Документ, составленный по итогам контроля качества объекта и содержащий перечень имеющихся у него дефектов, обычно именуется дефектной ведомостью. Бухгалтерское или налоговое законодательство не определяет конкретные случаи, когда может составляться дефектная ведомость. Это означает, что такая ведомость, в принципе, может подтверждать наличие дефектов у разнообразного вида имущества: материалы, товары, основные средства и т.д.

Однако на практике чаще всего дефектная ведомость составляется по объектам основных средств, которые в связи с выявленными у них дефектами подлежат ремонту или списанию. О том, как можно оформить дефектную ведомость при списании не пригодных к дальнейшему использованию объектов основных средств, мы рассказывали в нашей .

В этом материале расскажем о применении дефектной ведомости в обоснование ремонта основных средств, а также приведем пример заполнения такой ведомости.

Форма дефектной ведомости

Единой формы составления дефектной ведомости нет. Поэтому организация может разработать такую форму самостоятельно. При разработке формы бланка организация может воспользоваться унифицированной формой № ОС-16 «Акт о выявленных дефектах оборудования» (утв. Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7) или даже отраслевой формой дефектной ведомости, утвержденной соответствующим ведомством. К примеру, можно обратиться к дефектной ведомости по форме № ВУ-22 ЭТД (утв. Распоряжением ОАО «РЖД» от 02.07.2013 № 1475р) или ведомости дефектов по форме № 1 (утв. Распоряжением Росавтодора от 30.03.2011 № 246-р).

Выбранную для применения форму необходимо закрепить в .

Что указывать в дефектной ведомости?

Учитывая, что цель дефектной ведомости - подтвердить наличие дефектов в объекте основных средств и обосновать необходимость его ремонта, соответствующая информация и должна быть указана в дефектной ведомости. Так, в ведомости, в частности, отражается следующая информация:

• наименование объекта основных средств и его инвентарный №;
• виды выявленных дефектов, их характеристика;
• объем предполагаемых ремонтных работ и их стоимость (при возможности оценки).

Дефектная ведомость обычно составляется комиссией. Эта комиссия может быть создана специально для выявления дефектов основных средств. А может этими вопросами заниматься и та комиссия, которая была назначена для проведения инвентаризации объектов основных средств.

Осмотр объектов основных средств на предмет дефектов может производиться как в плановом порядке (например, ежеквартально), так и на основании отдельного распоряжения руководителя. В последнем случае это происходит, скажем, когда дефект был выявлен лицом, ответственным за конкретный объект основных средств или использующим его в работе, и такой сотрудник инициировал проверку качества основного средства. Ссылка на приказ руководителя в таком случае обычно приводится в дефектной ведомости. При необходимости к дефектной ведомости прикладываются эскизы, фотографии дефектов, иные сведения.

Утверждает дефектную ведомость руководитель организации или иное уполномоченное лицо. Составленная и утвержденная дефектная ведомость - основание для последующего проведения ремонта объекта основных средств.

О бухгалтерском учете ремонта основных средств мы рассказывали .

Приведем для дефектной ведомости образец ее заполнения.

Учитывая, что в налоговом учете важно обеспечить не только документальное оформление, но и экономическое обоснование расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ), составление дефектной ведомости позволит организации избежать претензий со стороны налоговиков при проведении ремонта основных средств (Письмо Минфина от 04.12.2008 № 03-03-06/4/94 ). Но это при условии, что по своему характеру понесенные затраты были связаны именно с ремонтом. Ведь если объект основных средств исправен, а организация вкладывается в него, — это модернизация или реконструкция. И затраты на них списываются через амортизацию. Подробнее о том, в чем отличия, в частности, капитального ремонта от реконструкции, мы рассказывали .

Обращаем внимание, что если организация проводит модернизацию или реконструкцию основных средств, составлять дефектную ведомость не нужно.

При планировании проведения текущего и капитального ремонтов сметная документация составляется на основании дефектных ведомостей или дефектных актов, что является одним и тем же.
Для каждого объекта, который нужно отремонтировать составляется отдельная дефектная ведомость (дефектный акт), в которой указывается инвентарный номер данного объекта (помещения). Затраты на ремонт затем будут отнесены на данный объект в соответствии с его инвентарным номером.

Составление дефектной ведомости.

При производстве ремонтов помещений очень часто возникают неучтенные работы, поэтому от правильного и полного составления дефектной ведомости зависит качественное составление сметы в соответствии с которой будет производится оплата ремонтных работ.
Для составления дефектной ведомости назначается комиссия, состоящая не менее чем из 3-х человек. Обычно первый представитель это руководитель структурного подразделения, которое эксплуатирует данное помещение, второй это заведующий хозяйством, а третий это специалист по строительству и ремонту. Необходимо чтобы люди, назначенные в комиссии были специалистами именно в той области, в которой выполняется ремонт например если ремонт подразумевает большой объем замены электропроводки, кабелей, светильников, то и в комиссии по возможности должен быть инженер-энергетик, если большой объем трубопроводов отопления и водоснабжения, то специалист разбирающийся в этой области и т.д.
Первоначально составляем на черновике. Сначала демонтаж. Затем ремонтные работы общестрой (снизу вверх по порядку - пол, стены, потолок), потом электромонтажные работы, слаботочные сети, сантехнические работы и прочие работы.
В ведомости учитывается только объем выполняемых работ, но для проверки правильности составления отдаем посмотреть сметчику или строителю разбирающемуся в сметах. Сметчик задает миллион вопросов. Например: какие размеры окон и дверей, ширина и длина подоконников, демонтаж окон в каменном здании или в деревянном, названия монтируемых радиаторов, окраска за два раза или один, монтируем плинтусы с кабель каналом или без, а может деревянные и т.д. и т.п. От всего этого зависит величина расценки выполняемых работ при составлении сметы.
Дополняем ведомость с учетом уточнений и корректировок.
Утверждает ведомость руководитель или главный инженер организации – собственника помещения.

Дефектный акт: образец бланка акта дефектовки, заполнение - тема нашего сегодняшнего обзора. Акт-дефектовка служит для документального оформления всех выявленных при осмотре или проверке актива дефектов, недостатков, поломок оборудования и др. Такой акт служит основанием и для принятия решения о списании матценностей, проведении ремонтных работ, составлении смет будущих работ, или даже судебного разбирательства в случае неурегулированных серьезных противоречий между заинтересованными организациями.

Оборудование и другие технические средства, а также различные помещения, довольно регулярно подвергаются техосмотру и экспертизе, акт-дефектовка как раз и служит для документального отражения выявленных дефектов и неисправностей. Акт всегда составляется уполномоченной экспертной комиссией, в которую должны входить представители всех заинтересованных организаций. По итогам проверки делаются выводы и экспертное заключение, которые также заносятся в акт. На их основе затем составляются сметы на ремонтные работы или акты на списание. Поэтому очень важно соблюсти процедуру составления дефектного акта и верно его оформить.

Сегодня мы подробно рассмотрим, как составить дефектный акт, какие правила существуют при заполнении стандартной формы, какие альтернативные формы применяются и как происходить процедура составления такого акта.

Основное назначение дефектного акта

Дефектный акт обычно составляется по факту осмотра оборудования (или иных материальных ценностей), при обнаружении дефектов или поломки актива. Осмотр может проводиться при приемке оборудования (матценностей), при проведении инвентаризации и в иных случаях.

Дефектный акт - это специальный учетный документ, в котором фиксируются все выявленные при осмотре актива дефекты, недостатки, поломки оборудования и др. Акт относится к первичной документации и составляется на основе заключения комиссии экспертов. Комиссию назначает руководство организации - собственника актива, которая проводит осмотр и проверку имущества. Обычно в комиссию включаются сотрудники предприятия, технические эксперты, представители заинтересованных организаций - контрагенты собственника проверяемых активов.

В ходе технического осмотра или проверки работоспособности оборудования, комиссией экспертов могут выявиться дефекты, поломка актива. В таком случае, решение о ремонте или списании актива принимается членами этой уполномоченной комиссии, на основе общих выводов по итогам проверки и экспертного заключения, которое заносится в акт.

Акт-дефектовка может являться основанием для решения о списании основных средств, проведении ремонтных работ и даже судебного разбирательства в случае неурегулированных серьезных противоречий между заинтересованными организациями.

Если акт будет составлен неправильно, то это может стать причиной отказа в признании налоговой затрат на ремонт или списание активов, отказ в удовлетворении судебного иска, при урегулировании спора между заинтересованными хозяйствующими субъектами в суде. Что приведет к дополнительным убыткам и финансовым издержкам.

В общем виде, акт представляет собой двухстраничный бланк, содержащий несколько разделов, которые необходимо заполнить:

• титульную часть;
• табличную часть;
• заключение;
• подписи членов экспертной комиссии.

Дефектный акт считается достаточно важным документом, так как он оказывает прямое влияние на бюджет организации, содержит юридически устанавливающие аспекты. Поэтому, заполнение акта требует соблюдения действующих законодательных норм и стандартов. Однако, допускается некоторое видоизменение самой унифицированной формы акта, но это не отменяет указания в нем всех обязательных реквизитов и данных, иначе он не будет иметь никакой правовой силы и потеряет смысл.

Отметим, что для проведения осмотра оборудования, собирается специальная уполномоченная комиссия, состоящая из представителей всех заинтересованных организаций, таковыми могут быть: поставщик, транспортировщик, подрядчик - монтажник, ремонтник, а также конечно технические эксперты и представители организации - собственника оборудования на данный момент (матответственное лицо, начальник цеха). Утверждают акт директор организации-собственника и визирует главный бухгалтер.

Для того, чтобы избежать лишних финансовых убытков предприятия, участники экспертной группы обычно соблюдают процедуры и требования к оформлению дефектного акта, производят тщательный осмотр оборудования и зафиксируют в акте все выявленные дефекты.

Проверочные мероприятия и подписание актов должно производиться в присутствии всех уполномоченных лиц. В актах не должно быть исправлений или ошибок. К акту могут прилагаться дополнительные экспертные заключения, техническая документация и др. Подписи всех уполномоченных членов комиссии ставятся только тогда, когда процесс осмотра окончен и ни у кого нет претензий или разногласий по заключению.

Все подписывающие акт лица, должны быть согласны с общим заключением, а если есть лица несогласные с заключением акта, они должны отразить свое мнение в акте и также подписать его. Несогласные могут также обжаловать решение комиссии в законодательно установленном судебном порядке.

Заметим что, хотя, имеющиеся законодательные возможности использовать произвольные акты приемки, обычно используют стандартные формы, так как в них четко обозначены основные ключевые моменты осмотра оборудования. Правильное и точное заполнение всех необходимых позиций стандартных документов, позволит вам избежать многих спорных и конфликтных ситуаций.

В акте обязательно указывают все нюансы результатов поведенного осмотра оборудования. В сводной таблице, отмечается, сколько позиций с дефектом было обнаружено и описывается, какого именно характера выявленные неисправности и дефекты. Дефекты исследуются на предмет их возможного устранения, в заключительной части акта, формулируются общие выводы о возможном устранении дефектов/неисправностей или списании оборудования, с указанием того почему, выявленные дефекты нельзя устранить.

Акт-дефектовка относится к первичным документам, которые прежде всего, характеризуют техническое состояние оборудования или иных матценностей, поэтому стоимостная оценка в данном акте не указывается, хотя иногда в заключении комиссия отмечает общую сумму списания ценностей.

После составления акта, на его основании члены комиссии выносят решение о списании матценностей или о проведении восстановительных работ, перечисляют их перечень, указывают общую сметную стоимость требуемых работ. Затем оборудование списывается или ремонтируется.

Применение унифицированной формы дефектного акта ОС-16

Дефектный акт обычно используется при приемке, принятии к монтажу¸ наладке или испытаниях приобретенного оборудования, если выявлены недочеты или дефекты, которые являются существенными и могут, например, повлиять на его пригодность к использованию или потребовать дополнительного ремонта оборудования. Форма акта является унифицированной формой ОС-16, но не является строго установленным образцом и может быть изменена.

В зависимости от ситуации и от того, по чьей вине произошла поломка, к составлению дефектовки, могут привлекаться представители поставщика, транспортировщика, подрядной монтажной организации или иные заинтересованные лица, а также привлеченные технические эксперты. В зависимости от ситуации, также составляется и подписывается необходимое количество экземпляров, по одному для каждой из сторон.

Рассмотрим далее дополнительно, еще две модификации стандартной формы акта-дефектовки, которые также часто используются, для отражения выявленных дефектов оборудования. Одна из этих форм предназначена для списания оборудования, а другая для оборудования, которое предполагается в дальнейшем отремонтировать. «Ремонтная» форма акта-дефектовки, используется так же и для оформления заключения технической оценочной комиссии для жилых или нежилых помещений.

Бланк формы состоит из двух листов. Титульный лист предназначен для указания реквизитов сторон, осуществляющих передачу и приемку оборудования, второй лист содержит реквизиты оборудования. Скачать бланк можно по ссылке http://nalog-nalog.ru/files/20150928oc16pr.doc

На первом листе необходимо указать реквизиты передающей и принимающей оборудование сторон, дату и номер акта, а также основные данные об изготовителе и перевозчике:

• Наименование организации-заказчика оборудования, ее код ОКПО;
• Указать структурное подразделение заказчика (при наличии);
• Порядковый номер документа и дата его составления;
• Местонахождение оборудования (адрес, здание/сооружение/цех);
• Наименование организации-производителя оборудования, с указанием страны происхождения, ее код ОКПО (если есть);
• Наименование организации-поставщика оборудования, ее код ОКПО;
• Наименование организации-грузоотправителя оборудования, ее код ОКПО;
• Наименование организации-перевозчика, ее код ОКПО;
• Наименование монтажной организации, ее код ОКПО;
• Указать в процессе чего были выявлены дефекты (приемка, монтаж, наладка, испытания);
• Указать номер и дату монтажного акта.

• наименование,
• маркировку или номер паспорта,
• марку или тип,
• проектную организацию (при наличии),
• дату изготовления оборудования,
• дату поступления оборудования,
• обнаруженные дефекты.

В таблице можно указать несколько единиц оборудования.

На втором листе формы акта, надо сделать общее заключение и подробно указать, что именно надо предпринять для устранения выявленных дефектов, обозначить исполнителей и сроки проведения работ по устранению выявленных дефектов.

При составлении акта, уполномоченная комиссия должна произвести тщательный осмотр оборудования и зафиксировать, подробно отразить в акте все выявленные дефекты, это поможет избежать дальнейших разногласий между сторонами.

Далее ответственные лица должны поставить свои подписи под актом, с указанием своих должностей, фамилий и инициалов. Ответственных лиц обычно привлекают со стороны заказчика, представителя подрядной монтажной организации, представителя изготовителя. Также ставится дата подписания документа и печати организаций, представители которых составили данный акт.

Все приведенные характеристики оборудования необходимо отразить в табличной части акта данной формы. Именно эти данные позволяют однозначно идентифицировать оборудование и избежать возникновения спорных ситуаций.

Если акт унифицированной формы по каким-то причинам организации не подходит, можно составить акт произвольной формы с указанием всех основных реквизитов заинтересованных организаций и оборудования, а также подробным и четким указанием выявленных дефектов и также изложить заключение комиссии, проводившей осмотр оборудования, в конце проставить подписи ответственных лиц.

Даже в произвольной форме акта нужно придерживаться основных стандартных правил составления этого документа, чтобы он имел юридический вес и не привел к дальнейшим разногласиям и спорным ситуациям между ответственными лицами или хозяйствующими субъектами. Такие споры и неточности могут потом иметь значимые финансовые последствия. Поэтому к составлению акта надо подойти внимательно и ответственно.

Заполнение дефектовки на списание оборудования во многом аналогично правилам составления и оформления унифицированной формы ОС-16. Дефектовка на списание составляется и подписывается комиссией, утвержденной директором организации, которой принадлежит оборудование. Акт составляют и подписывают, председатель комиссии, технический специалист, кладовщик или иное матответственное лицо, главный бухгалтер, представитель поставщика или монтажной организации (в зависимости от ситуации). Акт утверждается директором организации - собственника оборудования на данный момент. Обязательные сведения, которые нужно указать в акте на списание дефектного оборудования:

1. Сведения об осматриваемом оборудовании (инвентарный номер, модель, марка, тех.характеристики);
2. Дата ввода в эксплуатацию;
3. Количество дефектов;

Заметим, что данный акт предусмотрен для характеристики одной единицы оборудования. То есть, если несколько единиц проверяемого оборудования, то придется составить несколько актов. Или можно воспользоваться стандартной формой ОС-16, вписав все, что нужно в один акт.

Заполнение дефектовки на ремонт оборудования во многом аналогично правилам составления и оформления унифицированной формы ОС-16 и дефектовки на списание оборудования. Дефектовка на ремонт оборудования, также составляется и подписывается комиссией, утвержденной директором организации, которой принадлежит оборудование. Акт составляют и подписывают, председатель комиссии, технический специалист, кладовщик или иное матответственное лицо, главный бухгалтер, монтажной организации. Акт утверждается директором организации - собственника оборудования на данный момент.

Обязательные сведения, которые нужно указать в акте на списание дефектного оборудования:

1. Наименование организации, текущего собственника оборудования;
2. Наименование ее структурного подразделения;
3. Подпись с расшифровкой директора организации - собственника оборудования;
4. Номер акта и дата его составления;
5. Место нахождения оборудования (адрес, структурное подразделение);
6. Дата и номер приказа, утвердившего состав комиссии для осмотра оборудования;
7. Указать членов уполномоченной комиссии (их должности с ФИО);
8. Сведения об осматриваемом оборудовании (инвентарный номер, модель, марка, теххарактеристики);
9. Дата изготовления или приобретения;
10. Дата ввода в эксплуатацию;
11. В табличной части необходимо перечислить все обнаруженные дефекты;
12. Количество дефектов;
13. Указать способ устранения дефектов;
14. Или причины невозможности устранения дефектов;
15. Затем члены комиссии должны утвердить акт своими подписями.

Заметим, что данный акт предусмотрен для характеристики одной единицы оборудования. То есть, если несколько единиц проверяемого оборудования, то придется составить несколько актов. Важно, что данную форму акта-дефектовки используют и для описания результатов осмотра помещений, а только оборудования (см. заполненный образец по ссылке).

Заключение

Дефектный акт это, прежде всего технический документ для фиксации обнаруженных неисправностей и дефектов оборудования или иных матценностей. Такой документ помогает юридически зафиксировать выявленные дефекты, служит основанием для возмещения ущерба или списания активов, неподлежащих ремонту. Заключение экспертной комиссии, составившей акт, позволяет определить стоимость и сроки дальнейших необходимых ремонтных работ. Чтобы этот акт имел юридическую силу, он должен быть составлен по всем законодательно установленным правилам, с соблюдением всех необходимых процедур, оформлен надлежащим образом.

В нашей статье мы подробно рассмотрели, что собой представляет акт дефектовки и процесс его составления. Рассказали об основных правилах применения на практике форм подобных актов. Процесс осмотра и проверки оборудования и других активов, это хлопотный процесс, требующий точности и внимательности. После проведения осмотра и проверки актива, важно зафиксировать точно все результаты документально и чтобы все члены комиссии, заверили акт своими подписями.

Надеемся, что наша статья поможет вам правильно составить акт дефектовки и соблюсти все необходимые правовые процедуры. Желаем удачи!

Чтобы отремонтировать транспортное средство, надо точно знать, какие дефекты у него выявлены. После диагностики специалист сообщает мастеру о своём решении. Мастер, в свою очередь, и составляет ведомость. Только при таком порядке действий можно будет грамотно рассчитать расходы, связанные с этой процедурой.

Дефектной ведомостью называют документ, который составляется после осмотра того или иного объекта. Он составляется в тех случаях, когда на ремонт поступают товары и предметы, подлежащие сервисному обслуживанию.

Сама ведомость выполняет сразу несколько функций:

• Доказательство проведённого осмотра вместе с подтверждением самого факта наличия дефектов.
• Является частью локальной сметы.
• Заменяет собой проектную документацию.

Только сотрудник с достаточно высокой квалификацией может отвечать за заполнение ведомости. Он же проводит осмотр, делает экспертное заключение.

Какие ситуации требуют составления и оформления документа

1. Когда надо выделить категорию работ, требующих выполнения. Это важно, ведь каждое действие требует определённых вложений в финансовом плане. Ремонт обходится дешевле по сравнению с усовершенствованием, если не предполагается заменить дорогие детали.
2. Налогообложение. Благодаря ведомостям руководителям компании легче просчитать, насколько эффективными окажутся вложения в тех или иных случаях для устранения неполадок. И у налоговой не возникнет подозрений, что имели место налоговые махинации. За расчёты обычно отвечает бухгалтер, который использует данные по каждой конкретной ситуации. И использует цифры, которые перечислены в предыдущем акте.
3. Фиксация и суммирование имеющихся дефектов – основная причина, по которой составляются такие акты. После их оформления можно будет рассчитать, сколько именно денежных средств понадобится в ближайшем будущем на ремонт автомобиля. Особое внимание уделяется действиям, которые необходимо, либо не требуется совершать для повторения поломки.

Заполнение дефектной ведомости на ремонт автомобиля.

Какая информация присутствует обязательно

Образцы документа не обходятся без:

• Подписи лиц с соответствующими полномочиями.
• Названия должностей сотрудников, которые ответственны за выполнение операции, правильного её оформления.
• Единиц измерения, в натуральном выражении, либо денежном.
• Описания самой производимой операции.
• Названия предприятия, от имени которого ведомость фиксируется.
• Даты оформления.
• Наименования.

Образец заполнения дефектной ведомости на ремонт автомобиля.

Есть ли нюансы в заполнении дефектной ведомости

Руководитель предприятия, по согласованию с главным бухгалтером, единолично утверждает список сотрудников, которые в дальнейшем будут иметь доступ к ведомостям и их заполнению.

Обязательна подпись старшего работника бухгалтерии, если оформляются операции, связанные с движением денежных средств. Старший работник бухгалтерии сам может передавать полномочия другим коллегам, чтобы они визировали документ в случае необходимости.

Дефектную ведомость оформляют в тот же момент, когда совершается сама операция. Например, когда объект осматривается, в нём выявляются дефекты. Если это невозможно в данный момент, бланк нужно заполнить сразу после завершения того или иного действия.

Ответственные лица должны обеспечить качественное, своевременное заполнение ведомости. Они же отвечают за своевременную передачу документа бухгалтерской службе.

Содержание бланка дефектной ведомости на ремонт автомобиля

Есть несколько вопросов, на которые подробно должен ответить документ.

1. На каких участках содержатся изъяны, что именно подлежит осмотру? Объекты требуют идентификации, и внесения в документ всех необходимых данных. Особенно это касается сведений из техпаспорта, инвентарного номера.
2. По какой причине устранение брака необходимо именно сейчас? Надо написать о проблемах, которые уже появились. И о том, что может случиться, если те или иные детали не будут заменены своевременно. Обязанность по заполнению данной части возлагается на представителей эксплуатационного отдела. Они знакомы с содержанием в технических регламентах, в соответствие с которыми и проводятся периодические ремонты. Они верно опишут суть поломки и то, в чём состоит суть проблемы.
3. Информация о том, какие мероприятия нужны, чтобы поломка была устранена. Раздел заполняется подрядчиком, либо сотрудником ремонтного цеха. Здесь описывают, как именно устраняется существующий недостаток.

Осмотр автомобиля и выявление дефектов.

Важные моменты и практические вопросы при заполнении бланка

При составлении документа часто присутствует комиссия сразу из нескольких специалистов. Руководитель или уполномоченное лицо утверждают акт. Уполномоченным лицом может быть заведующий гаражом, например. Или главный инженер, если сломалась одна из разновидностей оборудования. Административный директор становится ответственным, если недостатки выявлены в здании.

Иногда бывает так, что оформление дефектной ведомости уже закончено, а после этого на станции технического обслуживания выявлены дополнительные недостатки. В таких ситуациях требуется составление служебной записки.

В ней указывают, какие дополнительные мероприятия надо провести. Записку утверждает то же лицо, которое подписало первоначальную дефектную ведомость. Инициация дополнительных расходов становится работой для уполномоченного представителя.

Дефектная ведомость.

Дополнительные правила оформления и образец

Исправления можно вносить только после согласования со всеми, кто подписал документ, участвовал в осмотре объекта. Те же лица должны снова поставить свои подписи, чтобы одобрить изменения. Допускается использование электронных или бумажных носителей информации при оформлении документа.

Органы государственной власти могут забрать документ из производства, если в этом возникает необходимость. Но изъятие допустимо только при наличии соответствующих распоряжений. Допустима ситуация, когда снимаются копии. Причина и дата изъятия должны быть обязательно прописаны на самих бумагах.

Образец бланка дефектной ведомости можно скачать бесплатно .

Полезная информация

Не всегда дефекты настолько серьёзны, что требуют непременного вмешательства сторонних исполнителей.Надо по максимуму приобретать материалы самостоятельно. Лучше настаивать на своём выборе.

Необходимо внимательно изучать составленные дефектные ведомости. Если возникнут вопросы, лучше выяснить их до того, как начнутся основные работы. Иначе велика вероятность, что специалисты допишут дополнительные неисправности или работы, хотя их, на самом деле, не существует. Рабочий процесс должен контролироваться на протяжении всего времени.

Обе стороны выиграют, если дефектная ведомость будет составлена. Заказчик имеет право ссылаться на этот документ, если работа выполнена недобросовестно, с браком. Исполнитель может использовать её в качестве доказательства того, что всё сделано в рамках договора.

Главное – сверить все параметры и технические нюансы перед окончательным оформлением документа. Доставку и сроки выполнения, вид материала тоже надо обязательно учитывать.

Дефектная ведомость, образец которой будет представлен в статье, является актом визуального осмотра объекта. Она составляется в случае наличия брака, изъянов, недостатков в изготовленных материальных ценностях. Оформление документа производится в ходе контроля качества производителем, продавцом или покупателем. Рассмотрим далее образец дефектной ведомости на ремонт.

Общие сведения

Дефектная ведомость выступает в качестве документа, регистрирующего расходы на устранение недостатков изделия. Акт формируется специальной комиссией. В ее составе должны присутствовать представители эксплуатирующего подразделения, бухгалтерии, а также отдела, который, собственно, будет исправлять изъяны. Если составляется дефектная ведомость помещения, то необходимо присутствие подрядчика.

Основные вопросы

Дефектная ведомость должна отразить ряд моментов. В частности, в ней указывается:

1. Объект, подлежащий осмотру. Необходимо его идентифицировать, описать. В составлении этой части акта участвует бухгалтер. Он указывает инвентарный номер объекта, сведения из технической документации (номер техпаспорта, ПТС, кадастровый номер).
2. Причина, по которой материальная ценность требует ремонта. В этой части акта указываются появившиеся и возможные недостатки объекта, если своевременно не провести необходимые работы. Эти сведения вносят представители эксплуатационного подразделения. Им известны техрегламенты, в соответствии с которыми необходимо проводить плановые ремонтные мероприятия в установленные сроки. Эти лица описывают аварийную ситуацию, непосредственно суть поломки.
3. Характер мероприятий, в результате которых недостатки будут устранены. В этой части приводится непосредственное описание ремонта. В частности, указывается, какие именно детали необходимо приобрести или какие произвести работы. Правильно составить описание мероприятий может представитель ремонтного подразделения либо подрядчик.

Важный момент

Дефектная ведомость составляется, как выше было сказано, комиссией. А утверждение акта осуществляется руководителем или уполномоченным им лицом. В качестве последнего может выступать заведующий гаражом (если, к примеру, составлена дефектная ведомость на ремонт автомобиля). Утвердить акт может также главный инженер, если поломка произошла в производственном оборудовании. При выявлении недостатков в помещении уполномоченным лицом является административный директор.

Практический вопрос

В некоторых случаях бывает так, что после осмотра была составлена дефектная ведомость на ремонт автомобиля, а на станции техобслуживания были выявлены дополнительные недостатки. В таких случаях лицо, которое сдавало объект в сервис, должно составить служебную записку. В ней указываются необходимые дополнительные мероприятия. Эта записка утверждается тем же лицом, которым была заверена дефектная ведомость. Таким образом, дополнительные расходы будут санкционированы уполномоченным представителем.

Значение акта

Дефектная ведомость необходима на предприятии по нескольким причинам. Первой является хозяйственная. В акте отражается суть недостатка, обстоятельства, в которых он возник. Это позволяет предотвратить подобные изъяны в будущем, разработать мероприятия, исключающие расходы такого характера. Налогообложение - еще одна немаловажная причина, по которой составляется дефектная ведомость. Бланк содержит сведения, обосновывающие необходимость устранения тех или иных недостатков в экономическом смысле. К примеру, если на предприятии потолок окрашивается дважды в год, то инспектор может засомневаться в том, что это нужно делать именно столько раз, и посчитать, что одного раза вполне достаточно. Бухгалтер же не сможет объяснить ему экономическую оправданность расходов, если у него отсутствует дефектная ведомость. Бланк, составленный с участием технических специалистов, разъяснит причины, по которым те или иные мероприятия проводятся с той или другой частотой. Третья причина составления акта заключается в необходимости разграничить устранение недостатков в объекте и его модернизацию. Зачастую эти мероприятия отличают по критерию стоимости. Если средств нужно немного, то считается, что это ремонт, если много - модернизация. Согласно Письму Минфина № 03-03-06/1/289, важна не стоимость мероприятий, а их содержание.

Дефектная ведомость: образец

Унифицированная форма документа не утверждена на официальном уровне. В этой связи бланк акта необходимо разработать предприятию самостоятельно. Документ прилагается к учетной политике. У организации, как правило, в наличии различные группы ОС. В этой связи целесообразно разработать несколько разных вариантов акта: для автомобилей, недвижимости, оргтехники и так далее. При составлении формы следует руководствоваться требованиями ст. 9 ФЗ№129. Необходимо учесть следующие правила:

1. Все проводимые на предприятии хозяйственные операции должны быть оформлены подтверждающими документами. Они выступают в качестве первичных бумаг, в соответствии с которыми проводится бухучет.

2. Документы принимаются бухгалтерией, если они составлены по форме, присутствующей в альбомах унифицированных бланков. Если для какого-либо акта она не установлена, то в нем в обязательном порядке должны присутствовать такие реквизиты, как:

• название бумаги;
• дата составления;
• название предприятия, от имени которого оформляется акт;
• содержание операции;
• измерители мероприятия в денежном и натуральном выражении;
• название должностей тех лиц, которые ответственны за совершение данной хозяйственной операции, соблюдение порядка оформления;
• личные подписи уполномоченных сотрудников.

3. Список лиц, которые вправе заверять первичные документы, утверждается руководителем предприятия по согласованию с гл. бухгалтером.

4. Акт должен составляться в момент осуществления хозяйственной операции. Если это по каким-то причинам невозможно, то непосредственно после ее завершения. Качественное и своевременное оформление первичной документации, а также передачу ее в установленный срок для отражения в бухучете, достоверность информации, присутствующей в ней, должны обеспечить лица, которые ее составили и подписали.

Дополнительно

Внесение исправлений осуществляется только по согласованию со всеми участниками хозяйственной операции. Это подтверждается подписями тех же лиц, которые удостоверяли документ, с указанием даты корректировки. Акт может быть составлен в бумажном или электронном виде. В последнем случае предприятие обязано изготовить бумажную копию документа для других участников операции, а также по требованию контрольных органов.

Порядок изъятия

Забрать первичную документацию с предприятия могут органы следствия/дознания, прокуратуры, суды, налоговые инспекторы и сотрудники ОВД. Изъятие осуществляется только при наличии соответствующих постановлений. Гл. бухгалтер либо иное должностное лицо может с согласия и в присутствии представителей указанных выше структур снять копии документов. На экземплярах бумаг при этом проставляется причина и дата изъятия.