Передаточный акт при смене генерального директора образец. Акт приема — передачи дел: образец составления

Все участники хозяйственного оборота обязаны вести бухгалтерский учёт - так установлено законом. Юридическая ответственность за его правильность и своевременность возложена на собственника или уполномоченного им руководителя предприятия, а также на главного бухгалтера.

Лица с правом подписи

Руководитель предприятия и главный бухгалтер, как правило, подписывают все бухгалтерские документы предприятия. Такое право закрепляется за ними законодательно или внутренними документами предприятия.

Полномочия руководителя обычно фиксируются в учредительных документах и контракте; полномочия главного бухгалтера могут закрепляться в его должностной инструкции, в приказе руководителя или в трудовом контракте.

Что делать, если меняются должностные лица

Смена директора или главного бухгалтера - дело довольно хлопотное и требует продуманного подхода. В этом случае предприятию нужно не только уведомить контролирующие органы и обслуживающий банк, но и правильно провести приём-передачу первичных бухгалтерских документов новому работнику.

Законодательно такой порядок предусмотрен только для бюджетных организаций; хозрасчётные предприятия определяют его самостоятельно, например, отдельным приказом или положением. В любом случае оформляется акт приёма-передачи документов, пример которого приведён ниже.

Исходя из сложившейся деловой практики, при смене лиц, ответственных за ведение бухгалтерского учёта, на предприятии создаётся приказом специальная комиссия, которая проводит внутреннюю проверку и принимает документы у руководителя или главного бухгалтера.

Аудиторская проверка не является обязательной, однако предприятие может самостоятельно привлечь аудиторов, которые дадут заключение о состоянии бухгалтерского и налогового учёта. Такой документ может помочь предприятию избежать в будущем финансовых санкций проверяющих органов.

Если сменяющиеся должностные лица были материально ответственными, то проводится обязательная инвентаризация имущества и документов в установленном порядке.

Как правильно передать документы при смене директора или главного бухгалтера

За нарушение порядка ведения бухгалтерского учёта на предприятии для должностных лиц предусмотрена ответственность вплоть до уголовной, поэтому так важно правильно оформить приём-передачу документов при их смене.

Дела передаются вновь назначенному директору или главному бухгалтеру, а при отсутствии кандидатов – комиссии, или назначенному приказом работнику. Комиссия или ответственный работник впоследствии передают принятые документы вновь назначенному директору или главбуху. Если меняется главный бухгалтер, то принять документы может непосредственно руководитель предприятия.

Акт оформляется в трёх экземплярах: один – для сменяемого работника, второй – для назначенного, третий - для бухгалтерии. Акт приёма-передачи документов при смене директора подписывают члены комиссии или ответственный работник, главный бухгалтер и новый руководитель. А в случае смены главбуха это делают члены комиссии, руководитель предприятия и новый бухгалтер.

Акт приёма-передачи документов: образец

Акт приёма-передачи первичных бухгалтерских документов ООО "Ранг".

Дата, место составления.

Нами, директором ООО "Ранг" Павловым Иваном Трофимовичем, действующим на основании Устава, членами комиссии по приёму-передаче документов экономистом Лепта О.В., бухгалтером Кудь Н.П., архивариусом Руденко Т.Л., действующими на основании приказа, с одной стороны, и главным бухгалтером Алферовой В.А., действующей на основании приказа о приёме на работу и должностной инструкции, с другой стороны, составлен настоящий акт в том, что Алферова В.А. передаёт, а ООО "Ранг" в лице директора и комиссии принимает следующие документы ООО "Ранг" за период с апреля 2010 года по апрель 2015 года (подробный перечень):

накладные на отпуск товара и налоговые накладные, акты на отпуск ТМЦ и товаров, договоры, счета-фактуры, акты выполненных работ, акты сверок;
налоговую и финансовую отчетность;
расшифровку сумм задолженности, активов и обязательств;
документацию по зарплате;
акты приёма-передачи документов в архив;
акты проверок контролирующих органов (при наличии).

Директором и комиссией установлена недостача 1 налоговой накладной от 01.04.2014 года по договору поставки №3 от 01.01.2014 года. По данному факту от Алферовой В.А. получена объяснительная записка, и у контрагента письменно запрошен дубликат недостающего документа.

В остальном замечаний по ведению бухгалтерской документации не имеется.

Аудиторская проверка и инвентаризация не проводились в связи с отсутствием оснований.

Акт составлен в трёх аутентичных экземплярах: один - для Алферовой В. А., второй для бухгалтерии ООО "Ранг", третий для директора ООО "Ранг", и подписан тремя сторонами.

Совет юриста: для удобства перечень документации можно оформить в виде обязательного приложения к акту приёма-передачи.

Кого и как уведомить о смене ответственных лиц

В 10-дневный срок со дня изменений предприятие должно уведомить налоговые органы о смене ответственного лица. Оформляется такое уведомление путём подачи утверждённой регистрационной формы.

Также нужно оформить для обслуживающего банка новую карточку с образцами подписей, заверенную нотариально.

Если на предприятии имеется электронная цифровая подпись, то следует обратиться в сертификационный центр для аннулирования старой и оформления новой цифровой подписи, необходимой для сдачи электронной отчётности.

В случае смены директора также нужно внести изменения в государственный реестр предприятий: для этого предусмотрен специальный бланк.

Ответственность и санкции

Если внутренней проверкой при передаче дел выявлены нарушения, комиссия должна истребовать от директора или главбуха письменные объяснения. Если документ пропал или уничтожен, необходимо письменно уведомить об этом правоохранительные органы и включить их представителя в комиссию.

Законом установлено, что ответственность за неправильное ведение бухгалтерского учёта несут подписанты, однако это не освобождает предприятие от возможных санкций при проверках. Новый директор или бухгалтер не будут нести ответственность за ошибки предыдущего, а на предприятие, как субъекта хозяйствования, могут быть наложены финансовые санкции. Именно поэтому так важно правильно оформить процесс приёма-передачи документов при смене должностных лиц.

Акт передачи дел главного бухгалтера

Акт приема передачи дел при смене директора - документ, который оформляется после того, как подготовлен протокол общего собрания учредителей о смене директора либо издан приказ о смене генерального директора. а сведения о данном изменении переданы в налоговую инспекцию.

Комплект документации, подаваемой в налоговые органы при смене директора, должен включать в себя: нотариально заверенное заявление в ИФНС о смене директора, решение единственного учредителя или протокол общего собрания участников о смене директора, приказ о назначении нового генерального директора.

Акт приема передачи дел при смене директора оформляется секретарем, подписывается председателем общего собрания и обоими директорами. Документ состоит из трех частей: вводной, описательной и заключительной.

Во вводной части прописывают время и место проведения, название предприятия, ФИО председателя общего собрания либо единственного участника. В описательной части перечисляются документы, передаваемые от одного директора к другому. В своей заключительной части акт приема передачи дел при смене генерального директора содержит ФИО всех лиц, присутствовавших при составлении акта, их подписи и печать предприятия.

Список документов в описательной части акта приема передачи дел обычно выглядит следующим образом:

учредительные документы предприятия, протоколы общих собраний и заседаний

свидетельства о присвоении номеров и кодов, постановке на учет, внесении записей в Гос. Реестр

договоры об обслуживании с банками, в которых открыты расчетные счета предприятия

кредитные договоры и дополнительные соглашения с банками и другими кредитными организациями

приказы и другие организационно-распорядительные документы (справки, распоряжения и т.д.)

приказы по сотрудникам (прием на работу, переводы, увольнения и т.д.), трудовые договора, заявления сотрудников, карточки Т 2, договора о материальной ответственности и т.д.

договора с контрагентами, подрядчиками, поставщиками и т.д.

договора с покупателями (клиентами) документация по учету основных средств предприятия

документация по реализации (журналы фактур, акты, счета-фактуры, накладные и т.д.)

документация по поставкам налоговые декларации

бухгалтерские отчеты и ведомости учетные регистры

кассовая документация (кассовые книги, журналы, платежные ведомости, РКО, ПКО и т.д.)

документация по учету НДФЛ документация по персонифицированному учету

документация по учету зарплаты

ценные бумаги, бланки строгой отчетности, печати

документация по пожарной безопасности, технике безопасности и охране труда и т.д.

переписка с контролирующими органами, муниципальными и государственными органами власти

книга, в которой отражены движения трудовых книжек.

Одновременная смена директора учредителя

В соответствии с действующим законодательством, Смена Директора производится на основании решения учредителей, а документы на внесение изменений подаются директором, поэтому одновременная смена учредителя и директора с точки зрения закона невозможна. Если требуется сменить и участника, и директора, поступают следующим образом:

Первый вариант - изменяют состав учредителей, а затем производят смену директора.

Второй вариант - старым составом участников назначают нового руководителя, а затем производят смену учредителя (или нескольких учредителей).

Акт приема передачи при смене директора образец

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ

Дата составления акта: «_»_____ __ г.

Основание: решение общего собрания учредителей

___________________________________________

Составил:

Присутствовали: (ФИО трех учредителей)

Настоящий акт составлен:

в связи с освобождением _________ от должности директора и назначением _________ на должность директора __________________________________

первый сдал, а второй принял следующие документы:

1. Учредительные документы

2. Текущую документацию

3. Документы ОК

4. Печати и штампы

5. Товарно-материальные ценности согласно акту инвентаризации на общую сумму ___ руб.

6. Документы бухгалтерской отчетности согласно акта от «__»_____ __ г. за период с ___ г. по ___ г. включительно.

К настоящему акту прилагаются:

Процедура передачи дел при смене генерального директора

Смена директора - это сложная процедура, которая состоит из нескольких этапов. Одним из этапов этой процедуры является передача дел новому руководству организации.

Требование о передаче дел от прежнего руководителя новому на федеральном уровне содержится только в Законе О банках и банковской деятельности № 395-1 от 02.12.1990 г. В данном законе сказано: «При освобождении от должности единоличный исполнительный орган кредитной организации обязан передать имущество и документы кредитной организации лицу из числа ее руководителей».

Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002 г. содержат требование о передаче дел при смене руководителя архива (п. 10.5 Основных правил). Законы, регулирующие деятельность основных видов коммерческих организаций (ОАО, ООО) такие требования не содержат.

Тем не менее, это не освобождает руководителя от документального оформления передачи дел при освобождении занимаемой должности.

Методические указания по учету материально – производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н устанавливают обязательность проведения инвентаризации при смене материально ответственных лиц (п. 22 Методических указаний). Руководитель организации является материально ответственным лицом. Поэтому передачу дел целесообразно проводить по результатам инвентаризации.

Процедура передачи дел при смене руководителя законодательно не определена. Поэтому передача дел осуществляется в произвольной, но письменной форме. В настоящее время установилась практика оформления актов приемки – передачи. Содержание акта приемки – передачи определяется структурой и характером передаваемых дел, видом деятельности, масштабом организации. В любом случае акт должен быть предельно детализованным. В частности, по акту будут передаваться документы, которые хранятся непосредственно у руководителя:

оригиналы учредительных документов

оригиналы банковских документов

оригиналы документов, подтверждающих права организации на имущество (свидетельства о праве собственности, договоры)

оригиналы лицензий

печать организации, штампы, факсимиле, бланки

ключи, в том числе от сейфов, банковских ячеек, кабинетов

техника, ценные вещи, находящиеся в пользовании руководителя

контакты деловых партнеров и пр.

В акте может быть описано состояние конкретных дел/проектов, которые находились в непосредственном исполнении руководителя, на момент оставления должности условия хранения документов, ценных вещей.

Акт приемки передачи является двусторонним документом. На нем проставляются подписи руководителя, оставляющего должность и руководителя, вступающего в должность. Акт приемки – передачи составляется в двух подлинных экземплярах.

Для оформления такого акта может формироваться комиссия из уполномоченных работников организации, что обусловлено важностью процедуры. Все остальные действия зависят от усмотрения сторон. Акт может дополняться и протоколами осмотра, документами фото съемки и пр.

Генеральный директор ООО Мир Консалтинга

Смена директора

Свиток: Акт приемки-передачи дел

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ

Минский район, п. Колодищи « » ___________ 2010 года

В связи с принятием учредителем ЧТУП «____» _________ решений об увольнении с должности директора предприятия _____________ и назначении на должность директора предприятия _______

Комиссия в составе:

Председатель комиссии – представитель учредителя _________

Члены комиссии: главный бухгалтер ___________

юрисконсульт ________________

В присутствии:

увольняемого директора предприятия ________________

вновь назначенного директора предприятия ___________

составила настоящий Акт о том, что _____________ передал, а __________ принял дела по должности «директор».

1. При приеме-передаче дел установлено:

________________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________

2. ____________ передал, а ____________ приняла:

№ п/п Наименование Количество Примечания

Акт при смене директора, акт передачи при смене директора, передача дел при смене директора, акт приема передачи смена директора

Акт о приеме-сдаче дел при смене генерального директора

УТВЕРЖДАЮ

_____________________________________________

(председатель общего собрания либо иного

органа, принявшего решение о смене директора

собственник имущества организации)

Подпись: ____________________________________

г.Москва _________________2012 г.

Присутствовали:

1._________________________________________________________________

(должности, инициалы, фамилии)

2._________________________________________________________________

3._________________________________________________________________

Передаются:

Учредительные документы организации: _____________________________ (например, устав, учредительный договор организации) печати и штампы организации. Передаются документы, содержащие сведения:

1. О расходах организации __________________________________________

2. О задолженности организации, в том числе по кредитам и по уплате

налогов:_______________________

3. О состоянии документации по бухгалтерскому учету: _______________

4. О банковских счетах организации: ________________________________

13. О техническом состоянии средств (фондов), средств технического

контроля, ПЭВМ: _________________________________________________________

14. О состоянии и подготовке кадров: _______________________________

15. О юридических лицах, учрежденных организацией: _________________

16. О филиалах и представительствах организации: ___________________

При приеме-сдаче дел были установлены следующие факты:

1. Недостача денежных средств в сумме ______________________________

2. Отсутствие следующих документов _________________________________

3. Отсутствие следующих товарно-материальных ценностей ____________

4. Отсутствие следующих печатей и штампов __________________________

5. Недостатки в следующих документах ______________________________

Другие нарушения ___________________________________________________

Я,_________________________________________________________________,

(Ф.И.О. генерального директора, сдающего дела)

не согласен со следующим положениями данного приемо-сдаточного акта: ____

__________________________________________________________________

(подпись генерального директора, сдающего дела) (инициалы, фамилия)

Настоящий приемо-сдаточный акт составлен в двух экземплярах, один из

Закон не регулирует прием-передачу дел. Каждый работодатель проводит в 2018 году ее по своему усмотрению с учетом порядка, который сложился на практике. В статье рассказывается, как составить акт приема-передачи дел.

Из статьи вы узнаете:

Как составить и оформить акт приема-передачи дел

Хорошо принимать дела у предшественника, который пояснит, при каких обстоятельствах оформляли кадровые документы, и поможет составить акт приема передачи дел главного бухгалтера. Но нередко в первый день работы секретарь остается перед ворохом бумаг один на один, потому что прежний сотрудник уже уволился. Кто-то решает начать с аудита. Кто-то в панике исправляет ошибки в первых попавшихся документах, а потом несет ответственность за чужие недочеты. Расскажем, как правильно принять дела в первый рабочий день, если передать их вам никто не может.

Что нужно сделать в первую очередь

В первый день работы соберите все имеющиеся папки и документы по кадрам на текущий год.

Составьте акт передачи дел по кадровому учету на дату вашего первого рабочего дня (образец ниже).

В акте приема-передачи дел директором отразите наименование документов, период времени, который они охватывают, количество, а также сведения об отсутствии или повреждении документов. Можете оставить ваши замечания по содержанию и оформлению.

Когда будете составлять опись, обратите внимание, правильно ли оформлены документы и содержат ли они информацию, которую требует трудовое законодательство. Обязательно проверьте наличие всех обязательных локальных актов приема-передачи дел, установленных Трудовым кодексом и иными законами.

Как проверить кадровую документацию и исправить ошибки

Как говорилось выше, проверьте, есть ли в кадровой службе обязательные документы. Прежде всего, это правила внутреннего трудового распорядка (далее - ПВТР), трудовые договоры, график отпусков, приказы по личному составу и др. Чтобы не держать список документов в голове, воспользуйтесь нашим чек-листом (образец ниже).

Просмотрите локальные акты приема-передачи дел главного бухгалтера и образец, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью сотрудников. В них должны быть подписи работников, что они ознакомились с содержанием документа (ст. 22 ТК РФ).

Составьте опись не только бумажных, но и электронных документов, если в компании принят электронный документооборот. Узнайте, трудятся ли в компании дистанционные сотрудники. Изучите договоры с ними. В них обязательно должен быть прописан дистанционный характер работы (ст. 312.1 ТК РФ). Если с удаленными сотрудниками обмениваются электронными документами, проверьте наличие усиленной квалифицированной электронной подписи.

На что обратить внимание при составлении акта

Ошибки в документах

Если вы нашли ошибки или выявили, что отсутствует необходимый документ , отметьте это в акте приема передачи дел при смене руководителя. Не стоит составлять и утверждать документы прошлой датой или датой приема первого работника. Такими действиями вы фальсифицируете данные. При ознакомлении с документами не сможете собрать подписи уволенных работников, да и действующие сотрудники могут отказаться подписывать документ задним числом. Поэтому новые документы и все исправления в старых оформляйте текущей датой. При этом указывайте реальные даты начала работы, переводов и т. д.

ПРИМЕР

Компания начала свою деятельность 13 января 2017 года и с этого же дня приняла на работу 10 человек. Все они продолжают работать. Кадровик при трудоустройстве 3 февраля 2018 года приняла дела и обнаружила, что с работниками не заключили трудовые договоры. Кадровик составила их и указала текущую дату заключения - 3 февраля 2018 года. Но в тексте договора отразила дату фактического начала работы сотрудников - 13 января 2017 года.

Регистрация и хранение документов. Посмотрите, как принято регистрировать документы в компании. Если это делают в электронной форме, не поленитесь завести журналы регистрации в бумажном виде и обязательно предусмотрите в них графу для подписей работников. При проверке инспекции труда журнал поможет доказать, что документ действительно существует, его не составили задним числом и выдали сотруднику. Ведь кадровик ведет журналы регистрации последовательно с начала года, прошивает и нумерует.

Чтобы понять, как хранится кадровая документация, проверьте номенклатуру дел. Если она отсутствует, это сигнал, что систему хранения не продумали и не организовали должным образом. Поэтому, после того как примете дела, обязательно разработайте номенклатуру дел, обеспечьте сохранность всех кадровых документов, чтобы защитить их от утраты и повреждений. Тем более такое требование устанавливает закон (Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Как принять трудовые книжки

Сначала проверьте, оформили ли приказ, которым руководитель назначает вас ответственным за ведение трудовых книжек. Если этого не сделали, подготовьте приказ и подпишите его у руководителя организации. Сделайте это, даже если обязанность работать с трудовыми книжками прописали в вашей должностной инструкции. Затем приступайте к приему трудовых книжек работников.

Посмотрите, где хранятся трудовые книжки. Это должен быть несгораемый сейф. Сверьте количество книжек со списком работников организации, а также выясните, внесены ли все необходимые записи на текущую дату. Проделанную работу удобно оформить отдельным актом приема-передачи личных дел (образец ниже). В нем укажите Ф.И.О. владельца трудовой книжки, ее серию и номер, а также ваши комментарии об отсутствии, повреждении, содержании и оформлении документа .

Проверьте книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В ней регистрируют трудовые книжки, которые впервые оформили в организации или получили от сотрудников при приеме на работу. Книга должна иметь твердую обложку, быть пронумерована и прошнурована, заверена подписью руководителя организации и скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Акт приема-передачи дел и должности составляют, если уходит, например, руководитель отдела, который заведует документами и вещами, исчезновение которых повлечет большие неприятности для организации. Это могут быть печати, трудовые книжки работников, конфиденциальные документы и т. д. Если нужно передать дела между рядовыми работниками, то, составлять акт или нет, решается индивидуально.

Для организации приема-передачи дел в организации специальным приказом создают комиссию (образец ниже). Комиссия составляет акт передачи дел при увольнении работника. Строгой формы этого документа нет, здесь дан один из вариантов оформления (образец ниже). Члены комиссии не только передадут дела другому сотруднику, но и будут свидетелями того, что он их принял и несет за них ответственность. Если работник заболел, то дела обычно принимает его заместитель.

Образец. Приказ о создании комиссии и установлении порядка приема-передачи дел

Образец. Акт приема-передачи дел, документов, материальных ценностей

Если вас беспокоит этическая сторона вопроса, то волноваться не нужно: вы не вторгаетесь в личное пространство другого человека и не касаетесь личных вещей. Компьютер, стол, шкаф с документами, сейф - имущество не заболевшего работника, а работодателя, и расположены они на территории работодателя.

Всегда предусматривайте вероятность того, что кто-то из сотрудников завтра может не прийти на работу. Подготовьте несколько экземпляров ключей от сейфа - они должны храниться у конкретных сотрудников. Нельзя допустить ситуацию, когда организация лишается печати из-за того, что та лежит в сейфе, а ключ от него находится только у одного человека и он носит его с собой, а с сегодняшнего дня этот сотрудник в отпуске или заболел.

В процессе ведения делопроизводства могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, ведущие к инициированию процедуры передачи дел. Для этого необходимо составить соответствующий акт, цель которого — снять ответственность с конкретного работника (например, даже подрядчика, не выполняющего свои обязательства по возведению строения, указанные в соответствующем ). Документ помогает правильно осветить истинное положение дел в определенный момент времени.

Что это такое?

Акт приема-передачи дел — необходимая документация, которая оформляется для подтверждения факта передачи определенных функций и документов. Смена руководителя организации, главного бухгалтера, бухгалтера, кассира и других сотрудников, чья трудовая деятельность напрямую связана с документами, влечет за собой передачу всех дел от одного работника — к другому. Передаются не только текущие дела, но и бумаги, для кассира, к примеру, передаче подлежат и наличные средства в кассе.

Составлять акт приема-передачи дел необходимо, чтобы:

При смене директора

Особенность передачи дел при смене директора заключается в том, что соответствующая категория граждан имеет статус материально ответственного лица ( ). Это означает, что перед составлением акта приема-передачи дел, требуется реализовать инвентаризацию имущества и документации, доказывающей имущественные права предприятия.

Основной список документов, который подлежит обязательной передаче от бывшего руководителя к новому, регламентируется Постановлением «О приеме-передаче документов учреждению исполнительной службой при освобождении от должности».

В обязанности руководителя входит передача следующих документов:

регистрационные и учредительные бумаги;
первичка;
лицензии и другие разрешения;
доверенности, заверенные в нотариальной конторе;
интернациональные соглашения;
бухгалтерские отчеты;
ценные бумаги, векселя и другие финансовые контракты;
удостоверение о праве собственности и иные правоустанавливающие свидетельства;
докладные, объяснительные записки, внутренние кооперативные отчеты.

При смене главного бухгалтера

Особенности оформления акта передачи дел при смене главного бухгалтера:

документ составляется только после завершения текущих учетных процедур, полной проверки состояния бухгалтерского учета, а также после заключения отчетности;
чтобы руководитель предприятия одобрил решение об оформлении акта приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера, должна быть произведена полная инвентаризация всего имущества, финансовых средств и других существенных статей баланса;
проводится сверка расчетов с налоговыми службами и внебюджетными предприятиями (ПФР, ФСС);
период приема-передачи дел и оформления акта также устанавливаются в приказе, изданном руководителем организации.

Передача дел и документов главного бухгалтера — трудоемкий процесс, требующий время и дополнительные затраты. Соответствующий акт оформляется в произвольной форме, в содержание которого необходимо включить все важные для данной процедуры моменты — доказательства факта передачи дел, а также описание учетных и отчетных документов.

образец акта приема — передачи дел при смене главного бухгалтера

Смена директора -- стандартная поэтапная процедура. Одним из главных ее составляющих является передача дел от слагающего полномочия директора новому руководителю, избранному на его место. Процесс предполагает также передачу всей имеющейся документации организации, которая фиксируется путем оформления и подписания акта приема-передачи.

Обязанность по передаче документации может отображаться в локальных актах, например, в соответствующем Положении о передаче документов. На законодательном уровне передача дел между руководителями отмечена:

положениями ФЗ № 402 «О бухучете» от 06.12.2011, конкретно, п. 4 ст. 29 (по части бухгалтерской документации);
ФЗ № 395-1 «О банках…» от 02.12.1990, ст. 24 (для кредитно-финансовых структур);
решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, подробно, в «Основных правилах работы архивов», п. 10.5 (для госструктур);
методическими указаниями по учету МПЗ (п. 22) , одобренными Приказом Минфина РФ № 119н от 28.12.2001 (о необходимости осуществления инвентаризации при замене материально-ответственных лиц, в рассматриваемом случае -- при замене директора).

Процедура передачи дел законодательством не регламентирована. Посему она носит свободный характер, проводится без четко прописанных установок. Суть вопроса в следующем. Бывший директор, будучи материально-ответственным лицом (сообразно ст. 277 ТК РФ), должен отдать новому руководителю организации всю документацию, которая у него хранилась.

Данная процедура оформляется актом приема-передачи. Это двусторонний правовой документ, который, помимо прочего, может заключать описание состояния дел, вещей на момент его составления. Его доминирующее назначение -- констатация наличествующих передаваемых документов, ценностей, дел.

При его составлении на усмотрение сторон может создаваться специальная комиссия. К самому документу могут прилагаться протоколы, дополнительные документы и т. п.

Общая структура акта

Акт приема-передачи компилируется в 2 экземплярах (для уже бывшего директора и избранного вместо него). Условно структуру документа можно обозначить следующим образом.

Основные составляющие структуры акта приема-передачи	Что включают
Шапка	Датировка и место оформления документа
Основание составления акта	Реквизиты протокола общего собрания учредителей (иного документа)
Назначение акта	Подтверждение факта передачи документации
Лица, присутствующие при передаче документации	ФИО присутствующих учредителей
Суть вопроса	Фиксация факта передачи бывшим директором и принятие избранным руководителем документов
Список передаваемой документации (оригиналы)	Перечисляются все документы организации с нумерацией, описями, количеством листов, примечаниями и т. п. К ним относят документацию: · учредительную; · кадровую; · бухгалтерскую; · с включением материально --товарных ценностей, · штампов, печатей и др.
Подписи	Акт подписывают: бывший и избранный директор; а также главбух и иные уполномоченные лица

Распространенные ошибки в оформлении акта приема-передачи при смене директора

Типичные ошибки	Корректировка
Не прописано место издания (либо оформления) акта	Данный реквизит является обязательным, указывается в шапке. Записывается населенный пункт, где составлялся (издавался) акт
У документа отсутствует заголовок	1. Стандартно заголовок указывается во всех документах формата А-4. 2. Он должен быть коротким, четким, соответствовать смысловому содержанию текста. 3. Записывается без кавычек и точки в конце. 4. В рассматриваемом варианте заголовок звучит так: Акт № приема-передачи дел при смене директора
В шапке записано сокращенное название организации («Василек»)	Название прописывается полностью согласно уставным документам общества. Допускается под полным названием записывать его в скобках сокращенно. Пример: Общество с ограниченной ответственностью «Василек» (ООО «Василек»)