Здравствуйте! В этой статье расскажем о рациональном использовании рабочего времени.

Сегодня вы узнаете:

1. Как планировать рабочее время и как грамотно его использовать;
2. Что понимается под термином «рациональное использование рабочего времени»;
3. Каких результатов можно достичь, если расставлять приоритеты правильно.

Согласно проведенным исследованиям, очень большая часть людей не умеет планировать свое рабочее время. Получается, что даже работая по жесткому графику, люди не успевают выполнять объем работы. В таких ситуациях помогает рациональное использование рабочего времени. О нем и будет сегодняшний разговор.

Рабочее время персонала и его эффективность

Рабочее время – это период, в течение которого сотрудники должны выполнять свои должностные обязанности на рабочем месте. Вопрос состоит в том, насколько эффективно используется рабочее время персонала,ведь зачастую получается так, что дела превращаются просто в бесконечную вереницу.

Факторы влияния на эффективное использование времени

На этот показатель влияет довольно много факторов:

• Режим рабочего времени;
• Организация труда;
• Работоспособность сотрудников;
• Планирование рабочего времени.

Что находится в приоритете

В любой работе важен результат: насколько достигнуты цели и задачи, которые были поставлены. Но чтобы прийти к планируемым результатам, нужно заняться выстраиванием рабочего процесса. Именно поэтому в трудовой процесс и внедряют принципы рационального планирования.

Методики реализации тайм-менеджмента

– это словосочетание, которое многим людям вообще ни о чем не говорит. Поэтому мы несколько упростим его и разъясним, что оно включает в себя организацию рабочего времени и повышение эффективности его использования.

Стоит перечислить положительные стороны этого инструмента:

• В коллективе складывается благоприятная и спокойная атмосфера;
• Повышается стрессоустойчивость сотрудников;
• Растет уровень результативности каждого работника;
• Повышается уровень личной ответственности и самоорганизации.

Планирование времени работы.

Об этом инструменте каждый предприниматель когда-то слышал. Но не все умеют его применять на практике. Как итог – время просто теряется, а ведь оно невозвратно, его нельзя накопить и вернуть назад. Для планирования есть простые способы, которые не требуют огромных затрат.

Рассмотрим процесс планирования пошагово.

Планированием грядущего рабочего дня лучше заниматься накануне вечером. В это время можно проанализировать, что уже сделано, а также составить план с учетом всех важных обстоятельств. Для планирования можно использовать как и старый проверенный блокнот, так и современные гаджеты. Важно, чтобы вы видели, какие задачи уже выполнены, а какие только предстоит выполнить.

Всю информацию вы все равно в голове не удержите, а вот что-то важное вполне можете забыть. Поэтому записывайте.

Постановка приоритетных задач.

Это очень важный момент в планировании. Реализовать его можно просто: на листе бумаги начертите квадрат, который нужно разделить еще на 4 квадрата.

Затем все задачи, которые нужно выполнить разбросайте по 4 пунктам:

• Срочные и важные;
• Срочные и неважные;
• Несрочные и важные;
• Несрочные и неважные.

Таким образом, все задачи каждый день будут перед глазами и вы будете видеть, что нужно сделать в первую очередь, а что можно перенести на пару часов, а может и дней.

Постановка целей.

Любой успешный предприниматель понимает, что постановка целей – это условие для достижения хороших результатов. Однако, часто руководители не объясняют работникам, какие цели стоят перед компанией, что каждый из них должен сделать, чтобы достичь успеха.

В итоге люди выполняют работу, по большей части бессмысленную, не приносящую практической пользы никому. А все потому, что просто не знают, зачем это вообще нужно. Как же изменить эту ситуацию?

1. Четко сформулируйте, какие цели стоят перед компанией и почему их нужно достичь;
2. Объясните сотрудникам, насколько важны те функции, которые они выполняют, для достижения общей цели: люди должны понимать, что их работа важна и приносит пользу;
3. Фиксируйте цели, которых удалось достичь и результаты каждого сотрудника.

Правильно поставленные цели мотивируют сотрудников и повышают эффективность их деятельности.

Закон Парето.

Его сутью является следующий принцип: если вы потратите всего 20% усилий, получите 80 % результата. При этом важно из перечня задач исключить все ненужные, а сосредоточиться только на важных.

Факторы, являющиеся отвлекающими от основной работы

Большинство из них являются просто корнем зла в любой компании, начиная с крупных холдингов, и заканчивая маленькими фирмами. Поэтому уделим им особое внимание.

Стрессовое состояние.

Каждый человек хоть раз в жизни находился в состоянии, когда работа просто не идет на ум. Сосредоточиться в такие моменты сложно. Выпейте немного травяного чая и включайтесь в работу.

Состояние усталости.

Чтобы работа была продуктивной, высыпайтесь. Недосып плохо влияет на общее состояние организма.

Настоящий ужас для любого работодателя. Сотрудники постоянно в рабочее время проверяют свою страницу, читают посты, при этом на работе вообще не концентрируются. Поэтому руководству приходится прибегать к радикальным мерам: запрещать выход в интернет письменным распоряжением, а затем проверять журнал посещений каждого сотрудника. Хотя тоже помогает не всегда.

Сотовый телефон.

Если срочных звонков не ждете, просто выключите звук.

Режим многозадачности.

Когда сотрудник пытается выполнить много заданий в один момент, случается сбой и не получается ничего. Чтобы этого не происходило, организуйте рабочее время правильно.

Чувство скуки.

Один из самых опасных факторов. Если человеку скучно, то, естественно, что он будет искать способ отвлечься от работы. Стимулируйте у себя интерес к работе: например, если сдадите отчет раньше срока и получите премию, сможете сделать покупку, о которой давно мечтали.

Чувство голода.

Возможно, кому-то и покажется странным, но если вы голодны – работать нормально не получится. В голове только одна мысль: когда же я поем? Чтобы такого не случилось, делайте перекусы и следите за питанием в целом.

Как перестать отвлекаться

Чтобы работа была продуктивной и эффективной, нужно избавиться от привычки постоянно отвлекаться. Отвлекать могут коллеги, гаджеты, да и просто мысли. Как же стать властелином своего времени, обсудим далее.

Избавьтесь от поглотителей времени.

Постарайтесь не отвлекаться в рабочее время на дела личного характера и посторонние разговоры. Кроме того что ваше время тратится на просмотр очередного сайта или телефонный разговор с подружкой, вы также понесете временные затраты на то, чтобы включиться в процесс работы снова.

Безусловно, нужно делать перерывы в работе. Мы не роботы, отдых должен быть. Но для этого должно быть отведено конкретное время.

Еще один простой совет: оставьте домашние проблемы за порогом офиса. Это пойдет только во благо. Нужно разделять личные проблемы и рабочий процесс.

Не отвлекайтесь слишком часто на коллег.

Представьте: вы выполняете сложное задание или составляете объемный отчет, который нужно сдать в ближайшее время. И так боитесь не успеть, а тут еще и коллега задает ненужные вопросы. Они могут быть и в рамках работы, но катастрофически не вовремя.

Если приходится работать в шумной обстановке, все равно распределяйте работу так, чтобы не отвлекаться постоянно. Если точно знаете, что сосредоточиться не выйдет, попробуйте поменять на время кабинет. Мера эффективная, если взывать к разуму коллег, обсуждающих новый фильм, бесполезно.

Занимайтесь планированием.

Все дела, которые нужно сделать, фиксируйте. И время от времени просматривайте этот перечень. Можно установить напоминалку в телефоне, которая поможет не забыть что-то важное.

Распределяйте всю работу по времени суток. Утром и вечером выполняйте самые сложные задачи, а днем, когда вас могут отвлечь в любой момент, делайте те задачи, которые не требуют особенно серьезного внимания.

Отправкой корреспонденции или проверкой электронной почты занимайтесь в пакетном режиме.

Вместо того, чтобы каждый час на это отвлекаться, установите конкретное время для проверки содержимого электронного почтового ящика. А если нужно отправить несколько факсов, соберите их в течение дня и отправьте все разом.

В следующей части нашей статьи отдельно поговорим об организации рабочего времени руководителя.

Как руководителю рационально организовать рабочее время

Все ли вы успеваете сделать за рабочий день? Если нет, то вы представитель абсолютного большинства руководителей. Ряд аналитиков занимался изучением рабочего времени среднестатистического руководителя. Выводы были неутешительные: только 8% из 100 реализуют в течение дня все намеченные планы.

Причины этого следующие:

• Спешка;
• Отсутствие планирования времени;
• Неправильная организация труда;
• Слабый уровень мотивации.

Формула 60:40.

Если следовать ей, то та часть рабочего времени которую вы планируете, не должна превышать 60% от общего времени работы. Это период запланированной активности.

Оставшиеся 40% времени нужно разделить на 2 части, первая – это резервное время для незапланированной работы, оставшиеся 20% отводят для управленческой работы.

Таким образом, если планировать рабочее время правильно, можно значительно выиграть и во времени. А значит останется возможность заниматься самообразованием и плодотворной деятельностью.

Мотивация персонала

Важна для всех: руководитель вы или рядовой сотрудник. Когда ставятся цели на день, на неделю, на месяц, нужно понимать, каким будет результат. Мотивация – отличный инструмент для того чтобы повысить работоспособность и эффективность труда персонала. При этом можно использовать как мотивацию в материальном выражении, так и в нематериальном.

Пример. Руководство крупной нефтяной компании в РФ поставило перед собой цель: создать солидную деловую репутацию, при этом привлечь к этому процессу сотрудников. Была разработана система мотивации, которая подразумевала следующее: если в течение полугода все отделы компании выполняют поставленные перед ними задачи и при этом перевыполняют план, сотрудникам будут предложен бонусы на выбор материального или нематериального характера.

Как только систему внедрили, текучесть кадров снизилась на 20%, а лояльность сотрудников к руководству повысилась на 50%, став практически 100-процентной.

Заключение

Подводя итоги, хотелось бы отметить, что методик, обучающих рациональному использованию и планированию рабочего времени, много. Мы рассказали о самых популярных.

Но какой бы метод или инструмент вы ни использовали, обязательно занимайтесь планированием, анализом и подведением итогов своей каждодневной деятельности. Это позволит выявить все недостатки и использовать рабочее время с максимальной эффективностью.

Время - самый ценный дар, который может дать нам жизнь. По-настоящему успешный человек всегда расходует свое время мудро - именно поэтому он успевает так много за столь короткое время. Для современной женщины эта аксиома актуальна, как никогда, ведь совмещение работы и карьеры дает о себе знать: все меньше времени остается на себя и свои нужды, а ведь так хочется все успевать и жить полноценной жизнью. Отсюда постоянная усталость, неврозы и раздражительность - груз ответственности и спешка дает о себе знать.

Планируйте свое время

Планирование времени - пожалуй, самый эффективный шаг к разбору завалов. Если Вы считаете, что это отнимет лишнее время и будет не эффективно, попробуйте хоть один день расписать свои дела, расставив их в порядке приоритета. Заведите себе красивый ежедневник, который вам приятно будет брать в руки, и записывайте туда все планы.

Выделите самые важные и первостепенные дела в своём ежедневнике другим цветом, чтобы постоянно обращать на них внимание. После их выполнения приступайте к делам меньшей важности и так далее. Самое главное - оставляйте себе некоторый запас, не ставьте четкие границы времени. Жизнь не является чередой четко поставленных временных рамок, случаются и форс-мажоры, которые запросто могут вывести Вас из колеи. Поэтому так важно, чтобы временные рамки оставались размытыми - в случае неожиданных проблем запросто можно все переиграть.

Если Вы не знаете, по каким критериям разделять дела, попробуйте вот такую простую систему:

1. Важные и срочные дела;

2. Важные, но не срочные дела;

3. Неважные, но срочные дела;

4. Неважные и не срочные дела.

Каждую группу выделяйте определенным цветом. Поначалу будет сложно, но со временем Вы привыкните, и легко будете распределять свои обязанности.

Проявите силу воли

Постарайтесь ограничить так называемые «ловушки времени» - занятия, которые отвлекают и тратят время, не давая ничего взамен. Это могут быть посиделки в Интернете на любимом сайте, просмотр очередной серии сериала, чтение газет или просмотр телевизора. Такие ловушки быстро и навсегда отнимают драгоценно время, которое можно было потратить на изучение английского или на выполнение другого важного дела. Часто, сами того не замечая, Вы можете потратить приличное количество времени, и опять в спешке выполнять необходимые дела, загоняя себя в бесконечный круг усталости.

Выполняйте по одному делу за раз

Как бы ни были Вы многозадачны, как бы хорошо бы не справлялись со многими делами одновременно, золотое правило планирования времени - выполняя дело, полностью ему отдавайтесь. Дело в том, что выполняя несколько дел одновременно, очень легко упустить мелкие детали, из-за которых придется еще не раз вернуться к выполнению одного и того же дела. В результате, Вы тратите на выполнение задачи гораздо больше времени, чем могли потратить изначально, займись Вы этим делом от начала и до конца. Боритесь с соблазном показать себя с лучшей стороны, и делать все сразу - все равно в итоге придется либо просить посторонней помощи для выполнения сложного задания, либо опять падать с ног от усталости.

Второй аспект - постарайтесь максимально погружаться в задачу и впитывать информацию, соответствующую Вашему текущему делу. Это увеличит эффективность работы. Никто не способен переключиться с одного дела на другое моментально, без потери времени. Однако чтобы удержать внимание на одном большом деле нужно большое количество энергии. Поэтому имейте под рукой несколько мелких дел, которые не требуют погружения в них с головой, лучше всего чисто механических. Они позволят отвлечься без потери внимания, кроме того, наша психика такова, что монотонная работа, не требующая мысленных усилий, помогает сконцентрироваться на истинно важных делах и увеличивает мозговую активность.

Постоянно анализируйте

Следите за тем, на что Вы тратите большое количество времени и подумайте, как можно это изменить. К примеру, большое количество времени уходит на то, чтобы найти и выбрать, что Вы будете готовить и купить продукты. Выход простой: заранее пишете списки того, что необходимо приобрести. Используйте ни чем не занятые промежутки времени, чтобы распланировать Ваше меню.

Соблюдайте режим сна

Как бы ни хотелось закончить все дела вовремя и лечь спать чуть позже - лучше пожертвовать неважными делами и лечь вовремя. Усталость и недосып сильно снижают работоспособность, и на следующей день Вам труднее будет выполнить список дел.

Делегируйте свои обязанности

Не стремитесь возложить на себя все обязанности и героически с ними справляться. Если на минутку оглянуться и посмотреть вокруг, то картина, которая откроется, удивит - мир не развалится, если дела будут выполнены кем-то другим, и Ваши друзья и коллеги могут со всем отлично справиться.

Работа по звонку

При выполнении какого-либо дела очень трудно следить за временными рамками. Установите напоминание на смартфоне, либо используйте специальную компьютерную программу - разделите день на временные отрезки. К примеру, ставьте таймер на пятьдесят минут работы и в этот отрезок времени ни на что не отвлекайтесь, занимайтесь только нужным дело. Затем устанавливайте так же таймер и на отдых.

Интервалы могут быть разными: к примеру, сорок минут работы и двадцать минут перерыва, или пятьдесят минут работы и десять перерыва. Самое главное - в отрезок времени, выделенный для работы, занимайтесь только делом, а в отрезок времени, выделенный для отдыха, освобождайте голову от работы. Такой метод позволяет не следить за временем и при этом эффективно его распределять.

Займитесь оптимизацией

Сколько бы времени Вы не тратили на свои дела, если большая часть времени уходит на подготовку - Вы не будете никогда ничего успевать. Старайтесь содержать свое рабочее место в порядке, не допускайте захламленности. Задумайтесь, как можно сделать так, чтобы поиск вещей и подготовка к другому делу занимала как можно меньше времени?

Не забывайте отдыхать

Трудоспособность - ресурс не бесконечный, и отдых необходим даже трудоголикам. Тратьте время на себя, позволяйте себе прогулки с друзьями, посиделки в кафе. Жизнь - это не только работа, тогда яркие впечатления не только наполнят Вашу жизнь, но и позволят чувствовать ее полноценность, а это точно скажется на вашей работоспособности.

Все успешные люди стали такими в большей мере потому, что обрели такой навык, как рациональное использование времени . Контролируя трату часов и минут, они находили неиспользуемые резервы, которые, впоследствии, помогали опережать конкурентов, они познавали себя, в результате чего не просто работали, а добивались высот.

Ниже приведены 10 правил, следуя которым можно более рационально использовать своё время.

1. Определите время, в которое Вы будете выполнять крупные или одинаковых дел.

В работе существует такое понятие, как «погружение». Это время, через которое человек будет полностью сосредоточен на работе. Допустим это 30 минут. Так вот если человека отвлекать каждые полчаса, то он за день ничего не успеет. К факторам, которые могут отвлекать, так же относятся и перерывы, поэтому подобные дела можно объединить в одно, что приведёт к экономии времени.

2. Установите не приёмные часы.

Как говорилось в 1 пункте, на каждое погружение в работу необходимо время. Поэтому выделите для себя определённые часы, в которые телефоном пусть заправляют секретарь или другие коллеги, а Вы в это время полностью изолированы ото всех. В это время вы максимально сосредоточитесь на работе и добьётесь наивысшей производительности. Дела, появившиеся во время этих часов, можно разобрать позже.

3. Правильно определяйте время на те или иные процедуры.

Планирование времени – хитрая штука: чем больше времени выделено на определённое занятие, тем дольше оно делается. Многие деловые люди жалуются, что они сидят на переговорах часами, где у них либо пятиминутная роль, либо сами переговоры совсем не результативные. В большинстве случае, такие встречи превращаются в обычную болтовню ни о чём. Но если выделить на них сжатые сроки, например 1 час, то дело пойдёт быстрее. 1 час выбран не случайно, ведь за это время действительно можно выслушать все мнения и прийти к решению. Время – деньги, и если Вы считаете второе, то считайте и первое.

4. Устанавливайте приоритеты для каждого дела.

Справиться со всеми делами, количество которых каждый день только растёт, не может никто. Да это и не нужно. Более того, многие люди получают довольно сильный стресс от того, что дела были не выполнены, их угнетает это. Они пытаются успеть доделать ночью, но, как ни старайся, в сутках всё равно 24 часа. Решение одно: установите приоритеты в соответствии с Вашими личными целями, разбейте дела на важные и не важные. И делайте, особенно в первую очередь, только важные вещи.

5. Принцип Парето.

Он гласит, что на 80% результата тратиться 20% времени. Например, 80% прибыли приносят 20% клиентов. Задача человека, у которого есть такое желание, как рациональное использование времени, выявить эти 20%. В таком случае это малое даст очень большой выигрыш во времени.

6. Используйте платное делегирование.

Если Вы дорожите своим временем – не делайте все дела самостоятельно. Перепоручите простые дела подчинённым или, по возможности, коллегам. Если Ваши сотрудники не обладают навыками, которые позволили бы таким образом помогать Вам, то можно задуматься об обучении их или о наборе подходящих людей. Ещё один хороший способ – это обращение к услугам различных фирм, к фрилансерам и т.д. В этом случае Вы сэкономите деньги, т.к. оплачивать разовую работу в течение месяца гораздо дешевле, нежели выплачивать зарплату штатному работнику. А появившуюся свободу можно использовать для того, чтобы использование рабочего времени шло на более важные дела.

7. Разделите крупные задания и делайте их по частям.

Ещё Альбертом Эйнштейном было замечено, что людям нравится просто рубить дрова потому, что результат сразу очевиден. В случаях же, когда для его достижения необходимо пройти длинный путь, люди, зачастую, начинают увиливать от дела, откладывая его в «долгий ящик». И неудивительно: даже если Вы сильно проголодаетесь, Вы не съедите целого кабана. Но если каждый день есть по 1-2 куска, то через определённое время он полностью будет съеден. Так и с работой: разделите её на части, выполнение каждой из которых примите как успешный результат. Успешное «поедание» одной части будет стимулировать на дальнейшее действие, а оставшаяся работа-«кабан» будет уменьшаться.

8. Установите для себя время, в которое Вы будете выполнять дела наивысшей для Вас важности.

Обычно не бывает недостатка идей по поводу того, чем заняться и к чему стремиться. Но зачастую все эти планы утопают в рутине маленьких дел или непредвиденных ситуаций. Чтобы этого избежать, необходимо уравновесить такие вещи с самыми важными событиями. Т.е. занести их в календарь как некую встречу, которую нельзя отложить, выделив таким же цветом, как и другие важные дела. Это приведёт к тому, что когда Вы будете подыскивать время для определённого занятия, Вы столкнётесь со своим заранее оговорённым днём и обойдёте его. Но этого не будет, если в календаре не будет никаких пометок о занятости.

9. В первую очередь выполняйте самые трудные дела.

Ведь бывает же так: с утра задумал некие действия, а днём они не могут быть выполнены из-за внезапно возникших неотложных дел, разговоров, телефонных звонок и т.д.? Однако, если это уже сделано, то, очевидно, никто у Вас это не отнимет. Поэтому делайте всё с раннего утра, ведь это помимо выполненной работы даст ещё и ощущение истинного успеха. Кстати сказать, многие успешные люди так и поступают: делают, или как минимум, начинают делать важные дела ещё с утра. Так они опережают события и это, естественно, окупается.

10. Учитывайте уровень работоспособности.

Вы, наверно, замечали, что в разное время дня у нас различный уровень желания работать. Постарайтесь выделить эти части дня и планировать важные дела, такие как собеседования или совещания, на период наивысшей активности и занятия, подобные телефонным звонкам, на отрезок, в который работоспособность понижена.

Рациональное использование времени – незаменимый атрибут успешного человека, поэтому этим навыком следует овладеть.

Время – деньги. Говоря это, мы подразумеваем, что понимаем важность рационального использования времени .

Но как мы в действительности используем этот ценный ресурс, данный нам вселенной?

Используем ли мы время с пользой или бездарно тратим его на малозначимые вещи?

Существуют десять простых и эффективных способов как эффективно использовать время, которые позволят извлечь максимальную выгоду из предоставленных рабочих часов и значительно ускорить вашу эффективность и движение по лестнице.

Часто мы стараемся избежать трудных или неприятных для выполнения задач. Именно такими работами следует заниматься в первую очередь . Для стимула можно вознаградить себя за такой подход.

Важно! Не стоит тратить время на незначительные мелочи и на вещи, которые вы считаете не важными. Упорно и настойчиво идите к цели. Выделите самое важное дело и приступайте к работе. Это – самый действенный способ использования времени.

Устанавливайте для себя крайние сроки выполнения работы, чтобы эффективно использовать время

Чем ближе назначенное вами время окончания работы, тем быстрее вы будете достигать поставленной цели.

Полностью сконцентрируйтесь на том, чем вы сейчас занимаетесь

Ибо мы, занимаясь одним делом, часто позволяем мыслям неторопливо двигаться к другим задачам, которые должны выполняться в свое время. Воспитывайте в себе дисциплину, для этого не нужна большая сила воли.

Ведь вы – хозяин ситуации. Дополнительно заставляйте себя не реагировать на внешние раздражители , а телефоны просто отключайте.

Приучите себя рационально вести телефонные разговоры

Сначала подготовьтесь к разговору, составьте перечень вопросов, на которые вы обязательно должны получить ответ. Обязательно представьте себе собеседника и предугадайте течение разговора.

Полезно! Возможно, ваш собеседник слишком разговорчивый или отвечает неохотно на поставленные вопросы. Если заранее набросать план разговора и иметь заготовки на случай возникновения заминок в разговоре, то это поможет избежать пустых трат времени.

Старайтесь получить из телефонного разговора как можно больше выгоды именно для себя , а не для собеседника.

Если вы отвечаете на звонок, то постарайтесь получить как можно больше полезной для себя информации : запишите Ф.И.О. собеседника, место его работы, контакты для связи с ним, возможно, номер мобильного телефона.

Считайте эти сведения своей добычей, и помните, что получение информации не стоило вам ни копейки.

Не медлите с ответом на письма

Если вы читаете свою почту (в том числе электронную), то старайтесь сразу разобраться, что вы должны сделать . Если можете дать ответ, то немедленно отвечайте, чтобы не размывать рабочее время.

Если для ответа нужна информация, то установите себе напоминание о сроке ответа на конкретное письмо. Если вы даете поручение вашему сотруднику, тут же установите для него срок и другие детали подготовки ответа .

Ненужные письма уничтожайте или направляйте их в соответствующие отделы.

В любом случае, не позволяйте непрочитанной и необработанной почте становиться для вас причиной стресса.

Обязательно фиксируйте мысли, приходящие вам в голову

Даже ночью имейте возможность записывать мысли и идеи . Если ценное соображение приходит вам в процессе работы, перенесите его тут же на бумагу и не теряйте. Если сейчас вы сконцентрированы на чем-то одном, это не значит, что можно растрачивать ваш творческий потенциал в виде приходящих время от времени мыслей.

Будьте начеку при общении с посетителями

Внимание! Если вы имеете дело с «говоруном», то сумейте прервать вашу беседу, чтобы не растрачивать драгоценное время впустую.

Это не значит, что вы должны закрывать другим людям доступ к себе, но установите для себя правило рационально принимать посетителей.

Это правило со временем станет правилом и для ваших посетителей: говорить только по делу!

Приучите себя участвовать только в делах с максимальной прибылью

Потратьте несколько минут для честного анализа того, на что вы тратите время . Самые продуктивные часы должны приносить пользу вам, а не кому-то другому.

Используйте время поездок и ожидания

В аэропорту, в приемной, в автомобильной пробке займите себя полезным делом. Это избавит вас от нервного ожидания и напомнит вам о насущных делах. Читайте важные материалы, слушайте полезные аудиозаписи , делайте звонки нужным людям.

Чтобы эффективно тратить время — находите время для отдыха

С точки зрения очень важно делать перерывы . Отпуск и выходные дни – не пустая трата времени, если вы стремитесь восстановить силы в это время. Вам необходимо время от времени отвлекаться от дел, если Вы хотите добиться успехов. Это – самый приятный способ использования времени!

Полезное видео

На видео вы увидите советы Брайна Трейси по тайм менеджменту:

Люди, которые достигают наибольших успехов, не теряют ни мгновенья из данного им времени. Станьте и вы человеком, для которого время – ценнейший ресурс. Научитесь распоряжаться своим и чужим временем, ведь это выгодно для вас и для вашего дела. Удачи Вам!

Создайте вашу индивидуальную систему управления временем и включите те приемы, которые наиболее эффективны для вас. Приемы описаны ниже. Успех придет тогда, когда вы будете использовать эту систему постоянно.

1. Не полагайтесь на память

Записывайте свои задачи и разгрузите мозг.

2. Составьте список приоритетов

Это поможет сконцентрироваться на главном и не позволит тратить время на пустяки и второстепенные задачи.

3. В конце каждой недели выделите время

На составление плана на будущую неделю. Это не потерянное время, оно сторицей окупится повышением вашей продуктивности.

4. Не надейтесь запомнить интересную мысль

Всегда имейте под рукой блокнот для записи ваших идей. Как вариант – носите диктофон.

5. Если требования другого человека не совпадают с вашими целями

Говорите «нет». Этому нужно научиться.

6. Перед тем как начать действовать – подумайте, но не слишком долго

Небольшое размышление убережет вас от необдуманных поступков и бесполезной траты времени.

7. Совершенствуйтесь!

Выделите время в своих планах на самосовершенствование.

8. Осознавайте то, что вы делаете

Вы должны понимать, на что тратите свое время. Ваши дела должны двигать вас к цели.

9. Эффективные приемы

Включите в вашу индивидуальную систему управления временем те приемы, которые наиболее эффективны для вас и используйте эту систему постоянно.

10. Оцените себя в плане наличия вредных привычек

Они отнимают ваше время. Составьте список таких привычек и по очереди избавляйтесь от них. Эффективнее всего получается замещение вредной привычки – полезной.

11. Не выполняйте за других их работу, чтобы казаться лучше

Так, вы потратите время, которое могли бы использовать для собственного продвижения.

12. Заведите журнал

Где вы сможете регистрировать ваши успехи на пути к намеченным целям. Регулярно заполняйте и изучайте этот журнал, чтобы убедиться, что вы движетесь в нужном направлении.

13. Не каждая задача может быть решена наилучшим способом

Не нужно становиться перфекционистом и, например, переписывать деловое письмо 20 раз, чтобы добиться стиля Льва Толстого.

14. Не перегружайте себя количеством задач

Если у вас есть неотложные дела и важные задачи, которые займут все ваше время, то второстепенные задачи можно отложить на более благоприятное время.

15. Не обманывайтесь эффективностью

Вы можете эффективно выполнять задачу, которая не является на данный момент приоритетной. В этом случае, нельзя сказать, что вы используете свое время эффективно.