журнал "Генеральный директор"

Суть работы личного помощника состоит в том, чтобы, зная специфику и особенности деятельности своего руководителя, брать значительную часть его работы на себя. Например, в обязанности личного помощника входят планирование и оптимизация рабочего графика руководителя, координация действий Генерального Директора, организация встреч и переговоров, собраний акционеров, советов директоров, подготовка командировок руководителя (см. Функции личного помощника руководителя).

Функции личного помощника руководителя

В обязанности помощника Генерального Директора входит:

• организация телефонных переговоров;
• прием сообщений, писем, адресованных руководителю, и при необходимости доведение их до руководителя;
• подготовка совещаний, собраний, в том числе собраний акционеров, советов директоров, переговоров (личный помощник делает подборку материалов, оповещает участников о месте и времени мероприятия, а также следит за соблюдением регламентов, ведет протоколы, оформляет результаты, стенографирует);
• прием поступающей деловой корреспонденции, ее регистрация и передача руководителю, а затем - доведение резолюций Генерального Директора до конкретных исполнителей или самостоятельная подготовка ответа;
• контроль сроков выполнения поручений руководителя сотрудниками структурных подразделений компании;
• прием и своевременное представление документов на подпись;
• встреча и прием посетителей руководителя;
• подготовка командировок (визовая поддержка, заказ билетов, бронирование гостиниц);
• создание условий, способствующих максимально эффективной работе руководителя (следит за организацией рабочего места, наличием канцтоваров, необходимой оргтехники, чистотой в кабинете руководителя).

Какой личный помощник вам нужен

Секретарь руководителя. Подходит руководителям компаний с численностью до 25 человек. Этот человек совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи (например, встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию).

Требования. Это должен быть дисциплинированный исполнитель, от которого не требуется самостоятельности в принятии решений, инициативности. Среди других требований: высшее или незаконченное высшее образование (важно, чтобы учеба не влияла на работу), высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, желателен аналогичный опыт работы от года. Необходимо, чтобы человек, претендующий на эту должность, был склонен к выполнению монотонной работы.

Административный помощник, управляющий делами. Он необходим руководителям компаний с большим документооборотом в основном для коммуникативных связей руководителя с подчиненными. Этот тип личного помощника должен сочетать в своей работе выполнение как технических функций, так и функций, требующих от него самостоятельности и ответственности, например: планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, самостоятельное составление некоторых документов, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров, советов директоров.

Требования. Высшее образование, опыт аналогичной работы от двух лет, представительный внешний вид, знание иностранного языка (при необходимости), хорошие организаторские способности, в том числе навыки организации переговоров, умение самостоятельно принимать решения.

Профессиональный ассистент. Он, как правило, необходим руководителям крупных предприятий. На эту должность очень часто приглашают мужчин. Такой помощник Генерального Директора выполняет часть работы за и для руководителя, а руководитель пользуется результатами. Профессиональный ассистент должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности руководителя. Он не выполняет для руководителя техническую работу, как, например, административный помощник.

Требования. Высшее образование (профильное), аналогичный опыт работы от двух лет, знание иностранного языка (при необходимости), знания и опыт в сфере деятельности компании, ответственность, инициативность. Очень важно для этого сотрудника отсутствие излишних амбиций, так как руководитель будет пользоваться плодами его многочасовой, кропотливой работы и присваивать все лавры себе.

Заведующий личными делами руководителя. Данный тип личных помощников встречается реже остальных. Может быть востребован как в небольших, так и в крупных компаниях. Необходим руководителю, который много времени проводит на работе, но ведет при этом очень активную жизнь вне офиса, имеет большую семью, часто выезжает на отдых за границу и готов доверить некоторые функции по организации личных дел своему помощнику. Например, заведующий личными делами может бронировать и приобретать билеты в театры, на концерты, покупать подарки для друзей, родственников и важных партнеров. Также нередко в обязанности заведующего личными делами входит организация туристических поездок руководителя и членов его семьи (см. пример из практики: Белье для шефа).

Белье для шефа

Одна соискательница на должность личного помощника рассказала на собеседовании о своих должностных обязанностях у предыдущего руководителя. Львиную долю ее рабочего времени занимали именно поручения личного характера (выбрать санаторий для престарелой матери, учитывая все рекомендации ее лечащего врача; выведать у подростка-сына, какой подарок тот хотел бы получить на день рождения и заказать его через Интернет; достать свежую баранину для пикника).

Однажды ее руководитель узнал о том, что едет в командировку за несколько часов до отлета. Времени ехать домой за сменой белья у него не было. Тогда верная помощница пошла в ближайший магазин и купила для шефа комплект белья, рубашку на смену и галстук к ней. Такое поручение было для нее в порядке вещей.

Требования. Высшее образование, хорошие навыки работы с компьютером, умение пользоваться оргтехникой, приятная внешность, знание языка (в зависимости от специфики личных поручений руководителя), навыки быстрого и качественного поиска необходимой информации в Интернете, умение хранить конфиденциальную информацию. Очень важно чувство такта, особенно в общении с родственниками руководителя.

Говорит Генеральный Директор
Юрий Водилов Генеральный Директор компании «Сибрыбпром», Тюмень

ООО «Сибрыбпром» - многопрофильное предприятие, специализирующееся на производстве рыбной продукции. Имеет три предприятия, на которых разводится и выращивается живая рыба, три завода по переработке рыбы, цех по копчению и вялению, складские помещения, судостроительный завод.

Мой личный помощник работает у меня уже восемь лет. Сначала ее взяли на должность секретаря. Безусловно, сотрудница была настроена на карьерный рост, поэтому со временем смогла стать моим личным помощником.

Что для меня особенно важно и почему я остановил свой выбор на этой кандидатуре? Прекрасная память, высокий уровень дисциплины, способность выполнять задания точно в срок, умение общаться с людьми, знание особенностей данной профессии, адекватное восприятие требований со стороны руководства и, естественно, соблюдение этических норм поведения.

Мой личный помощник принимает посетителей, создавая положительный имидж руководителя и поддерживая высокую репутацию компании. Планирование моего рабочего дня, организация переговоров, встреч, совещаний, подготовка необходимых документов, ведение делопроизводства и самостоятельное решение некоторых вопросов - все это входит в обязанности моего личного помощника. При работе в таком тесном контакте очень важно взаимопонимание, комфортное внутреннее состояние в процессе общения, ведь помощник - это уже близкий человек!

Говорит Генеральный Директор

Группа компаний «Галакта» - российский производитель водочных брендов «Полтина» и «Мороз и солнце». Компания входит в Топ-10 производителей водки. Сеть распространения продукции охватывает все регионы РФ и состоит из более чем 100 дистрибьюторов. В 24 крупнейших регионах созданы региональные представительства группы. В 2006 году общий объем производства предприятий группы составил 2520 тыс. долл. США. Численность персонала - 600 человек.

В функции моего ассистента входит:

• планирование рабочего дня руководителя;
• организация встреч и совещаний;
• ведение деловой переписки;
• выполнение поручений и, конечно же, контроль исполнения распоряжений Генерального Директора.

Личный ассистент - это правая рука руководителя, и в отличие от секретаря он наделен определенными полномочиями и более широкой зоной ответственности. Ключевые деловые качества ассистента Генерального Директора - коммуникабельность, знание делового этикета, пунктуальность, аккуратность, внимательность и организованность.

Почему важна эмоциональная совместимость с помощником

Работа Генерального Директора проходит в контактах с большим количеством людей, порой общение с ними строится на жесткой основе и часто приводит к эмоциональному дискомфорту. Поэтому очень важно, чтобы человек, которого Вы выбрали на позицию личного помощника, не только обладал всеми необходимыми профессиональными навыками, но и был также эмоционально совместим с Вами.

Конечно, за время собеседования определить совместимость с кандидатом сложно. Выход один - нужно прислушиваться к своей интуиции. Наверняка Вы не раз оказывались в такой ситуации: вроде бы кандидат обладает всеми необходимыми знаниями и навыками, и опыт у него великолепный, и по заработной плате все устраивает, а Вам неприятно с человеком говорить, хочется, чтобы он поскорее ушел, и никаких конкретных объяснений своим чувствам Вы не находите. Все очень просто - это именно та самая эмоциональная несовместимость.

Говорит Генеральный Директор
Режис Ломм Глава представительства компании Pfizer в России, Москва

Компания Pfizer, существующая с 1849 года, разрабатывает и производит фармацевтическую продукцию для различных областей медицины (кардиологии, онкологии, урологии, психиатрии, офтальмологии, эндокринологии, дерматовенерологии), в том числе антибиотики нового поколения. Pfizer имеет более 150 представительств по всему миру. Ежегодно компания инвестирует значительные суммы в исследования и разработку новых препаратов. Российское представительство компании («Пфайзер Интернэшнл ЭлЭлСи») работает с 1992 года.

Мой персональный ассистент выполняет стандартные для этой должности обязанности: составляет ежедневное деловое расписание, занимается организацией деловых поездок и т. п. Помимо профессиональных навыков для этого рода деятельности очень важны личные качества: высокая психологическая адаптивность, доброжелательность, пунктуальность, способность быть внимательным к деталям, отличные коммуникативные навыки. Ассистент всегда должен чувствовать, что еще необходимо сделать для улучшения условий работы руководителя.

Отличительная черта хорошего помощника руководителя - искренняя и неизменная готовность помочь, даже если решение данной проблемы не прописано в контракте. Эта постоянная поддержка очень важна для руководителя, особенно если он работает в не родной для себя стране и не всегда знает все ее особенности и обычаи.

Человек, который сейчас занимает должность моего личного ассистента, работает в компании около года. Поскольку руководитель и ассистент тесно сотрудничают, общение должно быть комфортным для них обоих. Я абсолютно уверен в том, что при выборе сотрудника нужно принимать во внимание не только его профессиональные качества, но и тот факт, возникло или нет между вами взаимопонимание на интуитивном уровне, почувствовали ли Вы инстинктивно, что можете доверять этому человеку. Из своего более чем 30-летнего опыта ведения бизнеса я вынес важный урок: на свою интуицию следует полагаться порой чаще, чем на доводы разума.

Кому поручить поиск личного помощника

Есть два варианта: поручите поиск либо Вашей службе по персоналу, либо кадровому агентству (см. также: Кому нельзя доверять поиск помощника).

Кому нельзя доверять поиск помощника

Часто руководитель, которому нужны два личных помощника, поручает поиск второго сотрудника уже работающему помощнику. В этом случае он руководствуется тем, что они будут работать в паре, поэтому нужно, чтобы они были совместимы друг с другом. Однако эту идею нельзя признать удачной. Из-за нежелания работать бок о бок с конкурентом, претендующим на доверие и внимание руководителя, первый помощник может выбрать просто технического секретаря. Он будет выполнять всю рутинную работу, но в случае необходимости не сможет полностью заменить первого помощника.

Генеральный Директор, дающий поручение о поиске личного помощника, должен как можно более подробно (вплоть до мельчайших деталей) рассказать, какой именно человек ему нужен. При этом определиться надо не только с обязанностями, но и с требованиями к кандидатам. Обязательно уточняйте, какие требования для Вас принципиальны и обязательны, а какие факультативны (то есть на что при подборе, если все принципиально важные требования соблюдены, можно закрыть глаза). При выполнении этих условий человек, отвечающий за подбор, будет, с одной стороны, отсеивать соискателей по принципиальным признакам и не заставлять руководителя тратить время на нежелательных кандидатов, а с другой - не будет отметать тех, кто не подходит только по одному-двум параметрам.

Говорит Генеральный Директор
Юлия Конельская Генеральный Директор ГК «Галакта», Москва

При подборе кандидата на должность ассистента мы использовали и внутренний кадровый резерв, и внешние источники. Мне были интересны прежде всего люди, работавшие помощниками руководителей крупных компаний, а также руководителями административного департамента (с опытом единовременного ведения группы проектов).

Первичный отбор кандидатов проводила служба персонала. Тестировалось, соответствует ли специалист заявленным требованиям: проверялись навыки, выявлялись потенциал, мотивация. На собеседовании кандидату предлагалось решить кейсы реальных рабочих ситуаций, и на основании результатов определялась его профессиональная пригодность, а также степень доверия к кандидату предыдущего руководителя (О том, какие вопросы помогут Вам объективно оценить кандидата, читайте в статье «Как провести собеседование», №4 - 2007).

При выборе мы обращали внимание и на соответствие кандидата стандартам нашей корпоративной культуры. Также очень важна его готовность брать на себя определенный уровень ответственности. Если кандидат - исполнитель, то при постановке задачи потре- буется потратить время на разъяснения методики ее выполнения. Я подбирала ассистента, способного самостоятельно справиться с поручением, изыскав необходимые ресурсы и выстроив нужные коммуникации.

Технология подбора секретаря для руководителя творческого коллектива

Сергей Алексеев Исполнительный директор комического театра «Квартет-И», Москва

Комический театр «Квартет-И» создан в 1993 году группой выпускников эстрадного факультета ГИТИСа. Коллектив театра всегда выступает автором своих спектаклей (даже если в их основу положен литературный материал другого автора). Театр постоянно занимается креативной и литературной деятельностью в рамках театральных, радио- и телевизионных проектов.

Работа секретаря в театре имеет свои особенности. С одной стороны, это тусовка известных актеров, творческая атмосфера закулисья, а с другой - секретарю в этой обстановке надо выполнять работу, и работу исключительно техническую. Головы молодых девушек зачастую не выдерживают такого контраста. Я почти смирился с тем, что секретаря мне приходится менять раз в год. Сейчас, например, у меня приступила к работе уже третья по счету помощница за последние два года. Технология отбора следующая:

Размещаю объявления о поиске личного помощника.Делаю это на нашем сайте и на нескольких сайтах о работе. Откликов обычно много - любая вакансия в театре выглядит привлекательнее, чем аналогичная работа в обычном офисе. Но, к сожалению, кандидаты думают, что раз идут работать в театр, то будет весело, и забывают, что тут надо трудиться, а не развлекаться.

Делаю первичный отбор по резюме. Сразу отбрасываю резюме актрис, художников, журналистов, то есть лиц, однозначно ориентированных на творческую карьеру. Ибо им данная позиция заведомо может быть интересна только с точки зрения попадания в театральную тусовку. Техническое же образование, как и опыт обработки большого количества информации, - наоборот, козырь для кандидата. Затем я оцениваю последовательность приобретаемого опыта. Например, какая может быть мотивация у человека, который сначала работал менеджером проекта, а сейчас ищет работу секретаря?

Списываюсь с кандидатами по электронной почте и общаюсь по телефону. По переписке, манере излагать свои мысли складывается первое впечатление. Затем отбираю пять-шесть понравившихся кандидатов для встречи.

Собеседование. Всех кандидатов я приглашаю на собеседование в один вечер, кроме того, зову свою знакомую - директора кадрового агентства. Я задаю вопросы с позиции субъективного суждения о человеке, а она как психолог-профессионал - такие, которые помогают выявить, например, мотивацию кандидата.

Я придумал несколько тестов-историй (бизнес-кейсов). Соискателю предлагаю поразмышлять на тему, как он стал бы действовать в той или иной ситуации. В ответах ищу здравый смысл и совпадение с моими ожиданиями. Например: «Вы проспали в первый рабочий день - проснулись через полчаса после начала работы. Ваши первые действия?». Естественно, я ожидаю, что человек скажет, что первым делом позвонит своему руководителю, то есть мне. Но бывает, что кандидат долго отнекивается и говорит, что с ним такого никогда не может быть. Другой пример. Описываю ситуацию, когда у человека есть задание, данное непосредственным руководителем, и на его выполнение предусмотрен ровно час. После этого более высокий начальник дает другое задание, на выполнение которого также нужен ровно час и приступить к выполнению которого нужно также немедленно. При этом сделать оба задания одновременно невозможно. Затем спрашиваю, как поведет себя кандидат в этой ситуации. Идеальным ответом для меня будет следующий: бежать к непосредственному начальнику, чтобы проинформировать его о сложившейся ситуации и попросить совета.

На собеседовании спрашиваю о семье, занятиях родителей, чтобы понять, что же за человек передо мной. Ведь обычно девушки, приходящие на собеседование, молоды (18-23 года) и не имеют никакого опыта работы (или имеют минимальный). Поэтому большая часть того, что в них есть, заложено семьей, никакого другого влияния еще не было, а сами они пока не успели стать зрелыми личностями.

После всех собеседований принимаю решение с учетом мнения директора кадрового агентства. Она рассказывает, кто, на ее взгляд, больше мотивирован, кто знает, чего хочет, а кто - нет. А еще очень важно ощущение контакта с человеком и комфорта от его присутствия. Вот пришла одна девушка, говорила вроде толково и связно, все бизнес-кейсы прошла, но я чувствую, что она меня раздражает, хочу, чтобы она побыстрее ушла. При выборе личного помощника этот субъективный фактор нельзя сбрасывать со счетов.

Чем понравилась девушка, которая только что начала у нас работать? Во-первых, очень внятными грамотными формулировками. Во-вторых, она только что закончила МАИ, а это хорошее техническое образование. Третий плюс - вечерами она работала бухгалтером, поэтому у нее есть навык систематизации и обработки больших объемов данных.

Сборник Должностных инструкций

Примерная форма

Утверждаю

___________________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, пред- ________________________
приятия и т.п., его организационно- (директор или иное долж-
правовая форма) ностное лицо, уполномо-
ченное утверждать долж-
ностную инструкцию)

" " ____________ 20__г.

Должностная инструкция
помощника директора
по основным вопросам деятельности
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)

" " ____________ 20__г. N__________

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с __________________________________________
(наименование должности лица, на которого
______________________________________________________ и в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения
1.1. Помощник директора относится к категории технических
исполнителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом
директора предприятия.
1.2. На должность помощника директора назначается лицо, имеющее
высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу
работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по
специальности не менее _________ лет.
1.3. Помощник директора непосредственно подчиняется руководителю
________________________________________________________________________.
(предприятия, организации, структурного подразделения)
1.4. Во время отсутствия помощника директора (отпуск, болезнь и пр.)
его обязанности выполняет заместитель, назначаемый в установленном
порядке и несущий полную ответственность за надлежащее исполнение
возложенных на него обязанностей.
1.5. В своей деятельности помощник директора руководствуется:
- нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
- методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;
- уставом предприятия;
- правилами трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями директора предприятия
(непосредственного руководителя);
- настоящей должностной инструкцией.
1.6. Помощник директора должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие
материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и
ведения делопроизводства;
- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
- организацию делопроизводства;
- методы оформления и обработки документов;
- архивное дело;
- машинопись;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения;
- основы организации труда и управления;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основные положения административного права и законодательства
о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.

II. Функции
На помощника директора возлагаются следующие функции:
2.1. Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению

2.2. Ведение делопроизводства, учета поручений, требующих контроля
за их исполнением.
2.3. Участие в разработке мероприятий по рационализации
документооборота.
2.4. Организация приема посетителей.

III. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на него функций помощник директора
предприятия обязан:
3.1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению
административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
3.2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя
корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в
структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в
процессе работы либо подготовки ответов.
3.3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с
применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и
представления информации при подготовке и принятии решений.
3.4. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителю
предприятия.
3.5. Готовить документы и материалы, необходимые для работы
руководителя.
3.6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением
структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов,
поступивших на исполнение, проверять правильность оформления
подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись,
обеспечивать качественное их редактирование.
3.7. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя,
записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его
сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по
приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также
телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию,
полученную по каналам связи.
3.8. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие
документы, готовить ответы авторам писем.
3.9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний,
проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение
участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация),
вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
3.10. Осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия
изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков
выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на
контроль.
3.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку.
3.12. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми
средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями,
создавать условия, способствующие его эффективной работе.
3.13. Печатать по указанию руководителя служебные материалы,
необходимые для его работы, или вводить текущую информацию в банк данных.
3.14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности
рассмотрения просьб и предложений работников.
3.15. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,
обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
3.16. Копировать документы на персональном ксероксе.
3.17. _____________________________________________________________.

IV. Права
Помощник директора имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
касающимися его деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по
совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными
настоящей инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений,
специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих
должностных обязанностей.
4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в
исполнении своих должностных обязанностей и прав.

V. Ответственность
Помощник директора несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности
правонарушения - в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных
трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________
(наименование,
_____________________________.
номер и дата документа)

Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия)
кадровой службы _________________________
(подпись)

" " _____________ 20__г.

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела

(инициалы, фамилия)
_____________________________
(подпись)

" " ________________ 20__г.

С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)

Помощник руководителя и заместитель директора нужны для того, чтобы оказывать помощь в управлении организацией. Кроме основных функции данная должность может включать в себя знание языков, но это заведено не у каждого начальника. Также на сотрудника возлагается другой ряд функциональных обязанностей, а также прав и ответственности. Рассмотрим более детально данный вопрос.

Помощника руководителя должностная инструкция - основные положения

В общих положения должностной инструкции помощника и заместителя директора значится следующее:

1. Ассистент руководителя является специалистом.

2. Генеральный назначает и увольняет с должности сотрудника.

3. Подчинение отдается генеральному начальнику.

4. Если ассистента не будет на рабочем месте, то его должность назначается исполнять другой работник.

5. Помощником и заменающим начальника может стать лицо с высшим или неполным высшим образованием, со стажем работе не менее одного года, а также требуется знание офисного оборудования и знания компьютерных программ для ведения делопроизводства.

6. Деятельность помощника должна строго регламентироваться законодательством РФ и внутренним порядком организации.

Должностная инструкция заместителя директора - основные положения и образец

У заместителя такая же функциональная обязанность в оказании помощи непосредственному руководителю, как и у помощника генерального. Но добавляется еще замещение своего начальника, если его не будет на месте работы, также в это входит заключение договоров и сбор совещаний для решения организационных вопросов. Также он отличается от помощника тем, что является руководителем.

Основные положения заместителя директора:

• 1. Является руководящим звеном.
• 2. Назначение и отстранение производится только вышестоящим руководителем, а именно гендиректором. Также заменяющий полностью подчиняется своему непосредственному руководству.
• 3. Замещать сотрудника может гражданин высшее образование в экономической и юридической сфере, опыт работы не менее пяти лет на данной должности.
• 4. Сотрудник обязан знать законодательную базу РФ.

Должностная инструкция заместителя директора по общим вопросам и по правовым

Помимо должностных обязанностей, прав и ответственности, в документе закреплены цели, требования, которым должен соответствовать сотрудник, где находится место заместителя директора в структурном подразделении организации.

А также условия трудовой деятельности и вся необходимая документация для решения общих и правовых вопросов. Документация оформлена в виде таблицы.

Дополнительно стоит ознакомиться с должностной инструкцией секретаря-делопроизводителя .

Должностная инструкция заместителя директора по экономике и финансам — скачать

Такой сотрудник обязан выполнять поручения и приказы директора по экономике и финансам. Подчиненными заместителя являются работники бухгалтерии, финансисты и экономисты. Целью сотрудника считается руководить финансами и экономикой в организации.

Работник обязан выполнять задачи, связанные с руководством в области финансов и экономики, проводить организацию по поднятию навыков у коллектива, а также обеспечивать все необходимые условия для труда.

Данным работником может быть только лицо, имеющее высшее экономическое образование со стажем работы не менее 5 лет.

К слову, образец должностной инструкции коммерческого директора ООО (на 2018 год) имеется в следующей статье .

Должностная инструкция заместителя директора по продажам

Сотрудник по продажам обязан разбираться в правовых и нормативных документах, а также в законодательстве РФ. Должен знать структуру и механизм работы рыночной системы, обладать знаниями в области управления и продаж. Также важным моментов принято считать коммуникабельность и умение вести переговоры для заключения сделок.

Как и другие должности, сотрудник по продажам обладает обязанностями и правами, несет ответственность за ведение своей деятельности.

Должностная инструкция - это документ, в котором устанавливаются задачи, выполняемые работником, определяются его должностные обязанности и пределы его
Хотя разработка должностных инструкций для каждой профессии или должности в Российской Федерации не регламентирована трудовым законодательством, в подавляющем большинстве организаций-работодателей (как государственной формы собственности, так и частной), данный документ обязательно имеется.

Должностная инструкция помощника руководителя содержит максимум информации

Целесообразность подготовки должностной инструкции объясняется тем, что в случае судебного разбирательства, без нее трудно будет доказать невыполнение работником своих (а их исчерпывающий перечень и устанавливается в документе-инструкции), ведь трудовой договор с работником согласно ч.2 ст.57 Трудового кодекса РФ содержит только должность и его общую трудовую функцию.

Должностная инструкция позволяет работодателю:

1. Обосновать отказ соискателю должности по причине несоответствия требованиям, установленным в ней
2. Четко разграничить обязанности между отдельными работниками
3. Оценивать деятельность как в период испытания, так и после него
4. Обосновать несоответствие работника должности, которую он занимает (учитывая результаты аттестации).

Наличие должностной инструкции полезно и для самого работника, так как устанавливает пределы его обязанностей и ответственности, а выполнять функции, не предусмотренные ни трудовым договором, ни должностными обязанностями никто не должен.

Разработка и разделы инструкции

При составлении инструкции обычно пользуются положениями ГОСТ Р 6.30-2003 и квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден Минтрудом России в 1998 году). Инструкция в виде проекта визируется разработчиками, согласовывается с представительным органом работников (при его наличии), утверждается руководителем.

Вводится инструкция в действие с определенной даты, причем работник обязательно должен быть ознакомлен с ней под роспись. Целесообразно выдать работнику на руки экземпляр данного документа (также под роспись). По сложившейся практике в инструкцию включают типовые подразделы:

1. Общие положения
2. Должностные обязанности
3. Ответственность

Важно помнить, что инструкция составляется не под какого-либо работника, а для конкретной должности/ профессии. Поэтому с учетом специфики той или иной должности, инструкция устанавливает круг обязанностей, которые будет выполнять работник именно на этой должности.

Особенности должностной инструкции помощника руководителя

Помощник руководителя — ответственная должность

Помощник руководителя - особая должность. Трудовая функция помощника руководителя заключается в выстраивании работы своего руководителя, как в техническом, так и в организационном плане.

Составление расписания встреч и мероприятий, планирование рабочего дня, недели, более длительного периода, организация поездок и мероприятий, контроль исполнения важнейших документов - вот только малая часть обязанностей квалифицированного помощника руководителя.

Неправильно отождествлять должности и соответственно, обязанности, исполняемые секретарем, ассистентом, офис-менеджером и помощником руководителя. Если первые должности подразумевают больше вспомогательные функции, то от помощника руководителя требуются функции организационно-административные. Неслучайно, квалификационный справочник относит эту должность к категории руководителей.

Соответственно, и требования, устанавливаемые к работнику, принимаемому на должность помощника руководителя, предъявляются как к руководству: начиная от уровня образования, до квалификации и опыта предыдущей работы. Очень важны и личностные качества.

Так как ни в трудовом договоре, ни в других документах не содержится подробного изложения компетенций помощника руководителя, их необходимо как можно более точно отразить в должностной инструкции. Особенности инструкции по должности «Помощник руководителя»:

• Подробное определение круга полномочий
• Составление инструкции по аналогии инструкции руководителя (исключая, естественно, функцию непосредственного управления и принятия единоличных решений)
• Учет конфиденциального характера некоторых обязанностей
• Повышенная ответственность за недобросовестность (учитывая возможные последствия причинения ущерба работодателю)
• Возможность выполнения функций, делегированных руководителем дополнительно.

Общие требования к помощнику руководителя

Часто к должности помощника руководителя выставляют особые требования

Раздел «Общие положения» может включать кроме перечисления требований к опыту и образованию, еще и необходимые навыки, подчиненность и порядок замещения. Чаще всего устанавливают такие условия:

1. Высшее образование
2. Опыт (обычно не менее 1 года, а иногда и более)
3. Владение иностранными языками.
4. Навыки делового общения, письма и этикета
5. Владение офисной техникой
6. Стрессоустойчивость

Кроме того, сотрудник на этой должности должен знать локальные акты предприятия, ладить в сотрудниками и руководством. Что касается иностранных языков, стоит требовать из знания лишь в тех случаях, если помощник будет применять их практически в ходе выполнения своих обязанностей.

Занимающий должность помощника руководителя, должен уметь пользоваться и хранить конфиденциальную информацию.

Обязанности и права

Как правило, в обязанности помощника руководителя включают:

• Выполнение непосредственных заданий руководства
• Планирование и координация рабочего времени руководителя
• Контроль и организация переговоров (как телефонных, так и устных)
• Составление и редактирование
• Контроль конфиденциальности и сохранности документации

Такие функции, как копирование, ведение информационных баз данных, другую техническую и вспомогательную работу обычно выполняет секретарь (секретарь-референт). Для успешной работы помощника руководителя наделяют достаточно широкими правами:

1. Представлять интересы организации при встречах и телефонных переговорах
2. Запрашивать любую необходимую информацию, документы у сотрудников для выполнения поручений руководителя
3. В пределах делегированных полномочий вести переписку и переговоры, визировать документы для решения текущих вопросов.

Разумеется, каждая организация, с учетом характера своей деятельности, дополняет и ли видоизменяет список прав, предоставляемых сотруднику.

Пределы ответственности

Должностная инструкция помощника руководителя позволяет избежать судебных разбирательств в будущем

При установлении ответственности следует помнить о нормах законодательства:

• За невыполнение служебных обязанностей – согласно Трудовому кодексу
• За - в пределах административного, гражданского и уголовного законодательства
• За - согласно нормам Трудового и Гражданского кодексов.

Разработав должностную инструкцию помощника руководителя с учетом норм действующего законодательства и специфики деятельности конкретной организации, можно не только подобрать наиболее подходящего сотрудника на столь ответственную должность, но и избежать возможных судебных разбирательств в будущем.

Мнение юриста-эксперта:

Статья 81 п.3 ТК РФ содержит основание для расторжения трудового договора по инициативе работодателя. Оно связано с профессиональной пригодностью работника. Это основание должно быть подтверждено результатами аттестации. Составляя должностную инструкцию для помощника руководителя, необходимо детально прописать в ней все квалификационные требования к специалисту.

От степени детализации и конкретизации могут зависеть условия работы человека, его результативность. В конечном итоге, руководителю нужен реальный добросовестный помощник. Следует еще обратить внимание наших читателей на то, что помощников у руководителя может быть несколько. Они могут иметь специализацию, по техническим вопросам, по финансовым и т.д.

Есть тип руководителей, которые не имеют в штате заместителей. Он все делает сам, а несколько помощников ему в этом просто помогают. Все решения он принимает единолично. Для составления качественной должностной инструкции помощника руководителя, необходимо привлекать к процессу и самого руководителя. Иначе она будет просто бумажкой.

Видеоматериал научит, как стать уверенным в себе и пройти собеседование при трудоустройстве:

Каждый руководитель компании (независимо от ее размера) должен иметь хорошего и умного помощника, чтобы переложить на него часть своих обязанностей. Такой специалист должен обладать должной компетенцией, навыками, поскольку ему предстоит выполнять широкий список задач и дел. Из каких пунктов состоит должностная инструкция помощника генерального директора? Давайте рассмотрим подробнее, поскольку этот документ позволит найти специалиста, который будет идеально выполнять свои обязанности.

Чем должен руководствоваться помощник гендиректора?

Переоценить роль генерального директора в компании невозможно, поскольку это важный специалист, выполняющий поручения своего непосредственного начальника, его главный помощник, который обладает необходимыми профессиональными знаниями и навыками для построения нормальной работы в компании.

Помощник гендиректора – технический исполнитель указаний и решений своего руководителя. Может быть принят на работу или уволен только по приказу гендиректора. Обычно к этому специалисту предъявляют такие требования, как:

1. Наличие высшего образования, желательно в экономической либо юридической сферах.
2. Наличие стажа и опыта работы в аналогичной должности.

Решив стать помощником генерального директора помните, что главное – неукоснительно выполнять все требования своего непосредственного начальника.

Кроме того, должность предусматривает выполнение обязанностей руководителя в его отсутствие (например, если директор в отпуске или командировке). Его помощник несет не только полное право их выполнять, но и ответственность за принятые решения.

Нормативно-правовая регламентация должности

Работа помощника руководителя основывается на следующей локальной и нормативной документации:

• Документы, регламентирующие его вид деятельности. К примеру, это могут быть методические организации или иные материалы, необходимые для упорядочивания деятельности.
• Устав организации, в котором также прописывают обязанности руководящего состава.
• Трудовой договор.
• Приказы, изданные непосредственным руководителем.
• Должностная инструкция помощника генерального директора.

Именно потому так важно, чтобы помощник руководителя ориентировался в нормативно-правовой базе компании, знал законы, соблюдал их при работе, не нарушал и понимал всю степень своей ответственности за принятие решений, идущих вразрез с решениями руководства.

Должностная инструкция помощника генерального директора

Давайте подробнее разберем, что непосредственно должно быть в ДИ помощника генерального директора, что позволит вам максимально четко составить документ.

Что нужно знать специалисту?

Данная должность предусматривает хорошие знания структуры компании, руководящего состава, всех подразделений организации. Хороший навык – умение правильно составлять все документы, в особенности приказы, различные постановления. Таким образом, одним из главных навыков является знание делопроизводства, поскольку без этого специалист не сможет полностью выполнять свои обязанности.

Кроме того, «правая рука» специалиста должен иметь навыки делового общения, знать правила этикета, соблюдать нормы ТК и ГК РФ. Естественно, необходимо уметь обращаться с компьютером – знать все офисные программы, уметь быстро находить информацию в Интернете и т.д.

Какие функции он выполняет?

Рассмотрим подробнее, какие функции должен выполнять данный специалист, чтобы прописать их в должностной инструкции:

• Организация нормальной деятельности своего руководства.
• Ведение кадровых вопросов.
• Контроль за работой остальных сотрудников, разъяснение им различных вопросов.
• Разработка мероприятий, которые направлены на оптимизацию документооборота в компании.
• Прием посетителей.

Кроме того, помощник гендиректора должен выполнять следующие обязанности:

1. Принятие корреспонденции, которая поступает на имя его руководителя.
2. Ведение делопроизводств согласно ФЗ и Трудовому кодексу.
3. Сбор и обработка информации, ее анализ.
4. Принятие документов, их проверка перед отправлением руководителю.
5. Организация и ведение телефонных переговоров.

Также человек, который занимает данную должность, обязан доводить до сотрудников компании принятые на собраниях цели, задачи, проверять их работу. Также в обязанности помощника генерального директора входит составление писем, запросов, разнообразных документов. Кроме того, нужно помогать в организации рабочего места своему непосредственному руководителю, следить за наличием всех канцелярских принадлежностей и т.д.

При этом стоит помнить – составленный нами список обязанностей не является полным, то есть по мере необходимости его можно расширять и добавлять иные обязанности. Главное, чтобы внесенные корректировки не противоречили российскому законодательству.

Права «правой руки»

Помощник генерального директора имеет не только обязанности, но и права, которые также следует обязательно прописать в ДИ:

• Возможность ознакомления с проектами и решениями руководства, которые касаются его деятельности.
• Право на получение информации, которая нужна для выполнения своих обязанностей.
• Право на получение данных и действий со стороны руководства в рамках должностной инструкции помощника.

Таким образом, «правая рука» руководителя имеет право на получение любой информации, которая касается непосредственно его работы.

Какая ответственность лежит на специалисте?

Последний раздел любой должностной инструкции – ответственность специалиста, которая лежит на работнике. Так, работник несет ответственность за:

1. Отказ от выполнения возложенных на него обязательств.
2. За действия, нарушающие административное, гражданское или уголовное право.
3. За причинение ущерба компании и т.д.

При этом юридическую ответственность могу наложить на специалиста как с привлечением представителей правоохранительных органов, так и без них – в рамках организации.

При определении степени вины обычно опираются на информацию о нанесенном вреде. Например, если сотрудник испортил имущество, принадлежащее компании, то к нему обычно применяют наказание в рамках дисциплинарной ответственности.

Правильное оформление должностной инструкции

Но кроме перечисленного, важно еще и правильно оформить сам документ. Давайте рассмотрим, как правильно это сделать, чтобы в последующем у вас не возникло проблем.

Стандартный шаблон ДИ выглядит следующим образом:

1. Наименование компании, где будет трудиться сотрудник.
2. ФИО должностного лица, который имеет право утверждать оформление должностных инструкций на предприятии, его подпись.
3. Ссылка на документ (например, приказ или положение), в соответствии с которым оформлялась ДИ.
4. Подпись сотрудника, который разработал инструкцию. Чаще всего такой работой занимаются специалисты кадрового отдела, однако все зависит от прописанных в локальных актах особенностях работы.
5. Гриф согласования с кадровым или юридическим отделом. При этом обязательно должна быть подпись должностного лица.

После того, как должностная инструкция и ее «состав» будут утверждены, каждый лист пронумеровывают, прошнуровывают, а сам документ заверяют печатью компании. С ДИ обязательно знакомят сотрудника компании, а затем отдают документ на хранение в архив организации.

Заключение

Помощник гендиректора способен выполнять различные функции и обязанности на предприятии, потому у него должен быть хороший стаж, широкие умения во многих областях, в том числе по управлению сотрудниками, навыки в делопроизводстве, знание законов ТК РФ и т.д. Оформление должностной инструкции позволит очертить основные рамки обязанностей и ответственности этого исполнителя.

Вконтакте