Обеспечение сохранности документов является важной задачей для всех архивов.

Требования к зданиям и помещениям архива:

• - архив размещается в специально построенном или приспособленном для хранения архивных документов здании или отдельных помещениях здания, удаленном от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха;
• - строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела;
• - состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива;
• - размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания, наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.

Не допускается размещение архива в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Требования к архивохранилищу:

• - архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды;
• - при проектировании размещения архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон;
• - архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности;
• - высота архивохранилища зависит от технологического оборудования, принятого для хранения архивных документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и, как правило, не выше 4 м.;
• - архивохранилище архивных документов на нитрооснове территориально отделяется и изолируется от других архивохранилищ. В нижней зоне архивохранилища архивных документов на нитрооснове предусматривается дополнительная вытяжка воздуха.

Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.

Требования к архивохранилищам и другим помещениям архива, в которых хранятся секретные архивные документы и проводятся работы с ними, установлены нормативными правовыми документами по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

Организация охраны архива осуществляется в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также Инструкции о порядке осуществления охраны архива, согласованной в установленном порядке с осуществляющим охрану архива подразделением и соответствующим органом внутренних дел Российской Федерации.

Охрана архива осуществляется на основании договора между архивом и соответствующим подразделением охраны, в котором предусматриваются обязательства сторон по охране архива, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, предусматривающих, в том числе досмотровые мероприятия. Перечень помещений архива, оборудуемых средствами охранной сигнализации, применяемые инженерно-технические средства, вид, условия охраны и дислокация постов определяются условиями договора. исходя из принципов надежности и экономической обоснованности тарифов, а также с учетом положений межведомственного акта обследования архива и требований нормативных правовых актов МВД России.

Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.

Опечатыванию подлежат металлические шкафы и сейфы, где временно хранятся выданные из архивохранилищ архивные документы, учетные документы и научно-справочный аппарат, если они находятся в неопечатываемых помещениях.

Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома.

Все экземпляры ключей (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяются специальные требования режима секретности) учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива, ведение которого приказом руководителя архива возлагается на ответственное должностное лицо. В указанном журнале отмечается, у кого из работников архива имеются ключи от каждого из помещений, с распиской работника в получении экземпляра ключа.

Порядок хранения ключей в рабочее и нерабочее время, получения ключей в службе охраны, сдачи ключей и помещений под охрану устанавливается инструкцией об охранном режиме архива, утвержденной в установленном порядке.

Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают сотрудники, должно быть закрыто на ключ. Ключи от архивохранилища в рабочее время находятся у заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.

В архивохранилище имеют право доступа заведующий и работники данного архивохранилища, а также руководитель архива и его заместители, главный хранитель фондов. Список лиц, имеющих право доступа в архивохранилище, обновляемый по мере необходимости, должен находиться на посту охраны. Все другие работники архива допускаются в архивохранилище только в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. Иные лица допускаются в архивохранилище в исключительных случаях только по письменному разрешению руководства архива и в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.

Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.

Выверка книг выдачи архивных документов проводится не реже одного раза в квартал или в полугодие. Если в результате выверки книг выдачи установлен факт нарушения сроков возвращения архивных документов, выясняются его причины и принимаются меры к возврату архивных документов. Если невозвращение архивных документов в срок в архивохранилище вызвано необходимостью их дальнейшего использования, выдача переоформляется. При задержке возвращения архивных документов без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возврата в архивохранилище.

В целях контроля за сохранностью архивных документов подразделение, ответственное за хранение архивных документов, проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива.

При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства архива.

Архив обязан уведомить пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений, архив обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива, в трехдневный срок информирует специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации, принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Глава 4.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ И ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
4.1. Обеспечение сохранности архивных документов

Обеспечение сохранности архивов и архивных документов – важная государственная задача. Решение этой сложной задачи обеспечивается за счет комплексного подхода, включающего правовые, организационные, научно-методические и технические аспекты сохранения документов. Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах должен проводиться следующий комплекс взаимосвязанных работ:

Создание оптимальных условий хранения документов;

Соблюдение порядка размещения документов в хранилищах, топографирование;

Соблюдение порядка выдачи дел из хранилища;

Проверка наличия и состояния дел;

Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;

Обеспечение физико-химической сохранности документов.
Создание оптимальных условий хранения документов

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; применением технических средств создания оптимального температурно-влажностного режима хранения; проведением санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и т.п.).

Здания для архивов могут быть построены специально или переоборудованы из других помещений. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, загрязняющих воздух, от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении, должны соответствовать строительным нормам и правилам.

Система архивного пожаротушения должна отвечать следующим требованиям:

Применяемое вещество должно обладать высокой тушащей активностью при минимальном его количестве и стоимости и минимальном воздействии на материалы;

Оно не должно нанести существенный, неустранимый ущерб для документов, людей и помещений архива;

Система должна легко и быстро приводиться в рабочее состояние, быть надежной в эксплуатации.

На сегодняшний день всем этим требованиям отвечают системы пожаротушения тонкораспыленной водой. Тонкораспыленная вода эффективно тушит пожар за 20-30 секунд, практически не оказывает разрушающего влияния на бумагу (воздействие на документы незначительно по объему и через 6 часов уже не обнаруживается), безопасна для людей. Разработаны автоматические модульные системы пожаротушения тонкораспыленной водой и огнетушители, работающие по такому же принципу. Этими средствами уже оснащены некоторые архивы, библиотеки, музеи. Архивы в обязательном порядке должны быть оборудованы средствами пожаротушения и охранно-пожарной сигнализацией.

Архивохранилища рекомендуется располагать в зданиях окнами на северную сторону. Естественное освещение допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей. Это обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, применением на окнах светонепроницаемых и светорассеивающих штор, жалюзи и т.п. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ в хранилище проводятся при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Для обеспечения длительной сохранности документов в хранилищах устанавливается оптимальный температурно-влажностный режим:

Для бумажных документов – температура 17-19 0 С, относительная влажность 50-55%;

Для черно-белой кино- и фотопленки – температура 10-15 0 С, влажность 40-50%;

Для цветной пленки – температура 2-5 0 С, влажность 40-50%;

Для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – температура 8-18 0 С, влажность 45-65%.

Помещения архивохранилищ должны поддерживаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления пыли, плесени, насекомых, грызунов. В архивохранилищах проводятся систематическая влажная уборка, периодическое обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения, ежегодная обработка полов, плинтусов, подоконников, цокольных этажей водными растворами антисептиков. В хранилищах запрещено находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранить и использовать в них пищевые продукты, курить.

В архивах устанавливается особый охранный режим, который обеспечивается техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилища, опечатыванием помещений.
Размещение документов в хранилище. Топографирование

Архивохранилища оборудуются передвижными или стационарными металлическими стеллажами с соблюдением определенного порядка их размещения, устанавливаемого правилами работы архивов. Порядок размещения фондов определяется планом (схемой) их размещения. Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, комнаты), а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются. В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо. Дела размещаются на стеллажах или шкафах горизонтально или вертикально, в коробках или папках.

В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели на карточках (см. прил. 6). Карточки пофондового указателя составляются на каждый фонд. На карточке указываются: название фонда, номер фонда, корпус, этаж (ярус), архивохранилище, комната, номер описи, дела с № по №, номер стеллажа, шкафа, полки, примечания. Карточки постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и располагаются в картотеке по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Изменения в расположении документов своевременно отражаются во всех карточках, а также в схеме размещения фонда.
Порядок выдачи дел из хранилищ

Дела выдаются из хранилищ для проведения архивных работ с документами (реставрация, микрофильмирование, экспонирование и др.) и для использования (пользователям в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения, организациям-фондообразователям во временное пользование). Дела, содержащие ветхие документы или особо ценные и уникальные документы, для использования из хранилищ не выдаются, вместо них выдаются копии. Выдача дел из хранилищ и прием их обратно производится хранителем фондов или заведующим архивохранилищем. Дела выдаются из хранилища на срок:

Пользователям в читальный зал и сотрудникам архива – на один месяц;

Фондообразователям во временное пользование – на три месяца;

Судебным, следственным, правоохранительным органам – на шесть месяцев.

Выдача архивных документов для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки.

Выдача дел из хранилищ оформляется определенными Росархивом документами и регистрируется в особых книгах (см. прил. 7).
Проверка наличия и состояния дел

Цель проверки наличия и состояния дел в архивах – установить соответствие фактического наличия дел учетным документам и выявить поврежденные дела, требующие реставрации, переплета, дезинфекции, перевода на другой носитель и т.п. Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой архивов и проводится в соответствии со значимостью документов и правилами работы архивов. В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, за время которых могут быть утрачены документы, проводятся внеочередные проверки наличия и состояния всех фондов архива или отдельных комплексов документов.

Проверку наличия и состояния дел проводит группа сотрудников архива в количестве не менее двух человек. До начала работы устанавливается полнота учетных документов по проверяемому фонду, учетные документы тщательно выверяются, то есть устанавливается, правильно ли отражены в итоговых записях описей фактически числящиеся по описи номера дел. Проверка проводится путем сверки фактического наличия дел с описью. При этом сверяется номер дела, заголовок, крайние даты документов дела, количество листов, которые указаны в описи, с описанием дела на его обложке. Физическое состояние проверяется путем визуального осмотра дела.

Все обнаруженные в ходе проверки недостатки (отсутствие дел, технические ошибки в подсчете, ошибки в описании, физические повреждения дел) вносятся в лист проверки наличия и состояния дел. Лист проверки заполняется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно.

При проведении проверки наличия и состояния дел необходимо: сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках; подкладывать на свои места неправильно подложенные дела других фондов; сообщать заведующему архивохранилищем о делах, зараженных биологическими вредителями, для немедленной их изоляции. Дела, не внесенные в опись, помещаются в конец фонда. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. По окончании проверки в конце описи проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись.

На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел, в котором указывается номер, название и категория фонда, дата проверки, а также суммарные данные по итогам проверки – количество дел, числящихся по описям; количество дел, не оказавшихся в наличии; количество литерных номеров, не отмеченных в описи; количество пропущенных номеров; количество дел, оказавшихся в наличии. В акте также указывается количество дел, требующих подшивки, дезинфекции и дезинсекции, реставрации, восстановления затухающих текстов (см. прил. 11). Одновременно с актом проверки наличия и состояния дел могут составляться необходимые справки о технических ошибках в подсчете, акты обнаружения неучтенных дел, акты о неисправимом повреждении дел и другие акты.

Если в ходе проверки не было выявлено нарушений в условиях хранения документов фонда, то материалы проверки подшиваются в дело фонда, а данные о делах, требующих дезинфекции, реставрации, переплета и т.п., передаются в лабораторию микрофотокопирования и реставрации документов.

Возможны случаи, когда в ходе проверки наличия выявляется отсутствие дел. Это свидетельствует о нарушении сохранности документов и требует принятия неотложных мер. В этом случае архив должен начать работу по розыску дел в течение одного года с момента завершения проверки.

Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений в учетные документы проверенного фонда.
Страховой фонд и фонд пользования

Страховой фонд – это совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов. Страховой копией документа на бумажной основе является негативный микрофильм первого поколения, изготовленный на соответствующего типа фотопленке непосредственным фотографированием документа и впоследствии называемый «микрофильмом страхового фонда». Страховой фонд создается в целях сохранения ценной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документа. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособлено от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных архивохранилищах (Центр хранения страхового фонда находится в г. Ялуторовск Тюменской области).

Одновременно с созданием страхового фонда изготавливается для государственного архива комплект копий уникальных и особо ценных документов для включения их в фонд пользования. Фонд пользования может создаваться также по наиболее используемым документальным комплексам путем создания копий документов на электронных носителях (оцифровка), обеспечивающего идентичность копии и подлинника. Фонд пользования создается для обеспечения сохранности оригиналов документов и организации работы по их использованию.

Запись и хранение информации в цифровом виде находит все большее применение. Она позволяет решать задачи, ранее недоступные аналоговым технологиям:

Возможность многократной передачи информации без потери качества;

Возможность записывать на электронный носитель разные по физической природе сигналы – цветные и черно-белые изображения, аудиовизуальные документы и др. (мультимедиа);

Возможность записи информации любого качества (в том числе слабоконтрастной, дефектной).

Сейчас разрабатываются технологии, которые позволяют быстро получать электронные копии с микрофильмов, что очень важно для архивов.
Обеспечение физико-химической сохранности документов

Обеспечение физико-химической сохранности документов – это комплекс работ по специальной технической обработке документов: обеспыливанию, реставрации, дезинфекции, дезинсекции, фотореставрации и другим видам работ, обеспечивающим сохранность документов. Эти работы проводят лаборатории, действующие в системе архивных учреждений.

Сохранность документов не может быть обеспечена без реставрационных работ. Конечно, средствами реставрации можно спасти только малую часть документов. Поэтому архивисты дифференцированно подходят к этому процессу, с учетом ценности и физического состояния архивных документов.

В настоящее время сложился широкий рынок реставрационного оборудования, инструментария и материалов. Эффективные технические средства и технологии внедряются в практику (установки для удаления избытка влаги методом сублимации, реставрационные паровые карандаши, машины для вакуумирования архивных документов, листодоливочные машины и др.).

В архивах могут оказаться документы, имеющие биопоражения и подлежащие специальной обработке – дезинфекции и дезинсекции. Биоповреждениям подвержены любые носители: бумага, ткани, пленка и др. Наряду с известными истребительными мероприятиями при обнаружении биозаражений (газовая дезинфекция, фунгицидная обработка), в настоящее время разработан и апробирован эффективный физический способ борьбы с плесневением материалов – дезинфекция потоком ускоренных электронов. В его разработке принимали участие специалисты РГАНТД и Главархива Москвы.
4.2. Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации

В общей системе мер по обеспечению сохранности документов Архивного фонда РФ особое место занимает их государственный учет. Согласно ст. 19 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» все документы Архивного фонда РФ подлежат государственному учету независимо от места их хранения. Порядок государственного учета определяется Регламентом государственного учета документов Архивного фонда РФ, разработанным Росархивом и зарегистрированным в Министерстве юстиции РФ в 1997 г.

Регламент устанавливает порядок взаимодействия Росархива и учреждений его системы, государственных библиотек и музеев, научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, организаций-источников комплектования, а также юридических и физических лиц – собственников документов Архивного фонда РФ, то есть всех держателей архивных документов. Важнейшим элементом такого взаимодействия является обязательное представление в архивные органы всеми держателями Архивного фонда РФ сведений об архивных документах с целью обеспечения государственного контроля их сохранности.

Порядок государственного учета архивных документов, закрепленный Регламентом, основывается на принципах:

Централизации (организующая и регламентирующая роль Федерального архивного агентства);

Унификации (установлены единые требования к учетным данным, методика учета, формы учетных документов);

Динамичности (своевременно и оперативно вносятся изменения в учетные документы или составляются новые учетные документы);

Полноты и достоверности.

Государственный учет архивных документов – это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах.

Единица учета архивных документов – это единица измерения документов в архиве. Независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации, в российских архивах основными единицами учета документов являются архивный фонд и единица хранения.

Единица хранения – физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.

В зависимости от вида документации под единицей хранения подразумевается:

Для документов на бумажной основе – дело (совокупность документов или отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку);

Для кино- и видеодокументов – физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации;

Для фотодокументов – физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, слайд, позитив), а также фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом;

Для фонодокументов – физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации;

Для электронных документов – физически обособленный носитель с записью одного или нескольких электронных документов (или части электронного документа).

Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов и копии фонда пользования. Неописанные, то есть необработанные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

Посредством учета, то есть закрепления за документом или комплексом документов только им присущих учетных номеров, обеспечивается организация документов, контроль их наличия и состояния, адресный поиск документов. Для учета архивных документов в государственных, муниципальных, ведомственных архивах ведется система учетных документов. Каждый справочник этой системы имеет свое функциональное назначение, а все вместе, не дублируя, но дополняя друг друга, дают возможность следить за изменениями в объеме и составе фондов и единиц хранения. Благодаря системе учетных документов мы в любое время можем ответить на широкий круг вопросов: сколько хранится фондов и единиц хранения в Архивном фонде РФ, в регионе, в конкретном архиве на определенный момент времени, сколько поступило в течение года, сколько дел в конкретном архивном фонде и т.д.

Все учетные справочники делятся на основные и вспомогательные. Состав и форма основных учетных документов строго определены Регламентом государственного учета и правилами работы архивов. Виды и формы вспомогательных справочников не регламентируются, каждый архив определяет их самостоятельно, исходя из практических потребностей. К числу основных учетных документов относятся книга учета поступления и выбытия документов, список фондов, лист фонда, архивная описи дел и документов.

Книга учета поступления и выбытия документов предназначена для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, количества и состава поступивших и выбывших документов за определенный хронологический период времени, а также состояния их описания. Каждая запись поступления или выбытия документов в книге получает самостоятельный порядковый номер. Ежегодно подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел (документов), о чем делается соответствующая запись в книге. Книга служит основой для составления листов фонда, паспорта архива (прил. 12).

Список фондов служит для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава фондов и коллекций как находящихся на хранении, так и выбывших. В список вносится фонд или коллекция при первом поступлении документов в архив. Каждому фонду по списку присваивается очередной порядковый номер, который и закрепляется за фондом как элемент архивного шифра каждой единицы хранения (архивный шифр – это обозначение, наносимое на каждую единицу хранения в целях ее учета и идентификации; состоит из названия архива и номеров фонда, описи, дела). Название фонда переносится в список с титульного листа описи.

В случае выбытия фонда из архива в соответствующей графе обязательно указывается место, куда передан фонд, название, номер и дата акта, которым была оформлена передача документов. После передачи фонда в другой архив или включения его в состав объединенного архивного фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается. На 1 января каждого года к списку фондов составляется итоговая запись, в которой указывается общее количество фондов, а также количество фондов поступивших и выбывших в течение года (см. прил. 13).

Лист фонда – многофункциональный учетный документ. Он обеспечивает в рамках каждого архивного фонда учет количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов в фонде, регистрацию изменений как по каждой описи, так и по фонду в целом, а также фиксацию изменений в названии фонда и в состоянии описания документов. Лист фонда составляется на каждый фонд при его первом поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия документов фонда, в том числе и необработанных. Дата первого поступления фонда указывается аналогично соответствующей графе списка фондов. В целях фиксации изменений в названии фонда в соответствующих графах листа фонда указываются в хронологической последовательности все переименования организации и ее подведомственность с момента возникновения, а также начальная и конечная дата функционирования организации под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период.

В случае выбытия документов в одноименной графе листа фонда обязательно указывается основание снятия документов с государственного учета, название, номер и дата акта. Листы фондов хранятся в папках с клапанами в порядке номеров фондов. К каждой папке составляется лист-заверитель (см. прил. 14).

Опись дел и документов – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и других необходимых сведений о составе и содержании дел фонда. Опись обеспечивает поединичный и суммарный учет единиц хранения, закрепляет порядок систематизации единиц хранения, учет текущих изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись.

Опись является основой для ведения других учетных документов, поэтому качество учета в архиве во многом зависит от качества описей. На основании описи определяется архивный шифр дела, на который даются ссылки при использовании документов.

Описи нумеруются в пределах каждого фонда по мере их возникновения, номер присваивается по листу фонда в валовом порядке. Количество единиц в одной описи, как правило, не должно превышать четырехзначную цифру – 9 999. Последующие единицы хранения фонда учитываются в новой описи, которой присваивается новый учетный номер по листу фонда.

Важнейшим элементом описи как учетного документа является итоговая запись. Из-за ее неправильного составления возникает наибольшее количество ошибок в учете документов. Итоговая запись закрепляет количество дел, числящихся по описи; регистрирует особенности нумерации дел (пропущенные, литерные номера); отражает все изменения в объеме описи после проведения различных работ. Обязательным элементом итоговой записи являются сведения об актах, на основании которых произошло выбытие документов. Например:

«В опись внесено 64 (шестьдесят четыре) дела с № 1 по № 68, в том числе:

Литерные номера: № 5а. Акт проверки наличия…№ …от 00.00.0000;

Пропущенные номера: № 20, 61. Акт проверки наличия…№ …от 00.00.0000;

Выбыли: № 3, 8, 54. Акт о неисправимых повреждениях документов…№…от 00.00.0000.»

Таким образом, в описи должна быть сводная расшифрованная итоговая запись, объясняющая причины возможного расхождения между последним номером дела по описи и их фактическим наличием на архивной полке, а также отражающая особенности нумерации дел. Итоговые записи к описи должны быть оформлены ко всем ее экземплярам (прил. 2, 4).

Кроме названых, в архиве ведутся такие учетные документы:

Реестр описей – для регистрации описей, учета их количества и состава;

Описи особо ценных документов;

Книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования;

Опись страхового фонда – для поединичного учета страховых копий особо ценных дел и документов;

Лист учета аудиовизуальных документов – для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации и учета и нумерации описей аудиовизуальных документов;

Лист учета и описания уникального документа;

Лист-заверитель – для учета количества листов в деле;

Паспорт архивохранилища – для суммарного учета архивных фондов и единиц хранения данного архивохранилища.

В государственном и муниципальном архиве ведется дело фонда. Оно состоит из комплекса документов по истории фондообразователя и фонда. В деле концентрируются в хронологической последовательности их составления историческая справка к фонду, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, а также все акты, которые являются основанием для внесения изменений в учетные документы.

Основанием для внесения изменений в учетные документы служат только акты установленной формы: акт приема-передачи документов; акт возврата документов собственнику; акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны; акт описания документов личного происхождения, архивной коллекции; акт о создании объединенного архивного фонда; акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении дел (не относящихся к данному фонду, неучтенных и т.д.).

В соответствии с Регламентом государственного учета все архивы, в которых имеются документы Архивного фонда РФ, ежегодно составляют паспорт архива , который является формой централизованного государственного учета. Он отражает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения и по личному составу на 1 декабря отчетного года. Паспорт архива составляется в двух экземплярах. Вторые экземпляры архивы организаций направляют в государственный или муниципальный архив, чьими источниками комплектования они являются; государственные или муниципальные архивы направляют паспорта архива в орган архивного управления.

Для того, чтобы учет отвечал предъявляемым требованиям, необходимо выполнять несколько обязательных правил. Во-первых, учетные документы должны строго соответствовать установленным формам.

Во-вторых, необходимо обязательное документирование всех, даже самых незначительных, изменений в составе и объеме фондов.

В-третьих, должно быть своевременное, оперативное внесение изменений в составе и объеме фондов в учетные документы. Например, при поступлении документов в архив организации необходимо в тот же день сделать запись в книге поступлений, оформить акт приема-передачи документов, составить новую итоговую запись в описи, внести изменения в лист фонда, а также другие вспомогательные учетные документы.

В-четвертых, изменения должны вноситься во все необходимые учетные документы одновременно. Если в описи сделана новая итоговая запись, а в лист фонда изменения не внесены, не будет соответствия и достоверности объемных и других учетных показателей.

И наконец, все учетные документы должны находиться в хорошем физическом состоянии, вестись аккуратно, без помарок и исправлений. Порядок доступа к учетным документам определяется приказом руководителя организации. Все учетные документы архива хранятся в сейфах или запирающихся шкафах.

Особенности учета уникальных документов. Для учета уникальных документов составлен Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ. Уникальному документу присваивается номер в Государственном реестре, на него составляется лист уникального документа по особой форме. Первые экземпляры листов уникальных документов формируются в тома в валовой последовательности их номеров и хранятся постоянно в службе Государственного реестра уникальных документов.
Автоматизированный государственный учет архивных документов

Начиная со второй половины 1990-х гг., Росархив в рамках программы информатизации архивного дела ведет плановую работу по внедрению информационных технологий в сферу государственного учета архивных документов и созданию системы автоматизированного государственного учета. Ее основной элемент – разработка типовых программных продуктов, их тиражирование и безвозмездная передача в архивные учреждения. Такими программными продуктами являются программные комплексы «Архивный фонд» (для архивов) и «Фондовый каталог» (для органов архивного управления). При их разработке обеспечена преемственность форм и методов традиционной и автоматизированной систем учета, базирующаяся на единстве показателей учета и описания архивных фондов и архивных документов в традиционном и электронном формате. При этом сохранен определенный Регламентом государственного учета порядок представления учетных информационных массивов.

Государственные и муниципальные архивы заполняют базу данных (БД) «Архивный фонд» описаниями архивных фондов. Копию БД они направляют в органы архивного управления субъектов РФ, где описания сливаются в один массив в БД «Фондовый каталог». Затем эти данные представляются в Росархив, где в БД «Центральный фондовый каталог» аккумулируются сводные сведения по всей России. Федеральные архивы направляют свои данные непосредственно в Росархив. Центральный фондовый каталог (ЦФК) является не только главным элементом системы централизованного государственного учета архивных документов, но и универсальным справочником о составе и содержании архивных фондов, своеобразной информационной моделью Архивного фонда РФ.

Автоматизированная система государственного учета ежегодно расширяется, охватывая все большее число архивов. В настоящее время БД «Архивный фонд» ведут все федеральные архивы (кроме тех, в которых применяется нефондовая организация документов) и все государственные архивы субъектов РФ, а также большая часть муниципальных архивов. ЦФК доступен в Интернете для всех пользователей.
Вопросы для повторения

1. 
   Обеспечение сохранности архивных документов: основные виды работ.
2. 
   Проверка наличия и состояния дел: цели, значение, порядок проведения.
3. 
   Государственный учет документов Архивного фонда РФ: понятие, принципы, единицы учета.
4. 
   Основные учетные документы архива.
5. 
   Автоматизированный государственный учет документов Архивного фонда РФ.

1. 
   Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. – М., 1996.
2. 
   Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. – М., 2000.
3. 
   Алексеева Е.В. Учет архивных документов – основа обеспечения их сохранности / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова, Г.А.Осичкина // Делопроизводство. – 2003. - №4. – С. 89-93.
4. 
   Банасюкевич В.Д. Разработки ВНИИДАД в области обеспечения сохранности документов. // Вестник архивиста. – 2003. - №1(73). – С. 32-37.
5. 
   Елпатьевский А.В., Химина Н.И. К вопросу о состоянии работы с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации. // Отечественные архивы. – 2004. - № 3. – С. 16-24.
6. 
   Елпатьевский А.В., Химина Н.И. Уникальные документы Архивного фонда РФ: к современному пониманию проблемы // Отечественные архивы. -2011. - № 1. – С.16-22.
7. 
   Козлов В.П. Документ и проблемы его сохранности // Делопроизводство.- 2010.- №2.- С.22-28.
8. 
   Кузнецов С.Л. Автоматизированная система учета документов «Архивный фонд» // Секретарское дело. – 2011. - №1. – С.52-55.
9. 
   Леонтьева О.Г. Дело фонда как источник информации о фондообразователе и фонде // Отечественные архивы. – 2004. - №2. – С.66-69.
10. 
    Попова Е.Н. О некоторых проблемах защиты от хищений архивных документов // Секретарское дело. – 2006. - № 8. – С.28-37.
11. 
    Попова Е.Н. Современные технологии и техническое обеспечение сохранности архивных документов // Делопроизводство. – 2005. - №2. – С.100-103; №3. – С.108-112.
12. 
    Привалов В.Ф., Попова Е.Н. К вопросу о сохраняемости современных принтерных и рукописных текстов документов // Делопроизводство. - 2003. - №3. – С. 93-99.

Система мер по обеспечению сохранности архивных документов включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, который предусматривает создание материально-технической базы хранения документов (помещения и здания хранилищ, средства климатического контроля, средства безопасности хранения и охраны, средства восстановления поврежденных материалов и копирования и другие), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (световой, температурно-влажностный, охранный, санитарно-гигиенический).

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, ремонтом и реконструкцией зданий архивов; проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ, применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, противопожарной и охранной сигнализации; применением специальных средств хранения документов (шкафы, стеллажи, коробки, сейфы, папки и т.п.).

Здания для государственных архивов могут быть переоборудованы из других помещений или построены специально. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, которые загрязняют воздух, от сооружений и объектов, опасных в пожарном отношении, а также согласно требованиям строительных правил и норм .

Рекомендуется располагать хранилища в зданиях с окнами на северную сторону. Допускается естественное освещение только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, переплетах и папках, применением на окнах светорассеивающих и светонепроницаемых штор и т. п.

Оборудуют здания архивов углекислотными огнетушителями, противопожарным водоснабжением, охранно-пожарной сигнализацией.

Для обеспечения длительной сохранности документов на бумажной основе в хранилищах устанавливают оптимальный температурно-влажностный режим хранения при температуре 17-19 о С и относительной влажности - 50-55%.

Также для длительной сохранности документов должен соблюдаться следующий световой режим :

Хранить документы нужно в полной темноте;

Естественное освещение должно быть рассеянным при помощи специальных светорассеивателей;

Для искусственного освещения используются лампы накаливания в закрытых плафонах. Можно применять люминесцентных лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра;

Хранить документы в папках, переплетах, на стеллажах закрытого типа, шкафах, коробках и т.п.;

Помещения хранилищ должны поддерживаться в чистоте и образцовом порядке, которые исключают возможность появления насекомых, грызунов, накопления пыли и плесени.

Оборудуются хранилища стеллажами с соблюдением соответствующего порядка их размещения.

Между рядами стеллажей расстояние в главном проходе должно составлять 120 см, в проходе между стеллажами - 75 см, такое же расстояние должно быть между стеллажами и наружной стеной здания;

Между полом и нижней полкой стеллажа расстояние должно составлять не менее 15 см, а в цокольных этажах - 30 см.

В зависимости от вида документы размещаются в соответствующих первичных защитных средствах: специальных футлярах, коробках, пакетах и т.д.

В рабочее время хранилище должно быть закрыто на ключ, право доступа к нему должно быть ограничено и т.д. Выносить документы из архива в установленном порядке разрешено только по пропускам; обязательно должны быть технические средства защиты (сигнализация, решетки на окнах и т.д.).

Техническая и физико-химическая обработка архивных документов проводится для: восстановления технических характеристик, свойств, долговечности архивных документов; устранения причин их разрушения и ускоренного старения; воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях .

Работы по технической и физико-химической обработке архивных документов разделяются на плановые и внеплановые.

Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом особенностей физического состояния архивных документов различных видов, принадлежности их к различным ценностным группам и возможностей архива. Приоритет отдается особо ценным и уникальным документам.

К внеплановым проверкам относятся работы, которые выполняются в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с массовым или локальным поражением архивных документов водой, огнем, радиоактивными или химическими веществами.

Срочные меры по изоляции, выделению, санитарной обработке мест их хранения и архивных документов также предпринимаются при поражении архивных документов биологическими вредителями.

Номенклатура, технология работ и порядок проведения по технической и физико-химической обработке архивных документов определяются методическими и отраслевыми нормативными документами.

Таким образом, при подготовке к выдаче отдельных архивных документов, изъятых из дел, из архивохранилища вне текста архивного документа на оборотной стороне каждого листа проставляется штамп с архивным шифром.

Архивные документы, которые выдаются из архивохранилища, должны иметь пронумерованные листы, архивный шифр, лист использования и лист-заверитель документов.

Оформляется выдача дел из хранилищ соответствующими документами и регистрируется в особых книгах. Выдача и прием из архивохранилища архивных документов, в том числе полистная проверка состояния и наличия архивных документов перед выдачей и при возврате, производится работником архивохранилища.

Все обнаруженные в процессе проверки недостатки (технические ошибки в подсчёте, отсутствие дел, физические повреждения, ошибки в описании) вносят в лист проверки состояния и наличия дел. Заполняется лист проверки непосредственно в процессе проверки отдельно на каждую опись, нумеруются листы проверки по порядку номеров и подписываются исполнителем.

Обеспечением физико-химической сохранности документов называют совокупность работ по специальной технической обработке документов: химической и физической реставрации, обеспыливанию, дезинсекции, дезинфекции, фотореставрации и иным видам работ, которые обеспечивают сохранность документов. Такие работы проводят лаборатории, которые действуют в системе архивных учреждений.

Глава 3. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации и ответственность за его нарушение

Так как документы Архивного фонда РФ, которые находятся в частной собственности, могут переходить от одного лица к другому либо отчуждаться в порядке универсального правопреемства или иным способом, то федеральным законом на правопреемника возлагается обязанность уведомить об этом соответствующий муниципальный, государственный архив, библиотеку, музей, организацию Российской академии наук, с которыми прежний собственник заключил договор.

Если собственник охраняемых государством документов и особо ценных документов свои обязанности по хранению, использованию и учету этих документов не исполняет, и это может привести к утрате ими своего значения, то по решению суда такие документы могут быть изъяты у собственника согласно ст.240 ГК РФ .

Также, в случае проведения торгов по продаже архивных документов, находящихся в частной собственности, организаторы торгов обязаны не позднее чем за 30 дней до дня их проведения в письменной форме проинформировать о месте, времени и об условиях продажи архивных документов специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти и соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти субъекта РФ в сфере архивного дела, на территории которого проводятся торги. Нарушение данного порядка продажи архивных документов может стать основанием для возникновения права в судебном порядке требовать перевода на них прав и обязанностей покупателя согласно гражданскому законодательству .

Право собственности на архивные документы вне зависимости от их форм собственности охраняется законом. Запрещается изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами.

Архивные документы, которые находятся в незаконном владении, подлежат передаче законным владельцам или собственникам согласно международному договору России и законодательству РФ.

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в РФ осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе :

Федеральный орган исполнительной власти, специально уполномоченный Правительством РФ;

Органы государственной власти субъектов РФ (в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в сфере архивного дела).

Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в России предполагает следующее: юридические лица, а также граждане и должностные лица, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в России, несут административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.

Органы местного самоуправления, государственные органы, муниципальные и государственные архивы, библиотеки, музеи и другие юридические лица, а также граждане - владельцы или собственники архивных документов могут участвовать в работе международных организаций, конференций и совещаний по вопросам архивного дела, принимать участие в международном сотрудничестве в сфере архивного дела и в международном информационном обмене.

Ввоз и вывоз архивных документов регулируется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Запрещается вывоз архивных документов за пределы России, находящихся в муниципальной или государственной собственности, а также документов Архивного фонда РФ, находящихся в частной собственности .

В отличие от них архивные документы, которые находятся в частной собственности, могут быть вывезены за пределы России. Притом заявленные к вывозу документы подлежат экспертизе ценности документов в порядке, установленном Правительством РФ.

Ввоз в Россию разрешается только архивных документов, полученных или приобретенных на законных основаниях.

Вывоз и ввоз в Россию полученных или приобретенных на законных основаниях копий архивных документов на носителях любого вида осуществляются без ограничений, за исключением вывоза копий архивных документов, доступ к которым ограничен согласно российскому законодательству.

На протяжении достаточного большого исторического периода необходимость сохранения архивных документов и ответственность за их гибель были закреплены в законе. Так, Судебник 1550 года предусматривал такое суровое наказание, как битье кнутом, за порчу документов. В петровское время на смену телесному наказанию приходит денежное взыскание. В советское время положение о ГАФ СССР (1941 г.) угрожало уголовной ответственностью за гибель и хищение документов, а также за разглашение секретных сведений из документов. Одним из первых специальных законодательныхактов по про­блемам защиты архивных документов стал Закон СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» от 1976 года. Закон подчеркивал, что памятники истории и куль­туры являются достоянием народа и составляют неотъемлемую часть мирового культурного наследия. К числу таких памят­ников закон относил и документальные памятники. В дей­ствующем Законе об архивном деле также сказано, что соб­ственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, обязаны обеспечивать их сохранность. Система мер по организации хранения включает в себя следую­щие направления:

1) обеспечение физико-химической сохранности документов (организация хранения документов в соответствии с требова­ниями к температурно-влажностному, световому, санитарно-гигиеническому, охранному режиму, а также требованиями противопожарной безопасности);

2) создание материально-технической базы хранения доку­ментов, включающей здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, консервация документов;

3) учет движения и контроль за физическим состоянием доку­ментов, предполагающие отражение всех изменений в учетных формах архива;

4) копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования. Это направление деятельности возлагает на архивистадополнительные задачи по учету и организации хране­ния страховых копий помимо основных фондов архива.

Требования к обустройству архивохранилищ. В первую оче­редь обеспечение сохранности документальных материалов осуществляется путем постройки хранилищ с закрытым до­ступом. Разработаны типовые проекты для архивов с различ­ным объемом хранилищ. В них предусмотрены специальные помещения для обеспыливания и реставрации документов. Требования, предъявляемые к зданиям и помещениям архива, зафиксированы в современных нормативных и методических Документах - «Основных правилах работы государственных архивов Российской Федерации», в ряде ГОСТов, методических разработках. Условия хранения документов дифференцируется в зависимости от их состава и материала, на котором они сдела­ны (печатные документы, кинофонофотодокументы на бумаге или пленке). Если, например, в организации не предусмотрено специальное помещение для архива, то для хранения докумен­тов следует переоборудовать часть административного здания в соответствие с нормативными требованиями. Помещение не должно быть ветхим, деревянным, подвальным, чердач­ным, неотапливаемым, лишенным естественной вентиляции. Поблизости от архивного помещения не должно быть пожа­роопасных объектов, промышленных зданий, загрязняющих воздух агрессивными газами и пылью. Нельзя размещать архив поблизости от помещения, занятого службами общественного питания, пищевыми складам. В непосредственном хранилн-ще архивных материалов запрещается совмещение хранилищ и рабочих помещений любого назначения. Помещения должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам и лестничным клеткам. Внутренняя отделка помещений должна проводиться с использованием материалов, не собирающихпыль. В комна­тах хранения не следует прокладывать трубы водоснабжения и канализации; если трубы проложены, то они заключаются в изоляционные короба и подлежат постоянному контролю, что­бы исключить возможность аварии. Электропроводка должна быть скрытой. Хранилища желательно отделять от соседних помещений архива несгораемыми стенами. Если архивохрани­лище размещается на первом этаже, окна заделываются метал­лическими решетками. Помещения для архива должно отвечать требованиям пожарной безопасности и быть оборудовано пожарной сигнализацией. Запрещается пользоваться в таких помещениях электроприборами, зажигать свечи, курить.

Помещения для архива обязательно оснащаются установ­ками кондиционирования воздуха и другим оборудованием, обеспечивающим оптимальный для хранения документов тем-пературно-влажностный режим. Рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от 14 до 20 градусов тепла.

В помещениях читального зала следует предусмотреть во­дяное отопление. Воздухообмен помещений читального зала обеспечивается от общей системы приточной вентиляции с крат­ностью воздухообмена: приток - 3, вытяжка - 2; отделка стен и потолков должна быть выполнена из несгораемых материалов. Помещение читального заладолжно быть снабжено переносными углекислотными огнетушителями.

В том случае, если здание архива сооружается специально, его строительство и эксплуатация должны осуществляться с соблюдением требований пожарной безопасности, правилами и инструкциями по пожарной безопасности в учреждениях Росархива. Если выделяется здание (помещение) для переобо­рудования под архив, признать его годным можно только после экспертизы. экспертная комиссия в составе всех профильных

служб (архивных, пожарных, санитарных, охранных)внима-

тельно изучает площадь выделенного помещения; расположе­ние данного помещения в здании (этаж); месторасположение здания; состояние физико-химической среды помещения. По этим критериям должны быть получены конкретные дан­ные. Для удобства составляется чертежный план выделенного помещения. Если установлено соответствие помещения вы­шеперечисленным критериям, составляется акт, который подписывает все члены экспертной комиссии.

Для того чтобы учитывать место хранения каждой группы ма­териалов в архивохранилище, нумеруются все помещения архива, стеллажи и полки. Если архив располагает помещением в раз­ных зданиях (корпусах), каждому из них присваивается номер. Нумерация комнат самостоятельна по каждому зданию и этажу, комнаты нумеруются от входа слева направо. Если комнаты пе­реходят одна в другую, то нумерация ведется последовательно от первой комнаты. Стеллажи нумеруются, как правило, в пределах комнат слева направо от входа. Стеллажи бывают двусторонние (стоящие торцами к стене) и односторонние (расположенные вдоль стены). Нумеруются они подряд, независимо от длины, высоты, односторонности или двусторонности и других осо­бенностей. Стеллажи состоят из секций - в архивах их принято называть шкафами. Стеллажные шкафы также нумеруются в пределах каждого стеллажа слева направо от входа. В двусто­ронних стеллажах нумерация шкафов начинается от стены, доводится до наружного края стеллажа и продолжается с другой стороны. Полки нумеруются сверху вниз, так как установка или укладка дел на стеллажах начинается с верхних полок.

Есть несколько способов укладки документов на стеллажах: вертикальный и горизонтальный, в связках и в коробках. В настоящее время все дела постоянного хранения перепле­таются, поэтому в государственных и ведомственных архивах они хранятся, как правило, в вертикальном положении. Стоят дела достаточно плотно прижатыми друг к другу, но основное давление направлено на корешок, поэтому листы внутри дела давления не испытывают, и это благоприятно сказывается на сохранности документов. Вынимать вертикально стоящие дела легко (если они не перевязаны шпагатом). При транс­портировке для удобства и обеспечения сохранности следует делать связки дел и прикреплять к ним ярлыки. В конце года в канцелярии и структурных подразделениях готовят обложки в соответствии с номенклатурой дел. Для этого используются, как правило, твердые папки-скоросшиватели. Дела в мягких обложках хранить вертикально нельзя, так как от этого вет­шают и рвутся нижние края документов. Кроме того, шпагат, которым перевязывают дела, часто рвет обложки. Поэтому дела в мягких обложках целесообразно хранить в горизонтальном положении.

Если материалы часто используются для справок, то их удобнее помещать в коробки, так как при постоянном раз­вязывании и завязывании связок не только изнашиваются обложки, но страдают и документы, а из коробок дела легко вынимать и подкладывать обратно. К связкам привязываются, а на коробки наклеиваются ярлыки с указанием названия фонда и структурного подразделения, номера фонда (там, где их не­сколько), номера описи, года, первого и последнего номеров дел, включенных в связку (коробку) и номера связки или ко­робки. Нумерация связок ведется в пределах фонда или части фонда (в зависимости от порядка размещения материалов). В некоторых государственных и ведомственных архивах для переплетенных дел применяют ярлыки-перекладки из мягкого картона типа папки без клапанов, но с завязками из тесьмы.

Топографические указатели. Для ориентирования в посто­янно меняющихся материалах, хранящихся в архиве, служат топографические указатели - справочники, отражающие раз­мещение документов в архивохранилище. Топографические указатели бывают двух видов: постеллажные и пофондовые Назначение постеллажного указателя - фиксировать сведения о том, какими материалами заняты конкретные полки на кон­кретном стеллаже, т.е. в основе постеллажного указателя лежит место хранения. Назначение пофондового указателя - давать информацию, где хранятся документы конкретного фонда т.е. в основе пофондового указателя лежит объект хранения Таким образом, у каждого вида топографического указателя свое назначение. Они не заменяют друг друга и даже не дополняют потому что используются в разных целях. Однако они взаимо­связаны, так как сведения о месте хранения конкретного дела (группы дел) и в том и в другом указателе должны совпадать Перемещение любой связки дел должно отмечаться в обоих указателях, иначе они не будут правильно отражать местонахож­дение документов и, следовательно, не будут выполнять своего назначения. Указатели составляются на карточках большого формата или листах. Если на одном листе не поместились все сведения по конкретному фонду (или конкретному стеллажу) заполняется следующий лист. Все листы или карточки, отно­сящиеся к одному фонду (или стеллажу), скрепляются, но так чтобы можно было вносить в них изменения. Если хранится крупный фонд, допустимо составлять отдельные карточки по-фондового указателя на структурные подразделения.

Постоянное движение комплексов дел не всегда дает воз­можность компактно разместить материалы, поэтому, собствен­но, и нужны топографические указатели. Формы топографи­ческих указателей разработаны для государственных архивов, но особенности хранения материалов в ведомственных архивах вызывают необходимость предусмотреть дополнительные графы в обоих видах указателей. Так, размещение документов по сро­кам хранения потребовало введения графы «срок хранения», учет документов временного хранения по номенклатуре требует указания года, к которому относятся материалы.

В некоторых небольших архивах учреждений не состав­ляют топографических указателей, считая, что заведующий архивом (или архивариус либо лицо, ответственное за архив) достаточно хорошо знает состав и размещение материалов. Но такая мотивировка неосновательна. Документальный фонд в архиве учреждения рассредоточен по частям, и чем меньше дел создается ежегодно в учреждении, тем мельче комплекс документов каждого срока хранения за конкретный год и тем труднее этот комплекс увидеть на полке. Опытный работник архива действительно может знать, где лежит каждое дело, но при сменеегоили временной замене новый работник окажется в сложном положении. Без постеллажного топографического указателя можно обойтись в одно-, двухкомнатном архиво­хранилище, но пофондовый топографический указатель не­обходим в каждом архиве.

Режимы хранения документов. Способом, обеспечивающим сохранность документов, является поддержание специального режима хранения, под которым понимают совокупность тем-пературно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах. Существуют такие режимы хранения, как температурно-влажностный, санитарно-гигие­нический, противопожарный, охранный, световой - остано­вимся на нем подробнее.

Световой резким хранения архивных материалов должен со­ответствовать следующим условиям: чем меньше света, тем лучше - постоянное хранение должно осуществляться в тем­ноте. Освещение хранилищи документов солнечным светом не допускается: составляющие солнечного спектра, особенно уль­трафиолет, оказывают разрушительное действие на документы. Если внимательно присмотреться к специализированным архивным зданиям, то, несомненно, можно обратить внима­ние на узкие прорези окон в помещениях хранилищ, чем-то напоминающие амбразуры дзотов или бойницы средневеко. вых крепостей. Архив должен быть своеобразной крепостью, защищающей документы от разрушающих факторов. Стекла архивохранилищ также имеют специфический темный топ.

Естественное освещение в хранилище допускается только при наличии светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока, защитных фильтров, жалюзи. Для защиты документов отсвета применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа. Кроме того, в хранилищах с естественным освещением стеллажи и шка­фы (даже с закрытыми от света коробками и другими при­способлениями) устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами.

Для искусственного освещения в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

Самым светлым местом архива должен быть читальный зал. На столах читателей должны быть установлены настольные лампы. Однако в помещениях для временного хранения до­кументов по возможности должен соблюдаться тот же световой режим, что и в хранилище.

Большое значение имеет хорошая циркуляция воздуха в по­мещении. Это достигается проветриванием и правильной уста­новкой стеллажей. Если документы уложены вплотную к сте­не, они отсыревают, и появляется плесень. Для устранения этого проводится дезинфекция помещений, предохраняющая архивы от возникновения плесени. Для предохранения до­кументов от пыли рекомендуется обеспечить максимальную герметичность архивохранилища, а вентиляционную систему оборудовать фильтрами. В архиве обязательно ведутся рестав­рационные работы документов. Эта необходимость возникает не только в результате несоблюдения режима их хранения, но и вследствие естественно процесса старения, которому документы подвержены так же, как и люди. Под старением документов понимают изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов. В случае пожара, затопления помещения или иного бедствия, при обнаружении нарушения целостности печати на двери, повреждения запоров на дверях и окнах или явных следов проникновения в помещение посторонних лиц составляется акт с участием представителей соответствующих органов. Принимаются меры к охране материалов, и прово­дится проверка наличия и состояния документов. 4. Принципы экспертизы и критерии ценности документов

В процессе документирования деятельности организаций но создаются миллионы документов. Практическая и на­учная ценность их различна. С вопросом ценности документов связан вопрос об их хранении и дальнейшем использовании: часть документов оставляется на хранение в связи с необхо­димостью их использования в управленческих целях, а часть в качестве источника - в научных, исторических целях. Отбор документов проводится в процессе определения их научной и практической ценности - экспертизы ценности архивных материалов, под которой понимается определение степени политической, научной, историко-культурной важности документов. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы выявить, какие документы с наибольшей полнотой удовлетво­ряют целям обеспечения государства и общества необходимой информацией.

История развития экспертизы ценности архивных материалов в России. Проблема отбора на хранение и специальную обра­ботку только той документной информации, которая может быть использована в будущем, актуальна уже более ста лет. Она возникла в связи с практическими потребностями хране­ния документов в архивах учреждений. Пока в учреждениях хранилось сравнительно небольшое количество документов, таким проблемы не существовало. В результате реформы госу­дарственного управления в начале XIX в. сложился громоздкий бюрократический аппарат, с большим количеством структур­ных подразделений, регламентацией их работы и постановки в них делопроизводства. Усложнение государственного аппарата, рост производства, внутренних и внешних связей вызвали к жизни потребность в существенном увеличении количе­ства документной информации. В этих условиях накопление большого массива документов в учреждениях с последующей передачей их в архивы поставило вопрос о возможном и целе­сообразном количестве хранимых документов.

Экспертиза ценности документов в архивах учреждений России началась в 30-40-х гг. XIX в., когда единых критериев отбора и уничтожения дел еще не было. Архив каждого ведом­ства решал эти вопросы в соответствии со своими правилами и инструкциями. Экспертиза ценности документов начиналась в делопроизводстве. Ответственность за экспертизу в централь­ных учреждениях несли руководители министерств и ведомств. Поскольку единых правил проведения экспертизы ценности документов для всех учреждений не было, лица, занимавшиеся разбором дел, подходили к оценке их значимости с позиций узковедомственных, и это нередко приводило к гибели ценных документов.

После Октябрьской революции 1917 года экспертиза цен­ности документов приобрела общегосударственное значение. В связи с возникшей необходимостью спасти от гибели ценные документальные материалы функцию экспертизы взяли на себя архивные учреждения. В январе 1919 г. была издана специаль­ная инструкция по вопросам экспертизы. В ней устанавливался единый для всех учреждений порядок проведения экспертизы, давались основные методические указания по определению ценности документов. В последующие годы вопросы экспер­тизы ценности документов получили дальнейшее развитие, как в нормативных актах, так и в методических пособиях и литературе. Право окончательного разрешения вопросов о ценности документальных материалов возлагалось на экс-пертно-поверочные комиссии архивных органов.

Критерии отбора документов на хранение. Существует несколько критериев отбора документальных материалов на хранение в архи­вы. Они исходят из основных принципов оценки материалов, таких, как значимость фондообразователя (учреждения, лица, в деятельности которых образовались документы); значение содержания документов, повторяемость информации; время и место возникновения документов; их юридическая сила, а также внешние особенности (например, материал на котором они написаны). Таким образом, первым критерием отбора является значимость учреждений, в результате деятельности которых соз­даны документы. В процессе развития государства и общества создается огромное количество учреждений, организаций, предприятий с самыми разнообразными функциями, которые накапливают документальные материалы. Ценность комплекса документов, созданного в каждом из них, определяется, прежде всего, значимостью учреждения в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и др. Поэтому отбор документов на государственное храпение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

К материалам фондовличного происхождения, издательств, театров, музеев и др. применим такой критерий, как авторская принадлежность, значение отдельных личностей в научной политической, общественной, культурной жизни существенно влияет на ценность создаваемой ими документации. Особое внимание уделяется рукописям, документам за подписью их авторов. Документы могут отражать производственную, общественную, творческую деятельность лица, у которого они отложились. Научный интерес представляют документы общественных и государственных деятелей, ученых, воена­чальников, писателей, художников и др.

Критерием отбора документов является также значимость их содержания, ведь даже в самом важном учреждении не все документы представляют ценность. Существенными считаются материалы, отражающие основную деятельность учреждения, и документы, играющие вспомогательную роль, нужные для текущей работы учреждения. К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреж­дений, относятся уставы, положения, штатные расписания, приказы, перспективные и годовые планы, годовые и сводные отчеты по отраслям, доклады, обзоры, протоколы совещаний, заседаний, собраний, некоторая часть директивных указаний вышестоящего органа и переписка с ним по выполнению стоящих перед учреждением задач, директивные указания, направляемые подчиненным организациям, материалы по про­веркам выполнения постановлений правительства, приказов министра и другие материалы по контролю, часть материалов по изобретательству и рационализации, некоторые материа­лы по технике безопасности. Документов второй группы, как правило, неизмеримо больше. Некоторые из них имеют долго­временное справочное значение (например, значительная часть документов по личному составу), но большинство документов теряет свое оперативное и справочное значение через один год, через три, пять лет. К ним относятся документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, табуляграммы, переписка по снабжению, текущему ремонту и многим другим вопросам, не отражающим основной деятельности учреждения.

Содержание документов -это совокупность зафиксирован­ных в них сведений о конкретных событиях, явлениях, пред­метах, лицах и т.п. Ценность содержания зависит от значимости события, полноты его освещения, уникальности информации об известных фактах, явлениях лицах. Такой фактор, как зна­чение событий, времени и места образования документов, учи­тывается при экспертизе материалов исторических периодов (революции, войны и т.п.). При этом материалы, содержащие малозначащие сведения, также могут быть оставлены на по­стоянное хранение. Как видим, данные критерии взаимосвя­заны: критерий места обычно применяется в тех случаях, когда значительные события происходят на территории какой-то определенной области, края и т.д. Подлинность и копийность документов. При отборе на хра­нение предпочтение всегда отдается подлинникам (приказы, протоколы, планы и др.)- Однако ряд категорий документов имеется в учреждениях только в копиях, в том числе это такие важные материалы, как отчеты, докладныезаписки, различные справки по вопросам деятельности учреждения, подлинни­ки которых направляются вышестоящему органу и в другие инстанции. Копии писем, отправленных учреждением (отпу-ски), должны быть заверены, иметь номер и дату. Это правило существует давно и в большинстве учреждений выполняется. Но остающиеся экземпляры отчетов оформляются далеко не всегда. Во многих случаях это третий экземпляр, иногда с не­исправленными ошибками и опечатками, с неполным набором приложений. Нередко встречаются отчеты неподписанные и недатированные, а если оказывается две редакции неоформ­ленного отчета, то решить, какой из них окончательный, бывает трудно.

Следующий критерий отбора - юридическая сила документа, т.е. свойства документа, сообщаемые ему правовыми нормами. Как правило, это официальные документы: постановления, распоряжения, протоколы, приказы и т.п. Данный критерий примыкает к предыдущему, поскольку юридическую силу име­ют главным образом правильно оформленные подлинники.

Дублетность документов - этот критерий играет большую роль при отборе материалов на государственное хранение в связи с широким распространением дубликатов документов. На постоянное хранение оставляются подлинники документов. Если документ имеет большое научное значение, то на посто­янное хранение оставляются также один или два экземпляра копий. Размноженные документы называются дублетными, значительную их часть составляют протоколы, планы, отчеты и т.п. При отборе дублетных документов на государственное хранение учитывается их значение для деятельности того учреждения, в фонде которого они отложены. Часто доку­менты специально размножаются для рассылки учреждениям или структурным подразделениям для выполнения какой-то работы, а иногда - для сведения. Дублеты помогают сохра­нить в хорошем состоянии подлинники документов, часто используемых для повседневной работы в канцелярии, в архиве учреждения: планов, отчетов, приказов, особенно по личному составу. Таким образом, с дублетностью документов тесно связано понятие повторяемости информации.

Физическое состояние документа - данный критерий при­меняется в тех случаях, когда документальные материалы имеют сильное повреждение, например, обгорели при пожаре, были затоплены водой, покрылись плесенью и т.д. При этом устанавливается, к какому типу документов относится испор-ченный материал, а именно: содержит ли он основную или дополнительную информацию. Те документы, которые хоть и содержат полезную информацию, но не являются основными, могут быть выделены для уничтожения согласно критерию физического состояния. Следует, однако, иметь в виду, что до­кументы особой ценности должны сохраняться, как бы сильно испорчены они ни были, тем более что техника реставрации испорченных материалов с годами улучшается. Появляются новые способы восстановления документов, подвергшихся внешнему неблагоприятному воздействию. Если важный до­кумент сильно испорчен, но кроме него имеются второй и тре­тий экземпляры, то в этом случае официально оформленный подлинник не уничтожается, а к нему присоединяют копию, которой пользуются при необходимости.

Существует еще ряд критериев отбора материалов на хране­ние, например таких, как языковые или художественные особен­ности документа (документ отбирают на хранение независимо от его содержания, происхождения и принадлежности). На постоянное ранение оставляются документы с определенными внешними особенностями: с художественной росписью, орна­ментом, миниатюрами; документы, написанные на особом ма­териале (бересте, пергаменте). Палеографические, языковые, художественные и другие особенности архивных материалов имеют значение для изучения документов учреждений до­революционной России, фондов личного происхождения и коллекции.

Критерии оценки кинофотофонодокументов. Критериями оценки содержания кинофотофонодокументов являются зна­чимость события, лица, объекта съемки, записи; дата и место события; полнота освещения; новизна сведений; уникальность и труднодоступность объектов съемки; художественные досто­инства; отраженность в архивных фондах; повторяемость со­бытий; наличие сопроводительнойдокументации. Критериями оценки формы кинодокументов служат их квалификационные разновидности; внешние особенности, качество передачи изо­бражения; новизна техники съемки; техническое состояние. Критериями происхождения кинофотофонодокументо t явля­ются историческая обстановка, время и место их со дания; значение авторов, организаций и лиц, создающих кинофото-фонодокументы; достоверность событий, отраженнь х в до­кументах; целевое назначение кинофотофонодокумен гов. Из фотодокументов отбору на государственное хранение в архивы подлежат такие, в которых зафиксированы события обще­ственного значения, отражающие характерные, а не случайные стороны действительности. Критериями ценности фонодокумен- тов являются значимость события, опубликованность, авторство, время записи, полнота записи, поглощенность, дублетность.

Критерии оценки типовых категорий документальных ма­териалов. Под типовыми категориями документальных ма­териалов понимаются такие документы, которые образуются в управленческой деятельности большинства учреждений. К ним относятся документы, отражающие функции руковод­ства, планирования, финансирования, учета и отчетности и др. В случае оценки ценности документального материала организаций используются перечни. Существуют перечни двух видов: перечни документов с указанием сроков их хранения и перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение. Перечни документов со сроками хранения делятся на две группы: перечни типовых документов (называемые обычно «типовые перечни») и ведомственные перечни. Перечни доку­ментов, подлежащих передаче на государственное хранение, также являются типовыми, но охватывают только документы постоянного хранения.

Применение перечня предполагает обязательное соблюдение критериев экспертизы ценности путем просмотра всех докумен­тов, содержащихся в делах. Только после оценки документов поль­зуются перечнем как справочным пособием для установления конкретных сроков хранения документов. Вместе с тем следует учитывать, что перечни типовых документальных материалов не могут включить абсолютно все документы, подлежащие приему в государственные архивы. Поэтому важна непосредственная оценка документов с точки зрения их содержания. Особое значе­ние это имеет при экспертизе переписки. Кроме того, критерии ценности документов не могут быть неизменными. Важной задачей в работе определения экспертизы ценности является выделение материалов, не подлежащих хранению.

Проведение экспертизы ценности архивных материалов. Экспертиза ценности документов осуществляется уполномо­ченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, государственным, муни­ципальным архивом совместно с собственником или владель­цем архивных документов. Экспертиза ценности документов осуществляется в несколько этапов: сначала производится оценка материала в процессе его образования; устанавливаются возможные сроки хранения дел; затем выделяются к уничтоже­нию все дела временного хранения по мере истечения сроков их использования. Завершающий этап - окончательный отбор документов на постоянное хранение.

Непосредственная работа по экспертизе ценности доку­ментов возлагается на экспертные и экспертно-проверочные комиссии. Экспертные комиссии (ЭК) создаются во всех учреж­дениях, организациях и на предприятиях страны. В минис­терствах и центральных учреждениях ведомств организуются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), а в структурных подразделениях ведомств - экспертные комиссии подразде­лений. ЭК. имеются также в областных архивах и их филиалах. Экспертно-проверочные комиссии (ЭПК) функционируют при архивных управлениях субъектов Федерации, а также в цент­ральных государственных архивах. При Росархиве созданы центральные экспертно-проверочные комиссии (ЦЭПК).

Функции экспертных и центральных экспертных комиссий. Большинство функций ЦЭК и ЭК, связанных с практической работой, совпадает. Так, экспертные и экспертно-проверочные комиссии рассматривают и одобряют проекты номенклатур структурных подразделений и сводной номенклатуры по учреж­дению; график передачи материалов из структурных подраз­делений в архив учреждения и график передачи документов в государственный архив (составленный архивом учреждения и согласованный с государственным архивом). Экспертная ко­миссия ежегодно совместно с работниками делопроизводства структурных подразделений и архивом проводит отбор доку­ментов постоянного и длительного сроков хранения для передачи вархив учреждения. Это важнейший этап в работе по экспертизе ценности, так как при этом фактически происходит отбор дел для передачи вдальнейшем на государственное хранение. Члены ЭК проверяют в структурных подразделениях правильность вы­полнения работы по экспертизе ценности, просматривая описи дел постоянного и временного хранения, акты о выделении дел для уничтожения, сами дела, подобранные по категориям. При просмотре дел выясняется, насколько правильно они сформиро­ваны (чтобы в делах, подлежащих передаче на государственное хранение, не оказалось ненужных бумаг, а в делах, выделенных Для уничтожения, - ценных документов). Особое внимание об­ращается надела с отметкой «ЭПК», так как по каждому такому делу необходимо установить, представляет ли оно политическую, научную, народнохозяйственную или культурную ценность, надо ли его отобрать для постоянного хранения или оно имеет только справочное значение и для него достаточно того срока хранения, который стоит перед отметкой «ЭПК». Центральная экспертная комиссия осуществляет контроль за отбором дел в структурных подразделениях и подведомственных организациях. Экспертная комиссия просматривает описи, составленные в учреждениях, после чего выносит дела на одобрение в ЭП К. ЭК и ЦЭК утверж­дают описи дел долговременного хранения по учреждению и по подведомственным организациям; рассматривают и одобряют акты о выделении к уничтожению документальных материалов с истекшими сроками хранения; оказывают методическую по­мощь подведомственным структурам, не состоящим на учете в архивных учреждениях; ведут исследование ценности различ­ных групп документов. Они рассматривают предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов и установлении сроков хранения документов, не предусмо­тренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами. После чего принимается решение о представ­лении предложений на утверждение ЭПК.

ЭК и ЦЭК -это совещательные органы. Протоколы комиссий (решения) утверждаются руководством учреждения. Решения по ряду вопросов, входящих в компетенцию ЭК и ЦЭК, должны утверждаться архивными учреждениями (или согласовываться с ними). Это решения об одобрении описей на дела постоян­ного хранения и по личному составу; акты о выделении к унич -тожению дел с отметкой «ЭПК»; методические пособия по экспертизе ценности и обработке дел; сводная номенклатура учреждения; проекты типовых и примерных номенклатур для структурных подразделений и подчиненных учреждений; предложения об изменении сроков хранения отдельных видов документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями или утвержденными ранее типовыми и примерны­ми номенклатурами дел предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел. Экземпляр текста решения, принятого по каждому из этих во­просов, визируется руководителем учреждения и направляется в ЭПК архивного учреждения.

Функции центральной экспертной комиссии. У ЦЭК как ор­гана центрального учреждения ведомства есть функции, при­сущие только ей. Одной из важнейших функций ЦЭКявляется методическая работа в области экспертизы. ЦЭК рассматривает и" представляет на утверждение архивного учреждения проек­ты ведомственных перечней со сроками хранения и перечней документов, подлежащих передаче в государственные архивы, классификаторов, примерных и типовых номенклатур, инструкций по делопроизводству и других нормативно-мето-дических пособий (ЭК принимает участие в подготовке и рас-смотрении этих пособий). ЦЭК рассматривает проекты таких

документов, как рекомендации по организационным и мето­дическим вопросам экспертизы ценности документов; списки учреждений, организаций и предприятий отрасли, документы которых подлежат и не подлежат передаче на государствен­ное хранение; типовые положения об экспертных комиссиях структурных подразделений и подведомственных организаций, другие нормативно-методические пособия. Все эти проекты после одобрения ЦЭК и визирования руководителем учрежде­ния представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреж­дения. По согласованию с архивным учреждением ЦЭКможет вынести решение о предоставлении экспертным комиссиям структурных подразделений министерства (ведомства) и под­чиненных ему организаций права самостоятельно уничтожать документы с истекшими сроками хранения после утверждения описей дел постоянного и долговременного сроков хранения и по личному составу за соответствующие годы. Такое решение может приниматься при условии, если имеется утвержденный ведомственный перечень документов со сроками хранения. Таким образом, ЦЭК ведомства выполняет и функции, прису­щие экспертной комиссии учреждения, и функции, присущие только центральному экспертному органу ведомства.

Функции экспертных комиссий государственных архивов с постоянным составом документов. Такие комиссии ведут работу по нескольким направлениям. В частности, они осу­ществляют;

1) экспертизу ценности документов внутри архива (рассмот-рение описей после усовершенствования обработки и актов о выделениикуничтожению документов, определение порядка проведения экспертизы сложных фондов и комплексов фондов для обеспечения комплексной оценки документов и др.);

2) рассмотрение разработанных в архиве методических по­собий по экспертизе ценности документов (перечни категорий дел постоянного хранения, рабочие инструкции и др.);

3) работу по комплектованию госархива (изучение состава документов в учреждениях, сдающих дела в госархив, участие в разработке списков учреждений, сдающих и не сдающих материалы на государственное хранение на соответствующей территории, перечней документов, подлежащих постоянному хранению, и т.п.). Функции экспертно-проверочных комиссий. ЭПК органов управления архивным делом и центральных государственных архивов занимаются широкими вопросами экспертизы ценно­сти документов и комплектования ими госархивов (в пределах своей компетенции). Для всестороннего и квалифицированного обсуждения часто весьма сложных вопросов экспертизы ценности и комплектования в состав комиссии включают специалистов разных областей: юристов, экономистов, представителей на­учных, культурных учреждений и др. В функции ЭПК входит рассмотрение списковучреждений, организаций и предприятий, документы которых подлежат и не подлежат приему на государ­ственное хранение; перечней документов, подлежащих приему в госархивы; проектов типовых и примерных номенклатур дел для учреждений, согласование конкретных номенклатур дел предло­жений об изменении сроков хранения отдельных категорий доку­ментов, установленных типовыми и ведомственными перечнями, и установление сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номен­клатурами (с последующим внесением предложений в ЦЭПК); описей надела постоянного хранения и по личному составу, пред­ставляемых учреждениями; вопроса о комплектовании госархива документами личного происхождения; методических пособий по вопросам экспертизы ценности и обработки документов; а также согласование актов о выделении к уничтожению дел с отметкой «ЭПК»; заслушивание ЭК учреждений и оказание им помощи. Кроме того, в функции ЭПК архивных органов входит вынесение рекомендаций по методическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектованию госархивов.

Функции центральной экспертно-проверочной комиссии. ЦЭПК является высшей инстанцией по вопросам эксперти­зы ценности документов. Она выполняет следующую работу: разрабатывает принципы комплектования Архивного фонда РФ и решает вопросы об отнесении фондов или документов к комплексу фондов общероссийского значения; разрабатывает принципы экспертизы научной и практической ценности до­кументов ГА РФ и определяет категории учреждений, организа­ций и предприятий, откоторых производится прием докумен­тов в госархивы; разрабатывает типовые перечни документов и рассматривает ведомственные перечни документов со сроками хранения; определяет состав документов, подлежащих хране­нию в госархивах и архивах министерств и ведомств; рассма­тривает предложения об изменении в отдельных случаях сроков ведомственного хранения документов в архивах министерств и ведомств и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, предусмотренных ведомственным перечнем, а

так же об установлении сроков хранения документов, не пред-усмотренных ведомственными и типовыми перечнями; вы-носит решения о разрешении отдельным министерствам и ве-домствам, имеющим утвержденный перечень документов со сроками хранения, самостоятельно решать вопрос об уни­чтожении документов.

Непосредственное осуществление экспертизы ценности доку­ментов. Сдача дел в архив учреждения проводится через год по­сле окончания их делопроизводством. В течение года комплекс дел минувшего года находится в структурном подразделении, к этим документам можно обращаться в процессе оперативной деятельности учреждения. Одновременно ведется большая работа по отбору дел постоянного хранения, которая должна быть завершена сразу по окончании делопроизводственного года. Начинать эту работу целесообразно с разделения годового комплекса на группы по срокам хранения: постоянного, долго­временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включи­тельно). Если в данном учреждении в архив передаются дела десяти- и пятилетних сроков хранения, то количество групп соответственно увеличивается. Отельную группу составляют дела с отметкой «ЭПК», так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.

Распределив дела по группам, можно приступать к отбору дел на постоянное хранение, т.е. полистно просмотреть все дела со сроком хранения «постоянно», чтобы определить, нет ли в них ошибочно попавших документов. Просмотр дел надо на-чинатьс первого по номенклатуре, так как только при последова­тельном просмотре можно получить правильное представление о комплексе документов, отбираемых на постоянное хранение (оценка документов должна проводиться в совокупности). В определении ценности документов участвуют специалисты соответствующего профиля. Надо помнить при этом, что дело должно быть тщательно изучено, ни один документ не может быть пропущен. Свои предложения по каждому делу с отметкой «ЭПК» следует записывать в специальную тетрадь.

Результатом экспертизы ценности конкретного комплекса документов на данном этапе являются описи дел постоянного хранения и долговременного хранения и акты о выделении к уничтожению дел и документов. Но в акты на уничтожение можно включить только те дела, срок хранения которых уже истек (полгода или год после окончания делопроизводствен­ного года). Утверждать их будет руководитель учреждения (или организационно-обособленного структурного подразделения) после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК архивного учреждения. Поэтому выделение для j уничтожения дел с более длительными сроками хранения будет проводиться уже на следующем этапе экспертизы, каковым является экспертиза дел с истекшими сроками хранения. Еже­годно истекают сроки хранения различных групп дел, находя­щихся в структурных подразделениях и в архивах учреждений. Сроки хранения исчисляются с первого дня года, следующего за делопроизводственным. Выделять дела для уничтожения можно с первого дня года, наступающего после истечения предусмотренного срока хранения. Например, законченные делопроизводством в 2000-м году дела можно выделять для унич­тожения: в 2004-м - трехлетнего срока хранения, в 2006-м - пятилетнего, в2011-м -десятилетнего срока хранения. Всвою очередь, в 2000-м году выделяются для уничтожения дела трех­летнего срока хранения, законченные в 1996-м году, пятилетнего срока - в 1994-м, десятилетнего срока - в 1989-м году и т.д.

Дела с истекшими сроками хранения снова проверяются работниками делопроизводства или архива и членом ЭК, после чего включаются в акт о выделении дел для уничтожения, если уже утверждена опись за этот год. Акт рассматривается на засе­дании экспертной комиссии, подписывается всеми ее членами и утверждается руководителем учреждения. Особое внимание уделяется делам с отметкой «ЭПК», которые при подготовке дел для сдачи в архив оставлены на временное хранение. Они снова тщательно изучаются и, если нет сомнения в том, что ценности они не представляют, включаются в акт о выделе­нии дел к уничтожению. На эту категорию дел составляется отдельный акт, который после рассмотрения на заседании ЭК согласовывается с ЭПК архивного учреждения.

Обеспечение сохранности документов как важнейшее направление деятельности государственного архива:

ОСД – комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий хранения; соблюдению нормативных режимов; правильности организации хранения архивных документов и их учёту.

1. Создание оптимальных условий хранения : строительство, реконструкция и ремонт зданий архивов; оборудование средствами пожаротушения, сигнализации. Архив должен размещаться в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или помещении. Здание должно быть удалено от пожароопасных и промышленных объектов. Необходимо заключение санэпидемстанций о степени загрязнённости воздуха и заключение службы пожарной охраны. Здание архива представляет комплекс основных помещений: хранилище, рабочие помещения сотрудников; для приёма и временного хранения документов; для обеспыливания; переплёта; реставрации; микрофотокопирования; для хранения учётных документов; читальный зал; методические кабинеты; выставочный зал; научно-справочная библиотека.

2. Нормативные режимы хранения :

· Температурно-влажностный (+17-19C, 50-55 % для бумаги; для киноплёнки на черно-белой основе - >+10С, на цветной основе – не>+5C, для фотодокументов - +15-20С);

· Световой (хранение должно осуществляться в темноте + естественное освещение (рассеянный свет: шторы, жалюзи) или искусственный (лампы накаливания в закрытых плафонах);

· Санитарно-гигиенический: систематическая влажная уборка не реже 1 раза в год (обеспыливание пылесосом стеллажей, шкафов, антисептический раствором моем пол); 2 раза в год должен проводиться энтологический осмотр на предмет выявления биологических вредителей и микологический осмотр (выявление грибков) – в начале и конце отопительного сезона; Если грибок был обнаружен – изъять, завернуть в плёнку или бумагу и изолировать в отдельное помещение, место протереть антисептиком.

3. Организация хранения документов: это комплексное мероприятие, которое включает:

· рациональное размещение документов: хранилища оборудуют стационарными металлическими стеллажами, могут использоваться сейфы, металлические шкафы. Расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 1,2 метра; между стеллажами – 75 см.; между полом и нижней полкой – 15 см.; Все стеллажи и полки нумеруются сверху вниз и слева направо. Для закрепления места хранения и поиска документа составляются пофондовые и постеллажные указатели (может быть топографический указатель) – на карточках; Порядок расположения фондов определяется схемой (план размещения). В одном хранилище могут размещаться документы одной физической породы (материального носителя), то есть одинаковый режим хранения;

· контроль за движением документов и физическим состоянием: проверка наличия и состояния документов проводится: для уникальных – ежегодно, особо ценных – 1 раз в 10 лет. Кроме того, проводятся единовременные проверки, если производились перемещения дел в другие помещения и после ЧП. В ходе проверки устанавливается фактическое наличие документов, выявляются и устанавливаются недостатки в учёте документов; выявляются документы, требующие реставрации, консервации, профилактической и технической обработки. По окончании проверки наличия и состояния дел в конце каждой описи после завирительной надписи делается запись «проверено», дата и подпись. Если недостача – розыск на пропавшие дела. Составляется акт, к которому прилагается справка о проведении розыска. Проверка считается завершённой после внесения изменений в учётные документы проверяемого фонда.

· создание страхового фонда: в Основных правилах работы ведомственных архивов оговаривается, что страхованию подлежат: все документы, которые вывозятся за границу (выставки, реставрация); уникальные документы, которые предоставляются на выставки внутри страны. Страхование заключается в создание на особо ценные и уникальные документы страховых копий – страховой фонд (это совокупность особо ценных и уникальных документов, хранимых на микрофильмах в специально защищённых объектах).

· реставрация и консервация предполагает ряд работ: деинфекация, деинсекация (от насекомых), дератизация (от крыс и мышей); реставрация – комплексная работа по восстановлению свойств и долговечности оригиналов; воспроизведение документов: создание страхового фонда и фонда пользования; фоторестоврация; замена оригиналов с разрешенным носителем копиями; переплёт документов; Этим занимаются лаборатории микрофильмирования и реставрации документов;

Регламентация вопроса ОСД в Основных правилах работы государственных архивов (2002):

Ранее в 1934 создаётся ЛКРД, а в 1939 при отделении химии АН СССР- специальная комиссия. В 1940м были выработаны рекомендации: t +14-18С, отмечалось влияние влажности. В 1966 создаётся ВНИИДАД, который выработал рекомендации по долговечности цветных шариковых ручек, научно-методические пособия (Выявление документов с повреждениями носителями и текста). До 70х задача ОСД считалась локально-отраслевой, а с 1972 (7й международный конгресс архивистов) решается комплексно. Изменения в полит., эк., соц. сферах коснулись и архив отрасли – проблема безопасности архивных фондов обострилась. На первом месте – правовые проблемы ОСД. В Основах законодательства об АФ РФ и архивах 93 г. закреплены ряд положений, связанных с ОСД: обязанность собственников архивных документов обеспечивать сохранность, а на особо ценные и уникальные создавать страховые копии; о гос. учёте; об ответственности за нарушение законодательства об АФ; запрет на вывоз архивных документов гос. части АФ РФ и уникальных и особо ценных негос. части за пределы РФ. В законодательстве ряда субъектов отсутствует статья об обязанности собственников обеспечивать сохранность документов, статья о создании страхового фонда, что снижает правовую защищённость документов.

ОСД в 1990-2000ые гг.: В 1990-е архивисты столкнулись с рядом проблем: собственность на архивные документы, разграничение предметов ведения в области АД между ФАС(ФАА) и субъектами, правовой статус архивов приватизированных, обанкротившихся предприятий. Было издано распоряжение Президента, постановления Правительства, которые регулировали организацию рассекречивания документов, организацию документов приватизированных предприятий (О гос. тайне, О коммерческой тайне, Об информации, информатизации и защите информации). На втором месте - проблема с материально-технической базой. Плохое состояние зданий, архивохранилищ, отсутствие свободных площадей. Проблема сохранности документов на ведомственном хранении: только 35% учреждений-источников комплектования располагают помещениями, лишь 5%-штатными работниками. В 2000 г. утверждена целевая программа «Культура России: 2001-2005 гг.», в ней есть подпрограмма – «Архивы России» с разделом по ОСД. Основная задача: осуществление мероприятий по усилению безопасности архивов, проведение комплексных работ по улучшению физического состояния особо ценных и уникальных документов, создание системы автоматизированного гос. учёта.

Проблема создания условий хранения, реставрации и воспроизведения документов:

Страховой фонд архивных документов входит составной частью в Единый страховой фонд РФ. В 50-е гг. во время холодной войны было издано постановление Правительства СССР о создании страхового фонда документов оборонного значения. К 1991 г. в основном было закончено создание объектов хранения и специальных лабораторий по микрофильмированию. В 1995 г. постановление о Едином российском страховом фонде. В архивах на часть документов, которые интенсивно используются создаются фонды пользования, путём микрофильмирования, ксерокопирования, с применением электронных носителей.