Охрана труда 

Каким должен быть архив. Архив организации: регламентируем работу с архивными документами


ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВА СОБСТВЕННЫМИ СИЛАМИ

Так или иначе в любой компании есть архив. Но одно дело, когда архивное хранение в организации структурировано, есть ответственный за ведение архива и весь процесс отлажен и идет своим чередом, и совсем другое, когда документы хаотично разложены по шкафам и папкам, или, что еще хуже, просто свалены в углу кабинета. И вот в таком случае, при необходимости или при проверке соответствующими органами отыскать нужную бумагу представляется довольно сложным делом.

Если в вашей компании все еще нет архива, пора заняться его созданием. Это не только поможет навести порядок в документах, но и создаст существенный прирост в производительности организации в целом. Эффективно организованный архив обеспечит доступ ко всем документам предприятия быстро, а вы будете спокойно и уверены, что ни одна бумага не потеряется.

Давайте посмотрим, как можно организовать архив своими силами и с чего стоит начинать.

Место архива в делопроизводстве

Многие руководители не считают важным создание архива, особенно на начальном этапе существования компании. А зря. Пока компания молодая объем документооборота, конечно, не такой большой, но вот через несколько лет бумаг станет так много, что создание отдельного архива будет довольно трудоемкой задачей, даже несмотря на развитие компьютерной автоматизации. Создание архива отнимает в делопроизводстве значительные людские и финансовые ресурсы. Потому лучше на начальном этапе побеспокоиться и обеспечить структурированное хранение документов в организации.

Архив - это не только порядок в документах, но и определенный показатель того, что было сделано в вашей компании, а что нет. Фактически, любая актуальная документация в любой организации может рассматриваться как пополнение архива. Перед началом создания архива необходимо учитывать юридические тонкости. Ведь все-таки вы организуете хранение документов компании, которые могут содержать конфиденциальную информацию или персональные данные.

Несмотря на информатизацию общества, роль традиционных архивов на физических носителях остается немалой

Юридические основы ведения архива: кому нужно создавать архив

Ведение архива требуется независимо от формы документооборота и может осуществляться как своими силами, так и с привлечением сторонних фирм.

Хранить документы вне своей организации, довольно дорогостоящая услуга, плюс быстро получить доступ к требуемой бумаге будет проблематично. Потому многие выбирают архивное хранение внутри своей компании - создают под архивное хранение отдельный кабинет, а иногда и целое помещение.

Непосредственно за документацию отвечает начальник хранилища. Если организация невелика, а расширения штата не предвидится - то архивом заведует либо секретарь, кадровик, либо те сотрудники фирмы, которые изначально отвечали за документооборот.

Перед тем, как приступить к созданию архива изучите Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Это, можно сказать, основной документ, который формирует базу для законов на уровне субъектов РФ, определяет правила работы с архивными бумагами, имеет значение для перечней документов, определяющих срок хранения и др. Он констатирует положение, а в правилах, перечнях и инструкциях раскрывается, как действует положение, и как его применять.

Совокупность всех этих документов отражает суть юридических основ создания и обеспечение архивного хранения. К тоже они являются обязательными к применению для организаций всех форм собственности.

Бумажный и электронный архив

Процесс создания архива сегодня вовсе не обязательно включает бумажные записи. По традиции, все важные(и в государственном, и в частном смысле) документы имеют бумажные дубликаты, однако их значение в последние годы значительно пересматривается. Плюс традиционных физических носителей - энергонезависимость. Прочесть с листа можно всегда, никакой привязки к электронике. Минус - чрезвычайная хрупкость бумаги. Стандартный писчий лист очень тонкий и моментально отсыревает. Любой архив с традиционными документами обязан храниться в строжайших условиях соблюдения влажности воздуха, пылезащищенности, ограничения яркости света и т.д.

Электронный же архив - технология повседневности и будущего. Все наиболее передовые методы защиты касаются именно электронной формы хранения документов. Законодательная же база, к сожалению, запаздывает и тем самым серьезно ограничивает применение новейших технологий сбережения документации. В целях кибербезопасности наиболее важные архивные данные хранятся исключительно в локальных сетях на серверах в самом хранилище. В последнее десятилетие активно развиваются «облачные» технологии, но и «облако» лучше делать внутренним в случае содержимого исключительно высокой важности.

Переход на электронные технологии также требует немалой переподготовки архивариусов.

Несмотря на информатизацию общества, роль традиционных архивов на физических носителях остается немалой. Использование материальных бэкапов оправдано и с точки зрения повышения надежности хранения важных данных, и исходя из базовых вопросов кибернетической безопасности.

Процесс организации архива

Начинается процесс неизменно с определения необходимости сохранения бумаг. Инициировать организацию может как руководитель компании, так и ответственные за деловодство подчиненные.

Этапы создания архива

Архивариусами и контрольными органами отдельно рассматривается архив как физическое явление и как структурная часть неизбежной деловодческой бюрократии. В первом значении к архиву относится вся совокупность деловых бумаг, которая представляет ценность для хранения. Во втором значении архивный отдел - структурное подразделение организации, которое несет полную ответственность за то, каким образом будут сохранены ценные бумаги. В плане создания архива это означает как необходимость назначения дополнительных ответственных работников, так и особые кондиции хранения.

Обычными этапами создания собственного архива с нуля бывают:

  • издание приказа по учреждению относительно назначения отвечающих за архивное дело сотрудников. В малых организациях делопроизводством и архивами заведует один и тот же человек. Однако это приводит к излишней нагрузке на человека в случае большого объема документооборота;
  • разработка номенклатуры дел. Обычно производится согласно федеральному Перечню типовых управленческих архивных документов. Последняя редакция Перечня произведена Правительством РФ в 2016 году и является обязательной к исполнению;
  • определение сроков хранения. Дела особой важности сохраняются в архиве постоянно. Документы временного хранения находятся там свыше десятилетия. В особых случаях приказом может быть прописано помещение документов в архив на три, пять и иное количество лет;
  • раздача отделам и сотрудникам специальных выписок с заголовками дел, находящимися в ответственности их подразделений. Составление этих выписок проводят в строгом соответствии с каталогом архивных дел, если такового нет - с образцом из предприятий профильной отрасли.
Перечисленные этапы – стратегические, их придерживаются в течение всего срока работы архива. Первичный же план действий архивного работника таков:
  • Оценка организации архивного дела на месте работы. На этом этапе составляется предварительная опись имеющихся документов, заранее прикидывается, какие недостающие бумаги должны помещаться в архив, а также примерные сроки их поступления в архив.
  • Стандартизация рабочего процесса в свежесозданном подразделении. Ознакомление начальником архива либо замещающим его руководителем новых ответственных работников со спецификой работы в архивах и юридическими тонкостями сохранности документации;
  • Организация приема всей не используемой на текущий момент информации на хранение. Назначение архивариусом лиц, прямо ответственных за классификацию, перерегистрацию и сбор документов в установленном порядке.
  • Инвентаризация всех наличных документов. Создается отдельная картотека, где прописываются атрибуты дел. Параллельно сверяются отчеты о документообороте прошлых лет. Устраняются недочеты в описаниях дел, удаляются неактуальные сведения
  • Составление номенклатуры дел. Обычно каталогизация проводится по установленным отраслевым стандартам, однако в зависимости от структуры архива она может меняться в ту или иную сторону.
  • Прописывание разрешений и ограничений доступа к хранилищу. Если организация небольшая - то доступ к архивным материалам могут иметь практически все сотрудники. Если у юридического лица много подразделений - обычно практикуется делегирование ответственности согласно специализации.
  • Создание общего учета приема и выдачи документов. Электронная либо физическая картотека лиц, пополняющих архив и берущих оттуда документы. Здесь также указывается степень доступа.
  • Поиск недостачи архивных бумаг путем обращения в профильные отделы (либо к ответственным сотрудникам) за отчетами. При надобности - оформляются просьбы получить оные от других юридических лиц.
  • Организация переплета дел. Существуют специальные архивные методички, где детально описаны все техники переплета с учетом естественного обветшания бумаги и стандартного форм-фактора хранения документации.
  • Организация учета актуальных работ. Создание новых картотек и порядка сдачи архивных дел. Вся документация должна еще в рабочем процессе иметь категорию важности и будущего хранения
Помимо перечисленного, в компетенцию архивариуса входит подача сметы в бухгалтерию касательно финансовой стороны дела. Это одна из важнейших сторон заведения архива. Если в компании при реорганизации или создании уже есть стеллажи и помещение под хранение документации - то траты на оборудование архива незначительны. Однако организация процесса с нуля говорит о необходимости более серьезных финансовых влияний. В следующем разделе детально описаны строгие условия содержания документации, от которых категорически нельзя отступать. Поэтому экономия здесь также неуместна.

В свою очередь, вопросы техники безопасности и вывоза архива за пределы организации в прямую компетенцию архивариуса не входят. Он лишь занимается мониторингом состояния вверенного ему помещения. Соответствие электропроводки и иных коммуникаций на предмет безопасного хранения ценностей - парафия технического отдела. А вопросы перемещения архивов обычно лежат уже в компетенции директората и локально на уровне архива попросту не решаются.

Как хранить архивные документы

Форма хранения архивированной документации может устанавливаться директивно. Также есть возможность свободной формы ведения вышеописанной отчетности. Однако для единообразия и простоты оборота все связанные с архивным вопросом бумаги хранят в папках-регистраторах форм-фактора «корона». Ранее были распространены учетные картотеки, однако все чаще реестр ведется в онлайн-офисах и иными электронными средствами.

Также для архивирования данных важно иметь соответствующие ТСО (технические средства обучения). Это презентационная техника, зачастую раритетная. В качестве воспроизводимых форматов могут понадобиться:

  • дисководы на трехдюймовые, пятидюймовые, восьмидюймовые дискеты;
  • проекторы диафильмов и слайдов;
  • бобинные киноаппараты (обыкновенно - восьмимиллиметровые).

    Помещение для хранения документов оборудуют специально. Впрочем, в небольших организациях это обычные кабинеты. В идеальных условиях запрещено прокладывать по хранилищу трубы водоснабжения и канализации, технологический слив воды. Особая роль тут выделена отдельной системой пожаротушения и автономной сигнализацией. Запрещено ставить рядом с архивохранилищами различные комнаты с мощным электрооборудованием, холодильные установки, бойлеры - во избежание протечек и коротких замыканий. Вентиляция также обязана быть автономной.

Условия хранения документации приближены к музейным, хотя и немного проще. «Свежие» дела хранятся несколько дольше, однако российским законодательством регламентировано многолетнее содержание документации в кондиционных условиях. Температуру и влажность помещений обязательно контролируют термометрами и гигрометрами. В отдельных случаях устанавливают психрометры, одновременно меряющие и влажность, и температуру. Офсетная бумага очень тонкая, с плотностью около 70 грамм, ей чрезвычайно вредят скачки влаги и температуры. Воздух по хранилищу обязан ходить свободно, дабы исключить наличие плесени, пыли, насекомых мелких грызунов.

Техническое обеспечение архивного подразделения (оно же - матчасть) сильно разнится для организаций в зависимости от функций и размера штата, но есть общие рекомендации. Дела обыкновенно хранят на стеллажах или в шкафах, первое и второе должны обладать несгораемостью, а потому металлические. Стеллажи обязательно ставят торцом к окнам, чтобы свет не попадал на бумагу. К наружным стенам стеллажи не ставят, дабы исключить сырость и промерзание.

  • на метровый стеллаж становятся 30 папок типа «Корона» либо 50 обычных скоросшивателей;
  • в архивном стеллаже 230 см высоты и 12 полок.
Итого на один стеллаж можно поставить минимум 350 и максимум 600 дел. Расстояние между отдельными стеллажами - от 80 см, габаритные параметры с боковыми стойками - 100х65 см.

Самая ответственная часть организации архива - передача туда дел. Помимо собственно формирования кадров, занимающихся документооборотом, нужно формировать и оформлять сами дела, а также произвести экспертизу по их ценности. Для вынесения решения по ценности материалов производится подшивка, либо переплет с нумерацией листов, описью, правильным оформлением обложки и надписи на самом деле. Только такие документы вообще могут приниматься к рассмотрению на продление хранения.

Документы с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения необходимо подшить в том. Ограничение на объем каждого тома - 250 страниц. В случае, если дело не подлежит слишком долгому хранению, практикуется процедура частичного оформления, не требующая всех реквизитов. В этом случае можно не нумеровать листы, не писать заверительные надписи и не заниматься дополнительной систематизацией внутри самого дела.

Таким образом, даже базовые этапы формирования архивного отдела организации являются очень трудоемкими и требуют значительного времени. Именно поэтому на данный участок работ назначают исключительно продуктивных и ответственных людей, могущих в дальнейшем бесперебойно заниматься как учётом уже существующих дел, так и документооборотом с участием «новоприбывших» материалов.

Вышеописанные советы актуальны в первую очередь для ИП и ООО. Однако общие принципы организации процесса «нулевого» архивирования не зависят от типа юридического лица.
Итоговые же тезисы относительно архивного дела с нуля таковы:

  • каждый новый архив требует тщательного логистического и финансового планирования;
  • электронные формы архивации – технология будущего, однако с недостаточной законодательной базе;
  • условия хранения бумажных носителей обязаны быть строжайшими;
  • при формировании архива обязательно делегируются полномочия по ответственности за все поступающие документы.

Н а что опираться сейчас в сфере нормативного регулирования и методического обеспечения архивного дела?

Во-первых, на действующий документ, который носит нормативный характер: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526), вступившие в силу в конце ­сентября прошлого года. Далее в статье будем называть его ­Правила-2015.

И во-вторых, на действующий документ, который носит методический характер: Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее - Основные правила). Многие практические вопросы, лишь затронутые Правилами-2015, освещены здесь довольно подробно, например, порядок ­разработки ­номенклатуры дел.

Основные правила работы ведомственных архивов (утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263), которые уже давно в силу возраста были не вполне рабочим документом, наконец отправлены на заслуженный отдых и не подлежат применению на территории Российской Федерации с момента вступления в силу Правил-2015 (письмо Росархива от 18.09.2015 № 2/2133-А).

Нужно ли хранить документы?

Документы хранить нужно. Несмотря на то что Правила-2015 говорят о том, что «организации вправе (выделено авт.) создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов…», это право при ближайшем рассмотрении превращается в ­самую настоящую обязанность.

Во-первых, если есть организация, то есть и работники, а значит, ­полный набор документов по личному составу для каждого из них.

Во-вторых, если есть организация, то есть и ее налоговый учет, представленный также бумажными или электронными документами.

В-третьих, хотя бы все перечисленные документы должны храниться в течение установленных сроков. Источники сроков хранения - специальные перечни:

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков ­хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558);
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и ­массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182).

Указанные для использования и государственными, и негосударственными организациями. Вот и получается, что у любой, даже самой маленькой и скромной компании, есть набор документов для архивного хранения. И для них должны быть созданы условия, отвечающие новому нормативному документу: Правилам-2015. Отсутствие структурных подразделений под названиями «архив», ­«канцелярия» на эту обязанность никак не влияет.

Хранение электронных документов

Новшество, на которое обратили внимание все специалисты по делопроизводству и архивному делу, - долгожданный порядок хранения электронных документов, приведенный в Правилах-2015. Имеются в виду разделы 2.30-2.33. Переход к электронным документам в Правилах-2015 осуществляется довольно резко, без каких-либо заголовков, сразу после сообщения о том, что в архиве запрещено находиться в грязной обуви.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

2.30. Обязательными условиями хранения электронных документов являются:

наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны ­находиться на разных физических устройствах);

наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;

обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Еще одно серьезное нововведение - определение Правилами-2015 формата архивного хранения электронных документов:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, вступили в силу 21.09.2015)

2.31. Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и ­муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A.

PDF, бесспорно, универсальный формат. PDF/Archives (PDF/A) - разновидность этого формата, специально разработанная для долговременного архивного хранения документов и закрепленная в стандарте ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения». Но, как и все универсальное, PDF не совершенен. В этом формате прекрасно себя чувствуют управленческие документы, но ведь в организациях используется не только пакет Microsoft Office. Так, например, чертежи, выполненные в формате.dwg, при конвертации в.pdf отображаются некорректно. Много вопросов у специалистов вызывает и поведение электронной цифровой подписи при конвертировании документа в.pdf.

Порядок передачи электронных дел и документов описан в разделе 4.34 Правил. Из текста вытекает следующее:

  • во-первых, электронные документы могут передаваться в архив и храниться как на обособленных физических носителях, так и «по информационно-телекоммуникационной сети»,
  • во-вторых, опись электронных дел и документов составляется, тем не менее, в бумажном виде (то есть даже если мы формируем архив в СЭД, то описи придется доставить архивариусу лично),
  • в-третьих, «при приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя организации или уполномоченного им должностного лица». Относительно бумажных документов ничего подобного не требуется. Как выполнять это требование организациям, которые создают электронные документы, но не ­пользуются ЭЦП, Правила-2015 умалчивают.

Наконец, «для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях в архиве создается фонд пользования электронных документов» (п. 2.33). Понятие фонда пользования при этом не раскрывается.

Учет документов

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, вступили в силу 21.09.2015)

3.5. В архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определяются в соответствии с настоящими правилами. Состав и формы вспомогательных ­учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.

Основные правила разъясняли, для чего производится учет документов архива и что представляет собой система учетных документов, четко формулируя ее цель. Из Правил-2015 эти определения исчезли. ­Вспомним их, чтобы понимать, для чего мы будем заниматься учетом:

И главное изменение: список учетных документов архива в 2015 году сократился больше чем наполовину, с 11 до 5 позиций. Остались только:

  • книга учета поступления и выбытия дел, документов;
  • список фондов;
  • лист фонда;
  • опись дел, документов;
  • реестр описей.

Порядок составления и ведения учетных форм хоть и скупо, но описан в пунктах 3.7-3.11 Правил-2015.

Остальное - на усмотрение организации. Если она является источником комплектования государственного (муниципального) архива, то должен быть дополнительно составлен паспорт организации (п. 3.12 Правил-2015). Здесь же приведена сноска на Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ, датированный 1997 годом и утвердивший форму паспорта архива. Заметим, что Основные правила предлагали форму, хоть и практически идентичную, но все же более «свежую», чем упомянутый регламент. По крайней мере, летоисчисление в ней начиналось с двухтысячных, а не с девяностых.

Экспертиза ценности документов

Ничего принципиально нового в порядок проведения ежегодной экспертизы ценности документов Правила-2015 не привнесли. Внимания заслуживает лишь пункт 4.12:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, вступили в силу 21.09.2015)

4.12. Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, создают описи дел по личному составу и описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и обеспечивают их сохранность.

Это положение относится к разговору о том, что независимо от наличия в организации архива и ее принадлежности к числу источников комплектования государственных (муниципальных) архивов, заниматься своими документами хотя бы в минимальной степени она обязана. Ведь, пожалуй, мало кому удастся составить опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, не составив предварительно номенклатуру дел.

Номенклатура дел

О номенклатуре дел, которую Правила-2015 называют «основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации», они высказываются очень скупо и даже не дают ей сколько-нибудь внятного определения. Из текста документа следует только, что (п. 4.14-4.18):

  • «номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела)»;
  • номенклатура дел составляется по приложенной форме;
  • номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений (форма прилагается, правда, по оглавлению обнаружить ее не получится: в нем содержатся два приложения с наименованием «Номенклатура дел»; к структурным ­подразделениям относится № 26);
  • номенклатура дел организации разрабатывается на основании типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения, иных нормативных правовых актов, а также типовых и ­примерных номенклатур дел;
  • организации - источники комплектования государственных (муниципальных) архивов согласуют ее с «соответствующими ЭПК или государственным (муниципальным) архивом, согласно предоставленным ему полномочиям»;
  • организации - не источники комплектования государственных (муниципальных) архивов согласуют свою номенклатуру дел самостоятельно.

Больше никакой практической информации о разработке и ведении номенклатуры дел организации в Правилах-2015 не содержится. Следует сказать однозначно: без Основных правил рядовому делопроизводителю, тем более впервые, составить ее не удастся.

Оформление дел

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, вступили в силу 21.09.2015)

4.19. Законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя дела (приложение № 8);

составление внутренней описи документов дела (приложение № 27);

оформление обложки дела (приложение № 28).

Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел, документов (приложения № № 17, 18).

Что включает в себя частичное оформление дел и в какой зависимости оно находится от сроков хранения документов, не сообщается.

Если раньше внутренняя опись составлялась лишь «в необходимых случаях» (Основные правила, п. 3.6.3.), то из Правил-2015 это словосочетание убрали. Никаких ссылок на сроки хранения не дает и заголовок формы описи, представленный в приложении 27.

Электронные дела надлежит описывать не все, а только те, что имеют временный (свыше 10 лет) и постоянный срок хранения (формы ­описей - в приложениях 17 и 18 соответственно).

Исполнение запросов

В сфере исполнения запросов организаций и граждан, поданных в архив, имеется нововведение: архивные справка, выписка и копия по новым правилам могут «выдаваться в электронной форме на электронном носителе либо пересылаться по информационно-коммуникационным сетям». Заверяются такие справки, копии и выписки «электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им ­должностного лица».

Приложения: формы документов

Традиционно Правила-2015 заканчиваются набором приложений - формами документов, сопровождающих те или иные процессы хранения документов.

В целом следует сказать, что, во-первых, в Правилах-2015 представлено меньше форм, чем в Основных правилах, во-вторых, среди них попадаются по два приложения с одинаковыми наименованиями, что очень неудобно, а в-третьих, расположены они в порядке упоминания в тексте (а не в порядке значимости или логической последовательности, как в Основных правилах). Некоторые приложения изменили наименования, некоторые незначительно изменили форму. Общая рекомендация будет такая: при необходимости составить какой-либо документ по архивному делу, архивариусу следует в первую очередь поискать его форму в Правилах-2015, и только если нужной формы в них не окажется, обратиться к Основным правилам.

Ниже приведем 3 списка. Первый (в виде таблицы) - это приложения из Правил-2015 и соответствующие им формы из Основных правил. Второй - новинки в формах, введенные в 2015 году. Третий - формы из Основных правил, не попавшие в Правила-2015, но и не отмененные (как говорится, пользуйтесь на здоровье).

Таблица

Свернуть Показать

Вновь появились и утверждены Правилами-2015:

  • Опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
  • Приложение к описи электронных дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
  • Акт приема-передачи архивных документов на хранение (от организации в организацию. - Прим. авт. )
  • Опись дел;
  • Опись электронных дел, документов с приложением к описи электронных дел, документов.

Две последние формы призваны заменить сдаточные описи и фактически представляют собой акты приема-передачи документов на хранение в архив организации.

  • Опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации ­(приложение 12 Основных правил);
  • Итоговая запись и заверительная надпись (приложение 13);
  • Титульный лист описи документов постоянного хранения (приложение 14);
  • Заказ (требование) на выдачу документов (приложение 17);
  • Книга выдачи документов (приложение 19);
  • Опись особо ценных дел (приложение 23);
  • Книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (приложение 27);
  • Опись страхового фонда (приложение 28);
  • Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию (приложение 29);
  • Паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда (приложение 30);
  • Учетная карточка единицы учета электронных документов (ЭД) (приложение 31);
  • Акт о миграции и перезаписи электронных документов (приложение 32);
  • Журнал учета поступления и выбытия электронных документов (приложение 33);
  • Журнал учета миграций и перезаписей электронных документов (приложение 34);
  • Акт описания документов личного происхождения (приложение 38);
  • Акт об образовании объединенного архивного фонда (приложение 39);
  • Журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов (приложение 44);
  • Журнал регистрации посещений пользователями читального зала (приложение 45);
  • Годовой план работы архива (приложение 46);
  • Карточка учета работы с организацией (приложение 47);
  • Акт приема-передачи при смене руководителя архива (приложение 48).

Очевидно, что Правила-2015 рассчитаны на подготовленного читателя. Но во многих случаях, к сожалению, делопроизводством и архивным делом в организации занимаются либо секретари, либо (по необходимости) сотрудники самых разных подразделений: бухгалтеры, кадровики, охрана труда, юристы и т.п. Этим ни в чем не повинным людям будет очень сложно разобраться в том, чего от них требуют в сфере хранения документов.

Правила-2015 дают абсолютный минимум мероприятий, обеспечивающих хранение документов в организации. Информацию о том, как реализовать этот минимум на практике, читателям правил придется искать самостоятельно в методических источниках. Таким образом, Основные правила работы архивов организаций, несмотря на свой необязательный статус, с приходом Правил-2015 будут востребованы в канцеляриях ­российских организаций еще сильнее, чем до этого.

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:

  • документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
  • проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;
  • технологической и конструкторской документации — 20 лет;
  • патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет:
  • научной документации — 15 лет;
  • кино- и фотодокументов — 5 лет;
  • видео- и фотодокументов — 3 года.

В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный (муниципальный) архив. Стоит сказать, для негосударственных организаций, часть документов кᴏᴛᴏᴩых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи крайне важно заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. В случае если организация ϲʙᴏевременно не заключила договор с архивом, то в ϶ᴛᴏм случае государственный (муниципальный) архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Подготовка документов к передаче в архив

В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного» временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены.

Оформление дел состоит из следующих операций:

  • проверка правильности группировки документов в дела;
  • брошюровка (подшивка);
  • нумерация листов;
  • составление заверителыюй надписи (листа-заверителя);
  • составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
  • внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);
  • составление и оформление описи дела.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при ϶ᴛᴏм допускается:

  • не проводить систематизацию документов в деле;
  • не нумеровать листы дела;
  • не составлять заверительные надписи;
  • не прошивать (не брошюровать)

Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, ɥᴛᴏбы еще раз проверить ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.

Рисунок № 6.2. Форма листа-заверителя дел

При полном оформлении крайне важно подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все металлические предметы: скрепки, булавки и т.п. Документы снимаются со скоросшивателя. Вслед за последним документом в дело вкладывается лист для заверителыюй записи» в начале дела, при необходимости, вкладывается лист или листы для внутренней описи (если есть, то отпечатанные бланки внутренней описи) Дело не должно превышать 250 листов. В случае если в течение года документов в деле отложилось больше, то их надо разделить на несколько томов.

Все документы подшиваются или переплетаются в твердую обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов.

Рисунок № 6.3. Форма внутренней описи документов дела

В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

При подшивке надо следить, ɥᴛᴏбы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе.

Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей запрещается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. При создании нескольких томов одного дела каждое из них нумеруется самостоятельно.

Рисунок № 6.4. Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Итоги нумерации фиксируют в доверительной записи на вшитом специально для нее последнем листе дела. Б ней указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов документов и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные и пропущенные номера.

Заверительная запись подписывается лицом, ее составившим, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Форма листа-заверителя дела установлена Основными правилами работы архивов организаций.

В случае, когда дело содержит особо ценные документы — в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и приϲʙᴏении

Государственным стандартом Р 51141-98 закреплено такое определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — ϶ᴛᴏ учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов» 1 .

Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит сведения о каждом из них. В итоговой записи внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.

При использовании автоматизированных систем регистрации документов внутренняя опись может создаваться и распечатываться автоматически на базе сведений, введенных в регистрационные карточки документов, помещенных в дело. После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлена заверительная надпись и внутренняя опись документов дела, проводится дополнительное оформление обложки дел.

Оформление обложки дел производится в процессе заведения дел в делопроизводстве и выполняется в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с требованиями государственного стандарта ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:

  • наименование учреждения (организации) и его подчиненность;
  • наименование структурного подразделения;
  • делопроизводственный индекс дела;
  • заголовок дела;
  • срок хранения дела.

При подготовке дела к сдаче в архив данные реквизиты уточняются и дополняются. К примеру, на обложке проставляют:

  • номер тома, если дело имеет несколько томов;
  • крайние даты дела;
  • количество листов в деле;
  • номера фонда, описи и дела по описи.

Последний реквизит проставляется в архиве.

Рисунок № 6.5. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

Очень важно при оформлении обложки соблюдать определенные требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. В случае если наименование менялось в течение года, то па обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.

Заголовок дела переносится на обложку в начале года из номенклатуры дел. Но после анализа содержания документов может потребоваться внесение некᴏᴛᴏᴩых уточнений в заголовок. При возникновении такой необходимости следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с данным дополнением. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т.д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты) Затем указывается автор или корреспондент (если ϶ᴛᴏ переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов или корреспондентов, если они ᴏᴛʜᴏϲᴙтся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но наличие копийных документов оговаривается. На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается «хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с перечнем.

При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.

На все дела постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись. Уместно отметить, что опись — ϶ᴛᴏ архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Уместно отметить, что опись служит основным учетным справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. В отдельных случаях в зависимости от специфики организации описи могут составляться на определенные категории дел (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.)

Дела располагаются в описи по степени значимости. К примеру, последовательность может быть такой: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д. Уместно отметить, что описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.

Рисунок № 6.6. Форма годового раздела ϲʙᴏдной описи дел постоянного хранения

Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме. Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят:

  • порядковый номер дела (тома) по описи;
  • индекс дела (тома);
  • заголовок дела (тома);
  • даты дела (тома);
  • число листов в деле (томе);
  • срок хранения (для дел, хранящихся свыше 10 лет);
  • примечание.

Стоит сказать, что каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер.

В случае если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет ϲʙᴏй номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации. Стоит заметить, что он же присваивает номера описи структурного подразделения.

При передаче в архив дел за несколько лет их крайне важно систематизировать. Обычный порядок систематизации дел в организации — хронологически-структурный. Это означает, что, во-первых, дела систематизируют по годам. Во-вторых, дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в кᴏᴛᴏᴩых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно ϶ᴛᴏ ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел.

Рисунок № 6.7. Форма итоговой записи и заверительной подписи

Исходя из всего выше сказанного, мы приходим к выводу, что получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Стоит сказать, для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующего структурного подразделения.

В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет.

Рисунок № 6.8. Форма годового раздела ϲʙᴏдной описи дел по личному составу

Рисунок № 6.9. Форма описи электронных документов постоянного срока хранения

В таких организациях ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел. Отметим, что каждый из годовых разделов описи начинается с указания ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующего года, и далее дела располагаются в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с принятой структурой.

Стоит сказать, что каждая опись имеет ϲʙᴏй номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет 1, на дела со сроком хранения более 10 лет- N& 2, на дела по личному составу — № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».

Заканчивается опись итоговой записью. В ней указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации (литерные и пропущенные номера) Уместно отметить, что опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи.

Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения кадровые службы организаций ежегодно должны составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое социальное значение — они будут основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. Стоит сказать, для предотвращения утери данных документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.

В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения. Электронные документы включаются в самостоятельные описи.

Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Уместно отметить, что опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Важно заметить, что один экземпляр остается в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующий государственный или муниципальный архив.

Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.

На дела временного срока хранения описи не составляются» их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, в присутствии работника структурного подразделения. При ϶ᴛᴏм на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

Каждая компания в процессе функционирования вынуждена подготавливать огромное количество документов. Они имеют отношение к выбранному режиму налогообложения, наемным работникам или сотрудничеству с основными контрагентами. Чтобы каждый сотрудник предприятия смог найти нужную документацию, требуется ее грамотное и структурированное хранение. Многие документы должны находиться в фирме больше 75 лет, так как они содержат информацию о сотрудниках предприятия. Поэтому требуется грамотное архивирование документов в организации. Если компания является крупной, то целесообразно создавать собственный полноценный архив. Но в мелких организациях бумаги хранятся просто в отдельном шкафу.

Правила архивирования

Архивирование документов является обязательным процессом для каждой компании, что указывается в положениях ФЗ № 125. В небольших компаниях все нужные действия выполняются секретарем, но в крупных организациях нанимается отдельный работник, занимающийся архивированием.

Назначенный сотрудник должен знать требования законодательства относительно архивирования кадровых документов в организации, а также должен разбираться в сроках хранения разной документации. Для этого для разных бумаг заводятся отдельные дела. Документация, имеющая отношение к личному составу фирмы, должна храниться не меньше 50 лет, если бумаги созданы после 2003 года, а если в организации имеются документы, сформированные до 2003 года, то они должны сохраняться в течение 75 лет.

Нюансы создания архива

В крупных компаниях образуется во время ведения деятельности огромное количество документов, поэтому они хранятся в отдельном помещении, называемом архивом. Он представлен отдельным структурным подразделением, а также во время его создания издается руководством специальное Положение, являющееся локальным нормативным актом фирмы.

Именно в этом Положении приводятся основные правила архивирования документов в организации, а также указывается ответственность должностных лиц, занимающихся данным процессом, за разные выявляемые нарушения.

Правила процесса

Во время архивирования документов в организации должны учитываться назначенным ответственным работником следующие правила:

  • документация передается в архив только по описи;
  • если бумаги подшиваются в дело какого-либо работника, то важно учитывать требования специальных методических указаний, чтобы в будущем можно было легко найти нужный документ;
  • каждый отдел компании должен передавать ответственному лицу документы на хранение в сроки, установленные в законодательстве;
  • если по разным причинам нарушается график, на основании которого передается в архив разная документация, то должностное лицо обязано проинформировать о данном факте руководителя компании.

От правильности выполнения данного процесса зависит грамотность составления архива.

Цель процесса

Архивирование документов в организации требуется для оптимизации всей документации, а также для ее грамотного хранения. При наличии хорошо структурированного архива любой сотрудник фирмы при необходимости сможет найти разные документы, имеющие отношение к персоналу, разным приказам или контрагентам.

Все чаще фирмы переходят на электронный документооборот, поэтому все документы хранятся в компьютере, для чего формируется электронная версия архива. Но при этом учитывается, что документы обладают юридической силой только при наличии бумажного формата, поэтому электронное хранение документов выступает только дополнением стандартному архиву.

Процедура архивирования

Порядок архивирования документов является одинаковым для всех компаний, но каждая организация может вносить свои корректировки. Стандартно процедура делится на следующие этапы:

  • первоначально выделяются особенности документов, которые подготавливаются для передачи в архив;
  • при необходимости проводятся дополнительные действия, заключающиеся в сшивании бумаг или внесении разных дополнений;
  • производится корректировка документов, позволяющая в будущем легко найти нужные бумаги в общей массе документации;
  • ненужные документы уничтожаются законным образом, так как они не представляют какую-либо ценность для работы предприятия;
  • производится систематизация документов, после чего они сшиваются на основании своего типа;
  • разделяются бумаги по следующим типам: бухгалтерские, кадровые или управленческие;
  • если невозможно причислить какие-либо бумаги к вышеуказанным типам, то они объединяются и вносятся в отдельное дело;
  • на каждом сшиве ставится печать организации, а также подпись уполномоченного работника;
  • формируется опись для каждого дела, содержащая сведения о том, какие документы располагаются в конкретной папке;
  • делаются каталоги дел, распределенных по типу;
  • все правильно подготовленные дела отправляются на хранение в архив, который обычно представлен отдельным помещением, в котором располагается большое количество удобных стеллажей.

Процедура реализуется только уполномоченным лицом, наделенным нужными полномочиями руководителем организации. Если нарушаются какие-либо правила архивирования документов или вовсе теряется документация, то именно этот сотрудник предприятия несет ответственность за выявленные нарушения.

Особенности составления номенклатуры

Если в компании имеется действительно много бумаг, то при архивировании документов в организации обязательно составляется номенклатура дел. С ее помощью в будущем можно будет без проблем найти нужное дело среди многочисленных папок.

При составлении номенклатуры дел указываются следующие сведения:

  • индекс конкретного дела, представленный присвоенным условным номером, причем первая часть данного номера является кодом отдела, откуда были получены документы;
  • наименование дела;
  • число бумаг, хранящихся в папке;
  • срок, в течение которого должны храниться данные документы на основании требований законодательства;
  • разные примечания, которые оставляются ответственным лицом, например, можно указать, что у конкретного дела имеется дополнительно электронная версия.

В маленьких организациях, где в архив ежегодно передается не слишком много документов, номенклатура дел может не составляться.

Правила издания «Положения об архиве»

В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, в котором в течение длительного периода времени хранится огромное количество дел и документов. При этом в организации работает специалист, занимающийся исключительно архивированием документов. Чтобы его работа была четко регламентирована, руководители компаний часто издают и закрепляют специальное «Положение об архиве». К правилам его использования относится:

  • указывается, какие именно работы должны выполняться ответственным лицом;
  • приводятся правила передачи документов из разных подразделений в архив;
  • перечисляются правила оформления описи и номенклатуры дел;
  • вносится информация о правильной подготовке бумаг, которые переносятся в архив;
  • указывается, что назначенный работник должен заниматься сверкой состава документов, а также их оформлением.

Если сотрудник архива устанавливает, что в документации имеются какие-либо нарушения, то бумаги отправляются на доработку в соответствующий отдел компании. Если ошибки или недочеты отсутствуют, то бумаги принимаются к сшиву. Если информация читается с трудом, то делается копия документа.

Требования к архиву

В каждой фирме должны учитываться основные требования к правильному архивированию документов в организации. Делопроизводство должно подчиняться основным условиям законодательства. В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, которое должно быть защищено от сотрудников фирмы или посторонних лиц. Поэтому во время создания данного подразделения учитываются следующие требования:

  • помещение обязательно изолируется от других отделов и офисов;
  • в нем устанавливается пожарная и охранная сигнализация;
  • размер данного помещения зависит от того, какое количество документов ежегодно передается на хранение в архив;
  • устанавливаются в комнате специальные длинные стеллажи, причем целесообразно выбирать конструкции из металла;
  • между стеллажами оставляется расстояние, которое не может быть меньше 75 см;
  • длина стеллажей может быть разной и зависит от высоты потолков;
  • дополнительно в помещении устанавливаются специальные сейфы, в которых располагаются наиболее ценные и важные документы.

В каждой компании площадь выбранного помещения может быть совершенно разной, так как для этого учитываются разнообразные факторы.

Как правильно подготавливаются дела?

Архивирование бухгалтерских документов допускается исключительно после грамотной предварительной подготовки данной документации. Поэтому перед отправкой той или иной бумаги в архив следует выполнить следующие действия:

  • первоначально ответственное лицо должно убедиться, что действительно передаваемая документация не потребуется в процессе ведения текущей деятельности фирмы;
  • производится описание документов и непосредственного дела;
  • проводится экспертиза, позволяющая убедиться в том, что документация и дела являются действительно ценными, поэтому они обязаны храниться в компании в течение определенного периода времени;
  • при необходимости документы подшиваются, копируются или корректируются, а только потом передаются в архив.

Приказы, относящиеся к наемным работникам и обладающие разными сроками хранения, должны раскладываться по разным делам, так как если они будут смешаны, то может возникнуть путаница во время уничтожения тех или иных бумаг.

Нюансы работы с запросами

Архивирование кадровых документов и других бумаг, формирующихся в процессе работы организации, выполняется ответственным работником, получающим за свою деятельность определенную зарплату. Если у руководителя или других сотрудников компании возникнет необходимость в изучении каких-либо документов, имеющихся в архиве, то они должны обратиться со специальным запросом к назначенному лицу.

Информация из архива выдается в виде архивной справки, копии или выписки. Справка представлена документом, в который включается архивная информация о запрашиваемом предмете.

Архивная копия представлена воспроизведением текста или рисунка с какого-либо документа, хранящегося в архиве. Дополнительно на ней приводятся поисковые данные.

Выписка дословно воспроизводит только некоторую часть документации. Для этого сотрудник, составляющий запрос, должен указать, по какому именно вопросу требуется получить сведения.

Заключение

Многие документы, создаваемые в процессе работы компании, должны храниться в течение длительного периода времени. Для создания оптимальных условий создается в фирме архив, представленный отдельным структурным подразделением. Дополнительно назначается ответственное лицо, занимающееся приемкой документацией в архив. Этот же специалист реагирует на запросы других работников и руководителей.

При архивировании документации должны учитываться некоторые правила и требования, позволяющие грамотно структурировать бумаги, а также обеспечивать им идеальные условия хранения.

Документы организации, относящиеся к прошедшим календарным периодам, подлежат хранению. Основной документ, регулирующий создание и работу архивов, – ФЗ №125 от 22/10/04 г. Его положения касаются не только архивов как отдельных организаций, но и архивов внутри организации.

Кроме того, работник архива обязан знать нормативную базу по каждому виду документов для архивации, сроки их хранения. Как правило, такая информация указывается на титульном листе дела. Например, документы по личному составу должны, согласно ФЗ, храниться 50 лет, а созданные ранее 2003 года – еще больше, до 75 лет. Управленческие документы архивируются и хранятся согласно «Перечню», утв. Минкультом РФ (пр. №558 от 25.08.10 г.). Среди них есть документы, которые следует хранить постоянно.

Существуют и особенности работы с налоговыми, бухгалтерскими документами, отраженные в ФЗ №402, НК РФ).

Архив организации

Архив как структурное подразделение создается обычно в средних и крупных организациях, со значительным документооборотом. Его статус будет определяться принятым «Положением об архиве», локальным актом компании, где отражаются и порядок архивирования, и персональная ответственность отдельных должностных лиц.

В процессе архивирования следует учитывать такие организационные моменты:

  • документы должны поступать в архив из подразделений по описи (или заменяющему ее документу);
  • если документы уже подшиты в дело сотрудниками подразделения, оно должно быть составлено методически правильно;
  • структурные подразделения обязаны передавать на хранение документы в соответствии со сроками, установленными федеральным законодательством;
  • если график передачи дел в архив нарушается, работники этой структуры обязаны информировать о факте нарушения руководство компании.

Архивирование проводится с целью оптимизации процедуры хранения документов, и в связи с этим в настоящее время все чаще фирмы предпочитают иметь электронную версию своего архива. Следует, однако, иметь в виду, что многие документы имеют силу только в бумажном виде, поэтому электронную архивацию можно считать лишь удобным дополнением к обычным бумажным делам.

Архивируют документы поэтапно:

  1. Подготовка состоит в анализе имеющейся документной массы, выявляются ее особенности. Например, визуально можно определить, все ли документы нуждаются в дополнительных сшивах, каков объем предстоящей работы и т.д.
  2. Сортируют документы на те, что можно уничтожить законным порядком, как не имеющие ценности, и те, с которыми предстоит работать дальше.
  3. Систематизируют и сшивают документы по их типам (бухгалтерские, управленческие, кадровые). Неподшитые документы объединяются и сшиваются в дела. Как правило, на сшиве ставятся печать фирмы и подпись ответственного за сшив лица.
  4. Составляется опись содержания каждого дела, список документов, находящихся в папке.
  5. Составляются каталоги дел по типам, и следует отправка их на хранение.
  • индекс дела (присвоенный делу условный номер, первая часть которого, как правило, – код подразделения, откуда оно поступило);
  • заголовок;
  • число единиц хранения;
  • срок хранения и указание на устанавливающую его норму закона;
  • примечания (например, различного рода планы: реконструкции, рекламной компании) могут иметь лишь электронный формат, об этом делается пометка.

«Положением об архиве» фирмы, иными ЛНА может быть предусмотрено, что работы, вплоть до систематизации и составления описи папки, возложены на сотрудников подразделений, а сотрудники архива лишь принимают дела по передаточному документу, проверяют, корректно ли они оформлены, сверяют состав документов со списком их на папке. Далее дело возвращается на доработку либо принимается к сшиву. Если нужно скопировать или отсканировать отдельные элементы дел, это тоже компетенция работника архива. Передача завершается подписью на акте о том, что документы переданы на хранение.

Архивирование без архива

Небольшие компании, организации зачастую не могут себе позволить иметь отдельный архив: помещение, штатных сотрудников. Тогда вся работа по архивированию ложится на плечи одного человека. Как правило, это секретарь.

Сотрудник на такой должности, в отличие от специалистов архивного дела, может быть незнаком со всем многообразием нормативных документов в указанной области (это касается и работников организации, для которых труд в архивном структурном подразделении в новинку).

  • документ №263 от 05/09/85 г., изданный еще Главархивом СССР, но до сих пор имеющий силу как обязательный;
  • одобренные 06/02/02 г. коллегией Росархива правила работы архивов организаций, рекомендательный документ.

В них указано, как архивировать и хранить документы фирмы.

Секретарь, обрабатывающий ежедневно и текущий документооборот, в начале архивирования должен разделить документы на две категории:

  • срок архивирования которых уже наступил, делопроизводством они завершены;
  • текущие документы, используемые в работе.

На помощь могут прийти работники различных отделов фирмы: бухгалтерии, экономической службы и пр. Каждый из них может корректно сформировать ту или иную папку (дело), разложить в ней материалы в должной последовательности, составить их список, озаглавить дело в соответствии с содержанием. На основе проведенной работы секретарь может сформировать номенклатуру дел физлица.

Нужно ли привлекать специалистов со стороны

Привлечение сторонних организаций, которые проводят архивацию за плату, целесообразно в нескольких случаях:

  • объем документации к архивированию большой, силами работников компании без ущерба для производственных, управленческих процессов сделать это невозможно;
  • организация создает электронный архив, кроме большого объема работы проблемой может стать потеря времени на освоение работниками нового ПО;
  • документы передаются на сторону, например, на хранение в госархив, и требуется повышенный уровень компетентности специалистов.

Важно! Нарушение правил архивного дела – административное правонарушение. КоАП (ст. 13.25) предусматривает штрафы: на ответственное лицо — 2,5-5 тыс.руб., на юрлицо — 200-300 тыс.руб.

Итоги

  1. Архивирование документов в организации могут проводить специалисты ее архива. Если организация небольшая, архивированием занимаются секретарь и представители подразделений фирмы.
  2. При передаче дел в сторонний архив, большом объеме архивируемых документов целесообразно воспользоваться услугами специальной фирмы.
  3. За неисполнение норм федерального архивного законодательства КоАП предусматривает штрафы до 300 тыс. руб. на организацию.