Исходящие документы – это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия. Исходящие документы могут быть отправлены по почте, курьером, по факсу, а также по электронной почте.

Основные этапы обработки исходящих документов включают в себя: составление проекта документа исполнителем; проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа; подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение); регистрация документа, отправка документа адресату; подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручении руководителя. В ходе подготовки проекты исходящих документов совершают ряд перемещений от одной инстанции к другой. Этот процесс должен быть так организован, чтобы с документом совершался минимум операций, обусловленных деловой необходимостью, а каждое перемещение осуществлялось наиболее рациональным способом.

Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.

Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку.

Проект документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой. Проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть представлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные документы и т.д.). Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятия, на них вместо подписи проставляется гриф утверждения.

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации в «Журнале регистрации исходящих документов». Журнал содержит следующие графы: номер документа, включающий номер дела; дата документа; адресат; краткое содержание или заголовок к тексту; отметка об исполнении; исполнитель; примечание.

При регистрации исходящих документов используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу регистрации в рамках одного года – с 1января по 31 декабря, начиная с №1 (или 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.

После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах исходящего документа. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства (экспедицию) для отправки. Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело сисходящей перепиской.

Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы. К внутренним документам относятся приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими: составление проекта документа исполнителем; проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа; подписание документа руководителем (утверждение – в необходимых случаях); регистрация документа.

8.1. Организация документооборота

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело. Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы управленческого аппарата организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Документы организаций можно разделить на три группы: входящие, исходящие и внутренние. Работа с документами каждой группы имеет свои особенности.

Порядок прохождения входящих документов

Входящие документы, т. е. документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы движения внутри организации:

Прием и первичная обработка;

Предварительное рассмотрение;

Регистрация;

Рассмотрение документов руководителем организации;

Доставка документов исполнителям;

Контроль за исполнением;

Подшивка исполненного документа в дело.

В крупных организациях приемом и первичной обработкой корреспонденции занимается специальное структурное подразделение (экспедиция), в небольших корреспонденция доставляется секретарю руководителя организации.

Перед вскрытием конверта необходимо проверить правильность доставки корреспонденции по адресу и целостность упаковки документов. Не вскрывают конверты, адресованные в общественные организации с пометкой «Лично».

После вскрытия конверта проверяют правильность адресования документа, наличие и количество приложений. При обнаружении недостачи вложений делают специальную отметку при регистрации документа, а о недостаче сообщают корреспонденту. Документы, поступившие не по назначению, следует немедленно переслать по правильному адресу, уведомив об этом отправителя.

После вскрытия корреспонденции конверты, как правило, уничтожают. В некоторых случаях (например, когда по конверту устанавливаются адрес отправителя, дата отправки и получения документа, когда на конверте имеются служебные отметки и др.) их подшивают к документу.

Предварительное рассмотрение поступившей корреспонденции проводится работником службы документационного обеспечения управления или секретарем организации. При этом документы распределяются на следующие категории:

Документы, подлежащие регистрации;

Нерегистрируемые документы;

Документы, направляемые на рассмотрение руководителю организации;

Документы, направляемые на исполнение без резолюции руководителя.

Документы передаются на рассмотрение руководителю организации в зависимости от их назначения и содержания. Обязательно передают на рассмотрение руководителю все документы правительственных и вышестоящих органов, документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Если при предварительном рассмотрении документа устанавливают, что к нему для принятия правильного решения необходимо подобрать дополнительный материал, то такой материал подбирается и передается руководителю организации вместе с основным документом.

Не передают на просмотр руководителю организации корреспонденцию, адресованную в структурные подразделения, конкретным исполнителям, документы, содержащие текущую информацию. Такие документы передаются руководителям структурных подразделений, конкретным исполнителям в соответствии с их функциями и компетенцией.

Такой предварительный отбор документов позволяет освободить руководителя организации от просмотра текущей корреспонденции, что особенно важно в современных условиях роста информационного потока.

Следующий этап обработки входящей корреспонденции - регистрация. Обычно она проводится в два этапа следующим образом: секретарь начинает регистрацию, затем передает документы на рассмотрение руководителю, а после его резолюции заканчивает регистрацию, записывая в регистрационную форму текст резолюции (конкретное действие, которое необходимо произвести, фамилию исполнителя и срок исполнения). Некоторые организации регистрируют входящие документы после их рассмотрения должностным лицом.

После регистрации входящие документы передаются в структурные подразделения исполнителям. Обработка документов и передача их исполнителям должны осуществляться в день их поступления в организацию. В некоторых случаях исполнитель может быть ознакомлен с текстом документа до рассмотрения документа руководителем организации. Документы, которые будут исполняться несколькими структурными подразделениями или несколькими должностными лицами, передаются исполнителям поочередно или одновременно в копиях. Подлинник документа передают ответственному исполнителю. Принимают корреспонденцию и передают ее исполнителям обычно без расписки. Иногда (например, при передаче документов, связанных с конфликтной ситуацией, важных документов, взятых на контроль и т. п.) исполнитель расписывается в получении документа.

Действие по документу должно быть исполнено в срок, указанный в резолюции руководителя или определенный видом документа. Исполненные документы подшиваются в дела. Сроки исполнения некоторых видов документов определяются «Перечнем типовых сроков исполнения некоторых видов служебных документов» (приведен в Приложении 9).

Порядок прохождения исходящих документов

Исходящие документы, отправляемые организацией по другим адресам, имеют следующий порядок прохождения:

Составление проекта документа;

Изготовление документа;

Визирование проекта документа, его согласование (при необходимости);

Подписание (утверждение) документа;

Регистрация;

Отправка документа адресату.

Проект документа составляется специалистом или группой специалистов, способных по своей квалификации и компетенции разбираться в необходимых вопросах. Все данные, входящие в проект документа, должны быть тщательно проверены.

Рукопись проекта документа передается в машинописное бюро или секретарю для ее оформления по установленной форме. Изготовляют документ в необходимом количестве экземпляров.

После оформления проект документа доводят до сведения всех заинтересованных лиц, которые его визируют. В крупных организациях на некоторых видах документов обязательной является виза юриста. На основании замечаний специалистов в проект документа могут быть внесены дополнения и изменения.

Тщательно подготовленный проект документа передают на подпись руководителю организации, после чего документ регистрируют по установленной форме и отправляют адресату.

В организациях с большим документооборотом централизованной обработкой и отправкой корреспонденции занимается экспедиция, в небольших организациях - сотрудник службы документационного обеспечения или секретарь.

Документы, предназначенные для отправки, должны иметь отметку о виде почтового отправления. Перед упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, соответ­ствие даты отправки дате регистрации. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Порядок прохождения внутренних документов

Каждая организация в процессе своей деятельности создает массу различных документов для решения своих внутренних проблем. К таким внутренним документам можно отнести инструкции, правила, докладные и объяснительные записки, другие документы.

Порядок прохождения одного из внутренних документов (приказа) может быть следующим:

1) составление проекта документа;

2) его изготовление;

3) визирование проекта документа;

4) подписание;

5) регистрация;

6) размножение и доставка приказа исполнителям;

7) контроль за исполнением;

8) подшивка исполненного документа в дело.

Приказы по основной деятельности создаются по инициативе структурных подразделений или отдельных работников организации либо во исполнение распоряжения вышестоящей организации. При этом руководитель определяет круг лиц, которые будут готовить проект приказа.

Проект приказа составляется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. С проектом приказа знакомят юриста организации и всех, заинтересованных в нем лиц, а затем отдают на подпись руководителю организации.

После подписания приказ обязательно регистрируют по установленной форме. В регистрационном журнале отмечаются:

Номер приказа;

Дата приказа;

Наименование приказа (краткое содержание);

Кто подписал приказ;

Исполнители.

После регистрации приказ размножают в необходимом количестве экземпляров, копии раздают исполнителям (часто под расписку), а сам приказ подшивают в дело.

Организация контроля за исполнением приказа по основной деятельности обеспечивает его своевременное и качественное исполнение.

Другие внутренние документы (например, заявление, докладная записка и т. д.) могут иметь свой порядок прохождения:

1) составление и оформление документа;

2) рассмотрение документа руководством;

3) исполнение документа;

4) подшивка исполненного документа в дело.

Обычно внутренние документы на этапе их подготовки и оформ­ления имеют порядок прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) - входящих.

8.2. Регистрация документов в организации

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию путем проставления на нем регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов в организации необходима для их учета и контроля, а также облегчения их поиска. Документы регистрируют в организации один раз: входящие - в день их поступления (телеграммы регистрируют немедленно по их получении), исходящие и внутренние - в день подписания или утверждения.

В организации регистрируют не все входящие и внутренние документы, а только наиболее важные из них, т. е. документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству организации должен быть представлен перечень регистрируемых документов с указанием места их регистрации. Регистрируют документы рукописные, машинописные, документы, созданные с помощью средств вычислительной техники.

Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ

1. Письма, присланные для сведения (копии).

2. Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок.

3. Технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командированию.

4. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

5. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

6. Сводки и информация, присланные для сведения.

9. Прейскуранты.

10. Технические условия.

11. Претензии.

12. Нормы и нормативы расходов материалов.

13. Поздравительные письма

14. Пригласительные билеты.

15. Документы по заключению коллективных договоров.

16. Бухгалтерские документы.

17. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

19. Формы статистической отчетности.

20. Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой «Лично».

21. Объяснительные записки.

22. Арбитражные и исковые документы.

Индексация документов

Индексация - присвоение документам их регистрационных номеров (порядковых номеров и условных обозначений).

Обычно регистрационный индекс документа состоит из порядкового регистрационного номера, индекса по номенклатуре дел, индекса по используемому классификатору. Например: 01/16/87, где 01 - индекс структурного подразделения, 16 - номер дела по номенклатуре дел, 87 - индивидуальный регистрационный номер документа.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора, содержания документа.

Порядковый регистрационный номер присваивают документу в пределах каждой регистрируемой группы. Например, отдельно регистрируют приказы по основной деятельности и приказы руководителя организации по кадрам. Порядковые регистрационные номера присваиваются им начиная с № 1 с 1 января текущего года; заканчивают нумерацию 31 декабря. К регистрационным номерам приказов по кадрам могут быть добавлены обозначения «к», «ок» (кадры) и др.

8.3. Регистрационные формы и их заполнение

В зависимости от объема документооборота для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов организация может избрать различные формы: журналы регистрации, регистрационно-контрольные карточки, вводить данные о документах в ЭВМ.

В небольших организациях используются журналы для регистрации всех видов документов. Журналы включают следующие графы:

Номер документа;

Дата документа;

Адресат (корреспондент-получатель) - для исходящих документов;

Количество листов документа;

Резолюция;

Исполнитель;

Подпись исполнителя;

Срок исполнения;

Отметка об исполнении;

Номер дела (папки);

Имя файла;

Примечание.

Секретарь или работник службы делопроизводства по своему усмотрению могут выбрать оптимальный состав регистрационных граф, исключив лишние. Примерные формы заполнения журналов регистрации представлены на рис. 8.1, 8.2 и 8.3.

Рис. 8.1. Форма заполнения журнала регистрации входящих документов

Рис. 8. 2. Форма заполнения журнала регистрации исходящих документов

Рис. 8. 3. Форма заполнения журнала регистрации договоров

Поиск информации при журнальной форме регистрации достаточно сложен, т. к. сам документ может быть зарегистрирован в одном журнале, а ответные действия на него - в других.

Наиболее распространенный способ регистрации - заполнение регистрационно-контрольных карточек (РКК), которые используют для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. РКК можно группировать в картотеки по различным признакам, что по­зволяет быстро находить информацию при большом объеме документов; РКК можно использовать для организации контроля за исполнением документов; РКК подвергаются механизированной обработке. Форма РКК приведена в Приложении 10.

Количество экземпляров РКК определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Бланки РКК изготавливаются типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 светлых тонов.

Устанавливается следующий обязательный состав реквизитов регистрации:

Название вида документа;

Дата документа;

Индекс документа (дата поступления документа и его номер);

Заголовок документа или его краткое содержание;

Резолюция;

Срок исполнения;

Отметка об исполнении.

В графе «Корреспондент» указывают название организации, из которой поступил документ (при регистрации входящих документов), или название организации, в которую направляется документ (при регистрации исходящих документов).

На РКК заносится дата и регистрационный номер документа, присвоенный ему автором, а на входящих документах - входящий регистрационный номер и дата поступления документа в организацию. Эти же данные заносятся в регистрационный штамп, проставляемый на входящих документах в правом нижнем углу.

В графе «Краткое содержание» могут быть указаны вид документа и заголовок к тексту, который отражает содержание документа. Иногда в этой графе указывают и должностное лицо, подписавшее документ.

В графу «Резолюция» заносят содержание поручения, данные об исполнителе, авторе резолюции и дату. Эта графа в РКК заполняется после просмотра документа руководителем организации. Если документ не просматривался руководителем, то в графе указывают структурное подразделение и должностное лицо, которому документ был передан для исполнения. Иногда в этой графе исполнитель расписывается в получении документа.

В графе «Отметка об исполнении» делается запись о решении вопроса по существу, указываются дата и индекс ответного документа или контрольная отметка о том, когда, кем и как был решен вопрос. Здесь же пишут номер дела, в которое исполненный документ будет подшит для хранения.

На оборотной стороне РКК делаются отметки о ходе контроля за сроками исполнения документа.

После сдачи РКК в архив заполняется последняя графа, в которой указываются данные о месте хранения документа в архиве.

Состав обязательных реквизитов РКК в случае необходимости может быть дополнен; в карточке могут быть указаны:

Исполнители (их расписки в получении документа);

Ход исполнения;

Приложения и др.

Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использование оборотной стороны РКК определяются самой организацией.

Для регистрации документов в организации в настоящее время используется электронно-вычислительная техника и копировальные аппараты.

В автоматизированной информационно-поисковой системе регистрация документов осуществляется с использованием машино-ориентированной РКК, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.

На базе информации о документах, зафиксированных на электронных носителях, формируются информационно-поисковые массивы автоматизированных информационно-поисковых систем.

Из РКК формируются различные картотеки: справочные, контрольно-справочные, картотеки к приказам и др. Их можно использовать и для контроля за сроками исполнения документов.

Контрольные вопросы и задания

1. Что такое документооборот?

2. Каков порядок обработки входящих документов?

3. Каков порядок работы с исходящими документами?

4. Каков порядок работы с внутренними документами?

5. Для чего необходима регистрация документов в организации?

6. Как образуется регистрационный номер документа?

7. Какие существуют формы регистрации документов?

8. Зарегистрируйте полученное письмо:

АО «Домострой» ООО «Тема»

ул. Кирова, 53 Начальнику отдела

тел. 91-35-76 Н. А. Васильеву

от 12.04.04 № 03-04/53 454000, г. Челябинск,

На №_______от________ ул. Российская, 13

О заключении договора

9. Что такое регистрационно-контрольные карточки? Когда их применение наиболее удобно?

Рациональная организация документооборота – гарантия эффективного участия компании во внешней экономической жизни и своевременного поступления управляющих сигналов и обмена информацией внутри предприятия. Во внешней коммуникации компании особую роль играют исходящие документы – ответы на запросы или инициативные.

В статье рассмотрены вопросы:

• что такое исходящие документы организации;
• какие виды исходящих документов встречаются в практике производственной деятельности;
• как осуществляется учет и регистрация исходящих документов;
• какие сведения содержит журнал регистрации исходящих документов в 2016 году;
• как организован документооборот исходящих документов;
• как оформляются исходящие документы.

Внутренние, входящие и исходящие документы организации

Исходящие документы – это официальные документы, рассылаемые организацией как по своей инициативе, так и в качестве ответа на какие-то входящие документы и запросы. Как правило, исходящий документ представляет собой либо отдельное письмо, либо пакет документов с сопроводительным письмом. Все исходящие письма организации оформляются на ее официальном бланке и подлежат регистрации. Обычно, контроль исполнения исходящих писем в компании не ведется, но в некоторых случаях бывают исключения.

Виды исходящих документов

Исходящие документы организации формируются из тех, что написаны в инициативном порядке и тех, которые являются ответами на поступившие устные или письменные запросы. Адресатами их могут быть как частные, физические лица, так и другие учреждения, в том числе выше- или нижестоящие.

Если речь идет о нижестоящих организациях, основную массу документопотока может составлять организационно-распорядительная и информационно-справодчные документы : приказы, постановления, распоряжения, письма, обзоры. В вышестоящую организацию направляются: справки, отчеты, докладные записки, обзоры. Документопоток между компаниями-партнерами, в основном, состоит из разного рода писем и запросов, телефонограмм и телеграмм, счетов-фактур, договоров и документации по их выполнению, электронных писем и факсов.

Учет и регистрация исходящих документов в 2016 году

Учет исходящих документов в 2016 году происходит по одним и тем же правилам, что и учет входящей и внутренней документации. Учету подлежат все исходящие документы, независимо от их формы и от формы отправления – обычной или электронной почтой, факсом. Соответственно, все исходящие документы должны регистрироваться в зависимости от установленных в компании правил: от руки в специальном журнале регистрации исходящих документов, в электронных таблицах типа Excel или в специализированной программе электронного документооборота. Регистрация исходящих документов заключается в присвоении им уникального номера и записи сведений о документе.

Каким бы ни был порядок, установленный в компании, регистрация исходящих документов в 2016 году должна вестись в пределах текущего календарного года и основываться на принципах однократности и своевременности.

Как вести журнал регистрации исходящих документов в 2016 году

Вне зависимости от того, в какой форме ведется на предприятии журнал регистрации исходящих документов, основным требованием к его содержанию является полнота отражения информации. Записи в журнал вносятся только после того, как документ и сопроводительное письмо к нему были подписаны исполнителями и руководителем. В графах журнала должна быть отражена следующая информация об исходящем документе:

• индекс, включающий номер дела и, при необходимости, код подразделения-инициатора документа, код отправления (ф - факсом, э – по электронной почте);
• дата регистрации;
• дата и номер запроса, на который отправляется ответ;
• наименование адресатов или корреспондентов, на чей запрос дается ответ;
• краткое содержание документа, отражающее его суть;
• отметка об исполнении (регистрационные номера входящих документов-ответов);
• сведения об исполнителе (подразделение должность, ФИО);
• примечание.

То, какую информацию должен содержать журнал регистрации исходящих документов, должно быть указано в локальном нормативном акте, например, в инструкции по делопроизводству .

Документооборот исходящих документов

Как правило, исходящие документы готовят специалисты или руководители подразделений - исполнители. Составлений проект исполнитель предварительно должен согласовать с руководителем, и только затем оформить в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.12 и проверить на наличие орфографических ошибок. После этого документ подписывается руководителем и, при необходимости, утверждается и отдается на регистрацию.

Читайте в статье о секретах ведения журнала регистрации корреспонденции в MS Office Excel .

Согласование заключается в том, что ответственное лицо знакомится с текстом проекта, вносит в него необходимые корректировки и заверяет свое согласие с содержанием подписью в графе «Согласовано». Оптимизация документооборота исходящих документов заключается в устранении необоснованных согласований их проектов. После всех согласований оформленный в окончательном виде документ представляется руководителю компании на подпись. Передавая подписанный руководителем компании документ на регистрацию, исполнитель должен приложить список организаций, в адрес которых должен быть направлен данный исходящий документ. Документооборот исходящих документов подразумевает, что в рассылку направляются оригиналы, в папку с исходящей корреспонденцией также подшивается оригинал. Если исходящее письмо отправляется факсом или электронной почтой, единственный экземпляр подшивается в папку с исходящей перепиской.

После регистрации исходящие документы направляются адресатам в тот же день. Если это телеграмма, ее следует отправить немедленно. В случае, когда вложение подлежит возврату, на нем делается соответствующая пометка или ставится штамп. Отметка об этом делается в журнале регистрации исходящих документов в графе «Примечание».

Оформление исходящих документов

Исходящие документы оформляются на бланке организации в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.12 и подписываются теми лицами, должность которых указана на бланке. Если письмо подписывает лицо, временно исполняющее обязанности, реквизит «Подпись» должен содержать точное наименование его должности, например «Исполняющий обязанности руководителя», и фамилию лица, поставившего подпись на документе. Непосредственный исполнитель и его рабочий телефон указывается на обороте первого листа исходящего документа. Его подпись рядом с фамилией должна стоять на том экземпляре, который подшивается в папку с исходящей корреспонденцией.

Узнайте, как отличить исходящие документы от входящих и внутренних, в каком порядке осуществляется регистрация исходящих документов в 2016 году, с помощью каких реквизитов обозначаются исходящие документы организации в регистрационной форме, какие этапы включает обработка исходящих документов, а также в каких случаях уместно вести журнал исходящих документов.

Из этой статьи вы узнаете:

• чем исходящие документы отличаются от входящих и внутренних;
• как происходит регистрация исходящих документов в 2016 году;
• какие виды исходящих документов существуют;
• как осуществляется оформление и учет исходящих документов;
• нужно ли вести журнал исходящих документов в 2016 году.

Весь документооборот организации можно разделить на три основных потока: исходящий, входящий и внутренний. Входящими называют документы, поступающие извне, внутренними - разработанные для внутреннего использования и не покидающие пределы организации. Документооборот исходящих документов предполагает их отправку за пределы учреждения. Перед отправкой все исходящие документы проходят обработку в соответствии с принятым в организации порядком.

Обработка исходящих документов

Стандартная обработка исходящих документов в 2016 году проходит в несколько этапов:

• составление чернового проекта;
• согласование (визирование);
• регистрация;
• отправка.

Подготовкой документа занимается исполнитель, который в дальнейшем передает готовый проект на согласование. Если проект соответствует всем требованиям, на нем проставляются необходимые реквизиты (подпись, дата, печать, при необходимости - гриф утверждения и т. д.). Если должностное лицо, с которым согласовывался проект, выразило какие-либо пожелания или замечания, их в письменном виде прикладывают к проекту и возвращают на доработку. Только после окончательного утверждения документ со всеми визами передается для регистрации и отправки в канцелярию.

Узнайте, какие каналы доставки корреспонденции получателям считаются самыми надежными

Оформление исходящих документов

Дальнейшее оформление исходящих документов происходит силами делопроизводителей или секретарей. Получив напечатанный на соответствующем бланке и завизированный проект документа, делопроизводитель проверяет наличие всех необходимых реквизитов. Убедившись, что оформление документа не противоречит установленным в организации правилам и стандартам, он регистрирует его, занося регистрационные данные в используемую канцелярским отделом форму.

Основных форм регистрации существует три - журнальная, карточная и автоматизированная. Последняя считается наиболее удобной и рациональной, поскольку позволяет вести регистрацию на разных рабочих местах, моментально добавляя все регистрационные данные в общую базу, что облегчает информационно-справочную работу и существенно улучшает возможности контроля за исполнением документов. Карточная форма предполагает создание бумажной картотеки, причем форма регистрационной карточки разрабатывается самой организацией. Также на практике может применяться журнальная система, чаще всего не для всех документов, а только для наиболее важных.

Анализируем правила регистрации документов вместе с экспертом

Журнал исходящих документов

Как выглядит регистрационный журнал исходящих документов? Для удобства работы с бумагами организации обычно утверждают отдельную форму журнала для каждого типа регистрируемых документов, особенно если приходится иметь дело с отправкой особо важных или конфиденциальных сведений. Данные о документах вносятся в журнал в порядке их обработки и отправки, следовательно, в отличие от автоматизированных систем учета и регистрации, его не смогут заполнять одновременно двое и больше работников. Это одна из причин, по которым применение журнальной системы регистрации целесообразно только в организациях с незначительным документооборотом. Также можно завести отдельный журнал для самых значимых документов.

Регистрация исходящих документов

Регистрация исходящих документов в 2016 году предполагает обязательное заполнение регистрационной формы (бумажной или электронной). Реквизиты, которые обычно указываются в форме, содержат:

• наименование подразделения, занимавшегося подготовкой документа, и данные исполнителя;
• исходящий номер документа и дату его утверждения;
• данные адресата и краткое содержание документа, а также контрольную дату ожидаемого ответа;
• ссылку на входящий документ, если отправляемое сообщение является ответом на него;
• индекс дела, в которое подшивается копия отправленного документа.

Утвержден единый формат обмена электронными сообщениями между системами управления документами

По мере необходимости в регистрационную форму добавляются и другие сведения о документе - указывается количество листов и приложений, порядок отправки, отметки об исполнении. Рекомендуется регистрировать документы-ответы на карточках входящих документов-запросов - для оперативного поиска информации в дальнейшем.

Учет исходящих документов

Учет исходящих документов в 2016 году ведется с использованием уникальных номеров, которые присваиваются в два этапа. Первый индекс проставляется на проекте документа исполнителем, который нумерует его в соответствии с принятой в организации номенклатурой (обычно указывается номер раздела и дела, в котором будет храниться его копия в дальнейшем). Второй индекс проставляется сотрудником канцелярии или секретарем, осуществляющим регистрацию, и представляет собой порядковый номер исходящего документа, перенесенный из регистрационной формы.

О том, какими должны быть первые этапы делопроизводства в организации, читайте в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Виды исходящих документов

Исходящие документы организации могут быть инициативными или ответными, отправляемыми в качестве реакции на поступившие ранее устные или письменные запросы. Также можно классифицировать исходящую документацию по типу адресата, в роли которого может выступать частное лицо или другое учреждение. Выделяют и разные виды исходящих документов по содержанию (информационно-справочные, организационно-распорядительные) или форме (приказы, отчеты, запросы, договоры, докладные записки, постановления, счета и т. д.).

Если речь идет об отправителе с большим количеством филиалов или подчиненных нижестоящих учреждений, исходящие документы организации преимущественно носят организационно-распорядительный характер с преобладанием приказов (распоряжений), постановлений, инструкций. Компании-партнеры в основном обмениваются счетами, договорами, запросами и информационными письмами, а нижестоящие организации и филиалы регулярно отправляют вышестоящим адресатам докладные записки и отчеты.

Вложенные файлы

• Журнал учета исходящей корреспонденции (бланк).doc
• Журнал учета входящей корреспонденции (бланк).doc
• Должностная инструкция секретаря (бланк).doc

Доступно только подписчикам

• Журнал учета исходящей корреспонденции (образец).doc
• Журнал учета входящей корреспонденции (образец).doc
• Должностная инструкция секретаря (образец).doc

Работа с входящими документами

· Получение

Получение секретарем входящих документов в почтовом отделении, учреждении фельдъегерско-почтовой связи, непосредственно от посыльного и т. п. производится после тщательной проверки адресных данных поступившей корреспонденции, ее количества.

В необходимых случаях проверяется вес отправления и сохранность печатей. Почтовые отправления принимаются под роспись в книге выдачи, с выдачей описи-реестра на все полученные документы.

Проверенная и документально оформленная почта укладывается в запирающийся на замки портфель (сумку и т. п.) и пломбируется (опечатывается). Доставка входящих документов, как правило, осуществляется на автотранспорте организации.

Доставленные до места назначения входящие документы проводят процедуру первичной обработки, включающую в себя распаковку, счет и сортировку. Получение входящих документов по Техническим средствам коммуникации (телефон, телеграф, телефакс, а также электронная почта) осуществляется секретарем непосредственно в офисе.

На особо важные документы (сообщения), поступившие по перечисленным коммуникационным каналам, испрашивается подтверждение. До получения подтверждения содержание этих документов руководителю не докладывается.

· Регистрация

информация обо всех полученных сообщениях и документах фиксируется секретарем в специальных журналах. Этот процесс получил название первичного учета (регистрации) входящих документов.

Регистрация включает в себя проверку полноты реквизитов входящих документов, соответствие их содержания сопроводительным листам (письмам) и внесение данных первичного учета в регистрационный журнал -- журнал учета входящих документов.

Как показывает практика, в условиях функционирования современной организации наилучшим образом зарекомендовала себя централизованная система регистрации документов, в соответствии с которой выполнение всех необходимых операций с документами производится в одном месте -- как правило, в офисе руководителя или в учетно-регистрационном отделе предприятия.

Такая система обеспечивает:

единый порядок регистрации документов;

оперативное ведение по документам информационно-поисковой и архивно-справочной работы;

эффективный контроль исполнения документов.

Все документы, зарегистрированные в организации, должны иметь свой индивидуальный идентификационный номер, включающий в себя порядковый номер по журналу регистрации и номер регистрационного журнала согласно утвержденной номенклатуре дел организации, например 3004/5, где 3004 -- порядковый номер записи, 5 -- номер журнала.

· Порядок рассмотрения

Поступившие в адрес руководителя входящие документы должны представляться ему для ознакомления, как правило, в день

поступления.

Однако, исходя из общепринятой практики, чаще всего документы к руководителю, например кадровой службы, поступают после их рассмотрения руководителем организации (с соответствующей резолюцией).

Секретарем производится подготовка полученной деловой корреспонденции на доклад руководителю, включающая:

• --разметку, то есть выделение заголовков и некоторых других реквизитов входящего документа цветом, подчеркиванием и др.;
• --укладку документов (в папки и т. п.) в определенном по рядке.

Документы, требующие первоочередного рассмотрения, укладываются секретарем в отдельную папку, а при небольшом повседневном количестве докладываемых документов помещаются поверх всех остальных.

Документы особой важности, с пометкой "срочно" и т. п., докладываются руководителю в первую очередь.

Папки с подготовленной соответствующим образом входящей корреспонденцией передаются руководителю для последующего рассмотрения и оформления резолюций. Как правило, вся поступившая входящая корреспонденция должна быть рассмотрена им не позднее дня, следующего за днем представления на доклад.

Отдельные входящие документы могут быть оставлены руководителем предприятия у себя для принятия по ним решения после выяснения дополнительных сведений.

В связи с этим секретарь должен уточнить, какие из представленных входящих документов продолжают находиться у руководителя, а также то, какие вспомогательные материалы (например, Из числа документов, ранее поступивших в адрес организации) для углубленного изучения первых могут ему потребоваться и когда их следует представить.

· Вынесение резолюций

По результатам рассмотрения на подлежащих исполнению входящих документов руководителем делается соответствующее письменное указание (резолюция), на основании которого начинается непосредственная работа по исполнению документа.

Резолюции (решения и поручения) по исполнению рассмотренных входящих документов пишутся на свободных от текста полях документов (как правило, ниже или правее текста). Писать поручения на тексте документа запрещается.

В необходимых случаях, когда поручение слишком обширно по своему содержанию, для его оформления используются специальные бланки формата А5 с указанием в верхней строке должность лица, написавшего резолюцию (к примеру, "главный инженер").

Поручение по исполнению входящего документа дается, как правило, только одному должностному лицу (например, начальнику планового отдела, главному редактору и т. п.).

Если же интересы дела требуют привлечения в качестве соисполнителей нескольких лиц, в резолюции в обязательном порядке указывается, кто является ответственным за своевременное и качественное исполнение данного поручения (документа) в целом.

В случае, если ответственный не назначен, таковым полагают должностное лицо, фамилия которого указана в резолюции первым.

В случае, если резолюция не содержит сроков исполнения, входящий документ должен быть исполнен в течение месяца после

его рассмотрения.

При этом сроки исполнения поручений по телеграммам не должны превышать двух дней.

Устанавливая срок исполнения документа, руководитель обязан учесть время на его подготовку, согласование, оформление и доставку.

Должностные лица, которым поручено исполнение входящего документа, в свою очередь, обязаны сделать это, исходя из срока исполнения, установленного резолюцией (или иным поручением) руководителя.

Однако во всех случаях эта работа начинается для соответствующих должностных лиц с процедуры ознакомления с содержанием резолюции и получения адресованного им на исполнение документа.

Следует также подчеркнуть, что исполнение документов может поручаться и секретарю руководителя.

Памятка секретарю руководителя о порядке и правилах исполнения документов:

• 1. Обращение с документом осуществляется на основании допуска и соответствующих указаний руководителя (непосредственного начальника).
• 2. Служебные полномочия и профессиональная компетенция должностного лица должны находиться в полном соответствии со сложностью задачи по подготовке документа.

Передача документа другим должностным лицам в процессе работы осуществляется только под роспись (кроме случаев, когда документ не выносится указанными лицами в другое помещение).

Работа с документом осуществляется в строго отведенном месте, оборудованном всем необходимым для работы и ограниченном от доступа посторонних.

На протяжении всей работы с документом должностное лицо, уполномоченное производить указанную работу, обязано исключать доступ к исходному документу и производным материалам посторонних лиц, в том числе в результате "случайного" ознакомления.

На протяжении всей работы с документом должностное лицо, уполномоченное производить указанную работу, обязано обеспечивать конфиденциальность содержания исходного документа и производных материалов, не разглашая их посторонним.

Работа с документом должна быть выполнена таким образом, чтобы обеспечить своевременное согласование и представление проекта нового документа на рассмотрение,

а затем и утверждение (подпись) его окончательного варианта.

Хранение документов должно осуществляться в помещениях (местах), исключающих доступ к ним посторонних.

Контроль наличия документа в процессе работы осуществляется должностным лицом, ответственным за его хранение, постоянно.

10. По окончании работы с документом последний подлежит незамедлительной сдаче.

Работа с исходящими и внутренними документами

· Общий порядок работы должностных лиц организации

Упорядоченная, тщательно организованная работа с документами организации ведет к устранению спешки и резкому снижению вероятности совершения разного рода ошибок в процессе выполнения документов.

Исполненные документы, в зависимости от места своего дальнейшего использования, являются либо внутренними, либо исходящими. Остановимся на этом чуть подробнее.

Работа с внутренними документами осуществляется исключительно внутри организации. Это означает, что исполненный документ в дальнейшем поступает во временное пользование должностным лицам, в структурные подразделения и др.

Исходящий же документ после исполнения высылается для последующей работы за пределы предприятия.

Отметим, что если по прошествии некоторого времени возникнет необходимость в отправке внутреннего документа за пределы организации, то в этом случае (после соответствующего до оформления) последний также станет исходящим документом.

В процессе работы по исполнению (контролю за исполнением) документа секретарю руководителя предстоит выполнить (осуществить контроль за выполнением) следующие операции:

Постановку задачи (адресование документа на исполнение).

Исполнение документа.

Тиражирование документа.

Регистрацию документа.

• 5. Упаковку и отправку (рассылку) документа.
• 6. Помещение контрольного экземпляра документа в дело,

последующую работу с ним.

7. Текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

Центральное место в этой "цепочке" занимает этап непосредственной работы над документом.

· Сроки исполнения

Следует учесть, что продолжительность каждого этапа работы по исполнению документа будет меняться в зависимости от особенностей содержания документов, а также их объема.

Для корректной постановки задачи на исполнение документа для каждого этапа определяются:

Необходимое на подготовку документа время, включая резерв (исчисляемый в объеме 10--15% от минимально необходимого времени);

меры организационно-технического, информационного и иного обеспечения;

должностное лицо, ответственное за исполнение документа;

соисполнители документа (его отдельных частей, приложений и т. п.);

технические исполнители документа;

должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением документа (как правило, секретарь руководителя).

• · Получение документов на исполнение
• o Передача секретарем документов на исполнение

В целях своевременного исполнения документов доведение их до сведения исполнителей осуществляет секретарь руководителя предприятия, который:

Лично принимает от руководителя предприятия рассмотренные им документы;

на основании имеющихся резолюций и справочных данных документах изучает круг лиц, которым адресованы документы ни исполнения;

связывается с указанными лицами по телефону или лично, информирования их о необходимости исполнения тех или иных документов;

лично передает указанные документы ответственным исполнителям;

осуществляет контроль за ходом исполнения документов. 1хли документ предназначен для исполнения несколькими должностными лицами, секретарь (в целях повышения оперативности работы) может предварительно размножить его и передать Цопни леем исполнителям (в этом случае оригинал получит ответственный исполнитель).

Отметим, что размножение копий документов осуществляется только с письменного разрешения руководителя кадровой служим организации. Копии документа учитываются наряду с поступающим оригиналом документа и впоследствии за ненадобностью уничтожаются.

Ответственный исполнитель полностью отвечает за организацией исполнения документа или связанного с ним поручения.

Соисполнители в соответствии с указаниями ответственного исполнителя обязаны качественно и своевременно отработать (исполнить) необходимые документы (в части, касающейся их работы) и несут ответственность за исполнение резолюции в пределах полученных указаний.

В том случае, если ответственный исполнитель не имеет достаточных полномочий для своевременного и полного исполнения документа, он может обратиться к тому должностному лицу, в компетенции которого находится решение вопроса.

При невозможности своевременно исполнить тот или иной документ за 2--3 дня до истечения срока должностному лицу, установившему срок исполнения, представляется доклад с указанием причин задержки, принимаемых мер и уточненного срока завершения работы с документом.

Техническое исполнение документа включает:

подготовку проекта документа (так называемого черновика);

набор и распечатку текста проекта документа (основного текста и текста приложений);

корректировку содержания документа по результатам согласования;

оформление окончательного варианта документа.

o Разработка проекта документа

Разработка проекта (черновика) документа производится ответственным исполнителем лично или с привлечением соисполнителей. В последнем случае соисполнители передают результаты своей работы (компьютерные файлы, рабочие тетради или отдельные листы с машинописными или рукописными записями) ответственному исполнителю.

В общем случае содержание проекта документа должно давать ответы на вопросы, поставленные в документе, во исполнение которого разрабатывается проект.

В необходимых случаях в дополнение к документу разрабатываются приложения. Последние, наряду с текстуальной частью, могут включать в себя и необходимые графические материалы.

После проверки содержания проекта, его корректуры и до оформления ответственный исполнитель передает первый экземпляр документа на согласование, оставляя у себя до получения новых указаний второй (контрольный) экземпляр.

· Порядок согласования

Проект документа в обязательном порядке должен согласовываться (как правило, на стадии предварительной подготовки) с уполномоченными представителями всех заинтересованных сторон.

Согласование производится в оговоренные сторонами сроки, по определенной программе (то есть оговаривается, что именно и с какой последовательности должно быть согласовано) и занимает, как правило, не более 3--5 дней, включая время на доставку и возврат документа.

При необходимости согласовать проект документа с несколькими сторонами в сжатые сроки целесообразно созвать совещание с представителями заинтересованных сторон, провести видеоконференцию либо произвести согласование по техническим средствам коммуникации (телефаксу, электронной почте и т. п.).

При последовательном согласовании документ снабжается листом согласования, в соответствующих графах которого полномочные представители сторон оставляют свои визы и замечания по содержанию проекта документа.

Виза включает в себя дату ознакомления с документом и подпись лица, производящего согласование.

При отсутствии разногласий согласуемый документ визируется соответствующим должностным лицом в пределах своих полномочий.

В случае возникновения разногласий должностное лицо, осуществляющее согласование, обязано дать мотивированное объяснение по поводу своих претензий к содержанию проекта.

Свои замечания и предложения по проекту документа должностное лицо излагает в листе согласования или в служебной записке ad hoc. Здесь же могут найти отражение и те вопросы, которые не были учтены в проекте документа.

Если документ не удается согласовать в установленные сроки, ответственный исполнитель документа обязан заблаговременно проинформировать об этом заинтересованные стороны в письменной форме и довести соответствующую информацию до должностного лица, осуществляющего контроль за исполнением документа (до секретаря руководителя).

При этом, как правило, кратко указывается содержание основных разногласий, возникших при согласовании проекта, а также мотивы непринятия поступивших в ходе согласования предложений. Заинтересованные стороны, кроме того, извещаются о новых сроках согласования проекта документа.

Отказ от согласования не допускается. Полностью согласованный документ вместе с листом согласования передается на корректировку.

· Корректировка содержания по результатам согласования

В процессе корректировки из содержания проекта (в полном соответствии с результатами согласования) устраняются разночтения и исправления. Фрагменты текста, признанные по результатам согласования излишними, удаляются.

Кроме того, в "усеченный" текст могут вноситься и дополнения. Видоизмененный проект документа редактируется ответственным исполнителем с учетом требований к общепринятому стилю изложения документов.

После этого отредактированное содержание проекта подвергается верификации (проверке на предмет выявления и устранения технических ошибок-опечаток и пр.). Содержание полностью "очищенного" от ошибок проекта прочитывается ответственным исполнителем.

По результатам контрольного чтения вновь выявленные ошибки устраняются. После повторной проверки их устранения окончательный вариант документа визируется ответственным исполнителем (подписывается с оборота) и передается для окончательного оформления.

· Оформление документа

Для оформления документа техническому исполнителю (секретарю или оператору-машинистке) передается подписанный ответственным исполнителем окончательный вариант документа (компьютерные файлы, черновая машинопись, распечатка или рукопись).

К проектам служебных документов, представляемым на подпись во исполнение поручений, принято также прилагать материал с оригиналом текста отданного поручения (сам документ или лист с резолюцией).

Текст окончательного варианта документа может содержать оговоренные исправления, которые должны читаться однозначно (это особенно важно в отношении цифр и фамилий, упоминаемых в документе).

Отпечатанный и выведенный "набело" первый экземпляр передается техническим исполнителем ответственному исполнителю, который, как правило, осуществляет просмотр документа на предмет выявления ошибок (опечаток).

Документ, не содержащий ошибок, передается ответственным исполнителем секретарю руководителя для завершающей проверки и представления на подпись (утверждение) руководителю предприятия.

· Действия должностных лиц после получения подписанного (утвержденного) документа

Документ, подписанный или утвержденный руководителем, передается на тиражирование и регистрацию секретарю руководи геля (ответственному сотруднику службы ДОУ организации).

Коли необходимо изготовить более одного экземпляра документа, то ответственный исполнитель указывает нужное количе-11 но цифрой и прописью в верхнем левом углу первого листа первого экземпляра документа.

Нес экземпляры документа регистрируются. В дальнейшем мерный экземпляр и необходимое количество последующих экземпляров документа, за исключением последнего (контрольного, записываемого в дело):

• - выдаются в работу (должностным лицам организации); высылаются за пределы организации установленным правилам.
• - поступают на временное хранение в службу ДОУ организации.

На таком документе ответственным исполнителем указывается, каким исходящим номером исполнен документ, и ставится дата исполнения, заверенная подписью ответственного исполнителя.

После оформления на документе соответствующей записи ответственный исполнитель обязан передать его в место постоянного хранения. Вместе с документом в дело подшивается контрольный экземпляр документа, исполненного в соответствии с резолюцией.

Документы, с течением времени утратившие практическое значение и не имеющие исторической и научной ценности, а также с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению и списанию.

· Подготовка исполненных документов к отправке

Подписанный (утвержденный) документ, подлежащий отправке в адрес другого предприятия, в обязательном порядке проходит процедуру оформления, регистрации по журналу учета исходящих документов и конвертования.

Под оформлением в данном случае понимается исполнение сопроводительного листа (письма) к документу. Подчеркнем, что исходящий документ принимается к отправке только при наличии как минимум двух экземпляров такового (последний остается в деле вместе с контрольным экземпляром документа).

В процессе регистрации документу присваивается исходящий номер -- как правило, это порядковый номер записи в журнале учета исходящих документов.

Соответствующий номер указывается и на бланке сопроводительного письма документа, предназначенного к отправке. Аналогичным образом учитываются все экземпляры документа.

До отправки ответственный сотрудник службы ДОУ (секретарь) обязан уточнить у ответственного исполнителя количество экземпляров документа, подлежащих отправке (рассылке), а также адреса мест назначения.

На исходящие документы, рассылаемые в количестве свыше пяти экземпляров, в обязательном порядке оформляется "расчет рассылки", существенно облегчающий последующее конвертование документов.

Соответствующим образом оформленные и зарегистрированные документы, а также сопроводительные письма к ним укладываются в конверты.

На конвертах в соответствии с общепринятыми правилами оформляются адреса получателя и отправителя. После проверки правильности адресования конверты заклеиваются и опечатываются печатью предприятия "для пакетов".

Подготовленные к отправке конверты (пакеты) передаются в экспедиционный отдел службы ДОУ (для доставки в почтовое отделение или отправки получателю иным общепринятым способом).

Отдельные документы, нуждающиеся в срочной доставке, могут направляться адресату с курьером, которому, помимо пакета, выдается на руки и реестр на доставляемую корреспонденцию, исполненный в двух экземплярах (первый остается у адресата, второй, с отметкой о получении, возвращается в экспедиционный отдел службы ДОУ отправителя).

После отправки исходящих документов секретарем (ответственным сотрудником службы ДОУ) на основании записей в журналах учета осуществляется списание отправленных экземпляров в журнале учета исходящих документов путем проставления отметки "отправлено, дата" в соответствующей графе.