Путевой лист - это учетный документ для служебного транспорта. Если владелец автомобиля - организация, этот документ подтверждает право управления. Если автомобиль частный, но используется в рабочих целях, - помогает рассчитать затраты. Проверяют путевки многие службы: и ФНС, и ГИБДД, и трудовая инспекция. Где взять корректные формы, как правильно заполнять и избежать возможных санкций за ошибки с учетом последних изменений в законодательстве?.

Так называемые «путевки» — это учетные первичные документы, которые должны вести все организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов.

В зависимости от вида транспортных средств и области их применения нужно использовать разные виды путевых листов. Отдельные бланки разработаны для владельцев и арендаторов:

• легковых автомобилей;
• грузовых автомобилей;
• специального транспорта;
• легкового такси;
• грузового такcи;
• автобусов общественных и необщего пользования.

Необходимые предпринимателям формы утверждены двадцать лет назад Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78 . Они актуальны до сих пор, хотя за эти годы в бланки много раз вносились изменения различного характера. В соответствии с Приказом Минтранса от 07.11.2017 № 476 , с 15.12.2017 в путевом листе нужно указывать дополнительные сведения о собственнике транспортного средства. Индивидуальных предпринимателей обязали указывать свой ОГРИП, а организации — ОГРН.

Не всем организациям подходят унифицированные бланки, кроме того, они не для всех обязательны. Поэтому юрлицо (или ИП) вправе разработать свой вариант, в котором должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение собственного измененного бланка должно указываться в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008 . Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.

Новая форма путевого листа с 2019 г.

Путевой лист транспортного средства необходим при выезде любого транспортного средства по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к заполнению этого первичного документа установлены только для автотранспортных компаний, однако и для всех остальных он является документом строгой отчетности, поэтому должен содержать обязательные реквизиты.

В 2018 году таких сведений стало больше — чиновники добавили обязанность указывать в путевом листе сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.

Путевые листы: правила заполнения в 2019 году

Порядок оформления путевых листов установлен Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 , который действует в редакции от 21.12.2018, вступившей в силу 01.03.2019. Учитывают путевые листы в специальном журнале. Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2019 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.

Заполнением этой формы в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях это может быть просто уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности должны быть делегированы приказом руководителя организации, поскольку именно тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением бумаг занимаются сами водители. Однако, по общему правилу, водители должны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.

Выписать путевку можно на один рейс, один рабочий день или смену. Кроме того, в унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с машиной в рейсе могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.

Путевой лист, бланк которого является унифицированным, разделен на несколько разных форм, в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация могла сориентироваться и выбрать необходимую.

Унифицированный бланк путевого листа	Кто и как заполняет

Подтверждением списания ГСМ на себестоимость в производственных целях является путевой лист. В путевом листе необходимо указывать показания спидометра и показатели расхода ГСМ, а также указывается маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов.

Путевые листы - это первичные документы, унифицированные формы которых утверждены Постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. N 78. В зависимости от вида транспортных средств применяются различные виды путевых листов: для легковых автомобилей, для специальных автомобилей, для легкового такси, для грузовых авто, для автобусов, для автобусов необщего пользования. Для контроля за движением выданных водителям документов и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию применяется специализированный журнал учета по форме N 8.
Порядок оформления путевых листов установлен Инструкцией о порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом, утвержденной Минфином и Минавтотрансом от 30 ноября 1983 г. N 156/30/354/7/10/998/.
Однако Минфин России в Письме от 20 сентября 2005 г. N 03-03-04/1/214 разъяснил, что формы, утвержденные Постановлением Госкомстата N 78, обязательны только для автотранспортных организаций.
Таким образом, остальные организации могут разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а именно:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
Разработанную организацией форму путевого листа необходимо утвердить приказом об учетной политике организации и привести в приложении к этому приказу.
Все путевые листы выписывают в одном экземпляре и хранят пять лет.
Путевой лист выписывает водителю диспетчер или иной уполномоченный выпускать его в рейс работник. В небольших организациях это может сделать сам водитель или другой работник, который назначается приказом руководителя организации.
В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток.
При этом нужно исходить из следующего: если задание водителю дается на неделю (месяц), то и путевой лист можно составлять раз в неделю (месяц). Если же задание дается каждый день, то и путевой лист необходимо оформлять каждый день.
В этом случае организация могла бы обезопасить свою позицию перед налоговыми органами, отразив этот момент в учетной политике. Необходимо указать, с какой максимальной периодичностью (например, не реже одного раза в неделю или месяц) будут выписываться путевые листы конкретным сотрудникам с указанием причин принятия организацией такого решения.
Маршрут движения записывается по всем пунктам следования автомобиля в самом путевом листе.
Ответственность за правильное оформление путевого листа несут руководители организации и лица, отвечающие за эксплуатацию автомобилей и участвующие в заполнении документа. Работники, заполнившие и подписавшие документы, несут ответственность за достоверность содержащихся в них данных.
В случае если путевой лист заполняется с нарушениями, это дает проверяющим органам основание исключить затраты на ГСМ из состава расходов.
Кроме обязательных реквизитов, которые на основании Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ должны содержать первичные документы, путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе.
Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае, если путевой лист оформляется более чем на один день, - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.
Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:
- для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;
- для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.
Сведения о транспортном средстве включают:
- тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае, если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того - модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;
- государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;
- показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.
Сведения о водителе включают:
- фамилию, имя, отчество водителя;
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.
В зависимости от вида транспортного средства выделяются следующие типы путевых листов:
- путевой лист легкового автомобиля - типовая межотраслевая форма N 3;
- путевой лист специального автомобиля - типовая межотраслевая форма N 3 спец;
- путевой лист легкового такси - типовая межотраслевая форма N 4;
- путевой лист грузового автомобиля - типовые межотраслевые формы N N 4-С и 4-П;
- путевой лист автобуса - типовая межотраслевая форма N 6;
- путевой лист автобуса необщего пользования - типовая межотраслевая форма N 6 спец;
Путевой лист легкового автомобиля по форме N 3 применяется юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации автотранспортных средств.
На основании данной формы учитывается работа легкового автотранспорта и начисляется заработная плата водителю.
Заполнение раздела "Движение горючего" производится в полном объеме исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно, и расходы на ГСМ списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.
Остаток горючего в баке фиксируется в листе на начало и конец смены. Расчет расхода указывается по нормам, утвержденным в организации для данной машины. При этом норма расхода горючего утверждается приказом как на летний, так и на зимний периоды. По сравнению с этой нормой указываются фактический расход, экономия или перерасход по отношению к норме.
Чтобы определить нормативный расход горючего за смену, необходимо умножить пробег автомобиля за рабочий день в километрах на норму расхода бензина в литрах на 100 км пробега, а полученный результат разделить на 100.
Для определения фактического расхода ГСМ за текущий день к его остатку в баке автомобиля на начало смены следует прибавить количество горючего, заправленного в бак автомобиля в течение смены, и из этой суммы вычесть остаток бензина в баке автомобиля на конец смены.
На оборотной стороне листа указываются пункт назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Данные показатели необходимы для включения стоимости израсходованного топлива в расходы и подтверждают цель использования машины.
Нижняя часть оборотной стороны путевого листа важна для расчетчика заработной платы водителей.
Показания спидометра на начало рабочего дня должны совпадать с показаниями спидометра на конец предыдущего рабочего дня автомобиля. А разница между показаниями спидометра за текущий день работы должна соответствовать общему количеству пройденных за день километров, указанных на оборотной стороне.
Вторыми по популярности являются путевые листы грузовых автомобилей (формы N N 4-С и 4-П). На основании данных путевых листов и соответствующих товарно-транспортных накладных определяются показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов, т.е. выставления счетов клиентам.
Форма N 4-С (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам. Форма N 4-П (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу. Форма N 4-П рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня водителя.
Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией - владельцем автотранспорта счета заказчику. К счету прилагают соответствующий отрывной талон.
Путевой лист остается в организации - владельце автотранспорта, в нем повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика и служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня.
В случае когда при повременной плате за работу автомобиля перевозятся товарно-материальные ценности, в "путевку" вписываются номера ТТН, один экземпляр которой прилагается. На основании товарно-транспортной накладной по форме N 1-Т в путевом листе указываются количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.
Путевые листы по формам N N 4-С и 4-П выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы.
В разд. I "Задание водителю" указываются маршруты движения, наименование груза и (или) цель поездки. Если маршрутов много и все они не умещаются на одном путевом листе, то можно оформить отдельный маршрутный лист с указанием дат и всех маршрутов поездок, который прилагается к путевому листу. При этом в разделе "Задание водителю" путевого листа делается ссылка на номер этого маршрутного листа.
В разд. II "Работа водителя и автомобиля" диспетчер (механик или иное назначенное лицо) фиксирует показания спидометра. По окончании срока, на который выдан путевой лист, водитель сдает его диспетчеру. Диспетчер удостоверяет правильность снятых показаний приборов своей подписью на путевом листе. Затем от диспетчера путевой лист принимает бухгалтер.
По показаниям спидометра бухгалтер определяет пробег автомобиля. По утвержденным нормам расхода топлива и пробегу автомобиля определяется расход топлива.
Обращаем внимание, что не допускается наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов. В соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, ответственность за достоверность содержащихся в документах данных, правильность их оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Первичным учетным документом, которым оформ-ляется работа автотранспортного средства, является путевой лист. Формы путевых листов, подлежащие использованию организациями, осуществляющими перевозку грузов и (или) пассажиров автомобильным транспортом, утверждены постановлением Мини-стерства финансов Республики Беларусь от 31 марта 2000 г. № 31 «Об утверждении бланков путевых листов и инструкций по их заполнению» (далее - по-становление № 31).

Бланки путевых листов изготовлены в соответ-ствии с Положением об основных требованиях, предъ-являемых к уровню защищенности бланков строгой отчетности, а также специальным материалам для защиты их от подделки, утвержденным постановле-нием Министерства финансов Республики Беларусь от марта 2002 г. № 29. Указанные бланки путевых листов содержат все реквизиты и дополнены опреде-ленными элементами защиты.

Утвержденные в установленном порядке типовые формы путевых листов обязательны к применению всеми организациями независимо от организационно-правовой формы и индивидуальными предпринима-ли.

Служебный легковой автомобиль

Пунктом 1.1 Инструкции по изготовлению, учету,заполнениюи обработке путевых листов служебного легкового автомобиля, утвержденной постановлением № 31 (далее - Инструкция), установлено, что к служебным легковым автомобилям (далее - служебныйавтомобиль) относятся легковые автомобили вместимостью до 9 мест, включая место водителя, используемые в служебных целях.

Бланки путевых листов должны храниться у юридического лица или индивидуального предпри-нимателя и по мере потребности выдаваться под расписку лицу, ответственному за эксплуатацию служебных автомобилей. Путевые листы служебного автомобиля форм 6 и 7 выдаются водителю под рас-писку уполномоченным на то должностным лицом при условии, что предыдущий путевой лист сдан на обработку.

Ответственность за заполнение путевых листов и достоверность указанных в них сведений несут ру-ководитель юридического лица или индивидуальный предприниматель, чьим штампом и печатью они за-верены, а также лица, обеспечивающие эксплуатацию служебных автомобилей.

Путевые листы оформляются не только на автомо-били, принадлежащие организации, но и на личные автомобили работников, используемые в служебных целях, а также на их автомобили, взятые в аренду.

Форма 6 путевого листа служебного автомобиля

Путевой лист служебного автомобиля формы б при-меняется при использовании легкового автомобиля в служебных целях при необходимости обслуживания одного или нескольких заказчиков в течение 1 дня. Таким образом, оформление нового бланка путевого листа данной формы осуществляется ежедневно.

До выдачи путевого листа водителю диспетчер (или другое уполномоченное на то лицо) заполняет следующие его реквизиты:

На лицевой стороне записывается дата выдачи (число, месяц, год), совпадающая с датой ре-гистрации путевого листа в журнале выдачи путевых листов водителям; наименование пред-приятия (организации), его адрес и телефон; марка автомобиля, его государственный и га-ражный номера; фамилия и инициалы водителя, его табельный номер и номер водительского удостоверения;

В разделе «Задание водителю» указываются в соответствующих строках наименования за-казчиков или фамилии, инициалы и должности ответственных лиц предприятий (учреждений), в распоряжение которых поступает автомобиль, а также адреса подачи автомобиля. Если автомобиль заправляется в гараже перед выездом, то заправщик до выезда автомобиля на линию в разделе «Заправка топливно-смазочными материалами (ТСМ)» записывает в соответствую-щие графы марку ТСМ, номер заправочного листа, количество выданных ТСМ. Диспетчер записывает в графе «Время выезда» фактическое время выезда и заверяет все записи своей подписью или штампом в соответствующей строке. Механик (или другое уполномоченное на то лицо) записывает в соот-ветствующие графы на лицевой стороне путевого листа показания спидометра и количество топлива, находящегося в топливном баке при выезде, затем удостоверяет передачу автомобиля водителю в тех-нически исправном состоянии, разрешение на выезд и правильность всех сделанных им записей своей подписью или штампом в соответствующей строке. Водитель ставит свою подпись в строке «Водитель», удостоверяя тем самым принятие автомобиля в тех-нически исправном состоянии и получение задания на работу.

Во время работы автомобиля на линии в разделе «Выполнение задания» на оборотной стороне путево-го листа водителем при использовании служебного автомобиля в пределах городской черты в графах «откуда» и «куда» производится запись «По городу». В других случаях по каждой ездке указывается соответственно наименование начального и конеч-ного пунктов маршрута, а также отмечается время отправления с начального пункта и прибытия на конечный пункт. Лица, пользовавшиеся служебным автомобилем, удостоверяют правильность записей, сделанных водителем, своими подписями в соответствующих строках графы «Подпись заказ вразделе «Прочие отметки» уполномоченное на лицо записывает причину, дату и время начала и окончания простоя и подтверждает сделанную своей подписью. Сюда же записываются сведения, предусмотренные формой путевого листа (отмети органов ГАИ, Транспортной инспекции и др.).

При возвращении автомобиля с линии водитель строке «Автомобиль сдал» своей подписью удостоверяет сдачу автомобиля механику. Механик заполняет в соответствующих строках показания спидометра, остаток топлива в баке автомобиля и удостоверяет правильность заполнения этих реквизитов, а также прием автомобиля от водителя своей подписью. Диспетчер отмечает в соответствующей строке в левой части лицевой стороны путевого листа фактически время возвращения и удостоверяет правильностью записи своей подписью.

При обработке путевого листа уполномоченное на то лицо обрабатывает путевой лист и соответствующие ему документы, рассчитывает и заполняя данные реквизитов разделов «Расход топлива»,«Результаты работы автомобиля за смену» и подтверждает правильность произведенных расчетов своей подписью на оборотной стороне путевого листа. При автоматизированной обработке путевого листа разделы «Результаты работы автомобиля за смену», «Расход топлива», «Для расчетов» заполняются, т.к. их расчет производится с использованием ЭВМ.

Форма 7 путевого листа служебного автомобиля

Путевой лист служебного автомобиля формы 7 применяется при использовании легкового автомобиля в служебных целях при необходимости обслуживания одного заказчика в течение нескольких дней. Оформление нового бланка путевого листа данной формы осуществляется при смене заказчика либо при отсутствии места для внесения новых записей в прежнем бланке путевого листа. Заказчиком могут выступать как сторонние организации, так и отдельные службы организации или ее работники.

До выдачи путевого листа водителю диспетчером на лицевой стороне путевого листа записываются дата его выдачи (число, месяц, год), совпадающая с датой его регистрации в журнале выдачи путевых листов водителям; наименование предприятия (ор-ганизации), его адрес и телефон; марка автомобиля, его государственный и гаражный номер; фамилия и инициалы водителя, его табельный номер и номер водительского удостоверения. В строке «Автомобиль направлен в распоряжение» указываются наименова-ние заказчика или фамилия, инициалы и должность ответственного лица предприятия, в распоряжение которого поступает автомобиль, а также адрес по-дачи автомобиля.

До выезда автомобиля на линию ежедневно за-правщик, если автомобиль заправляется в гараже перед выездом, в графу «Марка топлива» записывает марку топлива, а в графу «Количество, л» - количе-ство выданного топлива и удостоверяет правильность записи своей подписью в графе «Подпись заправщика, №чека АЗС». Диспетчер заполняет графы «Число», «Время выезда», «Показания спидометра при выезде», «Остаток топлива при выезде». Механик сопоставля-ет показания спидометра и остатка топлива в баке автомобиля при выезде, перенесенные диспетчером из предыдущего путевого листа (за предыдущий день при возвращении), с фактическими. Затем удостове-ряет передачу автомобиля водителю в технически исправном состоянии, разрешение на выезд автомо-биля и правильность всех сделанных записей в графе «Автомобиль технически исправен. Выезд разрешен». Водитель своей подписью в графе «Автомобиль в технически исправном состоянии принял» удостове-ряет принятие автомобиля в технически исправном состоянии и получение задания на работу.

Ежедневно при работе автомобиля на линии на оборотной стороне путевого листа в разделе «Вы-полнение задания» водителем в графе 22 (28) указы-вается число месяца. По каждому числу месяца при использовании служебного автомобиля в пределах городской черты в графах 24 (30) и 25 (31) произво-дится запись «По городу». В графе 26 (32) указывается суммарный пробег автомобиля по городу, в других случаях по каждой ездке в графах 24 (30) и 25 (31) указывается соответственно наименование началь-ного и конечного пунктов маршрута, а в графе 26 (32) - расстояние между ними. В разделе «Прочие отметки» уполномоченное на то лицо записывает причину, дату и время начала и окончания простоя и подтверждает запись своей подписью. Сюда же записываются отметки органов, контролирующих работу автомобиля.

При возвращении автомобиля с линии ежеднев-но водитель в графе «Автомобиль сдал» в соот-ветствующей строке своей подписью удостоверяет сдачу автомобиля механику. Механик заполняет графы «Показания спидометра при возвращении», «Остаток топлива при возвращении», удостоверяет правильность заполнения этих реквизитов, а так-же подтверждает прием автомобиля от водителя своей подписью в графе «При возвращении автомо-биль принял». Диспетчер заполняет графы «Время при возвращении», «Время в наряде» (гр. 4 = гр. 3 -гр. 2), «Суточный пробег» (гр. 7 = гр. 6 - гр. 5), «Рас-ход топлива по норме» (гр. 14 = линейная норма. гр. 7), «Расход топлива фактически» (гр. 15 = гр. 8 + гр. 12 - гр. 9), «Расход топлива - экономия, пере-расход» - экономия (+) или перерасход (-) (гр. 16 = гр. 14 - гр. 15) и удостоверяет правильность за-полненных реквизитов своей подписью в графе «Подпись диспетчера». При этом графы 4,7,14,15 и 16 заполняются при ручной обработке путевого листа. При автоматизированной обработке раздел «Для рас-четов», а также суммирующая строка раздела «Работа водителя и автомобиля» не заполняются.

После сдачи водителем путевого листа диспетчер при ручной обработке суммирует данные граф 4, 7, 12,14,15 и 16 за весь период действия путевого листа, производит расчет заработной платы в разделе «Для расчетов» и подтверждает правильность произведен-ных расчетов своей подписью на оборотной стороне путевого листа.

Особенности оформления

При поездках служебного автомобиля в пределах города, в котором находится организация (подраз-деление организации, к которому приписан автомо-биль), в графе «Маршрут следования» производится запись «По городу». Адреса маршрута следования не указываются. При поездке служебного автомобиля за пределы города, в котором находится организация, в данной графе указывается наименование начального и конечного пунктов маршрута (город, улица, дом, организация).

Наиболее существенной информацией, содержа-щейся в путевом листе, являются показания спидо-метра, свидетельствующие о пробеге автомобиля. Например, в некоторых случаях в путевых листах формы 6 не указываются показания спидометра, т.к. на их оборотной стороне фиксируются маршруты дви-жения в километрах между пунктами назначения.

Данные реквизитов «Показание спидометра при выезде» и «Показание спидометра по возвращении» путевого листа являются обязательными независимо от произведенных записей в других подтверждаю-щих документах. Снятие этих показаний позволяет сверить общий пробег за рабочий день с данными о выполнении задания по отдельным маршрутам и произвести расчет затрат на ГСМ.

При использовании служебного автомобиля для перевозки мелкогабаритных грузов необходимо применять путевые листы служебного легкового автомобиля формы 6 или формы 7, а не путевые листы грузового автомобиля.

Грузовой автомобиль

Путевой лист грузового автомобиля является основным первичным учетным документом, опреде-ляющим совместно с товарно-транспортной накладной (ТТН) при перевозке товарных грузов или актом замера (взвешивания) при перевозке нетоварных грузов показатели для учета работы грузовых авто-транспортных средств и водителя, а также данные для начисления заработной платы водителю, осущест-вления расчетов за перевозки грузов и формирования статистической отчетности.

Путевые листы форм 3(с) и 3(п) выдаются во-дителю под расписку уполномоченным на то лицом только на 1 рабочий день при условии сдачи водителем путевого листа за предыдущий день работы. На более длительный срок путевые листы выдаются только в том случае, если выполняются междугородные перевозки в течение более суток.

При работе автомобиля вне места расположения перевозчика сроком более суток в составе группы автомобилей путевые листы на весь срок получает старший группы, который ежедневно выдает путевые листы каждому водителю в отдельности после сдачи путевого листа за предыдущий день работы.

Выдаваемый водителю путевой лист должен иметь дату выдачи, штамп и печать перевозчика.

Путевой лист типовой формы 3(с)

На лицевой части путевого листа под названием документа записывается дата его выдачи (число, месяц, год), совпадающая с датой его регистра в диспетчерском журнале. Заполняется строка «Режим работы» (работа в будние дни, командировка, суммированный учет рабочего времени, ежеднев-ный учет рабочего времени и т.д.), в соответствии с которым производится начисление заработной платы водителю. В строке «Лицензионная карточка» записывается ее номер, если перевозки выполняются в междугородном сообщении. Обязательно записы-ваются государственный номер и марка автомобиля, а также гаражный номер автомобиля для автомати-зированного учета его работы, фамилия, инициалы водителя и номер его водительского удостоверения. Одновременно в этой строке записывается класс водителя для установления размера доплаты за классность при ручной обработке путевого листа. В строке «Табельный номер» записывается иден-тификационный номер, присвоенный водителю на предприятии. Записываются государственный номер и марка прицепа или полуприцепа, выпускаемого на линию с автомобилем, а также гаражный номер прицепа или полуприцепа для автоматизированного учета его работы.

Должны быть записаны время выезда и возвраще-ния автомобиля по графику; показания спидометра при выезде автомобиля на линию (переносится показание спидометра при возвращении с линии из путевого листа за предыдущий день работы).

Заполняются данные по заказчику. На основании заявок записывается наименование заказчика, враспоряжение которого должен прибыть водитель для выполнения задания, дата и время прибытия автомобиля к заказчику согласно его заявке или графику работы автомобиля по условиям договора соответственно. Наименование представленного к перевозке груза в соответствии с заявкой заказчика или договора должно быть указано в путевом листе, на основании чего водителем выполняется соответ-ствующая подготовка.

На основании справочников и таблиц расстояний, актов замера расстояний на месте или по карте курвиметром записывается расстояние в километрах между пунктами перевозки. Эти реквизиты служат для определения количества топлива для выполнения перевозки. Дежурный механик при выпуске автомо-биля на линию сверяет фактическое наличие топлива в баках автомобиля с показаниями, перенесенными диспетчером в данный путевой лист из путевого листа за предыдущий день работы, и удостоверяет своей подписью или личным штампом достоверность сделанных записей. В случае несоответствия наличия топлива в баках автомобиля при выезде показанию остатка топлива, указанному диспетчером в путевом листе, механик совместно с водителем составляет акт установленной формы, после чего в путевой лист вносится показание остатка топлива согласно акту. В нижней части путевого листа в строке «Вы-дать топлива» диспетчером записывается необходи-мое для выполнения задания количество топлива с учетом его остатка за предыдущий день, а в строке «Подпись диспетчера» диспетчер удостоверяет своей подписью правильность заполненных им реквизитов и наличие у водителя водительского удостоверения. Если автомобиль заправляется непосредственно перед выездом на линию, то заправщик в разделе «Движение ТСМ» записывает в соответствующие графы марку и количество выданного топлива или смазочных материалов и удостоверяет правильность записей своей подписью. При заправке в гараже графа 7 «Пунктзаправки» не заполняется.

До выезда автомобиля на линию в нижней части путевого листа медицинский работник подписью личным штампом удостоверяет возможность допуска водителя по состоянию здоровья к управлению автомобилем. Механик указывает фактическое время выезда автомобиля на линию, также ставятся отметки об исправности автомобиля, показания спидометра. Водитель должен подтвердить подписью то, что автомобиль принят в исправном состоянии.

На линии записывается фактическое время при-бытия автомобиля в пункт погрузки с момента предъ-явления путевого листа для определения времени простоя под погрузкой. Записывают все номера ТТН, относящиеся к данному заезду или ездке, а в случае перевозки нетоварных грузов по групповому акту геодезического замера - номер этого акта.

При возвращении автомобиля записываются фак-тическое время возвращения автомобиля и показа-ния спидометра. Ставятся подписи, удостоверяющие сдачу автомобиля в исправном состоянии. В случае неисправности автомобиля оформляется заявка на ремонт.

После сдачи путевого листа записываются рас-стояния, коэффициент изменения нормы расхода топлива. В разделе «Последовательность выполнения задания» диспетчер записывает общее количество ездок, общее количество сданных ТТН. При автома-тизированной обработке путевых листов диспетчеру необходимо произвести кодирование информации -заполнение граф:

1) код режима работы;

2) код марки автомобиля;

3) код марки прицепа;

4) код марки ТСМ;

5) код причины простоя.

При автоматизированной обработке путевых листов разделы «Результаты работы автомобиля и прицепа» и «Для расчетов» не заполняются. При ручной обработке используются все данные из путевого листа и приложенных товарно-транспортных документов. Таксировщик заполняет данные реквизитов разделов «Результаты работы автомобиля и прицепа» и «Для расчетов».

Путевой лист типовой формы 3(п)

На лицевой части путевого листа под названием документа записывается дата его выдачи, совпа-дающая с датой его регистрации в диспетчерском журнале, заполняется наименование режима работы, указывается номер лицензионной карточки (при не-обходимости) , данные автомобиля и водителя, время прибытия к заказчику и отбытия от него. На основании заявки заказчика записывается наименование и адрес заказчика, в распоряжение которого должен при-быть водитель для выполнения задания. Указывается количество часов работы согласно заявке (заказу) или условиям договора, число ездок между пунктами погрузки и разгрузки, необходимое для выполнения задания. По согласованию с перевозчиком заказчик может изменить задание водителю с соответствующей записью в разделе «Особые отметки».

Дежурный механик при выпуске автомобиля на линию сверяет фактическое наличие топлива в баках автомобиля с показаниями, перенесенными диспетчером в путевой лист из путевого листа за предыдущий день работы, и удостоверяет своей подписью или личным штампом достоверность сделанных записей. В нижней части путевого листа диспетчер записывает необходимое для выполнения задания количество топлива с учетом его остатка за предыдущий день, и удостоверяет своей подписью правильность заполненных им реквизитов и наличие у водителя водительского удостоверения.

В отрывном талоне заказчика в соответствующих строках записываются наименование перевозчика, марка и государственный номер автомобиля и при-цепа (полуприцепа), номер путевого листа и дата его выдачи.

Перечисленные реквизиты в обязательном порядке отражаются и в талоне заказчика на путевом листе. Заполнение талонов производится под копирку.

До выезда автомобиля на линию медицинский работник подписью или личным штампом удостове-ряет возможность допуска водителя по состоянию здоровья к управлению автомобилем. Удостоверяется исправность автомобиля.

На линии заполняется раздел «Маршрут следова-ния», где указывается адрес начальных и конечных пунктов маршрута по каждой ездке. Заказчик по завершению работы автомобиля в отрывном талоне в соответствующие графы записывает время прибытия к заказчику и убытия от него, показа-ния спидометра. Если на автомобиле перевозились товарно-материальные ценности, то в отрывном талоне заказчиком записываются номера ТТН, указывается их количество, а также суммарное количество ездок за рабочий день. Копии ТТН прилагаются к путевому листу. Все реквизиты отрывного талона должны быть отражены и в талоне заказчика на путевом листе. Заполнение талонов производится под копирку.

При возвращении автомобиля указывается факти-ческое время возвращения автомобиля, количество оставшегося топлива. Все данные подтверждаются подписью.

После сдачи путевого листа записываются рас-стояния, коэффициент изменения нормы расхода топлива. При автоматизированной обработке пу-тевых листов диспетчеру необходимо произвести кодирование информации - заполнение граф:

1) код режима работы;

2) гаражный номер автомобиля;

3) табельный номер водителя;

4) гаражный номер прицепа.

Затем информация заносится в компью-тер, обрабатывается по заданным алгоритмам и результаты расчетов направляются работникам соответствующих служб.

При автоматизированной обработке путевых листов разделы «Таксировка», «Зарплата», «Результаты работы автомобиля и прицепа» не заполняются.

При ручной обработке используются все дан-ные из путевого листа и приложенных товарно- транспортных документов. Таксировщик обра-батывает путевой лист и соответствующие ему документы, рассчитывает и заполняет реквизиты разделов «Талон заказчика» («Расчет стоимости автоуслуг»), «Результаты работы автомобиля и прицепа», «Таксировка», «Зарплата».

Путевой лист типовой формы 4

На лицевой части путевого листа в соответствую-щих строках записываются:

• номер лицензионной карточки;
• номера разрешений для въезда на терри-торию иностранных государств или проезда через них транзитом и даты их выдачи;
• срок командировки водителей;
• номер и дата подачи заявки заказчиком на перевозку груза;
• дата и номер приказа перевозчика на выезд автомобиля.
  

Записывается марка автомобиля, прицепа или полуприцепа, их гаражные и государ-ственные номера, фамилии и инициалы водителей, номера их водительских удостоверений, показания спидометра при выезде автомобиля, которые пере-писываются в данный путевой лист из предыдущего. В графу 10 записываются планируемые дата и время выезда автомобиля на линию, дата и время его воз-вращения с линии.

Механик при выпуске автомобиля на линию сверя-ет фактическое наличие топлива в баках автомобиля с показаниями остатка топлива.

В нижней части путевого листа в строке «Выдать топлива» диспетчером записывается необходимое для выполнения задания количество топлива с учетом его остатка за предыдущий рабочий день.

До выезда из гаража записывается марка топлива, если автомобиль заправляется непосредственно перед выездом, его количество. Медицинский работник Подписью или личным штампом удостоверяет воз-можность допуска водителя по состоянию здоровья 1управлению автомобилем. Удостоверяется исправ-ность автомобиля.

На линии при изменении задания записывается наименование нового заказчика. При замене водителя заполняются фамилия и табельный номер водителя. Также отражаются наименование страны, наимено-вание начального и конечного пункта, в котором на-ходится заказчик. При заправке топливом на линии указываются дата заправки, пункт заправки, марка ТСМ, количество топлива.

В разделе «Опоздания, простои в пути и прочие отметки» записываются причины простоя, дата и время начала и окончания простоя, а также делаются отметки органов ГАИ, Транспортной инспекции, заказ-чиков при отказе от загрузки автомобиля, различных дорожных, пограничных, таможенных служб и т.п. нижней части оборотной стороны путевого листа родитель удостоверяет своей подписью правильность произведенных им записей.

При возвращении автомобиля указываются фак-тическое время возвращения, показания спидометра, остаток топлива.

После сдачи путевого листа водителем по справоч-нику расстояний диспетчер записывает расстояние между начальным и конечным пунктом на территории каждой страны. Заполнение раздела «Результаты работы автопоезда», графы 43 в разделе «Выполнение задания», а также выполнение расчетов по учету топлива и начислению заработной платы водителям в разделе «Для расчетов» производится только в том случае, если обработка путевого листа осуществляет-ся вручную. Правильность расчетов подтверждается подписями лиц, производивших эти расчеты, в нижней части оборотной стороны путевого листа.

При автоматизированной обработке путевых ли-стов диспетчеру необходимо произвести кодирование информации - заполнение граф:

1) гаражный номер автомобиля, прицепа, полуприцепа;

2) табельный номер водителя;

3) код марки ТСМ.

Перечисленная информация заносится в компьютер, обрабатывается по заданным алгоритмам, и результаты расчетов направляются работникам соответствующих служб предприятия.

Виктория Литвин, экономист

Производственно-практическое издание Транспорт/ сост. Е.В. Гриценко. - Минск: КапиталМедиаГрупп, 2011

Рассмотрим порядок оформления путевых листов на примере заполнения формы №3 \”Путевой лист легкового автомобиля\”.

Пример

Индивидуальный предприниматель Кондрашов Сергей Иванович использует в своей деятельности легковой автомобиль \”Форд Фокус Си Макс\” с объемом двигателя 1,8 л. Путевые листы выписываются на неделю (5 рабочих дней).

Ответственным за эксплуатацию автомобилей приказом по организации назначен сам предприниматель (он же выполняет обязанности механика и диспетчера).

По данным предыдущего путевого листа и визуального обследования количество топлива в баке перед выездом составляло 30 литров. За время действия путевого листа водитель один раз производил заправку (40 литров). Кассовый чек АЗС был им представлен вместе с путевым листом (авансовым отчетом) по окончании его действия.

Общий пробег за время действия путевого листа составил 198 километров.

Используя данные этого примера, рассмотрим порядок оформления путевого листа. Заполненный бланк см. на стр. 20.

Кто и какую форму путевого листа

должен использовать

Форма путевого листа, утвержденная Госкомстатом (Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 №78), является унифицированным первичным документом, предназначенным для использования всеми юридическими лицами, эксплуатирующими автотранспортные средства.

При этом и налоговики, и Минфин, и суды считают, что для автотранспортных предприятий она обязательна (Письма Минфина России от 07.04.2006 г. №03-03-04/1/327, от 16.03.2006 г. №03-03-04/2/77, от 20.02.2006 г. №03-03-04/1/129; Письма УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 г. №20-12/064123.2, от 14.11.2006 г. №20-12/100253; Постановления ФАС СЗО от 26.06.2009 г. №А56-20450/2008; ФАС МО от 13.11.2008 г. №КА-А41/10639-08; ФАС ВВО от 23.04.2007 г. №А28-7048/2006-250/21; ФАС УО от 06.07.2009 г. №Ф09-4565/09-С3). Остальные организации, по их мнению, вправе утвердить свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы на горюче-смазочные материалы. Главное – соблюсти требования ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ \”О бухгалтерском учете\”.

Контролирующие органы считают, что транспортные фирмы не могут выбирать форму путевого листа, они должны применять только официальную, \”госкомстатовскую\”.

Что касается формы путевого листа, содержащей обязательные реквизиты, утвержденные Минтрансом (Приказ Минтранса России от 18.09.2008 г. №152), то ее также должны применять все юридические лица и предприниматели, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили (п. 2 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. Приказом Минтранса России от 18.09.2008 г. №152, далее – Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов).

После вступления в силу Приказа Минтранса контролирующие органы заявили, что путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные Минтрансом, тоже может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (Письмо Минфина России от 25.08.2009 г. №03-03-06/2/161; Письма УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 г. №16-15/139308, от 13.10.2009 г. №16-15/107268).

Таким образом, если у вас транспортная компания и вы используете автомобили для оказания услуг по перевозке грузов, пассажиров и багажа, то вы должны применять унифицированную \”госкомстатовскую\” форму и при этом соблюдать требования Минтранса. Самый безопасный вариант – просто дополнить \”госкомстатовский\” путевой лист обязательными \”минтрансовскими\” реквизитами. А это:

– модель транспортного средства;

– дата и время проведения предрейсового и послерейсового медосмотра водителя, которые проставляются и заверяются медработником, проводившим осмотр (пункт 7, п. 16 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).

Если вы используете автомобили только для личных нужд организации, то вы можете:

– применять \”госкомстатовские\” формы путевых листов;

– разработать и утвердить собственную форму путевого листа с соблюдением требований ст. 9 Закона №402-ФЗ и Приказа Минтранса России №152;

– использовать для подтверждения расходов на ГСМ другие документы (ч. 1, 2 ст. 1, ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 г. №259-ФЗ \”Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта\”; Постановление ФАС МО от 30.09.2010 г. №КА-А40/11123-10).

Но чтобы избежать претензий со стороны налоговиков, лучше применять именно путевой лист, разработав форму, удобную для организации.

Штамп медработника на путевом

листе не обязателен

Налоговики вполне могут предъявить

вам претензии, если штампа медработника на путевом листе нет, так как этот реквизит входит в число обязательных реквизитов путевого листа, утвержденных Минтрансом (подп. 2 п. 7, п. 16 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).

Но эти претензии легко оспорить. Ведь отсутствие сведений о медосмотре не влияет на величину и обоснованность транспортных расходов. Если в путевом листе есть сведения о пробеге автомобиля, расходе горючего, остатках горючего в баке, то он вполне может являться подтверждающим документом (Постановление ФАС МО от 10.08.2009 № КА-А40/7253-09).

Конечно, обязательное медицинское освидетельствование водителя перед рейсом и после него предусмотрено п. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.95 № 196-ФЗ \”О безопасности дорожного движения\”. Но оштрафовать вас за отсутствие отметок о медосмотре не смогут. Потому что к административной ответственности за несвоевременное прохождение водителями медицинского осмотра привлекают только по ст. 14.1 КоАП РФ – за ведение деятельности с нарушением условий, предусмотренных специальным разрешением (лицензией).

Лицевая сторона

Переходим к заполнению путевого листа. Одним из обязательных реквизитов документа является его номер. Порядок нумерации путевых листов разрабатывает сама организация или предприниматель. Серия указывается, как правило, в том случае, если бланки путевых листов отпечатаны типографским способом.

Обязательно также и указание даты путевого листа. Если срок его действия более одного дня, то указывается весь период – с какого по какое число действует данный путевой лист (в нашем примере он выписан на рабочую неделю с 17 по 21 мая 2014 г.)

По строке \”Организация\” заполняется наименование, адрес места нахождения и рабочий телефон предприятия – владельца (пользователя) автомашины. Кроме того, в кодовой части проставляются его коды ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций). Этот код вы можете найти в письме из Комитета статистики.

марка автомобиля (в примере – \”Форд Фокус Си Макс\”). Если автомашина находится в аренде, то здесь же или в добавленной строке целесообразно указывать:

1. номер и дату договора аренды и собственника машины (арендодателя) (например, \”по договору аренды №___ от \”_\” _______ 20___ г. с ООО \”Профинфо\”);

2. государственный номерной знак (в примере – Е 266 МЕ 62);

3. гаражный номер указывается в том случае, если на балансе (в пользовании) у организации несколько машин (при этом не возбраняется по данной строке приводить инвентарный номер автомобиля как основного средства. Но при этом он и не обязателен);

4. ФИО водителя и его табельный номер (если он является сотрудником этой же организации) (в примере – Кулешов Д.И., табельный номер 034);

5. ниже указывается номер водительского удостоверения водителя (либо удостоверений всех лиц, перечисленных по строке \”Водитель\”);

6. в числе реквизитов также предусмотрены вид, серия и номер лицензионной карточки. Однако в настоящее время лицензии выдаются только на коммерческие перевозки пассажиров более восьми человек. Соответственно, любые перевозки легковым транспортом не лицензируются. Поэтому в примере данные строки не заполняются, а виды лицензионных карточек зачеркнуты.

В подразделе \”Задание водителю\” указывается:

1. в чье распоряжение представляется автомашина (в примере – в распоряжение заместителя директора Денисова С.Е.). При этом строкой ниже отражается также наименование организации. Поскольку в нашем примере автомашина выдана в распоряжение сотрудника того же предпринимателя, в путевом листе указано: ИП Кондрашов Сергей Иванович. Если машина передана в аренду или для оказания услуг стороннему лицу (юридическому или физическому), то указывается наименование (фамилия) данного лица.

Если путевой лист выписывается на срок более одного дня, то, скорее всего, указать конкретного пользователя будет невозможно, поскольку таких лиц может быть много. В этом случае по данной строке целесообразно указывать название самой организации (предпринимателя), а расшифровку фамилии конкретного пользователя приводить на оборотной стороне листа в графе \”Подпись лица, пользовавшегося автомобилем\”;

2. адрес подачи, то есть место, куда автомашина должна прибыть, выехав из гаража (с места стоянки). В нашем примере таким местом подачи является адрес места нахождения (офис) предпринимателя: г. Рязань, Первомайский пр-т, д. 18;

3. ниже приводится фактическое время выезда из гаража (от места стоянки). Если путевой лист выписывается на срок более одного дня, то в этой же строке целесообразно указывать дату первого выезда (в нашем примере – 17.05.2014 г., 9.00);

4. задание водителю подписывает диспетчер (диспетчер-нарядчик). В примере функции диспетчера выполняет индивидуальный предприниматель.

Перед выездом все автомашины должны пройти проверку исправности основных агрегатов, сигналов, показателей заправки топливом, маслом и т.п. Если все системы автомобиля работают нормально, механиком (или иным лицом, ответственным за эксплуатацию автотранспортных средств) разрешается выезд, о чем свидетельствует подпись данного лица по строке \”Выезд разрешен\”. В примере функции механика также выполняет предприниматель.

Приводятся показания спидометра перед выездом (в примере – 62 346 километров).

Соответственно, водитель автомашины расписывается в том, что он принял автомобиль в исправном состоянии.

В левой нижней части лицевой стороны путевого листа приводятся данные при возвращении автомашины в гараж (на стоянку):

1. указывается время возвращения. Если путевой лист выписывался на срок более одного дня, то в этой строке целесообразно указывать дату приезда. В нашем примере – 21.05.2014 г. 18.00;

2. время возвращения подтверждается подписью диспетчера (диспетчера-нарядчика). Как уже говорилось выше, в примере функции диспетчера исполняет предприниматель;

3. одновременно диспетчером делаются прочие необходимые отметки (опоздания, время ожидания (к примеру, при оказании коммерческих услуг сторонним лицам), простои автомашины и т.п.);

4. водитель автомашины расписывается в том, что он автомобиль сдал.

В правой нижней части лицевой стороны путевого листа приводится информация по движению горючего:

1. марка топлива (в примере – АИ-95);

2. по строке \”Выдано по заправочному листу\” вообще-то указывается количество топлива, выданного в самой организации (если, к примеру, у нее есть своя заправочная станция или хранящиеся в специальном помещении запасы топлива). Но на практике по данной строке, как правило, приводят данные о заправке ГСМ на сторонних автозаправочных станциях (АЗС) с приложением кассовых чеков АЗС к путевому листу (если топливо получено, к примеру, по корпоративной пластиковой карте) или к авансовому отчету (если топливо приобреталось за наличный расчет). В нашем примере водителем было приобретено 40 литров бензина по кассовому чеку АЗС;

3. остаток горючего при выезде может определяться: по данным предыдущего путевого листа, по показаниям приборов в автомобиле (уровень топлива), в результате контрольного замера уровня топлива в баке (если позволяет конструкция бака) и т.д. В нашем примере остаток горючего при выезде определен по данным предыдущего путевого листа и сравнен с показаниями приборов в машине (30 литров);

4. остаток горючего при возвращении может быть определен только по показаниям приборов в автомобиле или в результате контрольного замера уровня топлива в баке (в примере – 50 литров);

5. фактический расход горючего определяется как разница между остатком топлива перед выездом плюс количество заправленного горючего и его остатком при возвращении. В примере: 30 л + 40 л – 50 л = 20 литров);

6. расход горючего по норме многие организации просто не заполняют, а очень зря. Конечно, налоговым законодательством не определено нормативное расходование топлива для автотранспортных средств. Однако в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ все расходы, принимаемые налогоплательщиком в целях уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, должны быть документально подтверждены и обоснованы. Причем, обоснованность затрат в части ГСМ как раз и подтверждается нормами расхода топлива. При этом такие нормы предприятие может определить либо само (по данным технической документации к автомобилю), либо на основании Методических рекомендаций \”Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте\” (приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 г. №АМ-23-р) (далее – Методические рекомендации).

Если в представленном в Методических рекомендациях перечне автомобиль вашей организации отсутствует, то норматив можно определить по технически близкому транспортному средству (примерные габариты, одинаковый объем двигателя, похожие технические характеристики и т.п.). В нашем примере в перечне Минтранса России автомобиль \”Форд Фокус Си Макс\” отсутствует. Поэтому за основу взят автомобиль \”Форд Фокус\” с таким же объемом двигателя (1,8 л). Количество бензина на 100 километров пробега по этой норме составляет 8,1 л. В соответствии с п. 5 Методических рекомендаций данная норма увеличена на 15%, так как автомобиль эксплуатируется в основном в г. Рязани (допускается увеличение нормы до 15% в городах с населением от 250 тыс. до 1 млн. человек). Таким образом, норма расхода топлива для автомобиля в нашем примере составит 9,3 л бензина на 100 километров пробега (8,1 л + (8,1 л х 15%)).

Исходя из данного норматива, норма расхода топлива по путевому листу составит (общий пробег указывается на оборотной стороне путевого листа):

198 км: 100 х 9,3 л = 18,4 л.

Получается, что фактический расход топлива не равен нормативному. В том случае, если возникает отклонение, оно отражается соответственно по строкам \”Экономия\” или \”Перерасход\”. При этом экономия никак не влияет на сумму затрат предприятия на оплату топлива для автомашины. А вот с перерасходом в каждом конкретном случае требуется отдельное разбирательство. Если перерасход небольшой (к примеру, в пределах 1 литра бензина), то у налоговиков вряд ли возникнут к организации какие-либо претензии. Но если величина перерасхода значительная или возникает постоянно, то такого рода затраты могут быть не признаны проверяющими налоговыми органами для целей налогообложения налогом на прибыль с последующими штрафными санкциями согласно ст. 122 НК РФ (20% от величины недоимки по налогу);

7. в конце приводятся показания спидометра автомашины при ее возвращении в гараж (на стоянку)
(в примере: 62 346 км + 198 км = 62 544 км);

8. все указанные выше данные (время возвращения, показания спидометра, движение горючего) фиксируются и подтверждаются подписью механика, принявшего автомобиль при возвращении в гараж (на стоянку). В примере функции механика выполняет начальник транспортного участка Сидоров А.В.

В верхней части путевого листа ставится штамп предприятия, выписавшего данный документ (естественно, при наличии такого штампа).

Сам путевой лист скрепляется печатью организации (в левом нижнем углу).

Оборотная сторона путевого листа

Оборотную сторону путевого листа легкового автомобиля еще называют \”маршрутным листом\”, так как здесь приводятся данные о маршруте и времени поездок автотранспортного средства.

Правильное заполнение оборотной стороны крайне важно для обоснованности всех расходов по содержанию и эксплуатации автомашины. Ведь именно по такого рода данным можно подтвердить экономическую целесообразность использования автотранспортного средства в производственных или управленческих целях.

Все поездки автомашины должны записываться под отдельным номером. Если автомобиль оказывает коммерческие услуги, то в целях идентификации клиентов во второй графе отражается их код. Так как в нашем примере автомобиль находится в распоряжении сотрудника индивидуального предпринимателя – владельца автотранспортного средства, то, естественно, никакого кода не указывается. Однако, поскольку путевой лист выписан на пять рабочих дней, в данной графе целесообразно приводить даты поездок (в примере: 17.05.14, 18.05.14, 19.05.14, 20.05.14).

1. место отправления и место назначения. Иными словами, откуда машина выехала и куда она прибывает. При этом в целях обоснованности (подтверждения производственного (управленческого) назначения поездок) целесообразно в этих графах отражать не только адрес, но и организацию (учреждение), в которое данная автомашина направлялась. В нашем примере – ИФНС №2, банк, заправка, контрагенты и т.п.);

2. время выезда и возвращения. То есть время выезда из места отправления и время приезда к месту назначения.

Если путевой лист выписывается на один день, то можно указывать только время выезда из гаража (стоянки) и возвращения в гараж (на стоянку). Если же он выписан более чем на одни сутки (как в нашем примере), то желательно указывать время каждой поездки;

в графе \”Пройдено, км\” приводятся данные о пройденном расстоянии (причем, его целесообразно указывать по каждой поездке);

3. в последней графе расписывается лицо, пользовавшееся автомобилем. В примере – Кулешов Д.И.

В нижней части оборотной стороны путевого листа указывается общее количество пройденных километров (в примере – 198 км), а также данные, необходимые для расчета оплаты труда водителя (как правило, при сдельной форме оплаты труда) – трудочасы (всего в наряде) и сам расчет (за километраж или за часы работы).

Соответственно, расчет подписывается бухгалтером (расчетчиком).

Если данные по оплате труда не заполняются, то целесообразно указывать только итоговое количество пройденных километров.

Вы можете самостоятельно разработать, утвердить и использовать форму путевого листа, исключив из него пункт о заработной плате. Главное, чтобы лист содержал обязательные реквизиты, утвержденные Минтрансом России (п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов; Письмо Минфина России от 25.08.2009 г. №03-03-06/2/161; Письма УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 г. №16-15/139308, от 13.10.2009 г. №16-15/107268). В число обязательных реквизитов, помимо прочего, входят сведения о водителе, но они предполагают только информацию о его фамилии, имени, отчестве и дате проведения медицинского осмотра водителя. Причем, как мы уже выяснили, отсутствие отметки о медицинском осмотре водителя на сумму затрат на ГСМ никак не влияет.

Вы можете составлять маршрут на каждый день, а можете выписывать путевые листы на неделю, на месяц. Но тогда вам необходимо ставить в графах место отправления и место назначения – по г. Рязань, по г. Москва и т.д. Но налоговики относятся к подобному указанию маршрута очень подозрительно. Если вы не автотранспортное предприятие, то подобное указание маршрутов допустимо.

И хотя среди обязательных реквизитов, утв. Приказом Минтранса России от 18.09.2008 г. №152, нет сведений о маршруте движения транспортного средства, контролирующие органы считают, что при отсутствии такой информации расходы на топливо не подтверждены, так как не доказано использование автомобиля в служебных целях (п. 1 ст. 252, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина России от 20.02.2006 г. №03-03-04/1/129; Письмо УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 г. №20-12/064123.2). Мнения же судов по этому вопросу расходятся. Одни суды разделяют позицию контролирующих органов (Постановления ФАС ВСО от 16.07.2010 № А33-10451/2009; ФАС ЗСО от 29.07.2009 № Ф04-4540/2009(11903-А27-26); ФАС ВВО от 12.03.2008 № А82-1453/2007-37). Другие считают этот реквизит необязательным (Постановления ФАС МО от 30.09.2010 № КА-А40/11123-10; ФАС ПО от 19.11.2010 № А55-38009/2009; ФАС СЗО от 23.11.2009 № А56-4991/2009; ФАС УО от 16.09.2010 № Ф09-7311/10-С2).

Проще всего вписывать

полный маршрут

Если вносить все адреса следования в путевой лист проблематично, можно попробовать следующие варианты.

Если вы заранее знаете маршрут или постоянно объезжаете одни и те же адреса, утвердите приказом маршруты следования в зависимости от необходимости: на каждый день, на месяц. Например, маршрут №1 – улицы такие-то, маршрут №2 – улицы такие-то. В путевом листе напишите: \”Доставка товара клиентам по маршруту №…\” и приложите копию приказа с указанием маршрутов.

Или, как вариант, если на доставку у вас есть заявки, можно указывать в путевом листе: \”По маршруту в соответствии с заявками\” – и прикладывать заявки.

Журнал учета путевых листов

Типовая межотраслевая форма №8 Журнала учета движения путевых листов утверждена постановлением Госкомстата России №78 от 28 ноября 1997 года. Она применяется, если на балансе организации есть транспорте средства и выдаются путевые листы. Эта форма позволяет вести учет выдачи и возврата диспетчеру путевых листов выданных водителю. Кроме того, в Журнале учета движения путевых листов предусмотрено поле для фиксации даты приемки путевого листа бухгалтером.

В зависимости от степени автоматизации в организации Журнал учета движения путевых листов может заполняться и храниться в печатном или электронном виде. В журнал заносятся сведения обо всех выданных путевых листах вне зависимости от их типа. Нумерация путевых листов сквозная.

Физически Журнал учета движения путевых листов форма №8 состоит из обложки и табличной части. На обложке указывается наименование организации и период, за который заполнен журнал (например, апрель 2014).

Табличная часть состоит из следующих колонок:

– номер путевого листа;

– дата выдачи путевого листа;

– фамилия, имя, отчество водителя;

– табельный номер водителя;

– гаражный номер автомобиля;

– подпись водителя в получении путевого листа;

– подпись диспетчера и дата приемки путевого листа и документов от водителя;

– подпись бухгалтера и дата приемки путевого листа;

– примечание.

Заполнение

Журнал учета движения путевых листов возлагается на уполномоченного сотрудника организации. В случаях, если путевые листы выдаются по договору сторонней организацией (например, заключен договор со сторонней организацией на предоставление услуг по стоянке и предрейсовому техническому обслуживанию транспортных средств перед выездом на линию), заполнение журнала может быть возложено на сотрудника сторонней организации. Естественно, такие нюансы следует прописывать в договоре с этой организацией, чтобы у контролирующих органов потом не было вопросов.

Как правило, в каждой организации есть арендованные, взятые в лизинг или собственные транспортные средства. Производственную направленностьзатрат служебного автомобиля подтверждает путевойлист вне зависимости от того, является ли организация автотранспортной или нет.

Как правило, в каждой организации есть арендованные, взятые в лизинг или собственные транспортные средства. Производственную направленностьзатрат служебного автомобиля подтверждает путевойлист вне зависимости от того, является ли организация автотранспортной или нет. Если документ заполнен не надлежащим образом, это может привести к спорам с налоговыми органами и значительным доначислениям. Сразустоит оговорить, что путевой лист оформляет не один бухгалтер. Ответственным за путевой лист должен быть и водитель. Также его заполняют: механик и диспетчер-нарядчик. Самое трудное для бухгалтера — добиться от всех ответственных лиц правильного заполнения путевого листа.

Чтобы избежать возможных ошибок, которые впоследствии могут вызвать претензии со стороны налоговых органов, рассмотрим самые распростра­ненные из них.

Обращаем внимание, что наличие в унифициро­ванных формах незаполненных реквизитов не до­пускается.

Ошибка 1. Отсутствуют подписи и расшифровки ответственных лиц, в частности водителя. Помните, что ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их создавшие и подписавшие.

Ошибка 2. Не указано время возвращения. От­сутствие данных в графе говорит о том, что водитель закончил служебную поездку, а автомобиль в надле­жащее время не вернул. В путевом листе время выезда и возвращения нужно фиксировать обязательно. Время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя. Можно определить, где водитель находился в то или иное время, сколько ушло времени на дорогу. Поэтому без этих данных в путевом листе не обойтись. Если время не проставлено, то возникнет расхождение между данными лицевой стороны путевого листа и оборотной.

Ошибка 3. Данные о выданном бензине не указа­ны. Отдельный раздел путевого листа предназначен для учета движения горючего. В нем указывается, сколько литров бензина было в баке при выезде и возвращении, сколько было заправлено и израсходо­вано во время поездки. Если водителю выдается бензин по заправочному листу, то в графе должно отражаться количество бензина. Если выдача бензина не предусматривается, то водитель приобретает его за подотчетные деньги. Чек, который он получил на АЗС, прикрепляется к авансовому отчету.

Ошибка 4. В графе «Расход: по норме» не про­ставлен норматив расхода топлива автомобиля. Не­смотря на то, что речь о каком-либо лимите затрат на топливо не идет, налогоплательщикам все же лучше использовать нормативы.

Ошибка 5. Строки в графах «Место отправления и назначения» заполнены не верно, т.к. указаны лишь названия организаций. Здесь надо детально указать город, улицу, название организации. Пункты назначе­ния по маршрутам следования позволяют обосновать производственный характер поездки и подтвердить показания счетчика. Причем надо избегать общих слов в документе. В частности, в него не следует вносить нераскрытые маршруты: «по городу», «по району», «по области». Ведь из них нельзя понять, обоснованно списан бензин или нет. В путевом листе либо прило­жении к нему необходимо отдельно расшифровывать каждую поездку.

Ошибка 6. Не указан километраж. Необходимо отражать пройденный километраж для каждого пункта назначения. Это можно сделать по показаниям спидометра.

Ошибка 7. Не указан номер лицензионной карточки при выполнении перевозок в междугороднем сообщении.

Ошибка 8. В строке «Автомобиль» не указ гаражный номер автомобиля, что осложняет автоматизированный учет его работы.

Ошибка 9. В соответствующих строках медицинский работник подписью и личным штампом не удостоверил возможность допуска водителя по < здоровья к управлению автомобилем.

При выполнении перевозок для собственных нужд перед выездом в рейс проводится не медицинское освидетельствование водителя, а контроль на предмет нахождения в состоянии алкогольного опьянения или в состоянии, вызванном употреблением наркотиче­ских средств, психотропных, токсических или других одурманивающих веществ, который осуществляется в упрощенном порядке.

Приказом руководителя назначается работник, ответственный за проведение приборного контроля опьянения. Для проведения приборного контроля используются специальные приборы и экспресс-пластины, которые должны соответствовать поло­жениям технических нормативных правовых актов. Контроль обязателен перед началом рабочей смены водителей, но также может проводиться во время смены и после ее окончания. При отказе от про­хождения приборного контроля опьянения водитель может быть отстранен от работы. На основании по­казаний приборов и экспресс-пластин в путевой лист вносится дата осуществления контроля, скрепленная jличной подписью работника, проводившего контроль, и ставится штамп «допущен к работе».

При несогласии с результатами приборного кон­троля водитель направляется на предрейсовое меди­цинское обследование.

Также следует помнить, что до выезда автомобиля на линию обязательно проводится контроль техниче­ского состояния транспортного средства.

Прибывающие с линии и выпускаемые на линию автотранспортные средства проверяют водитель и лицо, ответственное за исправное состояние и безопасную эксплуатацию транспортных средств (работник предприятия, имеющий необходимую квалификацию). Так, согласно Квалификационному справочнику «Должности служащих, занятых на автомобильном транспорте», утвержденному постановлением Министерства труда и социальнойзашиты Республики Беларусь от 5 ноября 2002г. № 142 должность механика автомобильной колонны(гаража, автотранспортной организации) предполагает наличие высшего технического образования и стажаработы по специальности на автомобильном: не менее трех лет или среднего специального образования и стажа работы по специальности на автомобильном транспорте не менее пяти лет.

В нижней части путевого листа в строке «Механик;(подпись, штамп)» своей подписью или личным штампом механик организации удостоверяет, что 5автомобиль технически исправен и выезд разрешен, подтверждает соответствие фактического спидометра показанию, перенесенному диспетчером в данный путевой лист из предыдущего (часть вторая п. 2.2.3 Инструкции по изготовлению, учету, заполнению и обработке путевых листов грузовогоавтомобиля, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12000 г. №31).

Часто задаваемым вопросом является вопрос о том, как оформить путевой лист при обслуживании в течениеодного дня нескольких заказов. Такие перевозки можно оформить несколькими путевыми листами. При этом один путевой лист заполняется полностью, на остальных листах заполняется только талон заказчика.

Перечисленные выше ошибки в документе исправимы. Порядок исправлений в путевых листах определен Законом Республики Беларусь от 18 октября 1994 г. №3321-ХII«О бухгалтерском учете и отчетности». Изменения в первичных учетных документах должны подтверждены подписями соответствующих лиц и датами исправлений. Исправление ошибочных записей осуществляется методами, позволяющими установить дату, основание исправления и лицо, его осуществившее.

Исправление производится следующимобразом: зачеркиваем тонкой чертой неправильные суммы, текст и надписи, над зачеркнутым исправленным текстом пишем верное значение или таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Лицом, осуществившим исправление, производится запись «Исправлено» с указанием даты, основания поправки, фамилии и инициалов лица, ее осуществившего.

Например, исправления в путевом листе показаний счетчика пройденного пути на конец рабочего дня нужно подтвердить подписями соответствующих должностных лиц: водителя и механика (или иного уполномоченного лица). Также следует отметить, что журнал учета путевых листов обязаны вести все организации, использующие транспорт в своей деятель­ности, т.к. пока водитель не расписался в сдаче одного путевого, он не может получить следующий.

Изменения законодательства в области ав­томобильных перевозок в 2011 году

С пяти до десяти лет увеличен срок, на который выдается лицензия, для тех видов услуг, которые продолжают оставаться лицензируемыми. С 1 января 2011 г. не нужно получать лицензию для выполнения:

• внутриреспубликанских перевозок грузов всех видов (не предусмотрены среди услуг, оставляющих лицензируемый вид деятельности в области автомо­бильного транспорта);
• внутриреспубликанских автомобильных пере­возок пассажиров для собственных нужд;
• международных автомобильных перевозок гру­зов с использованием автомобиля, предназначенного для перевозки грузов, разрешенный максимальный вес которого, включая вес прицепа (полуприцепа),не превышает 3,5 т (часть вторая п. 120 Положения о лицензировании отдельных видов деятельности, утвержденного Указом Президента Республики Бе­ларусь от 1 сентября 2010 г. № 450).

Изменениям подвергся и перечень грубых на­рушений законодательства о лицензировании, лицензионных требований и условий. Использование транспортного средства, оформленного в соответ­ствии с определенными требованиями к оформле­нию автомобилей-такси, для нужд, не связанных с осуществлением лицензируемой деятельности, будет относиться к грубым нарушениям, если в установлен­ном порядке не будет оформлен путевой лист.

Также не повлечет аннулирования лицензии си­стематическое непредставление в предусмотренный срок государственной статистической отчетности, которое сейчас относится к грубым нарушениям.