раскрывает состав и содержание
дел (реализуется в процессе составления заголовков
дел);
учетная – указывает количество единиц хранения в
фонде, способствует сохранности документов;
классификационная – закрепляет систематизацию
дел в фонде (в период логического и рационального
расположения документов в фонде, т.е. при
осуществлении группировок).

Структура современной описи:

Титульный лист (название архива, название и номер
фонда, номер описи и характеристика комплекса
документов, составляющих опись);
Оглавление (если опись имеет внутреннюю структуру);
Предисловие (сведения о фондообразователе, особенности
построения описи и порядок пользования ею);
Основная часть (последовательно расположенные
описания – описательные статьи – по каждой единице
хранения);
Заверительная надпись (количество единиц хранения);
Указатели (именные, географические, предметные,
(хронологические).

Список описей на сайте РГДА

Опись «Личные документы Петра I,
Петра II, Павла I, Александра I,
Николая I…» (сайт РГДА)

Архивные путеводители

Архивный путеводитель – это справочник,
содержащий систематизированные сведения о фондах
архива (архивов) и предназначенный для
ознакомления с их составом и содержанием.
ГОСТ Р 7.0.8-2013
Делопроизводство и архивное дело
Термины и определения
Назначение путеводителей – ознакомление
потребителей с краткой информацией,
ориентирующей в составе и содержании фондов
архива.

Путеводители существуют почти во всех архивах во
всем мире.
В советский период путеводители стали создаваться
в начале 1930-х гг. в 1940-е гг. разрабатывалась
методика создания путеводителей. В 1950-е гг.
стали появляться путеводители по центральным
государственным архивам. Они стали основой для
создания путеводителей по республиканским и
областным архивам. К концу 1980-х гг.
большинство госархивов имели свои путеводители.
НО: они имели лакуны и идеологизированные
формулировки.

Виды путеводителей:

◦ путеводитель по фондам архива (архивов);
◦ краткий справочник по фондам архива (архивов);
◦ тематический путеводитель по фондам архива (архивов).
Путеводители подразделяются также на архивные
(внутриархивные) и межархивные.
Вид путеводителя определяется его целевым
назначением.

Вид путеводителя
Путеводитель по фондам
архива
Характеристика
Справочник, содержащий краткие
сведения (характеристики) об архивных
фондах (коллекциях, комплексах
документов). Систематизированный
порядок. Предназначен для общего
ознакомления с составом и
содержанием фондов архива
Краткий справочник по
фондам архива(ов)
Справочник, содержащий
систематизированный перечень фондов.
Различаются аннотированные и не
аннотированные справочники
Тематический путеводитель
по фондам архива(ов) -
Справочник, характеризующий ту часть
документов этих фондов архива(ов), в
которой заключена информация по теме
(темам), и указывающий наименования
или номера архивных фондов

Любой путеводитель состоит из двух частей:
характеристик фондов (собственно путеводитель) и
справочного аппарата.
Примерная структура путеводителя:
◦ краткий очерк по истории архива / предисловие;
◦ описательные статьи (схема: название фонда, справочные
данные о нем, история организации-фондообразователя,
информация о составе и содержании документов
фонда);
◦ указатели (именные, географические, предметные и
другие).

Схемы построения путеводителей

хронологический,
ведомственный / отраслевой,
по степени значимости фондов
алфавитный,
комбинированный.

Единой схемы построения путеводителя
для всех архивов быть не может, так как
схема зависит от состава и содержания
фондов архива.
Но выработка единых принципов
построения путеводителя для более или
менее однородных по своему составу
архивов необходима.

Характеристика разных схем построения путеводителей

Схемы
Расположение характеристик фондов
Хронологическая

хронологии (фонды учреждений XIX века, фонды
учреждений XX века, и др.)
Ведомственная / отраслевая
Характеристики фондов группируются по
отраслям государственной, экономической,
культурной, научной деятельности
фондообразователя
По значимости фондов
Характеристики фондов группируются по
масштабу деятельности фондообразователей и по
значимости фондов
Алфавитная
Характеристики фондов расположены в
алфавитном порядке названий фондов (напр.,
фонды личного происхождения)
Комбинированная
Характеристики группируются комбинировано, с
учетом разных признаков

Примеры архивных путеводителей, изданных в разные годы

Архивные справочники на сайте ОГУ ГАСО

В настоящее
время многие
путеводители
размещены на
сайтах архивах и
доступны
любому
пользователю в
режиме on-line.

Архивные каталоги

Архивный каталог – это справочник, в котором
сведения о содержании архивных фондов, единиц
хранения/единиц учета, архивных документов (или
их частей), расположены в соответствии с
выбранной схемой классификации.
ГОСТ Р 7.0.8-2013
Делопроизводство и архивное дело
Термины и определения
Архивные каталоги – сравнительно молодой вид
СПС архива (ведутся с середины XX в.).

Опись и каталог: соотношение

Опись
Каталог
Выполняет функцию учета и Не выполняет функцию учета
закрепляет систему хранения и не закрепляет систему
документов
хранения документов
Описывает единицы
хранения фонда
Описывает содержание
документов не обязательно
одного фонда (чаще –
нескольких фондов)
Группировка описаний по
нумерации единиц хранения
в фонде
Группировка описаний по
схеме классификации
(определенной логике)

Назначение каталогов: оперативный поиск
углубленной информации, содержащейся в
документах архива по определенным темам,
событиям, явлениям и т.д.
Каталоги могут составляться на любой комплекс
документов независимо от объема, времени создания
документов, техники и способа их воспроизведения.
Количество вопросов (отраслей, тем, предметов),
освещаемых каталогом, может быть различным и
зависит от целей его создания.

Основное деление каталога – рубрика (название
конкретного вопроса, предмета, фамилия, дата,
географическое название). Рубрика может
делиться на подрубрики.
Каждая карточка в каталоге составляется на один
документ.
Каталоги по форме могут быть карточными и
книжными.

Расположение карточек в каталоге зависит от вида
каталога: в каталогах логической структуры они
располагаются по классификационной схеме, в
каталогах алфавитной структуры – по алфавиту.

Виды каталогов

Систематический
Логической
структуры
Хронологический
Тематический
Архивные
каталоги
Именной
Алфавитной
структуры
Географический

Виды архивных каталогов

В начале XXI в. систематические каталоги имеются
почти во всех гос.архивах; именные – примерно в
половине; тематические – в 40 %; тематические
каталоги по истории госучреждений – в 20 %; по
административно-территориальному делению и
географические – в 2 %.

Единый классификатор документной информации АФ РФ

Основой систематического каталога является схема
классификации.
В библиотечной практике есть несколько
апробированных временем классификационных
схем (ББК, УДК). Как правило, фонд одной
библиотеки систематизируется по одной схеме
классификации.
В архивном деле процесс разработки единой схемы
классификации долго отставал от потребностей
практики.

В 1978 г. был издан Единый классификатор для
документов советского периода. Он был
использован в создании каталогов в ряде крупных
отечественных архивов, хранящих документы
советского периода.
В 1983 г. был издан Единый классификатор для
документов периода XVIII – начала XX в.
После событий 1991 г. эти схемы перестали
отвечать требованиям классификационного анализа
и организации документов АФ РФ.

Единый классификатор
(ЕКДИ) для всего АФ РФ
был издан в 2007 г.
Разработан ВНИИДАД.
ЕКАДИ устраняет
естественный разрыв в
классификации
документной информации
по истории страны до и
после 1917 г.
Схема деидеологизирована.
Схема дополнена новой
информацией (количество
отделов в 6 раз).

ЕКДИ существенного влияния на архивные
каталоги не оказал.
Многие (если не большинство) архивов
продолжили ведение каталогов, разработанных в
самих архивах.
ЕКДИ может использоваться:
◦ для построения каталогов;
◦ индексирования информации, представленной в других
архивных справочниках (напр., в электронных описях и
указателях);
◦ составлении запросов для автоматизированного поиска
информации;
◦ для автоматизированного поиска архивной документной
информации.

Правила… 2007 г. относят каталоги к категории
обязательных для ведения в архиве: «Состав
системы каталогов архива определяется составом
и содержанием архивных документов,
интенсивностью их использования, степенью
разработанности архивных фондов, наличием и
качеством других типов архивных справочников.
Основными в системе каталогов архива являются
систематический и именной».
В архивах организаций вместо каталогов ведутся
картотеки.

Главным недостатком большинства существующих
архивных каталогов является их неполнота. Она
порождена тем. что каталоги в архивах стали
создаваться относительно недавно, а также
выборочным характером каталогизации в
некоторых архивах.

Дополнительные справочники системы СПС архива

В архиве могут создаваться дополнительные
справочники системы СПС архива: обзоры,
указатели, тематические картотеки и тематические
перечни документов и дел, аннотированные
реестры описей.

Обзор архивного фонда

– это справочник,
содержащий систематизированные сведения о составе
и содержании архивных документов одного архивного
фонда, дополненные их источниковедческим
анализом.
Обзор предназначен для информирования учреждений,
организаций, предприятий, научной общественности о
характере и содержании архивных документов
Предназначаются не столько для внутреннего пользования в
архиве, сколько для издания

Целесообразность составления обзоров
определяется актуальностью и значимостью
проблемы, степенью ее изученности, новизной
включаемых в обзор документов.
Обзоры могут публиковаться как в виде
самостоятельных изданий, так и отдельными
статьями в периодических и продолжающихся
изданиях

Виды обзоров

обзоры
архивных
фондов
тематические
обзоры
Цель - раскрыть состав и содержание
документов только одного фонда по всем
существенным вопросам и темам,
нашедшим отражение в его документах
Цель– раскрыть состав и содержание
документов по определенной теме вне
зависимости от того, находятся сведения по
теме в документах одного или нескольких
фондов архива или даже нескольких
архивов

Структура обзора:

характеристика документов (собственно обзор):
сведения о составе и содержании документов
(аннотации), иногда их источниковедческий анализ
и поисковые данные;
справочный аппарат: титульный лист, содержание,
предисловие, список сокращений, указатель(и).

Архивный указатель

– это справочник,
содержащий систематизированный перечень
наименований предметных понятий, упоминаемых
в архивных документах, с указанием их архивных
шифров.
Задача указателей – ускорить и облегчить труд
пользователя по работе с описью.

Виды указателей

По
организации
материала
Предметный
Именной
Географический
тематический
По форме
По структуре
рубрик
Печатный
Глухие
Электронный
Аннотированные
Хронологический
Карточный

Дополнительные справочники, изданные разными архивами

Дополнительные справочники, изданные разными
архивами

4. Электронный научно-справочный аппарат к документам АФ РФ

В настоящее врем в большинстве федеральных и во
многих региональных архивах активно создаются
современные поисковые средства на базе компьютерных
технологий.
Электронный НСА архивов – это совокупность описаний
документов, помещенных в базы данных,
автоматизированных средств поиска информации и
представления результатов поиска.

Задачи электронного НСА архивов:

интенсификация процессов архивной эвристики,
повышения скорости и результативности решения
поисковых задач;
расширение доступа пользователей к документной
информации;
повышение интенсивности и эффективности
использования архивных;
развитие межархивного и международного
сотрудничества на основе информационного обмена,
реализация совместных проектов по введению в научный
оборот значимых комплексов исторических источников.

Этапы развития автоматизированного (электронного) НСА архивов:

Вторая половина 1970-х – первая половина 1980-х
гг.: начала складываться теоретическая и
методическая база архивоведения машиночитаемых
документов. Преобладали магнитные носители
информации. Были созданы первые межархивные
ИПС (напр., тематический каталог «Великий
Октябрь», автоматизированный центральный
фондовый каталог).

Вторая половина 1980 – 2000-е гг. Информатизация
архивов на основе персональных компьютеров типа IBM
PC, применение магнитных и оптических носителей
информации, сетевых технологий и технологий
оцифрования. Начинается стихийная массовая
компьютеризация архивов. Разрабатывается прикладное
программное обеспечение по всем направлениям
деятельности архивов. Изменяется методика работы
архивов (развивается автоматизированный учет,
автоматизированный НСА). В 1995-1996 г. принимается
первая общеотраслевая Концепция и Программа
информатизации архивного дела, начинается работа по
внедрению общеотраслевого (типового) программного
обеспечения.

Середина 2000-х – процесс создания справочников
достигает апогея. Единая методическая и программная
база по-прежнему отсутствует. В архивах ежегодно
создается не менее 50 тематических АИПС. Электронные
каталоги дробятся по видам (именные, географические,
предметно-тематические, систематические). Идет процесс
дифференциации даже в пределах одного вида каталога
(напр., на базе именного каталога создаются локальные
БД: по личному составу различных предприятий, по
репрессированным, реабилитированным, и т.д.). БД
ориентированы на основные виды социально-правовых
запросов, выполняемых архивными учреждениями.
Тематические БД составляют абсолютное большинство
программ, создаваемых в архивах.

С середины 2000-х гг. : доминирует тенденция к
интеграции тематических ресурсов. Эта тенденция уже
была предусмотрена в Концепции информатизации
архивного дела (1995): ориентир – на использование
общероссийских и международных стандартов для
формирования общероссийского информационного
пространства на основе интеграции ресурсов отдельных
архивов; создание ИПС с возможностью удаленного
доступа к БД и электронным копиям документов.
«Программа информатизации ФАА и подведомственных
ему учреждений на 2011-2020 г.» (2011) акцентировала
внимание на преодолении разрозненности
государственных информационных ресурсов в области
архивного дела путем их объединения.

В «Программе информатизации ФАА и подведомственных ему
учреждений на 2011-2020 г.» намечены следующие шаги:
проведение инвентаризации существующих информационных ресурсов федеральных
архивов;
осуществление в каждом архиве интеграции имеющихся информационных ресурсов
в единую для данного архива БД с формированием единого НСА архива в
электронном формате;
подготовка данного «локального» ресурса к его интеграции в единую для всех
федеральных архивов систему информационных ресурсов;
разработка единой интеграционной платформы на основе принципа распределенного – корпорация «Элар». Используется как региональная
ИПС. АИС доступен как сотрудникам ОГАЧО и
пользователям на сайте архива.

Электронный НСА ГАЧО

◦ В 2011 г. введен модуль «Виртуальный читальный зал»
(пользователь может самостоятельно и удаленно получить
доступ к АИС «Архив»: после регистрации может
получить доступ к АИС, ознакомиться с составом
фондов, описей архива, провести поиск по фонду, описи,
ключевым словам, заголовку, оформить требование на
выдачу электронной копии дела).
◦ 3. База данных «Фотокаталог» (разработчик – компания
«Архивные информационные технологии»; программа
предназначена для создания электронного каталога
отсканированных фотодокументов – электронного архива;
в н.в. включает около 25% от общего количества
имеющихся фотодокументов; установлена в читальных
залах, доступна для пользователей).

Электронный НСА ГАЧО

◦ 4. Электронные тематические базы данных и указатели по
наиболее востребованным у пользователей темам: БД
«Газетный фонд ГУ ОГАЧО», БД «Решения органов власти
Челябинской области» (1934-1951 гг.), БД «Документы
Администрации, Правительства Челябинской области,
Губернатора Челябинской области» (1996-2008 гг.), БД
«Метрические книги православных, католических
приходов, старообрядческих общин, мусульманских
мечетей, еврейского молитвенного дома» (расписаны 4
фонда, содержащие метрические книги, 41 опись, и 7
фондов, содержащих выписки из метрических книг).
◦ 5. Электронный каталог научно-справочной библиотеки.

Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.

Классификация архивной документации.

Проблема классификации архивной документной информации - это стержневая проблема современной организации архивного информационного пространства. Поэтому в настоящее время ведется работа по созданию отраслевого классификатора архивной документной информации.

Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной информацией. Документная информация - это сведения, различные данные, содержащиеся в документе.

В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, получили название носителей первичной документной информации.

Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об информации, или вторичной документной информацией.

Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.

Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.

Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, картотеки и перечни документов, выявленных для публикации). К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.

Принципы построения системы НСА. Основными принципами построения системы НСА являются: 1)

взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях; 2)

неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников; 3)

преемственность НСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов.

Первые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы сделать поиск более эффективным и избегать затрат труда архивиста на дублирование информации.

Если описание и каталогизация фонда проведены в соответствии с принципом взаимосвязи и взаимодополняемости информации, исследователь, ознакомившись с описью фонда и выписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается затем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска.

В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на которых эту информацию можно найти.

Третий принцип очень важен для организации поисковой работы. Он означает, что к созданию всех типов справочников в ведомственных, государственных и муниципальных архивах применяются единые требования и единые методы. Так, описи дел составляются еще в делопроизводстве учреждений под контролем ведомственного архива. Сводные описи (годовые разделы) описей дел постоянного хранения ведомственного архива обязательно утверждаются ЭПК государственного архива и хранятся в государственном архиве как контрольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Такой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи должны находиться в строгом соответствии с основными правилами работы ведомственных и государственных архивов.

Структура системы НСА. Система НСА структурно подразделяется на вертикальный и горизонтальный уровни. Горизонтальный уровень системы основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники системы НСА подразделяются:

на справочники по учету;

справочники по раскрытию содержания документов (инфор- мационно-поисковые системы).

Вертикальный уровень системы основан на иерархии классов справочников к следующим комплексам архивных документов:

АФ РФ в целом; сети архивов; архиву; фонду;

делу или отдельному документу.

В соответствии с таким делением можно назвать наиболее распространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам. 1.

Центральный фондовый каталог Росархива и разрабатываемая ранее на его основе автоматизированная система НТИ;

справочник «Государственные архивы СССР». - Ч. 1-2. - М., 1989;

справочник «Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно-отраслевых архивах». - М., 1991;

указатель «Личные архивные фонды в государственных хранилищах СССР». - Т. 1-2. - М., 1963; Т. 3. - М., 1980. 2.

Группа архивов отдельного региона:

фондовый каталог субъекта Российской Федерации или муниципального образования;

путеводитель «Центральные архивы Москвы». - Вып. 1 - 3. - М., 1999; Вып. 4. - М., 2000. 3.

путеводитель или краткий справочник;

книга поступлений;

список фондов;

листы фондов;

каталоги;

тематические обзоры;

указатели;

паспорт архива. 4.

Фонд: лист фонда; опись;

обзор фонда;

каталоги;

указатели; 5.

Отдельное дело или отдельный документ: тематические путеводители;

каталоги;

указатели;

обзоры фондовые и тематические; внутренняя опись дела; аннотация;

заверительная надпись.

В практической работе все справочники в результате их классификации по уровням документов получили названия:

межархивные (на уровне АФ РФ и его части);

внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов или их частей);

внутрифондовые (на уровне фонда или его части).

Подробный перечень справочного аппарата каждого федерального архива России по указанным группам (внутриархивные, межфондовые, внутрифондовые справочники) дается в справочнике «Федеральные архивы России и их научно-справочний аппарат», опубликованном в 1994 г.

Пе рспективы развития СНСА. Разработка перспектив дальнейшего оптимального развития системы НСА опирается на решение следующих основных проблем. 1.

Оптимизация системы НСА АФ РФ в целом как подсистемы в общегосударственной системе научно-технической информации (НТИ). 2.

Оптимизация отдельных подсистем и элементов системы НСА АФ РФ на различных уровнях организации документов: архив - фонд - дело - документ - это уровни «входа» в систему НСА; а также оптимизация системы НСА каждого архива. 3.

Всестороннее обеспечение преемственности НСА государственных архивов и архивов учреждений. 4.

Дальнейшее совершенствование методики создания отдельных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в системе НСА архива.

Система НСА должна строиться на основе единства методов учета и описания документов и на едином нормативно-методи- ческом обеспечении, что определяют следующие требования, предъявляемые к ней: 1)

удовлетворять все потребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архивы; 2)

ориентироваться в основном на тематический поиск информации; 3)

быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФ РФ (текстовых, КФФД, технических и др.), независимо от способа закрепления информации; 4)

иметь единую методику составления всех типов и видов справочников; 5)

отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников; 6)

развиваться с учетом дальнейших перспектив применения Новейших достижений науки и техники, т. е. автоматизированного ввода и поиска информации.

Исходя из этих требований, основу системы НСА должно составлять «двойное единство»:

единство организации документов, которое достигается единством научно-методических основ классификации документов (единая система НСА закрепляет организацию документов и их учет по единицам хранения, фондам, комплексам фондов, архивам);

единство описания документов, которое достигается единством методики составления справочников.

В настоящее время создание и усовершенствование НСА в каждом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты по-разному подходят к созданию и усовершенствованию справочников к фондам различной информативности.

В зависимости от информативности архивные фонды подразделяют на три категории. Под категорией архивного фонда при этом понимают различную степень информативности материалов этого фонда. Так, к значимым, многоаспектным по содержанию и большим фондам, к которым часто обращаются исследователи, создаются сложные, высококачественные виды архивных справочников, отличающиеся глубиной и детализацией сведений о содержании документов. Такие справочники создаются к фондам I

Более упрощенный НСА создается к фондам II и III категорий. 6.2.