Удержание части заработанных гражданином денег разрешено в ситуациях и размерах, определяемых некоторыми федеральными законами и Трудовым кодексом РФ.

При неправомерности вычетов, произведенных из заработанного дохода гражданина, последний имеет право направить соответствующее заявление в суд. Поэтому ответственные сотрудники организации должны производить все вычеты из доходов трудящихся в строгом соответствии законодательным нормам, а информация по возможным вариантам удержаний может включаться в документ о правилах оплаты труда или иной внутренний акт, регламентирующий в организации вопросы платы за труд.

Возможные варианты удержаний из заработной платы

Случаи невыплаты сотруднику денежных средств из его заработной платы определяются согласно ТК РФ (ст. 137) и разделяются на удержания:

• обязательного характера;
• инициированные предприятием;
• по желанию самого сотрудника.

К обязательным видам невыдачи средств из заработка сотрудника отнесены:

• налоговый платеж с дохода гражданина в качестве физического лица (), определяемый НК РФ (гл. 23);
• взыскания по исполнительным документам (листам) согласно ФЗ об исполнительном производстве (№119, 21.07.1997), производимые после уплаты обязательных налогов согласно НК РФ.

К сведению! Любые виды вычетов производятся из заработанных гражданином средств после первоочередного вычета в виде НДФЛ. Взыскания по исполнительным листам не применимы к некоторым видам дохода, к примеру, за работу в экстремальных или вредных условиях (ст. 69 ФЗ № 119).

Удерживаемые по инициативе предприятия суммы относятся к его праву, но не обязанности, и содержат:

• компенсацию предоставленного ранее и невозвращенного авансового платежа, полученного трудящимся в счет будущего заработка;
• гашение в установленный срок невозвращенного, неизрасходованного авансового платежа, полученного сотрудником по причине командировки, перевода на работу в иной населенный пункт;
• возврат лишней части денег, уплаченных работнику по причине ошибок счетного характера;
• возврат излишне уплаченных гражданину денег при признании его вины или неправомерности действий комиссией по трудовым спорам или судебным решением (ст. 155, 157 ТК РФ);
• вычет за время трудового отпуска, не отработанное сотрудником, в зависимости от причин для увольнения работника (ст. 77, 81, 83 ТК РФ);
• покрытие материального ущерба, понесенного организацией по вине работника (гл. 39 ТК РФ).

Невыплата части заработка по ­распоряжению руководства компании должна соответствовать следующим условиям:

• стоимость нанесенного вреда не превышает величины среднемесячного ­заработка виновного лица (ст. 248 ТК РФ);
• распоряжение о взыскании денег издано руководством организации не позже 1 месяца от даты окончательного выявления величины причиненного урона (ст. 248 ТК РФ).

По окончании месячного срока при отсутствии добровольного согласия работника на компенсацию урона взыскание производится работодателем только при наличии судебного решения.

К сведению! Если переплата лишней суммы по плате за труд произошла из-за некорректного или неправильного трактования законодательных норм или иных нормативных актов, уменьшение размера заработка на установленный излишек не допускается (ст. 137 ТК РФ).

Любые вычеты из заработка по инициативе самого работника (оплата банковского кредита, профсоюзных или страховых взносов, коммунальных платежей) производятся бухгалтерским подразделением компании только при получении от сотрудника письменного заявления.

Размер и порядок удержаний из заработка

ТК РФ (ст. 138) определены предельные показатели по размерам удержаний независимо от их вида, в том числе при каждой уплате заработка:

• общая сумма заработанных, но не переданных гражданину средств, не может превысить 20% от начисленного заработка;
• при необходимости нескольких выплат по исполнительным документам общая сумма удержаний не может быть больше 50% от величины заработка;
• размер вычета может достигать до 70% от заработка, если вычеты производятся из дохода лица, отбывающего срок в исправительной колонии, при возмещении урона здоровью иного гражданина, при возмещении ущерба в связи с кончиной кормильца или причиненного преступлением.

Внимание! Все выполняемые работодателем вычеты из заработка сотрудника должны отражаться в расчетных листках. О размерах и основаниях уменьшения выплачиваемой суммы работник должен уведомляться письменно (ст. 136 ТК РФ).

Перед осуществлением вычета работодатель должен:

• получить законное основание для выполнения процедуры (приказ, распоряжение, докладная записка с резолюцией руководителя);
• осуществить проверку, установив причину возникновения, определив точный размер нанесенного вреда и составив акт, при наличии необходимости возмещения урона работодателю (ст. 246, 247 ТК РФ);
• проконтролировать соблюдение установленного периода для подготовки решения по удержанию средств из заработка;
• получить письменное согласие сотрудника на уменьшение суммы заработка (при необходимости).

Отражение удержаний в бухучете

Начисленные по зарплате суммы указываются в бухгалтерском учете по сч. 70. Удержания также должны отражаться в учете, поэтому начисленные по дебету сч. 70 суммы будут уменьшены:

• при вычете НДФЛ — по кредиту сч. 68;
• при удержании отчислений в ПФР — по кредиту сч. 69;
• при оплате по исполнительным листам — по кредиту сч. 76;
• для возмещения потерь от брака — по кредиту сч. 28;
• для возмещения невозвращенных подотчетных сумм — по кредиту сч. 71;
• при удержании средств в пользу третьих лиц — по кредиту сч. 76.

После проведения всех необходимых вычетов выплата зарплаты осуществляется наличными через кассу (Дебет сч. 70/Кредит сч. 50) или зачисляется сотруднику на (Дебет сч. 70/Кредит сч. 51).

Ошибки при проведении вычетов из заработка

При недоплате средств из заработка сотруднику предприятия наиболее часты следующие нарушения:

1. Вычет, не оговоренный ТК РФ или иным федеральным документом, к примеру, в форме денежного штрафа из-за несвоевременного прихода на работу, курения в пределах территории организации. По ТК и иным законодательным нормам подобные меры как вариант дисциплинарной ответственности не предусматриваются. Когда подобные требования указаны в локальных актах компании или в трудовых контрактах, работодатель вправе привлечь трудящегося лишь к дисциплинарной или материальной ответственности в виде выговора, замечания, прекращения действия трудового контракта по некоторым причинам (ст. 192 ТК РФ). При нанесении предприятию вреда виновному грозит ответственность материального характера, но и в таких случаях законодательно не предусмотрены основания для денежного штрафа (ст. 238 ТК РФ).

Важно! Штрафные санкции приемлемы для административной ответственности, устанавливаемой КоАП РФ, УК РФ, иными федеральными законами, применяемыми лишь уполномоченными государственными структурами и предусматривающими взыскания средств в пользу государственного бюджета, но не компании (работодателя).

2. Несоблюдение порядка, сроков, иных критериев при проведении вычетов из заработка. К примеру, при возникновении ущерба от виновного сотрудника не получено объяснение в письменном виде по сложившейся ситуации или списаны деньги за неотработанный период трудового отпуска у уволенного в связи с сокращением штата предприятия.
3. Показатель удержания превышает значение, допустимое по ТК РФ или иным законодательным нормам.

При обнаружении нарушений при проведении вычетов из заработка сотрудника работодатель:

• за несоблюдение трудового законодательства может привлекаться к административной ответственности с уплатой штрафа (компанией, ответственным сотрудником) с дисквалификацией ответственного работника при повторном нарушении (ст. 5 КоАП РФ);
• за нарушение срока уплаты заработной платы несет материальную ответственность перед сотрудником в сумме не меньше 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ от положенной к уплате суммы за каждый просроченный день (ст. 236 ТК РФ);
• возмещает гражданину моральный урон из-за неправомерного поведения в отношении него в сумме, определяемой по соглашению сторон или судебным решением (ст. 237 ТК РФ).

К сведению! По применяемым в ТК РФ положениям допустимые вычеты из дохода трудящегося составляют некрупные суммы. Но когда работник согласен на вычет в большем размере, соответствующая процедура должна осуществляться при соблюдении правильности оформления подтверждающих документов (заявления, приказа, распоряжения), а также выполнении требуемых нормативных условий и порядка вычета.

Удержания из зарплаты могут быть по трем основаниям. Первое – исполнительный лист. Второе – такое решение приняла администрация. Ну и последнее основание – это желание самого работника.

Исполнительные листы нельзя игнорировать. По ним из зарплаты сотрудника вы должны удерживать:

• периодические платежи (например, алименты);
• взыскания по имущественной задолженности (если у сотрудника нет имущества или его недостаточно для погашения долга);
• возмещение вреда здоровью.

Чаще всего организация удержания из зарплаты осуществляются в отношении алиментов. Их могут установить в твердой сумме. Например, если заработок сотрудника постоянно меняется. Или же в процентах от зарплаты (¼, ⅓ или ½ дохода – в зависимости от количества детей).

Помимо таких обязательных удержаний руководство компании вправе осуществить удержания из зарплаты в отношении:

• неотработанного аванса, выданного в счет зарплаты;
• неизрасходованных и своевременно не возвращенных сумм, выданных под отчет, в связи с переводом на работу в другую местность и т. п.;
• зарплаты и других сумм, излишне выплаченных сотруднику в связи со счетной ошибкой или при доказательстве его вины в простое или невыполнении норм труда;
• сумм за неотработанные дни отпуска при увольнении сотрудника до окончания того рабочего года, за который ему полагается отпуск;
• сумм пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, которые выплатили сотруднику в большем размере из-за счетной ошибки (например, при подсчете заработка за расчетный период допущена арифметическая ошибка, письмо Роструда от 1 октября 2012 г. № 1286-6-1) или неправомерных действий самого сотрудника (скажем, тот скрыл сведения, влияющие на размер пособия).

Есть вопрос

Мы использовали неверный алгоритм расчета пособий. Это счетная ошибка?

Нет, такую ошибку нельзя назвать счетной или арифметической. Поэтому удержать переплату с сотрудника не получится. Вот если бы вы ошиблись, скажем, при умножении суммы дневного заработка на число календарных дней в периоде нетрудоспособности или отпуска, другое дело. Такой просчет был бы именно арифметическим.

Также из заработка сотрудника можно удержать компенсацию материального ущерба, который тот причинил организации. Основанием тут будут статьи 238 и 240 ТК РФ. Ну, а если работник сам просит удержать из его зарплаты какую-то сумму, то пусть напишет заявление. Вот его образец:

Отдельно выделю займы сотрудникам. Тут удобнее в самом договоре прописать, что вы будете удерживать определенную часть из зарплаты.

Ограничения суммы удержаний

Удержания из зарплаты, которые проводятся по инициативе организации, ограничены 20 процентами (ст. 138 ТК РФ). Их можно удерживать при каждой выплате дохода. Однако если из дохода сотрудника вы одновременно удерживаете деньги как по инициативе администрации, так и по исполнительным документам, то их общая сумма удержаний не должна превышать 50 процентов от зарплаты на руки. А максимальный размер удержаний может достигать и 70 процентов заработка, если по исполнительным документам сотрудник должен выплачивать:

• возмещение вреда, причиненного здоровью;
• возмещение ущерба лицам, потерявшим кормильца, или причиненного преступлением;
• алименты на несовершеннолетних детей. Судебные приставы определяют размер алиментов исходя из следующих пропорций. На одного ребенка полагается ¼ дохода, на двух – 1/3. На трех и более детей удержат половину заработка (п. 1 ст. 81 СК РФ).

Но при этом учтите важную деталь: ваша доля удержаний в любом случае не может быть больше 20 процентов. При этом требования исполнительных документов являются обязательными. Их нужно удовлетворять в первую очередь.

Максимальная сумма удержаний

Это означает, что долг сотрудника перед организацией можно удержать из его дохода только после того, как будут погашены все обязательства по исполнительным листам. И если, например, ваш работник платит алименты на троих детей в размере половины своего заработка, то вы с него ничего дополнительно взыскать уже не сможете. Об этом представители Роструда высказались в письме от 30 мая 2012 г. № ПГ/3890-6-1.

Что же касается удержания из зарплаты по инициативе работника, то тут никаких ограничений нет. Такой вывод подтверждает письмо Роструда от 16 сентября 2012 г. № ПР/7156-6-1. Сотрудник может распоряжаться своей заработанной платой как хочет, если напишет заявление в бухгалтерию компании. При этом положения статьи 138 ТК РФ тут не действуют. То есть удерживать можно сколько угодно и на что угодно.

Взыскание материального ущерба

Отдельно остановимся на порядке взыскания и удержания из зарплаты материального ущерба. Сколько именно вы можете удержать с сотрудника, зависит от того, какая ответственность предусмотрена – полная или ограниченная. При ограниченной материальной ответственности сотрудник обязан возместить ущерб в размере, не превышающем его средней зарплаты (ст. 241 ТК РФ).

При этом конкретный порядок его расчета для таких случаев не определен. Значит, нужно использовать общие правила. Пункт 4 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв. постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922) устанавливает следующий порядок. Вести расчет нужно исходя из начисленной сотруднику заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 предшествующих календарных месяцев. В данном случае, предшествующих месяцу, в котором сотрудник нанес ущерб.

Общую сумму зарплаты за 12 месяцев надо разделить на количество отработанных дней (часов) и умножить на число рабочих дней по графику сотрудника в том месяце, в котором он причинил ущерб. В таком случае средний заработок будет зависеть от месяца расчета. Однако просто разделить годовой заработок на 12 нельзя. Используйте такую формулу:

Пример

В начале августа 2014 года по вине сотрудника организации Нелюбова А. С. вышел из строя сервер. Размер материального ущерба оценили в 25 200 руб. Свою вину он признал. Договор о полной материальной ответственности с сотрудником не заключен, значит, взыскать с него можно не более величины среднемесячного заработка. Бухгалтер посчитал его так.

Сотрудник трудится по обычной пятидневке. Расчетный период – с 1 августа 2013 года по 31 июля 2014 года, сотрудник отработал из них 218 рабочих дней. Заработная плата за эти дни составила 433 546,15 руб. В августе 2014 года – 21 рабочий день.

Значит, сумма среднемесячного заработка составит:

433 546,15 руб. : 218 дн. x 21 дн. = 41 763,62 руб.

Таким образом, организация может осуществить удержания из зарплаты всей суммы причиненного им ущерба – 25 200 руб.

При полной материальной ответственности сотрудник обязан возместить всю сумму ущерба (ст. 242 ТК РФ). При этом никаких ограничений на общую сумму взысканий статья 137 ТК РФ не накладывает.

Полная материальная ответственность сотрудника наступает только в двух случаях. Во-первых, когда обнаружена недостача вверенных ему ценностей, если он нанес ущерб из-за административного проступка и т.  д. В этом случае не имеет значения, заключен с сотрудником договор о полной материальной ответственности или нет, он должен компенсировать ущерб полностью.

Во-вторых, в ситуациях, когда с сотрудником заключен договор о полной материальной ответственности. Такое соглашение можно заключить с работниками, должности которых перечислены в приложении 1 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85. В частности, подобный контракт оформляют с кассирами, кассирами-контролерами, а также с кладовщиками, заведующими складами, специалистами по снабжению и экспедиторами.

Кстати, водителей в этом перечне нет. Поэтому заключать с ними договоры о полной материальной ответственности нельзя. Вместе с тем, если водителя признают виновным в ДТП, то есть в административном правонарушении, компания будет вправе взыскать с него всю сумму ущерба.

В некоторых случаях материальная ответственность может быть предусмотрена в трудовом договоре с сотрудником. Это допускается по отношению к заместителям руководителя организации и главному бухгалтеру (ст. 243 ТК РФ).

А вот руководитель организации (в отличие от его заместителей) несет полную материальную ответственность независимо от того, прописано это в его трудовом договоре или нет (ст. 277 ТК РФ).

Есть вопрос

Можно ли взыскать с работника упущенную выгоду?

Нет. Удержания из зарплаты допускаются только в отношении суммы прямого ущерба. То есть тех убытков, которые можно точно посчитать. Упущенную из-за действий работника выгоду с него взыскать не получится (ст. 238 ТК РФ).

Как рассчитать сумму удержания

Сначала вычтите из зарплаты сотрудника НДФЛ. И уже из получившейся суммы рассчитывайте размер удержаний из зарплаты. Дело в том, что максимальный размер удержаний нужно рассчитывать исходя из тех денег, которые сотрудник получит на руки.

При этом вы вправе удерживать деньги в том числе и с аванса по заработной плате за первую половину месяца. Даже лучше делать именно так. Дело в том, что при расчете удержаний лишь один раз по окончании месяца вы можете столкнуться с тем, что зарплаты работника за минусом НДФЛ и уже выплаченного аванса может оказаться недостаточно для взыскания всей суммы.

К тому же вторая часть выплаты окажется значительно меньше первой. Ведь, напомним, с аванса по зарплате удерживать НДФЛ не нужно.

Пример

Продолжим предыдущий пример. Должностной оклад Нелюбова составляет 36 000 руб. Стандартные налоговые вычеты ему не полагаются.

Сумма НДФЛ составила 4680 руб. (36 000 руб. x 13%). Максимум, сколько можно удержать с работника за месяц, равен:

(36 000 руб. – 4680 руб.) x 20% = 6264 руб.

Поскольку эта сумма меньше ущерба, из зарплаты сотрудника за август бухгалтер удержал именно 6264 руб. Оставшиеся 18 736 руб. (25 000 – 6264) будут удержаны из зарплаты сотрудника в следующих месяцах.

Пример

В августе 2014 года в организацию поступил исполнительный лист на взыскание с сотрудницы Карпиной А. С. 16 000 руб. в возмещение непогашенной ссуды. Кроме того, на начало августа за работницей числился невозвращенный и неподтвержденный аванс, выданный на командировочные расходы, в сумме 3000 руб.

Однако если сотрудник возмещает причиненный компании ущерб, ситуация несколько иная. В Трудовом кодексе речь идет об удержаниях именно из заработной платы. А это не что иное, как вознаграждение за труд (ст. 129 ТК РФ). Также в это понятие входят различные доплаты и надбавки плюс стимулирующие выплаты, то есть премии. Получается, что со всех остальных перечислений вы можете удерживать деньги только по письменному заявлению работника. При этом в любом случае не нужно брать в расчет деньги, которые работник получает на возвратной основе. Например, в долг по договору займа.

Как удерживать деньги, если работник увольняется

Начнем с удержаний по инициативе компании. И в этом случае из последней зарплаты работника вы вправе удержать также не более 20 процентов. Если последней выплаты не хватает, порядок действий зависит от конкретной ситуации.

Если речь идет, скажем, о непогашенном кредите, то просто договоритесь теперь уже с бывшим работником, как он будет погашать вам оставшуюся сумму долга. То же самое касается и материального ущерба или невозвращенных подотчетных сумм. Работник отказывается возвращать долг? Значит, придется обращаться в суд.

А вот если работник отгулял часть отпуска авансом, взыскать с него недоудержанные суммы даже через суд не получится. Дело в том, что судьи в подобных случаях на стороне сотрудников.

Теперь об исполнительных листах. Если работник, в отношении которого поступил такой документ, уволится, просто отошлите исполнительный лист обратно судебным приставам. При этом приложите к нему сопроводительное письмо в произвольной форме, в котором укажите, какую сумму вы удержали с работника.

На практике нередко возникают ситуации, когда работники обращаются к работодателям с просьбой осуществлять из их заработной платы удержания, не предусмотренные законом. Например, для целей оплаты тех или иных услуг (парковки, аренды жилья и так далее), направления части заработной платы работника на благотворительность и так далее. Минтруд России рассмотрел ситуацию, в которой работник обратился к работодателю с просьбой направлять часть его заработной платы на погашение кредита ().

В качестве ответа в ведомстве процитировали , содержащую основания для удержания из заработной платы работника, среди которых удержание по просьбе работника не указано. Из чего можно сделать вывод, что такое удержание чиновники законным не считают.

Отметим, что на практике данный вопрос является крайне спорным. Многие специалисты полагают, что регулирует только вопросы принудительных удержаний из заработной платы работника. Добровольное же обращение работника с просьбой удержать ту или иную сумму из его заработной платы является формой распоряжения работником его денежными средствами. Трудовым законодательством данный вопрос не регулируется ( , Воронежского областного суда от 24 июля 2014 г. № 33-3820/2014 , Суда Чукотского автономного округа от 15 ноября 2012 г. № 33-179/12).

Различными специалистами Роструда по рассматриваемому вопросу также высказываются противоположные мнения. Если в указано на недопустимость удержаний из заработной платы, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, то в косвенно подтверждается правомерность дополнительных удержаний, производимых на основании заявления работника.

Со своей стороны отметим, что в силу заработная плата выплачивается непосредственно работнику, за исключением случаев, когда иной способ выплаты предусматривается федеральным законом или трудовым договором. То обстоятельство, что законодатель допускает исключения из правила о выплате зарплаты непосредственно работнику, не означает, что с согласия работника его заработная плата может быть перечислена любому лицу. Конституционный Суд Российской Федерации в указал, что нормы направлены на создание условий беспрепятственного получения заработной платы лично работником удобным для него способом. Таким образом, по нашему мнению, работодатель не вправе удовлетворять просьбы работника об удержании части его заработной платы. Вся сумма заработной платы должна быть получена работником, а уже в дальнейшем он может распорядиться ей угодным ему способом.

Поговорим о видах удержаний из заработной платы, очередности и ограничениях их размера. Также из материала вы узнаете про типы доходов, из которых удержания не производятся.

Экспертом Контур.Бухгалтерии выступает Елена Вячеславовна Воробьева, к.э.н., член Научно-экспертного совета Палаты налоговых консультантов Российской Федерации.

Виды удержаний из заработной платы

Удержания из заработной платы и иных доходов работника делятся на группы:

• обязательные — производимые в соответствии с действующим законодательством;
• производимые по инициативе работодателя в случаях, установленных законодательством о труде;
• производимые по заявлению работника.

1. Обязательные удержания

К числу обязательных удержаний из заработной платы и иных доходов работника относятся:

• налог на доходы физических лиц (НДФЛ);
• удержания по исполнительным документам.

Перечень исполнительных документов приведен в ст. 12 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (далее — Закон № 229-ФЗ) и включает:

1) исполнительные листы, выдаваемые судами общей юрисдикции и арбитражными судами на основании принимаемых ими судебных актов;

2) судебные приказы;

3) нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов или их нотариально удостоверенные копии;

4) удостоверения, выдаваемые комиссиями по трудовым спорам;

5) акты органов, осуществляющих контрольные функции, о взыскании денежных средств с приложением документов, содержащих отметки банков или иных кредитных организаций, в которых открыты расчетные и иные счета должника, о полном или частичном неисполнении требований указанных органов в связи с отсутствием на счетах должника денежных средств, достаточных для удовлетворения этих требований;

6) судебные акты, акты других органов и должностных лиц по делам об административных правонарушениях;

7) постановления судебного пристава-исполнителя;

8) акты других органов в случаях, предусмотренных федеральным законом;

9) исполнительная надпись нотариуса;

11) определение судьи о наложении ареста на имущество.

Лица, выплачивающие должнику заработную плату или иные периодические платежи, обязаны (п. 3 ст. 98 Закона № 229-ФЗ):

• со дня получения исполнительного документа от взыскателя или судебного пристава-исполнителя удерживать денежные средства из заработной платы и иных доходов должника в соответствии с требованиями, содержащимися в исполнительном документе;
• в трехдневный срок со дня выплаты выплачивать или переводить удержанные денежные средства взыскателю. Перевод и перечисление денежных средств производятся за счет должника.

Распоряжение (приказ) работодателя и согласие работника на обязательные удержания из заработной платы и иных доходов не требуются.

2. Удержания по инициативе работодателя

Удержания из заработной платы работника могут производиться в целях погашения задолженности работодателю только в случаях, установленных ст. 137 Трудового кодекса и иными федеральными законами.

2.1. Удержания для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы

Пример 1 . Принимая во внимание то, что при выплате заработной платы за первую половину месяца (аванса) работодатель не производит исчисление и удержание НДФЛ (письма Минфина России от 06.03.2001 № 04-04-06/84, УФНС России по г. Москве от 29.03.2006 № 28-11/24199, от 18.10.2007 № 28-11/099479), во избежание возникновения задолженностей по налогу в случае, если месяц будет отработан не полностью, правилами внутреннего трудового распорядка организации размер аванса установлен в размере 40 процентов оклада (тарифной ставки) работника.

Размер выплаты за первую половину июня определяется исходя из оклада работника — 20 000 рублей; количества рабочих дней, приходящихся на период с 1 по 15 апреля по производственному календарю, — 11 дней; количества дней, отработанных работником, — 3 дня:

20 000 руб. × 40% / 11 дней × 3 дня = 2 181,82 рублей.

Очевидно, что при соблюдении указанных выше правил ситуация, когда у работника возникает обязанность возвратить работодателю аванс, полученный за неотработанное время, исключена.

Пример 2. В соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации заработная плата за первую половину месяца выплачивается в фиксированном размере — 50 процентов оклада, независимо от фактически отработанного времени.

Работник, которому установлен оклад 20 000 руб., находился в отпуске с 1 по 10 апреля 2019 г. 30 апреля работнику был выдан аванс — 10 000 руб. В период с 22 по 28 апреля работнику был предоставлен отпуск без сохранения зарплаты.

Всего за апрель работник отработал 9 дней из 22 рабочих дней по производственному календарю. За отработанное время работнику начислена заработная плата:

20 000 руб. / 22 дней × 9 дней = 8 181 рублей 82 копеек.

Поскольку 30 апреля работнику были выплачены 10 000 руб., задолженность работника за апрель составила 1 818 рублей 18 копеек. Работодатель вправе удержать указанную сумму при выплате заработной платы за последующие периоды.

Рассматриваемый вид удержаний возникает также в случае отзыва работника из ежегодного оплачиваемого отпуска в порядке, установленном ст. 125 ТК РФ . При этом происходит переквалификация отпускных, приходящихся на неиспользованные дни отпуска, в полученную авансом заработную плату. При выплате заработной платы, начисленной за фактически отработанное по окончании отпуска время, производится удержание излишне полученных работником перед уходом в отпуск сумм.

Заметим, что при очевидной правомерности удержания в рассматриваемом случае (ведь работнику выплатили денежные средства за неотработанное им время) работодателю необходимо не только издать соответствующее распоряжение не позднее одного месяца со дня выплаты, но и получить письменное согласие работника на возмещение задолженности (ст. 137 ТК РФ).

Быстрое заведение первички, автоматичекий расчет заработной платы, многопользовательский режим, бесплатные обновления и техподдержка в онлайн сервисе Контур.Бухгалтерия!

2.2. Удержания для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях

При этом не существует законодательно установленного определения понятия «счетная ошибка». К числу счетных ошибок относятся только, допущенные при выполнении арифметических действий, то есть связанные именно с подсчетами. Технические ошибки, в том числе совершенные по вине работодателя, счетными не являются (Определение Верховного Суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17).

Таким образом, работодатель не имеет права по своей инициативе производить удержания в следующих и подобным им случаях:

• если начисленные в пользу работника суммы ошибочно выплачены ему дважды;
• если начисление излишней суммы обусловлено ошибкой бухгалтера: заработная плата исчислена исходя из более высокого оклада (тарифной ставки), нежели установлен работнику в трудовом договоре; премия начислена в большем размере, чем указано в приказе на премирование; неправильно учтены в расчетах среднего заработка суммы премий; неверно произведена корректировка среднего заработка в связи с повышением в организации окладов (тарифных ставок) и пр.;
• если начисление излишней суммы заработной платы обусловлено ошибками в Табеле учета рабочего времени (например, дни временной нетрудоспособности отражены в Табеле как отработанные и т п.).

В указанных ситуациях взыскание производится только с письменного согласия работника. Если же ошибка допущена другим сотрудником, то взыскание производят с работника, виновного в допущении ошибки, приведшей к завышению выплат. То есть взыскания производятся в порядке, установленном для возмещения ущерба, нанесенного организации.

Напомним, что аналогичные правила и ограничения действуют и в отношении пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС РФ. Статьей 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» установлено, что сумма пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, излишне выплаченная застрахованному лицу, не может быть с него взыскана, за исключением случаев счетной ошибки и недобросовестности со стороны получателя (представление документов с заведомо неверными сведениями, сокрытие данных, влияющих на получение пособия и его размер, другие случаи).

В частности, не может быть взыскана с работника сумма пособия по временной нетрудоспособности, начисленная в большем размере из-за неправильного определения страхового стажа работника.

При этом излишне начисленная в результате счетной ошибки и выплаченная работнику сумма пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам может быть удержана только с письменного согласия работника (письмо ФСС РФ от 20.08.2007 № 02-13/07-7922).

Быстрое заведение первички, автоматичекий расчет заработной платы, многопользовательский режим, бесплатные обновления и техподдержка в онлайн сервисе Контур.Бухгалтерия!

2.4. Удержания при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска

По ТК РФ работник может уйти в отпуск уже через полгода после устройства на работу. В этом случае он заработал только 14 дней, но отпуск может взять уже на 28. Так получается, что две недели он отдыхает авансом. Если до окончания рабочего года он уволится, то при увольнении вы можете произвести удержание.

Удержания за использованные, но не отработанные ко дню увольнения дни отпуска не производятся, если работник увольняется по следующим основаниям:

• отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
• ликвидация или сокращение численности или штата (п. п. 1, 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
• смена собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера) (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
• призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу (п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ ;
• восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
• признание работника нетрудоспособным (п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
• смерть работника (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
• наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих осуществлению трудовой деятельности (п. 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).

В случаях, когда удержания излишне выплаченных отпускных допускаются, необходимо учитывать:

1. Работодатель принимает решение (издает приказ, распоряжение) об удержании из заработной платы, начисленной работнику в окончательный расчет, сумм, приходящихся на использованные, но не отработанные дни отпуска.

2. Сумма излишне выплаченных отпускных определяется как произведение среднего дневного заработка, исходя из которого были оплачены дни отпуска (а не среднего дневного заработка, исчисленного на день увольнения), на количество неотработанных дней.

Количество дней неотработанного отпуска определяется по формуле:

Кно = Котп - (ПРотп / 12 мес. х Мотр),

Кно - количество календарных дней неотработанного отпуска;
Котп - количество использованных календарных дней отпуска за время работы в организации (за последний рабочий год);
ПРотп - продолжительность (количество календарных дней) ежегодного оплачиваемого отпуска;
Мотр - количество месяцев, отработанных работником за время работы в организации (за последний рабочий год).

При определении значения Мотр учитывается время, включаемое в стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск в соответствии со ст. 121 ТК РФ. При этом излишки дней, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169).

В-третьих, общая удерживаемая сумма не должна превышать 20 процентов от суммы, выплачиваемой работнику при окончательном расчете (ст. 138 ТК РФ).

При соблюдении указанных выше правил удержания излишне выплаченных отпускных производятся без согласия работника.

Пример 3. Работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

За последний рабочий год (с 24 сентября 2018 г. по 30 июня 2019 г.) работник получил полный отпуск авансом в мае 2019 г. 30 июня 2019 г. работник увольняется по собственному желанию.

1. Определяется сумма отпускных, приходящихся на использованные, но не отработанные ко дню увольнения дни отпуска.

За последний рабочий год (с 24 сентября 2018 г. по 30 июня 2019 г.) работник отработал 9 месяцев и 7 дней (месяц ежегодного оплачиваемого отпуска включается в стаж работы, дающей право на ежегодный отпуск — ст. 121 ТК РФ), которые округляются до 9 месяцев.

Количество дней использованного, но неотработанного отпуска составило:

28 дней − (28 дней / 12 мес. × 9 мес.) = 7 дней

Средний дневной заработок, исходя из которого были оплачены дни отпуска, предоставленного в мае — 1 023 руб.

Сумма, которая подлежит удержанию из заработной платы работника, составила:

1 023 руб. × 7 дней = 7 161 рублей.

2. Определяется сумма удержания, допустимого без согласия работника.

За июнь работнику начислена заработная плата 30 000 руб. За первую половину месяца работнику выплачено 12 000 руб. (аванс). НДФЛ удерживается в сумме 3 900 руб. (30 000 руб. × 13%).

Из заработной платы, начисленной в окончательный расчет, может быть удержано не более 20% суммы выплаты:

(30 000 руб. − 3 900 руб. − 12 000 руб.) × 20% = 2 820 руб.

Если суммы заработной платы, начисленной в окончательный расчет, недостаточно для того, чтобы произвести удержание в полном размере (как в рассмотренном примере), можно:

• получить письменное заявление работника на удержание из его заработной платы суммы, превышающей 20 процентов выплаты;
• «подарить» работнику сумму, не подлежащую взысканию по инициативе работодателя;
• договориться с работником о внесении им необходимой суммы в кассу организации;
• требовать от работника погасить задолженность перед работодателем в судебном порядке.

Напоминаем, что при предоставлении работнику отпуска из начисленных отпускных удерживается НДФЛ. Если по распоряжению работодателя из заработной платы работника удерживается излишне начисленная сумма отпускных, то необходимо произвести возврат НДФЛ, приходящийся на удержанную сумму, в порядке, установленном ст. 231 НК РФ .

В бухгалтерском учете удержания за неотработанные дни отпуска отражаются сторнированием суммы отпускных (Письмо Минфина России от 20.10.2004 № 07-05-13/10).

В целях налогообложения прибыли, удержанные из заработной платы работника сумма излишне начисленных отпускных и начисленнх на нее страховых взносов необходимо включить во внереализационные доходы в месяце увольнения работника (письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-03-05/224).

Если работодатель принял решение о том, что суммы, начисленные за использованные, но неотработанные дни отпуска, не будут взыскиваться с работника (полностью или частично), то на соответствующие суммы следует увеличить базу по налогу на прибыль в текущем периоде. Другими словами, расходы организации-работодателя, понесенные в связи с увольнением работника, не отработавшего дни предоставленного отпуска, не учитываются при формировании налогооблагаемой прибыли в связи с их несоответствием положениям ст. 252 НК РФ (письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).

Что же касается страховых взносов, начисленных на удерживаемую из заработной платы работника сумму отпускных, то корректировка базы по взносам производится в месяце увольнения (а не в месяце предоставления отпуска).

Например, в ситуации, рассмотренной в примере 3, в базу для начисления страховых взносов за июнь войдет сумма начисленной заработной платы за минусом удержания:

30 000 руб. − 2 820 руб. = 27 180 руб.

Однако, если работник в добровольном порядке (путем подачи заявления на удержание или внесения денежных средств в кассу организации) возвращает работодателю сумму, превышающую начисленную в месяце увольнения, то базу для начисления страховых взносов нужно скорректировать.

2.5. Удержания для возмещения ущерба, причиненного работником работодателю

Порядок привлечения работника к материальной ответственности за ущерб, причиненный работодателю, установлен главой 39 ТК РФ .

Отдельные вопросы материальной ответственности работника рассмотрены в письме Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1 .

Материальная ответственность наступает, если одновременно выполняются условия:

• ущерб причинен вследствие противоправного поведения (действия или бездействия) работника;
• существует непосредственная причинная связь между противоправным действием и материальным ущербом;
• вина работника в совершении противоправного действия (бездействия) доказана (не оспаривается работником).

В настоящее время письменные договоры о полной материальной ответственности могут заключаться только с теми работниками и на выполнение тех видов работ, которые предусмотрены Перечнем должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержденным Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85 . Названный перечень должностей и работ исчерпывающий и расширительному толкованию не подлежит.

В иных случаях работник за причиненный ущерб может быть привлечен только к ограниченной материальной ответственности — в пределах среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ).

Средний заработок определяется в соответствии с Положением об особенностях исчисления средней заработной платы , утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Предельный размер удержаний из заработной платы работника при каждой отдельной выплате составляет 20 процентов (ст. 138 ТК РФ).

Пример 4. Работник в результате небрежного отношения (данный факт подтверждается результатами служебного расследования) сломал прибор стоимостью 15 000 руб. Прибор ремонту не подлежит.

Если средняя заработная плата работника составляет сумму менее 15 000 руб., то решение о взыскании с работника полной стоимости испорченного прибора может быть принято только судом.

Если средняя заработная плата работника составляет сумму более 15 000 руб., то решение о взыскании с работника суммы ущерба может быть принято работодателем.

1. За первую половину месяца работнику выплачивается 8 000 руб. (НДФЛ не удерживается). В возмещение ущерба из заработной платы работника может быть удержано:

8 000 руб. × 20% = 1 600 руб.

2. За полный месяц работнику начислена заработная плата 20 000 руб. НДФЛ удерживается в сумме 2 600 руб. (20 000 руб. х 13%).

Из заработной платы, начисленной за месяц, может быть удержано не более 20% суммы выплаты:

(20 000 руб. − 2 600 руб. − 8 000 руб.) × 20% = 1 880 руб.

На следующий месяц переходит сумма долга — 11 520 руб. (15 000 руб. − 1600 руб. − 1 880 руб.).

3. Удержания по заявлению работника

По заявлению работника, поданного работодателю в добровольном порядке, могут производиться удержания из заработной платы на любые цели и в любом размере. Чаще всего по заявлению работника удерживаются:

• взносы на добровольное личное страхование, в том числе медицинское и пенсионное;
• членские профсоюзные взносы при безналичной системе расчетов с профсоюзными организациями;
• суммы в погашение займов, выданных работодателем, и кредитов, выданных банками, и процентов за пользование займами (кредитами);
• суммы, направляемые на благотворительность и т п.

Следует помнить:

• работодатель вправе, но не обязан принимать заявление от работника на удержание из его заработной платы определенных сумм и перечисление их на счета третьих лиц;
• ограничений по сумме удержаний нет;
• работник в своем заявлении может указать, из каких доходов производятся удержания, а из каких — нет. Например, работник может наложить запрет на удержания из пособий по временной нетрудоспособности;
• работник должен указать в заявлении, что комиссия банка за перевод средств также удерживается из его зарплаты.

Доходы, из которых не производятся удержания

Быстрое заведение первички, автоматичекий расчет заработной платы, многопользовательский режим, бесплатные обновления и техподдержка в онлайн сервисе Контур.Бухгалтерия!

Виды доходов, на которые не может быть обращено взыскание, определены ст. 101 Закона № 229-ФЗ .

Упомянем лишь те выплаты, которые могут быть произведены работодателем в пользу работника:

1) денежные суммы, выплачиваемые в возмещение вреда, причиненного здоровью (кроме случаев обращения взыскания при удержании алиментов, а также по обязательствам о возмещении вреда в связи со смертью кормильца);

2) денежные суммы, выплачиваемые в возмещение вреда в связи со смертью кормильца;

3) денежные суммы, выплачиваемые лицам, получившим увечья (ранения, травмы, контузии) при исполнении ими служебных обязанностей, и членам их семей в случае гибели (смерти) указанных лиц;

4) компенсационные выплаты, установленные законодательством Российской Федерации о труде:

• а) в связи со служебной командировкой, с переводом, приемом или направлением на работу в другую местность;
• б) в связи с изнашиванием инструмента, принадлежащего работнику;
• в) в связи с рождением ребенка, регистрацией брака или смертью родных.

5) страховое обеспечение по обязательному социальному страхованию, в том числе пособия гражданам, имеющим детей, социальное пособие на погребение. Исключение — пособия по временной нетрудоспособности;

6) суммы единовременной материальной помощи, выплачиваемой:

• а) в связи со стихийным бедствием или другими чрезвычайными обстоятельствами;
• б) в связи с террористическим актом;
• в) в связи со смертью члена семьи;
• г) в виде гуманитарной помощи;
• д) за оказание содействий в раскрытии преступлений.

7) суммы полной или частичной компенсации стоимости путевок, за исключением туристических, выплачиваемой работодателями своим работникам и (или) членам их семей, инвалидам, не работающим в данной организации, в находящиеся на территории Российской Федерации санаторно-курортные и оздоровительные учреждения, а также суммы полной или частичной компенсации стоимости путевок для детей, не достигших возраста 16 лет, в находящиеся на территории Российской Федерации санаторно-курортные и оздоровительные учреждения;

8) суммы компенсации стоимости проезда к месту лечения и обратно.

В перечень выплат, на которые не могут быть обращены взыскания по алиментным обязательствам в отношении несовершеннолетних детей, а также по обязательствам о возмещении вреда в связи со смертью кормильца, не входят:

• денежные суммы, выплачиваемые в возмещение вреда, причиненного здоровью;
• пособия по временной нетрудоспособности.

Другими словами, с указанных выплат производится удержание алиментов на основании исполнительных листов и соглашений об уплате алиментов, удостоверенных нотариально.

Очередность и ограничение размера удержаний

Быстрое заведение первички, автоматичекий расчет заработной платы, многопользовательский режим, бесплатные обновления и техподдержка в онлайн сервисе Контур.Бухгалтерия!

В первую очередь работодатель (в целях исчисления НДФЛ — налоговый агент) производит удержание из доходов работника суммы исчисленного налога на доходы физических лиц.

1. Требования по взысканию алиментов, возмещению вреда, причиненного здоровью, возмещению вреда в связи со смертью кормильца, возмещению ущерба, причиненного преступлением, а также требования о компенсации морального вреда;

2. Требования по вылпате выходных пособий и оплате труда;

3. Требования по обязательным платежам в бюджет и внебюджетные фонды;

4. Все остальные требования в порядке поступления исполнительных документов.

При удержаниях на основании исполнительного документа (нескольких исполнительных документов) с должника может быть удержано не более 50 процентов заработной платы и иных доходов (п. 2 ст. 99 Закона № 229-ФЗ).

Пример 5. Работодателю в отношении работника поступило два исполнительных документа, на основании которых из заработной платы следует удержать алименты на содержание несовершеннолетнего ребенка (1/4 доходов) и суммы в возмещение задолженности банку.

По итогам месяца работнику начислена заработная плата в сумме 30 000 руб.
1. Производится исчисление НДФЛ с учетом права работника на получение стандартного налогового вычета по расходам на содержание ребенка — 1 400 руб.:
(30 000 руб. − 1 400 руб.) × 13% = 3 718 руб.

2. Производится исчисление суммы алиментов на содержание несовершеннолетнего ребенка:
(30 000 руб. − 3 718 руб.) × 1/4 = 6 570,50 руб.

3. Производится исчисление предельной суммы удержания в погашение задолженности банку:
(30 000 руб. − 3 718 руб.) × 50% - 6 750,50 руб. = 6 390,50 руб.

Указанное выше ограничение не применяется при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного здоровью, возмещении вреда в связи со смертью кормильца и возмещении ущерба, причиненного преступлением. В этих случаях размер удержания из заработной платы и иных доходов должника не может превышать 70 процентов (п. 3 ст. 99 Закона № 229-ФЗ).

При этом следует уточнить: при наличии нескольких исполнительных документов в первую очередь удовлетворяются требования об удержании алиментов и возмещения вреда, а затем остальные (п. 1 ст. 111 Закона № 229-ФЗ).

Таким образом, если установленный в исполнительном документе размер алиментов составляет менее 50 процентов заработка и иных доходов должника, то остальные удержания не могут превышать суммы, исчисленной как разность между половиной заработка работника, уменьшенного на сумму НДФЛ, и алиментами на содержание несовершеннолетних детей.

Если же установленный в исполнительном документе размер алиментов составляет от 50 до 70 процентов заработка (например, если алименты взыскиваются на нескольких детей), то работодатель не имеет права осуществлять удержания из заработка работника на основании иных исполнительных документов, поскольку удержания сверх установленного ограничения незаконны.

Если взысканная с должника денежная сумма недостаточна для удовлетворения требований одной очереди в полном объеме, то они удовлетворяются пропорционально причитающейся каждому взыскателю сумме, указанной в исполнительном документе.

Пример 6. В организацию поступило два исполнительных листа на удержания из доходов работника:

• алиментов на содержание трех несовершеннолетних детей — 1/2 дохода;
• возмещение вреда здоровью физического лица — 10 000 руб. в месяц.

Указанные требования относятся к первой очереди.

За месяц работнику начислена заработная плата в сумме 30 000 руб.

1. Производится исчисление НДФЛ с учетом права работника на получение стандартного налогового вычета по расходам на содержание троих детей — 5 800 руб. (по 1 400 руб. на первых двух детей; 3000 руб. - на третьего ребенка):

(30 000 руб. − 5 800 руб.) × 13% = 3 146 руб.

2. Производится исчисление общей суммы удержаний по двум исполнительным листам.

Сумма алиментов на содержание несовершеннолетних детей:

(30 000 руб.− 3 146 руб.) × 1/2 = 13 427 руб.

Общая сумма удержаний:

13 427 руб. + 10 000 руб. = 23 427 руб.

3. Производится исчисление предельной суммы удержания по двум исполнительным листам:

(30 000 руб. − 3 146 руб.) × 70% = 18 797,80 руб.

4. Поскольку общая сумма удержаний превышает предельную сумму, определяется доля каждого из удержаний в общей сумме:

• 23 427 руб. - 100%;
• 13 427 руб. - 57,32%;
• 10 000 руб. - 42,68%.

5. Размер удержаний по каждому из исполнительных листов составляет:

• алименты: 18 797,80 руб. × 57,32% = 10 774,90 руб.;
• возмещение вреда, причиненного здоровью: 18 797,80 руб. × 42,68% = 8 022,90 руб.

6. На следующий месяц переходит задолженность:

• по алиментам: 13 427 руб. − 10 774,90 руб. = 2 652,10 руб.;
• по возмещению вреда, причиненного здоровью: 10 000 руб. − 8 022,90 руб. = 1 977,10 руб.

Удержания из заработной платы по инициативе работодателя производятся только после того, как произведены все обязательные удержания.

Ограничение размера удержаний из заработной платы по инициативе работодателя установлены ст. 138 ТК РФ : общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов.

Пример 7. По приказу работодателя из заработной платы работника производится удержание для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (20 000 руб.).

По итогам месяца работнику начислена заработная плата в сумме 30 000 руб., из которых 12 000 руб. выплачены работнику в качестве оплаты труда за первую половину месяца.

1. Производится исчисление НДФЛ с учетом права работника на получение стандартного налогового вычета по расходам на содержание ребенка — 1 400 руб.:

(30 000 руб. − 1 400 руб.) × 13% = 3 718 руб.

2. Производится исчисление суммы удержания по инициативе работодателя:

(30 000 руб. − 12 000 руб. − 3 718 руб.) × 20% = 2 856,40 руб.

Остальная сумма задолженности может быть удержана из заработной платы за последующие месяцы.

Размер удержаний из заработной платы по заявлению работника законодательно не ограничен, поскольку фактически речь идет о праве работника свободно распоряжаться своим заработком, в том числе обращаться к работодателю с просьбой перечислять соответствующую часть оставшихся после удержания НДФЛ и иных обязательных удержаний сумм на счета третьих лиц.

Таким образом, по заявлению работника может удерживаться до 100% дохода, оставшегося после обязательных удержаний.

Удерживайте суммы с помощью веб-сервиса Контур.Бухгалтерия . Простой учет, зарплата, отчетность, поддержка специалистов без доплат.

В некоторых случаях работодателям приходится удерживать часть доходов своих сотрудников. Делают это как в добровольном, так и принудительном порядке. Что такое удержания зарплаты, какими для этого бывают основания, в каких размерах и с каких доходов работника можно их производить – в этой статье.

Удержание из заработной платы работника представляет собой часть дохода, которую начисляют, но не выплачивают на законных основаниях. Удержания могут быть:

• добровольными по инициативе самого сотрудника;
• по решению работодателя в рамках законодательства;
• обязательные согласно действующему законодательству.

Воспользуйтесь этими документами для оформления удержания из заработной платы сотрудника. Наши справочники и образцы спасут от обидных штрафов и защитят от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Скачивайте бесплатно:

Перечень удержаний из заработной платы

В таблице 1 представлены основные виды удержаний из заработной платы по группам.

Таблица 1 . Перечень удержаний из заработной платы

Группа	Виды
Обязательные	Удержания по исполнительным документам: алименты; возмещение вреда в связи с потерей третьим лицом полной или частичной способности трудиться; возмещение морального вреда; штрафы за нарушения административного, уголовного, налогового законодательства; возмещение имущественного ущерба третьим лицам или организациям.
По инициативе работника	Денежные средства на содержание несовершеннолетних детей (соглашение об уплате алиментов между бывшими супругами). Взносы в профсоюзы. Страховка. Оплата кредитов и займов.
По инициативе работодателя	Возмещение материального вреда. Ошибки в расчетах. Неотработанные авансы. Возврат подотчетных сумм.

Случаи удержания заработной платы

Сделайте расчет зарплаты в программе БухСофт. Она включает в себя полный кадровый учет, табели, расчет и индексацию зарплаты для любой системы, а также калькуляторы и автоматическое формирование всей отчетности (4-ФСС, РСВ, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, персучет и т.д.).

Рассчитать зарплату работника ⟶

По решению работодателя

В соответствии с принятым решением суммы удерживают:

• для возмещения выданного, но фактически не отработанного аванса;
• для погашения затрат, связанных с транспортными расходами на перемещение работника от места работы к месту командировки;
• для возврата излишне выплаченных сумм вследствие неправильного расчета;
• при увольнении работника, который отгулял полностью отпуск авансом;
• возмещение материального вреда, нанесенного работником;
• возврат подотчетных сумм.

По инициативе работника

Возможны следующие случаи:

1. Оплата взноса в профсоюз. Работодатель не имеет права отказывать в перечислении взносов работникам-членам профсоюзов.
2. Взносы на благотворительность. Перечисляют в добровольном порядке на расчетные счета благотворительных организаций.
3. Отчисления в страховые компании. Некоторые работники просят работодателей перечислять с их дохода взносы на добровольное страхование жизни, здоровья или имущества.
4. Оплата кредитов. Организация по просьбе работника со своего счета перечисляет очередной взнос на счет банка.
5. Алименты. Важно учитывать: статья 110 Семейного Кодекса РФ разрешает бывшим супругам заключать соглашение об уплате алиментов. Если есть этот нотариально заверенный документ, то удержание переходит из разряда добровольных в обязательные.

Основания удержания заработной платы

Все законные причины для удержания денежных средств из заработной платы установлены статьями 137 и 138 ТК РФ. Также они содержат предельные размеры удерживаемой части дохода.

Таблица 2 . Размеры удержания из заработной платы в РФ

Документы-основания для удержаний из зарплаты:

• приказ;
• заявление работника;

Порядок удержания из заработной платы

Обязательные удержания делают на основании гл. 23 НК РФ и Закона № 229-ФЗ.

Согласно ст. 98 Закона № 229-ФЗ лица, которые выплачивают должнику зарплату или другие регулярные платежи (например, вознаграждения по договору ГПХ) обязаны в день получения исполнительного листа производить удержания части его доходов.

Уплата части удержанного дохода осуществляется в течение 3 дней после выплаты зарплаты сотруднику.

При увольнении работника-должника нужно уведомить приставов или взыскателей о суммах, удержанных в соответствии с прилагаемым исполнительным листом. Также необходимо сообщить, что дальнейшие удержания невозможны.

Согласно памятке об удержании алиментов, размещенной на сайте fssprus.ru, в уведомлении должны быть отражены следующие сведения:

• размер вычитаемого дохода в процентном отношении;
• номер исполнительного листа и дела;
• удержанную сумму;
• номер платежного поручения (квитанции);
• день перечисления;
• оставшаяся сумма задолженности.

Стоимость перевода денег также может быть компенсирована за счет должника.

При удержаниях по инициативе работодателя в соответствии со ст. 137 и 138 ТК РФ работодатель письменно извещает работника о сумме и основании согласно (ст. 136 ТК РФ).

Но прежде чем извещать и начинать удерживать часть дохода сотрудника необходимо составить документ-основание:

• например, расчетный листок с подробной расшифровкой совершенной счетной ошибки;
• платежную ведомость или платежное поручение, с указанием суммы перечисленного или выплаченного, но не отработанного аванса;
• акт расследования комиссии о наличии ущерба, причиненного работником.

Есть виды дохода сотрудника, из которых нельзя удерживать суммы на исполнение решений судебных органов. Речь идет о компенсационных выплатах, которые установлены законодательством о труде:

• возмещение расходов сотруднику, понесенных им в связи с оплатой проезда, проживания и питания в период нахождения в командировке;
• возмещение расходов, связанных с изнашиванием, поломкой, кражей инструмента, при помощи которого работник выполняет свои трудовые функции;
• суммы, выплачиваемые сотрудникам в связи с памятными событиями в их жизни: рождение ребенка, смерть близкого родственника, регистрация брака и т. д.

Также взыскание средств по исполнительным листам не распространяется на социальные пособия, перечень которых установлен на федеральном уровне.

В статье 137 ТК РФ установлено общее правило, по которому излишне выплаченная заработная плата взысканию не подлежит. Исключение составляют следующие случаи:

• зарплата была выплачена в большем размере, чем полагается, в результате неправильного начисления, например, техническая ошибка;
• орган по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признал за работником вину в простое и невыполнение трудовых обязанностей;
• суд установил, что неправомерные действия работника привели к выплате зарплаты в большем размере. Например, увеличение отработанных часов в табеле учета рабочего времени.

При определении размера и сроков удержаний из заработной платы необходимо:

• установить причины, по которым часть дохода должна быть удержана;
• определить законодательные основания согласно которым будет производиться вычет из доходов;
• подготовить документацию.

Как сделать удержание из заработной платы: пошаговый алгоритм

Шаг 1 . Издать приказ (см. образец)

Шаг 2 . Ознакомить работника с приказом.

Шаг 3 . Передать документ-основание в бухгалтерию.

Шаг 4 . Начислить заработную плату сотруднику.

Шаг 5 . Удержать часть дохода.

Шаг 6 . В случае необходимости перечислить всю сумму удержанного дохода получателю на расчетный счет или отправить почтовым переводом.

Примеры удержаний из заработной платы

Пример 1

В ООО «А» поступил исполнительный лист от судебного пристава района с информацией об имеющейся у одного из работников задолженности по алиментам на содержание его несовершеннолетней дочери. Помимо основного долга у работника также имеется долг по исполнительскому сбору для ФССП в размере 1000 р.

Бухгалтер ООО «А» поступает следующим образом:

1. Начисляет заработную плату работнику.
2. Удерживает из нее НДФЛ в размере 13%.
3. От причитающейся ему части заработка вычитает 25% и перечисляет получателю, согласно исполнительному листу.
4. Переводит на счет ФССП района сумму исполнительского сбора – 1000 р.

В случае необходимости (по запросу судебных приставов), бухгалтер также обязан предоставить справку о сумме удерживаемого дохода для выплаты алиментов. Документ составляют в свободной форме. Но она должна содержать подпись руководителя компании, главного бухгалтера и фирменную печать работодателя.

Пример 2

Заработная плата гражданина И. в январе 2019 г. составила 35 000 р. Детей у И. нет, поэтому он не имеет права на получение стандартных налоговых вычетов в размере 1400 р. на каждого ребенка (ст. 218 НК РФ). В декабре 2018 г. по вине И. в организации был сломан копировальный аппарат, ремонт которого обошелся в 15 000 р. Руководитель издал приказ, согласно которому из заработной платы И. должны вычесть 15 000 р. в соответствии с актом комиссии по расследованию служебных происшествий о причинении материального ущерба работодателю.

Действия бухгалтера:

1. Рассчитать НДФЛ: 35 000 х 13% = 4550 руб.
2. Вычесть из начисленной зарплаты сумму НДФЛ, т.к. удерживать материальный ущерб можно только из той суммы дохода которая образуется после вычета НДФЛ: 35 000 – 4550 = 30450 р.
3. В соответствии со ст. 137 ТК РФ максимальный размер удержаний по инициативе работодателя не может превышать 20% от дохода, т.е.: 30 450 р. х 20% = 6090 р.

За один месяц из заработной платы И. смогут удержать только 6090 р. Сумма будет вычитаться до тех пор, пока И. не погасит свой долг перед работодателем.

Пример 3

На сотрудника П. пришло 2 исполнительных листа. Первый на удержание 50% заработка на содержание трех несовершеннолетних детей. Второй на возмещение вреда здоровью пострадавшего в сумме 5000 р. Ежемесячная зарплата – 15 000 р. В соответствии со ст. 218 НК РФ П. имеет право на вычет на детей в размере 5800 р.

Расчет вычетов по исполнительным листам:

1. Заработок сотрудника, облагаемый НДФЛ: 15 000 – 5800 = 9200 р.;
2. НДФЛ: 9200 р. х 13% = 1196 р.;
3. Зарплата на руки: 15 000 – 1196 = 13 804 р.;
4. Максимальный размер вычета по исполнительным листам: 70% или 9662,8 р.

Согласно исполнительным листам общая величина вычетов составит 11 902 р. Из этой суммы:

• алименты - 6902 р. или 58% от дохода;
• возмещение вреда - 5000, руб. (42% от общей суммы удержания).

Таким образом, по исполнительным листам производятся удержания:

• по алиментам – 9662,8 х 0,58 = 5604,42 р.;
• возмещение вреда – 9662,8 х 0,42 = 4058,38 р.

Пример 4

Сотруднику Р. при приеме на работу была установлена зарплата в размере 10 000 р. в месяц. Заявления на вычеты он не подавал. Согласно Положению об оплате труда аванс исчисляется в соответствии с фактически отработанным временем.

В ноябре 2018 г. 21 рабочий день. До 15.11 количество рабочих дней 10, после 15.11 – 11.

Р. полностью отработал первую половину ноября. Доход Р. составил 4761,9 р. Расчет суммы аванса:

• 10 000 р. : 21 день = 476,19 р.;
• 476,1 р. х 10 дней = 4761,9 р.

С 16.11.2018 г. Р. ушел в отпуск за свой счет. Заработная плата ему не начислялась. В конце месяца бухгалтер произвел начисление дохода и удержал НДФЛ. НДФЛ составил 619 р. Но сумма фактически не была удержана с дохода. Поэтому у него образовался долг перед предприятием. В дальнейшем работодатель удержит ее из зарплаты.

Пример 5

Удержание взносов в профсоюз. Размер зарплаты сотрудника Н. – 40 000 р. У Н. двое несовершеннолетних детей. Он имеет право на вычет в размере 2800 р. Размер взносов в профсоюз составляет 2% от зарплаты. Расчет суммы:

• база для расчета НДФЛ: 40 000 – 2800 = 37 300 р.;
• НДФЛ: 37 300 р. х 13% = 4849 р.;
• база для расчета суммы взносов: (37 300 – 4849) р. х 2% = 649,02 р.

На расчетный счет профсоюзного органа ежемесячно перечисляют 649,02 р.

Пример 6

Рассмотрим бухгалтерский учет удержанийя на примере погашения займа, выданного сотруднику работодателем.

Проводки:

Требование об удержании из зарплаты 20% соблюдено, т.к. максимальный размер из дохода составляет: (30 000 – 3900) р. х 20% = 5220 р.

Сроки удержания из заработной платы

Произвести удержания из заработной платы по инициативе работодателя можно только в том случае, если соблюдены условия:

• работник не возражает относительно основания вычета и его величины;
• не истек 1 месяц для добровольного возврата излишне полученных сумм.

Если по каким-либо причинам хотя бы одно из условий не соблюдается, то взыскать излишне выплаченные денежные средства можно только через суд.

Обращение составляет работодатель, который в данной ситуации является истцом и пострадавшей стороной.

Основные ошибки при удержаниях

Самыми распространенными ошибками являются:

1. Уменьшение заработной платы в случаях, не предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами. Речь идет о так называемых системах штрафов. Работодатели прописывают в локальных НПА (положение об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка, трудовых договорах и т.д.) систему штрафов, например, за опоздание, невыполнение плана продаж, нарушение сроков сдачи отчетности и пр. Такая система незаконна, поскольку является следствием ухудшений условий труда (ст. 8 ТК РФ). В соответствии со ст. 192 ТК РФ работодатель может применять к своим работникам только два вида взысканий:

• дисциплинарные;
• возмещение материального вреда и ущерба работодателю.

1. Несоблюдение сроков, иных условий и порядка удержаний из заработной платы. Например, работодатель удержал из зарплаты уволенного по сокращению штата, деньги за неотработанные дни «отгулянного» отпуска или не вышел месячный срок для добровольного возврата излишне выплаченных сумм.
2. Удержания производятся в размерах, превышающих установленные законодательством. Например, работодатель за один раз удержал сумму невозвращенного подотчета, которая превышает 20% всего заработка. Производить вычеты из заработной платы сотрудника в размерах, превышающих максимально разрешенные, можно только на основании его заявления на добровольное удержание. Во всех остальных случаях это незаконно и грозит работодателю штрафами в соответствии со ст. 5.27 КоАП.
3. Не получено согласие работника на вычет части заработной платы. Любой вычет их дохода по инициативе работодателя оформляется приказом, с которым должен быть ознакомлен сотрудник. Человек должен письменно подтвердить согласие на вычет части дохода.
4. Отсутствие заявления работника на добровольное удержание и перечисление части доходов.
5. Неправильный расчет суммы вычетов на содержание несовершеннолетних детей по соглашению об уплате алиментов.