Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) – это электронная информация, присоединяемая к другим данным в электронном виде, используемая для определения и подтверждения лица, подписывающего их.

Главным законом, регулирующим отношения в сфере использования цифровых подписей, в том числе срок действия электронной подписи, является Федеральный закон «Об электронной подписи» №63-ФЗ, вступивший в законную силу 6 апреля 2011 года.

Сферы использования электронной подписи

Электронно-цифровые подписи широко применяются во многих областях деятельности, в том числе:

• Электронный оборот документов.
• Предоставление отчетности в электронном виде контролирующим органам.
• Получение государственных услуг с помощью официального интернет-портала.
• Торги на сайтах.
• Арбитражный суд.
• Оборот документов с физлицами.

Виды электронных цифровых подписей

По классификации Федерального закона № 63-ФЗ электронные подписи бывают следующих видов:

• Простая. Подтверждает факт подписания электронных данных с помощью паролей, кодов и других способов.
• Усиленная неквалифицированная. Определяет лицо, которое подписало электронную информацию, и позволяет произвести анализ внесенных изменений в документ после его подписания ЭЦП.
• Усиленная квалифицированная. Имеет все характеристики неквалифицированной подписи, кроме того, закрытый ключ ее проверки содержится в квалифицированном сертификате, выдаваемом аккредитованными организациями на платной основе.

Подробнее о видах ЭЦП можно узнать .

Сколько действует электронная подпись?

Предельный срок действия электронной подписи, на который выдается сертификат ключа ЭЦП – один год. Такая длительность действия подписи обусловлена тем, что создание ключа осуществляется путем использования программного обеспечения, срок эксплуатации которого не может превышать одного года. По завершении этого срока, нужно продлить доступ, в противном случае действие ЭЦП прекратится.

Также сертификат перестает действовать в случае установления факта содержания ключа ЭЦП в созданном ранее сертификате. Прекратить действие электронной подписи можно и с помощью заявления пользователя в удостоверяющий центр.

Согласно пункту 2 статьи 14 Федерального закона № 63-ФЗ, аккредитованные центры обязаны проставлять в сертификате ключа электронно-цифровой подписи даты начала и окончания его действия.

Большинство финансовых документов необходимо хранить 5 лет. Но если срок действия ЭЦП истечет и даже не будет пролонгирован, подписанный документ будет продолжать иметь юридическую силу, потому что в момент осуществления подписи проставляется дата.

Законом предусмотрена возможность заменить цифровую подпись до момента истечения срока действия. Такая замена разрешается в следующих ситуациях:

• Утерян или технически неисправен носитель ключа;
• Ключ ЭЦП был скомпрометирован либо имеются какие-либо сомнения в его надежности;
• Произошло изменение личных сведений владельца электронной подписи;
• Выявлены ошибки в данных пользователя, имеющихся в сертификате ключа подписи.

ЭЦП может функционировать исключительно в пределах определенного срока. Поэтому в момент, когда он близиться к концу, у пользователя возникает вопрос, как продлить сертификат ЭЦП.

В отличие от бессрочной собственноручной подписи, электронная имеет термин действия. После его окончания использование ЭЦП невозможно. Это связано с некоторыми объективными ограничениями:

• в большинстве случаев программное обеспечение физически не даст сформировать автограф в документе;
• даже если это удастся, прострочка сертификата будет выявлена получателем, который признает ЭЦП недействительной, а сам документ – подделкой.

Период функционирования сертификата ключа

Срок действия подписи – один календарный год. Далее нужно провести перевыпуск сертификата ЭЦП.

Такое правило:

• действует во всех удостоверяющих центрах (УЦ);
• установлено с целью обезопасить подписанта и других участников документооборота;
• дает возможность убедиться, что сертификат ключа не утрачен и находится у владельца;
• соответствует международной практике урегулирования подобных отношений.

Продление сертификата ЭЦП нужно произвести до истечения срока действия текущего.

Процесс перевыпуска только в общих чертах определен законодательно. Большая часть норм по этому поводу устанавливается самим УЦ. Это касается в том числе и сроков подачи заявки. УЦ обычно обязывают клиентов обращаться за продлением действия ключа за 20 дней до истечения срока действующего.

Большинство центров предлагают для этого два способа:

• онлайн;
• путем личного посещения.

Владельцу сертификата остается решить, как продлить ключ ЭЦП.

Алгоритм самостоятельного обновления

• Зайти на сайт УЦ.
• Перейти в «Личный кабинет». Для этого авторизоваться запрашиваемым образом:

1. ввести логин – название учреждения, налоговый код, номер договора с УЦ или иные запрашиваемые данные;
2. ввести ключ аутентификации: нажать кнопку «Место хранения», а далее с помощью функции «Обзор» найти его, выбрать и открыть.

• Оказавшись на основной странице личного кабинета, зайти в раздел «Услуги». Здесь расположены варианты действий относительно сертификата ключа:

1. продление (перевыпуск);
2. блокировка;
3. отзыв.

Выбираем первое.

• Формируем заявку онлайн – вводим запрашиваемые данные. Проверяем наличие ошибок и описок. О полноте данных переживать не стоит: незаполненная графа не даст отправить заявку.
• Нажимаем «Подтвердить». Получаем сообщение о том, что:

1. заявка принята и зарегистрирована под номером (его записываем);
2. находится на рассмотрении.

• Через два-три дня владелец ЭЦП получает оповещение о результате рассмотрения на указанную им при регистрации электронную почту. Кроме того, состояние заявки можно отследить по регистрационному номеру в разделе «Услуги» – «Проверка статуса заявки».
• Ждем ответа УЦ. Если заполнили все правильно и оплатили вовремя, придет оповещение о продлении и ссылка для установки новых сертификатов.
• Кликаем «Сохранить», на запрос указываем папку-хранилище.
• Нажимаем «Подтвердить». По результатам установки откроется окошко «Сертификаты успешно установлены».

Как продлить ЭЦП при личном обращении, расскажет менеджер УЦ.

Электронно-цифровая подпись является специальным параметром документа в электронном виде, отвечающим за его подлинность. Такая ЭЦП применяется для того, чтобы придать электронным документам юридическую силу, равную силе подписанного бумажного документа.

Каждый пользователь, оформивший электронно-цифровую подпись в специальном удостоверяющем центре, получает сертификат ЭЦП. В сертификате содержатся следующие данные:

• владелец ЭЦП;
• удостоверяющий центр, которым ЭЦП была выдана;
• возможные сферы использования подписи;
• сроки действия.

В общем случае сертификаты, которые выдаются в удостоверяющем центре, действуют в течение 1-го года. В этот период владельцу ЭЦП для физических лиц разрешается применять её с целью подписания документов, а также взаимодействия с различными организациями, как государственного, так и муниципального подчинения.

Временной отрезок длинной в один год был установлен ФСБ России во время проведения сертификации вспомогательного программного обеспечения, в котором создается ЭЦП. Годовой термин был определен для дополнительного обеспечения безопасности, ведь электронная подпись выступает в качестве средства защиты информации, при этом в сертификате содержится конфиденциальная информация. Кроме того, в связи с тем, что данные, внесенные в электронную подпись, могут поменяться с течением времени, то устанавливать более длительное время действия ЭЦП просто нецелесообразно, иначе ее придется выпускать заново.

После того, как срок действия сертификата истекает, пользоваться ЭЦП нельзя, а необходимо обратиться в Удостоверяющий Центр за продлением времени действия текущего сертификата либо получить новую цифровую подпись.

Причины отзыва или приостановления сертификата раньше срока

В некоторых случаях сертификат электронно-цифровой подписи могут отозвать или приостановить до окончания времени действия. Причинами подобного отзыва могут выступать:

• смена владельца сертификата;
• изменение реквизитов организации, которой сертификат принадлежит;
• повреждение или выход из строя носителя, на котором хранится ЭЦП;
• компрометация ключа подписи.

Если произошел один из подобных случаев, то нужно обратиться в Удостоверяющий Центр, который выдавал приостановленную электронную подпись, за ее аннуляцией и далее заново получить ЭЦП для юридических лиц или физического лица.

Срок действия электронной подписи назначается удостоверяющим центром. Существуют различные ситуации, возникновение которых влечет за собой прекращение действия ЭЦП, и связаны они с сертификатом ключа проверки ЭЦП.

Срок действия электронной подписи

ЭЦП представляет собой информацию, зашифрованную при помощи специальной символьной кодировки, помогающей идентифицировать ее владельца. Период функционирования ЭЦП назначается удостоверяющим центром, в ведении которого находится процесс изготовления и аннулирования ЭЦП (как правило, это 1 год). Период действия ЭЦП может быть продлен при возникновении обоснованной необходимости.

Подробнее о получении ЭЦП читайте в материале .

Срок действия сертификата электронной подписи и ключа ЭЦП

Начальной датой, с которой отсчитывается период действия ЭЦП, обозначается момент получения сертификата ключа собственником, если другое не закреплено непосредственно в сертификате ключа. Указанная дата обязательно должна быть отображена в специальном реестре сертификатов ключей (п. 5 ст. 14 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об ЭЦП»).

Что касается окончания действия сертификата, то оно может быть связано с одним из нескольких событий (п. 6 ст. 14 закона № 63-ФЗ):

1. Период сертификата ключа окончен, а потому для последующей работы он требует продления.
2. Владелец сертификата самостоятельно изъявил желание прекратить использование ЭЦП, а потому ему необходимо написать заявление на уничтожение своей подписи.
3. Удостоверяющий центр окончил свое функционирование, а права, полномочия и обязанности не делегировал другому центру.
4. Иные случаи, определенные законодательством в данной области.

После окончания периода действия сертификата удостоверяющим центром должна быть внесена соответствующая запись о наступившем событии в реестр сертификатов не позднее 12 часов с момента его установления. Законное функционирование сертификата заканчивается только при отображении данной информации в реестре (п. 7 ст. 14 закона 63-ФЗ).

Другую интересную информацию об ЭЦП читайте в статье .

Образец заполнения акта на уничтожение средства ЭЦП

Если собственник ключа хочет аннулировать ЭЦП до окончания срока его действия, он должен направить соответствующее заявление в удостоверяющий центр. При ликвидации сертификата ключа информация о подобном действии отображается в реестре сертификатов. Кроме того, владелец подписи может совершить и механическое уничтожение непосредственного носителя ЭЦП (к примеру, USB-флешки), который применялся для подписи документации.

Для этого составляется специальный акт на уничтожение средства ЭЦП. Образец такого акта представлен на нашем сайте.

Итоги

Период действия сертификата ключа ЭЦП назначается удостоверяющим центром, а при его окончании заявитель имеет право продлить срок использования электронной подписи. При уничтожении сертификата ключа ЭЦП информация отображается в реестре сертификатов, а также может составляться специальный акт на уничтожение средства ЭЦП.

Одним из современных средств для осуществления эффективной деятельности организаций и физических лиц является электронная цифровая подпись.

Это отличный инструмент для деловых людей, желающих ускорить процессы обмена данными, предпочитающих использовать для оформления юридических сделок актуальные решения.

Когда владелец подписывает документацию, то в записи содержится следующая информация: дата подписания, данные о лице, которое заверило документ, и имя файла.

Областей применения ЭЦП достаточно много:

• электронный документооборот,
• предоставление отчетности для контролирующих органов в электронном виде,
• участие в закупках и аукционах на государственных и коммерческих площадках,
• документооборот с физическими лицами,
• доказательства для арбитражного суда.

Два последних пункта еще не получили широкого распространения, но стоит отметить, что с помощью ЭЦП можно заверять разнообразные документы между физическими лицами. Например, удаленные сотрудники могут предоставлять акты приема-сдачи работ в электронном виде, а в случае возникновения разногласий и споров между сторонами документы, подписанные цифровой подписью, будут приняты к рассмотрению Арбитражным судом.

Срок действия сертификата электронной подписи

Вместе с ключом ЭЦП пользователь получает . Это электронный документ или документ на бумажном носителе, который оформляется удостоверяющим центром.

Именно эта организация подтверждает подлинность данных о владельце ключа, его полномочия. Без гарантии центра любой пользователь, который приобрел программное обеспечение для шифрования, мог бы заявить, что его открытый ключ – инструмент главного бухгалтера, допустим, Центрального банка.

Удостоверяющий центр проверяет все документы лица, цифровую подпись. В случае достоверности представленной информации он подтверждает права владельца специальным сертификатом. Именно поэтому подделки исключены. Сертификат – доказательство принадлежности ключа владельцу документа. Это своего рода паспорт участника документооборота.

Срок действия сертификата ключа электронной подписи составляет дин год. В этот промежуток времени владелец может подписывать и оформлять документацию. После истечения этого периода подпись становится недействительной.

Чтобы продолжить работать в области электронной документации, пользователь должен пролонгировать сертификат.

Сделать это необходимо заранее, чтобы не остаться без инструмента, помогающего осуществлять электронный документооборот, принимать участие в электронных торгах, подписывать и отправлять отчеты в Налоговую инспекцию, и другие государственные структуры

Как указано выше, срок действия электронной подписи – 365 дней. Если он закончился, а продление не выполнено, у владельца есть еще 30 дней, в течение которых он сможет произвести пролонгацию старого сертификата.

Если этого не сделать, то пользователю следует заняться оформлением нового сертификата и ключа.

Преимущества использования ЭЦП

В условиях интенсивного экономического развития каждой организации требуется отлаженная процедура электронного документооборота. Такой процесс значительно экономит время, ускоряет проведение внутренних и внешних операций.

Электронные документы, подписанные с помощью ЭЦП – реальность сегодняшнего дня. Основное преимущество использования данного метода – подделка цифровой подписи практически исключена в отличие от собственноручной подписи, поскольку для установления подлинности последней требуется определенное время и проведение специальной экспертизы.

Среди основных достоинств, присущих электронной подписи, следует отметить:

• гарантия достоверности предоставляемой документации;
• сведение к минимуму риска финансовых потерь за счет увеличения секретности и защищенности информационного обмена;
• экономия времени и денежных средств на процедурах подготовки, доставки, учета, ожидания и последующего хранения документов;
• создание продуманной корпоративной системы обмена документальной информацией.

Электронная цифровая подпись – современный и эффективный способ для руководителей предприятий, индивидуальных предпринимателей, ценящих свое время.

Отныне нет необходимости ждать курьера или сотрудника, отправленного к клиенту, чтобы заключить сделку. Несколько секунд – и подписанный документ отправляется к партнеру.

Создание бумажных копий, их пересылка, рассмотрение, сканирование и сохранение на компьютере, восстановление в случае утраты – обо всех этих утомительных процедурах можно забыть.

Как пользоваться ЭЦП

Есть несколько важных пунктов, которые должна знать и учитывать каждая организация. Если у предприятия изменились реквизиты, то необходимо приостановить действие сертификата.

То же самое следует сделать, если произошла смена уполномоченного лица, которое владело подписью. Требуется замена и в случаях, если носитель, на котором хранился ключ, вышел из строя (механические повреждения, утрата, поломка).

Чтобы получить ЭЦП, организация, индивидуальный предприниматель или физическое лицо должны соблюдать ряд последовательных действий:

• ознакомиться с регламентом и предложениями удостоверяющего центра;
• пройти регистрацию в системе электронного документооборота;
• собрать и направить необходимые документы в удостоверяющий центр;
• получить сертификат, активировать ключ, начать использование.

Подписать электронной подписью документ не составит труда. Для этого не потребуется каких-либо особых знаний и навыков. Добавить подпись можно в Microsoft Word 2003, 2007, разнообразные базы данных, много файловые документы, документацию форматов PDF, XML, HTML.

После того как документ подписан, вносить изменения нельзя. Если сделать это необходимо, то следует удалить электронную подпись, отредактировать содержимое и вновь заверить готовый результат с помощью ЭЦП. Если возникли проблемы с работой ключа, следует обратиться за помощью в техническую поддержку удостоверяющего центра. Его специалисты оперативно устранят проблему.