Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование дел способствует оперативной обработке и поиску документов, надежности документационного обслуживания, сохранности документов в организации и устанавливает порядок в организации делопроизводства учреждения.

Распределение документов в дела проводится в соответствии с их заголовками по номенклатуре дел предприятия. Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен в инструкции по делопроизводству предприятия с учетом специфики отдельных категорий дел. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив.

При формировании дел придерживаются определенного порядка:

• в дело помещаются только исполненные документы, работа по которым завершена. Неисполненные и подлежащие возврату документы запрещается подшивать в дело;
• подшиваются только подлинники или заверенные копии (как правило, один экземпляр документа). Черновики, варианты и размноженные копии вдело не помещают (исключение могут составлять черновики и копии особо ценных документов, а также копии, на которых есть особые пометки, которые дополняют содержание первых экземпляров);
• в дело включается один экземпляр документа;
• документы с разными сроками хранения формируются в отдельные дела. В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле. После завершения рассмотрения таких документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «примечание»;
• документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
• в дело группируют, как правило, документы одного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела, личные дела (формируются в течение всего периода работы сотрудника) и учебная документация в учебных учреждениях (формируется за учебный год);
• документы должны быть правильно оформлены в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других нормативных актов. Они должны иметь все необходимые реквизиты (дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.);
• в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем;
• документы подшиваются в дело со всеми дополнительными, относящимся к ним, материалами и приложениями. Если приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные дела;
• документы внутри дела располагаются в хронологической или нумерационной последовательности;
• приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;
• документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;
• документы ограниченного доступа с грифом «коммерческая тайна» или «для служебного пользования» формируют отдельно от остальных документов предприятия.

Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.

Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую - трудовые контракты (договоры) с работниками.

При формировании дел с перепиской определяющим фактором является ее объем. При небольшом объеме заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факты. Переписку предприятия делят на две папки: с полученной (входящие документы) и отправленной (исходящие документы) корреспонденцией. Если число предприятий-контрагентов достаточно стабильно, можно применить объектовый признак формирования документов. То есть в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, факсы, письма), относящиеся к одной организации.

Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-отчет подшивается после документа-запроса.

Если в деятельности предприятия составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку для подобных документов с заголовком «документы по различным вопросам за данный период» и составляют внутреннюю опись дела.

Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения. Например: отчет за 2002 год составлен в начале 2003 года, но помещается в дело 2002 года. Наоборот, план на 2004 год составляется в 2003 году, но помещается в дело 2004 года. Планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года.

Дела могут формироваться централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.

Документы в личных делах размещают в следующей последовательности:

1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.

2. Заявление о приеме на работу, направление или представление.

3. Анкета, листок по учету кадров.

4. Автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении).

5. Дополнение к личному листку по учету кадров.

6. Дополнение к личному листку по учету поощрений.

Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел.

В пределах групп личного дела документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии вносят в дополнение к личному листку по учету кадров.

Дела формируются с начала года. На каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30-40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам.

Скоросшиватели рассчитаны в среднем на 200 листов, а папки-файлы позволяют подшивать в 2-3 раза больше. Папки-файлы могут вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела необходимо использовать разделители с указанием года. Оформление папок-файлов может также включать проставление реквизитов дела на корешке папки (или на листке-вкладыше, который помещается в «карман» на корешке обложки).

Дела должны размещаться в закрытых шкафах, сейфах или картотеках и предохраняться от пыли и света. Для быстрого поиска целесообразно располагать папки вертикально. Последовательность расположения дел на полках должна соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске сначала находят номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела (на корешке папки) - необходимые документы.

Сведения о делах заносятся в опись дел (табл. 2.6).

3.5.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

3.5.2. Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства - службой ДОУ организации, при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.

Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости - и соответствующего государственного архива.

3.5.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

3.5.4. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

3.5.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;

поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;

утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

После того как работа с документами закончена, они помещаются в дела (скоросшиватели, регистраторы) и раскладываются в них в определенном порядке.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с номенклатурой дел.

В небольших организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления или у секретаря. В случае если организация крупная, документы руководства формируются и хранятся в службе документационного обеспечения управления, а остальные документы группируются в дела и хранятся в структурных подразделениях, в кᴏᴛᴏᴩых с ними работали.

Правила и порядок формирования дел

Формирование дел проводится по правилам, кᴏᴛᴏᴩые содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки.

На обложках указываются:

• наименование организации (полное и краткое);
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• заголовок дела в полном ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с номенклатурой дел;
• срок хранения дела.

При формировании дел следует соблюдать ряд правил. Их выполнение всегда поможет правильно определить место хранения любого документа.

В дело помещают только исполненные и правильно оформленные документы , кᴏᴛᴏᴩые ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙуют по виду и содержанию его заголовку. Запрещается включать в дело черновые и дублетные экземпляры документов.

Необходимо запомнить, что документы постоянного и временного сроков хранения не группируют в одно дело.

Существует правило, по кᴏᴛᴏᴩому в дело не помещают более 250 листов при его толщине не более 4 см . Это условие обеспечивает оптимальные условия для поиска информации и наименьшие трудозатраты при подготовке дел к архивному хранению. В случае если создается больше документов, ᴏᴛʜᴏϲᴙщихся к ϶ᴛᴏму делу, заводится новый том с тем же заголовком.

Дела формируются в течение одного календарного года . В учебных заведениях обычно документы группируются в течение учебного года (т.е. с сентября по август) При этом существует определенная специфика в формировании ряда категорий дел. К ним ᴏᴛʜᴏϲᴙтся судебные дела, дела, решения по кᴏᴛᴏᴩым выходят за рамки календарного (учебного) года. В течение всего периода работы формируются дела выборных органов комиссий, творческих групп.

Приказы по основной деятельности должны группироваться отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с установленными сроками их хранения.

Внутри дела документы также должны систематизироваться . Распорядительные документы вместе с приложениями формируют в дело по видам документов и хронологии . То есть сначала помещают документ более ранней даты, затем — более поздней. Протоколы подшивают в хронологическом порядке и по номерам.

Приложения обычно присоединяются к документам, к кᴏᴛᴏᴩым они ᴏᴛʜᴏϲᴙтся. В случае если приложения имеют большой объем, они могут составлять отдельное дело с ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующим заголовком.

При формировании в дело переписки следует учитывать, что письмо-ответ помещают за письмом-запросом. Это означает, что принцип хронологии соблюдается в отношении инициативных документов.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к кᴏᴛᴏᴩому они ᴏᴛʜᴏϲᴙтся, независимо от времени их создания. Годовые, квартальные и месячные планы хранятся отдельно.

В отдельные дела помещают обращения граждан , располагая их в алфавитном порядке. При ϶ᴛᴏм предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Электронные документы и базы данных формируются в дела (папки, директории) в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера. Электронные базы данных формируются в отдельные дела.

Хранение дел

Сформированные и законченные дела хранятся в структурных подразделениях до передачи их в архив организации. Сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли обеспечивается хранением в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках .

Дела располагаются на полках вертикально . На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа. Чтобы найти необходимый документ, в номенклатуре находят номер ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующего дела и затем папку с тем же номером.

Документы, уже сформированные в дела, могут понадобиться сотрудникам для работы. В ϶ᴛᴏм случае вместо документа, извлеченного из дела, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. На дело, выданное целиком, заполняется карта-заместитель. В ней указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения дела. Карточка-заместитель помещается в шкафу на месте выданного дела.

В ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

Деятельность предприятия сопровождается оформлением большого количества документов, многими из которых пользуются длительное время. Чтобы быстро найти необходимые документы, их нужно правильно систематизировать, сгруппировать в дела. Эта работа осуществляется либо параллельно с составлением номенклатуры дел, либо производится в соответствии с уже существующей номенклатурой.

Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, сформированных по какому-либо признаку и помещенных в отдельную твердую обложку.

Формирование дел – это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Эта работа начинается с момента завершения дела в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки его к передаче в архив.

Дела могут формироваться централизованно (в канцелярии) и децентрализовано (в структурных подразделения). Оформление дел производится работниками службы делопроизводства. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения.

На каждое названное в номенклатуре дело к началу года заводится папка, к папке оформляется обложка дела (рис. 9.3.), на которой указывается:

· Полное официальное наименование организации и его официально принятое сокращение с указанием непосредственной подчиненности, название структурного подразделения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке в скобках дописывают название этого учреждения (структурного подразделения): до 21.10.2014г. старое название.

· Индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и порядкового номера по номенклатуре дел, а также номер тома, если дело имеет несколько томов. Индекс дела переносят на обложку из номенклатуры (его целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

· Заголовок дела. Заголовок дела переносится на обложку с строгом соответствии с номенклатурой дел организации. В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указывается их копийность. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их указывают после заголовка (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их указывают после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома.

· Аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы).

· Дата дела, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дел, содержащих распорядительную, информационную и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), считаются крайние даты документов, т.е. дата первого и последнего документа. Датой дел, содержащих протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела считаются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

· Срок хранения дела (для дел долговременного хранения) или надпись «хранить постоянно» (для дел постоянного срока хранения).

Рис. 9.3. Образец оформления обложки дела.

В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного сроков хранения. Дела временного срока хранения подлежат упрощенному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

1. В дело помещаются документы, закрытые в делопроизводстве, т.е. работа по ним завершена. По мере исполнения документы раскладываются лицом, ответственным за эту работу, только в те дела, которые заведены для них номенклатурой дел. Подшивку документов в дело следует производить в тот же день к концу рабочего дня. Исполненные документы, подшиваемые в дело, должны иметь отметку об исполнении.

2. В дело подшиваются по одному экземпляру каждого документа.

3. Дела ведутся в пределах календарного года (с января по декабрь). Исключение составляют дела, переходящие на другой год, например: личные дела (формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении); документы, отражающие работу постоянных комиссий; судебные дела; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год). Плановая и отчетная документация независимо от времени ее составления помещается в дело того года, к которому она относится, например, отчет за 2013г, составленный в 2014г., помещается в дело 2013г.; план на 2015г, составленный в 2014г., помещается в дело 2015г.

4. В одно дело не подшиваются документы постоянного и временного сроков хранения, они формируются в разные дела. В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле – регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения.

5. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем документам, к которым они относятся. Дополнения должны иметь документационный вид. В случае, когда число приложений насчитывает большое количество, они могут формироваться в самостоятельные дела. Например, протоколы заседаний коллегии за год объединяются в одно дело, а документы к этим протоколам – в другое дело.

6. Документы, находящиеся в деле, должны быть подлинными. Копии подшиваются в том случае, если они оформлены в установленном порядке: на них есть визы, резолюции и другие служебные отметки. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные, возвращаются на доработку. Документы, подлежащие возврату, черновики (за исключением черновых экземпляров особо ценных документов), варианты, размноженные копии в дело не помещают.

7. Если появились документы, на которые номенклатурой не предусмотрено соответствующее дело, то на них заводится самостоятельное дело, название которого записывается в номенклатуру под резервным номером.

8. При большом количестве документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации по хронологии или узким вопросам (например, при большом количестве контрактов их можно разделить на несколько дел: «Контракты по доставке леса», «Контракты по доставке стройматериалов» и т.п. Одно большое дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке проката», «Переписка о поставке арматуры и проволоки»).

9. Если в деле имеются особо ценные документы или документы-приложения к основному документу, наличие которых не может быть определено по заголовку дела, к заголовку составляется аннотация. Она пишется после заголовка с красной строки. В аннотации сначала указывается вид документа, затем поясняется, от кого он исходит, кому адресован, его дата и краткое содержание. Например, в деле «Годовой отчет работы кафедры за 2013/2014 учебный год» может присутствовать аннотация: «К отчету приложена докладная записка с ретроспективным анализом развития кафедры с момента создания ее в 2000г».

10. Внутри дела документы размещаются в обратном хронологическом порядке.

Кроме общих правил формирования дел, существуют правила формирования конкретных дел:

1. Распорядительные документы подшиваются строго по хронологии. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

2. Документы по личному составу предприятия формируются по алфавиту фамилий сотрудников. Личные дела, личные карточки уволенных и невостребованные трудовые книжки систематизируются строго по алфавиту. Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документов располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.

3. Документы, имеющие порядковый номер (квитанции, накладные), группируются в нумерационном порядке.

4. В переписке документ-ответ будет подшит за документом-запросом, хронология, таким образом, соблюдается по инициативным документам.

5. Устав и другие учредительные документы формируются в отдельное дело.

6. Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы. Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседания советов директоров.

7. Контракты предприятий делятся на две группы, каждая из которых хранится в разных делах: коммерческие контракты и трудовые контракты.

8. Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.

Формирование дел заканчивается по завершении года, когда подшиты последние документы за прошедший год, после чего дела еще год хранятся в структурных подразделениях.

9.3. Система хранения документов.

Подготовка дел к сдачи в архив учреждения для их последующего хранения и использования – это завершающая работа с документами в делопроизводстве. Организация хранения осуществляется централизованно и децентрализовано, однако наиболее часто используется смешанная система хранения документов. Специфика этой работы определяется характером документов, их ценностью, которая влияет на определение срока хранения документов и соответственно формы хранения.

Срок хранения любого документа всегда начинает отсчитываться с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Например, для документов делопроизводства 2014г. срок хранения начнется с 2015г.

Различают три формы хранения документов:

· оперативное;

· длительное;

· постоянное.

Оперативное - текущее, временное хранение документов сроком до 10 лет. Данные документы хранятся централизованно в канцелярии, секретариате или в другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях в рабочих комнатах, или в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы должны хранится в специальных папках в запирающихся шкафах или сейфах в вертикальном положении корешками наружу. На корешке каждого дела указывается его номер по номенклатуре, сама же номенклатура дел прикрепляется к внутренней дверце шкафа. Распорядительные документы, переписка руководства и важнейшие внутренние документы могут хранится отдельно в секретариате руководства или в канцелярии. В небольших учреждениях все дела могут хранится централизованно у секретаря.

В течение делопроизводственного года сотрудники делопроизводственной службы могут беспрепятственно пользоваться документами в любое время. Другие сотрудники получают доступ к хранящимся документам только по разрешению руководства. Документы могут быть выданы лицом, ответственным за формирование и хранение дел. На место выданного документа вкладывается лист-заместитель, в котором указывается, какой документ, кому, когда и на какой срок выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. Изымать и выдавать документы из дел можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения (бухгалтерские дела могут быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера). На выданное дело заполняют лист заместитель, где указываются структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дата выдачи и возвращения, фамилия и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. В случае выдачи дела целиком составляется лист-заместитель, в котором указывается индекс дела, дата и срок выдачи, кому выдано дела, расписка в его получении.

Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

Ответственность за сохранность документов, находящихся в организации, несет ее руководитель, а также заведующий канцелярией, секретарь. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов, находящихся в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

По истечении оперативного срока хранения документы в делах пересматриваются и группируются: одна часть документов подлежит уничтожению, другая – передаче в ведомственный архив.

Работа по подготовке дел к передаче в архив включает:

· экспертизу научной и практической ценности документов

· соответствующее оформление дел

· описание документов постоянного и долговременного хранения

· передачу дел в архив учреждения, т.е. ведомственный архив, который осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи определенной их части на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов производится в три этапа:

1. при составлении номенклатуры дел определяются сроки хранения создаваемых документов;

2. подготовка документов к сдаче в архив организации;

3. уточняется ценность документов для передачи на постоянное хранение из ведомственного архива в государственный.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на архивное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в каждой организации создаются постоянно действующие экспертные комиссии. Возглавляет экспертную комиссию руководитель организации или его заместитель. В состав комиссии входят от трех до шести человек (как правило, это заместитель руководителя, юрист, сотрудник отдела кадров, бухгалтерии, заведующий канцелярией, заведующий архивом организации и др.). Комиссия заседает примерно два раза в год. Это коллегиальный орган, поэтому заседания протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии, утверждает руководитель организации. Функции экспертной комиссии определены в правилах, которые разработаны государственным архивным учреждением (Положение об экспертной комиссии, Положение о Центральной экспертной комиссии).

Основными задачами работы экспертной комиссии являются:

· рассмотрение порядка оформления номенклатурных дел в организации и ее структурных подразделениях;

· организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

· рассмотрение годовых описей документов и дел, оформленных на постоянное хранение;

· рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек;

· рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

· решение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

· подготовка и внесение на рассмотрение предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

· рассмотрение перечня документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству.

Подготовка дел к их сдаче в архив осуществляется в два этапа. На первом этапе происходит сдача дел в ведомственный архив, на втором этапе осуществляется подготовка документов постоянного срока хранения к сдаче в государственный архив. Дела постоянного и длительного сроков хранения подлежат полному оформлению.

Они должны быть оформлены следующим образом:

1. Документы в деле должны быть расположены в хронологическом порядке.

2. Необходимо произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором.

3. В конце дела должен быть подшит заверительный лист (рис. 9.4.) с заверительной надписью, которая составляется с целью учета количества входящих в дело документов (указывается количество пронумерованных листов дела цифрой и прописью). Отдельно через знак «+» указывается количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

4. Для дел, содержащих специфическую документацию (особо ценные, личные документы, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется и систематически ведется внутренняя опись, помещаемая в начале дела. В нее вписывается каждый подшиваемый документ (с указанием индекса, даты, краткого содержания и номера листа).

5. Дело должно быть переплетено или подшито в четыре прокола.

6. Обложка дела должна быть оформлена строго по стандарту. На ней необходимо дополнительно указать количество листов согласно заверительному листу, уточнить заголовок и крайние даты дела, поместить архивный шифр дела. Шифр ставится в верхнем правом и левом нижнем углах обложки и состоит из номера архивного фонда, номер описи, номера дела по описи. Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения, долговременного хранения и дел по личному составу проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных Центральной комиссией (экспертной комиссией учреждения), согласованных с экспертной комиссией соответствующего учреждения, государственной архивной службой и утвержденных ими, а также руководителем учреждения (до этого он проставляется карандашом). Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива.

Рис. 9.4. Образец оформления листа-заверителя дела.

По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, оформленные и подготовленные к сдаче в архив, вносятся в описи.

Опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (оформленных дел), раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет, кроме того, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно- справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел.

Опись составляется в пределах структурного подразделения за один год. Она оформляется отдельно на дела постоянного и длительного сроков хранения и на дела по личному составу. Перед внесением дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в строго определенном порядке. Если готовят дела за несколько лет, то сначала их располагают по годам, а в пределах года – по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется хронологически структурной. Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащихся в ней документов. При систематизации дел необходимо пользоваться номенклатурой дел.

По каждому делу в опись вносятся порядковый номер, индекс дела, заголовок дела, в том числе аннотация, даты дела, количество листов, примечания. В описи дел со сроком хранения более 10 лет перед примечанием имеется графа «срок хранения дела». Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они систематизированы. Каждое дело в описи получает свой номер. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том в описи получает самостоятельный номер. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки также включается в опись.

На предприятиях, не имеющих структурных подразделений, составляются общие описи. В крупных организациях описи составляются на дела каждого структурного подразделения в отдельности. Опись подписывается руководителем делопроизводственной службы, проставляются визы экспертной комиссии и архивной службы, после чего она утверждается руководителем учреждения (рис. 9.5.). Последняя часть описи – расписка службы делопроизводства в сдаче дел и расписка сотрудника архива в принятии дел.

Рис. 9.5. Образец оформления описи.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяются сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в архив. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники службы ДОУ обязаны их устранить. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.

Дела принимает заведующий архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника службы ДОУ, сдающего дела. Сдача дел в архив проводится по графику, составляемому заведующим архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Передача дела производится по описи, и в обоих ее экземплярах напротив записи о передаваемом деле делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также ставятся подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела.

Сдача дел в архив оформляется актом в двух экземплярах. Экземпляр акта и два экземпляра описи дел передаются в архив. Один экземпляр акта и один экземпляр описи дел передаются в службу ДОУ.

Дела, не подлежащие сдаче в архив, подвергаются уничтожению. Акт об уничтожении документов (рис. 9.6.) рассматривается на заседании экспертной комиссии организации, утверждается руководителем организации и подшивается вместе с номенклатурой дел, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт. Рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению проводятся только одновременно с рассмотрением и утверждением описи дел постоянного хранения за тот же период. В акте не требуется перечислять заголовки всех дел, в него могут включатся обобщенные заголовки, например: Переписка отдела за … г., при этом необходимо указывать, сколько папок уничтожается. В конце делается запись: Итого: … дел за … год.

Рис. 9.6. Образец оформления акта об уничтожении документов.

В каждое дело включаются только те документы, которые предусмотрены номенклатурой дел. Если в течение года появляются новые документы, то на них оформляются самостоятельные дела, названия которых включаются в номенклатуру дел на резервные номера. На каждое дело в начале года оформляется папка, на обложке которой по ГОСТ 17.914-72 указываются название учреждения, его структурного подразделения, заголовок, индекс, срок хранения.

Раскладка документов должна производиться ежедневно. Как правило, исполненные документы помещают в дела в конце рабочего дня или в крайнем случае -- утром следующего. Прежде чем документ будет помещен в дело, следует проверить правильность его оформления, наличие на нем подписи, а на копии -- заверительной надписи, служебных отметок. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

В дело помещаются только исполненные документы (документ считается исполненным, когда на нем проставлена отметка об исполнении документа и направлении его в дело), подлинники или копии, оформленные в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Не следует подшивать в дело черновики, документы, подлежащие возврату, два или более экземпляров одного и того же документа. Исключение могут составлять лишь копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание основного документа.

Документ должен помещаться в дело со всеми приложениями и дополнительными материалами, возникающими в ходе решения вопроса. Однако в тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их целесообразно формировать в самостоятельное дело (ист. № 3, с 161).

1. Документы подшиваются в дела только после их заполнения, то есть окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении ("Дан ответ по запросу от... №..."); отметка о направлении документа в дело (В дело №...).

В государственных нормативных документах запрещено подшивать в дела неисполненные, ожидающие ответа, документы с пометками "подлежит возврату".

В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов -- наличие и подлинность подписи должностных лиц, дат, регистрационных индексов, отметки о снятии с контроля и об исполнении.

2. Документы подшиваются в дела в день их исполнения. Если в организации большой документооборот, или исполнители вынуждены выезжать в частые командировки, то в инструкции по работе с документами должен быть установлен срок сдачи исполнителем законченных документов.

3. Переписка подшивается в дела со всеми приложениями и дополнительными материалами, относящимися к решению данного вопроса. Документы, имеющие много приложений, могут формироваться в отдельные дела (например, приказы -- отдельно от оснований их издания, протоколы -- от решений, выписок и др.).

4. Документы постоянного и временного срока хранения формируются в отдельные дела. Исходя из этого правила, принято формировать в отдельных делах подлинники и копии, годовые и квартальные отчеты, приказы и распоряжения.

5. Не следует допускать, чтобы в дела подшивались два и более экземпляров (копий) одного и того же документа. Это засоряет дела ненужными документами, вызывает дополнительные затраты времени на поиск документов, неоправданно увеличивает объем хранимых документов; исключение могут составлять только те копии документов, которые имеют какие-либо резолюции, пометы, визы, дополняющие содержание первого экземпляра документа.

6. Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30--40 мм). Более объемные дела неудобны в пользовании. Если в деле откладывается большее количество документов, его следует делить на тома (части). Дело, состоящее из нескольких томов, имеет один общий заголовок и указание на номер тома.

7. Дела формируются за календарный год. Исключение составляют так называемые переходящие дела, которые содержат документы по вопросам, не решенным в течение одного года. К таким делам относятся:

Учебная документация, которая формируется в пределах учебного года;

Личные дела, которые формируются в течение всех лет работы (ист. № 2, с 198-200).

Согласно ГСДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. В учреждениях 1-й и 2-й категорий допускается децентрализованное формирование дел, учитывая территориальную разобщенность структурных подразделений и в связи со спецификой деятельности таких учреждений.

В структурных подразделениях этих учреждений документы формируются в дела централизованно. В учреждениях III и IV категорий канцелярия (секретарь) формирует дела всего учреждения. В любом учреждении не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.

Документы в текущем делопроизводстве хранятся, как правило, в твердых папках. Различают две формы брошюровки документов: правая и левая. При правой форме брошюровки документы располагаются в порядке поступления, т.е. последний по времени поступления документ является первым листом дела. Такая форма брошюровки пригодна только для документов с кратковременным сроком хранения, так как архивные требования запрещают расположение документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в порядке, обратном хронологическому. Для данной формы брошюровки используются папки-скоросшиватели.

Прямая хронологическая последовательность возможна при использовании левой формы брошюровки. В этом случае первый по времени поступления документ находится как первый лист в начале дела, а документы, поступившие последними, -- в конце подшивки. В этом случае используются папки-регистраторы. Дело считается заведенным после включения в папку первого исполненного документа. В это же время оформляется и обложка дела (ист. №3, с 161-162)